檔案管理制度編寫指導(dǎo)文本樣本

檔案管理制度編寫指引文本

目錄一、檔案管理實行細(xì)則┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3示例文本一：檔案管理實行細(xì)則┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4二、歸檔制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈7示例文本二：歸檔制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8三、檔案保管制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10示例文本三：檔案保管制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10四、檔案借閱制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11示例文本四：檔案借閱制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12五、檔案鑒定與銷毀制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13示例文本五：檔案鑒定和銷毀制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13六、檔案員崗位責(zé)任制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14示例文本六：檔案員崗位責(zé)任制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈15示例文本七：檔案綜合管理制度（上墻）（云浮市通用文本）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16檔案室職責(zé)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16檔案保管制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16檔案運用制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈18檔案鑒定和銷毀制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈18檔案保密制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19檔案資料記錄與檢查制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈20檔案員崗位職責(zé)和考核辦法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈20示例文本八：中學(xué)檔案室檔案綜合管理制度（云浮市通用文本）┈┈┈┈┈┈┈┈┈22七、云浮市機關(guān)、事業(yè)單位檔案分類編號方案(示范本)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈28云浮市××局檔案分類編號方案┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈28附件：１、云浮市××局檔案分類體系表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈30２、云浮市××局檔案排列編號辦法和檔號構(gòu)造闡明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈31３、云浮市××局檔案分類、歸檔范疇和保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈40云浮市機關(guān)、事業(yè)單位檔案分類編號方案(示范本)使用闡明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈42一、檔案管理實行細(xì)則檔案管理實行細(xì)則是—個單位依照國家《檔案法》及關(guān)于檔案管理規(guī)定，結(jié)合實際狀況，對本單位檔案工作原則、檔案管理體制和檔案工作人員職責(zé)、檔案管理各項業(yè)務(wù)建設(shè)詳細(xì)規(guī)定。檔案管理實行細(xì)則，普通應(yīng)涉及如下幾種方面內(nèi)容：1．檔案管理體制(1)應(yīng)依照本單位實際狀況，明確檔案工作機構(gòu)設(shè)立。如不需要建立檔案機構(gòu)，則應(yīng)規(guī)定設(shè)立適應(yīng)檔案管理需要工作崗位和配備專(兼)職檔案工作人員。(2)明確檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，并將檔案工作列入主管領(lǐng)導(dǎo)任期目的管理和崗位職責(zé)。(3)貫徹檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)下、以專職檔案員為主并涉及各個文獻(xiàn)材料形成部門兼職檔案員在內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。(4)規(guī)定檔案工作機構(gòu)和檔案工作人員職責(zé)與考核辦法。2．文獻(xiàn)材料形成與歸檔凡是屬于本單位公務(wù)活動中形成具備保存價值材料都必要整頓、立卷、歸檔。應(yīng)依照文獻(xiàn)材料形成狀況，擬定本單位文獻(xiàn)材料歸檔范疇。文獻(xiàn)材料形成、積累、整頓和歸檔工作，應(yīng)列入各部門人員崗位職責(zé)。3．檔案管理(1)擬定本單位檔案分類原則和檔案分類方案(公司可參照國家檔案局《工業(yè)公司檔案分類試行規(guī)則》制定本單位檔案分類大綱和編號方案)。(2)編制檔案檢索工具。檔案員應(yīng)編制檔案案卷目錄、全引目錄、總目錄、分類目錄、底圖目錄、專項目錄、圖書資料目錄等基本檢索工具。(3)檔案庫房管理。規(guī)定檔案保管場合防護(hù)設(shè)施和環(huán)境條件規(guī)定。(4)檔案鑒定要依照國家和關(guān)于部門規(guī)定，編制檔案保管期限表，并組織對保管到期檔案鑒定銷毀工怍。(5)檔案記錄，健全記錄工作，記錄數(shù)據(jù)以原始記錄為根據(jù)，做到精確、可靠。(6)提出逐漸實現(xiàn)檔案管理當(dāng)代化目的和規(guī)定。4．開發(fā)檔案信息。規(guī)定運用檔案資料、開發(fā)檔案信息手段和方式。各單位在制定檔案管理實行細(xì)則時，要注意如下幾點。(1)必要貫徹檔案管理體制，明確檔案工作崗位，這是做好檔案工作核心。如果檔案崗位是兼職，則注意不能兼職太多，以保證檔案員有充分時間和精力來完畢檔案管理工作。(2)必要堅持實行檔案集中統(tǒng)—管理原則，以保證檔案完整安全。(3)要保持檔案崗位相對穩(wěn)定，不要隨意更換檔案員工作?！疽娛纠谋疽弧渴纠谋疽粰n案管理實行細(xì)則1．總則1．1為了加強本單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理水平，依照國家、廣東省、云浮市檔案局關(guān)于檔案管理規(guī)定，制定本細(xì)則。1．2檔案是指本單位在各項管理活動中形成所有檔案總和，涉及黨政工團(tuán)、人事勞資、教誨培訓(xùn)、財務(wù)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營銷售、基本建設(shè)、設(shè)備儀器，技術(shù)管理、籌劃記錄、科技研究、和諧往來等各項業(yè)務(wù)活動中形成檔案。1．3檔案工作是本單位各項管理基本工作，是維護(hù)本單位經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌—項重要工作。1．4本單位檔案工作實行集中統(tǒng)—管理。2．檔案管理體制2．1本單位成立綜合檔案室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本單位檔案工作；配備專職檔案員—人，負(fù)責(zé)綜合檔案室檔案尋常管理工作和各項詳細(xì)檔案工作事務(wù)。2．2依照《廣東省檔案管理規(guī)定》第二十六條規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識，持證上崗。2．3綜合檔案室由本單位主管技術(shù)工作領(lǐng)導(dǎo)分管，并納入主管領(lǐng)導(dǎo)任期目的管理和崗位職責(zé)。2．4各部門應(yīng)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門形成文獻(xiàn)材料積累、整頓和準(zhǔn)時向檔案室移送歸檔工作。3．