OA辦公系統(tǒng)知識點

一、辦公自動化知識介紹1.辦公自動化系統(tǒng)定義與開展歷程辦公自動化系統(tǒng)(OfficeAutomation，OAS)是指引進(jìn)現(xiàn)代化的管理方法和科技手段，應(yīng)用先進(jìn)的IT技術(shù)及設(shè)備，局部或全部替代辦公室人員的手工信息處理，實現(xiàn)辦公自動化或半自動化的人機(jī)辦公信息系統(tǒng)。OAS目前是組織中應(yīng)用十分廣泛的一類信息系統(tǒng)。OAS已經(jīng)歷了三個階段開展歷程。2OAS已經(jīng)歷的三個階段開展歷程第一代辦公自動化系統(tǒng)，是從20世紀(jì)80年代中期起步的，它是以個人電腦、辦公套件〔如常用的微軟的Office套件和國產(chǎn)的WPSOffice套件〕應(yīng)用為主要標(biāo)志，實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作的電子化。第二代OAS是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實現(xiàn)工作流程自動化，實現(xiàn)收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。第三代OAS強(qiáng)調(diào)以知識管理為中心，并提供豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機(jī)能，確保每一個使用者都能夠隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企事業(yè)現(xiàn)有知識庫學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變，從而使OAS在充分利用已有的信息資源，提升每個員工創(chuàng)造能力的同時，也大大提高了組織整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。3辦公人員辦公機(jī)構(gòu)辦公制度辦公信息辦公環(huán)境OAS技術(shù)工具辦公人員分為三類。第一類是信息使用人員；第二類是使用辦公自動化設(shè)備完成自己辦公業(yè)務(wù)的人員；第三類是為辦公自動化效勞的人員；2.OAS構(gòu)成要素辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務(wù)處理政策法規(guī)庫內(nèi)部論壇人員與權(quán)限管理3.OAS的功能包括公文的收發(fā)起草、傳閱簽批、催辦下發(fā)、歸檔、查詢統(tǒng)計等這些根本功能，初步實現(xiàn)公文處理的網(wǎng)絡(luò)化、自動化和無紙化。辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務(wù)處理政策法規(guī)庫內(nèi)部論壇人員與權(quán)限管理在整個辦公過程中通過立項催辦、調(diào)查歸檔、反響等程序來監(jiān)督和評價整個系統(tǒng)運(yùn)行的辦公效果。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務(wù)處理政策法規(guī)庫內(nèi)部論壇人員與權(quán)限管理能夠及時在網(wǎng)絡(luò)門戶上發(fā)布各種消息、通知、大事記和電子公告等各種公共信息，保障內(nèi)部信息的及時流動和與外部環(huán)境的溝通、聯(lián)系。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務(wù)處理政策法規(guī)庫內(nèi)部論壇人員與權(quán)限管理針對辦公環(huán)境內(nèi)部檔案的收集整理、保管、統(tǒng)計和提供利用查詢的工作工程。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務(wù)處理政策法規(guī)庫內(nèi)部論壇人員與權(quán)限管理工作時通知與會人員和會議日期，安排管理會議室，協(xié)調(diào)會議事項等這些呢，都能夠在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境中來實現(xiàn)，到達(dá)方便快捷的效果。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務(wù)處理政策法規(guī)庫內(nèi)部論壇人員與權(quán)限管理把領(lǐng)導(dǎo)或組織每月、每周、每天的主要活動納入到方案當(dāng)中，并下發(fā)給相關(guān)的組織單位或部門及個人通知。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務(wù)處理政策法規(guī)庫內(nèi)部論壇人員與權(quán)限管理能夠?qū)Ω鱾€部門的事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，包括部門值班、休假安排、工作方案總結(jié)、部門活動等各項事宜的處理。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務(wù)處理政策法規(guī)庫內(nèi)部論壇人員與權(quán)限管理這是一個內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，用來保存辦公活動中的各項政策法規(guī)、和信息數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)內(nèi)部信息的存儲、流通和共享。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務(wù)處理政策法規(guī)庫內(nèi)部論壇人員與權(quán)限管理面向內(nèi)部員工們所提供的一個資源共享、內(nèi)部通信交流以及信息娛樂的電子網(wǎng)絡(luò)場所。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務(wù)處理政策法規(guī)庫內(nèi)部論壇人員與權(quán)限管理對辦公自動化中的工作人員進(jìn)行統(tǒng)一管理和設(shè)限，主要包括工作人員在辦公系統(tǒng)中的權(quán)限分配、口令授權(quán)等。3.OAS的功能二

辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)輸入輸出設(shè)計程序設(shè)計與系統(tǒng)調(diào)試運(yùn)行與維護(hù)用戶需求分析系統(tǒng)總體設(shè)計保密措施設(shè)計1.用戶需求分析需求分析的內(nèi)容：進(jìn)行用戶需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標(biāo)，這是系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。需求分析是在用戶和設(shè)計人員的共同協(xié)作下，分析用戶最根本的需求。需求分析的對象：需求對象包括高層的管理者，也包括所有的使用系統(tǒng)的用戶群體。需求分析的途徑：信息分析的途徑可以通過與用戶交談，制作調(diào)查問卷，在開發(fā)時還可以對已有的系統(tǒng)軟件進(jìn)行用戶測試。2.系統(tǒng)總體設(shè)計開發(fā)平臺設(shè)計：系統(tǒng)的開發(fā)工具；功能模塊設(shè)計：系統(tǒng)能夠提供哪些功能；流程設(shè)計：系統(tǒng)設(shè)計的重點和難點；實現(xiàn)目標(biāo)是系統(tǒng)的自動化、電子化和便于擴(kuò)展。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)的設(shè)計是要根據(jù)系統(tǒng)分析的要求和組織的實際情況，來對新系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)形式和可利用的資源進(jìn)行大致設(shè)計。它是一種宏觀總體上的設(shè)計和規(guī)劃。系統(tǒng)的需求分析階段是解決做什么，總體設(shè)計是解決怎么做的過程。3.保密措施設(shè)計信息平安要求做到信息的保密性、完整性和可靠性。需建立一個嚴(yán)密的平安體系，不僅提供了嚴(yán)密的權(quán)限分級管理體系，不同操作者只能對自己權(quán)限范圍內(nèi)的工作進(jìn)行操作，并且對重要的操作步驟進(jìn)行了記錄跟蹤。主要涉及技