四方財務(wù)軟件使用操作標(biāo)準(zhǔn)手冊

目錄TOC\o"1-2"\h\z\u第一章概述 1第二章軟件的安裝和配置 31. 軟件的獲得 32. 安裝前檢查 33. 安裝過程 44. 安裝注意事項(xiàng) 45. 安裝后可能出現(xiàn)的問題的處理 56. 網(wǎng)絡(luò)版本的安裝 57. 加密鎖、產(chǎn)品號碼和注冊號碼 78. 加密鎖的安裝方法 8第三章系統(tǒng)基本架構(gòu) 10第四章首次運(yùn)行軟件和創(chuàng)建第一個帳套 12第五章打開帳套和帳套管理 14第六章帳套的總體設(shè)置說明和使用規(guī)劃 16第七章會計帳務(wù)處理 181. 系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 182. 憑證的輸入和相關(guān)操作 193. 科目的設(shè)置 234. 數(shù)據(jù)初始化 255. 輔助核算初始化 276. 憑證工具箱 287. 輔助核算設(shè)置和輔助核算分錄輸入 298. 固定資產(chǎn) 319. 月末結(jié)轉(zhuǎn) 3310. 自動憑證 3411. 結(jié)帳 3912. 從其他系統(tǒng)生成憑證 3913. 帳簿 4014. 報表 4315. 報表設(shè)計 48第八章往來單位資料 56第九章貨品物料資料 59第十章倉庫資料 60第十一章部門員工資料 61第十二章項(xiàng)目資料 62第十三章進(jìn)銷存系統(tǒng) 631. 一般性介紹及單據(jù)輸入 632. 進(jìn)銷存數(shù)據(jù)初始化 663. 特殊單據(jù)操作 674. 進(jìn)銷存的權(quán)限管理說明 685. 成本核算方法的選擇 706. 設(shè)置智能提示 727. 和會計系統(tǒng)關(guān)聯(lián)使用 748. 和往來系統(tǒng)關(guān)聯(lián)使用 789. 和出納系統(tǒng)關(guān)聯(lián)使用 7810. 進(jìn)銷存系統(tǒng)其他說明 7911. 報表的調(diào)整（小竅門） 81第十四章往來核算系統(tǒng) 821. 概述 822. 應(yīng)收應(yīng)付數(shù)據(jù)操作 833. 收款和付款數(shù)據(jù)操作 854. 沖銷操作 875. 生成沖銷憑證 896. 查看和取消沖銷關(guān)系 897. 后續(xù)服務(wù)（開票、回扣等）的操作 918. 報表 92第十五章出納系統(tǒng) 931. 數(shù)據(jù)輸入 932. 銀行對帳 943. 初始化 944. 報表和其他 94第十六章工資系統(tǒng) 951. 工資設(shè)置 952. 數(shù)據(jù)處理 963. 工資憑證 974. 工資條 975. 工資報表 98第十七章成本核算系統(tǒng) 991. 一般性說明 992. 成本核算設(shè)置 993. 操作方法 101第十八章打印相關(guān)的設(shè)置 1021. 憑證的打印設(shè)置 1022. 進(jìn)銷存單據(jù)打印設(shè)置 1053. 帳簿和報表 1054. Win2000/XP怎么自定義紙張大小 106第十九章數(shù)據(jù)備份 1081. 單機(jī)版數(shù)據(jù)備份 1082. 網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)備份 109第二十章附錄 1111. 本系統(tǒng)的文件目錄構(gòu)成 1112. SQLServer的安裝 1113. 商業(yè)的成本核算 1134. 部署VPN 1145. 二次開發(fā) 1146. 稅控軟件沖突的解決之道 1147. 界面的變換和設(shè)計 1158. 導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù) 115第二十一章致謝 116概述感謝您選擇我們的優(yōu)質(zhì)軟件產(chǎn)品。簡單實(shí)用的就是最好的！本系統(tǒng)包括帳務(wù)處理、進(jìn)銷存、出納、工資、往來跟蹤、成本核算等多個產(chǎn)品模塊，各模塊可以單獨(dú)使用，也可以關(guān)聯(lián)使用。用戶可以自由組合、取舍各模塊以求適應(yīng)貴企業(yè)的實(shí)際需要。我們的軟件產(chǎn)品都包含：單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版。網(wǎng)絡(luò)版可以支持通過互聯(lián)網(wǎng)在千里之外進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)操作（一般要求ADSL或者以上的帶寬和速度）。我們的產(chǎn)品在設(shè)計上以“簡單實(shí)用的就是最好的！”為最根本理念，務(wù)求為客戶省下昂貴的系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)成本和寶貴的時間，也大大降低系統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)用和時間。我們要求我們的產(chǎn)品能一用就通，能以最快的速度為企業(yè)實(shí)施信息化的管理。同時，我們以用戶需求為先進(jìn)行產(chǎn)品開發(fā)，為客戶提供最簡單最實(shí)用的管理工具，和市面大多數(shù)的管理軟件不同，我們只提倡我們的軟件是“工具”，它并不包含“高級”的，“先進(jìn)”的管理思想，您的企業(yè)不需要為了適應(yīng)我們的軟件產(chǎn)品而更改或者重新設(shè)計業(yè)務(wù)流程，也就是說：讓我們的軟件適應(yīng)您，而不是您適應(yīng)我們的軟件。我們只是為你打造最好的工具，我們并不能為你提供先進(jìn)思想。我們相信只有您和您的思想才能為您的企業(yè)帶來騰飛的希望。我們認(rèn)為只有不斷的創(chuàng)新和不懈的努力才是我們產(chǎn)品和公司成長和發(fā)展的根本，我們的軟件產(chǎn)品在設(shè)計上更多的體現(xiàn)了我們的創(chuàng)新精神，圍繞著“簡單實(shí)用的就是最好的！”這個中心，我們推出的每個產(chǎn)品模塊都有我們公司獨(dú)有的創(chuàng)新技術(shù)。正因?yàn)槲覀兊膭?chuàng)新和努力，多年來贏得了用戶的良好的口碑，“簡單實(shí)用的就是最好的！”更是深入人心。我們不斷的改進(jìn)我們的產(chǎn)品，添加更多的功能，而且我們承諾用戶在新版本升級的時候不需要交付任何的額外費(fèi)用，保證用戶可以更多的享有我們產(chǎn)品的更多更好更方便的功能。我們以中小型企業(yè)為主要的服務(wù)對象，切實(shí)認(rèn)真研究了一些中小企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作，并誠懇聽取了廣大使用者的意見，力求每個功能和設(shè)置都做到最簡單最易用，使得最終使用者能夠真正利用我們這個軟件工具來提高辦公效率，提供更準(zhǔn)確的核算報表。我們在技術(shù)上采用了開放性的設(shè)計，為了適應(yīng)不同類型的企業(yè)和公司的實(shí)際運(yùn)作的差別，我們的設(shè)計采用了高可重用性、高靈活性、高組合性、高擴(kuò)展性的全新設(shè)計方式，外加對特殊行業(yè)的特殊支持模塊，使得我們的產(chǎn)品能夠從容面對各行業(yè)的復(fù)雜應(yīng)用，為我們系統(tǒng)向更高層次更復(fù)雜的應(yīng)用提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。全新的開放設(shè)計還為二次開發(fā)以及為和其他軟件系統(tǒng)的鏈接使用提供了無縫的技術(shù)接口。我們再一次感謝您選擇了我們的優(yōu)質(zhì)軟件產(chǎn)品。我們非常抱歉需要您花費(fèi)時間閱讀這個操作說明，我們會繼續(xù)努力為您提供最簡單最實(shí)用的軟件產(chǎn)品。簡單實(shí)用的就是最好的！軟件的安裝和配置軟件的獲得A.通過在我們的官方網(wǎng)站或者授權(quán)下載網(wǎng)站下載B.向我公司或者我們的代理商索取試用版C.由我公司或者由我公司授權(quán)發(fā)行的光盤D.其他經(jīng)過我公司授權(quán)發(fā)行的媒體安裝前檢查在安裝軟件前，請您先檢查你的計算機(jī)的配置和安裝的軟件是否符合我們軟件產(chǎn)品最低要求您必須安裝了中文Windows98以上版本（Win98/Me/2000/XP/2003等）的操作系統(tǒng)。最少需要100M的硬盤空間。我們的軟件也可以安裝在U盤(優(yōu)盤)或者移動硬盤上，推薦使用支持USB2.0以上的設(shè)備。雖然我們的軟件可以安裝在U盤(優(yōu)盤)中使用，但是因?yàn)閁盤(優(yōu)盤)本身最多只能讀寫100萬次，如果軟件直接在U盤(優(yōu)盤)中運(yùn)行會導(dǎo)致U盤(優(yōu)盤)頻繁讀寫，讀寫的次數(shù)很快會超過100萬次，從而導(dǎo)致U盤(優(yōu)盤)部分損壞，U盤(優(yōu)盤)的結(jié)果直接使得數(shù)據(jù)丟失，所以，我們并不推薦你長時間的讓軟件在U盤(優(yōu)盤)直接運(yùn)行。移動硬盤則沒有這種限制。我們建議你安裝Office2000或者OfficeXP等以上版本的Office軟件，強(qiáng)烈推薦安裝電子表格EXCEL軟件。當(dāng)然，Office軟件并非必須的，我們的軟件并不依賴Office來工作，只是我們的大多數(shù)的用戶認(rèn)為Office軟件和我們的軟件兼容性非常好，利用Office可以使得我們的軟件的一些操作更為簡便，也增強(qiáng)了我們軟件的一些功能。安裝軟件之前請你注意先檢查你的計算機(jī)沒有病毒侵害，如果您的計算機(jī)上有病毒，，即使其他的軟件能運(yùn)行，我們的軟件也很可能不能正常運(yùn)行。在安裝軟件之前，請您最好退出其他正在運(yùn)行的程序。如果有殺毒軟件，請停止這些殺毒軟件的實(shí)時監(jiān)控或者實(shí)時保護(hù)功能。如果你安裝了一些數(shù)據(jù)庫軟件，請你務(wù)必先停止并退出它們，再安裝我們的軟件系統(tǒng)。安裝過程從我們公司網(wǎng)站下載后安裝。安裝程序是一個單一的文件，它的圖標(biāo)如圖示：直接雙擊它就可以安裝了。建議您下載的時候先保存到硬盤，再打開安裝。從光盤安裝把我們的光盤放入您的計算機(jī)的光盤驅(qū)動器(CDROM或者DVDROM)，稍等幾秒，我們的光盤會自動播放一個“歡迎使用…”的安裝畫面，你按提示安裝主程序就可以了。