人力資源服務(wù)公司人事檔案查（借）閱管理辦法

2-1-人力資源服務(wù)公司人事檔案查（借）閱管理辦法第一條為加強(qiáng)冷月人力資源服務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“冷月”）人事檔案管理工作的規(guī)范性、專業(yè)性，提高科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和利用人事檔案，更好地服務(wù)企業(yè)、服務(wù)員工，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律、法規(guī)的規(guī)定，制定本辦法。第二條本辦法適用于人事檔案管理人員和辦理業(yè)務(wù)的工作人員。第三條任何人不得查（借）閱本人及與其有夫妻關(guān)系、直系血親關(guān)系、三代以內(nèi)旁系血親關(guān)系以及近姻親關(guān)系的人事檔案及材料。第四條有下列用途之一的可以查（借）閱人事檔案：干部考察、任免、調(diào)動(dòng)、政治審查、組織處理、入黨、出國(guó)（境）、退（離）休、治喪、辦理社會(huì)保險(xiǎn)、公證、撰寫大事記或人物傳記等。第五條查閱人事檔案的手續(xù)。用人單位有人事檔案查檔權(quán)限且經(jīng)過本單位組織（人力）部門負(fù)責(zé)人同意的工作人員前來查檔，隨帶本人證件，持手續(xù)完備的查（借）閱人事檔案審批表（以下簡(jiǎn)稱“審批表”，附件1），查檔人員應(yīng)填寫人事檔案查閱登記臺(tái)賬，在完成登記后，人事檔案管理人員方可從庫(kù)房中取出查檔對(duì)象的人事檔案。人事檔案須在閱檔室內(nèi)查閱，閱完歸還不得帶離閱檔室。第六條查閱技能序列人員的人事檔案應(yīng)持本單位人力部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門章的審批表辦理查閱手續(xù)；查閱管理序列（13級(jí)及以下）、技術(shù)序列人員的人事檔案應(yīng)持本單位組織（人力）部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門章的審批表辦理查閱手續(xù)。第七條查檔者不得查（借）閱本單位主要負(fù)責(zé)人的人事檔案，如必須查閱的，出具的審批表由本單位分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司黨委（黨總支）章，報(bào)上級(jí)組織部門同意。查（借）閱管理序列、技術(shù)序列檔案時(shí)，查檔人員應(yīng)為兩名中共黨員，其中一名須是組織（人力）部門相關(guān)負(fù)責(zé)人員。第八條集團(tuán)公司中層管理人員人事檔案由集團(tuán)公司黨委組織部負(fù)責(zé)管理，管理序列（13級(jí)及以下）、技術(shù)序列、技能序列人事檔案一般由員工所在單位人力資源部進(jìn)行統(tǒng)一管理。第九條借出人事檔案的手續(xù)。人事檔案一般不外借，特殊情況須借用時(shí)，要說明理由，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，方可借出；用人單位有人事檔案查檔權(quán)限且經(jīng)過本單位組織（人力）部門負(fù)責(zé)人同意的工作人員前來借檔，隨帶本人證件，持手續(xù)完備的審批表辦理借檔手續(xù)，填寫人事檔案借出登記表和借閱人事檔案保密承諾書（附件2），人事檔案管理人員應(yīng)對(duì)借出人事檔案、人事檔案材料進(jìn)行登記后，方可從庫(kù)房中取出查檔對(duì)象的人事檔案，借出時(shí)間不超過15天。第十條除公安機(jī)關(guān)辦理案件外，查檔單位不得查（借）閱非本公司員工的人事檔案，特殊情況需查（借）閱的，由雙方公司共同開具審批表，一同前來辦理查（借）閱手續(xù)。查檔人應(yīng)提前三個(gè)工作日預(yù)約確認(rèn)查檔時(shí)間。第十一條借出技能序列人員的人事檔案或人事檔案材料應(yīng)持本單位人力部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門章的審批表，且審批表經(jīng)過冷月檔案管理服務(wù)部分管負(fù)責(zé)人簽字，方可辦理；借出管理序列（13級(jí)及以下）、技術(shù)序列人員的人事檔案或人事檔案材料應(yīng)持本單位組織（人力）部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門章的審批表，且審批表經(jīng)過冷月檔案管理服務(wù)部主管負(fù)責(zé)人簽字，方可辦理；借出集團(tuán)公司中層管理人員的人事檔案或人事檔案材料應(yīng)持本單位分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字，并報(bào)上級(jí)組織部門同意的審批表，且審批表經(jīng)過冷月主要負(fù)責(zé)人簽字，方可辦理。第十二條人事檔案的歸還。人事檔案由借檔者本人送還，并辦理還檔登記手續(xù)。