淺談信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化(投稿)

PAGE2PAGE5淺談信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化作者：謝明生工作單位：湖南信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處

郵編：410200聯(lián)系電話手）8086188（辦）內(nèi)容摘要：在信息化浪潮的沖擊下，企業(yè)的文檔工作有了新的歷史使命和發(fā)展要求。本文淺析了信息化環(huán)境下企業(yè)文檔一體化的內(nèi)涵，特征，及存在的問(wèn)題，并就開(kāi)展一體化工作的必要條件和策略，作了闡述。關(guān)鍵詞：文檔一體化；信息化；企業(yè)文檔信息信息化已成為現(xiàn)代企業(yè)全面提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的發(fā)展戰(zhàn)略。企業(yè)文檔信息是企業(yè)重要的信息資源。大亞灣核電站總經(jīng)理評(píng)價(jià)核電站運(yùn)行情況時(shí)曾說(shuō)過(guò)：“大亞灣核電站所以能長(zhǎng)期安全、優(yōu)質(zhì)、高效，是因?yàn)橛腥笾е阂皇菗碛幸涣鞯娜瞬?；二是擁有世界上先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備；三是擁有一個(gè)優(yōu)秀的文件檔案管理系統(tǒng)?！彼盐臋n管理列為企業(yè)安全、優(yōu)質(zhì)、高效的三大支柱之一。[1]所以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)行企業(yè)文檔工作的研究，是具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義的。一、信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化的研究?jī)r(jià)值(一)、文檔一體化體現(xiàn)了當(dāng)前我國(guó)企業(yè)文檔工作的改革趨勢(shì)我國(guó)早在20世紀(jì)70年代就開(kāi)始了對(duì)“文檔一體化”的研究，并于90年代后期形成熱點(diǎn)。但是，學(xué)者們研究的重點(diǎn)似乎更傾向于機(jī)關(guān)文檔一體化。實(shí)際上，企業(yè)文檔一體化早已悄然展開(kāi)。從上世紀(jì)50年代開(kāi)始，很大一部分具有現(xiàn)行性的企業(yè)科技文件，被劃入檔案范疇，稱為科技檔案。隨著我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)日新月異的發(fā)展，于是又有更多的遍及各行各業(yè)的相當(dāng)一部分現(xiàn)行期比較長(zhǎng)的專業(yè)性、業(yè)務(wù)性文件也被劃入檔案的行列，被稱為業(yè)務(wù)檔案或?qū)ｉT(mén)性檔案。不管該文件是否處于現(xiàn)行期，一律按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理。其實(shí)，這種把企業(yè)重要文件按檔案標(biāo)準(zhǔn)超前管理的做法，與國(guó)外流行的“大文件”思想不謀而合，也就具有了文檔一體化的實(shí)質(zhì)。經(jīng)過(guò)一定時(shí)期的發(fā)展，企業(yè)的文檔一體化在改革開(kāi)放之際正式被提出來(lái)，并很快引起了檔案學(xué)界和企業(yè)改革家的注意。與此前相比，這次顯然前進(jìn)了一大步。文檔一體化在廣大企業(yè)反映強(qiáng)烈，也折射出市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)我國(guó)企業(yè)管理理念的影響。企業(yè)實(shí)行文檔一體化，可以裁減冗員，精簡(jiǎn)企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置，提高辦事效率等，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，具有非常重要的意義。隨著社會(huì)的發(fā)展，到了20世紀(jì)90年代中后期，在信息化浪潮的沖擊下，企業(yè)文檔一體化有了更高的標(biāo)準(zhǔn)要求。由于企業(yè)已逐步成為自主經(jīng)營(yíng)，自負(fù)盈虧，自我約束的法人實(shí)體。