銷售管理制度

XX公司內部控制系列文件銷售管理制度系列銷售管理制度第1版編制：營銷部文件編號：XX-XS-01審核：總經理批準日期：批準：董事會實施日期：執(zhí)行：各相關部門制度更新一覽表修改次數更改頁碼更改條款號修訂人審核人批準修訂日期備注第1次年月日注：1.本記錄表記錄每次制度修訂的內容和版本號；2.每次制度更新，修訂、審核和批準記錄必須完整，日期必須注明。1.0目的本制度規(guī)定了XX公司（以下簡稱“公司”）有關產品銷售方面的具體要求，旨在落實公司戰(zhàn)略目標，規(guī)范產品銷售過程，促進產品銷售的良性循環(huán)，在對客戶提供良好服務的同時，防范產品銷售管理過程中的各種潛在風險，并減少潛在的壞賬損失風險。2.0定義和范圍2.1定義2.1.1銷售管理：本制度所稱“銷售管理”，是指計劃、執(zhí)行及控制公司的銷售活動，以達到公司的銷售目標。2.2范圍2.2.1本規(guī)定適用于公司銷售管理，涉及銷售政策及銷售計劃的編制、市場開發(fā)、產品價格的制定、客戶信用管理、退貨管理及付款管理等。3.0關鍵控制點3.1公司應進行年度（或月度）銷售計劃的書面制訂工作，且該計劃應經過相關審核與批準，以避免銷售目標缺失或目標制定不合理，導致公司利益損失。3.2公司應制訂并嚴格執(zhí)行公司產品定價政策，對于產品價格制訂應該有明確的授權審批制度，未經授權批準，禁止營銷人員自行對外提供產品報價，以避免因價格制定不當導致?lián)p失的發(fā)生。3.3公司應建立并執(zhí)行客戶信用管理制度，定期對客戶信用情況進行評價，并及時更新客戶信用及檔案信息。未經授權人員批準，任何人不得擅自對個別客戶調整評定參數及授信額度，以避免客戶信用管理過程中不規(guī)范行為發(fā)生。3.4公司所有的退貨必須得到客戶的書面確認或其他類似支持文件。貨物退回后應經質檢部檢驗，在確認屬本公司產品且確有質量問題后，方可接受退貨，以避免公司利益受損。3.5財務部應定期進行應收賬款的賬齡分析，做好應收賬款回收質量評估工作，以避免應收賬款資金回籠緩慢或發(fā)生壞賬導致財務危機。4.0權責4.1營銷部4.1.1營銷部負責公司銷售計劃的制訂、更改、具體執(zhí)行，公司產品價格的核算、整理和報價，與客戶簽訂訂單或合同以及客戶的信息匯總和整理。4.2價格管理委員會4.2.1價格管理委員會的組成人員為：總經理、營銷總監(jiān)、生產部經理、財務總監(jiān)等。4.2.2價格管理委員會負責制定公司價格政策以及不同權限的價格審批范圍，監(jiān)督價格政策的實施。4.3財務部4.3.1財務部負責由所獲信息評估客戶信用，審批通過后簡歷客戶信用檔案并及時更新，對退貨進行賬務處理。4.4倉儲部4.4.1倉儲部負責產成品出庫的審核、發(fā)出以及客戶退品的入庫管理、退貨登記。5.0制度要求5.1銷售管理程序5.1.1銷售管理的不相容職務一般包括：銷售計劃的制定與審批；銷售計劃的審批與執(zhí)行；銷售價格的擬定、審核與審批；銷售合同的擬定、審核與審批；付款的申請與審批。5.1.2公司應當根據實際情況設立價格管理委員會。價格管理委員會定期（建議每月）組織公司價格例會，參考當月市價、市場預測及營銷部的定價意見，確定當月產品銷售價格的基準價格及最低限價。