項(xiàng)目文件及信息管理要點(diǎn)

項(xiàng)目文件及信息管理要點(diǎn)工程總承包項(xiàng)目信息文控管理在項(xiàng)目建設(shè)過程中發(fā)揮著重要的作用。隨著項(xiàng)目的啟動(dòng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)行等項(xiàng)目生命周期階段的展開，與項(xiàng)目有關(guān)的各類信息會(huì)不斷地產(chǎn)生，項(xiàng)目信息文控管理的效率將直接影響項(xiàng)目管理其它環(huán)節(jié)的工作效率、質(zhì)量和成本。良好的信息文控管理能保證項(xiàng)目各參與方內(nèi)部及相互之間順利的溝通，有利于工程總承包項(xiàng)目的順利實(shí)施。1、工程總承包項(xiàng)目信息文控管理概述項(xiàng)目信息的收集整理、分析處理、上傳下達(dá)、分類歸檔是總承包項(xiàng)目信息文控管理的主要工作。項(xiàng)目信息最終以各類文件的形式存在，從而進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。1.1、項(xiàng)目信息的分類1、按級(jí)別和層次劃分上級(jí)部門的信息；EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部的信息；分包商的信息；項(xiàng)目外部的其它信息。2、按信息來源劃分內(nèi)部信息：指EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部傳遞的信息。外部信息：EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、PMC/監(jiān)理等單位之間的往來信息。3、按形式劃分（1）各種書面文件，包括通知、報(bào)告、程序、申請、指令等工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、措施等技術(shù)文件。（2）傳真，傳真文件的有效性應(yīng)視同傳真文件原件。（3）信函，包括接收的信函以及發(fā)送的信函原件。（4）電子文件，當(dāng)面?zhèn)鬟f的電子版文件的載體或形式包括光盤、軟盤、USB盤和計(jì)算機(jī)紅外線對傳、網(wǎng)絡(luò)共享等。有效文件的電子掃描件可視為電子文件。（5）電話，指一般意義上的通知、工作洽談等信息交流。重要事件或緊急情況下的通知、要求、指令、承諾等，也應(yīng)以電話先行聯(lián)絡(luò)，必要時(shí)應(yīng)以適當(dāng)?shù)臅嫘问郊皶r(shí)予以確認(rèn)。（6）會(huì)議紀(jì)要，指項(xiàng)目中的例會(huì)、專題會(huì)等會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。4、項(xiàng)目文件的分類（1）工程總承包項(xiàng)目文件要求采取先按文件來源單位不同進(jìn)行分類，然后按管理要素及文件功能進(jìn)行綜合分類，最后按照文件的形式、內(nèi)容進(jìn)行分類。（2）總承包商根據(jù)與本單位有信函往來關(guān)系的單位，按上述一級(jí)目錄表對文件進(jìn)行選擇分類；對已建立的一級(jí)目錄均按收到該單位的文件進(jìn)行二級(jí)分類；在二級(jí)目錄分類合理的基礎(chǔ)上，總承包商還應(yīng)進(jìn)行文件三級(jí)目錄的劃分上表可供參考選取用），進(jìn)一步的細(xì)化由總承包商自行掌握?？偝邪炭筛鶕?jù)本單位和本專業(yè)的特點(diǎn)，建立適宜的文檔信息管理系統(tǒng)，對各自的專業(yè)文件進(jìn)行管理。1.2信息文控的編碼總承包商應(yīng)根據(jù)有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求，編制與其相適合的信息文控編碼程序”，對總承包項(xiàng)目從投標(biāo)、設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)行到竣工驗(yàn)收全過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種載體的信息文控資料進(jìn)行編碼，科學(xué)地管理項(xiàng)目信息文控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息文控管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和統(tǒng)一。1.3信息文控管理的組織與職責(zé)分工1、信息文控管理的組織EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部下設(shè)信息文控中心，為信息文檔管理的歸部門。信息文控中心的組成成員應(yīng)包括信息文控工程師、IT工程師。信息文控管理是一個(gè)二級(jí)控制模式，信息文控中心從總體上負(fù)責(zé)項(xiàng)目全部信息的匯總、控制和管理。在項(xiàng)目經(jīng)理部各部門再設(shè)置信息文控人員，負(fù)責(zé)該部門的信息文控管理工作。信息文控工程師與各部門的文檔管理人員相互協(xié)調(diào)配合從而構(gòu)成了項(xiàng)目文檔控制網(wǎng)絡(luò)。2、信息文控管理的職責(zé)分工。(1)EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理及各部門經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息的簽發(fā)。項(xiàng)目經(jīng)理外出時(shí)可指定一名副經(jīng)理代替簽發(fā)信函。