JTAN05-SRM-培訓材料-最終用戶-分公司集中采購業(yè)務(wù)流程-20140331-V1.0

物資采供管理信息化平臺項目

用戶培訓手冊

內(nèi)容：分公司集中采購業(yè)務(wù)流程2014年3月目錄實際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計劃分配III采購計劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V框架協(xié)議VI業(yè)務(wù)流程概述流程圖中的圖例說明業(yè)務(wù)流程概述業(yè)務(wù)流程概述

本流程主要描述由分公司自主采購的物資、或服務(wù)的采購方式的確定，采購執(zhí)行的過程。

本流程主要為：1、分公司/供應(yīng)站接收來自礦業(yè)公司及其他二級單位的物資需求計劃，在系統(tǒng)中提交、利庫、審批后分配到分公司的采購部門。

2、分公司采購部在系統(tǒng)中接收到計劃部分配的物資后，首先需要判斷其屬于那種采購方式，是屬于詢價、招投標、共享采購還是框架協(xié)議。判斷清楚后在系統(tǒng)中進行相應(yīng)的操作。

詢價：采購員在系統(tǒng)中首先選中供應(yīng)商進行報價，根據(jù)報價結(jié)果選擇中標供應(yīng)商，待領(lǐng)導審核通過后在系統(tǒng)中創(chuàng)建合同，并以此創(chuàng)建合同文本并提交審批，審批通過后根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單。

招投標：需要招投標的物資走招投標流程。

共享采購：這是參照采購歷史合同的采購價創(chuàng)建共享采購。然后創(chuàng)建采購訂單。

框架協(xié)議：如果簽訂了框架協(xié)議和寄售協(xié)議的物資不需要尋源，直接根據(jù)協(xié)議在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。供應(yīng)商根據(jù)采購訂單供貨。供應(yīng)站接到貨物后驗收入庫。目錄實際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計劃分配III采購計劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V框架協(xié)議VI實際業(yè)務(wù)范例以陜西煤業(yè)物資有限責任公司榆林分公司（2790）的集中采購業(yè)務(wù)流程為例，說明從采購計劃分配、計劃處理、尋源到生成采購合同、采購訂單的過程。目錄實際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計劃分配III采購計劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V框架協(xié)議VI本操作相關(guān)的說明

各分公司計劃管理部接收到來自礦業(yè)公司及其他二級單位的物資需求計劃之后，分配給特定的采購組，創(chuàng)建計劃批號，由采購部門負責實際采購業(yè)務(wù)。下面的截圖說明中，以榆林公司為例。本操作之前的場景分公司計劃管理部采購計劃分配和產(chǎn)生計劃批號供應(yīng)站月度需求計劃提報采購計劃分配操作名稱詳細描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述SAP系統(tǒng)操作說明：1.采購計劃分配采購計劃分配說明1）選擇計劃，分配采購組2）創(chuàng)建計劃批號12SAP系統(tǒng)操作說明：1.采購計劃分配采購計劃分配說明1）輸入計劃批名稱并保存，計劃批創(chuàng)建成功2）計劃批提交審批121本操作之后的場景產(chǎn)生計劃批號無本操作之后的系統(tǒng)效果詳細描述本操作之后的單據(jù)目錄實際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計劃分配III采購計劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V框架協(xié)議VI本操作相關(guān)的說明

采購管理部門收到分配的采購計劃之后，將計劃打包，選擇采購方式。

采購方式有四種：詢價、招投標、共享采購和框架協(xié)議。其中，詢價、招投標和共享合同會生執(zhí)行合同，框架協(xié)議直接生成采購訂單。本操作主要以詢價為例進行說明，招投標、框架協(xié)議和共享采購僅作簡單介紹。本操作之前的場景采購計劃處理公司計劃管理部分配采購計劃對計劃批打包、選擇采購方式、生成合同操作名稱詳細描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述采購計劃處理采購計劃處理IV共享采購2招投標31詢價框架協(xié)議4SAP系統(tǒng)操作說明：2.創(chuàng)建采購包創(chuàng)建采購包說明1）查找到本次需要處理的計劃批，點擊“創(chuàng)建采購包”1SAP系統(tǒng)操作說明：3.采購計劃處理-詢價選擇采購方式-詢價說明1）輸入采購包名稱2）選擇采購方式3）添加供應(yīng)商

注：a.在詢價采購方式下，單一來源只能選擇一個供應(yīng)商，競爭性談判至少要選擇兩個，競價至少要選擇三個；b.在招投標采購方式下，邀請招標需要添加供應(yīng)商，公開招標不需要添加；

