XX集團(tuán)采購管理制度

采購管理制度1總則1.1為加強公司的采購管理，明確采購責(zé)任，規(guī)范采購工作，簡化采購流程，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營及營銷渠道的產(chǎn)品供應(yīng)鏈提供適質(zhì)、適時、適量、適價、適地的物資和服務(wù)，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。1.2本制度適用于公司的物資采購、物流采購、外協(xié)加工、技術(shù)服務(wù)等各類經(jīng)濟(jì)往來業(yè)務(wù)。1.3公司采購管理工作以優(yōu)質(zhì)的質(zhì)量、合理的價格、準(zhǔn)時的交貨期、先進(jìn)的技術(shù)、滿意的服務(wù)為宗旨，以最大限度維護(hù)公司利益為原則。1.4采購人員在遵守國家有關(guān)法律法規(guī)的情況下，嚴(yán)格按照本制度對采購工作進(jìn)行管理。2職責(zé)2.1采購部是公司物資采購的歸口管理部門，負(fù)責(zé)物資需求信息的匯總、提出采購申請、制訂采購計劃、供應(yīng)商選擇與管理、價格談判、參與采購驗收及結(jié)算付款申請等工作。采購部主要職責(zé)如下：掌握公司所需主要物資的市場行情，依據(jù)市場趨勢加以分析，為公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門提供決策信息，以利于控制和降低生產(chǎn)成本。掌握物資供應(yīng)來源，對每項供應(yīng)渠道加以調(diào)查，配合公司相關(guān)部門建立完善的供方管理系統(tǒng)，并實施對供方的考評。參與物資采購詢價、比質(zhì)、比價。根據(jù)采購計劃安排實施采購工作，確保及時準(zhǔn)確，保質(zhì)保量地完成物資采購計劃。對采購物資的數(shù)量及質(zhì)量負(fù)責(zé)，并對質(zhì)量異常和質(zhì)量糾紛妥善公正地處理。負(fù)責(zé)對物資采購付款的審查。負(fù)責(zé)建立人員培訓(xùn)計劃并在實際工作中不斷地提高每個員工的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.2物資需求部門填制物資需求單，經(jīng)部門主管審批簽字后報采購部匯總審核。2.3質(zhì)檢部負(fù)責(zé)采購物資的質(zhì)量檢驗，出具驗收報告等工作。2.4倉儲部協(xié)助開展物資驗收工作，辦理物資入庫手續(xù)及進(jìn)行物資登記與保管。2.5財務(wù)部負(fù)責(zé)按采購合同進(jìn)行采購付款審核、辦理付款作業(yè)并做相關(guān)賬務(wù)處理。3管理原則采購作業(yè)需明確各不相容崗位職責(zé)分離的原則，以達(dá)成有效的采購制約與監(jiān)督。3.1請購與審批崗位分離。3.2供應(yīng)商選擇與審批崗位分離。3.3采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離。3.4采購、驗收與記錄崗位分離。3.5付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。3采購方式及限額3.1招標(biāo)采購3.1.1招標(biāo)采購適用對于大宗、貴重和批量性物資的采購。3.1.2對物資采購的所有條件，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、付款條件、罰則以及投標(biāo)押金等信息予以詳細(xì)列表，登報公告3.1.3在規(guī)定時限內(nèi)收齊投標(biāo)供應(yīng)商的標(biāo)書并準(zhǔn)備開標(biāo)工作3.1.4根據(jù)供應(yīng)商報價、服務(wù)等進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)單位3.1.5招標(biāo)及競爭性談判采購至少有三人以上的單數(shù)人員參加，其中應(yīng)有法律事務(wù)、質(zhì)量、技術(shù)、財務(wù)、審計人員參加，并且利用專家參與技術(shù)等談判。談判記錄應(yīng)有參加人員的最終意見及簽字。3.1.6招標(biāo)過程出現(xiàn)舞弊行為或結(jié)果高于底價時，采購人員有權(quán)廢標(biāo)，以議價處理3.2詢價采購3.2.1詢價采購適用于對不列入招（議）標(biāo)、定點采購范圍的物資，公司采取詢價方式選定供應(yīng)商。3.2.2詢價采購應(yīng)對三家以上的供應(yīng)商提供的報價、技術(shù)配置、質(zhì)量體系進(jìn)行比較，以確保所采購物資的價格具有競爭性。