5.1.3人事行政部應當會同有關部門，對各個流程中的相關業(yè)務人員進行5.2銷售政策5.2.1公司應加強市場調查，合理確定產品定價機制和客戶信用方式，根據市場變化及時調整銷售策略，靈活運用銷售折扣、信用銷售等多種策略和營銷方式，不斷提高市場占有率。5.2.2公司在銷售訂單或銷售合同簽訂前，應當與客戶進行業(yè)務洽談、磋商或談判，關注客戶信用狀況、銷售定價、結算方式等相關內容。重要的銷售業(yè)務談判應當吸收財務等專業(yè)人員參加，并形成完整的書面記錄。5.2.3銷售訂單或銷售合同應當明確雙方的權利與義務。重要的銷售合同，應當征詢公司法務人員的意見。5.2.4營銷部應當按照已經簽訂的訂單和銷售合同開具發(fā)貨單。倉儲部應當對發(fā)貨單進行審核，嚴格按照訂單要求組織產成品出庫，確保貨物的安全發(fā)運和交貨。營銷部和質量檢驗部應當加強對銷售退貨的管理，分析銷售退回的原因，并進行妥善處理。5.2.5財務部應憑客戶信用情況及送貨單，根據發(fā)票管理的相關規(guī)定開具發(fā)票，同時嚴禁開具虛假發(fā)票的違法行為。5.3市場開發(fā)5.3公司銷售數據的定期統(tǒng)計、匯報及客觀分析；對銷售過程中產生的費用的統(tǒng)計與效果的分析匯報；跟蹤行業(yè)發(fā)展趨勢，建立和完善營銷信息收集、處理、交流及保密工作；搜集行業(yè)信息，特別是競爭對手的產品信息及宣傳資料的收集、整理和分析。5.3.2營銷部在開展銷售業(yè)務方面的工作內容包括：對可能的潛在客戶進行預測與判斷，并對此客戶有所引導；隨時根據銷售情況并結合季節(jié)時效調整銷售策略；根據市場宏觀環(huán)境，及公司銷售情況不定期地調整季度、年度的營銷目標計劃。對競爭對手產品的營銷策略、競爭手段的分析；對前期預定目標實現情況的總結及差異分析。5.4銷售計劃管理5.4營銷部應對市場進行預測，根據市場情況制定銷售計劃。銷售計劃的制定應建立在充分收集市場數據和客戶需求的基礎上。銷售計劃編制人員和審批人員應當嚴格分析和選擇使用合適的市場信息來編制銷售計劃和預測，最大限度保證銷售計劃編制的準確性。執(zhí)行計劃時應當關注實際銷售情況與銷售計劃之間的差異，如有顯著差異，應及時報告公司領導。銷售計劃初稿需要經營銷部部門主管審批分發(fā)至財務、營銷、生產等各部門，各相關部門結合公司的年度利潤目標、實際生產能力、購買能力、資金運轉和庫存情況等對銷售計劃提出綜合意見。營銷部根據各相關部門的修改意見進一步修改銷售計劃，經部門主管再次審批后，上報公司高層討論，審批通過，則由總經理批準后簽字下發(fā)至各相關部門。營銷部應當對銷售信息根據客戶名單進行分類、匯總；并將銷售信息資料整理，分類保存在本部門，供日后查用。公司制定的銷售計劃是公司的機密文件，只有相關授權人員才能接觸和使用。營銷部負責保管公司銷售計劃，其它使用銷售計劃的部門應當妥善保管計劃資料。5.4為滿足客戶需要，同時合理控制存貨數量，公司編制的銷售計劃應隨時根據客戶訂單變化進行調整。變更后銷售計劃必須通過銷售部門主管審核，綜合了財務部、營銷部、生產部等各部門修改意見，經公司高層討論批準后方能執(zhí)行。財務部、營銷部、生產部等各部門根據批準后的銷售計劃變更方案調整各部門的相關計劃。5.5產品定價5.5.1財務部牽頭各相關部門匯總相關生產及市場數據，用于產品價格評估，需搜集信息：生產部提供的材料消耗定額、加工和裝配工時定額、所需場地及固定資產投資、工裝及模具、量具、各種輔助材料等信息；營銷部提供的原料等價格信息；營銷部提供的市場同類產品價格。