XX公司視頻會議系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理辦法

PAGE6XX公司視頻會議系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理辦法為發(fā)揮視頻會議系統(tǒng)在XX公司管理工作中的作用，規(guī)范視頻會議系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)程序，解決使用過程中出現(xiàn)的問題，確保視頻會議的正常穩(wěn)定運(yùn)行，發(fā)揮視頻會議系統(tǒng)的作用，現(xiàn)制定XX公司視頻會議管理辦法，內(nèi)容如下：一、技術(shù)管理要求：網(wǎng)絡(luò)管理云南分公司視頻會議系統(tǒng)與集團(tuán)公司之間所使用的是廣域網(wǎng)作為傳輸鏈路，通過日常維護(hù)確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)線路及交換設(shè)備的完好正常。IP管理視頻會議系統(tǒng)終端的ip是由集團(tuán)公司的進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃的，該IP不能隨意更改。該IP地址在局域網(wǎng)內(nèi)要唯一，不能與其他局域網(wǎng)內(nèi)計(jì)算機(jī)IP沖突。設(shè)備管理視頻會議系統(tǒng)及相關(guān)配套的網(wǎng)絡(luò)、音響、視頻等設(shè)施要納入日常維護(hù)巡檢，確保處于正常運(yùn)行狀態(tài)。視頻終端開機(jī)的情況下，禁止手動搬動設(shè)備；為避免回聲嘯叫，電視機(jī)或音箱的音量不應(yīng)太大；麥克風(fēng)距離音箱不應(yīng)太近；二、布置規(guī)范要求需按集團(tuán)公司要求統(tǒng)一視頻會議室布置，會場的布置應(yīng)莊重、簡潔，體現(xiàn)企業(yè)的精神風(fēng)貌。會場布置參照下圖：說明：１、背投/等離子電視２、主攝像頭３、標(biāo)識牌４、麥克風(fēng)５、標(biāo)識背景墻召開視頻會議時(shí)，與會代表全部面向攝像機(jī)坐在臺下座位上。會場調(diào)試后的畫面參照下圖，如有特殊要求另行通知。分會場視頻畫面圖示具體要求：攝像頭攝像機(jī)架設(shè)在座席正前方，正面拍攝參會人員，需對照本地畫面認(rèn)真調(diào)試，攝像鏡頭的視角要精心調(diào)整，從正前方稍上角度拍攝，禁止側(cè)面拍攝或過高、過低角度拍攝。調(diào)整合格后，應(yīng)固定攝像機(jī)位置，避免臨時(shí)更改位置。顯示設(shè)備會場前方設(shè)置背投或等離子電視等顯示設(shè)備，顯示設(shè)備應(yīng)為兩臺，一臺顯示集團(tuán)主會場傳送的畫面，另一臺顯示當(dāng)?shù)貢霎嬅?。?biāo)牌會場要將本單位的標(biāo)識分別設(shè)置在第一排桌前中間位置，桌前標(biāo)識牌的大小為800mm×350mm。背景墻會議室背景墻上單位的標(biāo)識根據(jù)墻面大小確定。燈光要求會場照明條件良好，光線從參會人員正面前上方照射，保證人像面部清晰，禁止逆光拍攝。視頻會議室建議使用三基色燈管，且保證光線充足。攝像機(jī)對面或側(cè)面有窗戶的會場應(yīng)使用遮光窗簾，避免高亮度的太陽光造成圖像蒼白。音響會場音響設(shè)備應(yīng)保證滿足視頻會議要求，保證雙向的語音清晰洪亮，揚(yáng)聲器和麥克風(fēng)應(yīng)避免嘯叫和回聲。聲音調(diào)試好后應(yīng)記錄相關(guān)配置狀態(tài)，做到下次會議時(shí)調(diào)試快速到位。三、會議要求會議準(zhǔn)備會議預(yù)約，每天及時(shí)關(guān)注主辦部門所下發(fā)的會議通知，根據(jù)會議要求需提前確定并進(jìn)行相關(guān)會議準(zhǔn)備事宜。會議正式開會前1小時(shí)，正式調(diào)試。配合集團(tuán)公司主會場完成分公司分會場音視頻會議信號的調(diào)試，在開會前1小時(shí)打開設(shè)備，接收主會場的呼叫，并進(jìn)行調(diào)試；正式開會前10分鐘完成調(diào)試，設(shè)備一旦開啟不允許隨意關(guān)斷、重啟。如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告集團(tuán)公司主會場，消除故障，確保會議效果。