JTAN05-SRM-培訓(xùn)材料-最終用戶-分公司集中采購業(yè)務(wù)流程-20140331-V1.0

物資采供管理信息化平臺(tái)項(xiàng)目

用戶培訓(xùn)手冊

內(nèi)容：分公司集中采購業(yè)務(wù)流程2014年3月目錄實(shí)際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計(jì)劃分配III采購計(jì)劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V框架協(xié)議VI業(yè)務(wù)流程概述流程圖中的圖例說明業(yè)務(wù)流程概述業(yè)務(wù)流程概述

本流程主要描述由分公司自主采購的物資、或服務(wù)的采購方式的確定，采購執(zhí)行的過程。

本流程主要為：1、分公司/供應(yīng)站接收來自礦業(yè)公司及其他二級單位的物資需求計(jì)劃，在系統(tǒng)中提交、利庫、審批后分配到分公司的采購部門。

2、分公司采購部在系統(tǒng)中接收到計(jì)劃部分配的物資后，首先需要判斷其屬于那種采購方式，是屬于詢價(jià)、招投標(biāo)、共享采購還是框架協(xié)議。判斷清楚后在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的操作。

詢價(jià)：采購員在系統(tǒng)中首先選中供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)結(jié)果選擇中標(biāo)供應(yīng)商，待領(lǐng)導(dǎo)審核通過后在系統(tǒng)中創(chuàng)建合同，并以此創(chuàng)建合同文本并提交審批，審批通過后根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單。

招投標(biāo)：需要招投標(biāo)的物資走招投標(biāo)流程。

共享采購：這是參照采購歷史合同的采購價(jià)創(chuàng)建共享采購。然后創(chuàng)建采購訂單。

框架協(xié)議：如果簽訂了框架協(xié)議和寄售協(xié)議的物資不需要尋源，直接根據(jù)協(xié)議在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。供應(yīng)商根據(jù)采購訂單供貨。供應(yīng)站接到貨物后驗(yàn)收入庫。目錄實(shí)際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計(jì)劃分配III采購計(jì)劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V框架協(xié)議VI實(shí)際業(yè)務(wù)范例以陜西煤業(yè)物資有限責(zé)任公司榆林分公司（2790）的集中采購業(yè)務(wù)流程為例，說明從采購計(jì)劃分配、計(jì)劃處理、尋源到生成采購合同、采購訂單的過程。目錄實(shí)際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計(jì)劃分配III采購計(jì)劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V框架協(xié)議VI本操作相關(guān)的說明

各分公司計(jì)劃管理部接收到來自礦業(yè)公司及其他二級單位的物資需求計(jì)劃之后，分配給特定的采購組，創(chuàng)建計(jì)劃批號(hào)，由采購部門負(fù)責(zé)實(shí)際采購業(yè)務(wù)。下面的截圖說明中，以榆林公司為例。本操作之前的場景分公司計(jì)劃管理部采購計(jì)劃分配和產(chǎn)生計(jì)劃批號(hào)供應(yīng)站月度需求計(jì)劃提報(bào)采購計(jì)劃分配操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述SAP系統(tǒng)操作說明：1.采購計(jì)劃分配采購計(jì)劃分配說明1）選擇計(jì)劃，分配采購組2）創(chuàng)建計(jì)劃批號(hào)12SAP系統(tǒng)操作說明：1.采購計(jì)劃分配采購計(jì)劃分配說明1）輸入計(jì)劃批名稱并保存，計(jì)劃批創(chuàng)建成功2）計(jì)劃批提交審批121本操作之后的場景產(chǎn)生計(jì)劃批號(hào)無本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)目錄實(shí)際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計(jì)劃分配III采購計(jì)劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V框架協(xié)議VI本操作相關(guān)的說明

