office基本操作培訓(xùn)材料

office基本操作培訓(xùn)材料2024/3/13office基本操作培訓(xùn)材料內(nèi)容大綱一、頁面設(shè)置二、查找與替換三、創(chuàng)建圖標(biāo)四、單元格修飾五、數(shù)據(jù)排序六、自動篩選七、高級篩選八、分類匯總九、分列十、VLOOKUP函數(shù)十一、小技巧十二、常用快捷鍵office基本操作培訓(xùn)材料頁面設(shè)置主要用于打印作業(yè)的設(shè)置1、頁面（打印方向，縮放比例，打印紙張大小等）2、頁邊距3、頁眉與頁腳（選擇規(guī)定頁眉或頁腳，也可自定義頁眉或頁腳）4、工作表打印標(biāo)題：用于打印多頁表格時，每頁的頂（左）端標(biāo)題都是一樣的一行（列）或多行（列）（也可通過自定義頁眉進(jìn)行設(shè)置）精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料office基本操作培訓(xùn)材料查找與替換定義：用于查找特定數(shù)據(jù)，和替換批量數(shù)據(jù)一、查找1、單擊“編輯”菜單中的“查找”命令，跳出“查找與替換”對話框2、在“查找內(nèi)容”中輸入需查找的數(shù)據(jù)，單擊“確認(rèn)”按鈕(在對話框中，點(diǎn)擊“選項”按鈕，出現(xiàn)系統(tǒng)默認(rèn)的查找范圍，可以根據(jù)需求修改。如在“范圍”下拉框中選擇“工作簿”，則是在此工作簿的所有工作表中查找數(shù)據(jù)）二、替換1、單擊“編輯”菜單中的“替換”命令，跳出“查找與替換”對話框2、選擇“替換”按鈕，在“查找內(nèi)容”中輸入要被替換的數(shù)據(jù)，在“替換為”中輸入替換數(shù)據(jù)3、單擊“全部替換”，則工作表中所有數(shù)據(jù)都被替換（若不需全部替換，則先單擊“查找全部”，下拉列表框中跳出所有需替換的數(shù)據(jù)，單擊選中需要替換的數(shù)據(jù)行，再單擊“替換”按鈕即可）office基本操作培訓(xùn)材料創(chuàng)建圖表圖表是分析數(shù)據(jù)最直觀的方式，Excel能根據(jù)表格數(shù)據(jù)自動生成各種類型的圖表，且各種類型之間可以方便的轉(zhuǎn)換圖表制作的操作步驟如下：1、選定要繪圖的數(shù)據(jù)區(qū)域，其中包括行、列標(biāo)題，它們會出現(xiàn)在圖中2、單擊“插入”菜單的“圖表”命令，彈出“圖表向?qū)?4步驟之1-圖表類型”對話框3、在“圖表類型”欄中選擇一種（如：圓柱圖），并在右側(cè)“子圖表類型”欄中選一種（如：柱形圓柱圖）。將鼠標(biāo)指針移到“按下不放可查看示例”按鈕上，并按住鼠標(biāo)左鍵，能看到所選圖表的實(shí)際效果。4、單擊“下一步”按鈕，彈出“圖表向?qū)?4步驟之2-圖表類型”對話框精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料office基本操作培訓(xùn)材料創(chuàng)建圖表5、單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”標(biāo)簽，在“數(shù)據(jù)區(qū)域”欄輸入圖表源數(shù)據(jù)區(qū)域，也可以單擊該右側(cè)的折疊按鈕，可以在工作表上重新選定用于繪圖的數(shù)據(jù)區(qū)域。