總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)

總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)

總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)1

1、根據(jù)總經(jīng)理（總經(jīng)理招聘）室主任的要求，協(xié)助起草酒店綜合

性的業(yè)務(wù)報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、決議簡(jiǎn)報(bào)及本部門的公文函件。

2、參加行政例會(huì)和總經(jīng)理辦公會(huì)議，做好會(huì)議記錄，了解各項(xiàng)

決定、決議的貫徹情況，并及時(shí)反饋信息。

3、匯總各類報(bào)表，做好酒店大事記和外事活動(dòng)日志。

4、協(xié)助總經(jīng)理室主任做好日常接待、來(lái)信來(lái)訪等有關(guān)事宜。負(fù)

責(zé)審檢對(duì)外發(fā)文、對(duì)內(nèi)行文。

5、負(fù)責(zé)總經(jīng)理的‘日常電話接轉(zhuǎn)。

6、完成總經(jīng)理室主任交辦的其它工作。

總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)2

1參加總經(jīng)辦例會(huì)協(xié)助總經(jīng)辦主任起草綜合性業(yè)務(wù)、行政工作

規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、請(qǐng)示、通知等公文函件并審核待簽發(fā)文

稿

2組織安排公司行政會(huì)議和總經(jīng)理辦公會(huì)，做好會(huì)議記錄，編

寫會(huì)議紀(jì)要和決議，并檢查各部門貫徹執(zhí)行情況，及時(shí)了解和饋信

息

3負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員做好公文收發(fā)、打字、文印、通訊以及文

第1頁(yè)共16頁(yè)

書檔案的管理和印章的使用

4負(fù)責(zé)審核對(duì)外發(fā)文，做到文字通順，符合公文格式要求

5注意開展調(diào)查研究，做好企業(yè)信息管理方面的有關(guān)工作

6協(xié)助總經(jīng)辦主任做好日常接待來(lái)信來(lái)等有關(guān)事宜，督促貫徹

總經(jīng)理的決定

7負(fù)責(zé)匯總總經(jīng)辦年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié)及月報(bào)并起草總

經(jīng)辦年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié)及月報(bào)

8組織安排總經(jīng)辦行政例會(huì)，并做好記錄，編寫紀(jì)要，督導(dǎo)檢

查各專業(yè)工作落實(shí)情況，及時(shí)了解和饋信息

9負(fù)責(zé)保管、使用公司印章、介紹信

10負(fù)責(zé)公司的文書、檔案管理工作

11負(fù)責(zé)外來(lái)文件的拆封、編號(hào)和登記及送交總經(jīng)辦主任擬辦，

根據(jù)擬辦要求及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞和處理

12負(fù)責(zé)以公司名義上報(bào)下發(fā)文件的編號(hào)、登記和分發(fā)工作

13負(fù)責(zé)接收、整理和保管各部門送來(lái)的.文書材料

14負(fù)責(zé)對(duì)公文的執(zhí)行情況催辦

15負(fù)責(zé)文件的立卷、保管、借閱和銷毀

16做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計(jì)工作熟悉所保管

第2頁(yè)共16頁(yè)

的檔案情況，搞好檔案的利用工作

17負(fù)責(zé)保護(hù)檔案的安全，做好防盜、防火、防潮、防光、防塵、

防蟲等工作

18嚴(yán)格遵守保密制度，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)檔案的利用范圍，

不得泄露檔案的機(jī)密，不得擅自銷毀檔案材料

19負(fù)責(zé)來(lái)的接待工作，發(fā)送傳真件及接聽電話并做留言記錄

20負(fù)責(zé)公司各類速印文件、資料的印制工作及本部門各類文件

的印制。

總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)3

1、負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)的辦公服務(wù)工作。

2、負(fù)責(zé)組織撰寫或校對(duì)以公司名義上報(bào)外發(fā)的綜合性的文字材

料負(fù)責(zé)組織起草董事長(zhǎng)會(huì)議材料。

3、負(fù)責(zé)公司文秘業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4、負(fù)責(zé)公司辦公會(huì)的'有關(guān)事宜，并辦理會(huì)議議定事項(xiàng)。

5、負(fù)責(zé)督促、檢查、催辦上級(jí)批件，公司領(lǐng)導(dǎo)批件及董事長(zhǎng)辦

公會(huì)議定事項(xiàng)的辦理工作。

6、負(fù)責(zé)辦理人代表建議、批評(píng)、意見或政協(xié)代表提案的辦復(fù)。

7、協(xié)助主任做好年度工作會(huì)議的文字材料起草和會(huì)務(wù)工作，參

與組織接待工作，以及綜合會(huì)議的會(huì)務(wù)工作。

第3頁(yè)共16頁(yè)