企業(yè)的生產(chǎn)資料、技術(shù)信息、資金、勞動(dòng)力、產(chǎn)品等都要直接面對(duì)市場(chǎng)，這就使企業(yè)不能只以生產(chǎn)為中心，還要全力以赴地抓經(jīng)營(yíng)管理和開(kāi)拓市場(chǎng)，以求生存和發(fā)展，在這種情況下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的情報(bào)、信息、文檔工作將呈現(xiàn)繽紛多彩的多元化局面，其比重和地位也將日益突出，在一些企業(yè)甚至還起主導(dǎo)作用。實(shí)行文檔一體化，不僅確保文檔信息在企業(yè)活動(dòng)中發(fā)揮重要作用，還能順應(yīng)企業(yè)改革潮流，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。（二）、電子文檔的本質(zhì)特征決定了文檔一體化的必然性電子文檔是信息化的產(chǎn)物。據(jù)2003年國(guó)家統(tǒng)計(jì)局統(tǒng)計(jì)，全國(guó)95%的大中型企業(yè)，78%的小型企業(yè)，65%的政府機(jī)關(guān)利用網(wǎng)絡(luò)辦公。但是電子文檔本身所具有與其它載體文件所不同的本質(zhì)特征，主要體現(xiàn)在“電子文檔信息的數(shù)字化”和“電子文檔對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性”兩個(gè)方面。[4]如果不以檔案管理的角度對(duì)這些元數(shù)據(jù)加以保存和重視，那么就會(huì)使電子文檔進(jìn)入檔案階段產(chǎn)生兩個(gè)無(wú)法解決的問(wèn)題：一是由于元數(shù)據(jù)的丟失而無(wú)法使文檔重現(xiàn)，從而無(wú)法提供利用；二是由于元數(shù)據(jù)的不完整，即使文檔能夠再現(xiàn)為人們利用，它已經(jīng)再也無(wú)法起到憑證作用。如此看來(lái)，維護(hù)電子文檔的元數(shù)據(jù)對(duì)于其后檔案管理階段是至關(guān)重要的一環(huán)。電子文檔其生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程基本上分為產(chǎn)生，現(xiàn)行和檔案三階段，元數(shù)據(jù)主要產(chǎn)生于其形成和現(xiàn)行階段。所以，為了維護(hù)電子文檔的憑證作用和利用價(jià)值，我們需要文檔一體化管理。（三）信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化的理論依據(jù)與技術(shù)支持80年代中后期傳入我國(guó)的文件生命周期理論作為西方檔案學(xué)的重要基石，揭示了文件、檔案管理內(nèi)在規(guī)律，成為文檔一體化管理的重要理論基礎(chǔ)。文檔一體化的研究學(xué)者們幾乎毫不例外地承認(rèn)了文件生命周期理論的價(jià)值，認(rèn)為它“從理論的方向?yàn)槲覈?guó)文檔一體化提供了可供借鑒和參考的總體上的構(gòu)想和框架”。在文件生命周期理論的基礎(chǔ)上，不少學(xué)者提出了“大文件”理論，認(rèn)為文件為“組織或個(gè)人處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料，是人類記錄，傳遞、存儲(chǔ)信的問(wèn)題。建議國(guó)家檔案局成立文檔信息上網(wǎng)安全管理機(jī)構(gòu)，用行政手段對(duì)上網(wǎng)文檔信息的安全進(jìn)行強(qiáng)制管理。在加強(qiáng)檔案行政管理的同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)也需要加強(qiáng)合作。一般情況下，秘書(shū)部門(mén)在組織實(shí)施文檔一體化中應(yīng)起到主導(dǎo)作用，檔案、技術(shù)和其它部門(mén)給予積極配合。在統(tǒng)一指揮、分工協(xié)作的基礎(chǔ)上，各司其職，通過(guò)共同努力保證文檔一體化的順利實(shí)施。（二）、規(guī)范文檔一體化管理的標(biāo)準(zhǔn)及法規(guī)體系1．制定各類管理標(biāo)準(zhǔn)。在信息化環(huán)境下，進(jìn)行文檔一體化管理，必定涉及到許多尖端科學(xué)技術(shù)。如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，監(jiān)控技術(shù)，加密技術(shù)等。由于這些技術(shù)處于最前沿的研究領(lǐng)域，變化發(fā)展非?？?，且經(jīng)常交叉滲透到其它學(xué)科范圍內(nèi)，為這些技術(shù)建立一套合理的標(biāo)準(zhǔn)體系十分必要，但有不少困難。前文提到了國(guó)家檔案局領(lǐng)導(dǎo)下的一些研究成果，可是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。