c.框架協(xié)議和共享采購采購方式，不用添加供應(yīng)商。4）檢查、保存、提交采購包1234SAP系統(tǒng)操作說明：4.包處理-創(chuàng)建詢價單包處理-創(chuàng)建詢價單說明1）當包狀態(tài)為“審批完成”時，就可以進行包處理，點擊“處理包”2）3）點擊“創(chuàng)建詢價單”，根據(jù)包成功創(chuàng)建詢價單。（前兩行的報警可以不管）132分公司發(fā)布詢價單、報價、中標、審批說明此流程詳見尋源業(yè)務(wù)流程SAP系統(tǒng)操作說明：5.尋源采購計劃處理采購計劃處理IV共享采購2招投標31詢價框架協(xié)議4SAP系統(tǒng)操作說明：6.采購計劃處理-共享采購選擇采購方式-共享采購說明1）輸入采購包說明2）選擇采購方式為“共享采購”3）點擊“共享已有合同”132SAP系統(tǒng)操作說明：7.共享采購共享采購說明1）查詢共享資源，選擇要共享的合同，點擊“獲取共享資源”11采購計劃處理采購計劃處理IV共享采購2招投標31詢價框架協(xié)議41SAP系統(tǒng)操作說明：8.采購計劃處理-招投標選擇采購方式-招投標說明1）輸入采購包說明2）選擇采購方式為“招投標”3）添加供應(yīng)商4）檢查、保存、提交

注：

招投標的采購包提交之后，包概覽中顯示的是“未提交”，要繼續(xù)進行包處理才能轉(zhuǎn)為提交狀態(tài)5）點擊“包處理”3215444SAP系統(tǒng)操作說明：9.包處理-招投標包處理-招投標說明1）在“處理招標”頁簽，填寫委托方信息2）在“委托書”頁簽，上傳招標委托書及其他資料3）提交之后，包狀態(tài)為“審批完成”321SAP系統(tǒng)操作說明：9.包處理-招投標包處理-招投標說明1）具體的招投標業(yè)務(wù)流程完成后，招標階段顯示為“發(fā)放中標通知書”，招標狀態(tài)為“審批完成”時，點擊“包處理”2）點擊“根據(jù)招標結(jié)果生成執(zhí)行合同”3）創(chuàng)建合同成功4）在包概覽中可以看到后續(xù)憑證號11423采購計劃處理采購計劃處理IV共享采購2招投標31詢價框架協(xié)議41SAP系統(tǒng)操作說明：10.分配框架協(xié)議分配框架協(xié)議說明1）首先給采購計劃分配框架協(xié)議（上傳框架協(xié)議的具體流程在后邊詳細說明）2）找到要分配的協(xié)議，點擊“保存框架協(xié)議”3）點擊“創(chuàng)建采購包”1322SAP系統(tǒng)操作說明：11.采購計劃處理-框架協(xié)議選擇采購方式-框架協(xié)議說明1）輸入包說明2）選擇采購方式為“采購訂單”3）包處理，創(chuàng)建采購訂單（框架協(xié)議不經(jīng)過執(zhí)行合同，直接創(chuàng)建訂單）213本操作之后的場景詢價、共享采購、招投標等采購方式生成了執(zhí)行合同框架協(xié)議不經(jīng)過執(zhí)行合同直接生成采購訂單無本操作之后的系統(tǒng)效果詳細描述本操作之后的單據(jù)目錄實際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計劃分配III采購計劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V框架協(xié)議VI本操作相關(guān)的說明本操作是對詢價、共享采購和招投標產(chǎn)生的執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單進行說明本操作之前的場景根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單詢價、共享采購、招投標采購方式下生成了執(zhí)行合同根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單操作名稱詳細描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述SAP系統(tǒng)操作說明：12.根據(jù)執(zhí)行合同生成采購訂單根據(jù)執(zhí)行合同生成采購訂單說明1）當合同狀態(tài)為“已審批”時，就可以進去創(chuàng)建采購訂單了2）點擊“創(chuàng)建訂單”，成功創(chuàng)建訂單122SAP系統(tǒng)操作說明：

12.根據(jù)執(zhí)行合同生成采購訂單根據(jù)執(zhí)行合同生成采購訂單說明1）根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建的采購訂單，狀態(tài)為“已保存”2）編輯訂單，點擊“訂單”，訂單狀態(tài)變?yōu)椤耙延嗁彙?22目錄實際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述I采購計劃分配III采購計劃處理IV根據(jù)執(zhí)行合同生成采購訂單V框架協(xié)議VI本操作相關(guān)的說明

本操作演示如何上傳并分配框架協(xié)議，根據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景上傳、分配框架協(xié)議，并根據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單采購方式選擇了框架協(xié)議類型上傳、分配框架協(xié)議，并根據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單操作名稱詳細描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述SAP系統(tǒng)操作說明：13.框架協(xié)議批導框架協(xié)議批導說明1）在合同管理中，點擊“協(xié)議批導”1SAP系統(tǒng)操作說明：

13.框架協(xié)議批導上載框架協(xié)議說明2）點擊“下載模板”，下載框架協(xié)議模板，并填寫完整3）上載填好的框架協(xié)議233SAP系統(tǒng)操作說明：14.框架協(xié)議下達、審批框架協(xié)議下達、審批說明1）初次上傳的框架協(xié)議狀態(tài)為“已保存”2）編輯框架協(xié)議，點擊“下達”，合同發(fā)布批準，審批通過的框架協(xié)議就可以分配了212SAP系統(tǒng)操作說明：15.分配框架協(xié)議分配框架協(xié)議說明1）給采購計