8、負(fù)責(zé)紀(jì)錄、整理董事長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要。記好事記。

9、負(fù)責(zé)文書收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、檢查、指導(dǎo)有文檔工作的業(yè)務(wù)管理,

負(fù)責(zé)工作。

10、負(fù)責(zé)群眾來(lái)信、來(lái)的接待、辦復(fù)工作。

11、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)4

一、崗位工作標(biāo)識(shí)：

崗位名稱：總經(jīng)理助理

直接上級(jí)；總經(jīng)理

二、崗位工作概述：

根據(jù)總經(jīng)理的經(jīng)營(yíng)方略，輔助總經(jīng)理實(shí)施對(duì)公司行政及銷售事

務(wù)方面工作的管理。

三、崗位職責(zé)描述：

1、輔助總經(jīng)理做好對(duì)公司銷售部門及其它部門的全面管理。

2、輔助總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門關(guān)系。

3、將總經(jīng)理的經(jīng)營(yíng)思想及方略傳達(dá)到各個(gè)部門。

4、協(xié)助總經(jīng)理及商務(wù)部門做好合同的存檔工作。

5、將各部門的意見及建議及時(shí)的反饋到總經(jīng)理處。

第4頁(yè)共16頁(yè)

6、協(xié)助總經(jīng)理開發(fā)新的客戶關(guān)系。

7、協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督銷售部門的工作情況。

公司總經(jīng)理秘書崗位職責(zé)

一、崗位工作標(biāo)識(shí)：

崗位名稱：總經(jīng)理秘書

直接上級(jí)；總經(jīng)理

二、崗位職責(zé)描述

1）協(xié)助總經(jīng)理對(duì)公司重要通知、決定、決策的發(fā)送；

2）協(xié)助總經(jīng)理整理員工的周工作月工作報(bào)告的歸檔及整理。

3）安排總經(jīng)理的出差事宜（時(shí)間、機(jī)票、酒店安排）。

4）協(xié)助總經(jīng)理整理信息負(fù)責(zé)信息的上傳和下達(dá)、資料的管理；、

會(huì)議聯(lián)系、會(huì)議安排。

5）負(fù)責(zé)安排總經(jīng)理會(huì)議、會(huì)談以及對(duì)外工作的'日常安排及相關(guān)

事務(wù)的聯(lián)系與落實(shí)；

6）協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行公司各部門的日常工作關(guān)系和事務(wù)處理

7）公司相關(guān)文件的起草及歸檔工作；員工活動(dòng)及會(huì)議的組織及

協(xié)調(diào)；

8）協(xié)助總經(jīng)理為員工辦理離職手續(xù)；

第5頁(yè)共16頁(yè)

總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)5

1、合理協(xié)助總經(jīng)理每天的日程安排及每天的工作計(jì)劃，并及時(shí)

提醒；

2、根據(jù)總經(jīng)理及總經(jīng)辦主任的指示起草各種文稿，并且及時(shí)向

各部門傳達(dá)總經(jīng)理的'各項(xiàng)指示，跟蹤落實(shí)總經(jīng)理布置的工作；

3、負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議通知、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議記錄等工作；

4、負(fù)責(zé)總經(jīng)辦文件立卷歸檔、公司證照、印鑒保管等工作；

5、負(fù)責(zé)機(jī)票、賓館等預(yù)訂工作；

6、總經(jīng)理賓客接待工作；

7、隨時(shí)接受領(lǐng)導(dǎo)的各種指示，完成領(lǐng)導(dǎo)交待的各項(xiàng)任務(wù)、

總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)6

1、協(xié)助總經(jīng)理起草酒店綜合性的業(yè)務(wù)報(bào)告、工作計(jì)劃、備忘錄、

規(guī)章制度等；

2、參加由總經(jīng)理組織召開的行政例會(huì)（有的酒店也稱之為早會(huì)

或例會(huì)）、財(cái)務(wù)會(huì)議以及其它會(huì)議，做好會(huì)議記錄，了解各項(xiàng)決定

的執(zhí)行情況并及時(shí)反饋信息；

3、協(xié)助總經(jīng)理做好日常來(lái)訪接待、來(lái)函等情況處理；

4、負(fù)責(zé)總經(jīng)理的日常電話轉(zhuǎn)接，盡可能地減少外界對(duì)總經(jīng)理工

作不必要的打擾;