希望更多的技術(shù)部門(mén)、科研部門(mén)參與進(jìn)來(lái)，加快研究速度。另外，要充分發(fā)揮各部門(mén)協(xié)調(diào)配合的整體效果，將文檔管理的各項(xiàng)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，形成一個(gè)有機(jī)整體。這樣才有可能遵照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)統(tǒng)一管理，使各類文件管理系統(tǒng)都可能和檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口緊密銜接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；且每一個(gè)行業(yè)系統(tǒng)還應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)制定出一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。如：文件材料的收集范圍、分類及標(biāo)號(hào)、檔案價(jià)值的鑒定及保管期限的確定都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。2．加強(qiáng)立法，制定嚴(yán)密的法規(guī)體系。只有通過(guò)法律才能賦予“前端控制”的權(quán)力。在信息化環(huán)境下，電子文件的法律效力，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題等都需要法律從根本上解決。在電子文件管理系統(tǒng)中，電子文件的產(chǎn)生流動(dòng)，維護(hù)等環(huán)節(jié)涉及眾多人員，關(guān)系到方方面面，要將這些多向，絮亂的要素系統(tǒng)化，進(jìn)行有效的排列組合，關(guān)鍵在于法規(guī)體系是否完善。（三）、信息化環(huán)境下企業(yè)實(shí)施文檔一體化需要高素質(zhì)的人才體制的落后，機(jī)構(gòu)職能的不明確，嚴(yán)重影響著文檔一體化的發(fā)展。但構(gòu)成文檔一體化發(fā)展桎梏的是文檔一體化管理人才的嚴(yán)重缺乏。在信息化環(huán)境下，這一問(wèn)題顯得更加突出?，F(xiàn)代企業(yè)的人員配備有少而精的特點(diǎn)，一崗多職，一專多能的現(xiàn)象非常普遍，如果沒(méi)有一支適應(yīng)該環(huán)境下進(jìn)行企業(yè)文檔管理的“復(fù)合型”人才隊(duì)伍，就很難實(shí)現(xiàn)以新的服務(wù)思想，服務(wù)框架和服務(wù)模式為基礎(chǔ)的文檔一體化工作。對(duì)信息化環(huán)境下企業(yè)文檔工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題以及文檔部門(mén)在企業(yè)中所承擔(dān)的新角色，現(xiàn)代企業(yè)對(duì)文檔工作人員素質(zhì)的要求亦相應(yīng)提高。除已具備現(xiàn)代企業(yè)管理的基本知識(shí)和嫻熟的專業(yè)知識(shí)外，還要有一定的思想政治政策水平，有與國(guó)際同步發(fā)展的觀念意識(shí)和理論，能夠熟練運(yùn)用外語(yǔ)，并掌握了計(jì)算機(jī)操作，數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)庫(kù)建立和管理，網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，樹(shù)立符合時(shí)代要求的市場(chǎng)觀念，競(jìng)爭(zhēng)觀念，法制觀念，信息觀念以及職業(yè)道德觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)文檔工作的重大變化。但當(dāng)前文檔工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)與信息化的發(fā)展要求有較大差距，尤其短缺計(jì)算機(jī)管理文檔的“復(fù)合型”人才。目前，不少大中專院校研究生班、本科班、?？瓢嘁约岸逃?xùn)、再教育學(xué)習(xí)班都開(kāi)辦了檔案學(xué)綜合教育課程，為造就這樣一支適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)文檔信息管理的“復(fù)合型”人才隊(duì)伍提供了一定的客觀條件。當(dāng)然還需要企業(yè)主管的主觀努力和支持才行。比如企業(yè)主管可否以新的方式、新的觀念全方位發(fā)展、培養(yǎng)、選拔該類型人才，不斷嘗試采用新的模式高效率地使用和