財務部在匯總報價資料后，負責按固定的報價計算表填寫《價格評估表》，該表格經財務部門負責人批準后上報價格委員會討論。根據實際需要每季度或每月第一周價格委員會主席組織各相關部門參加產品價格范圍討論會議，會議需要完成以下討論任務：營銷部負責人報告上一期間最低銷售價格；財務部負責人報告上一期間各種產品實際成本；討論下一期間標準價格及公司可接受的最低價格。經價格討論會議討論后，財務部重新填寫或者修正《價格評估表》，確定標準價格及最低價格，經價格委員會審核后上報至總經理審批，審批通過后由財務部下發(fā)至相關部門。營銷部根據經審批過的《價格評估表》向客戶提出產品報價。營銷部根據總經理批準后的標準價格及最低價格，根據市場營銷策略、交易條件等因素，可在不低于最低價格的情況下和客戶溝通交流，合理定價。5.5各級人員在本崗位價格執(zhí)行權限內，在產品銷售訂單或銷售合同上簽字即可；對于超出權限，需要向上級請示的，按照層級原則，逐級請示。即業(yè)務員向營銷部經理請示；營銷部經理向營銷總監(jiān)請示等依此類推；對于以低于產品最低限價銷售產品時，必須有書面請示《優(yōu)惠銷售價格申請表》，同時說明事由，經過價格管理委員會討論商議，批準同意后方可執(zhí)行；5.55.55.5.55.6銷售訂單及合同管理5.6.1客戶詢價/報價當客戶以各種方式（包括電話、傳真、電子郵件等）向公司營銷部業(yè)務人員進行詢價時，銷售后勤負責打印出《報價單》，傳達給客戶，并在客戶信息管理中建立屬于此客戶的價目表。5.6.2接收訂單或訂貨意向當客戶有購買意向時，雙方可就價格進行進一步洽談、磋商及談判，并在合理售價范圍內接單；根據實際情況，財會專業(yè)人員應參加重大訂單談判。訂單談判應有詳細的書面記錄，包括通過口頭（電話）、郵件等途徑和客戶溝通訂單。談判結果由營銷部經理確認后正式報價。營銷部接獲客戶訂單或簽訂合約書后，應先檢查各項交易條件是否齊全，客戶信用狀況是否良好，訂單或合約內容撰寫是否清楚，若有涂改是否經適當蓋章核準。5.6.3銷售合同管理凡以公司名義與客戶達成銷售協(xié)議的，均應當簽訂銷售合同。（具體參見《XX-HT-01合同管理制度》規(guī)定）。5.7客戶信用管理5.7營銷部銷售業(yè)務人員收集客戶基本信息，填寫《客戶信息調查表》，交給財務部評議后，在本部門備案管理。其內容包括：法人概況、企業(yè)性質、開業(yè)日期、經營業(yè)務范圍、主營業(yè)務；注冊資本、投資項目和投資計劃；工商登記、稅務登記；基本銀行賬戶、資產狀況；金融機構為其評定的信用等級；近三年來企業(yè)的營運狀況和經營業(yè)績和匯款情況；主要產品的市場占有率、未來銷售前景；主要客戶在行業(yè)內部的知名度等；其他供貨商對其付款信用的評價；是否有重大司法糾紛；其他重要資料。除了營銷部業(yè)務人員個人外，公司其它各部門因工作原因與客戶接觸的事項，均須報告營銷部。與客戶的信函、傳真、電子郵件，均應按公司各項管理辦法記錄在案，并整合在客戶檔案內。負責與客戶聯(lián)系的員工調離公司時，應由公司及時通知有關客戶，并指派其員工頂替調離員工迅速與客戶建立聯(lián)系。公司營銷信息實行保密原則。客戶檔案、客戶信用評級、市場分析報告、客戶情況分析報告都屬于公司機密；知情者不得透露給無關人員。