文獻(xiàn)材料形成與歸檔3．1凡本單位在各項業(yè)務(wù)工作中形成具備保存價值文獻(xiàn)材料都必要向檔案室移送歸檔．歸檔詳細(xì)范疇、時間和規(guī)定按歸檔制度規(guī)定執(zhí)行。3．2依照本單位檔案數(shù)量和種類，制定歸檔制度，明確歸檔范疇、時間和規(guī)定。3．3文獻(xiàn)材料形成和積累須納入各部門工作籌劃和關(guān)于人員崗位職責(zé)。4．檔案管理4．1本單位檔案分為文書檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、已故人員檔案、特殊載體檔案（聲像檔案）、專門檔案、實物檔案八大類。其中，文書檔案按“年度——保管期限”進(jìn)行分類；基建檔案按工程項目進(jìn)行分類；設(shè)備儀器檔案按種類或型號進(jìn)行分類；會計檔案按報表、帳簿、憑證、其她分類；已故人員檔案按已故人員級別或去世時間先后分類；特殊載體檔案（聲像檔案）按照片、底片、錄音帶、錄像帶、機讀材料、電子文檔進(jìn)行分類；專門檔案按問題或機構(gòu)設(shè)立；榮譽實物檔案按榮譽品、紀(jì)念品進(jìn)行分類。4．2編制案卷目錄、卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄、專項目錄及底圖目錄等檔案檢索工具；按《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行檔案著錄工作。4．3檔案鑒定。依照上級檔案部門關(guān)于規(guī)定、編制檔案保管期限表，檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1月1日后檔案保管期限分為永久、30年和三種檔案鑒定分兩次進(jìn)行：歸檔前對文獻(xiàn)材料價值進(jìn)行鑒定；歸檔后，對保管期滿檔案存毀進(jìn)行鑒定，及時銷毀失去保存價值檔案。4．4建立檔案管理記錄工作。編制基本狀況登記表，對檔案數(shù)量、檔案設(shè)備設(shè)施、檔案人員、檔案借閱運用人次、檔案運用效果、編研狀況進(jìn)行記錄，記錄數(shù)據(jù)以原始記錄為根據(jù)，做到精確可靠。4．5檔案庫房管理。配備專門檔案庫房，做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等八防工作。4、5．1檔案存儲應(yīng)有鐵制箱柜，箱柜排列方式要便于查找。4．5．2對照片、膠片、磁帶等特殊載體檔案必要配備特制設(shè)備進(jìn)行管理。4．5．3定期對檔案庫房進(jìn)行檢查、清理、核對工作，做到帳物相符；對破損檔案及時進(jìn)行修補和復(fù)制。4．6檔案管理當(dāng)代化4．6．1檔案管理當(dāng)代化是本單位當(dāng)代化管理構(gòu)成某些，應(yīng)列入本單位當(dāng)代化管理整體籌劃。4．6．2逐漸采用以電子計算機為主，涉及縮微技術(shù)和先進(jìn)監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和辦公自動化等當(dāng)代化管理手段。5．開發(fā)檔案信息5．1在本單位內(nèi)部實行檔案開架閱覽。5．2在保證不泄密前提下，對內(nèi)對外交流檔案目錄。5．3開展檔案編研工作，依照本單位工作需要和檔案庫存狀況，編制各種專項資料。5．4在檔案信息開發(fā)與提供運用中，必要嚴(yán)格遵守保密制度。5．5對積極開發(fā)和提供運用檔案并獲得明顯效益人員，本單位應(yīng)予以表揚和獎勵。6．附則6．1本細(xì)則依照工作需要可另行補充。6．2本細(xì)則由檔案室負(fù)責(zé)解釋。6．3本細(xì)則自發(fā)布之日起執(zhí)行。二、歸檔制度歸檔制度是保證一種立檔單位各種文獻(xiàn)材料可以完整、及時、精確歸檔一項重要檔案工作制度。其內(nèi)容重要涉及歸檔范疇、歸檔時間、歸檔規(guī)定三個方面：1．規(guī)定本單位文獻(xiàn)材料歸檔范疇。即在制度條文中明確本單位所有文獻(xiàn)材料中哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔。歸檔和不歸檔文獻(xiàn)材料范疇在歸檔制度里—般是將本單位文獻(xiàn)材料按文書檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、已故人員檔案、特殊載體檔案（聲像檔案）、專門檔案及實物檔案等分類后，再用條款形式列出每—應(yīng)歸檔和不歸檔文獻(xiàn)材料條目，普通用序號加文獻(xiàn)材料名稱形式排列。2．?dāng)M定歸檔時間。就是擬定各類文獻(xiàn)材料移送檔案室歸檔保存時間。各類文獻(xiàn)材料歸檔時間，應(yīng)按國家檔案行政管理部門和關(guān)于主管部門規(guī)定加以擬定，例如：文書檔案在次年上半年內(nèi)歸檔；基建檔案在工程竣工驗收后歸檔……。3．提出歸檔規(guī)定。指對歸檔文獻(xiàn)材料質(zhì)量規(guī)定，文獻(xiàn)材料質(zhì)量規(guī)定應(yīng)涉及完整性、原始性、精確性、系統(tǒng)性四個方面。案卷質(zhì)量規(guī)定是指案卷卷內(nèi)文獻(xiàn)加工、排列、編號、編目、標(biāo)題擬寫、案卷格式、保管期限擬定等符合國家規(guī)范規(guī)定?！鲈谥贫w檔制度時，應(yīng)當(dāng)注意如下幾點：1．歸檔文獻(xiàn)材料應(yīng)以本單位形成材料(自制文)為主，以保證歸檔文獻(xiàn)材料可以比較全面地反映本單位重要職能活動和基本狀況．特別是要注意對本單位內(nèi)部產(chǎn)生和未經(jīng)收發(fā)文渠道形成文獻(xiàn)材料收集。2．機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)參照國家檔案局制定《機關(guān)文獻(xiàn)材料歸檔與不歸檔范疇》，擬定歸檔范疇。3．公司單位文獻(xiàn)材料歸檔范疇，普通涉及黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計檔案、干部職工檔案等方面。4．專門檔案歸檔范疇可參照國家檔案行政管理部門和上級主管部門關(guān)于規(guī)定，并結(jié)合本單位實際狀況而定。5．要防止有文必檔現(xiàn)象?！疽娛纠谋径渴纠谋径w檔制度為了完整系統(tǒng)地保存本單位在工作活動中形成各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文獻(xiàn)質(zhì)量，更好地為本單位各項工作服務(wù)，特制定本制度。1．文獻(xiàn)材料歸檔范疇1．1文獻(xiàn)檔案歸檔范疇，涉及本單位在公務(wù)活動中形成公文、電報、簿冊、圖表、書信、日記、會議材料等內(nèi)容：1．2科技檔案歸檔范疇，涉及本單位在科研、基建、設(shè)備調(diào)試、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成圖紙、闡明書等內(nèi)容。1．3專門檔案歸檔范疇，涉及本單位在專門業(yè)務(wù)活動中形成各種檔案，如：會計檔案、聲像檔案、公安檔案、紀(jì)檢檔案、信貸檔案、審計檔案等．2．歸檔規(guī)定2．1歸檔文獻(xiàn)材料必要筆跡清晰工整，紙張及文獻(xiàn)格式符合國家規(guī)定，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅筆等書寫材料。2．2歸檔文獻(xiàn)材料要完整、系統(tǒng)、精確、真實。2．3每類科研成果、產(chǎn)品實驗定型、基建工程竣工驗收、設(shè)備開箱必要有檔案部門參加。對其文獻(xiàn)材料(具關(guān)于圖紙等)不完整、不精確、不系統(tǒng)不能進(jìn)行鑒定和驗收。(有此類檔案單位，可列此項)2．4歸檔文獻(xiàn)必要是原件。2．5保持歸檔文獻(xiàn)材料之間歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。2．6案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文獻(xiàn)內(nèi)容，并區(qū)別保管期限。2．7文獻(xiàn)材料歸檔必要辦理移送手續(xù)。3．歸檔時間3．1文書檔案在次年上半年內(nèi)歸檔。3．2產(chǎn)品和工藝底圖在設(shè)計完畢并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，投入生產(chǎn)前正式歸檔。3．3科研文獻(xiàn)材料在科研成果鑒定后一周內(nèi)歸檔。3．4基建項目在竣工驗收后一種月內(nèi)歸檔。3．5新購設(shè)備(涉及引進(jìn)設(shè)備或技術(shù))在開箱時必要會同檔案室進(jìn)行技術(shù)資料核對登記，于竣工后連同試車記錄等文獻(xiàn)材料整頓立卷歸檔。3．