現(xiàn)代企業(yè)文書寫作培訓講義（上）

現(xiàn)代企業(yè)文書寫作

〔上〕文書寫作培訓資料講授目錄一、文書寫作概述二、中國公文寫作三、商務信函寫作四、經(jīng)濟文書寫作五、常用工作文書六、社交禮儀文書第一局部：文書寫作概述1、文書寫作特點2、文書寫作要求3、文書寫作程序1、文書寫作特點1、使用廣泛，對象明確2、約定俗成，格式固定3、內(nèi)容真實，實事求是4、講究時效，重視辦理5、語言明確，風格獨特

文體—多為陳述或說明式

以表達為根底——對人或事的過程的交代，反映情況側重表達，但要概括

以議論為手段——對事情的評價，說明道理偏重議論，但要針對主題

以說明為目的——擺出事情的真相，提出要求多用說明，但要簡明按作用分類指揮性文書——指示標準性文書——章程報請性文書——請示知照性文書——通知聯(lián)絡性文書——信函記錄性文書——會議記錄報導性文書——新聞法律性文書——合同

2、文書寫作要求

意思明確——明白無誤，讓人一目了然文理通順——即流暢表達，又顯示寫作水平觀點正確——有道理，不搞歪理實事求是——真實，不掩飾，不夸張及時迅速——講效率，講效益，不拖拉誤事

簡明生動——增加可讀性，防白話、套話、干巴巴層次清楚——有先有后，段落清晰，不轉圈標點標準——正確運用，防一逗到底格式適宜——不同文種用不同格式

l

簡明——用詞簡單明了，直截了當l

準確——用詞含義明確，不會誤解l

樸實——用詞通俗自然，恰如其分l

莊重——用詞嚴肅端莊，不多情感l(wèi)

標準——用詞符合語法，講究邏輯

應用性文字要求標點符號歌一句話說完，劃個小圓圈——句號中間要停頓，圓點加尾尖——逗號并列詞語間，點個瓜子片——頓號并列分句間，圓點加逗點——分號總結導語前，上下兩圓點——冒號疑惑或發(fā)問，耳朵墜耳環(huán)——問號標點符號歌命令感慨語，滴水下屋檐——感慨號引文特殊詞，蝌蚪上下竄——引號文中要注解，兩頭各半弦——括號轉折或注解，一橫寫后邊——破折號意思說不完，六點緊相連——省略號特別重要處，字下加圓點——著重點努力提高寫作能力1、提高文字表達能力2、積累相應專業(yè)知識3、熟悉文書格式要求4、掌握政策理論水平5、具有嚴謹寫作態(tài)度3、文書寫作程序明確寫作主旨——給寫作定位，目的？寫什么？文種？怎么寫？收集信息資料——供寫作參考，需要哪些？怎么收集？如何整理？擬定結構提綱——搭寫作框架，通盤安排，強化要點，有祥有簡

完成正文草稿——填寫作內(nèi)容，按照提綱一步步充實內(nèi)容，加工成章認真修改檢查——定寫作終稿，反復推敲斟酌，直至滿意二、中國公文寫作1、公文的作用特點2、公文的范圍、類型7、通知和通報3、公文的處理方法和程序8、報告4、公文的行文規(guī)那么9、請示5、公文的通用格式10、函6、公文的種類11、會議紀要1、中國公文的作用公文國家機關、社團組織、企事業(yè)單位在公務活動中行使職權制定的公務文書。公文性質(zhì)——工具公文作用1、貫徹政策、標準行為；2、通報情況、指導工作；3、方便查找、積累史料；

公文的特點公文特點1、制發(fā)者的法定性；2、作用的權威性；3、效用的現(xiàn)實性；4、體式的標準性；5、制作的程序性；2、中國公文范圍按事業(yè)范圍分專用公文；通用公文按行文方向分上行文；下行文；平行文按公文來源分收進文；外發(fā)文；內(nèi)部文按發(fā)文性質(zhì)分問文；復文按處理要求分參閱性公文；承辦性公文按辦文時間分特急文〔特急件〕；急辦文〔急件〕；常規(guī)文〔平件〕按機密程度分絕密文；機密文；秘密文；普通文3、公文處理方法和程序三大環(huán)節(jié)：1、發(fā)文處理：擬稿審核簽發(fā)登記繕印用印分發(fā)2、收文處理：簽收登記分辦擬辦批辦承辦催辦--督辦辦復3、公文管理：制定立卷類目表歸卷調(diào)用立卷歸檔銷毀4、公文行文規(guī)那么l

行文關系要和隸屬關系一致l

行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握l

行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機關的職權范圍相對應l

行文線路要盡量縮短l

處理好主送與抄送的關系l

經(jīng)過批準，有些文件可以通過新聞媒介公開發(fā)布l

如有必要，可以聯(lián)合行文l

黨政之間的行文關系要按規(guī)定執(zhí)行5、通用公文的格式1、排版——自左至右2、單位——國家法定計量單位3、字體——發(fā)文單位初號宋體標題2、3號宋體4、用紙——A4、B55、文頭——套紅，占首頁三分之一文頭局部格式〔紅頭上1/3〕1、代碼5、收文處理章、2、份號3、秘級4、緊急程度