（緊急采購、戰(zhàn)略合作采購、定點采購、近期已采購并確認(rèn)的同類物資不受此限）。3.2.3詢價采購過程中，應(yīng)對公司已評審供應(yīng)商體系內(nèi)的不同廠家優(yōu)先進(jìn)行詢價，必須有詢價以外人員參與價格談判及供應(yīng)商的選擇，詢價單要有相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.3定點采購（期限合作采購）3.3.1對采購頻繁，年積累采購量較大，已構(gòu)成穩(wěn)定供應(yīng)來源，并且難以通過招標(biāo)進(jìn)行采購的物資，應(yīng)采取定點采購方式選擇供應(yīng)商。3.3.2定點供應(yīng)商應(yīng)通過招標(biāo)的方式確定。公司通過招（議）標(biāo)方式確定物資供應(yīng)定點供應(yīng)商，通過招標(biāo)談判一次性確定下年度該物資供應(yīng)量和供應(yīng)價格，下年度執(zhí)行中由定點供應(yīng)商在合同期內(nèi)按合同價格對招標(biāo)項目進(jìn)行定點供應(yīng)，不得任意變更。3.3.3根據(jù)需要，針對某一類物資可確定一家或兩家定點供應(yīng)商。3.3.4公司采購部和其他相關(guān)人員組成聯(lián)合小組對供應(yīng)商進(jìn)行考查，確定的定點供應(yīng)商，經(jīng)批準(zhǔn)后列入供應(yīng)商評審體系。定點供應(yīng)商每年考察一次，隨時進(jìn)行抽查比價。3.4緊急采購3.4.1緊急采購必須附有形成緊急采購的書面說明，并經(jīng)采購部經(jīng)理審批。3.4.2建立緊急采購的綠色通道，對于緊急合同，公司相關(guān)部門先予以通過，之后進(jìn)行追蹤審核。3.5戰(zhàn)略合作采購戰(zhàn)略合作采購是指已經(jīng)與供應(yīng)商簽署了戰(zhàn)略合作協(xié)議的采購。4采購業(yè)務(wù)流程4.1采購計劃（申請）4.1.1采購計劃必須按照公司銷售計劃、生產(chǎn)計劃、長遠(yuǎn)規(guī)劃等專項資金計劃、庫存管理、廠商情況及采購管理的實際編制，采購主體單位編制計劃，各計劃編制主體審核匯總后編制公司采購年、月采購計劃。4.1.2采購部門應(yīng)根據(jù)公司下達(dá)的年度、月度工作任務(wù)情況制訂出生產(chǎn)運營發(fā)展所需的物資用量計劃，確保本部門計劃符合運營和發(fā)展的需要。4.1.3倉儲部相關(guān)人員根據(jù)庫存情況向采購部提供相關(guān)存貨數(shù)據(jù)，并提供相關(guān)物資的采購預(yù)警。4.1.4采購主體相關(guān)單位匯總各部門的物資用量計劃，并根據(jù)庫存對其進(jìn)行修正后，編制年度、月度采購申請計劃，報相關(guān)權(quán)限范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)審批。4.1.5采購部主管根據(jù)采購物資的性質(zhì)和用途，安排專人負(fù)責(zé)對口采購。4.1.6需要緊急采購的物資要有明確的標(biāo)識，以便優(yōu)先辦理。4.1.7采購計劃（申請）審批原則采購申請按權(quán)限規(guī)定，逐級審批，總經(jīng)理行使最后審批權(quán)。審批內(nèi)容主要是確定是否應(yīng)采購、按什么標(biāo)準(zhǔn)采購以及采購的數(shù)量、質(zhì)量。審批的經(jīng)濟(jì)性原則是指在滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下最大限度地減少開支。4.2采購詢價、比價、議價4.2.1物資采購要充分了解所采購物料的品名、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號以及相關(guān)的技術(shù)參數(shù)，并與使用部門進(jìn)行有效溝通。4.2.2物資采購必須優(yōu)先從供應(yīng)商體系中選擇，優(yōu)先在供應(yīng)商體系中進(jìn)行詢價、議價，并且有詳細(xì)的分項報價單（須標(biāo)明自制或外購）。4.2.3選擇詢價或采購的對象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商的順序選擇。4.2.3要充分考慮是否有其他更為有利的替代品。4.2.4詢價、比價、議價應(yīng)重點考慮市場價格的波動、采購次數(shù)和采購數(shù)量的增加、供應(yīng)商自身的產(chǎn)品成本的高低、預(yù)測市場供應(yīng)是否發(fā)生變化等因素。4.2.5采購人員詢價、議價完成后，于《請購單》上填寫詢價或議價結(jié)果，必要時附上書面說明。