重大會議需提前調(diào)試的，聯(lián)調(diào)時(shí)間以會議通知為準(zhǔn)。會議進(jìn)行期間，值機(jī)人員必須堅(jiān)守崗位，不得離開。要密切注視系統(tǒng)運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)異常要及時(shí)與集團(tuán)公司主會場聯(lián)系，及時(shí)采取措施予以處理，保證會議正常進(jìn)行。秩序要求管理好會場秩序，參會人員應(yīng)集中就座在攝像頭可視區(qū)域。在沒有事先通知發(fā)言的情況下，會場的麥克風(fēng)在調(diào)試完成后應(yīng)處于靜音狀態(tài)，需要會場發(fā)言時(shí)再將麥克風(fēng)開啟，保證會議效果。四、管理要求管理職責(zé)要求明確責(zé)任人。視頻會議系統(tǒng)管理運(yùn)行保障技術(shù)人員應(yīng)保障設(shè)備的正常運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)暢通等。視頻會議使用過程中，由于技術(shù)保障人員操作達(dá)不到要求而影響會議正常進(jìn)行的，將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。日常維護(hù)要求定期對視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行例行維護(hù)，包含整個系統(tǒng)線路、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)設(shè)備等。設(shè)備及系統(tǒng)維護(hù)注意事項(xiàng)(1)、機(jī)器內(nèi)有交流220V高壓部件，不得擅自打開機(jī)殼，以免發(fā)生觸電危險(xiǎn)。(2)、設(shè)備電源在工作時(shí)會發(fā)熱，因此要保持工作環(huán)境的良好通風(fēng)，以免緯度過高而損壞機(jī)器。(3)、陰雨潮濕天氣或長時(shí)間不使用時(shí)，需關(guān)閉設(shè)備電源總閘。(4)、非專業(yè)人士許可，不得師徒拆開設(shè)備機(jī)箱，不得私自維修，以免發(fā)生意外或加重設(shè)備損壞程度。(5)、不得將花瓶、花盆、杯子、化妝品、液體等放在操作臺上，避免設(shè)備受潮。(6)、清潔時(shí)需先將插頭拔離插座后再進(jìn)行，可用濕布清潔，切不能使用液體或酒精清潔劑。（7）、不要堵塞投影機(jī)上的通風(fēng)槽和通風(fēng)開孔，保持投影機(jī)在使用過程中良好的通風(fēng)環(huán)境。(8)、長時(shí)間不用投影機(jī)，需拔下其電源插頭。(9)、每兩年清洗一次投影機(jī)內(nèi)部。(10)、如果有雷雨，不能觸摸電源插頭，否則可能會引起觸電。(11)、不能使電源插座負(fù)擔(dān)過重，連線或插座超負(fù)荷工作可能會引起火災(zāi)或漏電。二〇一九年三月

附件1：雙屏顯示連接方式在視頻會議設(shè)備實(shí)現(xiàn)雙屏顯示的實(shí)現(xiàn)方式:在POLYCOM128上實(shí)現(xiàn)雙屏顯示的連接模式如下圖：注：上圖中“主顯示設(shè)備”用于顯示遠(yuǎn)端會場圖像輸出的設(shè)備，“第二路顯示設(shè)備”用于顯示本端會場圖像輸出的設(shè)備。在POLYCOM6000上實(shí)現(xiàn)雙屏顯示的連接模式如下圖：注：上圖中“系統(tǒng)S-Video輸出”用于顯示遠(yuǎn)端會場圖像輸出的設(shè)備，“附加顯示接頭”用于顯示本端會場圖像輸出的設(shè)備（需要單獨(dú)購買連接線纜）。在POLYCOM4000上實(shí)現(xiàn)雙屏顯示的連接模式如下圖：注：上圖中“主顯示”用于顯示遠(yuǎn)端會場圖像輸出的設(shè)備，“第二路顯示”用于顯示本端會場圖像輸出的設(shè)備。在POLYCOM7000E上實(shí)現(xiàn)雙屏顯示的連接模式如下圖：注：上圖中“系統(tǒng)S-Video輸出（用于主監(jiān)視器）”用于顯示遠(yuǎn)端會場圖像輸出的設(shè)備，“系統(tǒng)S-Video輸出（用于附加S視頻監(jiān)視器）”用于顯示本端會場圖像輸出的設(shè)備。附件2：視頻會議系統(tǒng)管理人員備案表視頻會議系統(tǒng)管理人員備案表 視頻會議系統(tǒng)管理