建立客戶信息查閱權限制，未經許可，任何人不得越權查詢，不得隨意調閱客戶檔案。5.7.2客戶信用等級評定及授信營銷部銷售人員、財務人員（倉庫保管人員）等相關人員根據自己與客戶接觸的實際情況填寫《客戶信用評定表》，將客戶的信用分為A、B、C、D四個信用等級。信用等級為D級的客戶，不得給予賒銷額度；ABC三級根據企業(yè)的財務狀況和歷史欠款情況，分別確定授信額度和賒銷期限。財務部據實填寫《客戶等級劃分表》，并結合《客戶信息調查表》、《客戶信用評定表》確定對客戶評級，確定其授信額度和賒銷期限，并上交財務總監(jiān)審批；財務總監(jiān)若對上交的客戶評級若無異議，則繼續(xù)上交總經理審批；若存在異議，則協(xié)商調整；總經理若對客戶評級無異議，則確定客戶評級；若存在異議，則協(xié)商調整。財務部負責將經過總經理審批的各客戶授信額度和賒銷期限情況匯總到《客戶授信額度和賒銷期限匯總表》。公司財務部負責客戶信用信息的日常維護，并應定期或在客戶信息發(fā)生重大變化時，重新對客戶進行評級。財務部應根據公司實際情況明確總的賒銷額度。5.7.3營銷部負責建立并維護公司客戶黑名單。屬于有損企業(yè)利益情況的客戶，應當將其列入客戶黑名單。5.7.4公司所確定的信用等級和額度屬于商業(yè)機密，需嚴格保密。信用等級批準文件須在右上角注有機密字樣，總表印發(fā)范圍限于一定部門。印發(fā)前應經總經理親自批準。若有遺失需追查責任。授信額度資料在公司內部應實行分級、限范圍傳達制度。5.8產成品出庫及發(fā)貨5.8.1產成品出庫及銷售人員提貨營銷部業(yè)務人員根據銷售訂單時間與客戶確認產成品出庫時間，開具《發(fā)貨單》，報部門經理審批。開具《發(fā)貨單》時應核對產品信息：產品名稱規(guī)格是否正確、核對發(fā)貨數量；同時要特別注意客戶要求到貨時間點、收件人等的特殊要求。部門主管審核《發(fā)貨單》時應根據客戶授信額度審核發(fā)貨。倉庫收到審批后的《發(fā)貨單》安排發(fā)貨，并簽字。5.8.2選擇承運商營銷部應當根據公司實際產品特點，預先與各運輸公司進行運輸合同談判。談判運輸合同應當根據公司采購管理程序要求進行多家選擇。5.8.3發(fā)貨及裝運營銷總監(jiān)統(tǒng)一安排發(fā)貨，營銷后勤根據發(fā)貨安排開具《發(fā)貨單》。倉庫管理員根據《發(fā)貨單》的明細，填寫《送貨單》，將產成品交接給承運司機，承運司機在其相應位置簽字。營銷后勤根據倉儲部開具的《送貨單》開具出門證。承運司機出門時，門衛(wèi)應根據《送貨單》以及《出門證》對出門貨物進行復核檢查后方予放行。承運司機將貨物及《送貨單》送至客戶處，客戶簽收《送貨單》，回單由承運司機帶回作為出貨最終憑證。門衛(wèi)核對并簽字的出門證應于次日返還給銷售后勤，由銷售后勤歸檔保存。5.9退貨管理5.9.1技術鑒定營銷部銷售人員接受客戶的退貨申請，營銷部審核該客戶的銷售信息后，交由質檢部進行質量檢測。質檢部進行產品質量測試并出具鑒定報告：若非公司產品質量責任，則由營銷部通知客戶不予退貨；若為公司產品質量責任，則將鑒定報告交由營銷部執(zhí)行退貨申請程序。5.9.2退貨審核營銷部收到鑒定報告后正式填寫《客戶退貨申請單》（附質檢部鑒定報告），報經營銷總監(jiān)及總經理審批通過后，將申請單交由倉儲部執(zhí)行銷售退貨程序。