6、文件版頭

7、發(fā)文字號8、簽發(fā)人行文局部〔下2/3〕

1、標題2、題注3、主送單位4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX6、發(fā)文署名7、成文日期5、附件說明8、印章文尾局部〔最后〕1、主題詞2、抄送單位3、印發(fā)說明4、頁碼〔單右雙左〕通用公文慣用語一、開篇起首的慣用語

根據(jù)……、遵照……、按照……、茲將〔因、有、介紹、證明、就派〕……為了……、關于……、敬悉……等。終篇收束的慣用語

此致敬禮、特此……、懇請……；妥否，請……、當否，請……、以上……如無不當請……、……為盼、……為荷、……為感等。公文序碼標示第一層一、二、三、四第二層〔一〕、〔二〕、〔三〕、第三層1、2、3、4、第四層〔1〕、〔2〕、〔3〕、第五層①、②、③、④6、中國公文種類——12類13種1．命令——發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強制性行政措施2．決定——對重要事項或重大行動的安排3．議案——各級政府向同級人民代表大會或常委會提請審議事項4．指示——對下級布置工作，說明工作活動的指導原那么中國公文種類——12類13種5．批復——答復下級請示事項6．通告、公告——一定范圍內(nèi)公布應遵守或周知的事；向國內(nèi)外宣布重要或法定的事7．通知——批轉下級、轉發(fā)上級和無隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳達周知事項8．通報——表彰先進，批評錯誤，傳達得要精神或情況中國公文種類——12類13種9．報告——向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復詢問10．請示——向上級請求指示批準11．函——無隸屬關系商洽工作，詢問答復，向主管部門請求批準12．會議紀要——記載和傳達會議情況和議定事項〔1993、11修訂〕7、通知概念——向特定的受文對象告知有關事項的曉諭性公文特點——適用范圍廣，使用頻率高，知辦時限強，運用種類多格式：1、標題2、上款3、正文——開頭、主體、結尾4、落款

通知的種類l

指示性通知——通知的依據(jù)，主體，結尾l

轉發(fā)性通知——來文單位及來文名稱，轉發(fā)，順帶要求l

發(fā)布性通知——發(fā)布的依據(jù)，內(nèi)容要求，目的意義l

事務性通知——說清事項l會議通知——會議背景，有關事項，其他說明l任免通知——任免依據(jù)，日期，人員，職務通報概念——表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況的公文作用——弘揚正氣，抵抗歪風，指導工作格式：1、標題2、上款3、正文4、簽署和日期注意：及時、真實、典型，突出教育性，掌握政策性8、報告概念——向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復詢問時使用的陳述性公文特點——只指上行文只指行政機關公文不同于一般調(diào)查報告、考察報告、預測報告等

報告種類|1工作報告—總結工作經(jīng)驗、匯報工作進展、提出工作意見，向上反映。|2調(diào)查報告調(diào)查概況、調(diào)查的情況、事后研究分析、建議和方案。|3建議報告提出工作中急待解決、需上級關注的意見或建議，供參考。4答復報告如實匯報和答復上級有針對的詢問問題或催辦工作。|5報送報告隨著向上級報送文件、物件時寫的說明報送對象和目的報告。報告按要求分：呈報報告直接向上級匯報反映情況，不批轉。呈轉報告呈送上級并建議批準轉發(fā)有關單位執(zhí)行或參照。按性質(zhì)分：綜合性報告匯報全面或多方面工作的報告。專題性報告匯報某項工作、某一問題、某方情況的單一報告。

報告格式1標題標準式標題〔公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的報告〕2主送單位多為發(fā)文單位的上級單位。3正文緣由：概括根本情況、原由，說明報告主旨、目的、意義。事項：系主體內(nèi)容，情況措施、經(jīng)驗教訓、意見建議等。結尾：慣用尾語〔特此報告，請審閱；如無不妥，請批轉〕4發(fā)文單位和日期：同其他公文。9、請示概念——向上級請求指示、批準時用的公文分類：請求指示的請示遇有疑難問題、新情況、不明確求上級指示或解釋。請求審批的請示對不能做主的經(jīng)濟、物資、編制等問題請上級審批。請求幫助的請示完成工作需要在人、財、物上得到上級的幫助。請求批轉的請示解決某問題涉及其他部門單位，請求上級批轉執(zhí)行。請示格式1標題—標準式〔關于開展公司上半年產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的請示〕2主送單位根據(jù)隸屬關系主送一個上級，不可多頭免批復意見不一；一般不越級行文。3正文緣由：請示目的、原因、依據(jù)，理由充分，言之有據(jù)。事項：系主體，要求審批的具體問題或事項，要寫明確,堅持一文一事.要求：系結尾，提出肯定性要求〔當否，請批示〕4發(fā)文單位和日期：同公文，寫明確，以便批復。請示和報告的區(qū)別：1、文目的不同；2、寫作結構不同；3、結束語不同；4、處理方式不同；5、內(nèi)容寬窄不同；6、行文時間不同；7、報送制度不同；10、函概念——無隸書單位商洽工作，問答問題及向主管部門請求批準事項時使用的公文分類：商洽函不相隸屬單位商洽工作的行文。答詢函單位、部門間進行問題或事項的詢問和答復的行文。請批函向不相隸屬單位和主管部門請求批準有關事項的行文。

