秘書文檔管理課件

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聲像檔案管理概要第一節(jié)照片檔案管理概要照片檔案的構(gòu)成與種類照片檔案的管理流程一、照片檔案的構(gòu)成與種類照片檔案的構(gòu)成照片檔案主要由底片、照片及文字說(shuō)明材料構(gòu)成照片檔案的種類按攝影的目的與表現(xiàn)方式，照片檔案可以分為記錄照片檔案和藝術(shù)照片檔案兩大類按照片的感光材料主要可分為鹵化銀照片和數(shù)碼感光照片二、照片檔案的管理流程照片檔案的歸檔範(fàn)圍：本單位在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片反映本地區(qū)重大事件、重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片本單位向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或徵集的照片與本單位其他載體檔案有密切聯(lián)繫的照片外單位形成但經(jīng)本單位選用的照片二、照片檔案的管理流程照片檔案的整理照片檔案的分類底片的分類，按製成材料分類照片的分類，一般按照照片所反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來(lái)進(jìn)行分類照片文字說(shuō)明的編寫照片檔案的立卷照片檔案的編目照片檔案的考證、價(jià)值鑒定與保管期限照片檔案的考證與鑒別照片檔案價(jià)值的鑒定照片檔案的保管期限二、照片檔案的管理流程照片檔案的保管照片檔案庫(kù)房照片檔案的裝具照片檔案的提供利用展覽諮詢與宣傳編輯出版照片畫冊(cè)第二節(jié)數(shù)碼照片檔案管理概要數(shù)碼照片的立卷歸檔數(shù)碼照片的整理和保管數(shù)碼照片的利用一、數(shù)碼照片的立卷歸檔歸檔範(fàn)圍記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片其他具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片一、數(shù)碼照片的立卷歸檔歸檔時(shí)間和歸檔要求數(shù)碼照片在拍攝完成後，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像檔對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPGE、TIFF或RAW格式歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說(shuō)明數(shù)碼照片可通過(guò)存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過(guò)網(wǎng)路進(jìn)行線上歸檔歸檔時(shí)，應(yīng)參照《電子檔歸檔與管理規(guī)範(fàn)》對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測(cè)二、數(shù)碼照片的整理和保管數(shù)碼照片的整理數(shù)碼照片的分類和排列數(shù)碼照片用“保管期限代碼—年度—照片組號(hào)—張?zhí)枺當(dāng)U展名”格式命名數(shù)碼照片的存儲(chǔ)數(shù)碼照片的保管線上存儲(chǔ)離線存儲(chǔ)在磁性載體上離線存儲(chǔ)在光碟上三、數(shù)碼照片的利用碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，

利用時(shí)應(yīng)確保數(shù)碼照片檔案的資訊安全。同時(shí)，

依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，

對(duì)已到保管期限的數(shù)碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作第三節(jié)光碟檔案管理概要光碟檔案的記錄原理與種類光碟檔案的管理流程一、光碟檔案的記錄原理與種類光碟的記錄原理光碟技術(shù)是利用雷射光束的發(fā)射和反射來(lái)記錄和讀取資訊的技術(shù)。光碟資訊存儲(chǔ)是通過(guò)記錄介質(zhì)在鐳射作用下產(chǎn)生物理變化來(lái)實(shí)現(xiàn)的。其記錄方式有燒蝕記錄、變形記錄、相變記錄、磁光記錄等光碟的種類只讀光碟一次寫入光碟可擦寫光碟光碟塔、光碟庫(kù)二、光碟檔案的管理流程光碟檔案的歸檔光碟檔案的分類光碟檔案的登記與編目光碟檔案的鑒定光碟檔案的保護(hù)控制溫濕度防止有害氣體、灰塵和光照避免損傷盤面避免讀取面損傷防止標(biāo)記面的機(jī)械損傷二、光碟檔案的管理流程光碟檔案的保護(hù)日常的維護(hù)工作光碟的存放要求光碟的整理要求光碟的清潔要求02

文書處理第一節(jié)行文制度行文關(guān)係與行文方向行文方式及行文規(guī)則一、行文關(guān)係與行文方向行文關(guān)係隸屬關(guān)係非隸屬關(guān)係行文方向下行方向，即有隸屬關(guān)係的上級(jí)機(jī)關(guān)單位或部門發(fā)文給下級(jí)機(jī)關(guān)單位或部門，其檔稱為下行文，如“決定”“通知”等上行方向，即有隸屬關(guān)係的下級(jí)機(jī)關(guān)單位或部門送文給上級(jí)機(jī)關(guān)單位或部門，其檔稱為上行文，如“請(qǐng)示”“報(bào)告”等平行方向，即沒有隸屬關(guān)係的機(jī)關(guān)單位或部門之間互相行文，其檔稱為平行文，如“函”“議案”等二、行文方式及行文規(guī)則行文方式逐級(jí)行文越級(jí)行文多級(jí)行文普發(fā)行文聯(lián)合行文平行行文二、行文方式及行文規(guī)則行文規(guī)則關(guān)於行文的必要性問題《條例》規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性?！保?/p>

第十三條）關(guān)於部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的行文問題對(duì)部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的行文權(quán)加以嚴(yán)格限制、明確部門在職權(quán)範(fàn)圍內(nèi)行文、強(qiáng)調(diào)部門之間的協(xié)調(diào)一致關(guān)於檔抄送問題主送與抄送對(duì)象要根據(jù)行文目的和送文對(duì)象的職權(quán)範(fàn)圍來(lái)確定，不能簡(jiǎn)單照搬黨政順序硬性規(guī)定關(guān)於“請(qǐng)示”的使用問題關(guān)於檔報(bào)送主要負(fù)責(zé)人的問題第二節(jié)文書辦理文書辦理流程文書辦理的方法和要求一、文書辦理流程二、文書辦理的方法和要求收文辦理簽收第一，確認(rèn)來(lái)文、郵件是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)單位接收第二，外收發(fā)將所有來(lái)文、來(lái)函按部門或收件人分門別類，及時(shí)送達(dá)各部門或相關(guān)人員手中登記登記前先要拆封，即由秘書人員對(duì)檔進(jìn)行啟封並作進(jìn)一步檢查清點(diǎn)拆封時(shí)要注意保護(hù)封內(nèi)的檔或物品，檢查檔及其他隨信物件是否齊全、完整，內(nèi)容、數(shù)量是否有誤來(lái)件中附帶的零散物件如匯票、單據(jù)、發(fā)票、現(xiàn)金、照片等，應(yīng)放在專用紙袋內(nèi)，做上標(biāo)記並一一登記重要的物件送交領(lǐng)導(dǎo)處理；與檔直接相關(guān)的隨文一起辦理；憑據(jù)性的物件則暫存於秘書部門，統(tǒng)一保管和處理二、文書辦理的方法和要求收文辦理初審承辦認(rèn)真閱讀來(lái)文，正確區(qū)分篩選針對(duì)不同檔，分別承辦落實(shí)傳閱催辦答復(fù)二、文書辦理的方法和要求發(fā)文辦理起草審核簽發(fā)復(fù)核（復(fù)審）登記印製確保品質(zhì)、確保時(shí)效、確保安全核發(fā)傳遞第三節(jié)文書管理文書管理職責(zé)文書管理原則文書管理制度文書管理方法內(nèi)部檔管理一、文書管理職責(zé)文書管理職責(zé)即文書管理人員的職責(zé)秘書部門作為各級(jí)機(jī)關(guān)單位的綜合管理部門，是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)管理工作，處理各項(xiàng)日常事務(wù)，集綜合性、輔助性、服務(wù)性和保密性於一體的部門秘書部門最基本、最主要的工作就是文書處理，在日常工作中對(duì)文書進(jìn)行專門管理，使文書發(fā)揮“實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)，傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公佈法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、佈置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的工具”作用二、文書管理原則實(shí)事求是原則準(zhǔn)確規(guī)範(fàn)原則精簡(jiǎn)高效原則安全保密原則三、文書管理制度《條例》第七章為文書管理確定了一系列基本制度，如下：“各級(jí)黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)範(fàn)，充分發(fā)揮公文效用。”（第二十八條）“設(shè)立黨委（黨組）的縣級(jí)以上單位應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，並按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備?！保ǖ诙艞l）“公文確定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級(jí)先行採(cǎi)取保密措施。確定密級(jí)後，應(yīng)當(dāng)按照所定密級(jí)管理?！牡拿芗?jí)需要變更或者解除的，由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)決定?！保ǖ谌畻l）“公文的印發(fā)傳達(dá)範(fàn)圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。涉密公文公開發(fā)佈前應(yīng)當(dāng)履行解密程式。公開發(fā)佈的時(shí)間、形式和管道，由發(fā)文機(jī)關(guān)確定。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)佈的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力?！保ǖ谌粭l）“複製、彙編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定並經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得複製、彙編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。複製、彙編的公文視同原件管理。複製件應(yīng)當(dāng)加蓋複製機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。彙編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注?！保ǖ谌l）三、文書管理制度《條例》第七章為文書管理確定了一系列基本制度，如下：“公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級(jí)機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)範(fàn)圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無(wú)效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。”（第三十三條）“涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。”（第三十四條）“不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)後可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文?！保ǖ谌鍡l）“機(jī)關(guān)合併時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合併管理；機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理後按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。工作人員離崗離職時(shí)，所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退?！保ǖ谌鶙l）“新設(shè)立的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請(qǐng)。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機(jī)關(guān)合併或者撤銷時(shí)，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。”（第三十七條）四、文書管理方法檔密級(jí)管理檔確定密級(jí)前的管理涉密檔在使用中的管理檔密級(jí)變更和解除的管理檔印發(fā)傳達(dá)管理印發(fā)傳達(dá)的範(fàn)圍：只發(fā)給組織，不發(fā)給個(gè)人公開發(fā)佈的檔四、文書管理方法檔翻印複製彙編管理檔翻印複製管理檔彙編管理涉密檔彙編彙編收錄範(fàn)圍技術(shù)處理要求檔撤銷和廢止管理檔清退銷毀管理檔合併移交管理發(fā)文立戶管理五、內(nèi)部檔管理內(nèi)部檔辦理內(nèi)部檔從擬制到出臺(tái)、從收文到傳閱以及最後的存檔備查，也要經(jīng)過(guò)基本的發(fā)文辦理和內(nèi)部流通程式發(fā)文辦理要經(jīng)起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印製和核發(fā)這幾個(gè)程式收文辦理則相對(duì)簡(jiǎn)單，一般只需經(jīng)過(guò)簽收、登記、傳閱、承辦等幾個(gè)程式五、內(nèi)部檔管理內(nèi)部檔保管內(nèi)部檔辦理完畢後，同樣要及時(shí)歸卷存放秘書人員應(yīng)將內(nèi)部檔與外部檔分別存放，可按照檔分類方法，依據(jù)部門名稱或工作性質(zhì)設(shè)置不同條款名稱的檔夾，將內(nèi)部檔分門別類、對(duì)號(hào)入座，存放到各個(gè)檔夾裏暫存，待檔歸檔前統(tǒng)一整理五、內(nèi)部檔管理內(nèi)部檔利用秘書不單要為領(lǐng)導(dǎo)利用檔提供便利，隨時(shí)按照領(lǐng)導(dǎo)的要求快速調(diào)取檔，而且對(duì)其他各個(gè)部門利用檔同樣要以認(rèn)真服務(wù)的態(tài)度，積極、主動(dòng)地做好提供利用工作對(duì)經(jīng)常要利用的檔，秘書應(yīng)放在近旁；對(duì)不常利用的檔，要熟練利用檢索工具快速調(diào)取。秘書部門應(yīng)配合有關(guān)部門搞好文檔資料庫(kù)建設(shè)，建立資訊資源共用平臺(tái)另外，秘書部門還可以編發(fā)檔彙編、技術(shù)手冊(cè)、員工大全等工作資料，使檔利用工作得到全面提升09

