監(jiān)理竣工資料歸檔作業(yè)指導(dǎo)書

PAGEPAGE３目錄TOC\o\h\z\t"標(biāo)題3,3"第一章、竣工資料歸檔概述 ２一、 編制竣工資料歸檔作業(yè)指導(dǎo)書的目的 ２二、竣工資料的歸檔范圍 ２第二章、竣工資料歸檔的整理 ２一、相關(guān)人員竣工資料歸檔管理職責(zé) ２二、歸檔文件的質(zhì)量要求 ３二、 竣工資料立卷的原則和方法 ３三、卷內(nèi)文件的排列 ３四、案卷的編目 ４五、案卷裝訂 ５六、卷盒、卷夾、案卷脊背 ５第三章、竣工資料的歸檔 ６第四章、竣工檔案的驗(yàn)收與移交 ６第五章、竣工檔案的借閱 ７第一章、竣工資料歸檔概述編制竣工資料歸檔作業(yè)指導(dǎo)書的目的1、為加強(qiáng)監(jiān)理監(jiān)理竣工資料、文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確的監(jiān)理工程檔案，制定本作業(yè)指導(dǎo)。2、本作業(yè)指導(dǎo)書適用于公司所有竣工工程監(jiān)理文件的歸檔整理。3、建設(shè)工程文件的歸檔整理除執(zhí)行本作業(yè)指導(dǎo)外，尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。二、竣工資料的歸檔范圍1、對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。2、工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本指導(dǎo)附錄A的要求。第二章、竣工資料歸檔的整理一、相關(guān)人員竣工資料歸檔管理職責(zé)工程部負(fù)責(zé)審核監(jiān)理項(xiàng)目部報(bào)審的竣工資料。辦公室是竣工資料的保管部門。3、項(xiàng)目總監(jiān)理工程師或總監(jiān)代表□是竣工資料歸檔的責(zé)任人，并對(duì)監(jiān)理信息資料的安全性負(fù)責(zé)；□負(fù)責(zé)執(zhí)行本作業(yè)指導(dǎo)書；□負(fù)責(zé)向工程部報(bào)審竣工資料；□負(fù)責(zé)向辦公室移交竣工資料。4、專業(yè)監(jiān)理工程師□負(fù)責(zé)審查本專業(yè)竣工資料是否滿足國(guó)家有關(guān)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程的規(guī)定；5、資料員□負(fù)責(zé)做好竣工資料的整理工作。二、歸檔文件的質(zhì)量要求1、歸檔的工程文件城市檔案館應(yīng)為原件，建設(shè)單位、公司應(yīng)為原件（或復(fù)印件）。2、工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程的規(guī)定。3、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。4、工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。5、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。6、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297rumX210rum）。7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張?？⒐べY料立卷的原則和方法1、立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2、一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。3、監(jiān)理文件立卷可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4、立卷過程中直遵循下列要求：1)案卷不宜過厚，一般不超過40mm。2)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。三、卷內(nèi)文件的排列1、文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2、既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。四、案卷的編目1、編制卷內(nèi)文件頁號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：1)卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”2）頁號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募谟蚁陆牵浑p面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。3）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。2、卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1）卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄B的要求。2）序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。3）責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。4）文件編號(hào)：按公司所確定的工程項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行編號(hào)。5）文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。6）日期：填寫文件形成的日期。7）頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號(hào)。最后一份文件填寫起止頁號(hào)。8）卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。4、案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1）案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣應(yīng)符合附錄D的要求。2)案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔案號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。3)檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由檔案保管單位（或部門）填寫。4)檔案館代號(hào)應(yīng)填寫國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。檔案館代號(hào)由檔案館填寫。5)案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。6)編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。7)起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。8)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。各類文件的保管期限詳見附錄A。永久是指工程檔案需永久保存。長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。9）密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。5、卷內(nèi)目錄、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。