合同資料歸檔管理辦法

中國(guó)石油冀東油田公司

合同資料檔案管理規(guī)定第一章總則第一條為規(guī)范中國(guó)石油冀東油田公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)油田公司）合同資料檔案管理工作，充分發(fā)揮合同檔案在經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、法律保護(hù)等方面的作用，根據(jù)《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定》、《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于油田公司所屬各單位（含法人單位）。第三條本規(guī)定所稱(chēng)合同檔案，指油田公司對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)在授權(quán)、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、履行等全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)整理后集中保管的各種載體的原始記錄。第四條管理。油田公司合同檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)第五條合同洋辦單位應(yīng)配備合同檔案管理工作人員，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案工作正常開(kāi)展。第二章檔案管理職責(zé)第六條企管法規(guī)處是油田公司合同檔案管理工作的歸口管理機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)是：（-）組織制訂、執(zhí)行油田公司合同檔案管理工作制度;（二） 負(fù)責(zé)油田公司合同檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；（三） 負(fù)責(zé)油田公司合同檔案管理驗(yàn)收工作；（驗(yàn)收？）（四） 參加油田公司建設(shè)工程合同竣工驗(yàn)收；（考慮下）（五）組織油田公司合同檔案管理業(yè)務(wù)交流與培訓(xùn)工作；第七條合同承辦單位檔案管理機(jī)構(gòu)是本單位合同管理檔案工作的歸口管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，其主要職責(zé)是:（-）執(zhí)行油田公司合同管理檔案工作管理制度，制訂本甲位合同管理檔案管理辦法；（-）負(fù)責(zé)本單位合同管理檔案管理工作的規(guī)劃.組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)〕（三） 負(fù)責(zé)本單位合同管理檔案驗(yàn)收工作】（四） 組織本單位合同管理檔案業(yè)務(wù)交流弓培訓(xùn)工作〕（五） 負(fù)責(zé)本單位合同檔案管理。第二草第八條反映和記錄合同管理重要職能活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的各種載體的項(xiàng)目文件，應(yīng)當(dāng)收集齊全，歸入合同管理檔案。第九條合同承辦單位應(yīng)把合同檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位職責(zé)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步實(shí)施。第十條合同承辦單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同管理相關(guān)文件形成、收集、整理等過(guò)程控制，保證合同檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第十一條申請(qǐng)立項(xiàng)后，合同承辦單位應(yīng)明確檔案管理機(jī)構(gòu)、人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的收集、積累和整理工作；建立項(xiàng)目檔案工作機(jī)制和合同文件管理流程，對(duì)合同文件實(shí)行跟蹤管理、動(dòng)態(tài)管理。第十二條合同承辦單位應(yīng)當(dāng)配備與本單位合同管理需要相適應(yīng)的檔案庫(kù)房和檔案安全保管的必要設(shè)備設(shè)施，檔案保管條件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。第十三條各單位員工調(diào)出本單位時(shí)，必須清退應(yīng)歸檔的文件材料和借閱的檔案，檔案部門(mén)簽署意見(jiàn)后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。第四章文件收集、整理、歸檔與檢査第十四條各單位應(yīng)保管單位負(fù)責(zé)人的授權(quán)委托書(shū)、乙方單位的資質(zhì)文件和市場(chǎng)準(zhǔn)入證等常規(guī)性文件。第十五條合同管理資料日常收集企管法規(guī)處負(fù)責(zé)制定日?；A(chǔ)資料范本，各單位遵照?qǐng)?zhí)行。（-）合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表（附件一）合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表每月報(bào)給企管法規(guī)處，全面反映各單位在建項(xiàng)目合同管理情況。（-）合同基本臺(tái)賬（附件二）合同基本臺(tái)賬是反映各單位所簽訂合同基本情況匯總一覽表，反映臺(tái)同簽訂情況。（三） 合同收發(fā)記錄表（附件三）合同收發(fā)記錄應(yīng)附于本合同，為負(fù)責(zé)記錄經(jīng)蓋章后合同去向登記表。（四） 合同履行臺(tái)賬（附件四）合同履行臺(tái)賬附于本臺(tái)同,為本合同履行結(jié)算情況一覽表。其中標(biāo)題欄埴寫(xiě)合同編號(hào)；序號(hào)代表辦理結(jié)算次數(shù)；第十六條合同文本相關(guān)文件收集、整理與歸檔（-）合同立項(xiàng)階段，應(yīng)收集相應(yīng)合同管理信息系統(tǒng)中上報(bào)的資料，包括但不限于領(lǐng)導(dǎo)批示、項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告、調(diào)研報(bào)告等。（-）合同申報(bào)階段，應(yīng)收集相應(yīng)合同管理信息系統(tǒng)中上報(bào)的資料，包括但不限于合同文本、HSE合同、技術(shù)協(xié)議、甲供材料表等。（三）合同歸檔階段，應(yīng)收集相應(yīng)合同管理系統(tǒng)中三項(xiàng)審查表、簽字人授權(quán)委托書(shū)、變更申請(qǐng)、終止協(xié)議等資料。第十七條招投標(biāo)相關(guān)文件收集、整理與歸檔在招投標(biāo)活動(dòng)中，應(yīng)收集、整理、歸檔的文件包括但不限于乙方市場(chǎng)準(zhǔn)入證、乙方資質(zhì)證書(shū)、乙方單位授權(quán)委托書(shū)、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、投標(biāo)簽到表、評(píng)標(biāo)規(guī)定、評(píng)委評(píng)分表、領(lǐng)導(dǎo)批示、中標(biāo)通知書(shū)等。（這部分征求許程意見(jiàn)）第十八條油田公司合同管理檔案由企管法規(guī)處以崗檢形式負(fù)責(zé)檢查。第五章第十九條本規(guī)定由企管法規(guī)處負(fù)責(zé)解釋。第二十條本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。附件：1?臺(tái)同月度報(bào)表合同基本臺(tái)賬合同收發(fā)記錄表合同履行臺(tái)賬歡迎您下載我們的文檔，后面內(nèi)容直接刪除就行資料可以編輯修改使用資料可以編輯修改使用致力于合同簡(jiǎn)歷、論文寫(xiě)作、PPT設(shè)計(jì)、計(jì)