經批準后的申請單需下發(fā)至營銷部、財務部及倉儲部備案。5.9.3退貨入庫倉庫接收到客戶退回的產品，核對實際物品及數量，填寫《退貨接收清單》，經部門經理審核后交至營銷部。倉儲部管理人員在退貨檔案中記錄收到退貨的交易事項。營銷部接到《退貨接收清單》，審核無誤并經部門經理簽字確認后，交由財務部入賬。退貨相關單據及記錄由營銷部專人統(tǒng)一保管并歸檔。5.10收款管理5.10.1銷售發(fā)票開具營銷部提出發(fā)票開具申請，財務部根據合同副本確認銷售金額，并核對《發(fā)貨單》及《送貨單》后，開具發(fā)票。在客戶要求的收票截至時間之前，將發(fā)票送到客戶端，并收回發(fā)票簽收回單。5.10.2應收賬款的管理公司應要求各業(yè)務員嚴格按照合同規(guī)定時限回款，對已經或即將超時限的貨款，應及時采取措施，確保資金安全，實現銷售與回款的動態(tài)平衡。如果存在某應收賬款超出規(guī)定時限仍然未回款的情況，應在客戶信用評價考核中進行反映。財務部每月初，提供截止上月末的應收賬款明細。營銷部需重點對逾期貨款進行原因和付款時間的確認，并對以后的管理提出改進意見。因各種客觀原因，經公司確認需作壞帳處理的，由營銷部經理提出壞帳處理申請、營銷總監(jiān)審核后填寫《應收款核銷審批表》，按照壞賬處理管理辦法批準確認后，交由財務部門進行賬務處理。5.10.3應收款對賬財務部應定期編制《應收賬款對賬單》，并以可靠方式送達客戶。所有的對賬單寄出前必須與明細賬和總賬核對一致并有書面記錄?？蛻舻膽湛顣娲_認資料應在財務部保存，對連續(xù)兩次得不到客戶書面確認的對賬單，財務部人員應負責通過電話或到客戶現場等方式核對其應收款，銷售人員應予以配合。5.10.4賬齡分析財務部應每月月初5個工作日內，完成應收款賬齡分析工作，編制《應收款賬齡分析表》。對超過信用期限或信用額度的應收款，應及時通知公司營銷部。營銷部對客戶的應付款收款時間應進行書面記錄，并將其納入客戶信用管理的重要考核指標之一。5.10.5應收款收款與客戶確定合同后，銷售人員需要根據合同及時向客戶催收。在催收工作中，財務部有義務對銷售人員的工作予以支持和配合，已收到客戶款項的，財務部應及時將信息反饋給營銷部門。如果存在逾期應收款，營銷部應編制《逾期應收款明細表》，必須在每月最后一個工作日向財務部報送。對予已核銷的應收壞賬，營銷部應根據實際情況與客戶保持聯(lián)系，繼續(xù)催討欠款。6.0其他6.1原則上本制度每年修訂一次，遇特殊情況時經授權審批后可隨時進行修改。本制度最終解釋權歸屬于董事會。AB股份有限公司營銷管理制度第一章銷售計劃編制第一條公司根據行業(yè)權威機構的預測數據，結合本公司實際的業(yè)務發(fā)展狀況，于每年11月制定下一年銷售計劃及部門目標，報董事會批準。第二條嚴格按照審批后的銷售計劃執(zhí)行，定期統(tǒng)計部門目標的達成狀況，進行分析改善。第三條在計劃執(zhí)行過程中，按照部門目標的達成情況，對部門相應的工作人員進行績效考核。第二章客戶資質管理第四條對所有客戶單位，需定期進行合同評審，對客戶的資信狀況進行評審，決定是否與其進行業(yè)務合作。第五條公司對客戶的資質實施歸檔管理，并在資質有效期即將到期之時，及時進行更新。第三章銷售合同管理第六條銷售合同的管理按照公司相關的《合同管理制度》執(zhí)行。