6各項管理工作形成文獻(xiàn)材料，在翌年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔文獻(xiàn)材料構(gòu)成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門移送歸檔。(3．1—3．6項目，如果單位沒有上述檔案若干項，可不將其列入制度之中)4．歸檔份數(shù)4．1各類文獻(xiàn)材料普通歸檔一式一份。4．2重要和運用頻繁文獻(xiàn)材料可歸檔一式兩份或恰當(dāng)增長其歸檔份數(shù)。5．不歸檔文獻(xiàn)材料范疇5．1重份和無查考運用價值事務(wù)性、暫時性文獻(xiàn)。5．2上級機關(guān)任免、獎懲非本單位工作人員文獻(xiàn)、普發(fā)供參閱、不辦文獻(xiàn)材料。5．3上級單位發(fā)來供參照抄件和征求意見未定稿文獻(xiàn)，5．4未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審視、簽發(fā)未生效文獻(xiàn)、電報草稿，普通性文獻(xiàn)歷次修改稿(重要法規(guī)性文獻(xiàn)、定稿除外)、鉛印文獻(xiàn)各次校對稿(重要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字最后定稿除外)。5．5從正式文獻(xiàn)、電報上摘錄供工作參閱非證明材料。5．6參加非主管單位召開會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值文獻(xiàn)材料。5．7非從屬單位抄送不需要辦理文獻(xiàn)材料。5．8下級單位送來參閱簡報、狀況反映、不應(yīng)抄報和不必備案文獻(xiàn)材料。6．單位檔案部門要對本單位文獻(xiàn)材料形成、積累、整頓和歸檔工作進(jìn)行指引、監(jiān)督和檢查。三、檔案保管制度保管制度是規(guī)定檔案保管條件和檔案管理人員保管檔案職責(zé)制度。重要內(nèi)容涉及：1．檔案接受與驗收規(guī)定2．檔案排列與上架規(guī)定3．底圖與照片、磁帶、錄像帶保管規(guī)定4．庫房規(guī)定5．檔案保管辦法【見示例文本三】示例文本三檔案保管制度檔案是社會寶貴財富，為了保護(hù)好本單位檔案材料，維護(hù)檔案完整與安全，使檔案更好地為本單位各項工作服務(wù)，特制定本制度。1．接受檔案必要認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)。2．存儲檔案必要有專用柜架。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位順序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。3．底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫，要認(rèn)真檢查其修改、補充狀況，底圖存儲以平放為宜。(沒有底圖單位可不設(shè)此項)4．存儲膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制密封盒和專門卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜、防磁柜內(nèi)。5．定期每半年進(jìn)行庫藏檔案清理核對和保管質(zhì)量檢查工作，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時進(jìn)行修補和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必要及時采用消毒殺蟲辦法加以解決。6．檔案庫房是集中保管檔案基地，須有鐵門、鐵窗、鐵柜等防盜設(shè)施。7．檔案庫房應(yīng)配備調(diào)控溫、濕度設(shè)施和設(shè)備，使庫房溫、濕度基本保持在溫度14～24℃，相對濕度45—60％之間規(guī)定規(guī)定。8．檔案庫房不應(yīng)接近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體場合。9．檔案庫房要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈。10．庫房內(nèi)要配備消防滅火器材，禁止吸煙和使用明火。11．應(yīng)保持檔案庫房整潔干凈，檔案入庫前，必要嚴(yán)格檢查、消毒、檔案柜內(nèi)應(yīng)施放防霉、防蟲藥劑。12．檔案接受、移出、外借必要履行登記手續(xù)；借出檔案須在規(guī)定期間內(nèi)歸還。四、檔案借閱制度檔案借閱是檔案管理工作重要內(nèi)容，只有通過運用工作，才干體現(xiàn)檔案作用和價值。檔案借閱制度涉及如下幾種方面內(nèi)容：1．明確借閱范疇涉及內(nèi)部借閱和外部借閱、原則上本單位內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱；外單位則需要辦理一定手續(xù)后方借閱。2．規(guī)定借閱程序如果是內(nèi)部借閱，履行登記手續(xù)即可。如果是外部借閱，運用者需持所在單位簡介信、工作證，闡明借閱目和借閱范疇，辦理手續(xù)后方可借閱。涉及到本單位機密材料不能外借，以防泄密。3．借閱規(guī)定運用者在借閱檔案時，應(yīng)遵守如下規(guī)定：(1)限期歸還(2)所借檔案不得丟失損壞，否則，應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。(3)遵守保密規(guī)定4．其他規(guī)定(1)建立催還制度(2)對工作調(diào)動者，需辦理檔案材料清退手續(xù)(3)注意收集反饋信息【見示例文本四】示例文本四檔案借閱制度為維護(hù)檔案完整與安全，服務(wù)本單位各項工作，特制定本制度。1．本單位所有工作人員均有保護(hù)檔案、借閱檔案權(quán)利和義務(wù)。2．本單位人員在檔案室內(nèi)查閱檔案，須辦理登記手續(xù)。3．在借閱檔案時應(yīng)做到如下幾點：(1)按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還。(2)要愛護(hù)檔案，不得丟失。(3)所借檔案不得隨意折疊和拆散，禁止對檔案隨意更改、涂寫。4．借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清晰。5．檔案如有丟失，損壞或泄密，要及時追究當(dāng)事者責(zé)任。6．借閱者在歸還檔案時必要填寫檔案運用效果記錄。7．調(diào)離本單位工作人員，必要清理移送檔案文獻(xiàn)后方可辦理調(diào)離手續(xù)。8．外單位人員借閱本室檔案須持有所在單位簡介信和本人工作證，并辦理關(guān)于手續(xù)。五、檔案鑒定與銷毀制度鑒定與銷毀制度是規(guī)定檔案材料保管期限鑒定辦法、組織人員和規(guī)定期滿檔案銷毀程序、辦法一項制度。重要條文涉及：1．鑒定小構(gòu)成立及其人員構(gòu)成2．鑒定小組任務(wù)3．鑒定期間擬定4．?dāng)M定保管期限原則5．對鑒定成果擬定與修改6．銷毀檔案程序規(guī)定(1)銷毀文獻(xiàn)登記(2)審查批準(zhǔn)(3)監(jiān)銷【見示例文本五】示例文本五檔案鑒定和銷毀制度為了保證庫藏檔案質(zhì)量，保護(hù)好有價值特別是有重要價值檔案，結(jié)合本單位實際狀況，特制定本制度。1.鑒定小組人員構(gòu)成檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由主管檔案領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和關(guān)于業(yè)務(wù)管理人員構(gòu)成。尋常鑒定工作由檔案員負(fù)責(zé)。2．鑒定小組任務(wù)2．1負(fù)責(zé)制定本單位檔案保管期限表。2．2對到期檔案提出存、毀意見。3．?dāng)M定保管期限原則3．1對本單位有長遠(yuǎn)運用價值并能反映本單位職能活動和歷史面貌檔案應(yīng)永久保存。3．2凡是在一定期期有運用價值檔案分別為長期或短期保存。3．3凡是介于兩種保管期限之間檔案，其保管期限一律從長。4．鑒定工作應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行。(詳細(xì)時間由各單位依照實際狀況自行擬定)5．檔案通過鑒定，規(guī)定達(dá)到劃定保管期限精確，保管單位質(zhì)量達(dá)到原則規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不精確、不完整，單位應(yīng)及時責(zé)成關(guān)于人員和部門負(fù)責(zé)修改、補充。6．銷毀檔案程序涉及：6．1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案清單和撰寫銷毀報告并報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀清單及報告由檔案室保存（普通放入單位全宗卷之中保存，也可同步放入單位文書檔案之中歸檔保存）。