專門檔案管理概要第一節(jié)人事檔案管理概要人事檔案概述人事檔案的檔材料收集人事檔案的檔材料鑒別人事檔案的整理人事檔案的保管人事檔案的利用人事檔案的轉(zhuǎn)遞一、人事檔案概述人事檔案的概念人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成，並經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案簡(jiǎn)言之，人事檔案即記錄和反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等方面情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的個(gè)人材料人事檔案的特點(diǎn)專屬性、真實(shí)性、認(rèn)可性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性二、人事檔案的檔材料收集人事檔案材料產(chǎn)生於與個(gè)人有一定關(guān)係的各有關(guān)組織或部門的現(xiàn)實(shí)工作中，從其來(lái)源看，有個(gè)人形成的，也有組織上形成的檔案管理者只有充分瞭解人事檔案的來(lái)源，才能在收集工作中做到心中有數(shù)，才能及時(shí)、全面地收集好個(gè)人的檔案材料，個(gè)人在某個(gè)時(shí)期或階段的歷史面貌才能通過(guò)完備的檔案材料得到整體的反映收集人事檔案是人事檔案管理的起點(diǎn)，也是人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)二、人事檔案的檔材料收集以幹部檔案收集為例，根據(jù)《幹部人事檔案工作條例》《幹部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，以下檔材料都屬於幹部檔案收集內(nèi)容：履歷類材料自傳和思想類材料考核鑒定類材料學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類材料政審、審計(jì)和審核類材料更改（認(rèn)定）姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料，個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料、上級(jí)批復(fù)，計(jì)算連續(xù)工齡審批材料等黨、團(tuán)類材料二、人事檔案的檔材料收集表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表類材料治喪材料幹部人事檔案報(bào)送、審核工作材料其他可供組織參考的材料三、人事檔案的檔材料鑒別在鑒別中可參照如下原則：判斷是否屬於幹部人事檔案材料查材料是否屬於辦畢材料審查材料是否齊全、完整審查材料是否手續(xù)完備四、人事檔案的整理人事檔案的分類由具體條例確定人事檔案的檔材料排列不同類材料按不同方式排序，主要排序方式有：按檔案材料形成時(shí)間排序按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)係進(jìn)行排序按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序的檔目錄的編制檔案材料的裝訂五、人事檔案的保管人事檔案保管的範(fàn)圍各級(jí)管理人員，其全套人事檔案由主管部門保管，主要協(xié)管的部門只保管檔案副本離休、退休和退職人員，就地安置的，檔案由原管理單位或工作單位保管；異地安置的，則可轉(zhuǎn)到負(fù)責(zé)管理該人員的組織、人事部門保管開除公職人員，未就業(yè)的，其檔案由原管理單位保管；另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)給有關(guān)的人事部門保管受刑人員，在處分期內(nèi)，其檔案由原管理單位保管；刑滿釋放後，重新安排工作的，其檔案由有關(guān)人事部門或政府部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心保管出國(guó)不歸、失蹤及逃亡人員，其檔案由原管理單位保管幹部檔案管理人員及其本單位的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關(guān)部門專人保管五、人事檔案的保管人事檔案保管的設(shè)施與要求人事檔案管理部門要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案櫃庫(kù)房面積，每千卷需20~

30平方米。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕設(shè)備、滅火設(shè)備等經(jīng)常檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的各類設(shè)施和安全措施，保證所有設(shè)施能正常使用要保持庫(kù)房的清潔和適宜的溫濕度六、人事檔案的利用利用人事檔案主要通過(guò)以下五種途徑實(shí)現(xiàn)：一是提供閱覽二是提供外借三是出具檔案證明四是提供綜合性的檔案資訊五是諮詢服務(wù)提供檔案利用時(shí)必須遵守以下規(guī)定：規(guī)範(fàn)審查程式查閱幹部檔案，利用單位應(yīng)派中共黨員幹部到保管單位查閱室查閱人事檔案一般不外借任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案嚴(yán)禁塗改、圈畫、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得洩露或擅自向外公布檔案內(nèi)容借用、查閱檔案的單位或個(gè)人，不得擅自拍攝複製檔案內(nèi)容七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞人事檔案管理依據(jù)檔案隨人原則。也就是說(shuō)，隨著人員工作關(guān)係的調(diào)整遷移，其人事主管單位如果發(fā)生變動(dòng)，就要辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，原人事主管單位必須將已調(diào)離人員的檔案轉(zhuǎn)到新的主管或協(xié)管單位另外，在辦理幹部職務(wù)的任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等項(xiàng)工作中，形成新的人事檔案材料，所在單位也要將材料轉(zhuǎn)給管理人事檔案的部門第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案管理概要會(huì)計(jì)檔案概述會(huì)計(jì)檔案的歸檔範(fàn)圍會(huì)計(jì)檔案的整理立卷電子會(huì)計(jì)資料的管理要求會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的歸檔與移交會(huì)計(jì)檔案的借閱會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀一、會(huì)計(jì)檔案概述會(huì)計(jì)檔案的概念會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)電腦等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)專業(yè)性、客觀性、巨量性二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔範(fàn)圍會(huì)計(jì)檔案的歸檔範(fàn)圍包括以下幾類：會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告其他會(huì)計(jì)資料三、會(huì)計(jì)檔案的整理立卷會(huì)計(jì)憑證的立卷方法一般按月立卷會(huì)計(jì)賬簿的立卷方法按年度立卷財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（會(huì)計(jì)報(bào)表）的立卷方法按年度立卷立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限年度報(bào)表與季度、月度報(bào)表分別組卷四、電子會(huì)計(jì)資料的管理要求同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬於歸檔範(fàn)圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案第一，形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由電腦等電子設(shè)備形成和傳輸?shù)诙?，使用的?huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程式第三，使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，並建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)係第四，採(cǎi)取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改第五，建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防?fàn)自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響第六，形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬於具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案五、會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的保管期限會(huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同五、會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的保管要求會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在乾燥防水的地方，並遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有相應(yīng)的防火器材採(cǎi)用透明塑膠膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)保持通風(fēng)透光，防止潮濕，並有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱場(chǎng)地，以利查閱設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞、損失、散失和洩密電子會(huì)計(jì)檔案保管要採(cǎi)取防盜、防磁等安全措施六、會(huì)計(jì)檔案的歸檔與移交當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了後，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案各單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，並按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一併移交，且檔格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一併移交七、會(huì)計(jì)檔案的借閱會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，如有特殊需要須經(jīng)上級(jí)主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)外單位人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)後，方可辦理借閱手續(xù)單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)後，辦理借閱手續(xù)八、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀各單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，並形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照程式銷毀06