如果您的計算機(jī)沒有自動出現(xiàn)我們的安裝畫面，說明您的計算機(jī)關(guān)閉了自動播放功能，你可以在“我的電腦”打開瀏覽光盤，找到光盤內(nèi)一個叫AutoRun的文件，雙擊它就可以運(yùn)行光盤的安裝向?qū)?。（可能有兩個，其中一個不能是運(yùn)行的）安裝的時候，你可以改變安裝程序的目錄，默認(rèn)是在C:\ProgramFiles\內(nèi)。請你按照提示完成軟件的安裝。安裝的過程中，安裝程序可能會重新啟動計算機(jī)，請你耐心等候直到軟件安裝完成。軟件安裝完畢后會在您的計算機(jī)“桌面”創(chuàng)建一個快捷圖標(biāo)，直接雙擊這個圖標(biāo)就可以運(yùn)行我們的產(chǎn)品。你也可以在計算機(jī)左下角的【開始】菜單的程序組里面找到我們程序的快捷方式安裝注意事項(xiàng)安裝過程中，請不要運(yùn)行其他程序，并且按提示進(jìn)行安裝。如果安裝程序提示錯誤，如果錯誤信息中有[忽略]或者[跳過]按鈕，請你直接按這些按鈕繼續(xù)，一般不會影響程序的運(yùn)行。如果程序重復(fù)出現(xiàn)錯誤，無法繼續(xù)進(jìn)行安裝或者提示的錯誤您無法理解和解決，請你和我們技術(shù)支持部門聯(lián)系。如果無法解決安裝的問題，你可能需要重新安裝Windows，在全新安裝的Windows下可以重新安裝我們的軟件產(chǎn)品。您的計算機(jī)如果太多的其他的軟件可能導(dǎo)致計算機(jī)系統(tǒng)的混亂，可能導(dǎo)致我們軟件無法安裝或者運(yùn)行。病毒或者一些防病毒殺病毒的軟件可能對一些系統(tǒng)文件進(jìn)行保護(hù)而導(dǎo)致我們的安裝程序無法升級您的系統(tǒng)文件而導(dǎo)致安裝失敗，請你在安裝的時候先停止實(shí)時保護(hù)和監(jiān)控，再退出這些軟件。很多軟件在Windows的右下角有小圖標(biāo)在運(yùn)行，如果安裝失敗，請你先停止再退出這些軟件再試試（如SQLServer等）安裝后可能出現(xiàn)的問題的處理軟件在第一次運(yùn)行的時候，可能需要再一次啟動你的計算機(jī)。請你重新啟動。(Win98系統(tǒng)會有這種情況，原因是因?yàn)槲覀兊某绦蛏壛四南到y(tǒng))如果安裝后，第一次運(yùn)行的時候，提示3706等錯誤，程序無法繼續(xù)運(yùn)行（詳細(xì)信息提示：數(shù)據(jù)驅(qū)動程序沒有安裝）的解決方法：如果你有我們的安裝光盤，請你打開我們的光盤，瀏覽光盤的文件夾，打開Support文件夾，看看里面的說明，請按照說明上的提示一步步安裝一些支持文件。如果您沒有我們的安裝光盤，你可以到我們網(wǎng)站的“用戶留言”板塊，下載相關(guān)的支持文件進(jìn)行安裝。如果安裝了支持文件還是無法運(yùn)行我們的軟件系統(tǒng)，我們只好建議您格式化后重新安裝您的Windows再安裝我們的軟件系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)版本的安裝安裝網(wǎng)絡(luò)版的時候您必須指定一臺計算機(jī)作為服務(wù)器，您的數(shù)據(jù)將會被存放在服務(wù)器上。在使用的時候必須開啟了服務(wù)器，其他計算機(jī)才能使用我們的軟件系統(tǒng)。同時您的服務(wù)器最好有一個靜態(tài)的IP地址，以方便您配置和安裝網(wǎng)絡(luò)。6.1服務(wù)器端的安裝6.1.1先以安裝單機(jī)版的方法安裝好軟件。6.1.2安裝SQLServer或者M(jìn)SDE數(shù)據(jù)庫。（安裝方法請看附錄）6.1.3啟動SQLServer和我們軟件的服務(wù)器程序。6.1.4在【開始】菜單找到單機(jī)網(wǎng)絡(luò)版本切換，運(yùn)行這個程序，把程序從單機(jī)版切換到網(wǎng)絡(luò)版6.1.5運(yùn)行我們的程序，程序出現(xiàn)以下窗口單機(jī)網(wǎng)絡(luò)版本切換程序單機(jī)網(wǎng)絡(luò)版本切換程序輸入你在服務(wù)器上記錄下來的參數(shù)。保存。重新運(yùn)行我們的程序。安裝網(wǎng)絡(luò)版錯誤提示的一般處理方法：A.錯誤：-2147217865對象名‘reg''''無效。數(shù)據(jù)驅(qū)動程序沒有安裝或者系統(tǒng)文件損壞。解決方法提示：重新啟動計算機(jī)試試，如果還是不行，你需要重新安裝SQLServer和調(diào)整的的網(wǎng)絡(luò)配置B.轉(zhuǎn)為單機(jī)版運(yùn)行正常，一轉(zhuǎn)為網(wǎng)絡(luò)版馬上出現(xiàn)：正在連接192.168.0.1（服務(wù)器地址）應(yīng)長時間停在那里不動。服務(wù)器里連接位置提示：clientconnecting,No.1解決方法提示：打開windows的控制面板，找到管理工具(Win98不用可能沒有管理工具)，找到ODBC數(shù)據(jù)源，打開它，你看看是否已經(jīng)有SQLServer的DSN數(shù)據(jù)源？如果有（一般叫QMIS），請你刪除它，重新在“用戶DSN”新增一個SQLServer數(shù)據(jù)源。按向?qū)崾镜倪M(jìn)行就可以了，注意數(shù)據(jù)源名稱不要用QMIS，你隨便起一個名稱叫ABC之類就可以了，在身份ID驗(yàn)證方式窗口中，請選擇“使用用戶輸入的ID和密碼…”的驗(yàn)證方式，輸入您的登錄ID和數(shù)據(jù)庫密碼。并測試這個鏈接是否能成功。在服務(wù)器上，如果我們的軟件可以成功連接到SQLServer服務(wù)器，說明服務(wù)器的安裝已經(jīng)成功了。6.2客戶機(jī)端的安裝6.2.1按照單機(jī)版的方法安裝軟件系統(tǒng)。6.2.2運(yùn)行版本切換程序切換為網(wǎng)絡(luò)版。6.2.3按網(wǎng)絡(luò)版服務(wù)器端6.1.5的運(yùn)行和調(diào)試方法連通服務(wù)器。6.3遠(yuǎn)程訪問的安裝和配置你可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)訪問。一般我們要求ADSL上網(wǎng)或以上的帶寬，可以獲得令人滿意的速度。普通的Modem撥號上網(wǎng)也可以，但是速度可能會很慢。最簡單最廉價的遠(yuǎn)程訪問方式設(shè)置：在服務(wù)器上通過ADSL上網(wǎng)并安裝一個動態(tài)域名的免費(fèi)軟件（如：花生殼），申請一個動態(tài)域名，遠(yuǎn)程的客戶端就可以在鏈接的配置中直接輸入動態(tài)域名來代替服務(wù)器的IP地址。這種方式簡單，但是數(shù)據(jù)是不安全的，因?yàn)閿?shù)據(jù)是透明地在互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)?。如果不是長期的使用，可以使用這種方式。通過VPN(虛擬局域網(wǎng))的安全遠(yuǎn)程訪問方式：你可以建立一個VPN的網(wǎng)絡(luò)平臺，VPN的建立的方式有硬件和軟件實(shí)現(xiàn)兩種，不同的網(wǎng)絡(luò)公司也有不同的方案、產(chǎn)品和價格，價格從幾百到幾萬不等，一般來說，硬件實(shí)現(xiàn)VPN的穩(wěn)定性比較好。我們也可以通過Window2000或者Windows2003作為服務(wù)器配置自己的免費(fèi)的VPN平臺。VPN的配置需要一定的網(wǎng)絡(luò)知識，這種基于Win2000的VPN配置方案可以通過搜索引擎找到很多相關(guān)的資料（如通過Google搜索關(guān)鍵字：VPNWin2000配置）。配置好VPN后，我們軟件的設(shè)置就和普通的網(wǎng)絡(luò)版設(shè)置一樣了。加密鎖、產(chǎn)品號碼和注冊號碼產(chǎn)品號碼和注冊號碼是一一對應(yīng)的，只有對應(yīng)的一組產(chǎn)品號碼和注冊號碼才會生效。在你使用我們產(chǎn)品（沒有加密鎖的情況下）的時候，我們軟件會根據(jù)您的計算機(jī)的硬件信息生成一個產(chǎn)品號碼，不同的計算機(jī)，產(chǎn)品號碼是不一樣的。我們?yōu)槟峁┝思用苕i和注冊號碼，當(dāng)您提供您的計算機(jī)系統(tǒng)的產(chǎn)品號碼給我們的時候，我們會記錄下這個產(chǎn)品號碼，并以此作為您作為我們正式用戶的唯一標(biāo)識。我們會設(shè)置一個同樣號碼的加密鎖給你。當(dāng)您現(xiàn)在使用的計算機(jī)的硬件不發(fā)生變化的時候（計算機(jī)沒有損壞、不更換硬件配置），我們軟件的產(chǎn)品碼也是不會發(fā)生變化的。所以在不使用加密鎖的情況下，您仍然可以使用我們的軟件直到已經(jīng)注冊的計算機(jī)發(fā)生問題需要重新安裝。當(dāng)產(chǎn)品碼發(fā)生變化的時候，您就需要安裝加密鎖，加密鎖成功安裝后，產(chǎn)品碼就會回復(fù)原來的產(chǎn)品碼（實(shí)際上就是加密鎖設(shè)置保存的產(chǎn)品碼）。請你注意：一經(jīng)用加密鎖打開過的帳套，數(shù)據(jù)會被加密鎖加密，這樣以后每次使用就必須插入加密鎖才能打開這個帳套。因此，如非必要，可以先不使用加密鎖。請妥善保管您的加密鎖。加密鎖丟失是不能補(bǔ)發(fā)的。加密鎖是我們向加密鎖廠商定購的電子產(chǎn)品，自正式購買軟件之日起一年內(nèi)有質(zhì)量問題，你可以把加密鎖寄回我公司，我公司會為您免費(fèi)更換新加密鎖。一年后損壞，我們包修，我們承諾修理費(fèi)用最多不超過RMB120元(含我們回寄給您的單向快遞費(fèi)用)，如果實(shí)在無法修復(fù)，我公司可以為你更換一個新加密鎖。加密鎖的安裝方法在我們的軟件包裝盒里面取出加密鎖，打開加密鎖的帽蓋，但是請先不要插入到電腦里面。放入我們的軟件安裝光盤，按提示安裝加密鎖驅(qū)動程序。重新啟動計算機(jī)。插入加密鎖(特別注意：請最好使用一根USB延長線，而不是直接把加密鎖插入到電腦機(jī)箱的后面，實(shí)際中，很多機(jī)箱存在漏電的情況，很容易導(dǎo)致加密鎖局部損壞。)。計算機(jī)提示找到新硬件，并按提示操作完成驅(qū)動程序的安裝。根據(jù)USB加密鎖上燈的狀態(tài)可以判斷安裝是否成功：如果長亮（綠色燈）說明正常，如果每秒閃爍1次說明沒有安裝驅(qū)動程序或USB口有問題；如果閃爍是其它狀態(tài)則說明加密鎖損壞；如果燈不亮而且系統(tǒng)提示“找到USB設(shè)備”則是加密鎖損壞，否則可能接觸不良或USB口有問題。