淺談信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化(投稿)

PAGE2PAGE5淺談信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化作者：謝明生工作單位：湖南信息職業(yè)技術(shù)學院人事處

郵編：410200聯(lián)系電話手）8086188（辦）內(nèi)容摘要：在信息化浪潮的沖擊下，企業(yè)的文檔工作有了新的歷史使命和發(fā)展要求。本文淺析了信息化環(huán)境下企業(yè)文檔一體化的內(nèi)涵，特征，及存在的問題，并就開展一體化工作的必要條件和策略，作了闡述。關(guān)鍵詞：文檔一體化；信息化；企業(yè)文檔信息信息化已成為現(xiàn)代企業(yè)全面提升市場競爭力的發(fā)展戰(zhàn)略。企業(yè)文檔信息是企業(yè)重要的信息資源。大亞灣核電站總經(jīng)理評價核電站運行情況時曾說過：“大亞灣核電站所以能長期安全、優(yōu)質(zhì)、高效，是因為有三大支柱：一是擁有一流的人才；二是擁有世界上先進的技術(shù)設(shè)備；三是擁有一個優(yōu)秀的文件檔案管理系統(tǒng)?！彼盐臋n管理列為企業(yè)安全、優(yōu)質(zhì)、高效的三大支柱之一。[1]所以加強對現(xiàn)行企業(yè)文檔工作的研究，是具有非常重要的現(xiàn)實意義的。一、信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化的研究價值(一)、文檔一體化體現(xiàn)了當前我國企業(yè)文檔工作的改革趨勢我國早在20世紀70年代就開始了對“文檔一體化”的研究，并于90年代后期形成熱點。但是，學者們研究的重點似乎更傾向于機關(guān)文檔一體化。實際上，企業(yè)文檔一體化早已悄然展開。從上世紀50年代開始，很大一部分具有現(xiàn)行性的企業(yè)科技文件，被劃入檔案范疇，稱為科技檔案。隨著我國社會主義建設(shè)事業(yè)日新月異的發(fā)展，于是又有更多的遍及各行各業(yè)的相當一部分現(xiàn)行期比較長的專業(yè)性、業(yè)務(wù)性文件也被劃入檔案的行列，被稱為業(yè)務(wù)檔案或?qū)ｉT性檔案。不管該文件是否處于現(xiàn)行期，一律按檔案管理標準進行處理。其實，這種把企業(yè)重要文件按檔案標準超前管理的做法，與國外流行的“大文件”思想不謀而合，也就具有了文檔一體化的實質(zhì)。經(jīng)過一定時期的發(fā)展，企業(yè)的文檔一體化在改革開放之際正式被提出來，并很快引起了檔案學界和企業(yè)改革家的注意。與此前相比，這次顯然前進了一大步。文檔一體化在廣大企業(yè)反映強烈，也折射出市場經(jīng)濟對我國企業(yè)管理理念的影響。企業(yè)實行文檔一體化，可以裁減冗員，精簡企業(yè)機構(gòu)設(shè)置，提高辦事效率等，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，具有非常重要的意義。隨著社會的發(fā)展，到了20世紀90年代中后期，在信息化浪潮的沖擊下，企業(yè)文檔一體化有了更高的標準要求。由于企業(yè)已逐步成為自主經(jīng)營，自負盈虧，自我約束的法人實體。企業(yè)的生產(chǎn)資料、技術(shù)信息、資金、勞動力、產(chǎn)品等都要直接面對市場，這就使企業(yè)不能只以生產(chǎn)為中心，還要全力以赴地抓經(jīng)營管理和開拓市場，以求生存和發(fā)展，在這種情況下，企業(yè)經(jīng)營管理的情報、信息、文檔工作將呈現(xiàn)繽紛多彩的多元化局面，其比重和地位也將日益突出，在一些企業(yè)甚至還起主導作用。實行文檔一體化，不僅確保文檔信息在企業(yè)活動中發(fā)揮重要作用，還能順應(yīng)企業(yè)改革潮流，促進企業(yè)發(fā)展。（二）、電子文檔的本質(zhì)特征決定了文檔一體化的必然性電子文檔是信息化的產(chǎn)物。據(jù)2003年國家統(tǒng)計局統(tǒng)計，全國95%的大中型企業(yè)，78%的小型企業(yè)，65%的政府機關(guān)利用網(wǎng)絡(luò)辦公。但是電子文檔本身所具有與其它載體文件所不同的本質(zhì)特征，主要體現(xiàn)在“電子文檔信息的數(shù)字化”和“電子文檔對元數(shù)據(jù)的依賴性”兩個方面。[4]如果不以檔案管理的角度對這些元數(shù)據(jù)加以保存和重視，那么就會使電子文檔進入檔案階段產(chǎn)生兩個無法解決的問題：一是由于元數(shù)據(jù)的丟失而無法使文檔重現(xiàn)，從而無法提供利用；二是由于元數(shù)據(jù)的不完整，即使文檔能夠再現(xiàn)為人們利用，它已經(jīng)再也無法起到憑證作用。如此看來，維護電子文檔的元數(shù)據(jù)對于其后檔案管理階段是至關(guān)重要的一環(huán)。電子文檔其生命運動過程基本上分為產(chǎn)生，現(xiàn)行和檔案三階段，元數(shù)據(jù)主要產(chǎn)生于其形成和現(xiàn)行階段。所以，為了維護電子文檔的憑證作用和利用價值，我們需要文檔一體化管理。（三）信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化的理論依據(jù)與技術(shù)支持80年代中后期傳入我國的文件生命周期理論作為西方檔案學的重要基石，揭示了文件、檔案管理內(nèi)在規(guī)律，成為文檔一體化管理的重要理論基礎(chǔ)。