檔案的檢索、編研與提供利用第一節(jié)檔案的檢索檔案檢索工作的一般過(guò)程檔案的著錄與標(biāo)引檔案檢索工具的編制一、檔案檢索工作的一般過(guò)程檔案檢索概述檔案檢索是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式進(jìn)行分析、選擇、濃縮和記錄，按照一定次序編排出各種檢索工具，並根據(jù)利用者的利用需求運(yùn)用檔案檢索工具準(zhǔn)確檢出檔案的過(guò)程檔案檢索的過(guò)程存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容：著錄標(biāo)引；編制檢索工具查檢階段的主要內(nèi)容：確定查找內(nèi)容；查找操作評(píng)價(jià)檔案檢索的指標(biāo)查全率與漏檢率查準(zhǔn)率與誤檢率二、檔案的著錄與標(biāo)引檔案的著錄檔案的著錄，是指在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特徵進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程，即根據(jù)著錄規(guī)則，將檔案檔的內(nèi)容和形式特徵記錄下來(lái)，構(gòu)成著錄條目的工作二、檔案的著錄與標(biāo)引檔案的標(biāo)引檔案的標(biāo)引是對(duì)檔或案卷進(jìn)行主題分析，把自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)範(fàn)化檢索語(yǔ)言的過(guò)程，即對(duì)主題分析的結(jié)果給予檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。檔案標(biāo)引的目的是揭示檔案的主題內(nèi)容，為從內(nèi)容方面查找檔案提供檢索途徑檔案分類標(biāo)引檔案主題標(biāo)引三、檔案檢索工具的編制檔案檢索工具的分類按編制方式分，可分為目錄、索引、指南按載體形式分，可分為書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具、機(jī)讀式檢索工具按檢索範(fàn)圍分，可分為全宗範(fàn)圍檢索工具、檔案館範(fàn)圍檢索工具、專題範(fàn)圍檢索工具、若干館範(fàn)圍檢索工具按功能分，可分為館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具三、檔案檢索工具的編制常用檔案檢索工具簡(jiǎn)介案卷目錄：以案卷為單位，登錄案卷題名和其他特徵，按案卷號(hào)次序排列的一種檔案檢索工具全引目錄：將一個(gè)全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)檔目錄彙編成冊(cè)，按一定次序編排而成的一種檔案檢索工具全宗目錄：一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代等分類目錄：依據(jù)分類表將分類標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具主題目錄專題目錄文號(hào)索引：指明檔編號(hào)及相應(yīng)檔號(hào)，以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具人名索引全宗指南第二節(jié)檔案的編研大事記組織沿革檔案檔彙編會(huì)議簡(jiǎn)介科技成果彙編企業(yè)年鑒員工手冊(cè)一、大事記大事記的種類機(jī)關(guān)大事記國(guó)家或地區(qū)大事記專題大事記個(gè)人生平大事記大事記的體例、結(jié)構(gòu)與形式大事記的體例：一般採(cǎi)用編年體大事記的結(jié)構(gòu):題名、前言、目錄、正文、附注大事記的形式：文書敘述和列表敘述兩種形式一、大事記大事記編寫的要求選材要求一般來(lái)說(shuō)，凡是涉及以下內(nèi)容的事件，應(yīng)當(dāng)被納入大事記的編寫範(fàn)圍：組織的各種重要會(huì)議、重大活動(dòng)情況；組織領(lǐng)導(dǎo)人的各種重要活動(dòng)情況；以組織名義制定的方針政策，發(fā)佈的規(guī)定，作出的重要決定、決議、規(guī)劃；本組織的成立、撤銷，以及隸屬關(guān)係、職權(quán)範(fàn)圍、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的變動(dòng)情況；本組織主要領(lǐng)導(dǎo)成員的任免、獎(jiǎng)勵(lì)情況；本組織工作中出現(xiàn)的典型事件、事故；上級(jí)組織或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本組織的重要指示，以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到本組織檢查工作的重要活動(dòng)情況；報(bào)紙、刊物發(fā)表的關(guān)於本組織的經(jīng)驗(yàn)、事故和批評(píng)的報(bào)導(dǎo)及重要新聞等；重大成果（生產(chǎn)上的重大突破、科研上的重大發(fā)明創(chuàng)造、重要產(chǎn)品等），經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、科學(xué)技術(shù)的重大變革和成就，以及重大公共設(shè)施的建設(shè)一、大事記大事記編寫的要求時(shí)間排列要求要按照年月日自然順序排列事件。時(shí)間的記載要特別注意準(zhǔn)確性，必須寫明事件發(fā)生的年月日，有的甚至要精確至?xí)r分秒大事記記述要求取材要真實(shí)、準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)明扼要、客觀，不要加以評(píng)論；要一條一事，不要一條多事；記述內(nèi)容要完整，大事涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展過(guò)程、因果關(guān)係等均應(yīng)揭示出來(lái)材料來(lái)源要求檔案只是機(jī)構(gòu)大事記的重要材料來(lái)源之一，為了更好地豐富大事記的內(nèi)容，編研人員可以從報(bào)刊、書籍、資料、調(diào)研報(bào)告等材料中進(jìn)行廣泛的搜集，使大事記能夠全面反映機(jī)構(gòu)發(fā)展變遷的方方面面二、組織沿革組織沿革的結(jié)構(gòu)與形式組織沿革的結(jié)構(gòu)：由總題名、總序、目錄、正文和附圖五個(gè)部分組成組織沿革的形式包括三種：文字?jǐn)⑹?、圖和表組織沿革的內(nèi)容與體例組織沿革的內(nèi)容機(jī)構(gòu)的歷史發(fā)展概況、行政區(qū)劃、建制等情況；機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)範(fàn)圍和隸屬關(guān)係；機(jī)構(gòu)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員編制的變化情況；機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人和相關(guān)責(zé)任人的任免情況；機(jī)構(gòu)名稱變更、印信的啟用與廢止、機(jī)構(gòu)辦公地點(diǎn)的遷移等情況組織沿革的體例年度（階段）—內(nèi)容法部門—年度法問題—階段—部門法三、檔案檔彙編檔案檔彙編的結(jié)構(gòu)：彙編名稱、目錄、檔案檔原文檔案檔彙編的編寫要求內(nèi)容新、典型、全儘量選擇檔案檔的原件進(jìn)行全文摘錄，檔格式應(yīng)當(dāng)儘量還原檔案檔的原貌轉(zhuǎn)引檔案檔要將檔的全部?jī)?nèi)容轉(zhuǎn)引，包括檔正文後的附件內(nèi)容如果選擇的檔是某機(jī)構(gòu)制發(fā)的請(qǐng)示，那麼在這篇檔案檔之後一定要附上上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)這則請(qǐng)示給予的批復(fù)通過(guò)進(jìn)一步瞭解國(guó)家、機(jī)構(gòu)的相關(guān)政策法規(guī)，分清哪些檔案檔應(yīng)該對(duì)外公開，哪些檔案檔需要一定的年限後才能公開，哪些檔案檔不能公開四、會(huì)議簡(jiǎn)介會(huì)議簡(jiǎn)介的內(nèi)容標(biāo)題、前言、正文、附注編寫會(huì)議簡(jiǎn)介的要求分類纂輯，連續(xù)不斷實(shí)事求是，不加評(píng)判結(jié)構(gòu)完整，有所側(cè)重文字簡(jiǎn)練，層次分明五、科技成果彙編科技成果彙編的內(nèi)容科技成果完成單位是否獲獎(jiǎng)及獲獎(jiǎng)等級(jí)科技成果內(nèi)容簡(jiǎn)介關(guān)鍵技術(shù)及其性能指標(biāo)發(fā)現(xiàn)、發(fā)明及其創(chuàng)新點(diǎn)應(yīng)用情況及效果推廣應(yīng)用前景評(píng)審驗(yàn)收情況五、科技成果彙編科技成果彙編的編寫要求成果選擇要全面，同時(shí)要突出重點(diǎn)成果資訊要填寫完整，並能真實(shí)反映科技成果的原貌成果彙編要定期編寫，編寫過(guò)程中要注意保密六、企業(yè)年鑒企業(yè)年鑒概述企業(yè)年鑒的概念企業(yè)年鑒是記錄企業(yè)年度發(fā)展歷史的技術(shù)性編研產(chǎn)品，也是一種新類型的年度企業(yè)史企業(yè)年鑒的功能企業(yè)年度重要數(shù)據(jù)公佈的主要形式；對(duì)外宣傳、展示企業(yè)形象的有力載體企業(yè)年鑒的編寫要求企業(yè)年鑒的內(nèi)容選擇要有特色，突出企業(yè)工作的亮點(diǎn)合理科學(xué)地安排年鑒的結(jié)構(gòu)年鑒內(nèi)容要緊跟企業(yè)發(fā)展圖文並茂，注重裝幀設(shè)計(jì)貼近企業(yè)員工生活七、員工手冊(cè)員工手冊(cè)的內(nèi)容手冊(cè)前言前言包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是在員工手冊(cè)正文之前，可由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理致辭，對(duì)新員工表示誠(chéng)摯歡迎，預(yù)祝事業(yè)成功，並附上親筆簽名，這種致辭會(huì)讓員工備感親切；二是對(duì)這份員工手冊(cè)的目的和效力給予說(shuō)明公司簡(jiǎn)介對(duì)公司進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹的目的是讓員工快速瞭解公司、快速融入公司。這一部分通常包括以下幾個(gè)方面：

