文書檔案目錄數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目與著錄要求

附件1

：文書檔案目錄數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目與著錄要求一、文書檔案目錄數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目及著錄要求1、文書檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目及著錄要求序號(hào)著錄項(xiàng)目著錄要求1檔案館代碼依據(jù)《編制全國(guó)檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則》賦予的代號(hào)著錄。2案卷級(jí)檔號(hào)案卷級(jí)檔號(hào)的結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)。3全宗號(hào)著錄檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)，其中第一位代表全宗屬性，用漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，后三位代表全宗順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“X001”或“1001”。4目錄號(hào)目錄號(hào)是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。有兩種標(biāo)識(shí)方法，一種是以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，可按不同時(shí)間，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置，如“003”；另一種是由歸檔年度、保管期限代碼2部分組合構(gòu)成，由4位阿拉伯?dāng)?shù)字及1位英文字母組成?！癥”、”C”分別代表永久、長(zhǎng)期，如“1960Y”、“1970C”。5案卷號(hào)案卷號(hào)用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。案卷號(hào)不足3位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“039”。若有之一、之二卷，則在案卷號(hào)后用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，加“（）’。如“123(2)”表示123號(hào)卷的第二卷。6題名著錄能準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)主要文件責(zé)任者、內(nèi)容及文種的詞組與文字。案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過于冗長(zhǎng)，一般應(yīng)重新擬寫，將原題名修改好后再著錄。7責(zé)任者當(dāng)責(zé)任者為機(jī)關(guān)團(tuán)體時(shí)，著錄單位全稱或不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱，如“中國(guó)共產(chǎn)黨江西省委員會(huì)”可簡(jiǎn)稱為“中共江西省委”；不應(yīng)簡(jiǎn)稱為“省委”；“南昌市財(cái)政局”不應(yīng)簡(jiǎn)稱“市財(cái)政局”；責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，最多著錄三個(gè)責(zé)任者，各責(zé)任者之間以“；”號(hào)相隔。無責(zé)任者時(shí)或責(zé)任者無法考證時(shí)，著錄三個(gè)“囗”號(hào)。8起始時(shí)間案卷內(nèi)成文最早的文件形成時(shí)間。由8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1～4位數(shù)表示年度，第5～6位數(shù)表示月份，第7～8位數(shù)表示日期，如19500128。9終止時(shí)間案卷內(nèi)成文最晚的文件形成時(shí)間。著錄格式同上。10保管期限根據(jù)案卷實(shí)際保管期限著錄，分為“永久”、“長(zhǎng)期”兩種。11頁數(shù)著錄案卷內(nèi)文件總頁數(shù)。12控制符凡控制使用的檔案著錄漢字“控制”，開放檔案著錄漢字“開放”。若一個(gè)案卷內(nèi)有一份檔案為控制使用，則該案卷著錄為控制使用。13密級(jí)密級(jí)是文件保密程度的等級(jí),按GB／T7156-1987《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》將文獻(xiàn)保密等級(jí)劃分為六個(gè)等級(jí):公開、國(guó)內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密。密級(jí)一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的文件，應(yīng)著錄新的密級(jí)，公開級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)可不著錄。14備注著錄案卷中需解釋、補(bǔ)充說明的事項(xiàng)。2、文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目及著錄要求（適用于文書立卷改革前文書檔案）序號(hào)著錄項(xiàng)目著錄要求1檔案館代碼依據(jù)《編制全國(guó)檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則》賦予的代號(hào)著錄。2文件級(jí)檔號(hào)文件級(jí)檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-起始頁號(hào)。3全宗號(hào)著錄檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)，其中第一位代表全宗屬性，用漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，后三位代表全宗順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“X001”或“1001”。4目錄號(hào)目錄號(hào)是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。有兩種標(biāo)識(shí)方法，一種是以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，可按不同時(shí)間，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置，如“003”；另一種是由歸檔年度、保管期限代碼2部分組合構(gòu)成，由4位阿拉伯?dāng)?shù)字及1位英文字母組成。“Y”、”C”分別代表永久、長(zhǎng)期，如“1960Y”、“1970C”。5案卷號(hào)案卷號(hào)用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。案卷號(hào)不足3位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“039”。若有之一、之二卷，則在案卷號(hào)后用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，加“（）’。如“123(2)”表示123號(hào)卷的第二卷。6起始頁號(hào)起始頁號(hào)是指一份文件的首頁在卷內(nèi)的頁號(hào)，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足3位的，前面用“0”補(bǔ)足。7責(zé)任者機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者著錄單位全稱或不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱；有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，居于首位的及立檔單位自身必須著錄。會(huì)議文件未署責(zé)任者的，一般以會(huì)議主辦單位為責(zé)任者。個(gè)人責(zé)任者只著錄姓名。多個(gè)責(zé)任者之間用“；”號(hào)隔開。8文件編號(hào)文件編號(hào)照原文著錄。有多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，立檔單位的文件編號(hào)必須著錄并置于首位；著錄多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，中間用“；”隔開。9題名照原文著錄。如原文沒有題名或原題名不能反映文件主要內(nèi)容時(shí)，應(yīng)重?cái)M題名，并用“[]”括起置于原題名之后。10附件著錄附件題名。有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐一著錄各附件題名，附件題名之間用“；”隔開。11文件時(shí)間著錄文件的形成時(shí)間，由8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如某文件形成時(shí)間為1956年2月18日，應(yīng)著錄為19560218。12稿本稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本依據(jù)實(shí)際情況著錄為草稿、定稿、手稿、正本、副本、試行本、修訂本等。13控制符14密級(jí)密級(jí)是文件保密程度的等級(jí),按GB／T7156-1987《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》將文獻(xiàn)保密等級(jí)劃分為六個(gè)等級(jí):公開、國(guó)內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)