ISO程序書(shū)編寫(xiě)培訓(xùn)2

程序書(shū)編寫(xiě)

№09ISO推動(dòng)工作小組2007-07-21程序書(shū)編寫(xiě)的基本要求程序書(shū)編寫(xiě)的文字要求程序書(shū)內(nèi)容的框架如何繪制程序文件流程圖討論：訂單處理程序本次內(nèi)容：程序書(shū)編寫(xiě)的要求－基礎(chǔ)要求系統(tǒng)性應(yīng)對(duì)質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行策劃，要求覆蓋ISO9001全部相關(guān)要素的要求和規(guī)定，具體等明天手冊(cè)定下來(lái)，才能確定有哪些需編程序．符合性應(yīng)符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)條款的要求；應(yīng)符合本公司流程的實(shí)際情況。應(yīng)以滿足實(shí)際需要為度，而不是越多越嚴(yán)就越好，要適度。通過(guò)清楚、準(zhǔn)確、全面、簡(jiǎn)單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)唯一的理解，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實(shí)際工作中能完全做到；協(xié)調(diào)性文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，從整體上結(jié)構(gòu)針對(duì)編寫(xiě)具體某一文件來(lái)說(shuō)，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動(dòng)。應(yīng)認(rèn)真處理好各種過(guò)程的接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。程序書(shū)編寫(xiě)要求－文字部分職責(zé)分明，語(yǔ)氣肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許”之類詞語(yǔ)）；結(jié)構(gòu)清晰、文字簡(jiǎn)明、文風(fēng)一致。；遵循“最簡(jiǎn)單、最易懂”原則編寫(xiě)各類文件；程序文件的編制框架---目的：說(shuō)明為什么開(kāi)展該項(xiàng)活動(dòng)。---范圍：說(shuō)明活動(dòng)涉及的（產(chǎn)品、項(xiàng)目、過(guò)程、活動(dòng)．．．．．．）范圍。

---職責(zé)：說(shuō)明活動(dòng)的管理和執(zhí)行、驗(yàn)證人員的職責(zé)。

---定義：說(shuō)明文件中使用的專有之名詞、縮寫(xiě)。

---作業(yè)內(nèi)容：流程步驟的詳細(xì)文字說(shuō)明。---流程圖：使用統(tǒng)一的符號(hào)，以圖解方式說(shuō)明流程。---相關(guān)文件：列出支持本程序的第二、第三層文件。