4.2.6采購部經(jīng)理進(jìn)行審核，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價時，退回采購人員重新議價，或由采購部經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價，并將議價結(jié)果報公司總經(jīng)理審批。主管副總、總經(jīng)理均可視需要再行議價或要求采購部進(jìn)一步議價。4.3訂購與合同的簽訂、審批4.3.1對供應(yīng)商經(jīng)過有效的選擇后，應(yīng)及時簽訂買賣合同，合同中的條款按公司合同管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.3.2采購部相關(guān)人員與備選供應(yīng)商談判，主要以產(chǎn)品規(guī)格、交貨期確認(rèn)、價格和后期服務(wù)為重點談判項目，其中，采購價格要符合公司底價制定要求。4.3.3采購部根據(jù)審批結(jié)果選定供應(yīng)商，并擬定采購合同。采購部協(xié)同生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、財務(wù)部、法務(wù)人員等對采購合同交進(jìn)行交叉復(fù)核，同時關(guān)注合同中技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、商務(wù)與采購合同的對應(yīng)復(fù)核工作。對大型采購及重大金額采購時，召開采購合同評審會，對采購合同進(jìn)行評審，提出評審意見，并確定供應(yīng)商的采購份額。4.3.4若采購合同金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi)，采購合同由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行；若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限，采購合同需上報董事會審批，同時遞交評審會意見。4.3.5采購部代表公司簽署采購合同，采購部人員執(zhí)行采購，并將《采購申請表》和采購合同轉(zhuǎn)交財務(wù)部進(jìn)行結(jié)算付款。4.3.6采購部門要按照公司合同管理的有關(guān)規(guī)定，本著減少合同糾紛、避免合同陷阱、規(guī)避合同風(fēng)險的目的，使合同更規(guī)范、更有利于維護(hù)公司利益。4.3.7采購合同應(yīng)盡可能延長售后服務(wù)時間，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，減少售后服務(wù)費用。在相同條件下同質(zhì)、同類及不同類產(chǎn)品盡量在一家采購。4.3.8采購過程中充分考慮產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化。4.3.9采購合同簽訂后實行動態(tài)管理，隨時掌握合同進(jìn)展情況，建立“采購臺賬”，及時跟催并督促供應(yīng)商保質(zhì)、保量、按時交貨。4.4入庫驗收、付款4.4.1物資運達(dá)后，倉儲部人員應(yīng)憑供應(yīng)商提供的各種物資發(fā)票及相關(guān)單據(jù)，及時向倉庫辦理入庫驗收手續(xù)。凡購入物資，均應(yīng)做到憑單據(jù)接收。接收時，應(yīng)配合質(zhì)檢部門當(dāng)場檢驗質(zhì)量、規(guī)格、等級，協(xié)助保管員核對品種、規(guī)格、產(chǎn)地、生產(chǎn)廠家、數(shù)量等。4.4.2對于所有抵運公司的物資，應(yīng)立即組織安排提貨，并及時通知檢驗部門和倉庫部門辦理入庫驗收手續(xù)，避免造成損壞、丟失和發(fā)生暫存、保管等費用，以壓縮采購成本。4.4.4倉儲人員應(yīng)將物資入庫單、質(zhì)檢部門出具的檢驗、計量、化驗等相關(guān)單據(jù)以及發(fā)票、采購計劃單等原始憑證履行審批手續(xù)后，及時送交財務(wù)部門，按照合同的約定辦理付款事宜。4.4.5集團(tuán)公司及各單位按照支付權(quán)限進(jìn)行審批采購款項。4.4.6需支付預(yù)付款的，按采購合同約定填寫付款申請單。4.4.7質(zhì)保金付款應(yīng)依據(jù)質(zhì)保期驗收單及采購合同填寫付款申請單。4.4.8每月28日前采購部根據(jù)應(yīng)付帳款余額及下月采購情況向財務(wù)部報送經(jīng)總經(jīng)理審批的應(yīng)付款月計劃報表。