第6頁(yè)共16頁(yè)

5、負(fù)責(zé)各種會(huì)議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發(fā)、

歸檔、保管等工作；負(fù)責(zé)酒店內(nèi)其它部門或者外界報(bào)送總經(jīng)理的各

種會(huì)議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作;

6、負(fù)責(zé)酒店介紹信、印章的保管和監(jiān)督使用，負(fù)責(zé)與外單位聯(lián)

系，辦理各類許可證和歸檔保管工作；

7、負(fù)責(zé)搞好總經(jīng)理的日常工作安排，如會(huì)議、工作約會(huì)、宴請(qǐng)

等；

8、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室設(shè)備保管、維護(hù)正常運(yùn)行等；

9、負(fù)責(zé)總經(jīng)理出差前以及出差后的工作處理（借款、日程安排、

酒店預(yù)定、車輛接送、禮品準(zhǔn)備、電話聯(lián)系、車旅費(fèi)報(bào)銷等）；

10、完成總經(jīng)理臨時(shí)交給的其它工作。

總經(jīng)理秘書要?jiǎng)偃纹涔ぷ髀氊?zé)，需要具備知識(shí)、技能和素質(zhì)：

1、應(yīng)具備較高的文化程度，因?yàn)榱己玫慕逃尘笆谷嗽诳创龁?wèn)

題，處理問(wèn)題時(shí)會(huì)更加理性和全面，同時(shí)具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)新知識(shí)的

能力；

2、熟悉酒店各部門及其運(yùn)作程序，掌握酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度，

對(duì)酒店的.經(jīng)營(yíng)（如客房數(shù)量、房?jī)r(jià)、餐廳營(yíng)業(yè)時(shí)間和電腦信息系統(tǒng)

等）以及軟件（酒店的目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)思想、服務(wù)理念等）情況要了如

指掌，以便更好地協(xié)助總經(jīng)理完成各部門的協(xié)調(diào)管理以及對(duì)外聯(lián)絡(luò)

溝通的工作，使工作更有效率；

第7頁(yè)共16頁(yè)

3、熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動(dòng)

化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等；

4、具備較強(qiáng)的對(duì)內(nèi)、對(duì)外的溝通能力，使總經(jīng)理的各項(xiàng)指示、

計(jì)劃、意愿得以貫徹和執(zhí)行；

5、能嚴(yán)守機(jī)密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團(tuán)隊(duì)精神，忠實(shí)于

自己所服務(wù)的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關(guān)的企業(yè)、團(tuán)

體和政府職能部門保持良好的合作關(guān)系。

總經(jīng)理秘書的工作任務(wù)非常繁多而且要求細(xì)節(jié)化，因此稍有疏

忽哪怕是工作效率稍低一些，就不僅會(huì)影響自己的秘書工作，而且

會(huì)影響總經(jīng)理的工作，甚至影響酒店企業(yè)的形象與運(yùn)營(yíng)等等。那么

如何做好總經(jīng)理秘書的工作并搞其效率呢？專家指出有五種方法，

值得借鑒：

1、工作標(biāo)準(zhǔn)化，即把工作慣例化或日?；?。也就是說(shuō)，如果沒(méi)

有特殊情況，盡量在每個(gè)工作日的同一時(shí)間段內(nèi)，做同樣或同樣性

質(zhì)的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，就能在有限

的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作，或者有更多的剩余時(shí)間完成其它臨時(shí)性

工作。

2、在同一時(shí)間段內(nèi)做類似的工作。如在同一時(shí)間段內(nèi)往撥打電

話，把需要復(fù)印的文件積攢在一起，然后去復(fù)印等，這樣，既可以

節(jié)約時(shí)間，也可以提高工作效率或質(zhì)量。

第8頁(yè)共16頁(yè)