6．2檔案銷毀時，由單位派兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。6．3銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中浮現(xiàn)失密或?qū)挝粚?dǎo)致?lián)p失，將依照國家和單位關(guān)于規(guī)定進(jìn)行解決。六、檔案員崗位責(zé)任制度為了進(jìn)行檔案目的管理，保證檔案業(yè)務(wù)規(guī)范貫徹實行，每個單位都應(yīng)當(dāng)制定檔案員崗位責(zé)任制度，作為考核檔案專兼職檔案員工作崗位成績根據(jù)。制定檔案員崗位責(zé)任制度，應(yīng)從如下幾種方面著手：1．明確對檔案員素質(zhì)規(guī)定涉及檔案員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案員必要堅持四項基本原則，認(rèn)真貫徹黨和國家方針政策，熱愛檔案事業(yè)；具備中專或高中以上文化限度，具備檔案專業(yè)知識。2．熟悉檔案管理各個環(huán)節(jié)工作，規(guī)定檔案員能獨立完畢檔案收集、整頓、立卷、歸檔、編目、檢索等工作。3．明確工作內(nèi)容崗位責(zé)任制度必要明確檔案員應(yīng)從事哪些方面工作，重要涉及兩個方面：管好檔案、提供運用?！疽娛纠谋玖渴纠谋玖鶛n案員崗位責(zé)任制度1．熱愛檔案事業(yè)、忠于職守、努力鉆研業(yè)務(wù)。2．及時貫徹執(zhí)行上級各部門關(guān)于檔案工作各項方針政策和業(yè)務(wù)規(guī)范。3．制定本單位各項檔案工作籌劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃。4．制定各項檔案管理制度。5．主持本單位文獻(xiàn)材料收集、分類整頓和立卷歸檔工作，編制檔案檢索工具。6．參加本單位購進(jìn)設(shè)備開箱驗收、工程竣工驗收、科研成果評審等工作，驗收其檔案。7．加強對檔案庫房管理，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查。8．做好檔案運用工作。9．對下屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指引和檢查。示例文本七檔案綜合管理制度（上墻）（云浮市通用文本）檔案室職責(zé)一、結(jié)合本單位實際，組織實行黨和國家關(guān)于檔案工作方針、政策、法規(guī)以及上級檔案行政管理部門制定關(guān)于規(guī)定。二、制定本單位檔案工作籌劃。三、對本單位各部門文獻(xiàn)材料（涉及文字、圖表、聲像等）平時積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指引、和檢查。四、對本單位所有檔案及關(guān)于資料實行綜合管理，認(rèn)真做好本單位檔案收集、整頓、保管、鑒定、記錄等工作，并積極提供運用，為本單位各項工作服務(wù)。五、嚴(yán)格執(zhí)行國家《保密法》和關(guān)于保密、保衛(wèi)制度，保證檔案和檔案機密安全。六、為黨和國家積累檔案史料，并按規(guī)定向本地國家綜合檔案館移送具備長期保存價值檔案。七、收集、整頓、保管與本單位檔案關(guān)于資料，配合檔案提供運用。八、完畢領(lǐng)導(dǎo)交辦其他關(guān)于工作。檔案保管制度一、本單位領(lǐng)導(dǎo)要積極采用辦法改進(jìn)檔案保管條件，安排可容納所有檔案專用庫房，購買必要檔案箱柜和其她防護(hù)設(shè)備，庫房不得存儲與檔案無關(guān)其她物品。庫房周邊不得存儲危害檔案安全物品。要經(jīng)常檢查庫房消防器材及其她安全設(shè)施、保證其功能完好。二、文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、已故人員檔案、專門檔案、實物檔案等各種門類檔案及圖書資料應(yīng)按關(guān)于規(guī)定保管。三、檔案應(yīng)按年度、類別、檔案號順序由左到右，由上到下裝柜保管，并在柜上標(biāo)明檔案存儲位置指引卡，以便于查找運用。絕密檔案應(yīng)指定專人保管。四、聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對不合格聲像材料，需要經(jīng)技術(shù)解決后方可入庫，并加注闡明。1、入庫后底片、錄音帶、錄像帶均放于木柜架（或膠片柜或防火柜、防磁柜）上（不準(zhǔn)放在鐵柜鐵箱內(nèi)保管），不能擠壓。錄音帶、錄像帶、每隔六至十二個月要放像重繞一次，以釋放內(nèi)部壓力，避免產(chǎn)生粘連或復(fù)印現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)錄音帶、錄像帶發(fā)黃、霉變等現(xiàn)象，要及時采用辦法加以補救。2、聲像檔案庫房要密封，設(shè)有專用庫房，用木柜（或膠片柜或防火柜、防磁柜）保管也要放在有防紫外線窗簾布遮光庫房，做到防火、防光、防盜、防塵、防磁、防熱、防潮濕和防低溫等。溫度保持在14－2４℃；相對濕度在40％─60％之間。五、歸檔保存案卷必要做到材料齊全、排列順序符合立卷歸檔規(guī)定，裝釘整潔美觀，移送手續(xù)完備。對不符合立卷歸檔制度規(guī)定案卷，檔案室有權(quán)不予接受歸檔。六、綜合檔案室每年應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查、清點，發(fā)現(xiàn)案卷丟失、損失、褪變等狀況要及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采用相應(yīng)辦法進(jìn)行急救、追回，以保證檔案完整與安全。七、檔案庫房必要建立安全保衛(wèi)制度，認(rèn)真貫徹防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮（水）、防光、防塵、防有害氣體等辦法。每季度要進(jìn)行認(rèn)真安全檢查。非檔案工作人員不得隨意進(jìn)入庫房或翻閱檔案材料。八、檔案室要認(rèn)真做好檔案記錄年報工作。數(shù)據(jù)要精確，內(nèi)容要完整，上報要及時。檔案員要對檔案資料入庫、借閱或移出都要嚴(yán)格按關(guān)于規(guī)定辦理好登記手續(xù)。九、加強庫房門窗管理，平時對庫房門窗不得隨便打開，以免灰塵或其她有害氣體進(jìn)入庫房，影響檔案壽命。庫房內(nèi)要保持整潔、清潔、美觀。十、檔案干部（職工）調(diào)動工作時，應(yīng)要辦好交接手續(xù)，才干調(diào)離崗位。檔案利用制度一、本單位工作人員因工作需要借檔案，須持所在科室、領(lǐng)導(dǎo)簽字借卷單，借出檔案應(yīng)按規(guī)定期限退還。該工作人員調(diào)動工作時，應(yīng)經(jīng)本單位檔案室辦理清結(jié)手續(xù)。二、外單位需要查閱本單位檔案，應(yīng)持有有效簡介信，并經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能提供檔案運用。三、聲像檔案運用需經(jīng)關(guān)于主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何部門或個人不得擅自借出、復(fù)制、消磁和涂改。四、檔案運用人對借出、查閱檔案，不得拆封、抽取材料、涂改、勾畫、污損，違背者應(yīng)追究責(zé)任。五、本單位綜合檔案室設(shè)立有閱卷室、供查檔案者使用，以利于保密和監(jiān)督。六、檔案工作人員要認(rèn)真辦理好檔案借閱登記、歸還注銷手續(xù)，并做好檔案運用反饋效果登記（即檔案運用效果登記）。七、檔案工作人員必要遵守紀(jì)律，保守國家機密，不得擅自擴大運用范疇，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案鑒定和銷毀制度檔案是黨和國家寶貴財富，為了做好檔案鑒定銷毀工作，防止人為銷毀有保存價值檔案，依照本單位檔案工作狀況，制定本制度。一、加強檔案鑒定和銷毀工作，本單位成立檔案鑒定和銷毀工作小組。組長由分管檔案領(lǐng)導(dǎo)兼任，副組長由辦公室負(fù)責(zé)人兼任，小構(gòu)成員由檔案員、保密員及關(guān)于科室人員構(gòu)成（會計檔案銷毀應(yīng)涉及會計人員或財務(wù)人員）。負(fù)責(zé)對本單位各門類檔案鑒定和銷毀工作。二、文獻(xiàn)級鑒定工作，在每年立卷歸檔時，應(yīng)按照各門類檔案保管期限規(guī)定對每個案卷劃定保管期限。三、檔案工作人員應(yīng)對所保管所有檔案，按照各門類檔案保管期規(guī)定，對已超過保管期限，應(yīng)作出鑒定，已失去保存價值檔案應(yīng)編制出檔案銷毀清冊，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定，再報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才干銷毀（會計檔案銷毀還應(yīng)先報單位財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)）。