如果計算機(jī)一直沒有提示找到新硬件或者提示“找到USB設(shè)備”，燈的顏色是黃色（或者紅色），請你換一個USB接口試試。判斷USB口好壞的辦法是，第一次插入加密鎖的時候，系統(tǒng)會提示“找到USB設(shè)備”并安裝驅(qū)動程序，如果沒有則說明USB口有問題，可能是沒有正確安裝USB主機(jī)控制器的驅(qū)動程序或在COMSSETUP中禁止了USB功能或主板的USB口有硬件故障。如果你有其它USB設(shè)備（如USB鼠標(biāo)、U盤等）的話也可以試一下，來判斷USB口的好壞。安裝好我們的軟件系統(tǒng)，運(yùn)行軟件，你會發(fā)現(xiàn)軟件的“注冊窗口”里面的產(chǎn)品碼和我們提供給您的用戶證書上的號碼一致。并且在該窗口的左下方會出現(xiàn)這樣的一個圖標(biāo)：這個圖標(biāo)說明你已經(jīng)完全安裝好了我們的加密鎖和軟件。如果是已經(jīng)注冊的軟件，安裝加密鎖后可能不再出現(xiàn)“注冊窗口”，這也表明你的安裝是正確的。特殊情況：加密鎖使用一段時間后，發(fā)現(xiàn)加密鎖的燈是綠色的，但是軟件不能啟動（出現(xiàn)一個軟件的Logo的圖后軟件沒有任何反應(yīng)就退出了），這種情況表明加密鎖并沒有損壞，只是加密鎖里面的信息丟失了（由于突然停電、電壓不穩(wěn)、機(jī)箱漏電等原因），你可以致電我們，我們會指導(dǎo)您修復(fù)加密鎖的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)基本架構(gòu)傳統(tǒng)的“進(jìn)銷存財一體化”結(jié)構(gòu)我們以財務(wù)為堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)的擴(kuò)展的結(jié)構(gòu)傳統(tǒng)的一體化的方式：各種數(shù)據(jù)密切相關(guān)聯(lián)，互相鉗制，數(shù)據(jù)增刪改受到限制，擴(kuò)展性不足。以財務(wù)為基礎(chǔ)的結(jié)構(gòu)：數(shù)據(jù)獨(dú)立，具有最大的靈活性，可以方便的進(jìn)行功能擴(kuò)展。我們將在原有的穩(wěn)固可靠的系統(tǒng)基礎(chǔ)上開發(fā)更多更實(shí)在的應(yīng)用。首次運(yùn)行軟件和創(chuàng)建第一個帳套在“桌面”或者“開始”程序菜單點(diǎn)擊我們的系統(tǒng)圖標(biāo)，運(yùn)行軟件。軟件先顯示我們公司的產(chǎn)品標(biāo)志，接著顯示注冊窗口，在你還不是我們的正式用戶的時候，這個窗口都會先顯示，你可以不作理會，點(diǎn)擊[點(diǎn)這里試用>>]按鈕就可以了。當(dāng)你需要正式購買我們的軟件的時候，請你把這個窗口的內(nèi)容（包括使用者名稱、地址、電話等），并利用窗口上的打印按鈕打印出來，傳真給我們。當(dāng)然，你也可以用白紙?zhí)顚懞媚男彰?、公司名稱、地址、郵政編碼、電話，并準(zhǔn)確的抄寫軟件產(chǎn)品碼（機(jī)器碼），發(fā)傳真或者E-Mail給我們，或者直接電話通知我們，我們會登記您的資料。我們確認(rèn)你的資料后，會給你一個注冊碼，請輸入注冊碼并點(diǎn)擊[注冊]，就可以成為我們的正式用戶。成為正式用戶后，使用時間和功能將不受限制。原來試用的數(shù)據(jù)也無需重新輸入，可以承接試用的數(shù)據(jù)繼續(xù)使用。第一次使用我們這個軟件的用戶，會彈出一個帳套企業(yè)資料窗口，請你輸入你的需要開立帳套的企業(yè)的資料，并選擇會計帳套的年份。點(diǎn)擊保存，系統(tǒng)會為你創(chuàng)建這個企業(yè)的帳套。企業(yè)代碼輸入0001或者0002這樣的流水號就可以了，本系統(tǒng)的海量版可以在同一套軟件允許你建立12480個帳套。這些資料都是可以在以后修改的，并且可以把這些資料插入到以后的報表中。在你點(diǎn)擊保存的時候，系統(tǒng)會提示你選擇會計制度。系統(tǒng)完全支持新舊兩種會計制度，你可以按你自己的實(shí)際需要選擇不同的會計制度。打開帳套和帳套管理新建帳套后，系統(tǒng)會出現(xiàn)帳套管理窗口雙擊你要處理的帳套，選擇用戶名和輸入密碼就可以進(jìn)入帳套了。我們系統(tǒng)自己設(shè)置了一個最高權(quán)限的用戶――超級管理員，這個用戶具有所有的操作權(quán)限，一開始的時候是沒有密碼的，你需要自己為這個用戶設(shè)置密碼。其他的操作員你可以進(jìn)入系統(tǒng)后按照您自己的需要進(jìn)行添加，并且可以為每個操作員定義他們的權(quán)限。（請參考操作員管理章節(jié)）提示你一下，在這個窗口可以備份數(shù)據(jù)，還可以封結(jié)帳套，封結(jié)后只有超級管理員才能進(jìn)入，以防止操作員誤修改了往年的帳套數(shù)據(jù)。在企業(yè)資料管理中，你還可以增加更多業(yè)戶的企業(yè)資料，當(dāng)你的代理記帳或者是需要同一個軟件需要為多個企業(yè)做帳的時候，這個管理功能必不可少。另外，請你慎用帳套和企業(yè)資料的功能，數(shù)據(jù)一經(jīng)刪除，除非你有刪除前的數(shù)據(jù)備份，否則是無法恢復(fù)的。刪除的時候會提示你輸入超級管理員的密碼，以防誤操作。帳套的總體設(shè)置說明和使用規(guī)劃在正式為一個企業(yè)使用本系統(tǒng)建帳前，請先了解以下原則：如果你并不需要使用本系統(tǒng)提供的會計核算功能，而只是使用進(jìn)銷存、出納、工資等其他的模塊，你可以對以下幾點(diǎn)不必關(guān)注。當(dāng)建帳企業(yè)的貨品物料材料品種繁多，而你又必須核算數(shù)量（核算庫存）的時候，強(qiáng)烈建議你使用我們的進(jìn)銷存模塊，而不需要設(shè)置原材料或者庫存商品、產(chǎn)成品等科目二級科目。因?yàn)楫?dāng)二級科目或者三級科目多的時候，您的會計帳簿會因?yàn)槊骷?xì)帳繁多而變得不清晰，同時在日常的業(yè)務(wù)中，如果比較多的話，不使用進(jìn)銷存模塊的核算方式會導(dǎo)致你的庫存相關(guān)的會計憑證非常的多，不利于你管理你的帳證。如果你的建帳企業(yè)的貨品物料材料品種不多，如只有二三十種，而且對庫存的核算要求不高，只要求核算數(shù)量和金額，而且沒有人手專管庫存或者不想使用進(jìn)銷存模塊，建議你采用二級科目進(jìn)行核算的方法。同時，如果要核算數(shù)量的話，你需要設(shè)置這些科目的核算數(shù)量屬性，包括一級、二級…科目都需要設(shè)置核算數(shù)量屬性（除非你并不考慮要對貨品的數(shù)量進(jìn)行核算）。例如：庫存商品科目底下有電視機(jī)和洗衣機(jī)等，如果你不使用進(jìn)銷存進(jìn)行核算，請你設(shè)置庫存商品科目和它的子科目的核算數(shù)量屬性。當(dāng)建帳企業(yè)的往來單位眾多（設(shè)置二級科目核算不方便），或者，需要我們的進(jìn)銷存系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)關(guān)聯(lián)使用（進(jìn)銷存的銷售和采購、領(lǐng)料等等相關(guān)業(yè)務(wù)需要自動生成會計核算憑證，進(jìn)入會計系統(tǒng)）時，請不要設(shè)置往來核算科目（比如：應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款等）的下級科目。而是修改科目屬性，把這些往來科目定義為往來核算屬性。這樣，系統(tǒng)可以支持10萬個往來單位都沒有問題，而且非常方便地使得進(jìn)銷存和會計核算模塊、往來模塊、出納模塊的鏈接起來共享往來單位資料進(jìn)行使用。當(dāng)然，當(dāng)你的會計核算和進(jìn)銷存核算不想關(guān)聯(lián)起來，想各自獨(dú)立的使用的時候，你可以建立多級科目或者使用設(shè)置科目的往來核算屬性都是可以的。你還應(yīng)該了解，出納的銀行（或者現(xiàn)金）帳戶實(shí)際上來源于會計的現(xiàn)金和銀行存款科目的二級科目，比如必須在會計科目的銀行存款科目設(shè)立了“工商銀行”這個帳戶，出納系統(tǒng)才會有這個帳戶可以使用，也就是說，在系統(tǒng)中，出納和會計在現(xiàn)金和銀行存款科目方面的帳戶是共享的。所以建議你：會計建好了現(xiàn)金和銀行存款帳戶后，如果你另外還有出納人員使用我們的出納系統(tǒng)，請不要在設(shè)立后刪除現(xiàn)金和銀行存款的下級科目，也不易在輸入了數(shù)據(jù)后更改這些科目?！靶〗鸸瘛币苍谶@個帳套中進(jìn)行核算是不適合的，你需要另外建立一個帳套進(jìn)行“小金柜”的核算，如果這個帳套的數(shù)據(jù)都是內(nèi)部核算數(shù)據(jù)則不在此列。建好明細(xì)科目后，出納和會計系統(tǒng)就可以可分可鏈接使用。具體論述請看5。如果你是會計出納集于一身，出納系統(tǒng)就可以不使用了，會計帳上就能很清楚的反映，你沒有必要兩個系統(tǒng)都輸入數(shù)據(jù)來使用，這樣添加了工作量，而且麻煩，其實(shí)只要你做會計憑證的時候，分錄做細(xì)一點(diǎn)就可以了。如果會計憑證分錄做的細(xì)，出納就可以“偷懶”，只要從會計系統(tǒng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)就可以了。當(dāng)然這不是我們建議的，而且容易造成分工責(zé)任不明的問題。除非你是代理記帳或者是會計和出納分開本來就不明確的情況。很多客戶有一個誤區(qū)：以為出納系統(tǒng)可以生成自動憑證，也就是以為出納人員在出納系統(tǒng)輸入了現(xiàn)金銀行數(shù)據(jù)，會計就可以不用做憑證了。這是不對的，理由很簡單：出納人員是不會知道也不會管會計分錄是怎么做的（對應(yīng)科目是什么），比如，出納付出了100元車費(fèi)，出納根本不知道這個支出應(yīng)該是管理費(fèi)？還是招待費(fèi)？還是…？。所以，出納系統(tǒng)自動生成憑證是不太可能的?？赡芸吹竭@里，還有一些用戶堅(jiān)持認(rèn)為，出納可以做會計憑證！好的，沒有問題！你開放給你的出納人員一個憑證輸入的權(quán)限，讓出納直接輸入會計憑證（不是出納憑證）就可以了，出納系統(tǒng)這邊的數(shù)據(jù)就可以不輸入了。系統(tǒng)必須要有固定資產(chǎn)和累計折舊科目存在，就算你并不需要真正使用它。請你不要刪除固定資產(chǎn)和累計折舊這兩個一級科目。