公司的價(jià)值觀；

公司的戰(zhàn)略目標(biāo)；

公司業(yè)務(wù)概況介紹；公司的組織架構(gòu)；公司的發(fā)展歷史；公司的企業(yè)文化等手冊(cè)總則一般包括禮儀守則、公共財(cái)產(chǎn)、辦公室安全、人事檔案管理、員工關(guān)係、客戶關(guān)係、供應(yīng)商關(guān)係等條款七、員工手冊(cè)員工手冊(cè)的內(nèi)容行為準(zhǔn)則這部分通常包括以下內(nèi)容：

公司日常行為規(guī)範(fàn)；公司日常工作中的行為規(guī)範(fàn)；對(duì)外業(yè)務(wù)交往中的行為規(guī)範(fàn)；行業(yè)特殊職業(yè)要求政策規(guī)定人事制度、工資待遇、勞動(dòng)紀(jì)律、其他各項(xiàng)制度培訓(xùn)任職聘用考核晉升員工薪酬與福利工作時(shí)間行政管理安全守則手冊(cè)附件七、員工手冊(cè)員工手冊(cè)的編印要求在語(yǔ)言與條款邏輯性方面從語(yǔ)言風(fēng)格上，審核員工手冊(cè)是否與公司宣導(dǎo)的企業(yè)文化相吻合從用詞與表述的方式上，審核員工手冊(cè)的表述是否簡(jiǎn)潔流暢，是否易懂易記從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊(cè)每項(xiàng)內(nèi)容之間的條理性，以及各項(xiàng)內(nèi)容之間表述的邏輯性在手冊(cè)內(nèi)容表述方面重點(diǎn)突出企業(yè)文檔管理機(jī)構(gòu)、人力資源部要通過(guò)與相關(guān)部門的充分溝通，來(lái)調(diào)動(dòng)和發(fā)揮相關(guān)部門的專業(yè)性，豐富員工手冊(cè)的內(nèi)容，並與其共同完成員工手冊(cè)內(nèi)容的草擬前言中的致辭由人力資源部編寫，然後交給總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然後交給總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批、簽字；公司簡(jiǎn)介部分通常交由負(fù)責(zé)對(duì)外形象宣傳的部門負(fù)責(zé)企業(yè)每年要組織人員修改一次員工手冊(cè)，以便與時(shí)俱進(jìn)在手冊(cè)外觀和合法性方面手冊(cè)印刷精美手冊(cè)必須經(jīng)過(guò)公示，得到員工的認(rèn)可第三節(jié)檔案的利用服務(wù)提供閱覽服務(wù)檔案外借服務(wù)制發(fā)檔案複製件舉辦展覽制發(fā)檔案證明諮詢服務(wù)檔案網(wǎng)路服務(wù)一、提供閱覽服務(wù)可供閱覽的檔案範(fàn)圍於一個(gè)組織機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，機(jī)構(gòu)內(nèi)的任何人員都可以閱覽除涉密檔案之外的檔案，而機(jī)構(gòu)外的利用者需要進(jìn)行申請(qǐng)，獲批準(zhǔn)後方可流覽因此文秘人員要根據(jù)其所在組織機(jī)構(gòu)的檔案館（室）藏資源進(jìn)行檔案閱覽範(fàn)圍的劃分，一般情況下涉密檔案和涉及機(jī)構(gòu)重大利益、涉及人員利益的檔案不公開閱覽除了組織機(jī)構(gòu)的檔案之外，檔案閱覽服務(wù)還可以提供其他資料的流覽服務(wù)閱覽室的設(shè)施要求需要考慮以下幾點(diǎn)：閱覽室的選址與環(huán)境閱覽室的配置開闢電子閱覽室電腦輔助管理閱覽室的休閒設(shè)施一、提供閱覽服務(wù)檔案閱覽服務(wù)的注意事項(xiàng)建立健全規(guī)章制度控制閱覽利用範(fàn)圍保護(hù)檔案安全加強(qiáng)電子閱覽管理收集利用資訊回饋二、檔案外借服務(wù)檔案外借服務(wù)的範(fàn)圍在一般情況下檔案不能外借使用，但在某些特殊情況下，為了利用者的工作方便，如黨政領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，或者某些組織必須利用檔案原件作證據(jù)等的利用需要，檔案可以適當(dāng)借至館（室）外使用但是對(duì)於特別珍貴的資料、檔案、古稀文本，以及照片、影片、錄影帶、錄音帶等原件，必須以保護(hù)檔案原件為原則，不能借至館（室）外，而只能提供相應(yīng)的複製件對(duì)借至館（室）外使用的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借檔單位和檔案的形式與種類在借檔單位的控制上，應(yīng)以黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為主而兼顧業(yè)務(wù)部門，以檔案的立檔單位為主而兼顧其他單位，以服務(wù)政法、監(jiān)察機(jī)關(guān)取證為主而兼顧一般性使用二、檔案外借服務(wù)檔案外借服務(wù)的流程機(jī)構(gòu)內(nèi)部外借服務(wù)外借檔案的人員應(yīng)填寫檔案外借申請(qǐng)單，並經(jīng)分管文檔工作的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)後，到檔案管理部門辦理借出手續(xù)外借檔案的人員持獲批申請(qǐng)書到檔案管理機(jī)構(gòu)，填寫檔案外借登記簿後，檔案管理人員可根據(jù)其需求，提供檔案外借服務(wù)借閱人對(duì)所借檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)後，必須在“借出者簽名”欄內(nèi)履行簽收手續(xù)機(jī)構(gòu)以外的外借服務(wù)非檔案形成機(jī)構(gòu)的組織或個(gè)人需要檔案的外借檔案服務(wù)，應(yīng)持有查（借）閱檔案介紹信，寫明利用者的身份、借閱目的、範(fàn)圍和借閱期限等，經(jīng)本組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後方能借出。同時(shí)還要進(jìn)行詳細(xì)的檔案外借登記二、檔案外借服務(wù)檔案外借的規(guī)章制度借出期限檔案外借的時(shí)間不應(yīng)當(dāng)設(shè)置過(guò)長(zhǎng)，特別是非本機(jī)構(gòu)的檔案外借要控制在5~7天以內(nèi)外借檔案的使用要求要嚴(yán)格保證檔案在物質(zhì)和內(nèi)容上的安全借閱範(fàn)圍外借制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定，哪些檔案屬於該機(jī)構(gòu)檔案保管機(jī)構(gòu)外借檔案的範(fàn)圍催還與續(xù)借歸檔檢查效果回饋效果回饋是對(duì)檔案利用者在利用檔案後取得的效果和效益的登記三、制發(fā)檔案複製件制發(fā)檔案複製件的形式提供檔案副本提供檔案摘錄提供電子文檔拷貝制發(fā)檔案複製件的流程利用者提出申請(qǐng)進(jìn)行複製最終審查制發(fā)檔案複製件的注意事項(xiàng)提高檔案複製的品質(zhì)嚴(yán)格控制複製範(fàn)圍四、舉辦展覽展覽準(zhǔn)備選好主題精心選材編排展品和編寫說(shuō)明陳列展出佈置檔案展覽注意事項(xiàng)文字不宜過(guò)多，字型大小不宜太小展板的高度要適中，圖片編排要清晰、明確加大對(duì)展覽檔案的保護(hù)四、舉辦展覽展覽善後處理拓展和延伸宣傳效果對(duì)於已經(jīng)結(jié)束的檔案展覽，可對(duì)其展板或展品進(jìn)行拍攝，留作資料，為下次佈置類似的展覽提供參考拍攝錄影帶，製成專題片，以便在更大範(fàn)圍內(nèi)發(fā)揮宣傳教育作用如果不涉及保密事項(xiàng)，這些加工後的材料完全可以放置於單位的網(wǎng)站上，通過(guò)專門的欄目供本單位員工和社會(huì)公眾流覽保存或歸還展出物品經(jīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)後，佈置的展板若還有繼續(xù)展出的必要，應(yīng)妥善保存，防止損壞，以備下次展出之用。若不必保留，則應(yīng)細(xì)心拆除展品如系原件，經(jīng)仔細(xì)檢查確保完好無(wú)損後，應(yīng)完璧歸趙。展品如系複製品，也應(yīng)在展板拆除後，交有關(guān)部門妥善保存，防止展品的散失乃至洩密事件的發(fā)生對(duì)製作展板的材料也應(yīng)積極穩(wěn)妥地進(jìn)行處理，避免造成資源浪費(fèi)和環(huán)境污染五、制發(fā)檔案證明制發(fā)檔案證明的工作流程利用者提出申請(qǐng)審查申請(qǐng)並編寫證明材料制發(fā)檔案證明制發(fā)檔案證明的要求“引經(jīng)據(jù)典”格式規(guī)範(fàn)六、諮詢服務(wù)諮詢服務(wù)的常見形式解答諮詢指導(dǎo)諮詢電腦遠(yuǎn)程諮詢服務(wù)電子郵件、即時(shí)交流、FAQ(常見問題回答)、表單、BBS

