【淺析秘書角色定位研究7500字（論文）】

淺析秘書角色定位研究目錄TOC\o"1-2"\h\u14717淺析秘書角色定位研究 117187一、秘書角色定位的必要性 18881（一）秘書角色把握失當 12360（二）秘書角色把握不當?shù)脑蚍治?35626（三）解決秘書角色定位中存在問題的對策 432481二、秘書與秘書角色定位 726135（一）秘書 77274（二）秘書角色定位 8126三、秘書角色定位之“做事”及“做人” 107753（一）做事 102375（二）做人 1221473四、總結(jié) 131859（一）角色多樣性，善于適應(yīng)角色期望 1320920（二）銘記服務(wù)宗旨 1410745（三）要正確發(fā)揮各種角色的職能 14摘要：秘書是一種職務(wù)的名稱，只處于樞紐地位，主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務(wù)于領(lǐng)導的人員。隨著經(jīng)濟的發(fā)展、社會的繁榮，秘書作為一種社會角色，必須發(fā)揮其重要作用，然而近年秘書角色錯位現(xiàn)象頻出，大家對此頗有爭議，因此，我們必須對秘書角色有個合理的定位。關(guān)鍵詞：秘書秘書角色定位近年來，隨著秘書這一職業(yè)被普遍的應(yīng)用，我國已經(jīng)有成千上百萬人在從事這一職業(yè)或正在考取相關(guān)的證書。因此，關(guān)于“秘書角色定位”這一問題，已經(jīng)有很多學者進行了不同程度的研究，我將在前輩的基礎(chǔ)上，從多方面對這一問題進行更為深刻的研究。一、秘書角色定位的必要性（一）秘書角色把握失當作為專業(yè)的秘書，應(yīng)該準確的把握秘書角色，對自己的工作角色有個合理的定位。當今社會，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，在利益的沖擊與影響下，許多秘書人員不能清醒認識自己，對秘書工作沒有一個準確的判斷，從而導致秘書角色把握失當。由于其表現(xiàn)多樣，現(xiàn)俐舉幾種::1、角色錯位現(xiàn)象所謂角色錯位，是指秘書人員不能正確把握自己的身份，擺不正自己的工作位置，在處理問題時，越俎代庖，自作主張，而產(chǎn)生的角色失當現(xiàn)象。目前，很多企業(yè)或行政部門的領(lǐng)導完全依賴秘書，把工作全部交給秘書處理，在這種情況下，，有些秘書便自我膨脹起來，優(yōu)越感、自豪感油然而生，以領(lǐng)導自居，待人待物居高臨下，走到哪兒都擺出一副高高在上的樣子。不是領(lǐng)導，卻勝似領(lǐng)導，這種表現(xiàn)是一種明顯的角色錯位現(xiàn)象。2、角色失職現(xiàn)象失職，是指工作人員對本職工作不認真負責，未依照規(guī)定履行自己的職務(wù)，致使單位或服務(wù)對象造成損失的行為。秘書的失職不僅會給工作單位造成一定的損失，還會給領(lǐng)導帶來不必要的麻煩和不好的影響。例如，領(lǐng)導今天有一個很重要的上級召開的會議，由于秘書的原因，導致領(lǐng)導遲到，這會給領(lǐng)導帶來什么，后果絕對不是秘書承擔的起的。因此，秘書工作不允許失職，這也是秘書工作責任與工作能力不強的一種表現(xiàn)。3、角色越權(quán)現(xiàn)象越權(quán)，是超越權(quán)限或權(quán)力范圍的意思。秘書與領(lǐng)導是兩種不同的職位，秘書工作與領(lǐng)導工作也是截然不同的。秘書不能行使領(lǐng)導的職權(quán)，他只能從旁協(xié)助?；蛟S有些特殊情況，領(lǐng)導因為自身原因，讓秘書全權(quán)處理某事，但是一般情況下，秘書不可擅做主張，以自己的想法為中心，大小事無論巨細，都不報告給領(lǐng)導，自己處理。這樣的人，在秘書崗位上是不會長久的。4、角色瀆職現(xiàn)象是指專業(yè)服務(wù)者（例如醫(yī)藥人員）或國家機關(guān)工作人員在履行職責或者行使職權(quán)過程中，玩忽職職守、濫用職權(quán)或者徇私舞弊，導致傷害或損失，致使國家財產(chǎn)、國家和人民利益遭受重大損失的行為。