3、重新分配工作。如緊急各重要的工作，先辦理緊急的事情；

重要和不緊急的工作，先做重要的工作；不重要和不緊急的工作，

可以另找時(shí)間做，或者找他人做；自己不擅長(zhǎng)的工作，而且該工作

也不保密，可以與別人交換工作來(lái)做等。

4、預(yù)測(cè)?？偨?jīng)理秘書可用預(yù)測(cè)的辦法來(lái)減輕工作壓力、舒緩工

作節(jié)奏，把工作做到前面，如明天14點(diǎn)總經(jīng)理要召開財(cái)務(wù)會(huì)議，作

為秘書，可在明天10點(diǎn)左右把上次會(huì)議的記錄

以及其它財(cái)務(wù)報(bào)表等從檔案柜內(nèi)找出來(lái)，放在總經(jīng)理的辦公桌

±o如果任職者能更好地預(yù)測(cè)明天會(huì)做哪些工作，他就能更好地完

成本職工作。當(dāng)然，也不能把第二天的工作日程根據(jù)預(yù)測(cè)，安排得

滿滿的，因?yàn)椴还苣愕念A(yù)測(cè)能力如何強(qiáng)，第二天總是會(huì)有些突發(fā)事

情需要處理，因此要留出一定的空余時(shí)間來(lái)處理這些突發(fā)事件。

5、平衡精力，分清工作主次。一個(gè)人的工作時(shí)間及精力畢竟是

有限的，如何有有限的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作是對(duì)每個(gè)工提出的挑

戰(zhàn)。因此，總經(jīng)理秘書在做任何一項(xiàng)工作時(shí)，都要具備權(quán)衡輕重緩

急的意識(shí)。如上文所說(shuō)，為使工作更有效率，盡量要把相同的工作

放在一起來(lái)做，但是，如果酒店集團(tuán)的總部人員正在與總經(jīng)理商討

工作，而此時(shí)，總經(jīng)理需要秘書去復(fù)印一份文件，那么你還會(huì)等到

與其它的文件放在一起復(fù)印嗎？答案是：當(dāng)然不會(huì)，而且你需要放

下手頭的工作，立即去復(fù)印。

有些總經(jīng)理秘書不具備職業(yè)態(tài)度或者對(duì)該職位認(rèn)識(shí)不清，容易

第9頁(yè)共16頁(yè)

在工作中犯一些錯(cuò)誤。常見的錯(cuò)誤有：

1、對(duì)于酒店其它部門或者外界報(bào)送給總經(jīng)理的備忘錄、報(bào)告、

申請(qǐng)以衣其它信息文件等，不及時(shí)呈送或報(bào)告給總經(jīng)理，影響了酒

店對(duì)內(nèi)、外的溝通，甚至嚴(yán)重影響了酒店的經(jīng)營(yíng)和管理工作。

2、由于工作的性質(zhì)等原因，總經(jīng)理秘書幾乎在第一時(shí)間就知道

了總經(jīng)理對(duì)組織人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能嚴(yán)守

機(jī)密，為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機(jī)密泄露給有關(guān)

人員，使組織蒙受一定的不必要的損失。

3、在總經(jīng)理的日常工作安排中，事前不征得總經(jīng)理的同意，代

替總經(jīng)理作出某些工作約會(huì)的決定等，這些都嚴(yán)重影響了總經(jīng)理的

工作，給總經(jīng)理造成了一些不必要的麻煩，忘記了自己的協(xié)助而不

是代替總經(jīng)理工作。

作為酒店總經(jīng)理秘書，要時(shí)刻注意避免以上的工作誤區(qū)，以職

業(yè)的態(tài)度對(duì)待自己工作，只有這樣才能完成自己的工作職責(zé)，扮演

自己的組織中應(yīng)扮演的角色，發(fā)揮自己在企業(yè)中應(yīng)發(fā)揮的力量。

總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)7

一、工作概述

負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的整理維護(hù)、文件檔案管理、來(lái)訪人員接待

及協(xié)助總經(jīng)理對(duì)日常行政辦公事務(wù)的處理（如：行程安排、會(huì)議通

知、文件上傳下達(dá)等、。

第10頁(yè)共16頁(yè)

二、崗位職責(zé)

1、職責(zé)一：辦公室內(nèi)務(wù)

1、辦公環(huán)境：明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無(wú)

文件累積、文件整齊規(guī)范、圖書排放整齊。

2、每天準(zhǔn)時(shí)上班、開窗通風(fēng)。

3、清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次。

4、清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒(méi)有枯葉、雜草。

5、為總經(jīng)理備好茶水（總經(jīng)理到辦公室的同時(shí)、。

6、每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門窗、電源等。

7、及時(shí)清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過(guò)夜、每?jī)芍芪?/p>