選定后，在單擊折疊按鈕又恢復(fù)對話框的顯示6、單擊“系列”標(biāo)簽，這里可以增加或減少圖表中的數(shù)據(jù)系列7、單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“圖表向?qū)?-步驟之3-圖表選項”對話框。該對話框可以確定圖表標(biāo)題、坐標(biāo)軸刻度、坐標(biāo)網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)表等8、單擊“標(biāo)題”標(biāo)簽，在“圖表標(biāo)題”，“分類X軸”，“數(shù)值Y軸”分別輸入標(biāo)題、X、Y軸名稱9、單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“圖表向?qū)?-步驟之4-圖表選項”對話框。10、單擊選擇單選框，”作為新工作表插入“、”作為其中的對象插入“。單擊”完成“按鈕即完成圖表插入office基本操作培訓(xùn)材料單元格修飾我們可以通過“單元格格式”命令給做好的表格進(jìn)行修飾，讓電子表格更加清晰生動。方法為：選擇所需單元格，單執(zhí)行“格式”菜單中“單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，（或右擊鼠標(biāo)，在快捷欄中選中“設(shè)置單元格格式”）即可修改以下內(nèi)容：1、“數(shù)字”選項卡：在“分類”欄中，可設(shè)置各種類型的數(shù)值格式，如：常規(guī)、日期、文本、時間、分?jǐn)?shù)等。（系統(tǒng)默認(rèn)常規(guī)格式）2、“對齊”選項卡：“文本對齊方式”欄中，可設(shè)置“水平對齊”和“垂直對齊”等對齊方式“文本控制”欄中，“自動換行”：單元格中放置數(shù)據(jù)，當(dāng)一行顯示不下時，部分?jǐn)?shù)據(jù)被隱藏，選擇“自動換行”則超出數(shù)據(jù)自動拆行放置。與“縮小字體填充”不能同時使用；“縮小字體填充”：單元格中放置數(shù)據(jù)，當(dāng)一行顯示不下時，如果選擇縮小字體填充，則體統(tǒng)自動縮小數(shù)據(jù)字體以適應(yīng)單元格；“合并單元格”：選中將當(dāng)前活動區(qū)域合并為一個組合單元格。取消選中，則恢復(fù)組合單元格為多個單元格“方向”欄中，可設(shè)置輸入文字的方向3、“字體”選項卡：設(shè)置文本字體的格式，字號，字型，字色等4、“邊框”選項卡：設(shè)置單元格有無邊框、邊框效果等5、“圖案”選項卡：設(shè)置單元格背景效果6、“保護(hù)”選項卡：用于在工作表被保護(hù)時鎖定單元格或隱藏公式等操作office基本操作培訓(xùn)材料數(shù)據(jù)排序定義：是將數(shù)據(jù)列表中的數(shù)據(jù)按某一個或多個數(shù)據(jù)列進(jìn)行升序或降序排序，系統(tǒng)最多允許設(shè)置三個排序關(guān)鍵字一、用工具欄按鈕排序利用“常用”工具欄的“升序”和“降序”按鈕可實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的快速排序。