人事檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的人事檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，查對(duì)無誤后，辦理歸還手續(xù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；未能按時(shí)歸還的，及時(shí)聯(lián)系，追回人事檔案；因故逾期未能及時(shí)歸還的，應(yīng)提前三個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)；逾期未能及時(shí)歸還的，且未辦理續(xù)借手續(xù)的，冷月向借出單位發(fā)出關(guān)于及時(shí)歸還人事檔案的告知函（附件3），并抄送集團(tuán)公司相關(guān)部門。第十三條人事檔案的復(fù)印。需復(fù)印的材料應(yīng)在審批表中填寫復(fù)印材料的名稱、頁(yè)數(shù)、份數(shù)，方可復(fù)印。第十四條查閱人事檔案時(shí)，嚴(yán)禁涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添人事檔案材料。借檔人員應(yīng)對(duì)借出的人事檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，無關(guān)人員和查檔對(duì)象本人不得翻閱。不得擅自拍攝、復(fù)制、涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添人事檔案材料。第十五條查（借）閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露或擅自對(duì)外公布查檔對(duì)象的人事檔案內(nèi)容。第十六條嚴(yán)禁在查閱人事檔案時(shí)吸煙、飲食，避免污染人事檔案材料。第十七條發(fā)現(xiàn)人事檔案丟失或者損毀的，必須立即報(bào)告上級(jí)組織人事部門，并且全力查找或者補(bǔ)救。確實(shí)無法找到或者補(bǔ)救的，經(jīng)報(bào)上級(jí)組織人事部門批準(zhǔn)，由負(fù)責(zé)管理檔案的人事檔案工作機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)有關(guān)單位重新建立檔案或者補(bǔ)充必要證明材料。第十八條對(duì)于違反人事檔案管理相關(guān)規(guī)定和紀(jì)律的行為，依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以糾正；根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、組織處理或者黨紀(jì)政務(wù)處分，并視情節(jié)追究相關(guān)人員責(zé)任。涉嫌違法犯罪的，按照國(guó)家法律法規(guī)處理。第十九條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。最終解釋權(quán)歸冷月人力資源服務(wù)有限公司。附件：1.查（借）閱人事檔案審批表2.借閱人事檔案保密承諾書3.關(guān)于及時(shí)歸還人事檔案的告知函附件1查（借）閱人事檔案審批表內(nèi)容項(xiàng)目姓名單位職務(wù)政治面貌查檔對(duì)象查檔人員查檔事由￡干部考察￡任免￡調(diào)動(dòng)￡政治審查￡組織處理￡入黨￡出國(guó)（境）￡退（離）休￡治喪￡辦理社會(huì)保險(xiǎn)￡公證￡撰寫大事記或人物傳記￡其他查檔內(nèi)容（如需復(fù)制，須明確提出復(fù)制要求并列出材料明細(xì)）￡查閱￡借出￡復(fù)制明細(xì)：查檔單位意見領(lǐng)導(dǎo)簽字：（蓋章）年月日集團(tuán)主管部門意見年月日管檔單位意見年月日注意事項(xiàng)1.查檔對(duì)象和查檔人員人數(shù)超過相應(yīng)欄數(shù)時(shí)另附名單，并在所附名單上蓋章。2.因特殊情況需復(fù)制檔案材料的，須在“查檔事由”、“查檔內(nèi)容”內(nèi)詳細(xì)說明。3.查檔單位領(lǐng)導(dǎo)簽批之日起5個(gè)工作日內(nèi)辦理有效。4.人事檔案一般不外借，借出時(shí)間不超過15天，因故逾期未能及時(shí)歸還的，應(yīng)提前三個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)。5.此表雙面打印。附件2借閱人事檔案保密承諾書為積極穩(wěn)妥做好人事檔案借閱工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等有關(guān)規(guī)定，本人承諾：對(duì)借閱人事檔案（姓名身份證號(hào)）的紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案、紙質(zhì)零散材料以及涉及個(gè)人檔案信息的全部材料，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律、法規(guī)和有關(guān)工作紀(jì)律，認(rèn)真履行保密職責(zé)和義務(wù)，保守工作秘密，不泄露或擅自對(duì)外公布查檔對(duì)象的人事檔案內(nèi)容。對(duì)借出使用的檔案和摘抄、復(fù)制的檔案材料妥善保管，不轉(zhuǎn)借他人，無關(guān)人員和借檔對(duì)象本人不得翻閱。不擅自拍攝、復(fù)制、涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添人事檔案材料。如違背上述承諾，愿承擔(dān)組織紀(jì)律處理和法律法規(guī)處罰。簽名：年月日附件3關(guān)于及時(shí)歸還人事檔案的告知函公司：貴公司部門于年月日來我司辦理借出姓名身份證號(hào)的人事檔案