五、案卷裝訂1、案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。2、裝訂時(shí)必須剔除金屬物。六、卷盒、卷夾、案卷脊背1、案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。1）卷盒的外表尺寸為310mmX220mm，厚度分別為20、30、40、50mm。2）卷夾的外表尺寸為310mmX220mm，厚度一般為20～30mm3）卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸紙制作。2、案卷脊背的內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名。式樣要符合附錄E。第三章、竣工資料的歸檔一、歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：1、歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程。文件材料歸檔范圍詳見附錄A，文件材料的質(zhì)量符合第二章的要求。2、歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。二、歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：1、應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，經(jīng)工程部審查合格后向城建檔案管（室）、建設(shè)單位、公司辦公室移交歸檔。對(duì)于部分資料不齊暫缺的工程，亦要在工程竣工驗(yàn)收結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，將資料移交公司辦公室，待資料生成后，一周內(nèi)補(bǔ)充檔案。2、工程檔案一般不少于三套，一套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館（室），一套公司辦公室。3、向城建檔案管（室）、建設(shè)單位、公司辦公室移交檔案時(shí)，應(yīng)編制竣工資料檔案目錄，雙方簽字、蓋章后方可交接。第四章、城建檔案館竣工檔案的驗(yàn)收與移交一、列入城建檔案館（室）檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。二、城建檔案管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：1、工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；2、工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程監(jiān)理活動(dòng)和工程實(shí)際狀況；3、工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定；4、文件的形成、來源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；5、文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托校等符合要求。三、列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，必須向城建檔案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。四、對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，應(yīng)據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原工程檔案。對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編制工程檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案館（室）移交。第五章、竣工檔案的借閱竣工檔案的借閱管理同《質(zhì)量手冊(cè)》，借閱記錄要符合附錄G。附錄A監(jiān)理資料歸檔范圍和保管期限表序號(hào)歸檔文件保存單位和保管期限建設(shè)單位監(jiān)理單位城建檔案館一、工程準(zhǔn)備階段文件1監(jiān)理委托合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期√2工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期長(zhǎng)期√二、監(jiān)理文件1監(jiān)理規(guī)劃長(zhǎng)期短期√2監(jiān)理實(shí)施細(xì)則長(zhǎng)期短期√3監(jiān)理部總控制計(jì)劃等長(zhǎng)期短期4監(jiān)理月報(bào)長(zhǎng)期長(zhǎng)期√5監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期長(zhǎng)期√6工程開工/復(fù)工審批表長(zhǎng)期長(zhǎng)期√7工程開工/復(fù)工暫停令長(zhǎng)期長(zhǎng)期√8不合格項(xiàng)目通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期√9質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見長(zhǎng)期長(zhǎng)期√10監(jiān)理通知單長(zhǎng)期長(zhǎng)期√11監(jiān)理工作聯(lián)系單長(zhǎng)期長(zhǎng)期√12工程延期報(bào)告及審批永久長(zhǎng)期√13費(fèi)用索賠報(bào)告與審批長(zhǎng)期長(zhǎng)期14合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見永久長(zhǎng)期√15合同變更材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期√16監(jiān)理總結(jié)長(zhǎng)期短期17質(zhì)量評(píng)估報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期√18材料監(jiān)督臺(tái)帳長(zhǎng)期長(zhǎng)期三、施工文件(一)土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程1工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄2基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收證明永久長(zhǎng)期√3幕墻工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期√4分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期√（二）安裝工程1分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期√2功能性檢、試驗(yàn)記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期（三）單位工程1竣工初驗(yàn)實(shí)測(cè)記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期2竣工初驗(yàn)觀感質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期3單位工程質(zhì)量合格證明長(zhǎng)期長(zhǎng)期√4單位工程竣工備案證明長(zhǎng)期長(zhǎng)期√附錄C竣工資料檔案目錄工程名稱：第頁共頁序號(hào)資料名稱單位數(shù)量備注注：當(dāng)某欄無資料時(shí)，應(yīng)在對(duì)應(yīng)的數(shù)量欄內(nèi)作“/”表示。歸檔日期：年月日總監(jiān)理工程師：竣工資料審核人：