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門報(bào)批文件的簽發(fā)。信息文控中心編制用于指導(dǎo)項(xiàng)目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負(fù)責(zé)該程序的應(yīng)用和推廣。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息文控管理工作中，建立總承包項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，建立并維護(hù)計(jì)算機(jī)信息文檔數(shù)據(jù)庫，在項(xiàng)目內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)，使信息可以及時(shí)準(zhǔn)確的獲取、傳遞、更新、共享。對項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)備、報(bào)批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過程進(jìn)行有效的控制和管理，確保項(xiàng)目文檔的質(zhì)量和格式滿足文檔使用者的需要。負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時(shí)存檔，提供項(xiàng)目文檔查閱及復(fù)印服務(wù)。負(fù)責(zé)文檔整理分類，在項(xiàng)目結(jié)束后負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的移交工作。負(fù)責(zé)竣工文件的整理工作。按合同要求負(fù)責(zé)項(xiàng)目其他參與方計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建立。3）各部門信息文控人員各部門信息文控人員按照信息文控中心的程序要求建立本部門信息文控管理體系，參與制訂文件編碼系統(tǒng)。根據(jù)要求及時(shí)提交各類文件狀態(tài)。負(fù)責(zé)本部門所有文檔的處理和最終歸檔。負(fù)責(zé)接受信息文控中心對本部門信息文控管理的質(zhì)量審核。2、工程總承包項(xiàng)目信息文控管理流程2.1、項(xiàng)目信息的收集項(xiàng)目信息的收集是項(xiàng)目信息管理的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目信息管理過程中，要培養(yǎng)和樹立項(xiàng)目全員信息管理意識(shí)，保證所收集信息的全面性、準(zhǔn)確性和有效性。在項(xiàng)目信息收集過程中，要按照項(xiàng)目信息標(biāo)準(zhǔn)化的要求，形成標(biāo)準(zhǔn)的原始信息，為項(xiàng)目信息管理的傳遞、處理、反饋和存儲(chǔ)提供方便。信息的積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍之中，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。1、收集范圍凡是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有利用價(jià)值的各種載體的信息，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。2、收集時(shí)間應(yīng)按信息形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。3、各方職責(zé)（1）項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的前期信息應(yīng)由業(yè)主各承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累并確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。EPC總承包商負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)過程中所需信息的收集、積累，確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門提交有關(guān)信息。（2）各分包商負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部信息的收集、積累、整理，并確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。（3）項(xiàng)目監(jiān)理負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中信息收集、積累和齊全、完整、準(zhǔn)確情況。（4）緊急質(zhì)量、健康、安全、環(huán)境）情況由發(fā)現(xiàn)單位迅速上報(bào)，具體按照EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系文件和HSE管理體系文件中的相關(guān)程序執(zhí)行。2.2項(xiàng)目信息的處理1、外部信息EPC總承包商接收到的外部信息，在進(jìn)行處理和傳遞分發(fā)之前必須審查其有效性。如發(fā)現(xiàn)收到的文件和資料在有效性存在問題，應(yīng)立即與發(fā)放信息的單位聯(lián)系，取得有效的證據(jù)。對于接收到的外部信息由信息文控中心接收并確認(rèn)其有效性，進(jìn)行編碼，再根據(jù)文件類別填寫來文登記表”，登記過的文件由信息文控人員呈交項(xiàng)目經(jīng)理審閱、批辦或轉(zhuǎn)批。