采購管理部門收到分配的采購計(jì)劃之后，將計(jì)劃打包，選擇采購方式。

采購方式有四種：詢價(jià)、招投標(biāo)、共享采購和框架協(xié)議。其中，詢價(jià)、招投標(biāo)和共享合同會(huì)生執(zhí)行合同，框架協(xié)議直接生成采購訂單。本操作主要以詢價(jià)為例進(jìn)行說明，招投標(biāo)、框架協(xié)議和共享采購僅作簡單介紹。本操作之前的場景采購計(jì)劃處理公司計(jì)劃管理部分配采購計(jì)劃對計(jì)劃批打包、選擇采購方式、生成合同操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述采購計(jì)劃處理采購計(jì)劃處理IV共享采購2招投標(biāo)31詢價(jià)框架協(xié)議4SAP系統(tǒng)操作說明：2.創(chuàng)建采購包創(chuàng)建采購包說明1）查找到本次需要處理的計(jì)劃批，點(diǎn)擊“創(chuàng)建采購包”1SAP系統(tǒng)操作說明：3.采購計(jì)劃處理-詢價(jià)選擇采購方式-詢價(jià)說明1）輸入采購包名稱2）選擇采購方式3）添加供應(yīng)商

注：a.在詢價(jià)采購方式下，單一來源只能選擇一個(gè)供應(yīng)商，競爭性談判至少要選擇兩個(gè)，競價(jià)至少要選擇三個(gè)；b.在招投標(biāo)采購方式下，邀請招標(biāo)需要添加供應(yīng)商，公開招標(biāo)不需要添加；

c.框架協(xié)議和共享采購采購方式，不用添加供應(yīng)商。4）檢查、保存、提交采購包1234SAP系統(tǒng)操作說明：4.包處理-創(chuàng)建詢價(jià)單包處理-創(chuàng)建詢價(jià)單說明1）當(dāng)包狀態(tài)為“審批完成”時(shí)，就可以進(jìn)行包處理，點(diǎn)擊“處理包”2）3）點(diǎn)擊“創(chuàng)建詢價(jià)單”，根據(jù)包成功創(chuàng)建詢價(jià)單。（前兩行的報(bào)警可以不管）132分公司發(fā)布詢價(jià)單、報(bào)價(jià)、中標(biāo)、審批說明此流程詳見尋源業(yè)務(wù)流程SAP系統(tǒng)操作說明：5.尋源采購計(jì)劃處理采購計(jì)劃處理IV共享采購2招投標(biāo)31詢價(jià)框架協(xié)議4SAP系統(tǒng)操作說明：6.采購計(jì)劃處理-共享采購選擇采購方式-共享采購說明1）輸入采購包說明2）選擇采購方式為“共享采購”3）點(diǎn)擊“共享已有合同”132SAP系統(tǒng)操作說明：7.共享采購共享采購說明1）查詢共享資源，選擇要共享的合同，點(diǎn)擊“獲取共享資源”11采購計(jì)劃處理采購計(jì)劃處理IV共享采購2招投標(biāo)31詢價(jià)框架協(xié)議41SAP系統(tǒng)操作說明：8.采購計(jì)劃處理-招投標(biāo)選擇采購方式-招投標(biāo)說明1）輸入采購包說明2）選擇采購方式為“招投標(biāo)”3）添加供應(yīng)商4）檢查、保存、提交