例：按工資的降序重新進(jìn)行排序A、單擊字段名“工資”，該字段為排序關(guān)鍵字B、在“常用”工具欄“中單擊降序按鈕，即可快速排序精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料office基本操作培訓(xùn)材料數(shù)據(jù)排序二、用菜單命令排序例：對數(shù)據(jù)進(jìn)行“工號遞增，工資遞減”的排序1、單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，打開“排序”對話框2、在“主要關(guān)鍵字”欄中選擇排序主關(guān)鍵字“工號”，并在其后選擇排序順序“遞增”，在“次要關(guān)鍵字”欄中選擇排序關(guān)鍵字“工資”，并在其后選擇排序順序“遞減”3、在“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”欄中選中“有標(biāo)題行”單選框，表示標(biāo)題不參加排序，否則標(biāo)題行也參加排序。4、單擊“確認(rèn)”按鈕，完成排序。（系統(tǒng)默認(rèn)：排序關(guān)鍵字方向未按列，英文字符不區(qū)分大小寫，中文字符以漢語拼音方式排序。如果這些默認(rèn)設(shè)置需要改變，則在“排序”對話框中，單擊選擇“選項”按鈕，進(jìn)行重新設(shè)置）（若只對數(shù)據(jù)表的部分記錄進(jìn)行排序，則先選定排序的區(qū)域，然后再用上述方法進(jìn)行排序。）office基本操作培訓(xùn)材料自動篩選篩選數(shù)據(jù)就是按照指定的條件，將不滿足要求的數(shù)據(jù)隱藏起來，在工作表中只顯示符合要求的數(shù)據(jù)。自動篩選主要包括自動篩選和自定義篩選。1、自動篩選：A、單擊“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“篩選”命令下的“自動篩選”子命令，此時在工作表中每個字段名旁邊出現(xiàn)下拉式列表按鈕。B、選取需要設(shè)置條件的字段名旁邊的下拉式列表按鈕，在其列表框中選取所要的條件。2、自定義篩選：用于在同一列中的一個數(shù)值范圍內(nèi)篩選數(shù)據(jù)清單自定義篩選的操作也是在打開的自定義篩選列表中單擊“自定義”選項，然后在自定義框中可以進(jìn)行篩選列的條件設(shè)置(可用？代表單個字符，用*代表任意多個字符）例：選擇工資大于1000元，小于1200元的數(shù)據(jù)選擇戶籍地址是安徽的數(shù)據(jù)精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料office基本操作培訓(xùn)材料高級篩選定義：是指根據(jù)復(fù)合條件或計算條件來篩選數(shù)據(jù)，并允許把滿足條件的記錄復(fù)制到工作表中的另一個區(qū)域中，而原數(shù)據(jù)區(qū)域不變。例：男生中工資大于1500的或者小于1000的數(shù)據(jù)1、在工作表空白處建立一個條件區(qū)域，第一行輸入條件名（即需要設(shè)置條件的字段名），對應(yīng)的條件名下輸入篩選要求性別工資工資“與”男>1500的關(guān)系<1000

