辦公室實務（第2版）課件 項目六安全管理

項目六安全管理能掌握值班工作事務處理的方法與技巧能將值班內(nèi)容準確記錄，能分清事情的輕重緩急，找到合理的處理方法能力目標學習目標了解值班任務與要求明確值班工作規(guī)范與程序了解值班工作事務處理方法與技巧知識目標素養(yǎng)目標明確秘書要工作嚴謹，認真負責明確建立秘書職業(yè)意識，有良好的職業(yè)操守，不落事、不誤事，嚴謹行事

任務一值班工作任務描述某公司職員小吳第一次周末在辦公室值班，他的主要任務是接聽電話以及接待臨時客戶。請問辦公室王主任應從哪些方面著手進行培訓呢？值班任務與要求值班工作規(guī)范值班工作程序一二三理論知識五四六值班內(nèi)容的記錄值班安排表的制作值班工作事務處理的方法與技巧一、值班任務與要求值班的涵義值班是指各類企事業(yè)單位，在一段時間內(nèi)，由專人擔負處理全部工作的方式和制度。值班工作是正常工作時間以及正常工作時間以外的延伸。值班任務與要求

辦理上司交辦的事項

上傳下達溝通內(nèi)外

認真處理來函、來電

負責接待工作

掌握上司的外出活動情況

協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作二、

值班工作規(guī)范

堅守值班崗位

認真處理事務

做好值班記錄

熱情接待來訪者

加強安全保衛(wèi)三、值班工作程序1.制定值班制度與值班規(guī)定6.值班結(jié)束交接班5.重大事件做值班報告2.編制值班安排表3.通知并給領導班子發(fā)放值班表4.值班人員做值班記錄

（一）做好公務接洽工作

（二）掌握匯報情況的技巧

（三）處置突發(fā)事件、緊急情況四、值班工作事務處理的方法與技巧盡快作出合理的反應準確了解具體情況積極主動做好預測問明情況，做好記錄重要情況，及時報告謹防“假冒”，避免失誤公務接洽的職責范圍按照接洽事項的性質(zhì)采取適當?shù)霓k法處理建立健全公務接洽制度值班表一般包括值班的具體時間、地點、內(nèi)容，領班人及電話，值班人，值班任務，注意事項等。值班安排好以后，要事先通知有關部門及人員，并將值班表發(fā)到每位領班人及值班人員手中，讓其做好準備。五、值班安排表的制作六、值班內(nèi)容的記錄

（一）值班日志時間日

時

分—

日

時

分值班人記事代辦事項內(nèi)容承辦事項接班人簽字處理結(jié)果六、值班內(nèi)容的記錄（二）值班報告（三）來人登記與接待記錄外來人員登記表樣式序號姓名性別單位乘坐車輛攜帶物品辦理事項進入時間出門時間備注（四）電話記錄（五）處理值班電話（六）交接班六、值班內(nèi)容的記錄

（一）值班日志時間日

時

分—

日

時

分值班人記事代辦事項內(nèi)容承辦事項接班人簽字處理結(jié)果任務實施

辦公室王主任應著手培訓以下內(nèi)容：值班任務與要求，值班工作規(guī)范與程序，值班時事務處理的方法與技巧，及時接打電話，認真填寫值班記錄表。能夠做好文件保密、會議保密、通訊保密能夠使用辦公設備時做好保密工作能力目標學習目標了解秘密的等級、保密工作的要求掌握文件保密、會議保密、通訊保密掌握使用辦公設備保密的環(huán)節(jié)知識目標素養(yǎng)目標任務二保密工作明確秘書要建立保密意識，能根據(jù)要求做好辦公室保密工作明確秘書要不畏磨難，勇于進取明確秘書要踐行社會主義核心價值觀，熱愛祖國、熱忱職業(yè)、忠于職守、愛崗敬業(yè)任務描述某測繪局郝秘書在撰寫一份涉外絕密文件時，接到了朋友電話，請他赴宴。他說自己正在起草一份邊境地理信息系統(tǒng)規(guī)劃批復文件，婉言謝絕了朋友。文件打印好后，外事辦王秘書來領取，結(jié)果在騎自行車返回機關的途中不慎將公文包丟失。第二天下午，一位外商根據(jù)公文包中的名片找到了王秘書，予以歸還。王秘書立即將文件交給正在和外賓會談的主任閱批，然后通過移動電話通知有關部門辦理。請分析案例中的秘書人員違反了哪些保密制度，秘書人員應認真學習保密制度。保密工作的含義和內(nèi)容秘密的種類一二理論知識三四秘書部門的保密工作保密工作的要求一、保密工作的含義和內(nèi)容保密工作的含義秘密是指在一定的時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。將秘密控制在一定時間和范圍內(nèi)稱為保密。保密工作是指特定組織及其成員為達到保守組織秘密的目的所采取的一切手段和措施。保密工作的內(nèi)容保密工作是一項系統(tǒng)工程，從宏觀角度來看，其內(nèi)容包括制定保密法律、法規(guī)以及組織內(nèi)部相應的保密規(guī)章，建立保密機構，開展保密宣傳教育，研制開發(fā)和應用保密技術，進行保密檢查督促，查處泄密事件，開展保密理論研究等方面。

（一）按秘密的性質(zhì)分

（二）按秘密等級分

（三）按秘密存在的方式分二、秘密的種類有形秘密無形秘密絕密級機密級秘密級國家秘密商業(yè)秘密企業(yè)內(nèi)部秘密內(nèi)部級三、保密工作的要求加強領導，健全機構依法管理，完善制度積極防范，突出重點既確保秘密，又便利工作應用技術，嚴防竊密確定秘密范圍要準確確定秘密等級要合適確定保密期限要合理變更密級和保密期限要及時四、秘書部門的保密工作

Contents3.器材保密2.會議文件保密1.場館保密會議保密6.傳達和宣傳保密5.人員保密4.時間保密9.銷毀Contents3.標識2.審核與簽批1.定密文件保密ContentsContents5.傳遞4.繕校Contents6.轉(zhuǎn)運8.清退7.保管與翻印保密環(huán)節(jié)4.社交媒體保密3.電子郵件通信保密2.傳真通信保密1.電話通信保密通信保密3.使用計算機保密2.使用電子設備的錄音拍照和錄制視頻等功能時要保密1.使用復印機保密辦公設備保密任務實施作為秘書人員一定要有保密意識第一，郝秘書不應向好友透露自己正在做的具體工作內(nèi)容；第二，王秘書粗心大意將保密文件丟失應立即采取措施，第一時間向領導匯報情況，并積極主動尋