4.5退貨及索賠4.5.1如果在驗收過程中發(fā)現(xiàn)品種、質(zhì)量、規(guī)格、產(chǎn)地、生產(chǎn)廠家、等級、數(shù)量等方面與采購要求不符合，采購部門應(yīng)及時要求換貨、退貨及索賠。4.5.2屬于供應(yīng)商責(zé)任的，在規(guī)定的異議期內(nèi)采購人員應(yīng)及時告知對方，并在合同規(guī)定的期限內(nèi)及時辦理退貨、換貨、補貨、修理、減少價金等相關(guān)事宜。對質(zhì)量達(dá)不到要求的將“不合格品通知單”、“退貨通知單”發(fā)給對方，對造成損失的將“損失索賠通知書”發(fā)給對方，一并要求對方以書面加蓋有效印鑒的形式回復(fù)，妥善保存相關(guān)證據(jù)。5供應(yīng)商管理5.1供應(yīng)商選擇程序5.1.1采購人員應(yīng)不定期收集供應(yīng)商信息，收集內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營范圍、服務(wù)質(zhì)量等。5.1.2采購人員應(yīng)從生產(chǎn)需求、價格、質(zhì)量、服務(wù)、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應(yīng)商，詳細(xì)登記供應(yīng)商各方面的情況。5.1.3采購部經(jīng)理根據(jù)考察情況初步篩選符合的供應(yīng)商，分析各供應(yīng)商優(yōu)劣，確定兩家以上備選合作供應(yīng)商。5.1.4采購部相關(guān)人員與備選供應(yīng)商談判，主要以產(chǎn)品規(guī)格、交貨期確認(rèn)、價格和后期服務(wù)為重點談判項目，其中，采購價格要符合公司底價制定要求。5.1.5采購部相關(guān)人員根據(jù)談判結(jié)果擬定供應(yīng)商選定方案，報總經(jīng)理審批。5.1.6采購部根據(jù)審批結(jié)果選定供應(yīng)商，并擬定采購合同。5.2管理原則5.2.1規(guī)模相當(dāng)原則a、根據(jù)供應(yīng)商的管理水平、產(chǎn)品供應(yīng)鏈的管理要求、對供應(yīng)商的了解程度、有多家供貨的自由競爭市場，應(yīng)考慮規(guī)模相當(dāng)?shù)墓?yīng)商進(jìn)行招標(biāo)比價。b、規(guī)模過小的供應(yīng)商，其產(chǎn)品的質(zhì)量、技術(shù)、售后服務(wù)等可能達(dá)不到公司規(guī)定的要求，應(yīng)謹(jǐn)慎選擇。5.2.2半數(shù)比例原則。采購數(shù)量不能超過供應(yīng)商產(chǎn)能的50%，避免因該供應(yīng)商產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題，影響到公司產(chǎn)品供應(yīng)鏈的正常運行。5.2.3供應(yīng)商數(shù)量控制原則為避免受制于供應(yīng)商，且保持供應(yīng)商的相對穩(wěn)定性，降低采購和管理成本，提高采購效率，對同一種類的物資采購，應(yīng)該將供應(yīng)商盡量保持到1-3家，且有主輔之分。5.2.4供應(yīng)鏈戰(zhàn)略原則對只有幾家供應(yīng)商可供選擇的有限競爭市場及壟斷產(chǎn)品的獨家市場，采取戰(zhàn)略合作原則，公司與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，以獲取更好的質(zhì)量、更緊密的伙伴關(guān)系、更快的交貨期、更低的成本、更多的支持。從長遠(yuǎn)看，更能適應(yīng)和滿足公司產(chǎn)品供應(yīng)鏈的需求，應(yīng)與之簽署戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議。5.2.5對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行有效整合，減少供應(yīng)商數(shù)量，尋找新的優(yōu)秀供應(yīng)商。淘汰不合格供應(yīng)商。5.3評審制度5.3.1供應(yīng)商評審制度的核心是供應(yīng)商的資格要求，包括業(yè)績、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等。5.3.2供應(yīng)商評審制的目的是篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，淘汰不合格供應(yīng)商；評審的供應(yīng)商擇優(yōu)選擇。5.3.3以采購部為主導(dǎo)，生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)檢等部門組成考核小組，共同選定2-3家供應(yīng)商（戰(zhàn)略合作伙伴供應(yīng)商除外），經(jīng)各公司負(fù)責(zé)人審批后，方可作為合格供方的供應(yīng)商。