“或”的關(guān)系2、選中數(shù)據(jù)區(qū)中的任意單元格3、單擊“數(shù)據(jù)”菜單中選中“篩選”命令下的“高級篩選”子命令，顯示“高級篩選”對話框（在該對話框的“方式”框中，若選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”，則篩選后的部分?jǐn)?shù)據(jù)顯示在原工作表處；若選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他的位置”，則篩選后的部分?jǐn)?shù)據(jù)顯示唉另外指定的區(qū)域）4、單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框后的折疊按鈕，選擇參加篩選的區(qū)域，單擊“條件區(qū)域”文本框后的折疊按鈕，選擇條件區(qū)域，（單擊“復(fù)制到”文本框口的折疊按鈕，選擇任一空白單元格，即篩選后的數(shù)據(jù)將復(fù)制到此空白區(qū)域）5、單擊“確認(rèn)”按鈕，即完成篩選。（取消高級篩選，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中選中“篩選”命令下的“全部顯示”即可取消）office基本操作培訓(xùn)材料分類匯總定義：是分析數(shù)據(jù)表的常用方法，系統(tǒng)提供了分類匯總的功能。在進(jìn)行分類匯總時，首先必須先將數(shù)據(jù)清單按分類字段進(jìn)行排序，然后，再進(jìn)行分類匯總。例：將工資表按性別進(jìn)行分類匯總，求男女生工資的平均工資1、選定“性別”列，進(jìn)行排序2、單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，出現(xiàn)“分類匯總”對話框3、單擊“分類字段”欄的下拉按鈕，在下拉列表中選擇分類字段“性別”4、單擊“匯總方式”欄的下拉按鈕，在下拉列表中選擇匯總方式“平均值”5、在“選定匯總項”列表框中選定要匯總的一個或多個字段“工資”6、單擊“確認(rèn)”按鈕，完成分類匯總精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料office基本操作培訓(xùn)材料分類匯總注：1、若本次匯總前，已經(jīng)進(jìn)行過某種分類匯總，是否保留原來的匯總數(shù)據(jù)由“分類匯總”對話框中的“替換當(dāng)前分類匯總”項決定。若不保留原來的匯總數(shù)據(jù)，可以選中該項。否則，講保留原來的匯總數(shù)據(jù)。2、若選定“分類匯總”對話框中的“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”，則每類匯總數(shù)據(jù)將出現(xiàn)在該分類下方。否則將出現(xiàn)在該類數(shù)據(jù)的上方。3、若選定“分類匯總”對話框中的“每組數(shù)據(jù)分頁”項，則每類匯總數(shù)據(jù)將獨(dú)占一頁。4、在分類匯總表的左側(cè)出現(xiàn)了“摘要”按鈕。“摘要”按鈕出現(xiàn)的行就是匯總數(shù)據(jù)所在的行。單擊該按鈕，變成“+”，則隱藏該類數(shù)據(jù)，只顯示該類數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果；變成“-”，則使隱藏的數(shù)據(jù)恢復(fù)顯示5、在匯總表的左上方有層次按鈕。單擊按鈕1，只顯示總的匯總結(jié)果，不顯示數(shù)據(jù)；單擊按鈕2，顯示總的匯總結(jié)果和分類匯總結(jié)果，不顯示數(shù)據(jù)；單擊按鈕3，顯示全部數(shù)據(jù)和匯總結(jié)果office基本操作培訓(xùn)材料分列我們可以使用“&”來合并多列的內(nèi)容，這里也可以使用“分列”讓一列內(nèi)容變?yōu)槎嗔?。?工號列（D3G01234），需要分列為（D3，G，01234）1、工號列（為A列）后插入兩列空白列2、選中A列，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“分列”命令，出現(xiàn)“文本分列向?qū)?3步驟之1”文本框3、在“原始數(shù)據(jù)類型”欄中，選中單選框“固定列寬”，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“文本分列向?qū)?3步驟之2”文本框4、在“數(shù)據(jù)預(yù)覽”欄中，單擊鼠標(biāo)，建立分列線，拖動分列線至指定位置（可以添加多條分列線，在分列線上雙擊鼠標(biāo)，可取消分列線），單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“文本分列向?qū)?3步驟之3”文本框5、在“數(shù)據(jù)預(yù)覽”欄中，單擊鼠標(biāo)選擇列，可在“列數(shù)據(jù)格式”欄設(shè)置本列的數(shù)據(jù)格式（系統(tǒng)默認(rèn)常規(guī)格式，每列都可設(shè)置格式），如果不需要此列出現(xiàn)在工作簿中，在“列數(shù)據(jù)格式”欄選中“不導(dǎo)入此列（跳過）”單選框6、單擊“確認(rèn)”按鈕，完成分列office基本操作培訓(xùn)材料VLOOKUP函數(shù)一、功能，格式：在表格首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)VLOOKUP（需在第一列中查找的數(shù)值,需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表,需返回某列值的列號,邏輯值True或False）二、解釋1、Lookup_value為“需在數(shù)據(jù)表第一列中查找的數(shù)據(jù)”，可以是數(shù)值、文本字符串或引用。2、Table_array為“需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表”，可以使用單元格區(qū)域或區(qū)域名稱等。（1）如果range_lookup為TRUE或省略，則table_array的第一列中的數(shù)值必須按升序排列，否則，函數(shù)VLOOKUP不能返回正確的數(shù)值。

