事業(yè)單位提升物資管理的建議探討

國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要配套的物資保障，醫(yī)院、學(xué)校、交通運(yùn)輸、農(nóng)業(yè)等諸多事業(yè)單位，需要相應(yīng)的物資來(lái)支持其提供服務(wù)和維持運(yùn)營(yíng)，如藥品、器材、辦公用品、設(shè)備等，這些物資的儲(chǔ)備和管理影響著各項(xiàng)事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。由于物資市場(chǎng)的供需規(guī)律，物資價(jià)格波動(dòng)較大，使得各種物資成本線性上漲，因此事業(yè)單位需要通過(guò)加強(qiáng)精細(xì)化的物資管理降低物資儲(chǔ)備成本和消耗成本，實(shí)現(xiàn)更好的成本控制。物資管理的科學(xué)性和規(guī)范化程度直接關(guān)系到事業(yè)單位的整體形象和工作效率。合理的物資管理可以減少不必要的耗時(shí)和費(fèi)用，提升工作效率和業(yè)務(wù)水平，更好地為用戶提供高質(zhì)量服務(wù)。目前，事業(yè)單位物資管理存在一些普遍性問(wèn)題，例如物資采購(gòu)不規(guī)范、存儲(chǔ)不當(dāng)、使用不當(dāng)?shù)?，這些問(wèn)題嚴(yán)重制約事業(yè)單位良性發(fā)展。因此，本文擬圍繞物資管理的核心環(huán)節(jié)，從理論和實(shí)際角度探討優(yōu)化物資管理的建議措施。一、物資管理的概念和特點(diǎn)事業(yè)單位物資管理是指對(duì)事業(yè)單位所擁有的各種物資進(jìn)行計(jì)劃、采購(gòu)、儲(chǔ)存、分配、調(diào)配、使用、保管、檢索、報(bào)廢等活動(dòng)的管理工作。事業(yè)單位物資管理的特點(diǎn)包括：多樣性，事業(yè)單位通常需要管理多種不同類型的物資，如應(yīng)急物資和地方儲(chǔ)備糧等；物資量大，事業(yè)單位所擁有的物資數(shù)量較大，管理難度大；復(fù)雜性強(qiáng)，事業(yè)單位涉及的物資多具有復(fù)雜性和專業(yè)性特點(diǎn)，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理；注重保管，事業(yè)單位物資管理需要注意物資安全和保管，防止丟失、霉變、過(guò)期、損壞等；質(zhì)量控制，物資管理需要關(guān)注物資的品質(zhì)和質(zhì)量，確保所采購(gòu)的物資符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定；專業(yè)化，物資管理需要專業(yè)管理人員了解物資的特性和需求，協(xié)調(diào)各種資源，提高物資的利用率。事業(yè)單位物資管理是一個(gè)重要的管理領(lǐng)域，需要注重物資安全、品質(zhì)管理，并建立一套科學(xué)的物資管理制度，以提高物資利用效率，降低成本，促進(jìn)企事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)。二、物資管理存在的問(wèn)題及原因現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)部分事業(yè)單位物資管理在實(shí)踐過(guò)程中還存在物資使用效率較低的問(wèn)題，一些事業(yè)單位對(duì)物資的使用率不高，甚至存在閑置的情況。這種情況的原因主要在于機(jī)構(gòu)中有部分人員過(guò)度購(gòu)買(mǎi)，卻沒(méi)有合理地利用物資。相關(guān)事業(yè)單位在物資管理的工作上，存在流程不夠規(guī)范化的問(wèn)題，導(dǎo)致物資管理的速度和數(shù)據(jù)質(zhì)量受到了限制，不能及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞信息。在物資采購(gòu)過(guò)程中，部分事業(yè)單位在采購(gòu)過(guò)程中不嚴(yán)格遵守采購(gòu)政策，存在不規(guī)范采購(gòu)或采購(gòu)行為不盡公平的情況，如違規(guī)開(kāi)單、收受回扣等。同時(shí)，事業(yè)單位在物資的安全保管方面人員背景復(fù)雜，監(jiān)管不夠嚴(yán)格，存在物資安全被破壞或物資被盜的風(fēng)險(xiǎn)。此外，部分事業(yè)單位部分管理人員對(duì)物資分類缺乏認(rèn)識(shí)和指導(dǎo)，導(dǎo)致物資分類不夠精細(xì)，也給采購(gòu)、儲(chǔ)存、調(diào)配等工作帶來(lái)不便。事業(yè)單位物資管理問(wèn)題是由多方面因素導(dǎo)致的，包括管理政策不完善、管理人員素質(zhì)不高等因素，因此需要相關(guān)方面進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)和優(yōu)化。