然后交信息文控中心復(fù)印，原件存檔，復(fù)印件按照文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，或提交有關(guān)部門處理，必要時(shí)報(bào)送業(yè)主。2、內(nèi)部信息內(nèi)部信息按照EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部要求起草后形成正式文件，由項(xiàng)目經(jīng)理審批后再由信息文控中心登記、編碼、復(fù)印，然后按照文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，必要時(shí)報(bào)送業(yè)主。項(xiàng)目的所有信息資料，在使用前應(yīng)由有關(guān)的責(zé)任部門或人員進(jìn)行評(píng)審。如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或疑問，應(yīng)及時(shí)與提供部門聯(lián)系，協(xié)商解決，以確保質(zhì)量。2.3項(xiàng)目信息的發(fā)送與回執(zhí)1、項(xiàng)目信息的發(fā)送發(fā)往外部的所有報(bào)批文件、信函、傳真、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)使用信息文控中心制訂的統(tǒng)一文件格式和文件編碼。經(jīng)發(fā)件部門經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，由信息文控中心登記編碼后統(tǒng)一發(fā)送、存檔。傳真應(yīng)以固定的標(biāo)識(shí)和格式明確文件主題、發(fā)文號(hào)、收發(fā)件人等內(nèi)容，要求對方回復(fù)的事項(xiàng)應(yīng)明確回復(fù)時(shí)間和相關(guān)要求。發(fā)往外部的信函中要求對方回復(fù)的事項(xiàng)應(yīng)明確要求回復(fù)時(shí)間和相關(guān)要求。報(bào)批文件由各部門準(zhǔn)備內(nèi)容涉及其他部門時(shí)，由文件編制部門牽頭會(huì)簽)，連同由部門經(jīng)理簽字的文件傳送單”送信息文控中心向業(yè)主提交。（4）EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要由信息文控中心、整理完成，征求各部門意見后交業(yè)主審閱修改，無異議后雙方簽字認(rèn)可，傳送各相關(guān)部門。2、項(xiàng)目信息的回執(zhí)（1）各部門應(yīng)按照職責(zé)要求，要及時(shí)準(zhǔn)確地對接收到的項(xiàng)目信息及時(shí)進(jìn)行處理及反饋。（2）各部門設(shè)置專門文控人員定時(shí)查看信息平臺(tái)通知欄和公文辦理模塊，定時(shí)查看信息、下載，系統(tǒng)自動(dòng)回執(zhí)，并對系統(tǒng)自動(dòng)回執(zhí)信息下載保存，日后跟蹤和追溯。（3）技術(shù)類文件、程序類文件、管理類文件、設(shè)計(jì)變更、組織設(shè)計(jì)報(bào)批文件等特殊要求的紙質(zhì)傳真類文件，在收到對方文件傳送單”或傳真文件后，第一時(shí)間在文件傳送單”或其要求的回執(zhí)簽字處簽署，按文件分類規(guī)定進(jìn)行分類歸檔。2.4、項(xiàng)目信息的存儲(chǔ)總承包項(xiàng)目中流動(dòng)的各類信息最終都會(huì)以各類文件的形式進(jìn)行存儲(chǔ)保存。針對項(xiàng)目信息的存儲(chǔ)管理也即為對于項(xiàng)目文件的管理。1、檔案管理基本要求（1）對于所有的項(xiàng)目竣工資料都要按項(xiàng)目文檔編碼體系要求進(jìn)行編碼。（2）歸檔竣工資料要按照相關(guān)文件的編制要求，由EPC總承包商項(xiàng)目信息文控中心、在開工前對文檔管理職責(zé)進(jìn)行劃分。（3）要保證項(xiàng)目檔案資料的原始性及真實(shí)性，各部門都必須指定專人負(fù)責(zé)收集和整理。（4）項(xiàng)目資料的整理應(yīng)按項(xiàng)目文檔管理程序要求，保證各部分之間有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理。2、項(xiàng)目文件的歸檔（1）歸檔文件必須完整、成套、系統(tǒng)；必須記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的全過程；必須真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。（2）各部門完成本業(yè)務(wù)范圍的資料的收集、整理，移交信息文控中心進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、立卷、編目，經(jīng)EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理審核簽認(rèn)后，由項(xiàng)目信息文控中心存檔。（3）對于電子文件，文件的形成部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向信息文控中心、移交，并按相應(yīng)管理規(guī)定的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。（4）竣工資料的編制整理必須符合相關(guān)管理規(guī)定。3、項(xiàng)目文件的借閱總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)建立一套高效簡潔的內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)程序。對所有接收