學(xué)生檔案管理辦法

學(xué)生檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為了貫徹落實(shí)教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，做好普通高校學(xué)生檔案管理工作，促使我校學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的個人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)?？疾?、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。

第三條學(xué)生檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，學(xué)生檔案管理必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

第四條學(xué)校加強(qiáng)對學(xué)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要將學(xué)生檔案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學(xué)生檔案工作，為學(xué)生檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和條件。

第五條學(xué)生檔案種類多，流動性強(qiáng)，利用率高，工作量大。為加強(qiáng)管理，學(xué)生檔案由學(xué)生工作部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各學(xué)院具體負(fù)責(zé)并設(shè)立學(xué)生檔案室，配備專職人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。第二章學(xué)生檔案管理職責(zé)第六條新生檔案，按來檔途徑由各班級、各學(xué)院接收后，各學(xué)院統(tǒng)一匯總、整理后按專業(yè)登記造冊（一式兩份），并移交學(xué)生檔案室，履行嚴(yán)格的交接手續(xù)。學(xué)生檔案的缺失情況，各學(xué)院、各班級及時反饋信息到學(xué)生本人，催促其盡快查找或回原學(xué)校補(bǔ)齊相關(guān)檔案材料。

第七條各學(xué)院要做好學(xué)生在校期間的檔案材料收集整理工作，由專人負(fù)責(zé)學(xué)生在校期間檔案材料的整理，及時將完整的檔案材料移交校學(xué)生檔案室并做好歸檔工作。畢業(yè)生的檔案材料應(yīng)在每年畢業(yè)生派遣前半月內(nèi)向檔案室歸檔完畢。

第八條學(xué)生檔案室工作職責(zé)

（一）接收、鑒別和整理學(xué)生檔案材料；

（二）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱；

（三）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生相關(guān)資料；

（四）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案分析統(tǒng)計工作；

況的文字材料要真實(shí)清楚。

第十六條因病休學(xué)學(xué)生的檔案應(yīng)作非在校學(xué)生檔案妥善保存，學(xué)生復(fù)學(xué)后，應(yīng)及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。

第十七條留級學(xué)生的檔案，每學(xué)年在接到教務(wù)處正式通知后，將其檔案轉(zhuǎn)到所留班級并上名冊，將原在班級的名字注銷并說明原因。

第十八條退學(xué)學(xué)生的檔案，按有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給有關(guān)的人事部門保管。

第十九條學(xué)生在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，其檔案由學(xué)校學(xué)生檔案室保管，刑滿釋放、解除勞教或重新就業(yè)的，檔案即按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)給其所在單位或居住地的人事部門保管。

第二十條學(xué)生出國不歸、失蹤、逃亡，經(jīng)證實(shí)，其檔案仍由學(xué)生檔案室保管。

第二十一條對畢業(yè)離校時未落實(shí)工作單位的畢業(yè)生，本人要求人事檔案保留在學(xué)校的，由本人提出申請，所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可保留二年，超過二年的，經(jīng)當(dāng)?shù)匚飪r部門批準(zhǔn)，按學(xué)校所在地人才交流中心檔案管理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，收取畢業(yè)生人事檔案保管費(fèi)。收取的檔案管理費(fèi)主要用于畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)支出，不得挪作他用。第五章學(xué)生檔案保管與保護(hù)第二十二條根據(jù)安全保密和便于查找的原則，學(xué)生檔案室對學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)地保管。

（一）學(xué)生檔案設(shè)立專門檔案室，用鐵皮檔案柜存放，達(dá)到防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等要求，并經(jīng)常檢查。

（二）要保持檔案室的清潔和室內(nèi)適宜的溫濕度。

（三）學(xué)生檔案室統(tǒng)一保管學(xué)生檔案，建立登記和統(tǒng)計制度，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決。

第二十三條學(xué)生檔案室要不斷研究和改進(jìn)學(xué)生檔案的管理方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)化化管理。第六章學(xué)生檔案的利用第二十四條因工作需要查閱學(xué)生檔案，須遵守下列規(guī)定：（一）凡來查閱學(xué)生檔案者，須提出書面申請并經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字同意；（二）學(xué)生檔案一般不得外借，如必須借出使用時，要說明理由，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)后，方可借出。（三）學(xué)生個人不能查閱自己的檔案材料；（四）查閱、借用學(xué)生檔案必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取、撤換檔案材料，若出現(xiàn)此類情況按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理；第二十五條畢業(yè)學(xué)生查詢檔案去留情況，應(yīng)出具相關(guān)證明，辦理登記手續(xù)后進(jìn)行查詢。第七章學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞第二十六條學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案室按機(jī)要件的交送規(guī)定，將畢業(yè)生檔案及時寄送到畢業(yè)生就業(yè)報到證上指定的就業(yè)報到部門（或單位）。

第二十七條考取外校研究生的學(xué)生檔案，按教務(wù)處或錄取學(xué)校發(fā)出的正式通知，學(xué)生檔案室將檔案轉(zhuǎn)至相關(guān)提檔部門或錄取院校。第二十八條嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”，轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案時應(yīng)遵守下列規(guī)定：

（一）學(xué)生檔案應(yīng)通過機(jī)要投遞或派專人送取，不能郵寄，不得由學(xué)生本人自帶；

（二）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整、齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出；

（三）轉(zhuǎn)出的學(xué)生檔案必須按“檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的