三、事業(yè)單位物資管理的重要性物資管理的好壞直接影響事業(yè)單位的資源利用效益。通過(guò)實(shí)施科學(xué)的物資管理，可以合理分配物資的使用權(quán)，避免浪費(fèi)，提高資源利用效率。有效的物資管理可以減少浪費(fèi)和過(guò)度投入，節(jié)省用于采購(gòu)、存儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)的費(fèi)用，提高單位的經(jīng)濟(jì)效益。物資管理在業(yè)務(wù)方面的精益求精，有利于提高單位的管理能力、控制能力和決策力。在應(yīng)急物資和地方儲(chǔ)備糧的存儲(chǔ)管理上，應(yīng)急物資是指在突發(fā)事件或緊急情況下為了滿足群眾生活、救援救災(zāi)等需要而準(zhǔn)備的物資。應(yīng)急物資是為了應(yīng)對(duì)各種災(zāi)害事故（如地震、洪澇、疫情、火災(zāi)等）或突發(fā)事件（如停水、停電、恐怖襲擊等）而準(zhǔn)備，是保障人民生命安全的重要保障措施，應(yīng)急物資包括救援器材、緊急藥品、口罩、食品、飲用水、毛毯等。地方儲(chǔ)備糧是指由政府對(duì)本地區(qū)進(jìn)行的糧食調(diào)控政策和保障措施，其目的是應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的糧食短缺危機(jī)，提供一定儲(chǔ)備量的糧食，保障人民的基本生活需要。因此，事業(yè)單位加強(qiáng)物資管理是提高服務(wù)水平的重要途徑。四、物資管理的實(shí)際問(wèn)題及分析（一）物資采購(gòu)的問(wèn)題及分析物資采購(gòu)是物資管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其涉及單位的采購(gòu)決策、采購(gòu)過(guò)程管理、供應(yīng)商管理等方面，有些單位在采購(gòu)時(shí)缺乏專業(yè)知識(shí)，不了解市場(chǎng)行情，也不了解自身需求，導(dǎo)致采購(gòu)決策不夠科學(xué)，影響采購(gòu)的質(zhì)量和效果。在采購(gòu)過(guò)程中，可能存在盲目采購(gòu)、單一采購(gòu)、暗箱操作等情況，不符合采購(gòu)程序規(guī)范，容易引發(fā)違法違規(guī)行為。（二）物資存儲(chǔ)和保管的問(wèn)題及分析首先，有些單位的倉(cāng)庫(kù)、庫(kù)房環(huán)境比較差，缺乏通風(fēng)、防潮、防火等設(shè)施，物資存儲(chǔ)存在隱患，容易導(dǎo)致物資受損或者化學(xué)變質(zhì)。其次，有些單位的物資分類不清晰，積壓物資不清楚，容易出現(xiàn)物資超期、物資滯銷等問(wèn)題，影響庫(kù)存周轉(zhuǎn)。最后，有些單位的安全管理措施不到位，比如防盜措施、防火措施等，容易引發(fā)物資損失問(wèn)題。（三）物資使用和調(diào)撥的問(wèn)題及分析物資使用和調(diào)撥是物資管理中的重要環(huán)節(jié)，有些單位在使用物資時(shí)，可能不夠節(jié)約，浪費(fèi)物資，或者使用物資的過(guò)程中，由于操作不當(dāng)導(dǎo)致物資受損或者出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。同時(shí)，在物資調(diào)撥時(shí)，單位可能缺乏有效的內(nèi)部流轉(zhuǎn)機(jī)制，容易導(dǎo)致物資積壓或者調(diào)撥延誤，從而導(dǎo)致物資閑置或過(guò)期損失，或者出現(xiàn)程序不規(guī)范，或者操作不當(dāng)?shù)那闆r，容易引發(fā)違法違規(guī)問(wèn)題。五、提升物資管理的措施和建議（一）完善采購(gòu)管理流程建立完整的采購(gòu)流程可以確保采購(gòu)活動(dòng)的透明性、公正性和合規(guī)性，避免因采購(gòu)環(huán)節(jié)不規(guī)范而帶來(lái)的糾紛和損失。首先，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況、業(yè)務(wù)需求和預(yù)算控制情況，編制詳細(xì)的需求計(jì)劃[1]。其次，在采購(gòu)前開(kāi)展貨源調(diào)查，調(diào)查供應(yīng)商的信譽(yù)度、資質(zhì)、市場(chǎng)占有率、產(chǎn)品質(zhì)量和價(jià)格等情況，以便選擇合適的供應(yīng)商。最后，依據(jù)采購(gòu)規(guī)模和類型的不同，可通過(guò)詢價(jià)或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商，詢價(jià)或招標(biāo)都應(yīng)制定相應(yīng)文件并進(jìn)行公開(kāi)。選定供應(yīng)商后，與供應(yīng)商簽訂正式合同，合同應(yīng)明確交貨期限、價(jià)格、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等細(xì)節(jié)[2]。