新能源科技公司檔案管理辦法

新能源科技公司檔案管理辦法第一章總則第一條為加強山東xx新能源科技有限公司股份有限公司（以下簡稱“公司”）的檔案管理，有效地保護和利用檔案，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條公司檔案管理工作實行集中管理與分散管理相結(jié)合的體制。第三條公司辦公室是公司檔案的管理部門。除公司辦公室外，公司另設(shè)多個檔案管理點。第四條公司辦公室和公司各檔案管理點都要安排專人兼職負責檔案管理工作，都要為各類檔案的存放提供安全、良好的保管條件。第二章職責第五條公司辦公室檔案管理工作職責1．負責制定公司檔案管理工作的規(guī)章制度。2．做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。3．公司辦公室在負責主體檔案管理的同時，對各檔案管理點的檔案管理工作進行監(jiān)督和管理。4．管理范圍包括：（1）證件類檔案：包括法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼、工業(yè)品生產(chǎn)許可證、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證等各種證件。（2）文字類檔案：包括公司各類公文、文件等文字類資料。（3）榮譽類檔案：包括公司獲得的各類榮譽牌匾和證書、公司產(chǎn)品榮獲的各種獎項、各種達標證書和證明等。（4）聲像類檔案：包括公司以聲像、照片等形式記錄下來的各種資料。（5）人力資源類檔案：包括公司全體人員的人力資源信息，薪酬管理、人事管理過程中產(chǎn)生的各類文字材料，各類與人事有關(guān)的協(xié)議、合同等檔案資料。（6）公司黨委、工會、團委的各類檔案資料。第六條各檔案管理點工作職責公司各檔案管理點都要積極建立健全檔案管理制度。由各檔案管理點負責管理的檔案，要嚴格執(zhí)行其相關(guān)管理制度。公司各檔案管理點及其職責如下：1．董事會辦公室：負責管理公司董事會、監(jiān)事會和股東大會的各類檔案資料。2．企業(yè)管理部：負責管理公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；公司對內(nèi)、對外各項業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文件材料。3．資產(chǎn)財務(wù)部：負責管理公司所有財務(wù)檔案資料。4．后勤安保部：負責管理公司所有跟后勤保衛(wèi)工作有關(guān)的檔案資料。5．營銷公司：銷售部是營銷公司的檔案管理部門，在做好本部門檔案管理工作的同時，負責對營銷公司其余各部門的檔案工作進行監(jiān)督和管理。營銷公司各部門分別負責管理本部門的客戶資料、購銷合同、相關(guān)票據(jù)、會議記錄等檔案資料，接受銷售部的統(tǒng)一監(jiān)督和管理。6．生產(chǎn)及設(shè)備部：生產(chǎn)及設(shè)備部是生產(chǎn)公司的檔案管理部門，在負責管理公司各類標準認證資料，儀器、設(shè)備、環(huán)保等方面檔案資料管理的同時，負責對生產(chǎn)公司各車間的檔案工作進行監(jiān)督和管理。7．安全部：負責管理公司各類安全工作檔案資料。8．技術(shù)部：負責管理公司項目建設(shè)、技術(shù)改造、科研、技術(shù)引進及轉(zhuǎn)讓過程中形成的各類圖紙、文字材料。9．工程部：負責管理公司各項工程在規(guī)劃設(shè)計、施工建設(shè)、竣工驗收等過程中形成的各類文件、圖紙資料。10．供應(yīng)部：負責管理公司物資采購、供應(yīng)過程中產(chǎn)生的各類合同、票據(jù)等資料。11．各生產(chǎn)車間：負責管理車間工作過程中產(chǎn)生的各類檔案資料，包括裝置運行記錄，原料、產(chǎn)品、中控的檢驗記錄等檔案資料。12．子公司：公司下屬的子公司分別負責對本單位的檔案進行管理。第三章歸檔管理第七條公司辦公室和各檔案管理點對處理完畢或批存的檔案材料，要由各單位負責檔案管理工作的人員統(tǒng)一進行保管。第八條公司證件類、榮譽類等屬于公司辦公室統(tǒng)一管理的檔案，各承辦單位辦理完畢后，應(yīng)在三日內(nèi)將相關(guān)證件、證書等資料及時交由公司辦公室統(tǒng)一歸檔管理。逾期不辦理歸檔交接手續(xù)的，在此期間如出現(xiàn)檔案的損毀、遺失等現(xiàn)象，由承辦單位負責具體補辦事宜，并承擔相應(yīng)責任。第九條檔案歸檔要求1．檔案管理過程中，要建立起檔案目錄，檔案歸檔時，要同時在檔案目錄中填寫清楚相關(guān)信息。2．檔案歸檔時要遵循檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。3．在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。4．不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文歸檔；沒有復(fù)文的，放在請示年歸檔；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年歸檔；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年歸檔；跨年度的會議文件放在會議開幕年歸檔。其他文件的歸檔按照各檔案管理點的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5．同一案卷的文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第四章檔案使用第十條公司檔案使用的方式包括：提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件和借閱。第十一條由公司辦公室管理的公司檔案，外借時無論原件、復(fù)印件均須辦理相關(guān)手續(xù)，依據(jù)使用權(quán)限和檔案密級，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽批后方能利用。第十二條如需外借由公司辦公室管理的公司檔案原件，必須在登記的歸還期限內(nèi)及時歸還。且外借期限不得超過3天，到期歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第十三條借閱公司檔案、資料，須辦理登記手續(xù)。外單位借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。第十四條檔案使用過程中，使用者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。外借檔案或借閱檔案交還時，檔案管理人員須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告公司主管領(lǐng)導。第五章檔案銷毀第十五條公司辦公室和各檔案管理點管理的檔案，各部門不得隨意處置，由公司辦公室定期歸檔統(tǒng)一處理。第十六條對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導共同鑒定，報總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。第十七條經(jīng)批準銷毀