秘書的職位特殊，處于領(lǐng)導與機關(guān)、群眾之間，工作上處于執(zhí)行和決策之間。他雖不是領(lǐng)導，但卻可以代領(lǐng)導傳令。由于這種特殊性，有些秘書道德感與自制力不強，受拜金主義、庸俗關(guān)系等不良思想的影響，利用職務(wù)之便，撈取私利，辦些不該辦的事情。輕者違反規(guī)章制度和有關(guān)政策，重者觸犯黨紀國法。黨紀國法是不允許秘書角色的瀆職行為的。（二）秘書角色把握不當?shù)脑蚍治?、秘書人員自身道德水平不高秘書的自身素質(zhì)對于秘書工作而言極其重要，良好的素質(zhì)是做好工作的基礎(chǔ)，自身素質(zhì)越高，秘書的工作效率越高，秘書的作用發(fā)揮的越充分。要想把握好秘書這個角色，首先要求秘書提高自己的道德水平，德才兼?zhèn)?。秘書?yīng)該不斷提高自我修養(yǎng)，知足常樂。不自私，不貪婪，不以權(quán)謀利，要廉潔奉公，抵制社會腐敗現(xiàn)象。在現(xiàn)實生活中，秘書角色常常把握適當?shù)脑?，就是秘書本身素質(zhì)不高，缺乏道德感與自制力，愛慕虛榮，爭權(quán)奪利。2、社會公眾對秘書角色的認知偏差隨著社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展，秘書隊伍逐漸發(fā)展壯大，秘書的作用在工商企業(yè)和行政部門中越來越重要，而且一大批秘書通過在秘書崗位的出色表現(xiàn)，走上了工商企業(yè)和行政部門的領(lǐng)導位置。因此，許多人認為，秘書人員就是未來的部門經(jīng)理和行政領(lǐng)導，甚至不少從事秘書工作的人員也認為，自己就是未來的領(lǐng)導者，從而把秘書這種職業(yè)當成一種跳板，由于這種思想，很多人甚至秘書本人都無法給秘書一個正確的角色定位。3、對秘書工作和職能缺乏全面具體的了解秘書是一個從業(yè)人員數(shù)量龐大的職業(yè)，據(jù)不完全統(tǒng)計，我國目前秘書職業(yè)的從業(yè)者高達1000萬人。而且從調(diào)查來看，這些職位上的秘書大部分未接受過專業(yè)訓練。在現(xiàn)代社會中，從各個企業(yè)到各個部門，秘書只是個統(tǒng)稱，他有不同的名稱與不同的職務(wù)，各企業(yè)對其的要求也不盡相同，各有側(cè)重。因此，秘書人員應(yīng)對秘書工作和職能有一個全面的了解，對秘書工作的種類、秘書工作不同種類的特點、秘書工作各種類的相應(yīng)職能有一個綜合的認識，秘書人員如果不能全面具體的了解，對秘書工作就會產(chǎn)生偏差和錯誤。（三）解決秘書角色定位中存在問題的對策前面，我們已經(jīng)就秘書角色把握不當這一現(xiàn)象進行了探討，并分析了這一現(xiàn)象產(chǎn)生的根本原因，為了保證秘書角色的正確定位以及企業(yè)或部門工作順利進行，必須對上述問題采取相應(yīng)政策，具體來說，主要有以下幾個方面:1、秘書人員要提高自身道德素質(zhì)秘書的工作本質(zhì)是上傳下達，秘書人員既要和領(lǐng)導聯(lián)系，又要和各部門的分支聯(lián)系，協(xié)調(diào)上下左右的關(guān)系。因此，秘書的職業(yè)修養(yǎng)和道德素質(zhì)關(guān)系到公司企業(yè)和部門能否順利發(fā)展，他的工作能力和思想水平的高低關(guān)系企業(yè)和部門事業(yè)的成敗。所以，秘書人員要不斷提高自身道德素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)，要做到以下幾點:第一，服從領(lǐng)導，當好參謀。秘書是領(lǐng)導工作的參謀和助手，一定要服從領(lǐng)導，嚴格按照領(lǐng)導的意圖和指示辦事，不可自作主張。要做好參謀，為領(lǐng)導出謀獻策，做好“智囊”的角色。第二，遵紀守法，廉潔奉公。作為秘書，要遵紀守法，切不可假借領(lǐng)導名義以權(quán)謀私，更不能趁職務(wù)之便謀取私利。