而且它們的中文名稱不能寫錯。如果你需要使用我們的往來核算跟蹤系統(tǒng)，你就一定不要刪除應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款這兩個一級科目。詳細(xì)的往來核算系統(tǒng)的介紹請看相關(guān)章節(jié)。部門員工、外幣幣別資料和項(xiàng)目資料在整個系統(tǒng)里面都是共享的資料。在各模塊都是共同使用的。往來單位、貨品資料也是共享的（但是，如果作為明細(xì)科目在科目表設(shè)置的話，只作為科目進(jìn)行共享，而不是作為獨(dú)立的往來單位或者貨品資料）如果你的計算機(jī)知識不太好或者是一個會計軟件的初學(xué)者，以上的說明你可能不太理解，沒有關(guān)系，可以對以上說明不加理會，統(tǒng)統(tǒng)把它忘掉，進(jìn)入我們的帳套，你喜歡怎么做，你認(rèn)為怎么做方便就怎么做！會計帳務(wù)處理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)我們先來對比一下會計帳務(wù)處理中，傳統(tǒng)的財務(wù)軟件的結(jié)構(gòu)和我們系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)：這種設(shè)計對比傳統(tǒng)的財務(wù)軟件的設(shè)計擁有以下特點(diǎn)：巨大的靈活性，和現(xiàn)在的國內(nèi)會計的事務(wù)操作更為貼近。操作簡單，結(jié)構(gòu)更清晰易懂，無需繁雜的操作步驟。數(shù)據(jù)錄入更為方便。碰到問題容易找到問題的所在，有助于快捷的解決問題。同步實(shí)時運(yùn)算，一經(jīng)更改，所有改變將馬上在帳簿和報表中反映。同時支持新舊會計制度，同時支持所有不同的行業(yè)！設(shè)置簡單方面。通過設(shè)置，也可以轉(zhuǎn)換為傳統(tǒng)的操作模式，以適應(yīng)一些用戶固有的使用習(xí)慣。從上面的對比中我們看到，對于我們的會計帳務(wù)處理，數(shù)據(jù)只來自憑證和初始化數(shù)據(jù)，也就是說，只要你的初始化數(shù)據(jù)和憑證正確，帳簿和報表都是全自動整理生成的，而且因?yàn)閳蟊砗蛶げ臼莿討B(tài)的，你的任何修改都會立即反映，無需復(fù)雜的登帳、結(jié)帳過程。我們還可以看到，我們對初始化數(shù)據(jù)和憑證輸入是對等關(guān)系，不需要你必須先做好數(shù)據(jù)的初始化才能輸入憑證，你完全可以先輸入憑證，再慢慢調(diào)整和輸入初始化的數(shù)據(jù)，這種設(shè)計為你贏得了時間，也給你最大的方便，也為全動態(tài)的帳簿和報表提供了可能。在程序的設(shè)計中，全動態(tài)的帳簿和報表的意思是說：實(shí)際上，我們軟件是“沒有”帳簿和報表存在的，帳簿都是在你每次需要查詢的時候動態(tài)的重新登帳生成的帳簿顯示給你，報表都是在你每次查詢的時候直接在憑證和初始化數(shù)據(jù)統(tǒng)計生成顯示給你。報表并不像手工做帳或者其他財務(wù)軟件那樣從帳上取數(shù)，它是直接從憑證動態(tài)匯總而得。這種簡單的設(shè)計方式讓計算機(jī)完成了大量的工作，簡單的數(shù)據(jù)流向使得的碰到問題的時候很容易找出錯誤所在：不是憑證有問題就是初始化數(shù)據(jù)有問題。加快解決問題的速度。這種簡單的設(shè)計還最大限度的方便你對帳務(wù)進(jìn)行調(diào)整，以便讓你做出更準(zhǔn)確更合理，更符合各方面需要的會計帳務(wù)。當(dāng)然，你也可以把軟件設(shè)置為嚴(yán)格管理的模式，在嚴(yán)格的管理模式下，所有的改動將變得不再容易（或者不再允許改動），錯誤的輸入將不能直接修改，需要采用沖銷的方式進(jìn)行，或者通過層層授權(quán)的方式進(jìn)行。默認(rèn)的情況下，我們的軟件設(shè)置是寬松的模式。你可以根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際需要來進(jìn)行設(shè)置。無可置疑的是：嚴(yán)格的模式將使得便利性降低。憑證的輸入和相關(guān)操作我們的會計核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都是依賴憑證的，所以輸入好憑證是關(guān)鍵。我們?yōu)閼{證的提供了很多便利操作，我們重點(diǎn)會講解憑證這部分。請看我們的操作說明圖例：注意：系統(tǒng)會自動為你增加行（一直按回車鍵或者把鼠標(biāo)點(diǎn)擊到其他行其他位置），如果最后一行的行頭為*號，說明這行是新增加的行但是還沒有輸入任何數(shù)據(jù)，你沒有必要把這一行刪除（除非系統(tǒng)提示這行有錯誤）請你先理解憑證的布局，完整的憑證可以看作下圖：我們可以看到，每一行分錄實(shí)際上都各自可以對應(yīng)不同的數(shù)量、單價、項(xiàng)目、部門、外幣等，例如，我們可以輸入不同部門的管理費(fèi)用在同一張憑證里作為不同的分錄：分錄一：借管理費(fèi)用—辦公費(fèi)（部門：銷售部）分錄二：借管理費(fèi)用—辦公費(fèi)（部門：生產(chǎn)部）分錄三：…..一般簡單的核算情況下單價數(shù)量項(xiàng)目部門外幣等等，是不需要輸入和理會的，如果該科目設(shè)置了輔助核算，會彈出相應(yīng)窗口讓你選擇。直接填入摘要、科目內(nèi)容，并輸入金額后，看到合計旁邊沒有感嘆號，即證明該憑證輸入完畢。摘要可以只輸入第一行分錄的摘要，其他行的分錄會自動按照上一行的分錄進(jìn)行自動填充（在保存的時候自動檢查并填充），所以你無需每行分錄都輸入相同的摘要，系統(tǒng)會自動為你補(bǔ)充。在輸入科目的時候可以輸入中文比如輸入可以輸入“現(xiàn)金”就會自動的變成“1001現(xiàn)金”，如果輸入“管理費(fèi)用”就會出現(xiàn)“5503管理費(fèi)用”等等，而不用輸入科目代碼，但是我們還是建議你點(diǎn)擊下拉三角按鈕選擇科目，因?yàn)橹苯虞斎肟颇棵Q時，如果有多個科目名稱相同（相似），你就可能等不到你想要的結(jié)果。自動調(diào)平功能也可以在借方(或者貸方)金額的單元格里面輸入等于號(=)，系統(tǒng)會自動填入這一行的金額，這樣整張憑證的借貸金額就自動平衡了。憑證工具按鈕可以通過快捷鍵調(diào)用：Ctrl+N填寫新憑證Ctrl+D刪除當(dāng)前憑證Ctrl+Q關(guān)閉憑證窗口PgDn下一張憑證PgUp上一張憑證Ctrl+P打印Ctrl+W打印預(yù)覽Ctrl+S保存憑證特別提示：在憑證的表格區(qū)域按下鼠標(biāo)的右鍵可以彈出一個功能菜單,你可以利用這個彈出菜單進(jìn)行刪除行/插入行等操作。我們還設(shè)計了模板憑證功能，在我們的日常帳務(wù)中，有很多憑證的分錄是相似的，或者，幾乎每個月都可能會錄入分錄類似的憑證，如提現(xiàn)金的憑證。我們可以把這些常用的憑證另存為模板，以后在需要使用的時候，把它調(diào)入，我們只要作小量的更改（如：只是改個金額）就可以完成一張新憑證的輸入，這種方式可以大大提高憑證輸入的效率。憑證模板是一個文件，保存的時候你需要輸入一個合適文件名稱，以便在下次需要使用的時候容易找到這個模板。如提現(xiàn)金的模板你可以起一個文件名為：提現(xiàn)金。憑證模板的功能操作和對應(yīng)在“新建”按鈕中位置請看下圖。和憑證模板類似，你也可以把憑證另存為一個憑證文件，在需要的時候在把它導(dǎo)入回來。例如：某張憑證我們想暫時刪掉它，我們可以先把它另存為憑證文件，以后在需要這帳憑證的時候再導(dǎo)入。又或者利用憑證文件可以把一個帳套的憑證導(dǎo)入到另外一個帳套。溫馨提示：我們的系統(tǒng)特有一個叫“習(xí)慣”的設(shè)置功能，請看上圖中的“習(xí)慣：保存后立即新建”，這個功能是為了適應(yīng)不同的使用者的使用習(xí)慣。根據(jù)我們對大量使用者的研究數(shù)據(jù)分析，憑證輸入后保存有兩種后續(xù)的需求：A.立即對新輸入的憑證進(jìn)行打印B.不打印立即準(zhǔn)備新建一張憑證。你可以按照自己的需要選擇和你習(xí)慣相適應(yīng)的選項(xiàng)。(在我們進(jìn)銷存系統(tǒng)的單據(jù)錄入中也有這個“習(xí)慣”選項(xiàng))科目的設(shè)置你可以按照自己的習(xí)慣和需要，對會計科目進(jìn)行任意的增加、刪除和修改，但是請遵循上面“六、帳套的總體設(shè)置說明和使用規(guī)劃”中的原則。科目的總界面如下：系統(tǒng)可以允許你設(shè)置最長為10級的科目，建議你合理的為你的科目進(jìn)行分類，一般科目在4級以內(nèi)的時候，操作人員感覺比較便利，太多的級數(shù)容易讓人產(chǎn)生混亂。特別提醒您：按國家新會計制度，二級、三級科目只有兩位數(shù)字，也就是說，你的明細(xì)科目最多不能超過99個，如果你的明細(xì)科目超過99個，請你使用三級科目或者四級科目的方式，例如應(yīng)收帳款如果你使用明細(xì)科目的方式（而不是設(shè)置往來核算屬性的方式），你的應(yīng)收單位很多，可能超出99個，你就需要先設(shè)置二級科目（如：按地方區(qū)域），在把應(yīng)收單位設(shè)置為三級科目。當(dāng)你選中一個科目的時候，你留意一下科目窗口的底部，會顯示這個科目的即時余額供你參考。你可以刪除一些你不需要的科目，這樣可以加快以后程序處理數(shù)據(jù)的速度，當(dāng)然，在以后你需要用到這些科目的時候可以自行添加。數(shù)據(jù)初始化點(diǎn)擊設(shè)置按鈕，進(jìn)入財務(wù)數(shù)據(jù)初始化。建議你初始化的同時對科目進(jìn)行設(shè)置舉例：對銀行存款科目數(shù)據(jù)初始化。單擊“銀行存款”，表示選擇現(xiàn)金科目。然后，單擊“初始化數(shù)據(jù)”，即彈出如下窗口。年初金額——指該企業(yè)在本年初的該科目金額。期初金額——指在使用本系統(tǒng)做帳的前一個月的該科目的月末金額。年初數(shù)量——指該企業(yè)在本年初的該科目數(shù)量（在需要做數(shù)量金額帳時輸入）。期初數(shù)量——指在使用本系統(tǒng)做帳的前一個月的該科目的月末數(shù)量（在需要做數(shù)量金額帳時輸入）。輸入后單擊保存。逐一選擇其他科目（包括明細(xì)科目），逐一輸入各科目的初始化數(shù)據(jù)。初始化數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)會彈出初始化檢查數(shù)據(jù)表，幫助用戶檢查數(shù)據(jù)的正確與否。