如果range_lookup為FALSE，table_array不必進(jìn)行排序。（2）Table_array的第一列中的數(shù)值可以為文本、數(shù)字或邏輯值。若為文本時，不區(qū)分文本的大小寫。3、Col_index_num為table_array中待返回的匹配值的列序號。

Col_index_num為1時，返回table_array第一列中的數(shù)值；

Col_index_num為2時，返回table_array第二列中的數(shù)值，以此類推。

如果Col_index_num小于1，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值#VALUE!；

如果Col_index_num大于table_array的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值#REF!。

4、Range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值；如果range_value為FALSE，函數(shù)VLOOKUP將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值#N/A。

office基本操作培訓(xùn)材料小技巧一、編輯技巧1、分?jǐn)?shù)的輸入

如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。2、序列“001”的輸入如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“’”（英文文單引號），然后輸入“001”。3、日期的輸入如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。4、多張工作表中輸入相同的內(nèi)容

幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。（輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)）精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料office基本操作培訓(xùn)材料小技巧二、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置：1、打開“工資表”工作簿，選中“工資”所在列，單擊“格式”菜單欄中“條件格式”命令，打開“條件格式”對話框2、單擊“條件1（1)”下的第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。3、按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”）。4、設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。工資總額的數(shù)據(jù)就按你的要求以不同顏色顯示出來了office基本操作培訓(xùn)材料小技巧三、如何快速地復(fù)制單元格的格式？

要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上，可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時鼠標(biāo)變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去四、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容？

選定所有需要輸入同一內(nèi)容的單元格區(qū)域，然后在任一個單元格中輸入值，然后按Ctrl＋Ener鍵，即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。office基本操作培訓(xùn)材料小技巧五、如何快速刪除特定的數(shù)據(jù)？

例：有一份Excel工作薄，其中有大量的產(chǎn)品單價、數(shù)量和金額。怎樣將所有數(shù)量為0的行刪除？1、選定區(qū)域（包括標(biāo)題行），然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單菜單欄，選中“篩選”的“自動篩選”命令2、在“數(shù)量”列下拉列表中選擇“0”，那么將列出所有數(shù)量為0的行。選中所有行，右擊鼠標(biāo)，選擇“刪除行”，即可刪除所有數(shù)量為0的行。最后，取消自動篩選。六、如何快速刪除工作表中的空行？以下幾種方法可以快速刪除空行：方法一：如果行的順序無關(guān)緊要，則可以根據(jù)某一列排序，然后可以方便地刪掉空行方法二：如果行的順序不可改變，你可以先選擇插入新的A列，輸入順序。然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，刪去所有空行。最后以A列重新排序，再刪去A列，恢復(fù)工作表各行原來的順序方法三：使用上例“如何快速刪除特定的數(shù)據(jù)”的方法，只不過在所有列的下拉列表中都選擇“空白”即可office基本操作培訓(xùn)材料小技巧七、巧妙使用連字符“&”

1、在已有的單元格中批量加入一段固定字符例：在excel中輸入后，由于要在原有一列數(shù)值前全部再加兩位“13”，如果一個一個改的話實(shí)在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法：A、假設(shè)原有數(shù)值在A列，在A列后插入一列，為B列，然后在B1單元格寫入：=”13”&A1B、按回車確認(rèn)（注：引號為英文符號），即可看到結(jié)果13XXXX（若是在原證書號后面加13則在B1單元格中寫入：=A1&”13”

2、用連字符“&”來合并兩個或多個單元格內(nèi)容想將多列的內(nèi)容合并到一列中，如果用合并單元格，只會保存第一個單元格的數(shù)據(jù)。這里可以用連字符“&”就能將它們合并例：將A、B、C列合并到一列中A、在C列后面插入空列D，然后在D1中輸入公式：=A1&B1&C1B、按回車確認(rèn)，D1中則出現(xiàn)A、B、C列合并后的內(nèi)容了(若合并的列中需加入空格，則輸入公式：=A1&””&B1&””&C1,引號內(nèi)需輸入一個空格）精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料office基本操作培訓(xùn)材料小技巧八、選擇性粘貼

以上兩列合并后的單元格都是公式格式，如果直接執(zhí)行“復(fù)制”、“粘貼”到另一單元格的命令，就會出現(xiàn)錯誤，這時我們可以使用”選擇性粘貼“命令：1、選中需要復(fù)制的單元格，執(zhí)行”復(fù)制“操作，然后選中任一空白單元格2