在供應(yīng)商與物資來(lái)源的選取上，事業(yè)單位應(yīng)建立供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審核，以確保供應(yīng)商的合法性和產(chǎn)品質(zhì)量，同時(shí)與供應(yīng)商建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，并加強(qiáng)采購(gòu)金額的控制，建立采購(gòu)預(yù)算制度，實(shí)行采購(gòu)預(yù)算的編制和使用審批制度，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性和經(jīng)濟(jì)性。對(duì)于應(yīng)急物資的管理，應(yīng)建立分類管理制度，針對(duì)不同類型的應(yīng)急物資進(jìn)行不同的管理，如隔離管理制度、補(bǔ)充返還制度、庫(kù)存定期檢測(cè)制度等。特別是對(duì)于易腐品、易變質(zhì)品等應(yīng)急物資，應(yīng)建立專門(mén)的倉(cāng)儲(chǔ)管理制度，加強(qiáng)溫度、濕度和通風(fēng)等環(huán)境的控制和監(jiān)測(cè)，確保物資質(zhì)量和有效期。同時(shí)，應(yīng)配備專職人員對(duì)應(yīng)急物資進(jìn)行日常管理和臺(tái)賬管理，對(duì)商品信息及時(shí)更新、補(bǔ)充、分類，以便于應(yīng)急時(shí)快速調(diào)配。對(duì)于地方儲(chǔ)備糧的管理，應(yīng)確定糧食儲(chǔ)備的品種、儲(chǔ)量、儲(chǔ)存形式和儲(chǔ)藏地點(diǎn)，建立糧食儲(chǔ)備的臺(tái)賬，并定期檢查核對(duì)儲(chǔ)備數(shù)量、質(zhì)量、安全等情況。同時(shí)，應(yīng)建立糧食儲(chǔ)備的更新制度，將儲(chǔ)備的老化糧食及時(shí)更新為新糧，確保儲(chǔ)備糧的質(zhì)量和保質(zhì)期。另外，應(yīng)建立儲(chǔ)備糧的使用規(guī)定，設(shè)立儲(chǔ)備庫(kù)房和交通運(yùn)輸?shù)膽?yīng)急預(yù)案，保證儲(chǔ)備糧在應(yīng)急情況下能夠及時(shí)調(diào)配和使用。在儲(chǔ)備糧庫(kù)房的管理上，還應(yīng)加強(qiáng)設(shè)施維護(hù)，防止鼠害、蟲(chóng)害的侵?jǐn)_，確保糧食質(zhì)量的安全性和可靠性。（二）加強(qiáng)物資存儲(chǔ)管理加強(qiáng)物資存儲(chǔ)管理對(duì)于事業(yè)單位優(yōu)化物資資源利用、節(jié)約資金、降低成本都具有不可忽視的意義。首先，加強(qiáng)物資存儲(chǔ)管理可以有效防止物資的損耗和浪費(fèi)，包括物品遺失，損壞，過(guò)期等。通過(guò)加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)管理、保持儲(chǔ)物環(huán)境衛(wèi)生、規(guī)范作業(yè)操作等措施，可以減少由于人為疏忽而給物資帶來(lái)的損失，從而避免不必要的資金浪費(fèi)。其次，加強(qiáng)物資存儲(chǔ)管理可以提高物資的使用率。通過(guò)合理存儲(chǔ)、精準(zhǔn)發(fā)放的措施，可以最大限度地延長(zhǎng)物資使用壽命，避免物資過(guò)早損毀和重新采購(gòu)，提高物資使用效益[3]。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)制定詳細(xì)的物資存儲(chǔ)管理規(guī)定，包括存儲(chǔ)條件要求、儲(chǔ)存時(shí)限、庫(kù)存監(jiān)管、出庫(kù)手續(xù)等方面，確保存儲(chǔ)管理規(guī)定嚴(yán)格按照?qǐng)?zhí)行。同時(shí)，為物資提供良好的儲(chǔ)存環(huán)境，包括合適的溫度、濕度、光照等條件，同時(shí)防止物資受潮、受陽(yáng)光暴曬或被蟲(chóng)害侵蝕等問(wèn)題，對(duì)入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存變動(dòng)等記錄及時(shí)歸檔，以備日后查庫(kù)和跟蹤管理。