電子表格基本功能及操作介紹

基本操作與快捷鍵工具欄與快速訪問欄另存為凍結(jié)窗口單元格格式查找與替換自動填充、選擇性粘貼宏EXCEL基本功能及操作介紹排序篩選分列合并后居中突出與刪除重復(fù)項第1頁，共61頁。EXCEL常用函數(shù)EXACT函數(shù)IF函數(shù)VLOOKUP函數(shù)INDEX函數(shù)MATCH函數(shù)SUM函數(shù)SUMIF函數(shù)AVERAGE函數(shù)LOWER函數(shù)與UPPER函數(shù)第2頁，共61頁。按住Ctrl鍵可以選擇多個不連續(xù)的區(qū)域。按住Shift鍵可以選取從活動單元格至點擊的單元格的矩形區(qū)域。Ctrl+A選擇當(dāng)前內(nèi)容占據(jù)的矩形區(qū)域。查找Ctrl+F,替換Ctrl+H撤銷Ctrl+Z,重做Ctrl+Y剪切Ctrl+X,復(fù)制Ctrl+C,粘貼Ctrl+V,選擇性粘貼Ctrl+Alt+V(平臺內(nèi)任何像表格的部分都是可以用Ctrl+A全選再

用Ctrl+C復(fù)制出來的)快速訪問欄Alt+#(數(shù)字)保存Ctrl+S幫助F1(系統(tǒng)快捷鍵)Alt+Tab,退出Alt+F4(瀏覽器)刷新F5,強制刷新Ctrl+F5基本操作與快捷鍵第3頁，共61頁。工具欄與快速訪問欄第4頁，共61頁。基本操作與快捷鍵按下Alt鍵可以看快速訪問欄每個鍵對應(yīng)數(shù)字將鼠標(biāo)懸停在選項上可以顯示出快捷鍵第5頁，共61頁?；静僮髋c快捷鍵Tab鍵向右移動一格活動單元格，Enter鍵向下移動一格活動單元格。*如果要在單元格內(nèi)換行，請用Alt+Enter。Home鍵移動到該單元格所在行的行首，Shift＋Home鍵選擇該行行首至該單元格區(qū)域,Ctrl+Home移動到A1單元格。End鍵移動到該單元格所在行的行尾，Shift＋End鍵選擇該行行尾至該單元格區(qū)域,Ctrl+End移動到最末行最末列使用的單元格(需ScrollLock開啟)。先按End，再按方向鍵，當(dāng)前活動單元格如果為空，那么朝方向移動至第1個非空單元格，如果非空，則朝方向移動至第1個空單元格前(需ScrollLock關(guān)閉)。PageUp和PageDown向上向下翻頁。更多內(nèi)容可以在excel內(nèi)按F1搜索“快捷鍵”第6頁，共61頁?；静僮髋c快捷鍵第7頁，共61頁。工具欄分門別類的提供了大量的強大功能的入口。對于工具欄的顯示內(nèi)容與調(diào)整可以在“文件

選項”的“自定義功能區(qū)”里進(jìn)行管理。工具欄第8頁，共61頁。工具欄第9頁，共61頁。快速訪問欄可以自由的匯集一些常用功能，避免在工具欄各選項之間來回切換。管理的方法有如下幾種：1.點開右邊的小三角2.鼠標(biāo)右鍵各個功能鍵3.“文件

選項”，選擇“快速訪問欄”快速訪問欄第10頁，共61頁?？焖僭L問欄1.2.第11頁，共61頁?？焖僭L問欄3a.3b.第12頁，共61頁。點擊“文件

另存為”可以創(chuàng)建當(dāng)前內(nèi)容的一個新副本文件，通過選擇“保存類型”可以轉(zhuǎn)儲成其他的文件格式，如xls,xlsx,xlsm,xml,csv,txt等。另存為第13頁，共61頁。通過凍結(jié)窗口可以使當(dāng)前工作表的左側(cè)列和頂部行固定，即不隨其他區(qū)域的滾動而移動。凍結(jié)窗口功能在“視圖

窗口欄”下。其中凍結(jié)拆分窗口是以當(dāng)前活動單元格的位置來決定。凍結(jié)窗口第14頁，共61頁。另存為第15頁，共61頁。每個單元格都可以擁有不同的格式，不同格式會導(dǎo)致輸入的內(nèi)容會顯示出不同的結(jié)果。單元格格式可以通過以下幾種方式設(shè)置：1.選好要設(shè)置的區(qū)域后，操作“開始