(電子公告板)諮詢服務(wù)的一般步驟接受諮詢查找資訊回復(fù)諮詢建立記錄回饋跟蹤七、檔案網(wǎng)路服務(wù)檔案網(wǎng)路服務(wù)的特點(diǎn)資源多維性資源豐富性服務(wù)便捷性檔案網(wǎng)站服務(wù)的主要內(nèi)容提供檔案線上流覽服務(wù)提供檔案檢索服務(wù)檔案展覽線上諮詢與預(yù)約服務(wù)遠(yuǎn)程檔案資訊服務(wù)七、檔案網(wǎng)路服務(wù)檔案微信公眾號(hào)服務(wù)的主要內(nèi)容檔案資訊發(fā)佈檔案文化資源推廣檔案查詢、預(yù)約與諮詢檔案微博服務(wù)的主要內(nèi)容資訊發(fā)佈與轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)構(gòu)間工作互動(dòng)與業(yè)務(wù)諮詢開展檔案用戶調(diào)研七、檔案網(wǎng)路服務(wù)檔案App服務(wù)的主要內(nèi)容檔案業(yè)務(wù)諮詢與服務(wù)檔案驗(yàn)證服務(wù)數(shù)字檔案資源展示檔案網(wǎng)路服務(wù)的注意事項(xiàng)建立嚴(yán)密的用戶訪問體系設(shè)置醒目的服務(wù)提示注意網(wǎng)上檔案的保護(hù)硬體設(shè)備與資訊內(nèi)容要及時(shí)更新07

文書檔案管理現(xiàn)代化第一節(jié)文檔一體化概述文檔一體化的意義實(shí)現(xiàn)文檔一體化的前提文檔一體化的理論依據(jù)與技術(shù)支持一、文檔一體化的意義文檔一體化的實(shí)現(xiàn)具有重要意義。它使檔案事業(yè)發(fā)生了如下變化：關(guān)注焦點(diǎn)從檔實(shí)體轉(zhuǎn)向檔形成過(guò)程；從注重分散的個(gè)別檔的性質(zhì)和特徵，轉(zhuǎn)向關(guān)注導(dǎo)致檔產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動(dòng)、任務(wù)、事物處理和工作流程；從根據(jù)檔內(nèi)在價(jià)值或研究?jī)r(jià)值進(jìn)行鑒定，轉(zhuǎn)向宏觀鑒定形成者的主要職能、計(jì)畫和活動(dòng)，挑選出反映其主要工作活動(dòng)的檔加以保存；從對(duì)檔實(shí)體的整理、編目和保管，轉(zhuǎn)向根據(jù)資訊系統(tǒng)和形成者在相關(guān)檔之間的有機(jī)聯(lián)繫進(jìn)行整理；檔案館從希望與檔形成機(jī)構(gòu)合作的“懇求”機(jī)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)監(jiān)督形成者及維護(hù)檔案檔活動(dòng)的審計(jì)機(jī)構(gòu)；檔案館建築從檔保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)便於公眾利用各種檔的資訊中心二、實(shí)現(xiàn)文檔一體化的前提加強(qiáng)立法，制定嚴(yán)密的法規(guī)體系制定各類綜合管理標(biāo)準(zhǔn)建立高效的檔案行政管理運(yùn)行機(jī)制提高檔案工作者的素質(zhì)三、文檔一體化的理論依據(jù)與技術(shù)支持檔生命週期理論從檔生命週期理論來(lái)看，檔、檔案只是檔在整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程中的不同階段，其物質(zhì)形態(tài)、資訊內(nèi)容等方面並無(wú)實(shí)質(zhì)性改變。這是實(shí)行文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)電子檔生命週期的特點(diǎn)：以電子檔的價(jià)值形態(tài)為根本劃分準(zhǔn)則電子檔生命週期管理模式確定電子檔生命週期管理模式，需要檔管理部門、檔案部門、資訊技術(shù)部門在充分認(rèn)識(shí)電子檔價(jià)值形態(tài)變化的基礎(chǔ)上，對(duì)電子檔的運(yùn)動(dòng)規(guī)律達(dá)成共識(shí)，從實(shí)際出發(fā)，提出合理的軟體需求分析三、文檔一體化的理論依據(jù)與技術(shù)支持前端控制思想前端控制思想就是將原來(lái)紙質(zhì)檔管理系統(tǒng)中的許多後期階段的控制手段提到了最前端，將傳統(tǒng)理論中對(duì)實(shí)體保管對(duì)象的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔自身及其相關(guān)問題的關(guān)注前端控制是現(xiàn)代檔、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以檔生命週期理論為基礎(chǔ)，把檔從生成到永久保存或銷毀的不同階段視為完整的生命過(guò)程“前端控制是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在檔生成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能儘量在這一階段實(shí)現(xiàn)?！比?、文檔一體化的理論依據(jù)與技術(shù)支持來(lái)源原則來(lái)源原則是檔案工作的基本理論和核心原則，其基本思想是尊重來(lái)源，明確檔案與形成者的聯(lián)繫，從而有力地維護(hù)和保證檔案的原始記錄性從法國(guó)的尊重全宗原則、普魯士的登記室原則、英美的檔案／檔組合思想、德國(guó)的自由來(lái)源原則到蘇聯(lián)和我國(guó)的全宗理論，來(lái)源原則在不同歷史時(shí)期、不同國(guó)家的表現(xiàn)形式略有差別，但都遵循了同一核心思想，即根據(jù)檔案與形成者的來(lái)源聯(lián)繫進(jìn)行整理和分類，建立全宗，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜三、文檔一體化的理論依據(jù)與技術(shù)支持資訊技術(shù)支持文檔一體化的管理需要以技術(shù)作為後盾，文檔管理系統(tǒng)是將檔管理與檔案管理融為一體的平臺(tái)檔管理系統(tǒng)是資訊技術(shù)部門與檔管理部門、檔案管理部門協(xié)同開發(fā)的產(chǎn)物，它利用先進(jìn)的電腦與網(wǎng)路技術(shù)，在機(jī)構(gòu)、組織、部門中建立起相對(duì)獨(dú)立的電子資訊系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)該單位電子檔自生成到最終處置的整個(gè)管理過(guò)程檔案部門介入文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)工作，提出各種細(xì)節(jié)需求，使文檔管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在功能上實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，從而保證檔在生成時(shí)就獲得完善管理，使檔案得到最充分的維護(hù)，可以說(shuō)，文檔管理系統(tǒng)是電子檔實(shí)現(xiàn)文檔一體化的重要工具第二節(jié)文檔管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介文檔管理系統(tǒng)的目標(biāo)文檔管理系統(tǒng)的功能與特點(diǎn)文檔管理系統(tǒng)的模組設(shè)計(jì)文檔管理系統(tǒng)的基本使用方法一、文檔管理系統(tǒng)的目標(biāo)保證電子檔的行政有效性和法律證據(jù)力度確保電子檔最大限度地支持機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)保護(hù)電子檔的完整、真實(shí)與可靠，維護(hù)系統(tǒng)內(nèi)的記錄長(zhǎng)期可讀保證機(jī)構(gòu)內(nèi)外線上檔的檢索和利用保證系統(tǒng)中所存儲(chǔ)的資訊安全、可靠確保系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)符合相應(yīng)法律法規(guī)的要求保護(hù)系統(tǒng)內(nèi)的電子檔中涉及的個(gè)人隱私與知識(shí)產(chǎn)權(quán)確保檔在現(xiàn)行期後的歸檔與線上移交二、文檔管理系統(tǒng)的功能與特點(diǎn)主要功能包括：檔案接收、檔案整理編目、檔案利用、全宗管理、查閱利用、多媒體檔管理、目錄管理、案卷級(jí)檔案管理、卷內(nèi)檔管理、自動(dòng)歸檔處理、數(shù)據(jù)錄入、一鍵掃描、全文錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、網(wǎng)上利用效果智能分析、檔案編輯、光碟打包管理、開放檔案鑒定等兩大特點(diǎn)：全面性連續(xù)性三、文檔管理系統(tǒng)的模組設(shè)計(jì)檔收轉(zhuǎn)系統(tǒng)模組檔管理系統(tǒng)模組資訊利用系統(tǒng)模組資訊安全系統(tǒng)模組四、文檔管理系統(tǒng)的基本使用方法進(jìn)入系統(tǒng)檔歸檔檔案整理與編目目錄級(jí)和案卷級(jí)的整理與編目檔級(jí)的整理與編目其他類型檔的整理與編目文檔的檢索與利用系統(tǒng)設(shè)置第三節(jié)電子檔管理電子檔生成階段的管理電子檔的採(cǎi)集電子檔的傳送電子檔的鑒定電子檔的最終處置大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔管理一、電子檔生成階段的管理對(duì)某份檔命名檔命名的原則唯一性、概括性、關(guān)聯(lián)性、規(guī)範(fàn)性檔命名的注意事項(xiàng)不要使用日期命名、考慮應(yīng)用軟體的限制、區(qū)分好檔案名與網(wǎng)址的關(guān)係和異同、處理好電子檔與其硬拷貝的關(guān)聯(lián)問題對(duì)檔夾命名考慮三個(gè)問題：唯一性、主題性、關(guān)聯(lián)性二、電子檔的採(cǎi)集採(cǎi)集的範(fàn)圍複雜的數(shù)據(jù)類型完整的檔資訊元數(shù)據(jù)的採(cǎi)集機(jī)制文檔管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置採(cǎi)集元數(shù)據(jù)的對(duì)話窗口文檔管理人員可以對(duì)自動(dòng)捕獲完成的元資料項(xiàng)目目進(jìn)行審核與修改，也可以完成那些需要手工錄入的元資料項(xiàng)目目三、電子檔的傳送傳送格式的選擇各機(jī)構(gòu)使用的電腦平臺(tái)與電腦軟體多種多樣，必須充分考慮檔的傳送與讀取，選擇一種規(guī)範(fàn)的文檔格式，使電子檔能實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨軟體的無(wú)障礙流通比如文本檔用PDF格式檔傳送的安全防範(fàn)資訊的安全與保密是一個(gè)涉及面很廣的問題，必須同時(shí)從法規(guī)政策、管理、技術(shù)這三個(gè)層面綜合著手，採(cǎi)取有效措施，方可獲得較為理想的解決四、電子檔的鑒定雙重鑒定思想既要對(duì)檔內(nèi)容的價(jià)值進(jìn)行鑒定，也要對(duì)檔的技術(shù)狀況進(jìn)行鑒定鑒定工作的內(nèi)容真實(shí)性鑒定完整性鑒定可讀性鑒定確定保管期限對(duì)電子檔鑒定過(guò)程的記錄五、電子檔的最終處置銷毀在本機(jī)構(gòu)文檔管理系統(tǒng)內(nèi)長(zhǎng)期保存向檔案部門移交反映了本機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)和基本情況、對(duì)本機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)憑證價(jià)值或其他長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值，或者具有一定社會(huì)價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值的電子檔，應(yīng)由機(jī)構(gòu)定期向檔案管理部門移交機(jī)構(gòu)向檔案管理部門移交檔的過(guò)程就是電子檔歸檔的過(guò)程六、大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔管理大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔管理的主要矛盾海量資訊存量與精準(zhǔn)資訊需求的矛盾資訊開放、共用與資訊隱私、安全的矛盾大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔管理環(huán)節(jié)的革新嚴(yán)控歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證及時(shí)歸檔規(guī)範(fàn)檔存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，保證科學(xué)整序轉(zhuǎn)變鑒定工作重點(diǎn)，重視資訊安全合理引入雲(yún)計(jì)算技術(shù)，謹(jǐn)慎進(jìn)行備份操作六、大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔管理大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔管理保障的完善督促相關(guān)人員更新管理意識(shí)依據(jù)組織情況制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則加強(qiáng)資源投入和結(jié)構(gòu)完善03