不經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得銷毀檔案。四、檔案鑒定銷毀時，對有檔案雖然超過保管期限，但在一段時間內(nèi)尚有一定運用價值，可延長保管期限。五、銷毀檔案時，應(yīng)由檔案鑒定工作小組派出兩人以上成員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并要等到檔案完全銷毀后才干離開現(xiàn)場。六、對未到滿保管期限檔案，任何單位和個人不得以任何借口隨意銷毀檔案，違背本制度導(dǎo)致?lián)p失要追究責(zé)任。檔案保密制度為加強檔案保密工作，依照國家《保密法》和《檔案法》規(guī)定，結(jié)合本單位檔案工作實際，制定本制度。一、檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)國家《保密法》和《檔案法》，熟悉保密業(yè)務(wù)知識，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)守國家機密，保證檔案安全。二、檔案庫房應(yīng)有保密安全設(shè)施，安裝有鐵窗、鐵門、鐵柜。三、檔案室保存秘密級以上檔案，不準(zhǔn)向外提供運用；本單位及各科室工作人員，因工作需要借閱秘密級以上檔案，必要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才干運用。四、對秘密以上檔案材料，不準(zhǔn)擅自翻印、復(fù)印，如確因工作需要必要報市保密局批準(zhǔn)后才干翻印、復(fù)印，并在使用完畢后及時收回檔案室銷毀。五、檔案工作人員不得在檔案室接待親戚、朋友，不準(zhǔn)向親友談?wù)摍n案材料秘密內(nèi)容。六、運用者要自覺遵守保密制度，對違背制度要予以批評，導(dǎo)致失泄密事故，要追究泄（失）密者責(zé)任。檔案資料記錄與檢查制度檔案資料記錄是檔案工作一項重要基本性工作，是理解和掌握檔案資料形成、管理、運用狀況重要手段。為加強檔案資料記錄、登記和記錄工作，為各項工作服務(wù)，制定本制度。1.對檔案資料收進(jìn)、移出狀況，每年記錄一次。2.對檔案案卷數(shù)量、資料數(shù)量、整頓、運用、復(fù)印、計算機著錄、編目、消毒、修復(fù)、聲像檔案等狀況，每次都要登記記錄，每年綜合記錄一次。3.對檔案庫房內(nèi)溫濕狀況，每日要有記錄，每一年記錄一次。4.對檔案管理技術(shù)設(shè)備：微機、打印機、復(fù)印機、溫濕度記錄儀、裝訂機、空調(diào)機、去濕機等做好保養(yǎng)維護(hù)、使用登記工作，每一年進(jìn)行一次綜合記錄檢查。5.對于各門類檔案在歷年整頓、借閱、運用方面都需要進(jìn)行記錄。6.各門類檔案在各自記錄基本上還需要進(jìn)行匯總，關(guān)于狀況向關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)報告。7.建立記錄臺帳，及時做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累記錄資料。8.登記表所填數(shù)字必要真實、實事求是。檔案員崗位職責(zé)和考核辦法一、檔案員崗位職責(zé)1、貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作方針、政策、法律、法規(guī)，以及上級和檔案行政管理部門制定關(guān)于檔案管理規(guī)定、辦法、細(xì)則。2、制定實行本單位檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃和年度工作籌劃。做好檔案材料收集、整頓、保管、記錄、鑒定和提供運用工作。編制檢索工具，逐漸使用電子計算機管理檔案，提高檔案工作效率。3、對接受檔案材料要嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，不符合案卷質(zhì)量要退回原部門重做，直至符合規(guī)定才干接受；要認(rèn)真做好接受登記，及時整頓和分類排架。并按照規(guī)范化、原則化規(guī)定，指引各兼職檔案員做好材料收集、整頓和裝釘、編目工作。4、要做好檔案、資料記錄鑒定工作，及時精確地按規(guī)定做好檔案記錄年報工作。對已達(dá)到保管期限和超過保管期限檔案，應(yīng)及時提請分管檔案領(lǐng)導(dǎo)組織鑒定小組進(jìn)行鑒定，并按規(guī)定做好檔案銷毀工作。5、要積極做好檔案開發(fā)運用工作，為本單位各項工作提供服務(wù)。要結(jié)合本單位工作實際，積極做好檔案、資料匯編工作，編纂某些運用價值高檔案資料為領(lǐng)導(dǎo)決策提供根據(jù)，充分發(fā)揮檔案作用。6、切實做好檔案保護(hù)工作，認(rèn)真做好“八防”工作（防塵、防光、防潮/水、防火、防盜、防高溫、防蟲鼠、防有害氣體），保持庫房清潔和整潔，保證檔案材料完整與安全。7、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家關(guān)于保密工作規(guī)定，執(zhí)行本單位檔案保密制度，維護(hù)檔案完整與安全。8、要加強政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高自身政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高工作水平。二、檔案員考核辦法1、檔案員崗位職責(zé)考核工作以崗位職責(zé)為根據(jù)，納入本單位工作人員年度考核進(jìn)行，考核內(nèi)容涉及政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、工作質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、工作實績等幾種方面。2、對檔案員進(jìn)行考核時，應(yīng)對各方面詳細(xì)內(nèi)容，參照完畢崗位職責(zé)總量和質(zhì)量進(jìn)行全面考核。3、考核辦法按照本單位工作年度考核做法統(tǒng)一進(jìn)行。4、檔案員崗位職責(zé)考核工作，由辦公室負(fù)責(zé)，采用先由檔案員進(jìn)行自我總結(jié)，寫出鑒定、自報等次。然后由干部職工評估，再由辦公室提出考核意見，交考核小組審定，再報單位領(lǐng)導(dǎo)擬定考核等次。示例文本八中學(xué)檔案室檔案綜合管理制度（云浮市通用文本）為了加強本校檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，逐漸實現(xiàn)檔案工作制度化、原則化、規(guī)范化、當(dāng)代化，全面提高檔案管理水平，有效地為教誨事業(yè)和各項工作服務(wù)，為國家積累檔案史料，依照《中華人民共和國檔案去》、《國家行政機關(guān)公文解決辦法》、國家檔案局《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等關(guān)于規(guī)定，結(jié)合本校詳細(xì)狀況，特制定本制度。一、檔案工作管理體制l、檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理原則。本校在公務(wù)活動中形成具備保存價值所有檔案均由本校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。2、加強對檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，明確分管校長，并列入議事日程。辦公室由主任詳細(xì)分工主管檔案工作。3、建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由各部門配備專兼職檔案人員，業(yè)務(wù)上受檔案室指引并配合工作。4、本校綜合檔案室同步接受上級主管部門和地方檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指引、監(jiān)督和檢查。二、檔案室工作基本任務(wù)1、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動中形成、除人事檔案外各種門類載體所有檔案，積極提供運用，為本校各項工作服務(wù)。2、指引、檢查、督促文獻(xiàn)形成、積累、整頓、歸檔工作。3、制定檔案工作籌劃和管理規(guī)定。4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦其她關(guān)于檔案業(yè)務(wù)工作。三、檔案收集制度應(yīng)當(dāng)歸檔文獻(xiàn)材料，必要由各部門兼職檔案員收集齊全，分類整頓，編制移送清單，按規(guī)定期間移送學(xué)校綜合檔案室集中管理，任何個人或部門都不得據(jù)為己有或回絕移送。