辦公室實(shí)務(wù)（第2版）試題及答案 項(xiàng)目九 會(huì)議工作答案

項(xiàng)目九會(huì)議工作任務(wù)一：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1．會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求包括以下三點(diǎn)，交通便利、會(huì)場的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符、場地要有良好的設(shè)備配置。（×）2．中大型會(huì)場內(nèi)座位的安排，常見的安排方法有橫排法、豎排法、左右排列法。（√）3.一些大中型的辦公會(huì)、專題會(huì)、研討會(huì)一般在會(huì)議室、會(huì)議廳或臨時(shí)設(shè)置的會(huì)客室舉行，可擺放成方拱形、半月形、橢圓形、圓形、回字形、馬蹄形、長方形、T字形等。（×）4.秘書部門內(nèi)部的工作人員只需要做好自己的工作就可以了，不需要團(tuán)結(jié)協(xié)作。（×）5.會(huì)場整體布局的要求要保證會(huì)議的質(zhì)量，會(huì)議的整體布局要做到：莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會(huì)議的主題和氣氛，同時(shí)還要考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。（√）二、應(yīng)用題（一）Alice行政總監(jiān)在2020年10月18日通過備忘錄的形式給Simon行政主管布置任務(wù)，內(nèi)容如下：下周二（2020年10月23日）海諾公司將邀請(qǐng)世界著名管理學(xué)家赫斯特先生到公司來進(jìn)行“有效管理技能”的培訓(xùn)，培訓(xùn)由Alice行政總監(jiān)來主持，早晨9：00開始，時(shí)間為一天，地點(diǎn)在3樓會(huì)議室，培訓(xùn)大致安排如下：Alice行政總監(jiān)介紹培訓(xùn)教師和培訓(xùn)主題，約20分鐘。赫斯特先生授課，約300分鐘(上午、下午各有1次課間休息)中午自助午餐，約60分鐘員工問答，約30分鐘特邀嘉賓Martin先生演講，約60分鐘需做如下準(zhǔn)備工作：1．向公司部門副經(jīng)理以上管理人員發(fā)會(huì)議通知；2．列出會(huì)議議程。請(qǐng)你為Alice行政總監(jiān)完成備忘錄。備忘錄發(fā)自：Alice行政總監(jiān)發(fā)給：Simon行政主管日期：2020年10月18日主題：培訓(xùn)安排內(nèi)容下周二（10月23日）公司將邀請(qǐng)世界著名管理學(xué)家赫斯特先生到公司來進(jìn)行“有效管理技能”的培訓(xùn)，培訓(xùn)由我來主持，早晨9：00開始，時(shí)間為一天，地點(diǎn)在3樓會(huì)議室，培訓(xùn)大致安排如下：我介紹培訓(xùn)教師和培訓(xùn)主題，約20分鐘。赫斯特先生授課，約300分鐘(上午、下午各有1次課間休息)中午自助午餐，約60分鐘員工問答，約30分鐘特邀嘉賓Martin先生演講，約60分鐘請(qǐng)做如下準(zhǔn)備工作：1．向公司部門副經(jīng)理以上管理人員發(fā)會(huì)議通知；2．列出會(huì)議議程。（二）某廠擬召開建廠五十周年廠史陳列館揭牌儀式，被邀請(qǐng)的來賓有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同行各方面的代表、本廠職工代表等。請(qǐng)擬寫出此次會(huì)議的程序。答案：某廠建廠五十周年廠史陳列館揭牌儀式慶典1.主持人宣布慶典儀式開始2.某廠廠長致辭3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)致詞4.同行代表致辭5.揭牌6.參觀某廠（三）設(shè)計(jì)一下會(huì)議主席臺(tái)上的座位安排（單數(shù)、雙數(shù)時(shí)），要體現(xiàn)其原則答案：⑤③①②④（單數(shù)）⑥④②①③⑤（雙數(shù)）（四）根據(jù)備忘錄的要求完成寫作內(nèi)容備忘錄發(fā)自：上海金龍公司李經(jīng)理發(fā)往：陳秘書時(shí)間：2020年11月20日我公司決定在2020年12月18日——12月22日在上海新時(shí)代博覽中心（上海延安西路500號(hào)）召開2021年電子產(chǎn)品展銷會(huì)，請(qǐng)給博達(dá)公司寫一份會(huì)議通知，并設(shè)計(jì)一份回執(zhí)。會(huì)議通知博達(dá)公司：我公司定于2020年12月18日——12月22日在上海新時(shí)代博覽中心（上海延安西路500號(hào)）召開2021年電子產(chǎn)品展銷會(huì)，望你公司屆時(shí)參加。上海金龍公司2020年12月2日回執(zhí)上海金龍公司：我公司（在下列選項(xiàng)的方框中打√）□按時(shí)參加會(huì)議□延期至日時(shí)抵達(dá)?！