公司合同保管管理制度

公司合同保管管理制度一、概述公司作為一個法人實體，在經營活動中與眾多的合作方簽訂了各種合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同等等。這些合同是公司經營的重要依據，也是公司權利和義務的體現，因此，公司必須對合同進行規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化的保管和管理。二、合同保管的范圍和要求合同保管的范圍應包括所有涉及公司經濟活動的合同，包括采購、銷售、租賃、服務、勞務等各種類型的合同。合同保管的具體要求如下：1.統(tǒng)一編號：所有合同應有唯一的合同編號，并建立電子和紙質合同檔案。2.分級保管：根據合同重要性，紙質檔案應分級保管。3.合同備份：根據公司的備份策略，經過掃描將紙質合同轉化為電子合同，并在備份設備上存儲備份。4.合同出借使用：合同禁止私人用途，嚴禁向外借出。5.合同注銷：在合同結束或到期后及時進行注銷處理，注銷后將紙質公章、財務會計章銷毀或存檔。三、合同管理流程合同檔案管理應遵循以下流程：1.合同簽訂當一份合同被簽訂時，應當按照制度執(zhí)行，由法務部門或專責崗位進行備案，并建立所屬項目檔案及相關聯單證文件。相關人員應對合同的重要條款進行解讀、審核和確認。2.合同存儲合同紙質原本或掃描電子文檔應根據保密等級存放在指定的保險柜內，由專業(yè)管理人員進行單獨保管。對于重要合同，公司應當采取保全或銀行托管等措施進行保管。3.合同備份公司應根據合同備份策略，進行掃描備份。將紙質合同轉為電子合同，并進行多重備份存儲，確保合同完整性和安全性。4.合同查閱合同存儲在保險柜內，紙質文件應由專業(yè)人員進行查閱。電子文件由授權人員通過系統(tǒng)進行查閱，查看合同應嚴格按職責權限執(zhí)行。5.合同注銷當合同到期、完成或解除時，應由專業(yè)人員進行注銷處理。對于紙質合同，應銷毀或存檔公章、財務會計章及掃描件，確保合同不會被復制和濫用。四、合同管理系統(tǒng)建設公司應當建立合同管理系統(tǒng)，實現合同檔案的電子管理，并配備相應的網絡安全技術保障合同數據的保護。合同管理系統(tǒng)應當實現以下功能：合同存儲：實現合同文檔的檔案保存、備份、檢索和更新。合同審批：實現合同審批的流程、人員和權限設置，確保合同相關部門之間的協(xié)同工作。合同提醒：實現電子合同的到期提醒、超期提醒，并可設置預警閾值和時間。合同查詢：實現對合同的智能查詢功能，包括合同編號、合同名稱、合同類型、合同金額等指標的查詢。合同統(tǒng)計：實現合同統(tǒng)計分析功能，包括合同金額、合同期限、合同數量等指標的統(tǒng)計分析。五、風險提示在合同管理中，存在以下潛在的風險：紙質合同遺失：由于管理不善、泄密等原因，導致紙質合同遺失或損毀。電子合同安全風險：合同存儲在電子設備上，存在病毒攻擊、黑客攻擊以及技術故障等風險。合同備份不規(guī)范：如備份存儲不規(guī)范或備份策略不完善等，可能導致數據備份丟失、數據覆蓋等問題。合同管理流程不規(guī)范：合同管理流程不規(guī)范，可能導致合同出錯或者延誤時間開展業(yè)務。六、總結建立科學的合同管理制度可以有效規(guī)范公司的經營活動、保證合同的完整性