第三，忠于職守。不管是秘書還是其他職業(yè)，都應(yīng)該自覺履行分內(nèi)職責，忠于職守。第四，辦事公道，謙虛謹慎。秘書人員職位特殊，處于領(lǐng)導與各部門之間溝通關(guān)系，一定要平等地同和部門商量工作，謙虛謹慎，不能以居高臨下的姿態(tài)同別人相處，在工作中要善于搞好合作，熱情服務(wù)于領(lǐng)導及各部門。第五，埋頭苦干，任勞任怨。每一個工作都應(yīng)該腳踏實地，作為秘書。要密切聯(lián)系實際和群眾，任勞任怨。第六，恪守信用，嚴守機密。秘書人員要遵守時間，遵守諾言。言必信，行必果。而且秘書作為領(lǐng)導的助手，對企業(yè)或部門的機密肯定有所了解，因此要嚴守機密。2、加強社會正面輿論引導社會上的一些錯誤認識誤導著秘書工作人員，并且這些錯誤觀念，對秘書職業(yè)發(fā)展造成了一定的負面影響。針對這些錯誤認識，秘書要以身作則，充分利用媒體宣傳、社交網(wǎng)絡(luò)等方式引導社會公眾正確認識秘書職業(yè)，多報道和宣傳一些清正廉潔等具有高尚品德和作風的秘書典型，營造一個健康的、積極向上的輿論氛圍。秘書本身就要有職業(yè)道德，隨著社會的發(fā)展，市場競爭日趨激烈，整個社會對從業(yè)人員職業(yè)態(tài)度、職業(yè)作風的要求越來越高。在這種條件下，秘書要反對拜金主義、享樂主義和極端個人主義，嚴于律己，正確處理個人與社會、合作與競爭的關(guān)系。要注重樹立秘書正面形象，多描寫求真務(wù)實、無私奉獻的典型。3、全面正確理解秘書角色對秘書角色把握不當?shù)脑蛑皇菍γ貢ぷ骱吐毮苋狈θ婢唧w的了解，對秘書角色片面錯誤認識。針對這一問題，我們要全面正確理解秘書角色，從以下三個方面理解:第一，秘書服從于領(lǐng)導，聽從領(lǐng)導指揮。無論是工商企業(yè)還是行政部門，秘書都要服從領(lǐng)導，要正確認識自身的地位。領(lǐng)導是上級，秘書是下級，領(lǐng)導是指揮者，秘書是服從者。除此之外，秘書還需休息，在工作中，兩者是指揮與被指揮的關(guān)系，但兩者的人格是平等的。秘書不應(yīng)自卑，不該全面依附領(lǐng)導，秘書不是領(lǐng)導的仆人，如果秘書將自己擺在仆的這個位置上，就會大大降低其社會價值和社會地位，秘書在工作中也難以發(fā)揮其積極性、主動性、創(chuàng)造性。第二，秘書是領(lǐng)導的代表。由于領(lǐng)導本身工作比較忙，很多事情無法親自去做，這種情況下，領(lǐng)導就會委派秘書代替自己去開會或去辦理其他事情，這個時候，秘書僅僅是領(lǐng)導代表，不能借著領(lǐng)導的名義謀取私利。第三，秘書和組織其他成員是平等的。在工作中，秘書和其他職位的成員一樣，都是普通員工。秘書人員不能因為自己是領(lǐng)導的助手，便自覺高人一等，要清楚，秘書與其他人員的地位和身份是平等的，沒有特殊權(quán)利。通過以上三點，我們可以清楚的看到秘書角色的變化，秘書人員要時刻意識到自己的角色定位、角色規(guī)范、角色特點。全面正確的理解秘書角色。二、秘書與秘書角色定位（一）秘書1、國外對“秘書”的定義“秘書”自產(chǎn)生以來，便有很多不同的理解，不同的國家對這一概念的理解各有側(cè)重點。在美國，《韋氏秘書手冊》在第一章說道：“今天的秘書絕不再是單純的接待員兼打字員，因為越來越多的經(jīng)理指望自己的秘書成為行政管理的助手，以便使自己有可能從繁瑣的日常事務(wù)及專門工作中解脫出來?！薄懊貢呀?jīng)成為決策者和執(zhí)行者之間的一座橋梁”等幾種說法，由此可見，美國對秘書的看法：秘書是為領(lǐng)導工作服務(wù)的，在決策和執(zhí)行之間上傳下達，處理文書檔案和辦理行政事務(wù)。在英國，秘書原指處理國王信件、機密或國家重大事件的高級官員。英國的《牛津詞典》對秘書有三種解釋：一是指辦事處、企業(yè)等的雇員，二是指高級官員，三指國家的秘書，負責政府機構(gòu)的政務(wù)工作，名為秘書，實為長官。在日本，對秘書概念的界定既有東方文化底蘊，又吸收了西方科學管理的理念，其大致有兩種含義：一種是指官職名稱，另一種是更為廣泛的秘書職務(wù)含義，指幫助上級處理各種事務(wù)的工作人員。