企業(yè)管理流程圖繪制的方法及技巧

企業(yè)管理流程圖繪制的方法及技巧流程圖繪制目標(biāo)及根本知識講解流程圖的繪制流程圖交付要求2024/3/150流程繪制目標(biāo)理解現(xiàn)有流程和資源分配說明企業(yè)關(guān)鍵問題識別改進(jìn)的良機(jī)2024/3/151流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善時機(jī)一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所需輸出結(jié)果的一系列步驟什么是流程圖？2024/3/152流程圖繪制流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容：理解流程編制流程圖完善流程圖2024/3/153流程圖繪制流程圖繪制根底有明確定義的開端和結(jié)束有輸入必有輸出在整個企業(yè)組織中“流動〞不局限于單一的功能和部門流程輸入輸出2024/3/154流程圖繪制－

管理要素的劃分營運流程管

理

支

持

流

程采購管理營銷管理發(fā)電管理輸電管理配電管理技術(shù)、電能質(zhì)量管理行政事務(wù)管理預(yù)算管理財務(wù)管理投資管理信息系統(tǒng)管理人力資源管理固定資產(chǎn)管理檢修方案管理2024/3/155

以下為繪制流程圖所需考慮的要素信息：行為

責(zé)任

輸入

在流程中的關(guān)鍵行為流程中的關(guān)鍵責(zé)任

每一行為的主要輸入來源輸出 顧客 時間和本錢每一行為的關(guān)鍵交付成果每一行為輸出的接受者每一行為所需的時 〔內(nèi)部和外部〕 間/本錢

畫流程圖需了解的信息2024/3/156文件/表格：該標(biāo)識文件，包括表格、字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出。可在該標(biāo)識上寫下標(biāo)題用以代表特定的文件。系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫：該標(biāo)識用于說明信息從現(xiàn)有的計算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該計算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入、處理或輸出。可在標(biāo)識中寫明特定的系統(tǒng)名稱。流程圖繪制標(biāo)識一套標(biāo)準(zhǔn)的符號能幫助快速并且一致地通過流程圖進(jìn)行溝通2024/3/157流程操作：該標(biāo)識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件〔如手寫的采購單〕，或人工檢查一個文件。流程參見:該標(biāo)識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。流程圖繪制標(biāo)識數(shù)據(jù)信息:該標(biāo)識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。2024/3/158決定批復(fù)：該菱形框代表一個決定或批復(fù)。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標(biāo)識經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否〞的情況，下方聯(lián)接“是〞的情況。方向標(biāo)記：流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時的次序，它們引導(dǎo)著流程。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。流程圖繪制標(biāo)識2024/3/159存檔:該框代表一個文檔在此處需要被存檔。開始/結(jié)束:該框用以表示一個流程的開始和結(jié)束。流程圖繪制標(biāo)識2024/3/1510流程圖連接標(biāo)識：該標(biāo)識用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于同頁內(nèi)從一個動作框轉(zhuǎn)到另一個動作框。當(dāng)畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標(biāo)識。連接標(biāo)識的畫法：在標(biāo)識內(nèi)以大寫的英文字母表示〔A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標(biāo)識，在該標(biāo)識上寫下相同的英文大寫字母。流程圖繪制標(biāo)識繼續(xù)“是〞情況下的流程是否狀況表是

否被批準(zhǔn)?對狀況表

作修改2024/3/1511在決定框之前使用手工操作標(biāo)識：如果流程分叉為是/否，那么有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標(biāo)識。是否是否有效？流程圖繪制標(biāo)識驗證統(tǒng)計

數(shù)據(jù)的有效性2024/3/1512流程圖繪制詢問一個流程活動的問題包括：

流程/任務(wù)生成什么？職員怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？何時、由誰對它進(jìn)行復(fù)核？流程活動需要多少時間？流程活動何時需要？錯誤/問題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？怎樣處理錯誤/問題/例外？輸出什么？輸出多少？輸出至哪里？流程范圍控制目標(biāo)主要控制點涉及部門及表格流程流轉(zhuǎn)時間特定政策2024/3/1513建議步驟:從一個高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程確定每個子流程的開始和結(jié)束(保持重點)確定關(guān)鍵輸入和輸出按步驟進(jìn)行每個關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程節(jié)約時間:如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號在流程繪制過程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)時機(jī)核查流程的準(zhǔn)確性流程圖繪制的技巧2024/3/1514需要

按實際情況繪制流程

需要

在整個組織內(nèi)思考流程需要

與流程牽涉的人員交流需要

在開始前確認(rèn)流程的起點和結(jié)束

需要

高層次的流程圖不能

按照自己的想象繪制流程

不能

把流程圖局限在自己的部門

不能閉門造車，在真空中工作

不能

在確認(rèn)流程范圍前繪制流程不能

陷入太多的細(xì)節(jié)

流程繪制應(yīng)注意的要點總結(jié)2024/3/1515流程圖的格式宋體標(biāo)題采用14號字體、加粗、中間對齊部門采用10號字體、加粗、下劃線、中間對齊框內(nèi)采用6－8號字體、普通不加粗、中間對齊連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊盡量防止相交線業(yè)務(wù)流程圖交付要求2024/3/1516業(yè)務(wù)流程圖交付要求流程圖的組成流程圖標(biāo)題涉及部門部門分隔線標(biāo)識符連線框內(nèi)的字宋體6－8號普通不加粗中間對齊標(biāo)題宋體14號加粗中間對齊部門宋體10號加粗下劃線中間對齊連線盡量避免交叉、有時可以適當(dāng)合并以求簡單明了不同的選項在連線上標(biāo)明，與框內(nèi)的字體同樣要求將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室2024/3/1517起始點、終止點和流程對象必須清晰輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確應(yīng)當(dāng)在適宜的地方標(biāo)出估計時間〔該項流程作業(yè)所需