特別提示：如果是從一月份開始使用電腦做帳（即：整年的數(shù)據(jù)由電腦處理，我們建議你這樣做），期初也要輸入數(shù)據(jù)：期初數(shù)=年初數(shù)。如果不是從一月份開始使用電腦做帳，比如6月份才用電腦處理帳務(wù)，那么：非損益類科目期初數(shù)=5月底余額損益類科目期初數(shù)＝1到5月的累計數(shù)。我們建議你先輸入一級科目的初始數(shù)據(jù)，然后在逐個輸入二級科目的初始數(shù)據(jù)。很多企業(yè)還可能碰到一種情況是：一級科目的數(shù)據(jù)是清晰的，但是某些二級科目（如應(yīng)收應(yīng)付或者一些費(fèi)用科目）可能一下很難分出來，很難理順。這個時候請你直接輸入一級科目的數(shù)據(jù)，二級科目哪些是清楚就輸入，不清楚的可以輸入大概或者暫時不輸入，在系統(tǒng)問你是否要自動累計到上級科目的時候選擇[否]。這樣可以讓你選做好主科目的帳，明細(xì)科目你可以在以后業(yè)務(wù)理順后再補(bǔ)進(jìn)來。這種做法不會影響你主科目的帳目和報表，當(dāng)然有些明細(xì)科目帳就暫時不夠準(zhǔn)確了。輔助核算初始化當(dāng)某些科目設(shè)置了輔助核算屬性的時候，你可以還需要對這些科目進(jìn)行輔助核算初始化。這個功能可以在設(shè)置里面找到（其他會計相關(guān)）。例如：假設(shè)應(yīng)收帳款科目設(shè)置了往來核算屬性，我們就需要為每一個往來單位的應(yīng)收余額進(jìn)行初始化。輔助核算初始化有以下幾個特點(diǎn)需要特別注意：輔助核算的初始化數(shù)據(jù)是資料性質(zhì)的，和3.中財務(wù)初始化數(shù)據(jù)沒有匯總關(guān)系，也就是說，在輔助核算做了初始化的科目，在3.中的初始化也需要輸入。比如，我們的應(yīng)收帳款的各個往來單位的數(shù)據(jù)我們都在輔助核算初始化中輸入了，它們的匯總數(shù)并不會反應(yīng)到3.的初始化中，而且也不會檢查它們的匯總數(shù)是否和3.中應(yīng)收帳款科目的初始化數(shù)據(jù)是否相當(dāng)。這種做法最大的好處是靈活，而且對一些比較混亂的帳務(wù)也能處理，可以讓你在理清整個帳務(wù)后再調(diào)整和更改。輔助核算初始化是條件混合，多條件約束的。例如：應(yīng)收帳款A(yù)公司，應(yīng)收帳款同時核算了部門，A公司是屬于銷售I部來核算的。這種情況下，你在輔助核算里面就必須有三筆初始化數(shù)據(jù)：1).應(yīng)收帳款只是往來A公司（核算往來）作為條件的2).應(yīng)收帳款只是銷售I部（核算部門）作為條件的3).應(yīng)收帳款A(yù)公司和銷售I部同時作為條件的如果你只輸入了3).中的一條數(shù)據(jù)，你可能發(fā)現(xiàn)當(dāng)你看A公司的往來帳簿的時候，沒有了期初數(shù)（或者看報表的時候，該公司或者部門數(shù)據(jù)不對），原因就是往來帳簿是只以往來單位（A公司）作為條件的，而3.)則要求往來單位和部門同時能對應(yīng)的時候這條數(shù)據(jù)才有效。所以你應(yīng)該特別留意在輸入輔助核算初始化數(shù)據(jù)的時候，不要輸入多余的核算條件。如果某個科目確實(shí)是需要多種核算的，你就需要為每一種單一的條件輸入一個初始化數(shù)據(jù)，還需要為混合條件輸入初始化數(shù)據(jù)。憑證工具箱在憑證或者在設(shè)置菜單中你都可以調(diào)出憑證工具箱。利用憑證工具箱的功能可以：檢查斷號，自動理順憑證編號，插入憑證等憑證工具箱還可以刪除整年或者整月的憑證，請你慎用這些功能。不建議你使用批量更改功能，因?yàn)閷τ嬎銠C(jī)不太熟練的用戶容易出問題。輔助核算設(shè)置和輔助核算分錄輸入有些科目我們需要進(jìn)行輔助核算，比如按部門核算或者按項(xiàng)目核算，又或者核算外幣等。你可以在設(shè)置會計科目設(shè)置里面調(diào)出科目窗口，選擇你要輔助核算的科目，點(diǎn)擊修改科目。彈出以下窗口：選中你要輔助核算的方式，保存設(shè)置就可以了。當(dāng)你設(shè)置輔助核算屬性，在輸入憑證的時候，系統(tǒng)會自動彈出對應(yīng)的窗口讓你選擇和輸入核算條件，如核算外幣的窗口：或者讓你選擇部門或者員工的窗口：或者往來單位窗口讓你選擇往來單位：固定資產(chǎn)本系統(tǒng)的固定資產(chǎn)是和科目集成的，你可以直接在科目設(shè)置的時候設(shè)置固定資產(chǎn)的明細(xì)科目（如果固定資產(chǎn)科目多，你可以分三級科目），系統(tǒng)會自動為你添加對應(yīng)的累計折舊科目：你可以設(shè)置每一種固定資產(chǎn)的折舊年限和殘值率（也可以是殘值，當(dāng)殘值率輸入框輸入的數(shù)字大于100的時候就表示是殘值金額，而不是百分比），并且選擇一個對應(yīng)的費(fèi)用科目。設(shè)置好后，以后每個月你只要點(diǎn)擊一下生成固定資產(chǎn)折舊憑證，系統(tǒng)就會執(zhí)行折舊操作并生成相應(yīng)的憑證。提醒你注意：按會計制度規(guī)定，當(dāng)月新購置的固定資產(chǎn)是不提折舊的。系統(tǒng)會自動處理這種情況。系統(tǒng)還可以自動為你生成固定資產(chǎn)累計折舊的多欄帳。月末結(jié)轉(zhuǎn)系統(tǒng)可以自動結(jié)轉(zhuǎn)損益，并且生成相應(yīng)的憑證，你還可以自行定義更多的結(jié)轉(zhuǎn)。結(jié)轉(zhuǎn)在我們系統(tǒng)理解為：把某些科目的余額全部“搬”到某個指定的科目。所有符合這種概念的操作，你都可以定義結(jié)轉(zhuǎn)。注意，我們系統(tǒng)理解的結(jié)轉(zhuǎn)概念是不留余額的，是全部結(jié)轉(zhuǎn)的。如果只是把部分金額“結(jié)轉(zhuǎn)”到某個科目請不要設(shè)置為自動結(jié)轉(zhuǎn)。如果在系統(tǒng)里面定義了結(jié)轉(zhuǎn)，這種憑證在統(tǒng)計的時候?qū)詣颖幌到y(tǒng)篩選出來。例如：我們定義了結(jié)轉(zhuǎn)損益：從5開頭的科目全部結(jié)轉(zhuǎn)到3131本年利潤科目。假設(shè)我們刪除了這個結(jié)轉(zhuǎn)定義，系統(tǒng)將不會篩選這些憑證，導(dǎo)致利潤表損益科目反映的本月數(shù)都是0。（實(shí)際上是“?本月”或者“?本期”公式失效，當(dāng)然，你可以把利潤表里公式更改為“?借方”或者“?貸方”來取數(shù)）假設(shè)以上的定義的本年利潤科目的科目代碼錯了，系統(tǒng)也不能正確篩選這些憑證，導(dǎo)致報表的本月數(shù)反映也不正確。假設(shè)你手工輸入的結(jié)轉(zhuǎn)憑證（不是系統(tǒng)自動生成），并且為了圖方便，你把結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)分錄和其他業(yè)務(wù)的分錄做到同一張憑證上，系統(tǒng)也不能正確篩選這些憑證，導(dǎo)致報表的本月數(shù)反映也不正確。這種情況我們客戶時有發(fā)生，解決的方法是刪除你做哪幾張的結(jié)轉(zhuǎn)憑證，讓系統(tǒng)自動幫你生成，或者把結(jié)轉(zhuǎn)憑證和其他業(yè)務(wù)憑證分開來，不要做到同一張憑證里。自動憑證設(shè)置自動憑證可以幫助你需要的時候讓計算機(jī)自動按照不同的條件生成各種憑證，可以用于自動按比例分?jǐn)傎M(fèi)用、自動匯總、自動結(jié)轉(zhuǎn)成本、按照不同的條件和形式的轉(zhuǎn)帳等等。我們舉一個例子來說明自動憑證的使用和設(shè)置方法：我們假設(shè)有一個企業(yè)每個月不管“風(fēng)吹雨打”都會從銀行提5000元現(xiàn)金作為備用金，因此我們每個月都要做這樣的提備用金業(yè)務(wù)的憑證：借現(xiàn)金5000貸銀行存款5000我們可以設(shè)置它為自動憑證，這樣以后每個月只要點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)就可以自動生成這張憑證。設(shè)置步驟：點(diǎn)擊自動結(jié)轉(zhuǎn)（或者月末結(jié)轉(zhuǎn)）進(jìn)入結(jié)轉(zhuǎn)和自動憑證窗口，點(diǎn)擊高級后，窗口如下：點(diǎn)擊增加按鈕旁邊的下拉小三角，在彈出的菜單中選擇增加自動憑證，出現(xiàn)自動憑證設(shè)置窗口，輸入我們要做這張憑證的摘要，然后點(diǎn)擊增加一行分錄：最后我們得到的自動憑證樣式：我們設(shè)置好自動憑證后，在需要生成這種憑證的時候只要打開自動結(jié)轉(zhuǎn)功能窗口，在需要自動執(zhí)行的操作的前面打勾，然后，選擇月份，點(diǎn)擊執(zhí)行以上選擇的結(jié)轉(zhuǎn)操作按鈕，系統(tǒng)就會自動為你做好了相關(guān)的憑證?？芍^一勞永逸。當(dāng)然，上面我們只是舉個一個非常簡單的例子，其實(shí)你可以利用我們的自動憑證來做出各種各樣的復(fù)雜的業(yè)務(wù)憑證。例如我把上面的例子擴(kuò)展一下，我們現(xiàn)在這個企業(yè)只要它的銀行存款大于1000元，我們都會提現(xiàn)金，保證銀行存款只有1000元錢。這樣我們就需要判斷銀行存款余額是否大于1000元，而且提款的金額也不是固定的了，沒有問題！我們的自動憑證可以如下圖設(shè)置：再來一個更復(fù)雜的例子：某公司生產(chǎn)abc三種產(chǎn)品，某月投入材料1000元，其中a產(chǎn)品250元、b產(chǎn)品350元、c產(chǎn)品400元，支付制造費(fèi)用2000元，其中工資1000元、折舊500元、修理費(fèi)500元。以上只是一個月的數(shù)據(jù)，實(shí)際上每個月的產(chǎn)品金額和費(fèi)用都不一樣?，F(xiàn)在該公司需要每個月根據(jù)實(shí)際情況決定制造費(fèi)用按各產(chǎn)品材料金額的比重進(jìn)行自動分配(還可以用各產(chǎn)品的直接工資比重、數(shù)量比重等來進(jìn)行分配），那么a產(chǎn)品比重=250/1000、b產(chǎn)品比重=350/1000、c產(chǎn)品比重=400/1000。a產(chǎn)品分配制造費(fèi)用=2000*250/1000=500、b產(chǎn)品分配=2000*350/1000=700、c產(chǎn)品分配=2000*400/1000。