1、尋常工作中形成應(yīng)歸檔文獻(xiàn)材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)整頓完畢，向檔案室移送。文書檔案應(yīng)在次年六月底此前完畢歸檔工作；教學(xué)檔案應(yīng)在次年九月底此前完畢歸檔工作。2、基建工程、設(shè)備儀器在項目完畢后或告一段落時，經(jīng)辦部門應(yīng)將歸檔材料構(gòu)成保管單位，經(jīng)負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移送。3、一次專項會議、一次活動結(jié)束后，應(yīng)及時將歸檔文獻(xiàn)材料向檔案室移送。4、因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，獲得文稿件材料在一種月內(nèi)向檔案室移送。5、會計文獻(xiàn)材料，普通在次年第一季度由財會人員完畢整頓立卷，在財務(wù)部門保存一年后向檔案室移送。6、聲像材料要用文字標(biāo)出攝像、錄音、照相對象、時間、地點、內(nèi)容和作者，并及時向檔案室移送。四、檔案整頓制度檔案室在接受到各部門檔案材料后，要按照本?！秾W(xué)校檔案分類方案》和《學(xué)校檔案檔號編制辦法》關(guān)于規(guī)定，分類整頓，并編制歸檔文獻(xiàn)目錄、案卷目錄等。1、文書檔案實行以件為單位進(jìn)行整頓歸檔，應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文獻(xiàn)整頓規(guī)則》、《廣東省文獻(xiàn)材料歸檔辦法改革方案》關(guān)于規(guī)定整頓編目。2、教學(xué)檔案實行以卷為單位進(jìn)行整頓歸檔，應(yīng)當(dāng)按照《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》關(guān)于規(guī)定整頓編目。3、會計檔案按照《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》關(guān)于規(guī)定整頓編目。4、基建、設(shè)備、科研檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成普通規(guī)定》關(guān)于規(guī)定整頓編目。5、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》關(guān)于規(guī)定整頓編目。6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》關(guān)于規(guī)定整頓編目。7、計算機光盤、激光視盤和激光唱盤等檔案應(yīng)按《電子文獻(xiàn)歸檔管理規(guī)范》關(guān)于規(guī)定整頓編目。8、實物檔案涉及各種榮譽獎品、宣傳紀(jì)念品等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)實物原件，應(yīng)當(dāng)按件編寫闡明和編制目錄。五、檔案保管制度1、檔案員每季度要對庫房檔案管理狀況進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，并采用有效辦法，保證檔案安全。2、庫房做到防盜、防光、防火、防潮/水、防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體，室內(nèi)禁止存儲易燃、易爆、易腐蝕物品，杜絕有害氣體和物理污染竄入室內(nèi)。3、做好庫房溫、濕度記錄，定期進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)超過規(guī)定溫、濕度時，要及時采用降溫、降濕辦法。4、對膠片、照片、錄音帶、錄像帶等采用特制裝具進(jìn)行保管。5、定期打掃庫房衛(wèi)生，做到窗明地凈，箱柜無灰塵，室內(nèi)無蛛網(wǎng)，櫥柜架排列有序。6、下班前認(rèn)真檢查門窗，切斷庫房電源，保證檔案安全。7、檔案庫房內(nèi)禁止吸煙和喝水。六、檔案保密制度l、加強保密教誨，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《保密法》、《檔案法》，充分結(jié)識檔案工作重要性、機要性，自覺保守黨和國家機密。2、健全保密制度，嚴(yán)格遵守接待、保管、安全、保衛(wèi)等關(guān)于保密規(guī)定，杜絕工作差錯。3、開展保密檢查，定期對室藏檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)泄密事件及時追查，并報告領(lǐng)導(dǎo)及關(guān)于部門。4、嚴(yán)格調(diào)閱制度，健全借閱手續(xù)。凡外地、外單位來查閱檔案者，須持單位簡介信，禁止將檔案帶出閱檔室。5、不得讓無關(guān)人員隨意進(jìn)入檔案庫房。6、無保存價值檔案資料及文獻(xiàn)材料，嚴(yán)格辦理銷毀審批手續(xù)，統(tǒng)一送市保密定點回收站（造紙廠）或用碎紙機銷毀。7、凡違背保密規(guī)定導(dǎo)致?lián)p失，依照情節(jié)輕重予以相應(yīng)懲罰，構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任。七、檔案運用制度1、檔案人員應(yīng)熟悉室藏檔案狀況和積極理解校機關(guān)各項工作對運用檔案需要，積極積極地做好提供運用工作。2、檔案室必要編制《案卷目錄》、《卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄》/《歸檔文獻(xiàn)目錄》，并依照運用工作需要編制專項文獻(xiàn)目錄(卡片)等檢索工具。3、建立計算機文獻(xiàn)級檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)計算機管理和檢索檔案，做到調(diào)卷迅速、精確。4、檔案室應(yīng)運用檔案資源，開展檔案編研工作，編寫全宗摜、組織沿革、大事記、基本數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專項文獻(xiàn)匯集、檔案運用實例等匯編資料。5、外單位到檔案室借閱檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在檔案閱覽室或指定地點閱檔，不得外借。查閱檔案時，不容許在案卷上圈劃、批注、污損、涂改、剪裁、撕頁、折卷。6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案時，普通應(yīng)在檔案室內(nèi)閱看，不得外借，如特殊狀況需外借時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記批準(zhǔn)手續(xù)，商定歸還日期，借閱者不得將案卷轉(zhuǎn)借她人。7、秘密級檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，閱者對所借檔案負(fù)有保密和安全責(zé)任，并須在檔案室閱辦，閱后及時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、損壞、拍照或復(fù)印。8、凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱檔案，如需摘抄、復(fù)制(印)，須經(jīng)檔案專管干部審核，確認(rèn)無誤后加蓋證明章才干生效。9、做好檔案運用反饋工作，由運用者或檔案人員填寫《檔案運用效果登記簿》。八、檔案記錄制度1、檔案記錄工作重要內(nèi)容涉及：檔案室人員、經(jīng)費、設(shè)備、面積狀況；室藏檔案資料種類和數(shù)量狀況；檔案收集、整頓、鑒定、保管、檢索、運用、編研狀況，以表、冊等形式揭示它們過程、現(xiàn)狀和變化。2、記錄數(shù)據(jù)必要精確可靠，不得馬虎草率和弄虛作假。3、定期、不定期地進(jìn)行帳物核對，做到帳物相符。4、建立記錄臺帳，及時做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累記錄資料。5、記錄報表應(yīng)注明填報單位、時間、填表人、審核人。填寫時一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，筆跡工整清晰。九、檔案鑒定制度1、依照國家檔案局1987年12月4日頒發(fā)《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》，結(jié)合本校詳細(xì)狀況，制定本校檔案保管期限表，定期對檔案進(jìn)行鑒定，精確地鑒定檔案存毀。