塵一次。

2、職責(zé)二：文件管理（流程齊全、分類合理、處理及時(shí)、管理

規(guī)范、

1、對(duì)所有文件先進(jìn)行識(shí)別，并分類登記，再分別辦理。

2、外來(lái)公函、通知及文字資料：及時(shí)送交總經(jīng)理閱示，根據(jù)總

經(jīng)理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)、。

3、公司內(nèi)部文件：及時(shí)送交總經(jīng)理閱示，根據(jù)總經(jīng)理批示正確

辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)、。

第11頁(yè)共16頁(yè)

4、公司各部門（單位、送交總經(jīng)理簽字的，根據(jù)送交人的意見

給予及時(shí)傳遞辦理。

5、重要的和緊急的文件，須提醒總經(jīng)理。

6、每天將送交總經(jīng)理批示、看閱的文件清理一次，并核對(duì)登記

記錄。

7、根據(jù)文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于

查閱。

3、職責(zé)三：來(lái)賓接待（彬彬有禮、熱情接待、

1、笑臉相迎，茶水相待。

2、詢問(wèn)來(lái)賓情況：來(lái)訪目的，有無(wú)預(yù)約及身份情況等。

3、必要時(shí)需索要名片并對(duì)來(lái)賓身份進(jìn)行識(shí)別。

4、及時(shí)向總經(jīng)理請(qǐng)示。

5、按總經(jīng)理意見引見，接待（按情況給予續(xù)茶水、。

6、根據(jù)客人來(lái)訪時(shí)間、事宜重要性及職務(wù)等級(jí)，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見

后確定是否客餐、宴請(qǐng)。

4、職責(zé)四：日常事務(wù)

1、公司內(nèi)外文件的呈送、取件、復(fù)印、打印、分發(fā)、歸檔、整

理及保管。

第12頁(yè)共16頁(yè)

2、會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置，參加例會(huì)，為會(huì)議進(jìn)行記錄以及會(huì)議

紀(jì)要的起草工作。

3、督促檢查工作計(jì)劃、會(huì)議決議、總經(jīng)理交辦事項(xiàng)的落實(shí)情況,

并將了解的情況及時(shí)反饋。

4、協(xié)調(diào)總經(jīng)理的日常工作時(shí)間安排（如：出差、來(lái)訪、會(huì)議、

洽談、面試、宴請(qǐng)等、，并做好到點(diǎn)提醒。

5、配合總經(jīng)理日常行政事務(wù)性工作，和出差前后的工作處理

（如：日程安排、酒店預(yù)定、禮品準(zhǔn)備、費(fèi)用報(bào)銷等、。

6、總經(jīng)理辦公室辦公設(shè)備、家具、各類辦公用品的領(lǐng)取、登記、

管理、分發(fā)和維護(hù)工作。

7、處理總經(jīng)理臨時(shí)交辦的其他工作，做好各項(xiàng)信息統(tǒng)計(jì)匯總、

呈報(bào)和管理。

8、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不在私人交往、通信和通話中泄漏公司

各類文件秘密，不通過(guò)其他任何方式傳遞文件秘密。

三、工作流程

四、任職條件

1、學(xué)歷背景：

以文科類為主，大專以上學(xué)歷。

2、培訓(xùn)及資歷:

第13頁(yè)共16頁(yè)

接受過(guò)行政管理、禮儀、文書寫作、管理學(xué)、公共關(guān)系等方面

的培訓(xùn)。

3、工作經(jīng)驗(yàn)：

1、有2?3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。

2、有一定的‘獨(dú)立工作能力。

4、基本技能和素質(zhì)：

1、知識(shí)素養(yǎng)較高，知識(shí)面較廣，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理。

2、熟悉公司文檔管理，能獨(dú)立完成文書及檔案管理工作。

3、良好的組織、協(xié)調(diào)、溝通能力，具備較強(qiáng)的交往能力。

4、具備一定的時(shí)間管理能力、工作效率較高。

5、具備一定的洞察力及分析、解決問(wèn)題的能力。

6、熟悉公文寫作、思路清晰，熟練使用辦公軟件、設(shè)備。

7、品格高尚，道德素養(yǎng)好。

5、個(gè)性特征：

1、外向型性格、富有親和力、主動(dòng)積極、豁達(dá)樂(lè)觀、有耐心。

2、忠誠(chéng)守信、工作嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)。

3、做事果斷、條理性強(qiáng)、保密意識(shí)強(qiáng)、具有團(tuán)隊(duì)合作精神。

第14頁(yè)共16頁(yè)

五、如何做