---相關(guān)表單：列出支持本程序的第四層文件（表單）。程序文件編制技巧先繪制流程圖。首先確保流程正確。確定過(guò)程的涉及部門(mén)及職責(zé)。結(jié)合ISO要求和實(shí)際工作，確定流程圖應(yīng)涉及的內(nèi)容。例如：合約評(píng)審時(shí)就涉及到對(duì)産品有關(guān)過(guò)程的確定，合同或訂單處理程序，評(píng)審程序（內(nèi)容，權(quán)限，結(jié)果處理），合同或訂單的變更等內(nèi)容。根據(jù)流程圖及程序內(nèi)容編寫(xiě)文件。學(xué)會(huì)繪制流程圖－注意事項(xiàng)使用部門(mén)稱謂應(yīng)統(tǒng)一如文管中心、業(yè)務(wù)部、生管課、品保課不要出現(xiàn)許多程序書(shū)或流程圖上有文件中心、營(yíng)業(yè)部、銷售部、品檢課等。在程序書(shū)或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應(yīng)正確統(tǒng)一。如有的程序書(shū)上引用的是EB操作指導(dǎo)書(shū)，有的程序書(shū)上引用的是EB操作標(biāo)準(zhǔn)書(shū)等。學(xué)會(huì)繪制流程圖－圖形形狀所引用表單結(jié)案、歸檔審查、檢查動(dòng)作處理NoYes學(xué)會(huì)繪制流程圖－－－示例舉例：訂單處理程序流程圖此流程圖的錯(cuò)誤在哪里?此流程圖的錯(cuò)誤在哪里?示例：訂單處處理作業(yè)程序序目的：及時(shí)并正確處處理訂單。范圍：始自客戶對(duì)Pioneer下單；終終于客戶訂單單移轉(zhuǎn)生產(chǎn)管管理。職責(zé)：無(wú)定義：無(wú)目的：識(shí)別并確定客客戶的要求，，規(guī)范合同或或訂單評(píng)審程程序，確保公公司和客戶雙雙方之利益。。范圍：適用于本公司司所有產(chǎn)品銷銷售合同或訂訂單的評(píng)審及及處理。職責(zé)：業(yè)務(wù)部組織對(duì)對(duì)合同的評(píng)審審；相關(guān)單位位配合合同或或訂單的執(zhí)行行；定義：新訂單：新材材料、新產(chǎn)品品或新規(guī)格的的訂單。此段內(nèi)容的錯(cuò)錯(cuò)誤在哪里?示例：訂單處處理作業(yè)程序序作業(yè)內(nèi)容：客戶對(duì)Pioneer下下單后(口頭頭或書(shū)面)，，如果為新產(chǎn)產(chǎn)品，則為「「特殊訂單」」。特殊訂單單負(fù)責(zé)之業(yè)務(wù)務(wù)專員應(yīng)填寫(xiě)寫(xiě)“接單檢查查表(產(chǎn)品品規(guī)格)”(表單:300-99-01)，送送請(qǐng)各相關(guān)單單位會(huì)簽，確確認(rèn)生產(chǎn)技術(shù)術(shù)可行，如果果生產(chǎn)技術(shù)有有問(wèn)題，則由由業(yè)務(wù)專員召召開(kāi)會(huì)議，行行銷、制造及及品管等人員員依需要參加加。「特殊訂單」」技術(shù)已經(jīng)確確認(rèn)后或「一一般訂單」（（舊料號(hào)），，負(fù)責(zé)之業(yè)務(wù)務(wù)助理應(yīng)確認(rèn)認(rèn)（1）產(chǎn)品品規(guī)格(并憑憑此轉(zhuǎn)換成Pioneer內(nèi)部之料料號(hào))及（2）單價(jià)、（（3）交期、、（4）數(shù)量量、（5）送送貨地址、（（6）付款條條件、（7））交易條件、、（8）貨運(yùn)運(yùn)方式等八項(xiàng)項(xiàng)。如果該訂單為為新產(chǎn)品或新新客戶，業(yè)務(wù)務(wù)助理應(yīng)由各各相關(guān)單位處處搜集資料，，將系統(tǒng)上上之基本資料料(客戶基本本資料「“依依客戶調(diào)查問(wèn)問(wèn)卷”（表表單：300-99-02）錄入」」、料品基本本資料)建立立完成。業(yè)務(wù)助理負(fù)責(zé)責(zé)將訂單資料料輸入系統(tǒng)(未核準(zhǔn)訂訂單)，查核核單價(jià)、信用用額度，產(chǎn)銷銷協(xié)調(diào)(交期期)，并打印印出“銷售訂訂單”(表單單:300-99-03)一式四聯(lián)聯(lián)(未核準(zhǔn))。合約、訂單內(nèi)內(nèi)容的確定業(yè)務(wù)助理受理理客戶的訂單單及合約時(shí)，，應(yīng)與客戶明明確：