檔的整理與歸檔第一節(jié)檔整理與歸檔工作概述檔整理與歸檔的概念和內(nèi)容檔整理與歸檔工作的意義檔整理工作的原則一、檔整理與歸檔的概念和內(nèi)容檔的整理與歸檔，就是依據(jù)歸檔制度的要求，將處?kù)读銇y狀態(tài)的檔材料（包括紙質(zhì)檔和電子檔），進(jìn)行分類、組卷（件）、排列、編目等，組成有序體系後向檔案部門移交的工作過(guò)程從整理工作的環(huán)節(jié)和程式來(lái)看，檔整理的內(nèi)容主要包括：分類、組卷（件）、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)檔還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子檔還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集等）從檔整理歸檔工作性質(zhì)來(lái)看，可概括為系統(tǒng)化工作和基本編目工作兩個(gè)部分二、檔整理與歸檔工作的意義檔整理是檔案整理的前提檔整理是文檔管理的重要基本建設(shè)檔整理是開發(fā)檔案資訊資源的重要基礎(chǔ)檔整理歸檔是把分散的檔集中保存的重要手段歸檔是檔轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)誌三、檔整理工作的原則充分尊重和沿用原有的整理方法保持檔之間的歷史聯(lián)繫檔在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式方面的聯(lián)繫便於保管和利用第二節(jié)檔整理歸檔的範(fàn)圍機(jī)關(guān)檔整理歸檔的範(fàn)圍企業(yè)檔整理歸檔的範(fàn)圍一、機(jī)關(guān)檔整理歸檔的範(fàn)圍需要整理歸檔的檔範(fàn)圍本機(jī)關(guān)的檔“紅頭”檔及其輔助檔會(huì)議檔材料本機(jī)關(guān)單位內(nèi)部管理及業(yè)務(wù)檔對(duì)外活動(dòng)材料專案檔材料撤銷機(jī)構(gòu)形成的檔材料徵集的檔材料反映本單位基本歷史面貌的檔一、機(jī)關(guān)檔整理歸檔的範(fàn)圍需要整理歸檔的檔範(fàn)圍上級(jí)機(jī)關(guān)的檔上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬於本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)並要執(zhí)行的檔上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要材料黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人大代表、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄影等材料對(duì)外活動(dòng)材料代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬的並被採(cǎi)用的檔的最後草稿和印本上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的檔等下級(jí)機(jī)關(guān)的檔下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要工作計(jì)畫、總結(jié)、報(bào)告、典型材料、報(bào)表、預(yù)決算及法規(guī)性備案檔直屬機(jī)關(guān)報(bào)送的重要科技管理性檔材料一、機(jī)關(guān)檔整理歸檔的範(fàn)圍需要整理歸檔的檔範(fàn)圍同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文雖不是本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)檔有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本機(jī)關(guān)工作形成的重要檔與本機(jī)關(guān)聯(lián)繫、協(xié)商工作的重要來(lái)往檔一、機(jī)關(guān)檔整理歸檔的範(fàn)圍不需要整理歸檔的檔範(fàn)圍本機(jī)關(guān)不需要整理歸檔的檔範(fàn)圍重份檔無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性檔未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的未生效檔，電報(bào)草稿，一般性檔的歷次修改稿（重要法規(guī)性檔定稿除外），鉛印檔的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最後定稿除外）從正式檔、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)，詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來(lái)信機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的檔材料本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的檔材料為參考目的從各方面收集的檔材料一、機(jī)關(guān)檔整理歸檔的範(fàn)圍不需要整理歸檔的檔範(fàn)圍來(lái)自上級(jí)機(jī)關(guān)不需要整理歸檔的檔範(fàn)圍上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的檔上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的普發(fā)性供參閱的檔材料及工作參考的抄件上級(jí)單位徵求意見未定稿的檔來(lái)自下級(jí)機(jī)關(guān)不需要整理歸檔的檔範(fàn)圍下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的檔材料越級(jí)抄送的一般的、不需要辦理的檔材料下級(jí)機(jī)關(guān)抄報(bào)備案的一般性檔材料來(lái)自同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)不需要整理歸檔的檔範(fàn)圍參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議，不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的檔材料不相隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的檔材料二、企業(yè)檔整理歸檔的範(fàn)圍依據(jù)《企業(yè)檔材料歸檔範(fàn)圍和檔案保管期限規(guī)定》（

國(guó)家檔案局10號(hào)令），企業(yè)檔整理歸檔範(fàn)圍包括以下18大類：本企業(yè)設(shè)立、變更、解散過(guò)程的檔材料；本企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成及變更等方面的檔材料；本企業(yè)資本登記、資本變動(dòng)、融資的檔材料；本企業(yè)資產(chǎn)管理的檔材料；本企業(yè)總經(jīng)理辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)的檔材料；本企業(yè)召開的工作會(huì)議、專題會(huì)議的檔材料；本企業(yè)承辦的大型展覽會(huì)、博覽會(huì)、論壇、學(xué)術(shù)會(huì)議、國(guó)際性會(huì)議的檔材料；有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士檢查、視察、調(diào)研本企業(yè)工作時(shí)形成的檔、工作彙報(bào)、錄音錄影等檔材料；二、企業(yè)檔整理歸檔的範(fàn)圍依據(jù)《企業(yè)檔材料歸檔範(fàn)圍和檔案保管期限規(guī)定》（

國(guó)家檔案局10號(hào)令），企業(yè)檔整理歸檔範(fàn)圍包括以下18大類：本企業(yè)向有關(guān)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告，以及有關(guān)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管單位的批復(fù)、批示；本企業(yè)收到的有關(guān)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管單位等相關(guān)機(jī)構(gòu)制發(fā)的檔材料；本企業(yè)與金融機(jī)構(gòu)、仲介機(jī)構(gòu)及其他組織和個(gè)人來(lái)往的檔材料；直屬單位、所屬和控股企業(yè)的請(qǐng)示、報(bào)告、函與本企業(yè)的批復(fù)、復(fù)函等檔材料；本企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、建設(shè)專案（

含境外專案）管理、企業(yè)管理、資本經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、物資管理、產(chǎn)品與服務(wù)業(yè)務(wù)管理、市場(chǎng)開發(fā)與行銷、產(chǎn)品與服務(wù)銷售管理、售後服務(wù)管理、客戶資訊、信譽(yù)、統(tǒng)計(jì)等管理工作的檔材料；二、企業(yè)檔整理歸檔的範(fàn)圍依據(jù)《企業(yè)檔材料歸檔範(fàn)圍和檔案保管期限規(guī)定》（

