畢業(yè)生檔案管理制度全范文

第頁(yè)共頁(yè)畢業(yè)生檔案管理制度全范文畢業(yè)生檔案管理制度第一章總則第一條目的為了規(guī)范畢業(yè)生檔案管理工作，確保畢業(yè)生信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并便于及時(shí)查詢(xún)和利用，根據(jù)院校、學(xué)院的相關(guān)規(guī)定，制定本檔案管理制度。第二條依據(jù)和適用范圍本檔案管理制度依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》及院校、學(xué)院有關(guān)文件，適用于學(xué)院全體學(xué)生的畢業(yè)生檔案的管理。第三條定義1.畢業(yè)生：指已經(jīng)完成學(xué)業(yè)的學(xué)生。2.畢業(yè)生檔案：指學(xué)生進(jìn)入學(xué)院導(dǎo)向組織實(shí)行學(xué)籍管理后，直至離?；?qū)W校拍攝完畢業(yè)照片的所有文書(shū)、資料、檔案文件以及相關(guān)信息的有關(guān)材料。第四條檔案管理原則1.審慎性原則：對(duì)畢業(yè)生檔案的處理應(yīng)遵循慎重審查、合情合理的原則。2.全面性原則：對(duì)畢業(yè)生檔案的管理工作應(yīng)包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用和保密等方面。3.法律性原則：對(duì)畢業(yè)生檔案的管理應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和學(xué)校的規(guī)定。第二章檔案收集第五條檔案收集職責(zé)學(xué)院畢業(yè)生檔案工作由學(xué)院檔案管理員負(fù)責(zé)，在教務(wù)處檔案管理員的指導(dǎo)和監(jiān)督下完成。第六條檔案資料1.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)院檔案管理員應(yīng)向?qū)W生收集以下檔案資料：入學(xué)報(bào)到材料、學(xué)生照片、學(xué)籍表、各類(lèi)評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、學(xué)習(xí)、生活等方面的材料、就業(yè)信息等。2.學(xué)生離校時(shí)，學(xué)院檔案管理員應(yīng)向?qū)W生收集以下檔案資料：離校手續(xù)、回執(zhí)等。第七條檔案整理1.學(xué)院檔案管理員應(yīng)對(duì)收集到的畢業(yè)生檔案資料進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.學(xué)院檔案管理員應(yīng)制作出檔案目錄，并進(jìn)行編號(hào)和歸檔，確保檔案定位準(zhǔn)確和便于管理。第三章檔案存儲(chǔ)第八條存儲(chǔ)設(shè)施學(xué)院檔案管理員應(yīng)將畢業(yè)生檔案存放在密封的存儲(chǔ)設(shè)施中，確保檔案的安全和完整。存儲(chǔ)設(shè)施應(yīng)具備防火、防潮、防塵、防蛀等功能。第九條存儲(chǔ)要求1.存儲(chǔ)設(shè)施中的檔案應(yīng)按照年份和學(xué)生姓名的順序存儲(chǔ)，方便后續(xù)查詢(xún)和利用。2.檔案應(yīng)根據(jù)重要性和緊急程度劃分存儲(chǔ)區(qū)域，確保急需的檔案能夠迅速調(diào)取。3.對(duì)于一些重要的檔案資料，應(yīng)采取備份措施，防止遺失或損毀。第四章檔案利用第十條查詢(xún)與使用權(quán)限1.只有學(xué)院檔案管理員和相關(guān)工作人員具有查詢(xún)和使用檔案的權(quán)限，其他人員未經(jīng)授權(quán)不得隨意查閱和利用檔案資料。2.學(xué)院檔案管理員和相關(guān)工作人員在查詢(xún)和使用檔案時(shí)，應(yīng)遵循檔案保密的原則，不得泄露檔案信息。第十一條檔案借閱1.學(xué)院檔案管理員可以根據(jù)教學(xué)、科研等需要，借閱學(xué)生檔案，但必須書(shū)面申請(qǐng)，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.學(xué)院檔案管理員應(yīng)在借閱檔案時(shí)，制作借閱記錄，確保借閱檔案的安全和可追溯性。第十二條檔案利用和統(tǒng)計(jì)分析1.學(xué)院檔案管理員可以根據(jù)學(xué)院的需要，對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行利用和統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)院的發(fā)展提供參考和依據(jù)。2.學(xué)院檔案管理員在利用和統(tǒng)計(jì)分析畢業(yè)生檔案時(shí)，應(yīng)遵循信息保密的原則，不得泄露個(gè)人隱私和學(xué)院機(jī)密。第五章檔案保密第十三條檔案保密1.學(xué)院檔案管理員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案的保密工作，確保學(xué)生個(gè)人信息的安全和保密。2.學(xué)院檔案管理員和相關(guān)工作人員在處理檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校和學(xué)院的有關(guān)保密規(guī)定，不得將檔案資料泄露給任何未經(jīng)授權(quán)的人員。第十四條檔案保密責(zé)任1.學(xué)院檔案管理員應(yīng)對(duì)畢業(yè)生檔案的保密工作負(fù)有主要責(zé)任，必須確保檔案的安全和完整。2.學(xué)院檔案管理員和相關(guān)工作人員在處理檔案時(shí)，應(yīng)簽訂保密責(zé)任書(shū)，并接受相應(yīng)的培訓(xùn)。第六章法律和違規(guī)處理第十五條法律責(zé)任對(duì)于故意篡改、泄露檔案資料的，根據(jù)相關(guān)法律和法規(guī)追究法律責(zé)任。第十六條違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的學(xué)院檔案管理員和相關(guān)工作人員，將給予相應(yīng)的處罰，包括警告、記過(guò)、降級(jí)等。第七章附則第十七條本制