(1)產(chǎn)品規(guī)格格；(2)單單價(jià)；(3)交期；(4)數(shù)量；(5)送貨地地址；(6)付款條件；；(7)交易易條件；(8)貨運(yùn)及包包裝方式；對(duì)于口頭的訂訂單業(yè)務(wù)助理理應(yīng)以書(shū)面形形式發(fā)到客戶戶處，讓客戶戶簽字認(rèn)可。。合同、訂單的的審查對(duì)于<特殊訂訂單>，業(yè)務(wù)務(wù)部須會(huì)同相相關(guān)生管、工工程、品保、、資材等部門(mén)門(mén)共同評(píng)審，，以確保公司司有能力滿足足顧客要求。。對(duì)于<一般訂訂單>，業(yè)務(wù)務(wù)部對(duì)相關(guān)的的價(jià)格、信用用額度等評(píng)審審，由生管部部評(píng)審訂單交交期，以確定定是否可以達(dá)達(dá)到顧客的要要求。合約審查若不不通過(guò)，則由由業(yè)務(wù)通知客客戶。若審查查OK，則由由業(yè)務(wù)助理進(jìn)進(jìn)行系統(tǒng)訂單單的列印，并并經(jīng)負(fù)責(zé)人核核準(zhǔn)，分發(fā)銷銷售訂單。同同時(shí)告知客戶戶公司已受受理，生管則則依核準(zhǔn)訂單單排單生產(chǎn)。。此段內(nèi)容的錯(cuò)錯(cuò)誤在哪里?示例：訂單處處理作業(yè)程序序如果客戶有書(shū)書(shū)面之訂購(gòu)資資料且與“銷銷售訂單”(未核準(zhǔn))之之資料完全一一致：業(yè)務(wù)助助理將“銷售售訂單”(未未核準(zhǔn))并客客戶之書(shū)面訂訂購(gòu)資料依核核決權(quán)限送業(yè)業(yè)務(wù)主管簽核核完畢，即完完成訂單書(shū)面面核準(zhǔn)作業(yè)。。如果客戶沒(méi)有有書(shū)面之訂購(gòu)購(gòu)資料或有書(shū)書(shū)面之訂購(gòu)資資料但是與““銷售訂單””(未核準(zhǔn))之資料不完完全一致：業(yè)業(yè)務(wù)助理將““銷售訂單””(未核準(zhǔn))送簽核完畢畢，再傳真給給客戶簽認(rèn)后后并傳回Pioneer，才算完成成訂單書(shū)面核核準(zhǔn)作業(yè)。訂單核決權(quán)限限如“核決權(quán)權(quán)限一覽表””（600-99-09），每年年年底修訂一次次。合約訂單的更更改、廢止、、取消。合約訂單的更更改客戶要求更改改：業(yè)務(wù)依客客戶更改要求求組織相關(guān)部部門(mén)評(píng)審客戶戶要求。若達(dá)達(dá)不成，則不不同意更改。。若可以更改改，則以修改改銷售訂單的的方式告知相相關(guān)單位。公司要求對(duì)訂訂單更改：由由于自身原因因?qū)е陆黄谶_(dá)達(dá)不成，或數(shù)數(shù)量達(dá)不成時(shí)時(shí)。生管應(yīng)通通知業(yè)務(wù)，業(yè)業(yè)務(wù)與客戶確確認(rèn)，若客戶戶同意更改則則依修改銷售售訂單的方式式會(huì)相關(guān)單位位，不同意則則？？。合約的取消：：同合約的更改改。資料歸檔新客戶、新規(guī)規(guī)格新材料時(shí)時(shí)，業(yè)務(wù)助理理負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)關(guān)資料的歸檔檔。示例：訂單處處理作業(yè)程序序客戶訂單之外外部原始憑證證：客戶之書(shū)書(shū)面訂購(gòu)資料料或客戶簽認(rèn)認(rèn)之“銷售訂訂單”，業(yè)務(wù)務(wù)助理依客戶戶別妥善保存存。完成訂單書(shū)面面核準(zhǔn)作業(yè)后后，業(yè)務(wù)助理理請(qǐng)業(yè)務(wù)主管管進(jìn)行系統(tǒng)之之訂單核準(zhǔn)作作業(yè)，并將已已簽核之“銷銷售訂單”一一式四聯(lián)給生生管簽收后分分發(fā)各單位(第一聯(lián)業(yè)務(wù)務(wù)助理留存；；第二聯(lián)給生生管；第三聯(lián)聯(lián)給包裝；第第四聯(lián)給品管管)。如果是5.3項(xiàng)之狀況，，業(yè)務(wù)助理應(yīng)應(yīng)傳真已簽核核之“銷售訂訂單”(第一一聯(lián))通知客客戶Pioneer已經(jīng)經(jīng)接受該訂單單。時(shí)間控制：自自客戶對(duì)Pioneer下單至Pioneer回復(fù)客戶訂訂單消息(5.5項(xiàng)或5.9項(xiàng))一一般訂單最多多3個(gè)工作天天，急單一個(gè)個(gè)工作天。下周工作安排排：手冊(cè)試行稿確確定；二三級(jí)文件的的確定；(需需要與管代和和總經(jīng)理共同同討論)小組成員每人人寫(xiě)一份簡(jiǎn)單單的程序書(shū)。。(寫(xiě)小程序序書(shū)，有流程程圖，文字部部分最好是兩兩三頁(yè)。周六六單獨(dú)輔導(dǎo)。。)謝謝