文檔一體化的研究學者們幾乎毫不例外地承認了文件生命周期理論的價值，認為它“從理論的方向為我國文檔一體化提供了可供借鑒和參考的總體上的構(gòu)想和框架”。在文件生命周期理論的基礎(chǔ)上，不少學者提出了“大文件”理論，認為文件為“組織或個人處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料，是人類記錄，傳遞、存儲信的問題。建議國家檔案局成立文檔信息上網(wǎng)安全管理機構(gòu)，用行政手段對上網(wǎng)文檔信息的安全進行強制管理。在加強檔案行政管理的同時，企業(yè)內(nèi)部各部門也需要加強合作。一般情況下，秘書部門在組織實施文檔一體化中應(yīng)起到主導作用，檔案、技術(shù)和其它部門給予積極配合。在統(tǒng)一指揮、分工協(xié)作的基礎(chǔ)上，各司其職，通過共同努力保證文檔一體化的順利實施。（二）、規(guī)范文檔一體化管理的標準及法規(guī)體系1．制定各類管理標準。在信息化環(huán)境下，進行文檔一體化管理，必定涉及到許多尖端科學技術(shù)。如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，監(jiān)控技術(shù)，加密技術(shù)等。由于這些技術(shù)處于最前沿的研究領(lǐng)域，變化發(fā)展非常快，且經(jīng)常交叉滲透到其它學科范圍內(nèi)，為這些技術(shù)建立一套合理的標準體系十分必要，但有不少困難。前文提到了國家檔案局領(lǐng)導下的一些研究成果，可是遠遠不夠。希望更多的技術(shù)部門、科研部門參與進來，加快研究速度。另外，要充分發(fā)揮各部門協(xié)調(diào)配合的整體效果，將文檔管理的各項工作規(guī)范化、標準化，形成一個有機整體。這樣才有可能遵照國家標準規(guī)范來統(tǒng)一管理，使各類文件管理系統(tǒng)都可能和檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密銜接起來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；且每一個行業(yè)系統(tǒng)還應(yīng)該根據(jù)自身的特點制定出一個統(tǒng)一的標準。如：文件材料的收集范圍、分類及標號、檔案價值的鑒定及保管期限的確定都要有統(tǒng)一的標準。2．加強立法，制定嚴密的法規(guī)體系。只有通過法律才能賦予“前端控制”的權(quán)力。在信息化環(huán)境下，電子文件的法律效力，網(wǎng)絡(luò)安全問題等都需要法律從根本上解決。在電子文件管理系統(tǒng)中，電子文件的產(chǎn)生流動，維護等環(huán)節(jié)涉及眾多人員，關(guān)系到方方面面，要將這些多向，絮亂的要素系統(tǒng)化，進行有效的排列組合，關(guān)鍵在于法規(guī)體系是否完善。（三）、信息化環(huán)境下企業(yè)實施文檔一體化需要高素質(zhì)的人才體制的落后，機構(gòu)職能的不明確，嚴重影響著文檔一體化的發(fā)展。但構(gòu)成文檔一體化發(fā)展桎梏的是文檔一體化管理人才的嚴重缺乏。在信息化環(huán)境下，這一問題顯得更加突出。現(xiàn)代企業(yè)的人員配備有少而精的特點，一崗多職，一專多能的現(xiàn)象非常普遍，如果沒有一支適應(yīng)該環(huán)境下進行企業(yè)文檔管理的“復(fù)合型”人才隊伍，就很難實現(xiàn)以新的服務(wù)思想，服務(wù)框架和服務(wù)模式為基礎(chǔ)的文檔一體化工作。對信息化環(huán)境下企業(yè)文檔工作中出現(xiàn)的新問題以及文檔部門在企業(yè)中所承擔的新角色，現(xiàn)代企業(yè)對文檔工作人員素質(zhì)的要求亦相應(yīng)提高。除已具備現(xiàn)代企業(yè)管理的基本知識和嫻熟的專業(yè)知識外，還要有一定的思想政治政策水平，有與國際同步發(fā)展的觀念意識和理論，能夠熟練運用外語，并掌握了計算機操作，數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)庫建立和管理，網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，樹立符合時代要求的市場觀念，競爭觀念，法制觀念，信息觀念以及職業(yè)道德觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)文檔工作的重大變化。但當前文檔工作隊伍的整體素質(zhì)與信息化的發(fā)展要求有較大差距，尤其短缺計算機管理文檔的“復(fù)合型”人才。目前，不少大中專院校研究生班、本科班、?？瓢嘁约岸逃?、再教育學習班都開辦了檔案學綜合教育課程，為造就這樣一支適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)文檔信息管理的“復(fù)合型”人才隊伍提供了一定的客觀條件。當然還需要企業(yè)主管的主觀努力和支持才行。比如企業(yè)主管可否以新的方式、新的觀念全方位發(fā)展、培養(yǎng)、選拔該類型人才，不斷嘗試采用新的模式高效率地使用和