自動憑證的分錄設(shè)置如下：1、如果：?借方(4105，本月)>0那么：借：410101生產(chǎn)成本-a產(chǎn)品-制造費(fèi)用=[?借方(4105，本月)]*[?借方(410501,本月)]/([?借方(410501,本月)]+[?借方(410502,本月)]+[?借方(410503,本月)])注：這個黑體部分計算出了a產(chǎn)品的分配率(以下同理類推)2、如果：?借方(4105，本月)>0那么：借：410102生產(chǎn)成本-b產(chǎn)品-制造費(fèi)用=[?借方(4105，本月)]*[?借方(410502,本月)]/([?借方(410501,本月)]+[?借方(410502,本月)]+[?借方(410503,本月)])3、如果：?借方(4105，本月)>0那么：借：410103生產(chǎn)成本-c產(chǎn)品-制造費(fèi)用=[?借方(4105，本月)]*[?借方(410503,本月)]/([?借方(410501,本月)]+[?借方(410502,本月)]+[?借方(410503,本月)])4、貸：410501制造費(fèi)用-工資=?借方(410501,本月)5、貸：410502制造費(fèi)用-折舊=?借方(410502,本月)6、貸：410503制造費(fèi)用-修理費(fèi)=?借方(410503,本月)特別提示：點(diǎn)擊自動憑證分錄設(shè)置中下拉選擇中的“取數(shù)公式”可以調(diào)出報表取數(shù)公式生成器，從而大大簡化你輸入報表公式的過程。以上“?借方(410502,本月)”等公式都可以生成?？梢钥吹剑覀兊淖詣討{證功能極為強(qiáng)大，如果能好好理解并多加運(yùn)用，可以為你的工作帶來非常多的便利，并且極大的提供工作效率。以上例子希望我們的用戶能舉一反三，設(shè)計出你自己需要的各種業(yè)務(wù)的自動憑證。結(jié)帳在我們系統(tǒng)中，結(jié)帳其實(shí)就是把該月的帳“封住”，不允許再進(jìn)行修改而已。你可以通過結(jié)帳窗口的反結(jié)帳功能取消結(jié)帳，你就可以修改結(jié)帳后的數(shù)據(jù)了。結(jié)帳功能配合審核和登帳功能（默認(rèn)是全自動的，你可以取消這些設(shè)置），通過權(quán)限管理，你可以實(shí)現(xiàn)一種嚴(yán)格的管理模式，比如，不允許修改輸入后的憑證或者結(jié)帳后的數(shù)據(jù)等等。當(dāng)然，這樣的做法大大削弱了本系統(tǒng)的靈活性。我們建議你在開始使用的時候，暫時保留我們的靈活設(shè)置，當(dāng)您的操作人員都屬性了業(yè)務(wù)操作和我們軟件的使用在重新設(shè)置為嚴(yán)格的管理模式。如果是中小企業(yè)或者是代理記帳用戶，直接使用現(xiàn)在的這種設(shè)置不作更改是最方便的。進(jìn)行嚴(yán)格管理模式的需要以下設(shè)置：在會計模塊設(shè)置中，取消自動審核，取消自動登帳。在設(shè)置中，進(jìn)入用戶權(quán)限管理，增加你的操作人員，并賦予不同的權(quán)限。每個月記得進(jìn)行結(jié)帳。從其他系統(tǒng)生成憑證你可以直接在憑證的新建按鈕旁邊的下拉三角，你可以從其他模塊生成憑證。通過月末結(jié)帳或者自動憑證功能也可以生成憑證。一般都需要你使用了其他模塊并且通過一定的設(shè)置才能使用。具體設(shè)置方法請參考其他模塊的說明。帳簿帳簿都是全自動的，多欄帳允許自定義。我們的會計帳簿包括：總帳科目明細(xì)帳固定資產(chǎn)帳數(shù)量金額帳（當(dāng)你使用進(jìn)銷存進(jìn)行核算的時候，這個帳簿就在進(jìn)銷存系統(tǒng)體現(xiàn)，不在會計模塊體現(xiàn)，如果是直接在會計帳務(wù)進(jìn)行核算，你必須必須設(shè)置了科目的數(shù)量的輔助核算屬性才有效）往來帳簿（如果不是進(jìn)行往來輔助核算，這個帳簿直接在科目明細(xì)帳體現(xiàn)）部門項(xiàng)目帳（必須設(shè)置了科目的部門或者項(xiàng)目的輔助核算屬性才有效）外幣帳簿（必須設(shè)置了科目的外幣的輔助核算屬性才有效）下面以科目明細(xì)帳為例，介紹一下帳簿的通用的特性：點(diǎn)擊查看帳簿后出現(xiàn)你要查看的帳簿：在這里我們想比較具體的介紹一下多欄帳。我們提供了自動編制多欄帳（表），你只要先選中一種多欄帳，選擇會計月份，再點(diǎn)擊查看帳簿，系統(tǒng)會彈出科目窗口讓你選擇你要編制多欄帳的科目（比如，你可以選擇管理費(fèi)用一級科目），系統(tǒng)就會為你自動編制一個多欄帳。實(shí)際上，更多情況下，我們特別設(shè)計的多欄表可能更適合你，建議你在多欄帳不太滿意的時候，試試我們的多欄表。我們也可以自定義多欄帳，設(shè)定自己的多欄帳格式。典型的應(yīng)用是應(yīng)交增值稅的多欄帳帳簿，它有多個借方和多個貸方欄目。點(diǎn)擊增加按鈕，建立應(yīng)交增值稅的多欄帳，請看下圖：設(shè)置好后點(diǎn)擊保存。我們就得到了一個應(yīng)交增值稅的多欄帳。點(diǎn)擊這個多欄帳，選擇會計月份，點(diǎn)擊查看帳簿，系統(tǒng)就會自動按照你設(shè)置的方式登帳。帳頁效果請看下圖所示。如果不滿意，你還可以對多欄帳的設(shè)置進(jìn)行修改。報表在這個章節(jié)，我們只介紹一些特殊而方便的報表和功能。大家應(yīng)該更多的了解下一個章節(jié)關(guān)于報表設(shè)計的內(nèi)容。資產(chǎn)負(fù)債表、損益表一般情況下，我們的報表在設(shè)計上是利用我們廣泛使用的EXCEL電子表格軟件格式的文件作為報表的模板，然后我們的程序分析模板里面的公式，把相應(yīng)的數(shù)據(jù)填到模板指定的單元格。要使用好報表功能，你必須對我們報表的公式要有必要的認(rèn)識，并且最好對EXCEL電子表格軟件的操作有一定的了解。你可以調(diào)用報表設(shè)計器或者是EXCEL軟件來打開我們的模板，看看我們的報表模板是如何設(shè)計的，哪些是我們的取數(shù)公式，同時看看我們下一節(jié)中的報表設(shè)計的內(nèi)容以加深你的理解?？颇棵骷?xì)表這個報表是非常有用和非常方便的一個報表。它可以自動生成所有科目（或者你選擇的科目）年初、期初、本期、期末、累計、借方發(fā)生、貸方發(fā)生等數(shù)據(jù)，并且自動在同一張報表里面排列反映。我們舉幾個例子來說明它的強(qiáng)大應(yīng)用能力列出所有一級科目的余額列出所有科目（包括主科目和明細(xì)科目）的發(fā)生數(shù)和余額列出應(yīng)收往來單位的應(yīng)收余額你還可以用這個科目明細(xì)表列出更多的報表樣式。常用報表你設(shè)置好的報表模板可以存放到這個目錄下，以方便你以后直接在這里打開你的報表。如果是網(wǎng)絡(luò)版，你還可以設(shè)置常用報表的共享目錄。以便大家的模板保持一致，共享使用。部門項(xiàng)目分析表當(dāng)你的某些科目進(jìn)行部門項(xiàng)目核算時，這個報表就顯得非常有價值。而且我們建議你把這個報表和我們的帳簿里面的部門項(xiàng)目帳對比使用，會有更好的效果。自定義報表這個功能用于快速打開一個EXCEL文件作為報表模板，這個模板文件可以位于你計算機(jī)的任何可以訪問的磁盤中。庫存月報表這個報表只有在科目設(shè)置了數(shù)量核算才有意義，一般和數(shù)量項(xiàng)目帳對比使用?，F(xiàn)金流量表我們專門設(shè)計了獨(dú)有的現(xiàn)金流量表機(jī)制。詳細(xì)說明請看相關(guān)章節(jié)。報表設(shè)計關(guān)于報表設(shè)計我們預(yù)先定義的報表模板不一定適合您現(xiàn)在的使用，如果發(fā)現(xiàn)報表有問題，您需要重新定義一次報表的公式。我們的模板都是Excel電子表格格式的，你可以使用我們的報表設(shè)計器設(shè)計報表，也可以用Excel電子表格來設(shè)計報表。報表設(shè)計器能給您一個更簡便的報表設(shè)計環(huán)境，推薦你調(diào)用報表設(shè)計器來設(shè)計報表。一般你會可能碰到以下報表問題：有些科目沒有在報表反映報表上的金額不對需要自己定義報表樣式如果是調(diào)用報表設(shè)計器，你可以參照以下圖形說明更改報表設(shè)置：如果是調(diào)用EXCEL電子表格軟件，你可以參照下圖：報表取數(shù)我們的報表取數(shù)公式為：?年初(科目代碼)?年初為取年初數(shù)，你還可以?期末?累計?借方?貸方等等。注意：1.問號為?不是中文的問號？2.括號為()不是中文的括號（）3.公式里的科目代碼和你帳套中使用的代碼一樣。復(fù)雜一點(diǎn)的公式可以：?年初(科目代碼1+科目代碼2….)例如?年初(101+102+109)?年初(501-511)等等還可以取指定的月份：例如：?借方(101,1,12)就是取101科目1到12月的借方發(fā)生數(shù)?借方(101,1,本月)就是取101科目1到當(dāng)前月份的借方累計數(shù)以下的公式都是正確的例子：?貸方(1001)?貸方(1002,1)?貸方(1002,2005)?貸方(1003,本年)?貸方(1004,年+1)?貸方(1005,上年)?貸方(1006,季)?貸方(1007,本年-1)?貸方(1008,本月)?貸方(1009,上月)?貸方(1010,前年)?貸方(1011,月-1)?貸方(1012,月+1)?貸方(1013,季,上年)?貸方(1014,季,本年)?貸方(1015,季,年-1)?貸方(1015,季,2005)?貸方(1015,季,年+1)?貸方(1017,上月,上年)?貸方(1018,1,12)?貸方(1018,1,12,本年)?貸方(1018,1,12,本年-1)?貸方(1018,1,12,本年+1)?貸方(1018,1,12,2005)在公式的設(shè)置中，所以的科目代碼的位置都可以使用1001+1002+1009-1211這樣的混合運(yùn)算年+1表示本年的年份加1，如果本年為2002年，則年+1為2003年，類推還可以是年+2，年+3等等在以上公式的基礎(chǔ)上，如果你有輔助核算，還可以把公式擴(kuò)展為：原來：?年初(科目代碼)如果要取部門：?部門(部門代碼)年初(科目代碼)如果要取項(xiàng)目：?項(xiàng)目(項(xiàng)目代碼)年初(科目代碼)如果要取外幣：?外幣(外幣名稱)年初(科目代碼)如果要取數(shù)量：?數(shù)量()年初(科目代碼)或者?年初數(shù)量(科目代碼)公式還支持混合取數(shù)如：取某部門的指定項(xiàng)目的年初數(shù)：?