2、為了保證鑒定工作有組織、有監(jiān)督地進(jìn)行，必要建立檔案鑒定工作小組，由校分管檔案領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和關(guān)于業(yè)務(wù)部門代表構(gòu)成。3、鑒定應(yīng)采用直接鑒定法，按照檔案實際狀況以案卷為單位，逐件逐張地審查，直接鑒定其價值。對一時難以鑒定價值檔案，應(yīng)采用保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本從嚴(yán)，復(fù)本從寬解決辦法。4、對鑒定后需要銷毀檔案，必要確認(rèn)己無價值，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報教誨局、檔案局后再行銷毀。5、銷毀失去保存價值檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由二人在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期、地點，并由監(jiān)銷人簽字。6、檔案銷毀清冊應(yīng)歸入全宗卷，以留存查。十、文書解決工作制度文書解決工作必要做到精確、及時、安全，由文書解決部門統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、催辦、平時歸卷。l、本校往來文獻(xiàn)由指定專人拆封、登記、分發(fā)，并及時將登記過文獻(xiàn)，統(tǒng)一送交領(lǐng)導(dǎo)訂立擬辦意見后，按文書解決程序運轉(zhuǎn)。2、本校召開黨支部、校務(wù)、辦公等重要會議，應(yīng)指定專人記錄，并妥善保管，年終交文書管理人員歸檔。由個人帶回(涉及參加會議)文獻(xiàn)和重要材料，均需交文書人員辦理登記手續(xù)。3、凡本單位發(fā)文，均需領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，文書人員統(tǒng)一編號登記。未核稿、登記、簽發(fā)，不得直接交文書人員印發(fā)。4、傳遞秘密文獻(xiàn)，應(yīng)采用相應(yīng)保密安全辦法，防止發(fā)生失泄密事故。凡領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱文獻(xiàn)應(yīng)及時傳閱，各部門傳閱后承辦人在傳閱欄內(nèi)簽名，然后直接退回文書人員，不得橫傳。文獻(xiàn)應(yīng)在單位內(nèi)傳閱，不得帶回家中或在公共場合閱讀。秘密以上文獻(xiàn)，做到當(dāng)天傳閱完畢，直接退回文書人員，放入專門保管柜內(nèi)。5、本校發(fā)文由各處、室擬稿后，交處、室負(fù)責(zé)人統(tǒng)一核稿，由領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一審視簽發(fā)。文書人員統(tǒng)一登記、編號，打印后蓋章分發(fā)。文書人員要保存好二份打印件及定稿。6、文稿要用擬稿紙，文獻(xiàn)內(nèi)容力求簡潔，文理通順，筆跡清晰，文字一律用藍(lán)黑墨水書寫，文獻(xiàn)打印后必要校對，杜絕差錯。7、領(lǐng)導(dǎo)批辦文獻(xiàn)應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，文獻(xiàn)主批人要訂立自己意見、姓名和批辦時間。需要辦理文獻(xiàn)，應(yīng)依照其內(nèi)容、性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)批示意見及時轉(zhuǎn)關(guān)于部門辦理，同步也應(yīng)進(jìn)行檢查催辦，防止漏辦和延誤。8、因工作需要，關(guān)于人員借閱文獻(xiàn)，必要辦理借閱手續(xù)，借閱文獻(xiàn)原則上在閱檔室閱讀，當(dāng)天歸還，確有特殊狀況者，可進(jìn)行續(xù)借。9、文獻(xiàn)辦理完畢后，應(yīng)依照本校《機關(guān)文獻(xiàn)分類表》，及時將文獻(xiàn)歸入所屬類目卷夾，便于年終整頓、編目、歸檔。10、年終，各部門應(yīng)積極將本年度在工作中形成文獻(xiàn)通過初步整頓，及時向檔案室移送。七、云浮市機關(guān)、事業(yè)單位檔案分類編號方案(示范本)云浮市××局檔案分類編號方案為加強本單位檔案管理，實現(xiàn)檔案分類、整頓、編目、檢索原則化和規(guī)范化，便于檔案信息資源開發(fā)運用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作服務(wù)，依照國家檔案局《機關(guān)文獻(xiàn)材料歸檔范疇和文書檔案保管期限規(guī)定》和廣東省檔案局《廣東省機關(guān)檔案分類辦法》規(guī)定，結(jié)合本單位職能，特制定本方案。第一條本方案規(guī)定了本單位檔案分類原則和辦法、檔號標(biāo)記及歸檔范疇和保管期限。第二條檔案分類原則是以本單位職能活動中形成各種門類和載體所有檔案為對象，根據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進(jìn)行科學(xué)分類。本方案合用于本單位檔案實體分類、整頓和排架管理。第三條本方案共設(shè)立9個一級類目，并以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字作為一級類目代碼。1、文書檔案（大類代字：A）2、基本建設(shè)檔案（大類代字：B）3、設(shè)備儀器檔案（大類代字：C）4、會計檔案（大類代字：D）5、已故人員檔案（大類代字：E）6、聲像檔案（大類代字：F）7、專門檔案（大類代字：G）8、實物檔案（大類代字：H）第四條二級類目設(shè)立辦法如下：1、文書檔案二級類目，按工作職能、保管期限設(shè)立；2、基本建設(shè)類二級類目，按基建項目設(shè)立；3、設(shè)備儀器類二級類目，按設(shè)備種類或型號設(shè)立；4、會計檔案類二級類目，按會計報表、會計賬簿、會計憑證、其她設(shè)立；5、已故人員檔案二級類目，按人名設(shè)立；6、聲像檔案類二級類目，按照片、底片、錄音帶/錄像帶、光盤/磁盤、電文文檔等載體特性設(shè)立，照片類三級類目按組織沿革類、業(yè)務(wù)活動類、文體活動類、榮譽實物類、綜合類設(shè)立；7、專業(yè)檔案類二級類目依照實際狀況進(jìn)行設(shè)立；8、實物檔案類二級類目，按榮譽品、紀(jì)念品、其她設(shè)立。附件：１、云浮市××局檔案分類體系表；２、云浮市××局檔案排列編號辦法和檔號構(gòu)造闡明；３、云浮市××局檔案分類、歸檔范疇和保管期限表。\附件1：云浮市××局檔案分類體系表04工青婦05行政綜合04工青婦05行政綜合03紀(jì)檢監(jiān)察06人事管理01按基建項目設(shè)置04磁盤/光盤03錄音帶/錄像帶01照片02紀(jì)念品03其她01榮譽品01黨務(wù)綜合02組織宣傳02會計帳薄02會計帳薄01會計憑證03財務(wù)報告02會計賬簿04其她10業(yè)務(wù)綜合A文書檔案B基本建設(shè)D會計檔案C設(shè)備儀器E人事檔案F聲像檔案H實物檔案G專門檔案01按設(shè)備型號或種類設(shè)立01按人名設(shè)立……07文秘檔案08財務(wù)審計09后勤管理11……02底片01組織沿革類02業(yè)務(wù)活動類03文體活動類04榮譽實物類

附件2：云浮市××局檔案排列編號辦法和檔號、目錄號構(gòu)造闡明一、文書檔案（一）立卷辦法1、排列編號辦法：分年度、按保管期限（永久、長期、短期），分別排列編案卷號，編目錄號。2、檔號由全宗號、大類代字、目錄號、案卷號構(gòu)成，用“.”、“-”連接。其中，保管期限為永久、長期、短期。例如：18-A12.1-001（002、……）案卷順序號（第1、2、……卷）目錄順序號（第1本目錄，1994年為1、1995年為2、……）保管期限代號（永久1、長期2、短期3；永久、長期合編為12；永久、長期、短期合編為0）大類代字（A為文書檔案）全宗號（市××局）（二）立件辦法1、排列編號辦法：分年度、按保管期限（永久、長期/30年、短期/）分別排列編件號，不編目錄號。2、檔號由全宗號、年度、保管期限、件號構(gòu)成，用“-”連接。其中，保管期限為永久、長期/30年、短期/。及此前保管期限為永久、長期、短期，及之后保管期限為永久、30年、。例如：18-–長期-001（002、……）件號（第1、2、……件）保管期限（長期）年度（）全宗號（市××局）二、基本建設(shè)檔案1、排列編號辦法：按基建項目分別排列編案卷號，不編詳細(xì)目錄號。目錄號設(shè)總目錄號，第1本目錄為：B—1，第2本目錄為：B—2，……，依此類推。2、檔號由全宗號、類別號、案卷號構(gòu)成，用“-”連接。其中，類別號由“大類代字”和“二級屬類號”（基建項目代號）構(gòu)成，中間用“·”隔開。例如：18-B.01-001（002、……）案卷號（第1、2、……卷）類別號（基建檔案類第1個工程項目）全宗號（市××局）三、設(shè)備儀器檔案1、排列編號辦法：按設(shè)備種類（型號）分別排列編案卷號。