2、 國內(nèi)對“秘書”的定義第一，認為秘書是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體的行政職位。如：“（秘書）是社會主義國家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責是協(xié)助領(lǐng)導綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項。在黨政機關(guān)、企事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡稱秘書。”第二，楊樹森指出“秘書就是直接為領(lǐng)導、主管或雇主提供輔助管理、綜合服務(wù)，并以腦力勞動為主的工作人員。”第三，張清明、陳廣勝發(fā)表的《關(guān)于秘書定義的思考》一文指出，“秘書是在管理系統(tǒng)決策者近身，以溝通信息、參謀決策、處理事務(wù)的綜合職能，輔助決策者有效控制全局的工作人員”。常崇義綜合了上述觀點，認為秘書是特定領(lǐng)導個人的助手；各種秘書的具體作用雖各不相同，但都是通過輔助領(lǐng)導、直接為領(lǐng)導服務(wù)從而實現(xiàn)為社會服務(wù)的。（二）秘書角色定位“角色”一詞原為演藝用語，指演員扮演劇中人物的類型。我這里，我們將“秘書”與“角色”放在一起，通過形象比喻了解秘書。1、耳目有人說，秘書是領(lǐng)導的耳目。這種比喻非常形象。秘書處于樞紐地位，他起著溝通上下、聯(lián)系左右的作用，是領(lǐng)導與其各部門聯(lián)系的橋梁、紐帶。因此，他們必須耳聽八方眼觀六路，在處理各種事務(wù)的過程中，將自己看到的、聽到的有價值的問題反映給領(lǐng)導，幫助領(lǐng)導更好的決策。從這方面來說，這是秘書創(chuàng)造性工作的表現(xiàn)。秘書人員應(yīng)該做好領(lǐng)導的耳目，兢兢業(yè)業(yè)，嚴于律己，不去打聽一些與工作無關(guān)的事情。2、智囊“智囊”一詞是古人用來形容智慧之士的，這里將秘書比喻為“智囊”有其一定的道理。我們已經(jīng)知道，秘書是領(lǐng)導的參謀與助手。所謂參謀，則是在領(lǐng)導決策時為領(lǐng)導“出謀獻策”，為領(lǐng)導排憂解難。在查閱資料的過程中，有些學者認為將秘書比喻為“智囊”不太恰當，認為這樣夸大了秘書角色的作用，可我覺得，雖然我國秘書不具備一些西方國家高級秘書的那種身份和地位，但商場如戰(zhàn)場，我認為，對于“智囊”這一比喻，還是很貼切的。3、配角配角的基本釋義是演次要角色的人，也比喻做輔助工作的人。秘書的工作性質(zhì)決定了秘書配角的角色，秘書是領(lǐng)導的助手，服務(wù)于領(lǐng)導。秘書工作人員之士領(lǐng)導工作的輔助人員，要時時刻刻有清醒的配角意識，不能代替領(lǐng)導做出決策，不能越權(quán)，不管領(lǐng)導做出了多么離譜的決策，秘書只能盡力提醒、勸諫，而不是代替領(lǐng)導做出決定。要時刻使自己的言行符合自己的身份。4、心腹心腹指親信的人，特別體己能把秘密與重任托付之人。將秘書說成領(lǐng)導的心腹，帶有一種依附色彩，在社會主義制服下，這是不允許的。但有人覺得將秘書說成領(lǐng)導的心腹也不算是貶意，前面已經(jīng)解釋過，心腹即親信的人，將秘書比喻成心腹，說明領(lǐng)導覺得秘書可靠，信任秘書，覺得讓秘書辦事放心。另外，這種比喻也正意味著秘書要熟悉領(lǐng)導，包括領(lǐng)導對秘書的要求、領(lǐng)導的思維方式、工作方式、工作習慣等，秘書要深刻領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，領(lǐng)導一個眼神，就知道下一步該做什么，準確把握量與度，與領(lǐng)導在工作上完美配合。5、隨從隨從即隨行人員。簡單來說就是領(lǐng)導走到哪，秘書跟到哪。