函形式

公函—內(nèi)容比較重要，行文鄭重，具有完整的公文格式。便函多用于公務中事務性工作，不需完整公文格式，不能用私事。特點：1簡便輕捷內(nèi)容簡約，形式精短，商洽聯(lián)系，及時迅速。2行文多向靈活不相隸屬單位間上下左右均可，自由靈活。3語言質(zhì)樸自然多是陳述、說明性，明白曉暢，懇切平和。函格式1標題發(fā)函用?關于XXXX的函?復函用〈關于XXXX的復函〉正式公函，應在標題下方標注發(fā)文字號。2主送單位：發(fā)函可多頭，復函主送來函單位。3正文：開頭—發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作原由、情況交代清；復函引述來函日期、發(fā)文號做起首語，說明收到函。

函格式主體發(fā)函寫清商洽、詢問、請求的事項，明確具體；復函要針對來函事項逐一鄭重作答，不能回避不答。結尾發(fā)函用“盼復〞、“請回復〞、“專此函達〞復函用“特此復函〞、“此復〞4、發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章，有的寫明抄送單位。11、會議紀要定義按會議宗旨，精練準確記述其要點，以上報和下達貫徹執(zhí)行。寫作1、忠實會議實際，準確反映會議情況和意見。2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍有主有次，言語精練。3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導、協(xié)調(diào)、約束作用。

會議紀要

格式列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三局部，可不蓋公章。本體：標題1、會議名稱+紀要2、單位名+會議名+紀要3、正題〔主題〕+副題〔會議名稱+紀要〕時間標題下寫紀要印發(fā)時間，署名下寫成文時間會議紀要正文概況：會期、會址、主持、參會、議題、結果六要素主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果〔方法見后〕結尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召簽署正文右下方署明主辦單位或會議名稱

會議紀要的主體

主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達方式有:概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議條塊式；規(guī)模大，議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達獨立意思，或分條列項歸納會議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確記錄式：有重要講話時用記錄方式構成記要主體三、商務信函寫作1、商務信函寫作6個C要求2、商務信函寫作格式3、商務信函寫作常用標注4、商務信函樣例5、商務寫法1、商務信函的六個C要求：1．正確〔Correctness〕涉及權力、義務、利害關系，必須正確貫徹上司的意圖。2．清楚(Clearness)思路、表達要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。3．具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達清做什么？要求什么？商務信函的六個C要求：4．完整(Completeness)表達〔意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時間、地點、人物等〕完整，不可遺漏。5．簡潔〔Conciseness〕文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。6．禮貌〔Courtesy〕態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。商務信函的其他要求國際通用A4紙，不能用B5紙信紙、信封最好有企業(yè)的CI〔企業(yè)形象識別系統(tǒng)〕標志，且平整、清潔文字書寫或印制清晰，翻開后“全景〞漂亮每頁上至少又有3行正文，不能只有落款可不蓋公章，用手簽名格式不嚴謹站在對方的立場考慮內(nèi)容，更人性化2、商務信函寫作俗成格式信頭局部1、文書編號2、日期3、發(fā)文者BB/KK4、受文者正文局部1、件名主題語2、前文開頭應酬語3、主文4、末文結尾應酬語

商務信函寫作俗成格式〔接〕信尾局部1、祝頌語2、發(fā)文者署名3、承辦者署名4、印章5、〔日期〕6、左下角附注常用的商務信函寫作1、信紙——企業(yè)標準信箋2、收信人——單位名稱、職務3、稱謂——尊稱4、開頭應酬語5、正文6、結尾應酬語7、祝頌語8、署名9、日期10、左下角標注3、信函左下角縮寫標注P.P.(Perprocurationem)代簽C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)補述、附言Enc.(Enclosure)隨信的附件稱謂和署名對具體人DearMrJones，DearMrsSmith可用逗號，不用冒號署名您真誠的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠誠的YoursFaithfully4、商務信函樣例1、發(fā)給：上海光華保險公司2、稱謂副總經(jīng)理3、開頭應酬語王耀華先生4、正文

5、結尾應酬語

6、祝頌語

7、署名

8、日期A4紙公司標準信箋2、稱謂

3、開頭應酬語

4、正文

5、結尾應酬語