數(shù)字”或“開始

單元格

格式

設(shè)置單元格格式”。2.在選擇區(qū)域右鍵點擊“設(shè)置單元格格式”。單元格格式第16頁，共61頁。單元格格式第17頁，共61頁。單元格格式本節(jié)只介紹數(shù)字選項卡的內(nèi)容第18頁，共61頁。常規(guī)格式是默認(rèn)格式，同時也最常用的格式，但是如果輸入002000的話，會變成2000，也就是說被當(dāng)成數(shù)字并自動去除了無效的0(格式還是常規(guī))。要輸入“002000”這時就需要先修改成文本格式,再鍵入002000,告訴excel要以文字對待它。如果選擇了除常規(guī)外的格式就可以進(jìn)一步的選擇該格式表達(dá)的形式，例如日期以2014-5-18還是以2014年5月18日表示，保留多少位小數(shù)等。單元格格式第19頁，共61頁。如果沒有找到格式中想要的表達(dá)的形式的話，可以選擇自定義，例如日期2014年5月1日，我想表達(dá)成2014-05-01將月日部分以2位數(shù)字表達(dá)出來，可是在日期格式里卻只有2014-5-1的形式，那么就選自定義,并將“類型”設(shè)置成yyyy-mm-dd。單元格格式第20頁，共61頁。日期與時間：yyyy/yy代表年，m/mm/mmm/mmmmm代表月，d/dd代表日，h/hh代表時，m/mm代表分，s/ss代表秒(月與分的界定由其他幾項來決定)數(shù)字：0代表該位必須顯示，#代表該位有則顯示，沒有則不顯示。例如0.00#必須顯示數(shù)字的前2位小數(shù)沒有則用0補上，最多顯示三位小數(shù)，整數(shù)部分必須有個位。單元格格式第21頁，共61頁。查找與替換可以幫助你尋找出在特定區(qū)域內(nèi)的特定內(nèi)容的單元格并可以同時作出相應(yīng)的修改。選定區(qū)域為一個單元格時，搜索范圍為整個工作表/工作簿(視選項的設(shè)置而定)；選定區(qū)域為多個單元格時只搜索當(dāng)前選定的區(qū)域。查找與替換第22頁，共61頁。查找與替換工具欄的“開始”選項卡下“格式(M)…”的右側(cè)還有個小三角，可以選擇“從單元格選取格式”或“清除所有格式”。第23頁，共61頁。查找內(nèi)容支持通配符*和?,其中*代表任意多個的任意字符(包括沒有字符),?代表單個任意字符。如果要查找單元格里的*?和~的話，需要在*和?前加上~(主鍵盤數(shù)字1的左邊那個),即用~*代替*，用~?代替?,用~~代替~。查找與替換第24頁，共61頁。查找與替換去除該區(qū)域內(nèi)的所有的*第25頁，共61頁?！斑x項>>”：提供了按格式查找/替換的方法以及區(qū)分內(nèi)容的方式(按值或按公式，全半角，大小寫)，如果某個單元格的值是由公式生成的話，直接搜索該值是搜不到的，必需改成將“查找范圍”改成“按值”才可以(替換功能只有按公式)。查找與替換第26頁，共61頁?！斑x項>>”：單元格匹配：代表用查找內(nèi)容對整個單元格進(jìn)行比較，而非局部內(nèi)容。查找與替換右側(cè)為清除內(nèi)容為-的單元格但是保留負(fù)數(shù)的-第27頁，共61頁?！斑x項>>”：注意：對“選項>>”的設(shè)置修改會一直保留到全部excel關(guān)閉后才會消失，再重新打開excel會恢復(fù)到原來的默認(rèn)設(shè)置。查找與替換第28頁，共61頁。查找與替換因為上一步操作中的“單元格匹配”沒有去掉√而搜索不到負(fù)號。第29頁，共61頁。自動填充可以幫助你完成一個有一定規(guī)律的填充過程。這個規(guī)律可以是排序內(nèi)設(shè)置的序列，如1,2,3,4,…;5-1,5-2,5-3,5-4,…。也可以是某種重復(fù)，如excel,powerpoint,word,excel,powerpoint,word,excel,….。自動填充、選擇性粘貼第30頁，共61頁。方法是先在第1個單元格里輸入第1項，然后選取這個單元格，將鼠標(biāo)移到右下角的小方塊上，當(dāng)鼠標(biāo)變成黑色十字時，按住鼠標(biāo)縱向或橫向拖拉進(jìn)行填充，或者雙擊（只能自動向下填充至尾端），填充完后會有個小圖標(biāo)在選擇區(qū)的右下方供選擇填充的方法。自動填充、選擇性粘貼第31頁，共61頁。自動填充、選擇性粘貼拖拽雙擊小方塊選擇復(fù)制第32頁，共61頁。選擇性粘貼可以供用戶粘貼格式、值，并可以做出加減乘除四則運算，轉(zhuǎn)置。功能強大，是日常工作中必定會用到的功能。在對非單元格的內(nèi)容復(fù)制與在對單元格使用復(fù)制后使用選擇性粘貼的界面會有所不同。自動填充、選擇性粘貼第33頁，共61頁。選擇性粘貼可以在復(fù)制后，選擇要粘貼的區(qū)域，然后點擊“開始