部門(部門代碼)項(xiàng)目(項(xiàng)目代碼)年初(科目代碼)利用報表設(shè)計器里面的公式生成器，可以方便輸入公式，點(diǎn)擊報表設(shè)計器的報表取數(shù)公式按鈕，調(diào)出公式生成器：報表輔助計算公式你會看到#VALUE!這樣的格子，這是我們使用了Excel電子表格的公式。你可以看到里面的內(nèi)容類似于：C12-C11+C12等等。意思是C12格子減C11格子加C12格子。注意：C12格子是Excel里面的格子的C列12行。不是財務(wù)報表的行次。你要看看這些EXCEL公式的定義是否正確。插入企業(yè)的信息你可以讓報表自動顯示帳套的企業(yè)信息，包括名稱、納稅編碼等，用?后面加你要的企業(yè)信息就可以了，比如:?年年?月月?企業(yè)名稱會顯示為2002年7月廣東XXXXX公司這些信息可以在公式生成器的“企業(yè)基本資料及其他”選項(xiàng)中找到。定義自己的報表你可以定義自己的報表，保存在常用報表目錄或者其他地方都可以。（生產(chǎn)成本科目的報表問題：因?yàn)樯a(chǎn)成本可能有月末余額，這時候，是體現(xiàn)為存貨的，我們在報表模板里沒有體現(xiàn)，你按你的需要增加到報表模板里，同時應(yīng)該在自定義結(jié)轉(zhuǎn)中把生產(chǎn)成本結(jié)轉(zhuǎn)到庫存商品這個自動的結(jié)轉(zhuǎn)刪除。）報表設(shè)計之高手篇在上述的報表設(shè)計的方法和技巧的基礎(chǔ)上，報表公式還可以擴(kuò)展：?部門(部門代碼1+部門代碼2+...)年初(科目代碼1+科目代碼2+科目代碼3+...)當(dāng)然，項(xiàng)目和往來等參數(shù)也支持相加減的操作。我們把部門(部門代碼1+部門代碼2+...)一類的條件稱為界定報表可以通過一張模板，可以通過動態(tài)界定功能擴(kuò)展成為其他同格式的報表。利用查看報表按鈕旁邊的界定條件擴(kuò)展報表可以使得的只要設(shè)計一張報表就可以適應(yīng)用于不同的情況，特別對部門和項(xiàng)目核算的用戶最為方便。舉例，比如，我們的企業(yè)的損益類科目都是核算部門的，而且我們已經(jīng)設(shè)計好一張損益表模板，那么我們可以直接使用這個模板動態(tài)的生成各個部門的損益表，而不需要為每一個部門都設(shè)計一張報表模板。這個功能實(shí)際上是動態(tài)在你的模板的取數(shù)公式前添加界定條件。如：你原來模板的某個單元格的公式為?本月(5101)如果你輸入的界定為代碼01的部門，公式會自動變成?部門(01)本月(5101)報表可以處理多個頁(Sheet)如下圖，這個EXCEL文件有4個頁(Sheet)。默認(rèn)的情況下EXCEL有Sheet1,Sheet2,Sheet3三頁在上圖的例子中我們有四個頁(sheet)：Sheet1,-Sheet2,+部門(01),=部門(01)正常的情況下，我們的報表會自動處理EXCEL模板文件的所有頁，除了以下特殊情況：A).如果頁名稱以"-"（減號）開頭，這個頁會被跳過而不被處理。例如上圖中的第二頁(-Sheet2)B).如果頁名稱以"+"（加號）開頭，這個頁里面的所有公式都會自動添加頁名稱后面的界定條件。例如上圖中的第三頁（+部門(01)），假設(shè)該頁里面有一個公式?本月(1001)，實(shí)際在程序處理的時候，這個公式會被界定擴(kuò)展為?部門(01)本月(1001)變成了取代碼為01這個部門的1001科目的本月數(shù)C).和B)情況中的一樣，如果頁名稱以"="（等號）開頭，這個頁里面的所有公式都會自動使用頁名稱后面的界定條件。它和B)不同在于：B)情況是添加指定的界定C)情況是使用指定的界定,而不是在原來的界定上添加。例如，假設(shè)我們利用界定輸入窗口動態(tài)決定了界定，如果使用B)情況，結(jié)果將是B)情況的界定＋動態(tài)界定窗口輸入的界定。如果是使用C)情況，則動態(tài)界定窗口中輸入的界定對這一頁(如上圖中的第四頁)不會產(chǎn)生作用和影響。情況B)和C)我們成為靜態(tài)界定特別注意：已經(jīng)在單元格里面輸入的界定，永遠(yuǎn)都會成立而產(chǎn)生作用的，它不會因?yàn)榉椒?或者C)而更改。但是會因?yàn)榍闆rB)而疊加。往來單位資料在我們的系統(tǒng)中，沒有“客戶”和“供應(yīng)商”這些概念，我們系統(tǒng)同一認(rèn)為是“往來單位”，也就是說，所有和建帳企業(yè)有業(yè)務(wù)聯(lián)系的企業(yè)都是“往來”單位，這種方式很好的解決了一些往來單位既是“客戶”同時也是供應(yīng)商的情況。因此，“客戶”和“供應(yīng)商”只是我們腦袋里定義的，在我們系統(tǒng)中只是往來單位的不同分類方式而已。按照自己的需要先對往來單位資料分類是非常重要的。我們還應(yīng)該理解分類是一個文件夾形式的，不是一個實(shí)在的往來單位，分類不能作為核算用途，也不能作為往來單位輸入到業(yè)務(wù)單據(jù)中，但是，好的分類方式將大大方便你查找和定位往來單位資料，并且有利于按分類進(jìn)行統(tǒng)計。要增加分類，請使用增加分類的兩個按鈕：一個用于增加同級的分類一個用于增加下級的分類點(diǎn)擊增加分類按鈕出現(xiàn)以下窗口你只要輸入分類的名稱，點(diǎn)擊保存就可以創(chuàng)建一個新分類。選中一個分類，點(diǎn)擊增加資料按鈕，彈出往來單位資料輸入窗口：輸入代碼和名稱（其他資料可以不輸入），點(diǎn)擊增加就建立了一個新往來單位資料。使用修改資料按鈕就可以對選中的往來單位資料（或者分類）進(jìn)行修改，注意，除非使用下拉三角中的修改代碼功能，否則你是不能更改往來單位的代碼的。位置的上移和下移功能也相當(dāng)有用，使我們可以把一些常用的往來單位排列到最前面，以方便我們查找和使用。當(dāng)然，你還可以把選中的往來單位（或者分類）“搬到”另一個分類里面。這樣當(dāng)你輸入資料的時候把分類搞錯了，或者是需要重新調(diào)整分類，更改所屬分類這個功能都十分實(shí)用。貨品物料資料貨品物料資料的設(shè)置和往來單位的設(shè)置幾乎是相同的，你可以參考往來單位資料設(shè)置的相關(guān)內(nèi)容。倉庫資料倉庫(分公司)資料和往來單位資料的設(shè)置的功能按鈕是一樣的，請你可以參考往來單位資料設(shè)置的相關(guān)內(nèi)容。需要注意的是：倉庫代碼必須是兩位的英文字母或者數(shù)字。部門員工資料部門資料和員工資料我們整合在一個窗口里按照貴公司的實(shí)際情況設(shè)置好部門（二級部門或者多級部門）以及員工資料，這些資料將用于所有的需要部門核算的功能工資系統(tǒng)人事管理系統(tǒng)在基礎(chǔ)資料中，員工和部門的代碼請不要輕易更改，特別是在已經(jīng)有某些數(shù)據(jù)已經(jīng)使用了該部門或者員工的時候。更改代碼可能會帶來數(shù)據(jù)的分部門核算混亂。項(xiàng)目資料項(xiàng)目我們分項(xiàng)目組和項(xiàng)目兩種，項(xiàng)目組下面可以再分項(xiàng)目組和項(xiàng)目，類似于科目的分級。項(xiàng)目資料是用于“核算項(xiàng)目”這個分類核算功能的。我們系統(tǒng)無論是會計帳務(wù)系統(tǒng)還是進(jìn)銷存系統(tǒng)都允許你對部門核算和項(xiàng)目核算同時進(jìn)行。核算項(xiàng)目不一定是工程項(xiàng)目，其實(shí)可以把項(xiàng)目核算看作了另外一種數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計分析的方式。進(jìn)銷存系統(tǒng)一般性介紹及單據(jù)輸入進(jìn)銷存系統(tǒng)我們采用了獨(dú)有的單界面設(shè)計，也就是把所有資料都在一個界面顯示，以方便輸入單據(jù)的時候使用拖放來代替鍵盤輸入。進(jìn)銷存可以和會計帳務(wù)系統(tǒng)、往來核算系統(tǒng)、出納系統(tǒng)關(guān)聯(lián)使用。我們先介紹不關(guān)聯(lián)的情況下的基本操作，再介紹模塊關(guān)聯(lián)使用情況下的操作。使用進(jìn)銷存模塊前，請先閱讀往來單位資料、貨品物料資料、倉庫資料的設(shè)置方法。我們的進(jìn)銷存系統(tǒng)的設(shè)計思想很簡單：貨物流向只有進(jìn)或者出。把握了貨品的流向就把握了整個進(jìn)銷存系統(tǒng)。貨品的流動體現(xiàn)為具體的業(yè)務(wù)單據(jù)，例如，銷售的時候我們使用銷售單，生產(chǎn)領(lǐng)料的時候使用領(lǐng)料單等等，所有的業(yè)務(wù)過程都是以業(yè)務(wù)單據(jù)為根本的構(gòu)成和核算要素。因此，一些復(fù)雜的業(yè)務(wù)我們也分解為“進(jìn)”和“出”的組合，例如，調(diào)撥單（從一個倉庫調(diào)撥貨物到另外一個倉庫）我們可以看作是先“出”倉后“進(jìn)”倉，這樣我們需要兩張單據(jù)：調(diào)出單和入庫單，當(dāng)然，為了簡化操作人員的操作過程，系統(tǒng)會自動生成入庫單而已，但是在系統(tǒng)中體現(xiàn)還是有兩張單據(jù)的。理解這個設(shè)計思想有利于您更好的靈活運(yùn)用我們的進(jìn)銷存系統(tǒng)。進(jìn)銷存的總體界面請看下圖：我們可以看到界面中的左邊部分是我們上面幾個章節(jié)介紹的倉庫、貨品物料資料管理的內(nèi)容。右上部分是我們上幾個章節(jié)介紹的往來單位資料的管理內(nèi)容。中右下方的灰色區(qū)域我們叫做單據(jù)區(qū)，你的所有的業(yè)務(wù)單據(jù)（采購、銷售、領(lǐng)料）等等都在這里管理，點(diǎn)擊單據(jù)輸入框后面的“。。?！卑粹o可以選擇各種單據(jù)，隨后的是單據(jù)的樣式。單據(jù)樣式我們分為：普通發(fā)票、專用發(fā)票、收購發(fā)票、收據(jù)等，這里要說明的是：單據(jù)樣式只是輸入格式的不同，方便你進(jìn)行輸入而已，并不影響你的數(shù)據(jù)本身的計算。例如，就算你選擇了收據(jù)樣式，你同樣可以在單據(jù)明細(xì)輸入時輸入貨品的稅率。同樣地，就算你選擇了增值稅樣式，如果你稅率輸入是0%，那實(shí)際上和收據(jù)樣式效果是一樣的。有一種情況值得你注意的是：開始你選擇了增值稅的樣式，單據(jù)的內(nèi)容自然會為貨品添加17%的稅點(diǎn)，后來你又更改為了收據(jù)的輸入樣式，系統(tǒng)可能仍然保留這個稅點(diǎn)，因此，你必須留意單價和合計是否包含了稅點(diǎn)，以免單價包含了稅點(diǎn)而得到不是你想要的計算結(jié)果。