在現(xiàn)實工作中，秘書的工作多種多樣，照顧領(lǐng)導的衣食住行。即為領(lǐng)導準備衣服、訂餐、開車等，也屬于秘書的工作范疇。秘書應(yīng)該充當好隨行這個角色，盡職盡責，但又不該只是個隨從，如果秘書和領(lǐng)導出去一趟，只注重陪同領(lǐng)導，安排吃喝，對其他事不在意，甚至對工作上的問題既沒有感受又無建議，那么我想，這個秘書做不長了。三、秘書角色定位之“做事”及“做人”朱欣文認為秘書角色豐富的內(nèi)涵可以從“做事”及“做人”兩方面概括。我將在朱文欣概括的基礎(chǔ)上，加以自己的觀點，對秘書的“做事”及“做人”進行研究。（一）做事首先，我先簡單概括一下朱欣文對“做事”的看法。他主要是從判斷力、做事準確性、工作效率、機智性和主動性幾個方面加以概括的。判斷力。因為秘書是為領(lǐng)導服務(wù)的，所以在工作中，上司必然要求秘書要有好的判斷力。比如領(lǐng)導因為有事未來公司，卻有個重要客戶打電話來，要與領(lǐng)導談一筆生意，這種時候就要求秘書做一個判斷，該如何處理這件事，權(quán)衡利弊，做出一個有益于公司的判斷。做事準確性。關(guān)于這點，我個人認為每個職業(yè)都要求做事準確，秘書的工作千頭萬緒，出錯的概率極大。但是，做事不夠準確還不如不做，做錯了事麻煩不說，還需要更多的時間和精力去彌補這個錯誤。所以，秘書在每天工作時要小心謹慎，精確每個細節(jié)。工作效率。工作效率是指在一定的時間內(nèi)，你工作的數(shù)量。要想成為一名優(yōu)秀的秘書，工作效率要高。別人一天八小時完成了多個任務(wù)，而自己一件事都沒解決好，在能力相等的情況下，那就是工作效率不如人。秘書要想更好的為領(lǐng)導服務(wù)，就必須保持高效率。例如領(lǐng)導出差，他希望秘書做電話記錄，秘書就需要自己篩選工作內(nèi)容，并把電話重點記在電話記錄上，以便領(lǐng)導回來一目了然，這就是工作效率。機智性。領(lǐng)導有時指派了非常困難的任務(wù)，秘書除了要保持樂觀的態(tài)度，還要尋求方法處理問題，當一種方法行不通時，就要換一種途徑，不要吊死在一棵樹上。機智是設(shè)法找出成功的方法。主動性。秘書做事要有主動性，有些事情在領(lǐng)導分配前，就應(yīng)該提前主動的去做，等到領(lǐng)導需要時就已直接做好，為領(lǐng)導省下不少時間。主動性的具體涵義事為領(lǐng)導分憂解勞——評價秘書工作的好壞往往看一個秘書減輕領(lǐng)導壓力的有效程度。其次，在這些基礎(chǔ)上，我認為秘書要想做好工作，還需提高自身實力。主要從寫作和辦公軟件技能兩方面看。寫作。一個好的秘書要有好的文筆。作為領(lǐng)導的秘書，為領(lǐng)導寫發(fā)言稿的時候尤其多，而且公司或部門的一些通知、會議記錄都由秘書來完成。這就要求秘書要有一個足夠強的文字功底，尤其是公文寫作能力。辦公軟件技能。我們處于一個網(wǎng)絡(luò)時代，與過去不同的是，現(xiàn)在很多東西都需要在網(wǎng)上完成。作為秘書，要熟練掌握Word、PPT等基本辦公軟件。之前實習的時候，部門有一個秘書，她的辦公軟件技能非常厲害，不夸張的說她幾乎2秒就能制作一個表格，這樣的秘書，估計很多公司都搶著要吧。（二）做人在做人這方面，除了朱欣文提到的考慮周到、圓滑性兩點，我認為還應(yīng)掌握好秘書禮儀等方面。考慮周到?？紤]周到?？紤]周到就是指在工作中不僅要考慮自己，還要為別人考慮，甚至要先為別人考慮，細心體貼，營造一個舒適的工作氛圍。圓滑性。從領(lǐng)導對秘書的態(tài)度可以看出秘書是否圓滑。比如一個領(lǐng)導因為疏忽犯了錯誤，這個時候秘書如果站出來，攬下這個錯誤，一方面，領(lǐng)導因為秘書免于被批評，這件事得到了解決:另一方面，領(lǐng)導會因為這件事高看秘書，與秘書更為親近。由此可見秘書的重要性。簡單來說:秘書就是:當領(lǐng)導出錯時，秘書要避重就輕，必要時主動承擔錯誤，巧妙的使領(lǐng)導避免批評指責；當聽到有人背后議論領(lǐng)導時，圓滑的秘書要裝聾作啞，保持鎮(zhèn)定，正常處理業(yè)務(wù)。謹