粘貼下邊的小三角

選擇性粘貼”或在選擇區(qū)域右鍵選擇“選擇性粘貼”或快捷鍵Ctrl+Alt+V。自動填充、選擇性粘貼第34頁，共61頁。自動填充、選擇性粘貼第35頁，共61頁。自動填充、選擇性粘貼非單元格的選擇性粘貼第36頁，共61頁。自動填充、選擇性粘貼單元格的選擇性粘貼第37頁，共61頁。如果在a1內(nèi)輸入=b1+b2,直接將其復(fù)制，再粘貼至a2的話，a2的內(nèi)容就是=b2+b3,而想將a1的值（b1+b2的結(jié)果）粘給a2，就必須用選擇性粘貼，在選項中選擇“數(shù)值”再點擊“確定”。選擇性粘貼另一個常用的用途是單位換算，先在一個空單元格內(nèi)輸入1000（換算比例），然后選擇要換算的單元格，選擇性粘貼選上除（即除以1000）點“確定”。自動填充、選擇性粘貼第38頁，共61頁。由于這樣操作比較繁瑣，所以excel也提供了一個相對簡單的方式，用先普通的“粘貼”然后點擊在選擇區(qū)域右下方出現(xiàn)的按鈕（或者用快捷鍵Ctrl）選擇“值”（只能選1種而且不能四則運算功能）。自動填充、選擇性粘貼第39頁，共61頁。宏優(yōu)勢：

代替掉一些日常完全重復(fù)的相同操作，如將一個單元格復(fù)制到另一個單元格，在單元格中鍵入固定內(nèi)容，設(shè)定單元格格式等簡單操作，也可以實現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)庫，訪問網(wǎng)頁等。劣勢：

每次執(zhí)行后之前做過的操作均不可撤銷！所以要注意在每次執(zhí)行前先備份所有在編輯的excel，再運行宏，避免不必要的損失。第40頁，共61頁。宏如何制作？宏的制作可以通過２種方式來完成，分別是“錄制”和“手工編制”。

錄制相對來說比較簡單，容易上手，但是功能比較單一。手工編制則需要一定的VB編程能力，可以實現(xiàn)所有VB擁有的功能。第41頁，共61頁。宏提供了面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計方法，提供了相當(dāng)完整的程序設(shè)計語言。VBA易于學(xué)習(xí)掌握，可以使用宏記錄器記錄用戶的各種操作并將其轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼。這樣用戶可以容易地將日常工作轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼，使工作自動化。因此，對于在工作中需要經(jīng)常使用Office套裝軟件的用戶，學(xué)用VBA有助于使工作自動化，提高工作效率。另外，由于VBA可以直接應(yīng)用Office套裝軟件的各項強大功能，所以對于程序設(shè)計人員的程序設(shè)計和開發(fā)更加方便快捷。第42頁，共61頁。宏

如何錄制宏？

點擊“視圖

宏

錄制宏”，或者“開發(fā)工具

錄制宏”，填寫相關(guān)內(nèi)容，點“確定”，然后在表格上做相應(yīng)操作，這些操作就會被記錄下來，完成后點擊“視圖/開發(fā)工具

宏

停止錄制”，這樣就完成一個宏了。(使用相對引用可以以活動單元格為起始點進(jìn)行操作。)如何運行宏？

“視圖

宏

查看宏”或

“開發(fā)工具

宏”，選要運行的宏，點擊運行，或者用錄制時設(shè)置的快捷鍵運行。第43頁，共61頁。宏視圖開發(fā)工具工具條第44頁，共61頁。宏

如何保存宏？

保存宏通常用將excel存儲成.xlsm格式即可，或者保存到個人宏工作簿(不推薦后者)。為什么我打開了帶宏的工作簿卻運行不了？

“開發(fā)工具

安全性”宏安全級別或者在黃色提示條上點擊啟用內(nèi)容。第45頁，共61頁。宏更多的相關(guān)內(nèi)容以及如何編輯宏可以參閱這里http:///p-242214443.html第46頁，共61頁。一、快速排序如果我們希望對表格按某列屬性(如“時間”由長到短)進(jìn)行排列，可以這樣操作:選中“時間”列任意一個單元格，然后按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可。二、多條件排序