跽?qǐng)假。（說明：）博達(dá)公司年月日簡答題（一）安排主席臺(tái)的座次應(yīng)注意哪些慣例？1.依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。2.為工作便利起見，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。3.主席臺(tái)座次應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上標(biāo)明。4.在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。（二）會(huì)議議程和日程的區(qū)別？會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，可冠以序號(hào)或按時(shí)間順序、邏輯順序?qū)⑵淝逦乇磉_(dá)出來。會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后，會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議議程和日程的功能不同，議程的編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就不應(yīng)再變；會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇變化，可相應(yīng)調(diào)整。任務(wù)二：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1．會(huì)議信息的反饋方式包括口頭反饋和書面反饋。（√）2.確定收集會(huì)議信息的方法包括召集開會(huì)、提供書面材料、個(gè)別約見（×）3.會(huì)議簡報(bào)的要求有真實(shí)準(zhǔn)確、短小精悍。（×）4.按照會(huì)議信息的傳遞方式劃分包括會(huì)議講話信息、會(huì)議書面信息、會(huì)議聲像信息。（√）5.會(huì)議記錄的重點(diǎn)是應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來；其他的內(nèi)容可簡要概括地記錄，無須有言必錄。（√）二、應(yīng)用題（一）請(qǐng)根據(jù)下面飛翔公司項(xiàng)目會(huì)議記錄的內(nèi)容撰寫一份會(huì)議簡報(bào)。飛翔公司項(xiàng)目會(huì)議時(shí)間：2019年3月1日地點(diǎn)：公司會(huì)議室出席人：公司各部門主任主持人：馬燕（公司副總經(jīng)理）記錄：祁迎峰（辦公室主任）主持人講話：今天主要討論一下“中國辦公室”軟件是否投入開發(fā)以及如何開展前期工作的問題。發(fā)言：技術(shù)部朱總：類似的辦公軟件已經(jīng)有不少，如微軟公司的Word，金山公司的WPS系列，以及眾多的財(cái)務(wù)、稅務(wù)、管理方面的軟件。我認(rèn)為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點(diǎn)，千萬不能動(dòng)手。資料部祁主任：應(yīng)該看到的是，辦公軟件雖然很多，但從專業(yè)角度而言，大都不很規(guī)范。我指的是編輯方面的問題。如Word中對(duì)于行政公文這一塊就干脆忽略掉，而書信這一部分也大多是英文習(xí)慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發(fā)的軟件，在技術(shù)上很有特點(diǎn)，但中文應(yīng)用文方面的編輯十分簡陋，離專業(yè)水準(zhǔn)很遠(yuǎn)。我認(rèn)為我們定位在這個(gè)方向是很有市場的。市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認(rèn)為有成功的希望，關(guān)鍵的問題就是必須小巧，并且速度極快。因?yàn)槲覀兘ㄔ斓牟皇呛娇漳概?，這就必須考慮到兼容性的問題。各部門都同意立項(xiàng)，初步的技術(shù)方案將10天內(nèi)完成，資料部預(yù)計(jì)需要3個(gè)月完成資料編輯工作，系統(tǒng)集成約需要20天，該軟件預(yù)定于元旦投放市場。散會(huì)。主持人：（簽名）記錄人：（簽名）答案：要求：格式規(guī)范，首先明確說明會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容，其次具體敘述會(huì)議中代表們的發(fā)言要點(diǎn)，結(jié)構(gòu)清晰、一目了然。語句通順。