監(jiān)理檔案管理制度

PAGEPAGE2檔案管理制度一、總則1、

為加強(qiáng)監(jiān)理部檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，特制定本制度。2、

監(jiān)理部檔案，是指在監(jiān)理過程中直接形成的對

監(jiān)理部有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、

公文承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、

監(jiān)理部指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2、

文件材料的收集由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總監(jiān)審閱后歸檔。3、

一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由專職人員收集，交監(jiān)理部備案。會議文件由專職人員收集。三、歸檔范圍1、

重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、

監(jiān)理部對外的正式發(fā)文及有關(guān)單位來往的文書。3、

監(jiān)理部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。4、

監(jiān)理中心與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、

監(jiān)理部職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、

監(jiān)理部的大事記及反映本工程重要的照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、

檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。2、

歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、

在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。4、

不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、

檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、

案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。五、檔案管理人員職責(zé)1、

按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、

按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、

工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)單位檔案的完整與安全。六、檔案的利用1、

監(jiān)理部檔案只有

監(jiān)理部內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由專職人員簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總監(jiān)簽字批準(zhǔn)。2、

檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總監(jiān)處理。3、

必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報(bào)，追求責(zé)任。4、

不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5、

必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料