如果我們需要按“學(xué)歷、入職時間、職稱”對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以這樣操作:選中數(shù)據(jù)表格中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，將“主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“學(xué)歷、入職時間、職稱”，并設(shè)置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“確定”按鈕就行了。排序三、自定義排序當(dāng)我們對某列進(jìn)行排序時，排序方式都不符合我們的要求。對于這個問題，我們可以通過自定義序列來進(jìn)行排序。選中該列任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，按“次序”選項右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中自定義排序次序，然后自定義排序次序選擇你需要的或者自行添加序次第47頁，共61頁。點擊“數(shù)據(jù)”選項下的“篩選”按鍵可對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選首先我們選中相關(guān)內(nèi)容后，在數(shù)據(jù)中點擊篩選，然后我們可以看到，首行都會出現(xiàn)三角形選項按鍵，點擊，會依次顯出來升序排列，將序排列，全部，自定義，前十個等。

這時我們可以按個人需要進(jìn)行顏色篩選或者數(shù)字篩選。顏色篩選可以將你需要的單元格顏色或者字體顏色篩選出來。數(shù)字篩選可以將數(shù)據(jù)按照等于大于小于等進(jìn)行算篩選。篩選第48頁，共61頁。點擊“數(shù)據(jù)”選項下的“分列”按鍵可對數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，還可以對分列出的單元格進(jìn)行格式設(shè)置。分列方式有分隔符號和固定寬度兩種分隔符號方式用分隔字符對數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，可選擇需要的分隔符號或者選擇其他從而自定義分隔符號，可在數(shù)據(jù)預(yù)覽中看到效果。PS：該方式會被記憶，下次遇到該符號會自己分列(尤其要當(dāng)心用“-”分列過后再從外部粘貼數(shù)據(jù)的情況，因為負(fù)數(shù)的負(fù)號“-”也會被分列，導(dǎo)致負(fù)數(shù)變成正數(shù))，關(guān)閉所有EXCEL文件后才會消失。固定寬度顧名思義就是用固定的寬度對數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，在數(shù)據(jù)預(yù)覽中使用鼠標(biāo)左鍵拖動虛線以設(shè)定需要的寬度。分列第49頁，共61頁。合并后居中Excel的合并后居中是MicrosoftOfficeExcel軟件的一項格式設(shè)置功能，即將選中的多個單元格合并，然后自動設(shè)置為居中格式。設(shè)置合并后居中第1步，打開Excel工作表窗口，選中準(zhǔn)備合并的單元格區(qū)域。第2步，在“開始”功能區(qū)的“對齊方式”分組中，單擊“合并后居中”下拉三角按鈕。在打開的下拉菜單中，選擇“合并后居中”命令可以合并單元格同時設(shè)置為居中對齊；選擇“跨越合并”命令可以對多行單元格進(jìn)行同行合并；選擇“合并單元格”命令僅僅合并單元格，對齊方式為默認(rèn)；選擇“取消單元格合并”命令可以取消當(dāng)前已合并的單元格。合并后居中第50頁，共61頁。日常處理表格中通常會碰到許多重復(fù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對我們處理帶來了不便，這時候就可以根據(jù)需要使用突出重復(fù)項或者刪除重復(fù)項。突出重復(fù)項選中需要處理的區(qū)域，在“開始”功能區(qū)，單擊“條件格式”下拉三角按鈕。在打開的下拉菜單中，選擇“突出顯示單元格規(guī)則”中的重復(fù)值。刪除重復(fù)項選中需要處理的區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”功能區(qū)，單擊“刪除重復(fù)項”選擇需要處理的列點擊“確定”對重復(fù)數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除。突出與刪除重復(fù)項第51頁，共61頁。用于檢測兩個字符串是否完全相同，如果兩個參數(shù)完全相同，返回TRUE值；否則返回FALSE值

語法:

EXACT(text1,text2)EXACT函數(shù)第52頁，共61頁。執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計算的真假值，返回不同結(jié)果。

語法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)logical_test需要判斷的條件value_if_true

如果判斷為正確則返回該值value_if_false

如果判斷為錯誤則返回該值例：=IF(A1=100,1,0)

含義：當(dāng)A1=100時，返回1，否則返回0。IF函數(shù)第53頁，共61頁。

VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個縱向查找函數(shù)，VLOOKUP是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對應(yīng)的值。語法:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)lookup_value

需要查找的值table_array

查找的范圍col_index_num返回的匹配值的列序號range_lookup返回時是精確匹配還是近似匹配(推薦用FALSE,用TRUE需要先對table_array排序)VLOOKUP函數(shù)第54頁，共61頁。返回列表或數(shù)組中的元素值，此元素由行序號和列序號的索引值進(jìn)行確定。

語法:INDEX(array