（二）閱讀下面內(nèi)容，談?wù)勀愕目捶丝苽?chuàng)公司正在召開新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會(huì)，會(huì)務(wù)秘書黃利正在會(huì)務(wù)組值班室值班，這時(shí)進(jìn)來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有急事，黃利便讓他自己到會(huì)場去找；這時(shí)，一個(gè)工作人員匆匆跑來，告訴她會(huì)場的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃利說：“今天是周六，我哪知道他在哪里?。俊庇谑?，便不再管。過了一會(huì)兒，她看了看表，快下午5:00了，估計(jì)不會(huì)再有什么事，便離開公司下班了。答案：會(huì)議的值班工作是一項(xiàng)重要和嚴(yán)肅的工作，值班人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責(zé)任。會(huì)場的情況復(fù)雜，在不能確定對(duì)方身份的時(shí)候，是不可以讓對(duì)方隨便走動(dòng)的，應(yīng)主動(dòng)為對(duì)方聯(lián)絡(luò)相關(guān)人員提供幫助；會(huì)場電源出問題，同樣是會(huì)務(wù)工作的一部分，值班時(shí)，手邊要有相關(guān)的人員通信錄，要積極主動(dòng)為對(duì)方排查并解決問題；值班期間不能隨意離崗，應(yīng)跟下一位值班員交接工作之后方可離開。三、簡答題（一）會(huì)議簡報(bào)的要求有哪些？1.真實(shí)準(zhǔn)確。真實(shí)是簡報(bào)的生命。會(huì)議簡報(bào)所反映的會(huì)議事實(shí)不僅是千真萬確的客觀存在，而且其所涉及的主要情節(jié)以至每一個(gè)細(xì)節(jié)，包括具體的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)字和引語等，都要做到準(zhǔn)確無誤，絕不能憑借主觀經(jīng)驗(yàn)和良好愿望而進(jìn)行粉飾和“加工”。2.短小精悍。短小是會(huì)議簡報(bào)的力量所在。會(huì)議簡報(bào)應(yīng)簡明扼要、短小精悍，這樣才能起到快速傳遞會(huì)議信息、交流經(jīng)驗(yàn)的作用。3.快是簡報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)。會(huì)議簡報(bào)是一種“快報(bào)”，因此它還具有一定的新聞性，類似于新聞報(bào)道中的“會(huì)議消息”。會(huì)議簡報(bào)不求全，但求快。只有快，才能真正發(fā)揮其在實(shí)際工作中所應(yīng)起到的指導(dǎo)性作用。4.生動(dòng)活潑。會(huì)議簡報(bào)生動(dòng)活潑，與會(huì)者愛看，而且能夠獲得深刻印象。要做到生動(dòng)活潑，應(yīng)當(dāng)采用一些群眾性語言；必要時(shí)還可以采用通訊的手法，進(jìn)行一些具體形象的描述，做到以情動(dòng)人。（二）收集會(huì)議信息的要求有哪些？1.齊全。為了使會(huì)議信息能夠全面反映會(huì)議活動(dòng)的真實(shí)面貌，提高日后查考利用價(jià)值，必須將有保存價(jià)值的會(huì)議信息收集齊全，為歸檔奠定基礎(chǔ)，使會(huì)議信息充分發(fā)揮應(yīng)有作用。2.及時(shí)。收集會(huì)議文件要迅速、快捷，講求時(shí)效，不得延誤，以免造成文件的遺失，降低或失去會(huì)議信息的使用價(jià)值。由于會(huì)議活動(dòng)有明顯的時(shí)限性，而大量的文件又分散在與會(huì)者、會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者以及有關(guān)會(huì)議工作人員手中，如不及時(shí)收集，會(huì)給收集工作帶來許多不便和麻煩，甚至?xí)?dǎo)致收集不全，影響歸檔工作以及會(huì)議信息的參考價(jià)值。3.準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是信息的生命。信息要準(zhǔn)確才能有用，因?yàn)殄e(cuò)誤的信息會(huì)產(chǎn)生交流障礙，還可能會(huì)產(chǎn)生反作用。在收集信息時(shí)，要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，確保收集的信息真實(shí)、客觀地反映會(huì)議活動(dòng)的真實(shí)面貌。4.有效。會(huì)議信息收集的根本目的是為企業(yè)經(jīng)營和管理活動(dòng)服務(wù)的。為保證信息收集的數(shù)量和質(zhì)量，必須采取有效的措施，促使會(huì)議信息收集達(dá)到良好的效果。任務(wù)三一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1．對(duì)于會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)的基本要求是：準(zhǔn)確、及時(shí)、到位。