第七條合同的簽訂1、本公司對外簽訂合同，必須履行嚴格的審批程序，單筆銷售金額在20萬元以下的合同可由各營銷部經理簽批；銷售金額20萬元-50萬元元的合同由營銷總監(jiān)簽批；50萬元-最近一期經審計凈資產的10%的合同，總經理批準或授權；銷售金額在最近一期經審計凈資纏的10%-30%之間，由董事會審議通過；銷售金額在最近一期經審計凈資產的30%以上，由股東大會審議通過。銷售金額20萬元以上合同，須經財務總監(jiān)會簽核準。2、本公司對外簽訂合同前，相關人員應對擬簽訂的合同草案條款進行必要的審查，包括審查解釋合同條款、合同名稱、合同編號、簽約地點、履約地點、客戶單位名稱、合同品種、規(guī)格、單價、數量、價款結算方式、單據傳遞提交方式、交貨地點、付款條款、貨物保險、履約抵押、擔保、產品檢驗標準及方法、合同生效、不可抗力、免責條款、違約責任界定、文字效力、合同的法律有效性等條款和內容，以防止合同簽訂對本公司造成不利。3、銷售合同由營銷中心和公司法律專業(yè)人士共同制定合同范本，相關人員在與客戶簽訂合同中，原則上必須按照合同范本簽訂，不得隨意變動合同范本條款，如有變動必須經副總經理簽批方可簽約。4、公司對外簽訂合同時，如對合同當事人情況不甚了解或資信狀況較差的，應盡可能要求對方提供履約保證，如擔保、抵押、質押、留置、定金等。5、公司對合同實施檔案管理，各市場合同原件應在簽約后的第一時間交文控中心保管，以備后查。第八條合同的執(zhí)行1、銷售部根據合同簽訂的條款接受客戶的訂單，并按照訂單要求進行發(fā)貨，定期與客戶結算。2、銷售部根據客戶訂單核對發(fā)貨單，隨時關注客戶訂單完成情況，按需要求客戶定期發(fā)送新訂單。3、當客戶單位執(zhí)行合同違約時，應盡可能收集保全取證資料作為違約證據，并會同公司財務、法務部份，協(xié)商適當的對應措施，保護本公司利益。第四章信用管理第九條授信額確定：1、合同：嚴格按照合同簽訂的回款周期回款。2、應收賬款：各客戶單位應收賬款余額不得超過合同約定的回款時間。3、帳齡：各客戶單位的帳齡不得超過6個月。第十條公司授信實行分級管理：1、營銷部經理授信額度：不超過合同帳期的發(fā)貨。2、營銷總監(jiān)：逾期應收賬款在10萬以內的客戶，須由營銷總監(jiān)批準、財務總監(jiān)會簽核準方可發(fā)貨。3、總經理：逾期應收賬款在10萬-50萬的客戶，需由財務總監(jiān)審核、總經理審核批準方可發(fā)貨。4、特批：超過應收賬款50萬以上的客戶，需由總經理辦公會議共同討論通過后方可發(fā)貨。第十一條授信額的調整原則上每半年調整一次，由營銷部經理申請，營銷總監(jiān)會同財務部根據各客戶的發(fā)貨、回款及應收賬款情況討論，報總經理審核通過后執(zhí)行。第五章發(fā)貨管理第十二條發(fā)貨申請：1、營銷部業(yè)務主力在ERP系統(tǒng)內生產發(fā)貨單。2、發(fā)貨單內下述內容均應詳細填寫：客戶全稱、客戶詳細地址、電話、客戶訂單號、產品廠內編碼、名稱、規(guī)格、數量、要求發(fā)貨日期。第十三條發(fā)貨審核1、核對客戶單位信息：客戶單位名稱是否完整；2、核對收貨人、地址、電話是否填寫完整；3、核對產品信息：產品名稱規(guī)格是否正確、核對發(fā)貨數量；5、根據授信額度審核發(fā)貨。6、特別注意客戶要求到貨時間點、收件人等的特殊要求。第十四條復核、打單：銷售