對(duì)于應(yīng)急物資和地方儲(chǔ)備糧的儲(chǔ)存管理，應(yīng)按照分類存儲(chǔ)原則，將應(yīng)急物資和地方儲(chǔ)備糧應(yīng)按照不同的品種、類型和特性進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并制定相應(yīng)的儲(chǔ)存要求和管理辦法；分區(qū)分級(jí)原則，將應(yīng)急物資和地方儲(chǔ)備糧應(yīng)按照不同的重要性和儲(chǔ)存條件要求進(jìn)行分區(qū)分級(jí)，確保物資得到適宜的儲(chǔ)存環(huán)境；定期檢查原則，將應(yīng)急物資和地方儲(chǔ)備糧應(yīng)定期檢查儲(chǔ)存狀況和儲(chǔ)存條件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理儲(chǔ)存不當(dāng)、變質(zhì)損壞等問(wèn)題；嚴(yán)格管理原則，將應(yīng)急物資和地方儲(chǔ)備糧的入庫(kù)、出庫(kù)和庫(kù)存變動(dòng)應(yīng)實(shí)行認(rèn)真審核、及時(shí)記錄、嚴(yán)格審批和對(duì)賬管理；信息化管理原則，將應(yīng)急物資和地方儲(chǔ)備糧儲(chǔ)存管理應(yīng)依托物資信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，提升工作效率和管理精度。此外，建立庫(kù)存監(jiān)控體系，可以實(shí)現(xiàn)庫(kù)存信息的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)和分析，有效降低庫(kù)存管理的風(fēng)險(xiǎn)，提高庫(kù)存的管理效率和水平。庫(kù)存監(jiān)控主要包括：第一，庫(kù)存水平監(jiān)控。針對(duì)不同物資品種和不同期間的庫(kù)存量，對(duì)庫(kù)存水平進(jìn)行監(jiān)控。一般而言，庫(kù)存過(guò)高或過(guò)低會(huì)導(dǎo)致企業(yè)資源的浪費(fèi)或供應(yīng)不足，所以通過(guò)定期監(jiān)控庫(kù)存，可以根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整原有庫(kù)存數(shù)量，并制定庫(kù)存管理措施。第二，庫(kù)存結(jié)構(gòu)監(jiān)控。針對(duì)不同物資品種的庫(kù)存，通過(guò)定期分析，了解不同品種的庫(kù)存占比情況，判斷庫(kù)存中的超預(yù)警品種和缺貨品種，認(rèn)識(shí)庫(kù)存結(jié)構(gòu)，并據(jù)此制定庫(kù)存結(jié)構(gòu)調(diào)整措施。第三，庫(kù)存流轉(zhuǎn)監(jiān)控。針對(duì)不同物資品種的庫(kù)存流轉(zhuǎn)情況，分析庫(kù)齡和滯銷物資占比等指標(biāo)，及時(shí)消化庫(kù)存，提高物資資源的利用效率[4]。（三）優(yōu)化物資使用和調(diào)撥流程優(yōu)化物資使用和調(diào)撥流程是提升事業(yè)單位物資管理效率的重要一環(huán)。事業(yè)單位應(yīng)建立流程完善的物資使用和調(diào)撥制度，此制度應(yīng)該包括物資采購(gòu)、入庫(kù)管理、出庫(kù)管理、領(lǐng)用發(fā)放、物資盤(pán)點(diǎn)和退庫(kù)管理等方面。在制度中明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和權(quán)限可以減少物資流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中的不必要的糾紛和誤解，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)和溝通也可以使整個(gè)物資流轉(zhuǎn)過(guò)程更加順暢，確保各個(gè)環(huán)節(jié)之間的無(wú)縫銜接。同時(shí)，加強(qiáng)物資跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)記錄物資的使用情況和庫(kù)存數(shù)量，編制物資盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃和調(diào)撥計(jì)劃，并建立物資使用和調(diào)撥的審批機(jī)制，或者采用科學(xué)的物資管理方法，如“先進(jìn)先出”、ABC分類法等，合理控制庫(kù)存數(shù)量，減少庫(kù)存積壓和過(guò)期損失[5]?！跋冗M(jìn)先出”是一種基于時(shí)間順序的物資管理方法，即新進(jìn)的物資排在后面，先進(jìn)的物資排在前面，使用時(shí)從前面先取用。這種方法可以使庫(kù)存物資得到合理利用，減少過(guò)期損失。ABC分類法是基于庫(kù)存物資的重要性和使用頻率的分類方法，它將物資按照重要程度和使用頻率的高低分為三類：A類物資為重要物資，B類物資為適度重要物資，C類物資為非重要物資。然后根據(jù)不同類別的物資采取不同的管理和控制方法。這種方法可以使物資管理更加有針對(duì)性，發(fā)揮物資的最大效益，減少庫(kù)存積壓。在物資管理的形式上，事業(yè)單位可借助物資管理系統(tǒng)或ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資管理流程的自動(dòng)化和信息化，通過(guò)貨源自動(dòng)采購(gòu)、自動(dòng)供應(yīng)商選擇等方式，提高物資管理效率