要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)會(huì)議精神，組織傳達(dá)，并提出貫徹執(zhí)行的意見。（√）2.會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)方式有：口頭傳達(dá)、錄音錄像傳達(dá)、印發(fā)文件等。（√）3.會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)催辦的方式包括發(fā)文催辦、派員催辦或約請(qǐng)承辦部門來人匯報(bào)。（×）4.會(huì)議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議情況及其議定事項(xiàng)的書面材料，是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會(huì)議精神和會(huì)議成果的文件。（√）5.會(huì)議文件立卷的基本原則。會(huì)議文件立卷工作的基本原則是“一會(huì)一案”，即以會(huì)議為單位立卷，按照會(huì)議文件資料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映公司工作活動(dòng)的特點(diǎn)和真實(shí)面貌，便于保管和利用。（√）應(yīng)用題（一）請(qǐng)根據(jù)下面飛翔公司項(xiàng)目會(huì)議記錄的內(nèi)容撰寫一份會(huì)議紀(jì)要。飛翔公司項(xiàng)目會(huì)議時(shí)間：2019年3月1日地點(diǎn)：公司會(huì)議室出席人：公司各部門主任主持人：馬燕（公司副總經(jīng)理）記錄：祁迎峰（辦公室主任）主持人講話：今天主要討論一下“中國辦公室”軟件是否投入開發(fā)以及如何開展前期工作的問題。發(fā)言：技術(shù)部朱總：類似的辦公軟件已經(jīng)有不少，如微軟公司的Word，金山公司的WPS系列，以及眾多的財(cái)務(wù)、稅務(wù)、管理方面的軟件。我認(rèn)為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點(diǎn)，千萬不能動(dòng)手。資料部祁主任：應(yīng)該看到的是，辦公軟件雖然很多，但從專業(yè)角度而言，大都不很規(guī)范。我指的是編輯方面的問題。如Word中對(duì)于行政公文這一塊就干脆忽略掉，而書信這一部分也大多是英文習(xí)慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發(fā)的軟件，在技術(shù)上很有特點(diǎn)，但中文應(yīng)用文方面的編輯十分簡陋，離專業(yè)水準(zhǔn)很遠(yuǎn)。我認(rèn)為我們定位在這個(gè)方向是很有市場的。市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認(rèn)為有成功的希望，關(guān)鍵的問題就是必須小巧，并且速度極快。因?yàn)槲覀兘ㄔ斓牟皇呛娇漳概?，這就必須考慮到兼容性的問題。各部門都同意立項(xiàng)，初步的技術(shù)方案將10天內(nèi)完成，資料部預(yù)計(jì)需要3個(gè)月完成資料編輯工作，系統(tǒng)集成約需要20天，該軟件預(yù)定于元旦投放市場。散會(huì)。主持人：（簽名）記錄人：（簽名）答案：要點(diǎn)1.會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容。一是會(huì)議情況簡述。包括召開會(huì)議的根據(jù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議討論的問題以及會(huì)議的成果。二是對(duì)會(huì)議主要精神的闡發(fā)。這是會(huì)議紀(jì)要的主體部分。2.會(huì)議紀(jì)要的擬寫要求（1）實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際。（2）內(nèi)容要集中概括，去蕪存菁，提煉歸納。（3）要有條理，眉目清楚，使人一目了然。三、簡答題（一）請(qǐng)列出會(huì)議紀(jì)要的種類？1.辦公會(huì)議紀(jì)要。記載和傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的辦公會(huì)議決定和決議事項(xiàng)。如其中涉及有關(guān)部門的工作，可將會(huì)議紀(jì)要發(fā)給他們，并要求其執(zhí)行。2.工作會(huì)議紀(jì)要。用以傳達(dá)重要的工作會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)，有較強(qiáng)的政策性和指示性。3.協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要。用于