時(shí)間管理與會(huì)議須知講義

12三月2024時(shí)間管理與會(huì)議須知講義時(shí)間管理時(shí)間管理課程要點(diǎn)建立正確的時(shí)間管理觀念與態(tài)度學(xué)習(xí)強(qiáng)化時(shí)間管理的技巧妥善運(yùn)用時(shí)間提升時(shí)間價(jià)值你的價(jià)值觀A女與D君要結(jié)婚河岸這邊只有B君與C君有船可以送A女B君說(shuō)我喜歡你不願(yuàn)你嫁別人，所以我不願(yuàn)意送你過(guò)去！C君與我嘿咻我就送你過(guò)去D君說(shuō)你已經(jīng)跟別人嘿咻過(guò)我不娶了E君不論如何都願(yuàn)意娶你A嫁給了E君ABCDE正確的行事優(yōu)先順序1st2nd3nd4th急迫的事不急迫的事重要的事不重要的事時(shí)間管理矩陣急迫的事不急迫的事重要的事不重要的事立刻做仔細(xì)做授權(quán)做婉拒做均衡其他部門慶生活動(dòng)驗(yàn)機(jī)立上計(jì)畫設(shè)備當(dāng)機(jī)停產(chǎn)總經(jīng)理的客人要喝茶如何提高工作效率如何提高工作效率一天幾點(diǎn)精神最好？幾點(diǎn)想睡覺(jué)？一週五天要怎麼過(guò)？保持良好的體力、養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣身心均衡發(fā)展、培養(yǎng)良好的嗜好瞭解每日工作時(shí)段的特性以PDCA定義週一到週五的工作性質(zhì)工作時(shí)段分配法則早上中午（1300~1500）下午晚上活力充沛衝勁與勇氣兼?zhèn)銬O思考遲鈍適合散心Check冷靜溝通Action,Plan放鬆充電、思考電話事項(xiàng)交辦/完成準(zhǔn)備工作執(zhí)行工作（查報(bào)表、準(zhǔn)備資料、寫報(bào)告）面對(duì)面followup溝通與協(xié)調(diào)CheckmailCopy/送文思考問(wèn)題寫計(jì)畫/更新進(jìn)度策略會(huì)議明日工作安排每週工作性質(zhì)分配法則禮拜一、二禮拜三、四、五禮拜六、日備註活力充沛衝勁與勇氣兼?zhèn)銬O思考遲鈍放鬆、溝通Check冷靜、思考Action,Plan大型專案丟球組內(nèi)專案丟球給予組員做事方向/做事重點(diǎn)創(chuàng)造議題Followup一、二所丟的球調(diào)整、update計(jì)畫議題收尾傾聽(tīng)溝通想想目的為何？意義何在？有沒(méi)有辦法提升自己的價(jià)值計(jì)畫/規(guī)劃頭腦體操水誰(shuí)殺了你的時(shí)間？Whokillyoutime?美國(guó)兩家著名的管理顧問(wèn)機(jī)構(gòu)―管理工程師聯(lián)合顧問(wèn)所與史玫特顧問(wèn)公司針對(duì)這個(gè)問(wèn)題的調(diào)查結(jié)果：打電話開(kāi)會(huì)處理信件KISS原則操作性、思考性傳真、複印、回電、checkmail、備份專案工作（15min分割）、用餐、下載KeepItSimple&Sweet!化零為整化整為零勞心、勞力交替你的文件處理系統(tǒng)在哪裡？遇到下列狀況你怎麼辦？出差回國(guó)的報(bào)帳收據(jù)看到雜誌上的好文章但目前無(wú)法閱讀會(huì)議通知人資部送來(lái)的調(diào)薪名單37“投入前問(wèn)題調(diào)查表代理商更換電話住址的通知提醒自己股票選擇權(quán)到期的備忘錄集中收齊準(zhǔn)備趕快報(bào)帳Copy或撕下來(lái)速速回覆速速回覆存入郵件地址管理43個(gè)資料夾43個(gè)資料夾別讓E-mail把你的時(shí)間移沒(méi)有了?葛洛夫：你的時(shí)間是不是被E-mail切成零零碎碎的片段？