5.3.4對于致力于雙方共同發(fā)展的、有較高的商業(yè)信譽、產(chǎn)品符合標(biāo)準(zhǔn)的合格供應(yīng)商采取優(yōu)先進(jìn)入原則。5.3.5對于實行供應(yīng)商評審體系以前合作過的供應(yīng)商，經(jīng)過評價后可以優(yōu)先進(jìn)入評審體系。5.3.6所有進(jìn)入體系的供應(yīng)商應(yīng)本著無償進(jìn)入的原則。5.3.7對不符合評審體系的供應(yīng)商由采購部牽頭，會同生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)檢等跨部門小組進(jìn)行考核，經(jīng)生產(chǎn)中心經(jīng)理審核后，報公司分管副總審批、總經(jīng)理核準(zhǔn)后進(jìn)行淘汰。5.4建立管理、評估、評價體系5.4.1公司采購部，要對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行考核、考評、建檔。5.4.2對重點的供應(yīng)商，公司采購部統(tǒng)一組織子（分）公司相關(guān)部門進(jìn)行考核。5.4.3供應(yīng)商的考核小組成員應(yīng)公平、公正、公開地對供應(yīng)商進(jìn)行考核。5.4.4供應(yīng)商評估實行打分制，供應(yīng)商的分?jǐn)?shù)作為進(jìn)入公司供應(yīng)商體系的重要依據(jù)。5.4.5供應(yīng)商評估按執(zhí)行，主要有以下指標(biāo)：資質(zhì)證書2、出口業(yè)績3、國內(nèi)主要客戶4、注冊資金5、營業(yè)額6、年產(chǎn)量7、產(chǎn)品創(chuàng)新能力8、技術(shù)人員人數(shù)9、員工人數(shù)10、廠房面積11、銀行資信證書12、關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備13、企業(yè)知名度14、產(chǎn)品檢測設(shè)備和手段15、售后服務(wù)制度16、付款方式。5.4.6供應(yīng)商運行和年度評價指標(biāo)對供應(yīng)商進(jìn)行年度復(fù)查及半年度或年度評價，以下所列各指標(biāo)中，任何一項出現(xiàn)嚴(yán)重問題的將予以剔除出供應(yīng)商評審體系，轉(zhuǎn)化為潛在供應(yīng)商或淘汰供應(yīng)商。1、產(chǎn)品質(zhì)量2、交貨期3、技術(shù)先進(jìn)性4、產(chǎn)品價格5、產(chǎn)品的售后服務(wù)6、付款方式7、其他。5.4.7供應(yīng)商的分類管理經(jīng)評估評價，公司合格供應(yīng)商由三類組成，即潛在的、優(yōu)先的、戰(zhàn)略伙伴供應(yīng)商，其中，優(yōu)先的、戰(zhàn)略伙伴供應(yīng)商進(jìn)入公司評審體系，并分為A、B、C三個等級，A級為優(yōu)秀，B級為良好，C級為合格。戰(zhàn)略伙伴供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商。5.4.8戰(zhàn)略伙伴供應(yīng)商可以作為物資采購的唯一選擇，通過雙方協(xié)商，在貨款結(jié)算、交貨期等方面給予公司一定的優(yōu)惠政策，簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議的可直接進(jìn)入集團(tuán)公司供應(yīng)商評審體系。5.4.9潛在供應(yīng)商是替補供應(yīng)商，屬合格供應(yīng)商。供應(yīng)商經(jīng)審核后進(jìn)入公司潛在供應(yīng)商體系，通過審批可以進(jìn)入評審供應(yīng)商體系。5.4.10淘汰供應(yīng)商是不符合評審體系和潛在體系要求的供應(yīng)商。5.4.11公司采購物資選擇供應(yīng)商時，要在已列入供應(yīng)商評審體系的清單中選擇，采購人員內(nèi)部熟知評審供應(yīng)商清單，不得告知供應(yīng)商。5.4.12在半年或一年內(nèi)對評審體系的供應(yīng)商進(jìn)行評價，根據(jù)評價結(jié)果實行等級劃分，并進(jìn)行調(diào)整。5.5供應(yīng)商激勵機制。公司實施激勵機制的目的是保持與供應(yīng)商雙贏和良好的合作關(guān)系。5.5.1在可能的情況下，公司與戰(zhàn)略伙伴供應(yīng)商共同簽訂一個較長期限的框架協(xié)議，協(xié)議以一年至三年為宜，到期可續(xù)簽