國(guó)家檔案局10號(hào)令），企業(yè)檔整理歸檔範(fàn)圍包括以下18大類：本企業(yè)生產(chǎn)組織、品質(zhì)管理、能源管理、設(shè)備管理、安全、環(huán)保、計(jì)量管理、科技管理、資訊化管理、標(biāo)準(zhǔn)、圖書情報(bào)等管理工作的檔材料；企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人力資源、文秘、機(jī)要、檔案、保密、保衛(wèi)、綜合治理、信訪、外事、風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)控與審計(jì)、社會(huì)責(zé)任、基本建設(shè)管理等管理工作的檔材料；本企業(yè)黨、團(tuán)、工會(huì)等黨群工作的檔材料；本企業(yè)其他事務(wù)管理檔材料，如企業(yè)接待工作計(jì)畫、方案，重要來(lái)賓有關(guān)的照片、錄音、錄影、題詞、講話、批示等，企業(yè)住房出售、出租等檔材料，企業(yè)文化建設(shè)檔材料等；各種非紙質(zhì)載體、介質(zhì)及實(shí)物形式的檔材料。第三節(jié)檔的分類檔分類概述分類的一般方法複式分類法的選擇分類方案的編制一、檔分類概述分類的概念檔分類，就是把立檔單位所形成的檔，按照檔形成的領(lǐng)域範(fàn)疇、時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容和形式上的聯(lián)繫，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成有機(jī)的體系分類的意義分類是保持檔有機(jī)聯(lián)繫的重要舉措分類是後續(xù)整理環(huán)節(jié)有序開展的基本前提分類的優(yōu)化可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件分類的基本要求從檔的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合檔的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)繫具有思想性、客觀性、科學(xué)性、邏輯性、實(shí)用性二、分類的一般方法時(shí)間分類法按檔的產(chǎn)生時(shí)間分類，分年度分類法和時(shí)期分類法年度分類法:根據(jù)檔形成的年度將全宗內(nèi)檔案分成若干類別的方法時(shí)期分類法:把檔按照立檔單位在發(fā)展變化過(guò)程中形成的不同時(shí)期或階段分類，而在較長(zhǎng)的階段內(nèi)又可按年度分類整理年度分類法有需要特殊處理的幾種情況:一個(gè)檔有多個(gè)時(shí)間:以檔簽發(fā)日期確定檔的所屬年度跨年度檔:如果是收文以落款日期為準(zhǔn)；發(fā)文則以檔簽發(fā)的年度為準(zhǔn)；內(nèi)部檔以定稿時(shí)間為準(zhǔn)跨年度的來(lái)往檔，放入關(guān)係最密切的年度檔的形成年度與檔內(nèi)容針對(duì)年度不一致時(shí)，傳統(tǒng)的立卷方法以內(nèi)容的針對(duì)年度為準(zhǔn)，而新的分類方案統(tǒng)一採(cǎi)用檔的形成年度歸檔對(duì)同一個(gè)事由的跨年度檔，往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔幾份檔作為一件時(shí)，“件”的年度歸屬以排在最前面的檔的日期為準(zhǔn)專業(yè)年度檔二、分類的一般方法來(lái)源分類法組織機(jī)構(gòu)分類法:根據(jù)立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)類和歸類確定分類層次:大多數(shù)單位，在按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，只要分到第一層即可確定類別排序:各類的次序可按照單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)固有的排序規(guī)定或習(xí)慣上的順序來(lái)排列檔的歸類:如果檔涉及幾個(gè)機(jī)構(gòu)，則應(yīng)當(dāng)有統(tǒng)一規(guī)定，以便將檔合理地歸入相應(yīng)的類別，從而利於查找利用作者分類法:按制發(fā)文件作者的名義，即簽署、制發(fā)文件的組織或個(gè)人來(lái)分類通信者分類法:按立檔單位有來(lái)往通信關(guān)係的機(jī)構(gòu)或個(gè)人分類，其中收文按作者分類，發(fā)文存本和原稿按收件者分類二、分類的一般方法內(nèi)容分類法問題分類法按照檔內(nèi)容所說(shuō)明的問題對(duì)檔案檔進(jìn)行分類，以保持內(nèi)容相同或相近檔之間的聯(lián)繫，避免或減少同類問題檔分散的現(xiàn)象實(shí)物分類法按檔內(nèi)容所涉及的實(shí)物類型進(jìn)行分類，如石油、煤炭、糧食、木材等，也可以看作是某種意義上的問題分類地理分類法按檔內(nèi)容所涉及的地理區(qū)域進(jìn)行分類，如可分為華北、東北、西南，或北京、山東、湖南等二、分類的一般方法形式分類法形式分類法即按檔檔案的形式、形態(tài)特徵進(jìn)行分類的方法。具體有三種形式:按檔種類分類、按載體形態(tài)分類、按形狀規(guī)格分類保管期限分類法保管期限分類法就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔檔進(jìn)行分類三、複式分類法的選擇歸檔檔整理主要採(cǎi)用以下複式分類法：保管期限—年度分類法，即先將歸檔檔按保管期限分類，每個(gè)保管期限分類下按年度分類，這種分類適合小單位。此種分類法的盒號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)保管期限—年度—問題分類法，即先將應(yīng)歸檔檔材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限分類下按年度分類，再在年度分類下按問題分類。此種分類法適合檔數(shù)量特別多的單位?？蓪⒈締挝簧舷录?jí)、同級(jí)及不相隸屬單位有密切聯(lián)繫的材料組合在一起，如針對(duì)同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文和複文等。此種分類法的盒號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，同一個(gè)問題從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)三、複式分類法的選擇歸檔檔整理主要採(cǎi)用以下複式分類法：保管期限—年度—組織機(jī)構(gòu)分類法，即先將應(yīng)歸檔檔材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限分類下按年度分類，再在年度分類下按組織機(jī)構(gòu)分類。此種分類法適合組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定且以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位。此種分類法的盒號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，同一個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)問題—年度—保管期限分類法，即先將歸檔檔按問題分類，每個(gè)問題分類下按年度分類，再在年度分類下按保管期限分類。此種分類法只適用於以問題作為一級(jí)類目的企業(yè)單位和高等院校。此種分類法的盒號(hào)編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一問題下、同一年度內(nèi)，同一保管期限內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)三、複式分類法的選擇歸檔檔整理主要採(cǎi)用以下複式分類法：年度—保管期限分類法，即先將歸檔檔按年度分類，每個(gè)年度分類下按保管期限分類。此種分類法一般是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦理，銀行等企業(yè)採(cǎi)用較多。此種分類法的盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)與此類似還有組織機(jī)構(gòu)—年度—保管期限分類法，組織機(jī)構(gòu)—保管期限—年度分類法等，在此不一一列舉四、分類方案的編制分類方案是指機(jī)關(guān)檔案部門在一年的實(shí)際檔沒有形成以前，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)測(cè)該年可能形成的檔，按照檔整理的原則要求和方法，事先擬制出來(lái)的歸卷?xiàng)l目分類方案的編制應(yīng)在對(duì)本機(jī)關(guān)的檔深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上完成，調(diào)查內(nèi)容有：檔作者、時(shí)間、檔種類、檔字型大小、地區(qū)、通信者、載體、使用價(jià)值等機(jī)關(guān)常用檔種類、數(shù)量，各種檔利用率、利用角度，機(jī)關(guān)對(duì)於文檔工作的有關(guān)規(guī)定與要求等內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置特點(diǎn)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)特點(diǎn)與外機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)往來(lái)等四、分類方案的編制機(jī)關(guān)單位傳統(tǒng)的分類方案主要是為立卷提供指導(dǎo)的，所以亦稱立卷類目、歸卷?xiàng)l目、案卷?xiàng)l目立卷類目一般由以下三者組成：類（類別）：是綜合概括歸卷檔材料的類屬名稱，檔材料的類別劃分有兩種方法：一是按工作性質(zhì)分類；二是按組織機(jī)構(gòu)分類目（條款）：是類名之下按照立卷要求和方法概括出來(lái)的一組檔的總標(biāo)題，標(biāo)題一般由作者、內(nèi)容和文種組成，擬制條款應(yīng)當(dāng)注意：應(yīng)該按照立卷特徵來(lái)擬制條款；應(yīng)當(dāng)照顧到檔的不同保存價(jià)值號(hào)（條款順序號(hào)）：條目排列的規(guī)則：方針政策性的、領(lǐng)導(dǎo)指示性的檔排在前面，其次是綜合類條目，再次是反映具體內(nèi)容和業(yè)務(wù)的條目第四節(jié)歸檔檔的整理《歸檔檔整理規(guī)則》概述歸檔檔整理的方法與步驟一、《歸檔檔整理規(guī)則》概述《歸檔檔整理規(guī)則》的特點(diǎn)簡(jiǎn)化實(shí)行檔級(jí)管理簡(jiǎn)化“件”目錄簡(jiǎn)化裝訂簡(jiǎn)化封面簡(jiǎn)化相容兼顧電腦和手工兩種管理方式靈活條款規(guī)定具有一定的靈活性，能適用於各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織一、《歸檔檔整理規(guī)則》概述《歸檔檔整理規(guī)則》的術(shù)語(yǔ)與定義歸檔檔歸檔檔是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的檔材料，包括紙質(zhì)檔和電子檔材料整理整理是指將歸檔檔以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等，使之有序化的過(guò)程。件歸檔檔的整理單位，即以“件”為單位。