集中處理它提高E-mail處理效率的建議進(jìn)入後先瀏覽所有信件的主題，然後做分類工作一天只分三時(shí)段checkmail除了急件外集中時(shí)段回信上午開(kāi)機(jī)、中午休息前、下班前會(huì)議須知開(kāi)會(huì)的目的統(tǒng)一決策與意見(jiàn)溝通不同部門不同想法執(zhí)行與推動(dòng)業(yè)務(wù)工作目標(biāo)分配行程解決問(wèn)題針對(duì)難題結(jié)合眾人智慧解決收集與告知訊息資訊共享與共用提升能力與士氣凝聚共識(shí)親睦與交流增加彼此瞭解會(huì)議的種類參與式非參與式需要團(tuán)體意見(jiàn)主要是單向的傳達(dá)，例如資訊傳遞與士氣提振解決問(wèn)題會(huì)議決策會(huì)議企畫會(huì)議研究會(huì)議專題座談會(huì)會(huì)議必要性的判斷非得要立即召開(kāi)協(xié)商會(huì)？如果不先召開(kāi)，就將演變成嚴(yán)重的狀況？必須立即提升成員意識(shí)與士氣嗎？傳達(dá)後，有助於改善業(yè)務(wù)效率與利潤(rùn)？屬於面對(duì)面?zhèn)鬟_(dá)與討論的內(nèi)容？是不是也許糟糕的會(huì)議有哪些狀況？受邀出席的未出席與會(huì)者遲到或早退與會(huì)著心不在焉想自己的事情，竊竊私語(yǔ)、打瞌睡會(huì)議被個(gè)人或少數(shù)人主導(dǎo)或某個(gè)主管主導(dǎo)與會(huì)著開(kāi)始人身攻擊會(huì)議毫無(wú)成果、只重複上回會(huì)議的主題會(huì)議又長(zhǎng)又沒(méi)結(jié)論事前準(zhǔn)備不週甚至沒(méi)準(zhǔn)備錯(cuò)誤的地點(diǎn)、錯(cuò)誤的時(shí)間最好的會(huì)議容許互動(dòng)、甚至鼓勵(lì)互動(dòng)的會(huì)議場(chǎng)合，可以共享資訊並趁機(jī)向團(tuán)對(duì)成員學(xué)習(xí)你可以回答問(wèn)題、提出問(wèn)題可以討論重要議題，達(dá)成集體決議可以幫助團(tuán)對(duì)成員發(fā)展甚密的思考能力廣泛獲得團(tuán)對(duì)成員對(duì)於某一議題的各種看法會(huì)議四部曲首部曲：二部曲：三部曲：四部曲：會(huì)前準(zhǔn)備召開(kāi)會(huì)議主持會(huì)議結(jié)束會(huì)議與追蹤會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備擬定議程確認(rèn)會(huì)議目的設(shè)定目標(biāo)決定方法分配時(shí)間排列項(xiàng)目決定與會(huì)者該在何時(shí)、何地開(kāi)會(huì)定稿與分發(fā)議程準(zhǔn)備資料召開(kāi)會(huì)議-會(huì)議通知會(huì)議通知會(huì)議主題：龍?zhí)稄S停車問(wèn)題協(xié)調(diào)會(huì)議題：現(xiàn)行停車辦法說(shuō)明停車場(chǎng)取代方案其他對(duì)應(yīng)方式會(huì)議時(shí)間：5/10下午1:30~3:00會(huì)議地點(diǎn)：龍?zhí)稄S國(guó)際會(huì)議廳邀請(qǐng)與會(huì)同仁：安勤室主任、L1IE及全體副理級(jí)以上主管上臺(tái)主持說(shuō)的好！嗯….（點(diǎn)頭）所以你是說(shuō)….你的意見(jiàn)從某方面看是有道理，但如果…這是一個(gè)很好的觀點(diǎn)，還有其他相似的觀點(diǎn)嗎？主持人六大殺手自私獨(dú)霸動(dòng)彈不得霧裡看花跳躍式討論阻礙發(fā)展人身攻擊會(huì)議討論注意事項(xiàng)音量與速度控制讓與會(huì)者清楚不需拘謹(jǐn)不需刻意在乎上司長(zhǎng)輩以自然的態(tài)度作溝通勇敢說(shuō)出意見(jiàn)掌握發(fā)言時(shí)機(jī)該說(shuō)時(shí)就說(shuō)一次發(fā)言只限一項(xiàng)內(nèi)容避免混亂在腦海中整理過(guò)內(nèi)容再發(fā)言