不編詳細(xì)目錄號。目錄號只設(shè)總目錄號，第1本目錄為：B—1，第2本目錄為：B—2，……，依此類推。2、檔號由全宗號、類別號、案卷號構(gòu)成，用“-”連接。其中，類別號由“一級類目號”和“二級屬類號”（設(shè)備代號）構(gòu)成，中間用“·”隔開。例如：18-C.01-001（002、……）案卷號（第1、2、……卷）類別號（設(shè)備儀器類第1套設(shè)備）全宗號（市××局）四、會計檔案1、排列編號辦法：按二級類目分年度排列編案卷號和目錄號。2、檔號由全宗號、目錄號、案卷號構(gòu)成，用“-”連接。目錄號由大類代字、二級屬類代號、目錄順序號構(gòu)成。其中大類代字為D，二級屬類代號分別為：會計報表為1、會計賬簿為2、會計憑證為3、其她為4。例如：檔號：18-D1.1-001（002、……）案卷號(第1、2、……卷)目錄號(會計報表類第1本目錄，1994-為1，-××為2、…)全宗號（市××局）目錄號：D1.1目錄順序號（會計報表類第1本目錄，1994-為1，-××為2、…）類別代號（會計報表類）大類代字（會計檔案類） 五、已故人員檔案本單位人事檔案由人事檔案室統(tǒng)一管理，其編號辦法按照人事檔案管理關(guān)于規(guī)定執(zhí)行。已故人員檔案二級類目按人名設(shè)立。1、排列編號辦法：已故人員檔案按去世時間先后排列編案卷號和目錄號。2、檔號由全宗號、目錄號、案卷號構(gòu)成，用“-”連接。目錄號由大類代字、目錄順序號構(gòu)成。其中大類代字為E。例如：檔號：18-E.1-001（002、……）案卷號(第1、2、……卷，1人1卷或數(shù)卷)目錄號(已故人員檔案第1本目錄)全宗號（市××局）六、聲像檔案（一）照片1、排列編號辦法：按照三級類目結(jié)合形成時間分別排列裝冊，分冊編照片號。2、檔號由全宗號、目錄號、冊號、照片號構(gòu)成，用“-”連接。目錄號由目錄代碼、二級類目代號、三級類目代號、目錄順序號構(gòu)成，其中目錄代碼為F，二級類目代號為1（照片），三級類目代號為：組織沿革類為1、業(yè)務(wù)活動類為2、文體活動類為3、榮譽實物類為4、綜合類為5。例如:檔號：18-F1.1.1-1-照片號（第1、2、……組照片）案卷/冊號（第1卷/冊）目錄號(組織沿革類照片第1本目錄)全宗號（市××局）目錄號：F1.1.1目錄順序號（組織沿革類第1本目錄）三級屬類代號（組織沿革類）二級屬類代號(照片檔案類)大類代字（聲像檔案類）（二）底片1、排列編號辦法：按照三級類目結(jié)合形成時間分別排列裝冊，分冊編底片號。2、檔號由全宗號、目錄號、冊號、底片號構(gòu)成，用“-”連接。目錄號由目錄代碼、類別代號、目錄順序號構(gòu)成，其中目錄代碼為F，類別代號為2（底片）。例如:檔號：18–F2.1.1-1-底片號（第1、2、……組底片）案卷/冊號（第1卷/冊）目錄號(組織沿革類底片第1本目錄)全宗號（市××局）目錄號：F2.1.1目錄順序號（組織沿革類第1本目錄）三級屬類代號（組織沿革類）二級屬類代號(底片檔案類)大類代字（聲像檔案類）（三）錄音帶／錄像帶1、排列編號辦法：錄音帶和錄像帶合并整頓，按形成時間順序大流水排列編盤號。2、檔號由全宗號、目錄號、盤號構(gòu)成，用“-”連接。目錄號由目錄代碼、類別代號、目錄順序號構(gòu)成，其中目錄代碼為F，類別代號為3（錄音帶/錄像帶）。例如：檔號：18-F3.1-1（2、……）盤號（第1、2、……盤錄音帶／錄像帶）目錄號(錄音帶／錄像帶類第1本目錄)全宗號（市××局）目錄號：F3.1目錄順序號（錄音帶／錄像帶類第1本目錄）類別代號(錄音帶／錄像帶類)大類代字(聲像檔案類)（四）光盤／磁盤1、排列編號辦法：光盤和磁盤合并整頓，按形成時間順序大流水排列編張?zhí)枴?、檔號由全宗號、目錄號、張?zhí)枠?gòu)成，用“-”連接。目錄號由目錄代碼、類別代號、目錄順序號構(gòu)成，其中目錄代碼為F，類別代號為4（光盤/磁盤）。例如：檔號：18-F4.1-1（2、……）張?zhí)枺ǖ?、2、……張光盤／磁盤）目錄號(光盤／磁盤類第1本目錄)全宗號（市××局）目錄號：F4.1目錄順序號（第一本目錄）類別代號(光盤／磁盤類)大類代字(聲像檔案類)七、專門檔案專門檔案（本機關(guān)形成專門檔案）二級屬類，按問題或機構(gòu)設(shè)立。1、排列編號辦法：同會計檔案。2、檔號由全宗號、目錄號、案卷號構(gòu)成，用“-”連接。目錄號由大類代字、二級屬類代號、目錄順序號構(gòu)成。其中大類代字為G，二級屬類代號二級屬類，按問題或機構(gòu)設(shè)立。例如：檔號：18-G1.1-001（002、……）案卷號(第1、2、……卷)目錄號(專門檔案×××類第1本目錄)全宗號（市××局）目錄號：D1.1目錄順序號（××類第1本目錄）類別代號（1為××類、2為××類、…）大類代字（專門檔案類） 注意：各單位專門檔案各不相似，要依照本單位自身職能活動和上級主管部門關(guān)于規(guī)定來擬定和劃分，例如：序號單位部門專門檔案范疇1法院、檢察院訴訟檔案、反貪檔案等；2人大機關(guān)信訪檔案、議案和建議檔案、執(zhí)法監(jiān)督檔案、代表登記檔案等；3政協(xié)機關(guān)提案檔案、政協(xié)委員登記檔案等；4民族宗教事務(wù)局宗教團(tuán)隊登記檔案、宗教活動場合登記檔案、少數(shù)民族檔案等；5旅游局旅游檔案（涉及旅游記錄、文娛、飯店、安全、交通等方面檔案）、創(chuàng)優(yōu)檔案等；6司法局公證檔案、律師檔案、法援檔案、獄政檔案等；7民政局婚姻登記檔案、復(fù)退軍人檔案、勘界檔案、社團(tuán)登記檔案、區(qū)域地名檔案、收養(yǎng)登記檔案等；8檔案局編研檔案、檔案違法案件檔案、展覽檔案等；9稅務(wù)局減免稅批復(fù)檔案、稅務(wù)計會統(tǒng)檔案、稅務(wù)稽查案件檔案、稅務(wù)登記檔案等；10醫(yī)院病歷檔案、醫(yī)療專業(yè)檔案、醫(yī)療科技檔案、醫(yī)療技術(shù)管理檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案等；11學(xué)校教學(xué)檔案、教研檔案等；12信訪局信訪檔案；13工商行政管理局辦法1登記注冊檔案、市場合同檔案、商標(biāo)廣告檔案、經(jīng)檢案件檔案等；辦法2市場主體注冊登記檔案、監(jiān)督管理檔案、案件檔案等；14國土資源局地籍管理檔案、土地規(guī)劃與耕地保護(hù)檔案、土地運用（建設(shè)用地）檔案、國土資源執(zhí)法監(jiān)察檔案、地產(chǎn)市場檔案、國土資源記錄檔案、測繪管理檔案、礦產(chǎn)開發(fā)管理檔案、地質(zhì)勘查管理檔案、地質(zhì)環(huán)境管理檔案等；15國資委國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案等；16銀行信貸檔案等；17記錄局普查檔案等；18紀(jì)委、監(jiān)察局案件檔案、信訪檔案、廉政檔案等19食品藥物監(jiān)督管理局公司注銷檔案（含醫(yī)療器械公司、藥物公司）、稽查案件、藥物換證檔案、藥物制劑檔案等；20保險公司保險業(yè)務(wù)檔案（賠案檔案）、審計檔案、保險記錄檔案、監(jiān)察檔案等；21總工會勞模檔案等；22直工委黨務(wù)管理檔案等；23法制局行政復(fù)議檔案、行政執(zhí)法違法案件檔案等；24教誨局專業(yè)技術(shù)人員檔案（職稱檔案）、招生檔案等25文廣新局文物保護(hù)檔案、文化市場執(zhí)法檔案、藝術(shù)檔案等26科技局科技成果檔案、防震減災(zāi)檔案、專利執(zhí)法檔案等；27建設(shè)局城建專業(yè)檔案、建筑專業(yè)檔案等；28交通局公路建設(shè)工程檔案、車輛入戶檔案、車購費檔案等；29水務(wù)局水利水電技術(shù)檔案、水文登記檔案、水事案件檔案、三防檔案等；30海事局辦法1船檢檔案、船員檔案、船舶檔案、通航檔案等；辦法2通航檔案、監(jiān)督檔案、船員管理檔案、船檢檔案等；辦法3科學(xué)研究檔案、航政管理檔案、安全海事檔案、環(huán)保檔案、經(jīng)營管理檔案、測繪檔案、掃海檔案、航標(biāo)檔案、水文氣象檔案、31氣象局氣象綜合管理檔案、氣象觀測記錄檔案、氣象業(yè)務(wù)技術(shù)檔案、氣象科學(xué)研究檔案、氣象原則計量檔案等；32疾控中心傳染病防制檔案、籌劃免疫檔案、消毒殺蟲滅鼠檔案、寄生蟲檔案、食品衛(wèi)生檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案、學(xué)校衛(wèi)生檔案、微生物理化檢查和動物實驗檔案等；33農(nóng)業(yè)局農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案等；34組織部三講檔案、先進(jìn)性教誨檔案等；35人事局公務(wù)員管理檔案（含考試、錄取、培訓(xùn)等）、工資審批登記檔案、獎勵任免檔案等；36市委辦督查檔案、信息檔案等；37市府辦督查檔案、信息檔案、小汽車定編檔案、反走私檔案等；38外事僑務(wù)局出國出境審批檔案等；39八、實物檔案