檔號(hào)在歸檔檔整理過(guò)程中編制的一組字元代碼，以體現(xiàn)歸檔檔的類別和排列順序二、歸檔檔整理的方法與步驟紙質(zhì)歸檔檔整理的方法與步驟二、歸檔檔整理的方法與步驟紙質(zhì)歸檔檔整理的方法與步驟件的確定件的固定檔修整檔排序裝訂檔編寫頁(yè)碼檔分類檔排列同一事由的歸檔檔排列;按檔形成先後順序或重要程度排列不同事由按形成時(shí)間的先後順序或重要程度或共同屬性排列會(huì)議材料和成套性檔集中排列對(duì)具有保存價(jià)值，但因特殊原因未及時(shí)歸檔的零散件，可排在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一保管期限的最後，或與相關(guān)的某件歸檔檔裝訂成一件，並在檔條目備註欄和備考表中加以說(shuō)明二、歸檔檔整理的方法與步驟紙質(zhì)歸檔檔整理的方法與步驟檔蓋章編號(hào)檔編目二、歸檔檔整理的方法與步驟紙質(zhì)歸檔檔整理的方法與步驟填寫備考表檔裝盒和填寫檔案盒二、歸檔檔整理的方法與步驟歸檔電子檔整理的方法與步驟歸檔電子檔的整理件的組織、分類、排列、編號(hào)、編目，與紙質(zhì)歸檔檔的要求和方法基本相似，但電子檔可以由系統(tǒng)生成歸檔章式樣或直接以條碼等形式在歸檔檔上進(jìn)行標(biāo)識(shí)此外，歸檔電子檔整理時(shí)，應(yīng)遵循電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性等管理原則，因此在對(duì)歸檔電子檔進(jìn)行組件時(shí)，需要對(duì)電子檔進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織對(duì)歸檔電子檔的存儲(chǔ)，根據(jù)歸檔電子檔重要程度以及整理和利用的需要，選擇線上、近線、離線、異地、異質(zhì)和分級(jí)存儲(chǔ)等技術(shù)和方式，進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)選擇安全性和穩(wěn)定性很好的存儲(chǔ)設(shè)備第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目檔的整理專案檔整理的特點(diǎn)建設(shè)專案檔的整理大型活動(dòng)專案檔的整理科研專案檔的整理一、專案檔整理的特點(diǎn)以專案為基本分類單元依據(jù)專案生命期各階段整理檔專案檔的收集、整理、歸檔、移交與專案同步進(jìn)行二、建設(shè)專案檔的整理建設(shè)專案檔整理的責(zé)任分工專案準(zhǔn)備階段：建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理專案前期檔以及設(shè)備、工藝和涉外檔；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察和設(shè)計(jì)檔，並按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)檔專案施工階段：專案實(shí)行總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包專案全部檔的收集、積累、整理，並提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包專案的全部檔，專案監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累專案監(jiān)理檔專案試運(yùn)行階段：試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的檔：專案器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承建專案在器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的檔二、建設(shè)專案檔的整理建設(shè)專案檔整理的方法與步驟組卷專案、單元、分項(xiàng)工程組卷法階段、專業(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法問題組卷法時(shí)間組卷法檔案名稱組卷法來(lái)源組卷法對(duì)於大型複雜的建設(shè)專案，在按專案階段組卷的基礎(chǔ)上，還可以根據(jù)需要進(jìn)一步細(xì)分管理性檔。按問題、時(shí)間或?qū)０敢罁?jù)和基礎(chǔ)、竣工驗(yàn)收檔組卷勘察設(shè)計(jì)材料和專案設(shè)計(jì)檔。按專案或?qū)I(yè)組卷專案施工檔。按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷專案竣工圖。按建築、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷檢查驗(yàn)收記錄、品質(zhì)評(píng)定及原材料試驗(yàn)檔。按單項(xiàng)工程、單位工程組卷設(shè)備檔。按專業(yè)、臺(tái)件等組卷監(jiān)理檔。按文種組卷二、建設(shè)專案檔的整理建設(shè)專案檔整理的方法與步驟卷內(nèi)檔的排列如果建設(shè)專案檔材料組成一卷，則按階段或工序排列如果一個(gè)建設(shè)專案的所有文檔按階段—問題、階段—專業(yè)、階段—問題組成多卷，則管理性檔按問題、時(shí)間或重要程度排列，施工檔按管理、依據(jù)、建築、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列，設(shè)備檔按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙時(shí)，文字材料在前、圖紙?jiān)卺峋韮?nèi)純?yōu)槲淖植牧蠒r(shí)，整體上按專案進(jìn)度即時(shí)間順序來(lái)排列裝訂成本、印刷成冊(cè)的材料一般不拆散重新排列卷內(nèi)檔編號(hào)編號(hào)範(fàn)圍位置編號(hào)工具二、建設(shè)專案檔的整理建設(shè)專案檔整理的方法與步驟填寫卷內(nèi)檔目錄卷內(nèi)備考表填寫案卷裝訂整卷裝訂單份檔裝訂案卷封面和脊背的編制案卷封面的主要內(nèi)容:案卷標(biāo)題、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號(hào)和案卷題名或關(guān)鍵字三、大型活動(dòng)專案檔的整理責(zé)任分工及整理歸檔範(fàn)圍大型活動(dòng)的主辦單位、承辦單位或組建的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)指定專職、兼職專案文檔管理人員，以保證單位大型活動(dòng)的檔收集、整理、歸檔工作順利開展重大活動(dòng)材料的歸檔範(fàn)圍主要包括：報(bào)告、方案、計(jì)畫、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題詞、會(huì)議材料、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、宣傳報(bào)導(dǎo)、紀(jì)念冊(cè)等各種紙質(zhì)檔材料及其電子檔錄音帶、錄影帶、照片、磁片、光碟、膠片等材料有紀(jì)念意義的憑證性和標(biāo)誌性實(shí)物，包括活動(dòng)標(biāo)誌、證件、證書、獎(jiǎng)盃、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗等其他具有保存利用價(jià)值的材料三、大型活動(dòng)專案檔的整理整理的步驟與方法組卷專案組卷法階段組卷法類型組卷法機(jī)構(gòu)組卷法排序卷內(nèi)檔編號(hào)填寫卷內(nèi)檔目錄、卷內(nèi)備考表和案卷封面案卷裝訂或裝盒四、科研專案檔的整理科研專案檔形成特點(diǎn)專案完成週期長(zhǎng)短不一涉及的環(huán)節(jié)多形成的來(lái)源廣科研專案檔整理的內(nèi)容及方法組卷排序卷內(nèi)檔編號(hào)填寫卷內(nèi)檔目錄、備考表和案卷封面案卷裝訂第六節(jié)單位內(nèi)檔的歸檔歸檔的概念建立健全歸檔制度的必要性和意義歸檔制度的內(nèi)容檔案室對(duì)檔歸檔的組織工作一、歸檔的概念歸檔就是指各單位的檔處理部門或業(yè)務(wù)部門及檔工作者，將工作、生產(chǎn)活動(dòng)中形成並辦理完畢的檔進(jìn)行整理後，定期移交給單位檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程簡(jiǎn)單地講，就是按照國(guó)家規(guī)定把歸檔檔移交給單位檔案部門集中保存的過(guò)程它是文書處理程式的終點(diǎn)，也是檔案工作的起點(diǎn)二、建立健全歸檔制度的必要性和意義必要性單位檔的歸檔，是單位文書或檔工作的最後一環(huán)，也是人們將辦理完畢的檔作為檔案保存起來(lái)的第一個(gè)重要關(guān)口為了保證歸檔檔的齊全完整，必須建立本單位的歸檔制度歸檔制度是單位檔處理部門或業(yè)務(wù)部門做好檔歸檔工作，及時(shí)、科學(xué)地移交檔的重要依據(jù)，同時(shí)也是檔案部門取得檔案，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本單位歸檔工作的必要手段意義建立健全歸檔制度，是單位檔案室做好收集工作的關(guān)鍵建立健全歸檔制度，是為國(guó)家積累檔案財(cái)富的重要保證三、歸檔制度的內(nèi)容歸檔範(fàn)圍《機(jī)關(guān)檔材料歸檔範(fàn)圍和文書檔案保管期限規(guī)定》於2006年12月18日公佈，在這一檔中有詳細(xì)規(guī)定。各單位可根據(jù)這一檔精神，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本單位的檔材料歸檔與不歸檔的範(fàn)圍，使收集工作有章可循、有據(jù)可依，從而讓本單位的收集工作制度化、規(guī)範(fàn)化確定歸檔和不歸檔範(fàn)圍時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：把握歸檔的重點(diǎn)，應(yīng)該以反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔為主凡屬本單位歸檔範(fàn)圍的檔材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位檔案室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔本單位對(duì)應(yīng)歸檔檔的流轉(zhuǎn)資訊也要一併歸檔。本單位應(yīng)歸檔檔中，有檔發(fā)文稿紙、檔處理單的，應(yīng)與檔正本、定稿一併歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容歸檔時(shí)間依據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《企業(yè)檔案工作規(guī)範(fàn)》等規(guī)範(fàn)性檔，文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、專案檔案、教學(xué)檔案、特殊載體檔案等都有特定的歸檔時(shí)間文書檔案的歸檔時(shí)間一般是在檔形成後第二年的上半年，即在次年6月底以前向檔案部門移交大型活動(dòng)專案檔在活動(dòng)結(jié)束後1~2個(gè)月內(nèi)歸檔；企業(yè)業(yè)務(wù)專案、科研專案在其專案鑒定2~3歸檔；基建專案檔材料在專案竣工後或財(cái)務(wù)決算後2~3個(gè)月內(nèi)歸檔；週期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔會(huì)計(jì)檔材料在會(huì)計(jì)年度終了後由財(cái)會(huì)部門保管一年，然後向單位檔案室歸檔教學(xué)檔案應(yīng)在次學(xué)年寒假前歸檔電子檔邏輯歸檔即時(shí)歸檔，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)檔歸檔時(shí)間一致三、歸檔制度的內(nèi)容歸檔案卷的品質(zhì)要求組卷要求：內(nèi)容齊全