開單的時候選擇一種單據(jù)（如銷售的時候選擇銷售單），系統(tǒng)一般會自動選擇一種單據(jù)樣式讓你進(jìn)行輸入，你可以按需要更改單據(jù)樣式。選擇或者輸入單據(jù)的日期（單號是自動的），選擇倉庫，輸入單據(jù)的明細(xì)內(nèi)容，保存就可以了。在我們的獨(dú)特設(shè)計中，我們用鼠標(biāo)的拖拉動作來代替你的輸入：輸入往來單位時，你可以先在右上方的往來單位列表中選擇一個往來單位，按住鼠標(biāo)左鍵，拖到往來單位輸入框，松開鼠標(biāo)左鍵，你就可以看到往來單位已經(jīng)被“拖進(jìn)來”了。輸入單據(jù)里的貨品時，你可以先在左邊選擇你要輸入的貨品，按住鼠標(biāo)左鍵，拖到單據(jù)表格位置，松開鼠標(biāo)左鍵，貨品就“拖進(jìn)”單據(jù)里了，有點(diǎn)像“抓藥”，像要什么，就“抓”什么。你隨后改個數(shù)量和單價就可以了。如果你不使用我們的拖到，使用輸入代碼的方式輸入也可以。單據(jù)工具條：單據(jù)錄入技巧：當(dāng)貨品數(shù)量為零的時候，我們在單據(jù)保存的時候會自動刪除該行數(shù)據(jù)。使用拖放的方式更為簡便好用注意保存按鈕里面的下拉三角里面有一個使用習(xí)慣（保存后立即新建），調(diào)整這個習(xí)慣也能大大方便的單據(jù)錄入操作。單擊行頭，選中整行，按鍵盤的Del或者Delete鍵可以刪除整行。核算部門和核算項(xiàng)目如果某些單據(jù)必須輸入，你可以通過設(shè)置智能提示來提醒輸入。設(shè)置功能請看進(jìn)銷存系統(tǒng)設(shè)置的相關(guān)說明。實(shí)收實(shí)付金額是用于銷售或者采購的時候立即支付時候用的（也就是“現(xiàn)金”采購或者“現(xiàn)金”銷售）。如果業(yè)務(wù)發(fā)生的時候還沒有收到（或支付）貨款，可以不輸入。如果收到（或支付）部分貨款，也可以輸入這部分金額，其他的會作為應(yīng)收（或者應(yīng)付）核算。調(diào)撥（或者轉(zhuǎn)庫、調(diào)庫）可以使用我們的調(diào)撥單，默認(rèn)情況下這種單據(jù)是不顯示的，你可以點(diǎn)擊單據(jù)輸入框右邊的“。。?！卑粹o，在彈出菜單中單擊“設(shè)置業(yè)務(wù)單據(jù)類型”，從而啟用調(diào)撥單。直撥單也可以用這種方法啟用。注意直撥的意思是：采購后的貨品不進(jìn)倉庫，直接撥到領(lǐng)料車間進(jìn)入生產(chǎn)，相當(dāng)于采購＋領(lǐng)用兩步做一步走。相應(yīng)地，調(diào)撥和直撥會由系統(tǒng)自動生成第二步的單據(jù)（調(diào)撥會生成調(diào)撥轉(zhuǎn)入單，直撥會生成直撥領(lǐng)料單），這些單據(jù)的單號都會以“+”號開頭，以便于區(qū)分。進(jìn)銷存數(shù)據(jù)初始化進(jìn)銷存的期初庫存數(shù)你可以使用“初始化進(jìn)倉單”的輸入到計算機(jī)系統(tǒng)中。注意把單據(jù)的日期調(diào)前一天。例如：我們準(zhǔn)備在2004年9月1日使用進(jìn)銷存模塊來進(jìn)行管理，我們需要在2004年8月31日最后的盤點(diǎn)數(shù)。使用初始化進(jìn)倉單（其他的進(jìn)庫單也可以），把單據(jù)日期設(shè)置為2004年8月31日，輸入盤點(diǎn)數(shù)據(jù)。你可以做一張單據(jù)一次輸入，也可以分開多張單據(jù)分多次輸入。如果你的貨品種類繁多，你可以分次來輸入，而不需要一次輸入完畢。特別注意：任何一種貨品在第一次“出”之前，必須先有庫存金額。否則，庫存的成本核算永遠(yuǎn)不會正確。我們所指的是第一次不允許負(fù)數(shù)出庫，在以后出現(xiàn)負(fù)數(shù)出庫是允許的。這樣做的目的實(shí)際上是讓計算機(jī)知道你的貨品價值作為參考。例如，客戶需要購買電視機(jī)10臺，如果我們剛剛使用這個系統(tǒng)，庫存里面根本還沒有電視機(jī)，我們就開單銷售10臺，會導(dǎo)致庫存金額立即變成負(fù)數(shù)，同時銷售的成本也會變成零成本，毛利變成了銷售貨款。但是，如果我們先“進(jìn)”1臺（假設(shè)價格1000元），那么我們系統(tǒng)就會認(rèn)為這種貨品的成本大概就是1000，這個時候你銷售10臺，或者一萬臺導(dǎo)致庫存是負(fù)數(shù)都沒有關(guān)系，以后繼續(xù)開單都沒有關(guān)系。請注意，第一次必須先告訴系統(tǒng)，庫存價值是多少。除非你使用的每月一次加權(quán)平均法，并且該月有進(jìn)也有出才不受限制。特殊單據(jù)操作沖紅單沖紅單可以用以下三種方式：輸入一張新單據(jù)，數(shù)量輸入為負(fù)數(shù)找到原來的單據(jù)直接刪除找到原來的單據(jù)，點(diǎn)擊單據(jù)工具條[保存]按鈕旁邊的下拉三角，點(diǎn)擊另存為沖紅單據(jù)。我們不建議你使用A和B的操作，因?yàn)榭赡苡绊懗杀竞怂?，請盡量使用方法C銷售退貨和沖紅單類似，但是銷售退貨對成本核算有更大的影響。我們可以分情況對待：如果是整單退貨，可以使用沖紅單中的B和C方法如果不是整單退貨，請使用銷售退貨單，請盡量輸入對應(yīng)的單號（原來的銷售單單號），以便系統(tǒng)找到原來的銷售單據(jù)，把成本和銷售往來款同時沖平。當(dāng)然，如果無法知道對應(yīng)的銷售單單號，可以不輸入對應(yīng)單號，這樣會成本變動（一般會導(dǎo)致庫存商品價值增加，以后的毛利減少。）單據(jù)模板和憑證模板相類似，你可以把一些常用的單據(jù)存為模板，以后在需要的時候調(diào)入，只要改一個數(shù)量就可以了，而不需要輸入單據(jù)明細(xì)，加快輸入效率。從其他單據(jù)的數(shù)據(jù)引入你可以把另外一張單據(jù)的內(nèi)容導(dǎo)入并另存為一張新單據(jù)。調(diào)撥和直撥調(diào)撥---從一個倉庫調(diào)撥到另外一個倉庫可以看作分兩步走：先從一個倉庫調(diào)出，再從另外一個倉庫調(diào)入后者又計算機(jī)自動生成。涉及單據(jù)：TS調(diào)撥單+TS調(diào)撥轉(zhuǎn)入單采購直撥---采購后直接把貨品劃撥到車間（或者生產(chǎn)部門、場地）直接耗用，不倉儲。可以看作分兩步走：先采購，再領(lǐng)料后者又計算機(jī)自動生成。涉及單據(jù)：CZ采購直撥單+CZ直撥領(lǐng)用單進(jìn)銷存的權(quán)限管理說明我們的權(quán)限可以控制到某一個倉庫、貨品物料的第一級分類、往來單位的第一級分類。因此我們建議你先設(shè)置好倉庫、往來單位、貨品物料等基礎(chǔ)資料，特別是要設(shè)置好第一級分類，然后再設(shè)置權(quán)限。注意如果你更改了貨品物料或者是往來單位的一級分類，請重新設(shè)置權(quán)限。按照我們了解到的進(jìn)銷存使用經(jīng)驗(yàn)中，除了一般的權(quán)限設(shè)置外，進(jìn)銷存的權(quán)限有兩個方面是比較關(guān)注的：4．1開單后需要有人來審核，審核后不可以再修改，沒有審核的單據(jù)允許修改要實(shí)現(xiàn)這種管理方式，請按下圖設(shè)置進(jìn)銷存系統(tǒng)。審核或者取消審核的時候請參考下圖的操作：4．2倉庫開單，我們不希望倉管員（或其他操作員）看到單價，只允許她（他）看到和輸入數(shù)量。這個設(shè)置出現(xiàn)在2004.9.30后的版本中。建議：銷售單由銷售部門開，采購單由采購部門開。領(lǐng)料等由倉庫開。成本核算方法的選擇我們系統(tǒng)提供了移動加權(quán)平均法和全月一次加權(quán)平均法，一般來說，商業(yè)請選擇移動加權(quán)平均法，工業(yè)請選擇全月一次加權(quán)平均法。以后的版本我們還會提供更多的核算方法：如先進(jìn)先出法、計劃單價法等。核算方法可以變換，但是建議你確定后就不要再更改，更改核算方法后需要在進(jìn)銷存系統(tǒng)的報表功能中點(diǎn)擊重新核算成本（重新核算時，時間區(qū)間要盡量拉闊）。設(shè)置智能提示你可以設(shè)置系統(tǒng)在開單的時候，提示你庫存的數(shù)量情況，還可以讓系統(tǒng)提示你某種貨品的庫存單價、上次最高或者最低出入庫價等信息。在開單的時候點(diǎn)擊單價表格旁邊的下拉三角可以看到你需要提示的單價。很多時候，我們需要核算部門（如，銷售單我們要核算每個銷售人員的銷售額），但是有可能開單的時候忘記輸入了，導(dǎo)致核算不正確，這樣你就需要設(shè)置輔助核算的智能提示功能。如果你設(shè)置了銷售單必須輸入部門，在銷售單據(jù)輸入的時候，核算部門輸入框會變成黃色：如果你沒有輸入部門，保存的時候?qū)⑻崾灸惚仨気斎氩块T才能保存。和會計系統(tǒng)關(guān)聯(lián)使用我們可以設(shè)置進(jìn)銷存系統(tǒng)的單據(jù)自動生成憑證，而且還可以設(shè)置憑證的樣式。一般，其他軟件的設(shè)置是一張業(yè)務(wù)單據(jù)生成一張憑證的，這樣導(dǎo)致的直接后果就是會計憑證非常多，難于管理和核對。例如，1000帳出庫單就要有1000帳會計憑證，這樣會計的核對審核工作量會成幾倍的增加，嚴(yán)重影響工作效率。我們不提倡一張業(yè)務(wù)單據(jù)對應(yīng)一張憑證的方式。我們的系統(tǒng)提供了三種對應(yīng)方式：一張業(yè)務(wù)單據(jù)對應(yīng)一張憑證（不推薦）多張業(yè)務(wù)單據(jù)自動匯總對應(yīng)一張憑證，一個往來單位對應(yīng)一行分錄多張業(yè)務(wù)單據(jù)自動匯總對應(yīng)一張憑證，一張單據(jù)對應(yīng)一行分錄設(shè)置過程請看下圖：第一步：先設(shè)置往來科目第二步：設(shè)置每一種單據(jù)對應(yīng)的會計憑證的樣式：當(dāng)你進(jìn)行關(guān)聯(lián)設(shè)置的時候，請你注意：1).應(yīng)收應(yīng)付等往來科目不需要設(shè)置明細(xì)科目，而是設(shè)置它們的往來核算屬性設(shè)置方法：參考第一步，或者按以下順序操作：科目設(shè)置修改科目往來核算科目（按鈕）在需要的科目前打勾2).在進(jìn)銷存的系統(tǒng)設(shè)置里面設(shè)置關(guān)聯(lián)的憑證樣式。注意：銷售業(yè)務(wù)我們都是先進(jìn)入應(yīng)收帳款科目的。采購業(yè)務(wù)我們都是先進(jìn)入應(yīng)付帳款科目的。例如銷售單樣式：借應(yīng)收帳款科目=價稅合計（注意不要使