注：

招投標(biāo)的采購包提交之后，包概覽中顯示的是“未提交”，要繼續(xù)進(jìn)行包處理才能轉(zhuǎn)為提交狀態(tài)5）點(diǎn)擊“包處理”3215444SAP系統(tǒng)操作說明：9.包處理-招投標(biāo)包處理-招投標(biāo)說明1）在“處理招標(biāo)”頁簽，填寫委托方信息2）在“委托書”頁簽，上傳招標(biāo)委托書及其他資料3）提交之后，包狀態(tài)為“審批完成”321SAP系統(tǒng)操作說明：9.包處理-招投標(biāo)包處理-招投標(biāo)說明1）具體的招投標(biāo)業(yè)務(wù)流程完成后，招標(biāo)階段顯示為“發(fā)放中標(biāo)通知書”，招標(biāo)狀態(tài)為“審批完成”時(shí)，點(diǎn)擊“包處理”2）點(diǎn)擊“根據(jù)招標(biāo)結(jié)果生成執(zhí)行合同”3）創(chuàng)建合同成功4）在包概覽中可以看到后續(xù)憑證號(hào)11423采購計(jì)劃處理采購計(jì)劃處理IV共享采購2招投標(biāo)31詢價(jià)框架協(xié)議41SAP系統(tǒng)操作說明：10.分配框架協(xié)議分配框架協(xié)議說明1）首先給采購計(jì)劃分配框架協(xié)議（上傳框架協(xié)議的具體流程在后邊詳細(xì)說明）2）找到要分配的協(xié)議，點(diǎn)擊“保存框架協(xié)議”3）點(diǎn)擊“創(chuàng)建采購包”1322SAP系統(tǒng)操作說明：11.采購計(jì)劃處理-框架協(xié)議選擇采購方式-框架協(xié)議說明1）輸入包說明2）選擇采購方式為“采購訂單”3）包處理，創(chuàng)建采購訂單（框架協(xié)議不經(jīng)過執(zhí)行合同，直接創(chuàng)建訂單）213本操作之后的場景詢價(jià)、共享采購、招投標(biāo)等采購方式生成了執(zhí)行合同框架協(xié)議不經(jīng)過執(zhí)行合同直接生成采購訂單無本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)目錄實(shí)際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計(jì)劃分配III采購計(jì)劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V框架協(xié)議VI本操作相關(guān)的說明本操作是對詢價(jià)、共享采購和招投標(biāo)產(chǎn)生的執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單進(jìn)行說明本操作之前的場景根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單詢價(jià)、共享采購、招投標(biāo)采購方式下生成了執(zhí)行合同根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述SAP系統(tǒng)操作說明：12.根據(jù)執(zhí)行合同生成采購訂單根據(jù)執(zhí)行合同生成采購訂單說明1）當(dāng)合同狀態(tài)為“已審批”時(shí)，就可以進(jìn)去創(chuàng)建采購訂單了2）點(diǎn)擊“創(chuàng)建訂單”，成功創(chuàng)建訂單122SAP系統(tǒng)操作說明：

12.根據(jù)執(zhí)行合同生成采購訂單根據(jù)執(zhí)行合同生成采購訂單說明1）根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建的采購訂單，狀態(tài)為“已保存”2）編輯訂單，點(diǎn)擊“訂單”，訂單狀態(tài)變?yōu)椤耙延嗁彙?22目錄實(shí)際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計(jì)劃分配III采購計(jì)劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同生成采購訂單V框架協(xié)議VI本操作相關(guān)的說明

本操作演示如何上傳并分配框架協(xié)議，根據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景上傳、分配框架協(xié)議，并根據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單采購方式選擇了框架協(xié)議類型上傳、分配框架協(xié)議，并根據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述SAP系統(tǒng)操作說明：13.框架協(xié)議批導(dǎo)框架協(xié)議批導(dǎo)說明1）在合同管理中，點(diǎn)擊“協(xié)議批導(dǎo)”1SAP系統(tǒng)操作說明：

13.框架協(xié)議批導(dǎo)上載框架協(xié)議說明2）點(diǎn)擊“下載模板”，下載框架協(xié)議模板，并填寫完整3）上載填好的框架協(xié)議233SAP系統(tǒng)操作說明：14.框架協(xié)議下達(dá)、審批框架協(xié)議下達(dá)、審批說明1）初次上傳的框架協(xié)議狀態(tài)為“已保存”2）編輯框架協(xié)議，點(diǎn)擊“下達(dá)”，合同發(fā)布批準(zhǔn)，審批通過的框架協(xié)議就可以分配了212SAP系統(tǒng)操作說明：15.分配框架協(xié)議分配框架協(xié)議說明1）給采購計(jì)