時(shí)間管理與工作計(jì)劃

時(shí)間管理與工作計(jì)劃時(shí)間管理與工作計(jì)劃3/17/20242今天的大綱一.什麼是時(shí)間管理二.擬定工作計(jì)劃三.強(qiáng)化執(zhí)行能力四.掌握自己的目標(biāo)3/17/20243在開始之前.....3/17/20244你的快樂是…您的成功是…關(guān)心您的人及您所關(guān)心的人是…請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問題3/17/20245找出你心中的優(yōu)先順序你最關(guān)心的人是誰(shuí)?你認(rèn)為成功是應(yīng)該完成什麼階段性任務(wù)?你的成功和你最關(guān)心的人有關(guān)嗎?你成功了你就快樂嗎?可是平時(shí)當(dāng)你掉到“忙碌”的陷阱時(shí)做的事情有多少是跟這些人或事情相關(guān)的?3/17/20246Youdelaybuttimedoesnot!-BenjaminFranklin3/17/20247人,為何安於現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀?1.無(wú)奈2.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的3.不確定改變之後會(huì)更好我們明明時(shí)間管理不好,卻不想要去改善它.因?yàn)槊Φ脹]有時(shí)間做時(shí)間管理嗎?因?yàn)楦?所以才更要花時(shí)間做時(shí)間管理.3/17/20248時(shí)間管理從那裡開始時(shí)間管理不是聽了這堂課就會(huì)時(shí)間管理,也不是看了時(shí)間管理的書就會(huì)了,而是從你不滿足於現(xiàn)狀,或者是想要有更好的時(shí)間管理開始.沒有人可教你時(shí)間管理,除了你自己覺得需要再來(lái)是你需要一個(gè)新的思考方式.什麼是新的思考方式呢?3/17/20249你可知道為何會(huì)想不出來(lái)?因?yàn)槟闾怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣但是假設(shè)你已想出來(lái)了.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問題.而CF的時(shí)間管理方法論就是一個(gè)新的思考方法,你只要了解它,接受它,執(zhí)行它.你就會(huì)得到一個(gè)良好的時(shí)間管理.3/17/202410時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,讓自己更有績(jī)效,更具效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃3/17/202411時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問題本身不在於時(shí)間多少,而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間.3/17/202412時(shí)間管理的架構(gòu)3/17/202413緊急性重要性立刻處理定下期限處理

D

B

A

C敢於拒絶委託他人3/17/202414緊急性重要性

D

B

A

C緩重急輕3/17/202415計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨停電有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)託有些臨時(shí)的邀約重要性緊急性3/17/202416案例研討檢視李經(jīng)理時(shí)間管理上的問題點(diǎn)為何?假如你是李經(jīng)理，你會(huì)如何改善？3/17/202417擬定工作計(jì)劃3/17/202418完成工作的三大要素Time交期Quality品質(zhì)Cost成本3/17/202419PADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃上才是

最節(jié)省時(shí)間的作法耗用時(shí)間3/17/202420目標(biāo)的訂定3/17/202421每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)分要執(zhí)行的計(jì)劃由80/20法則決定先將所有計(jì)劃列出來(lái),分成短中長(zhǎng)期(自行定義)分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整),依照:重要性,急迫性及成功機(jī)會(huì)來(lái)給分?jǐn)?shù).最好給5分,最不好給1分將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘,分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃3/17/202422擬定計(jì)劃注意事項(xiàng)(一)1.要從結(jié)果來(lái)思考要有什麼樣的做法,結(jié)果只有一個(gè),做法卻有無(wú)窮多種組合,只要花最少力氣及資源,就是最好的做法2.要多聽其他人的意見,特別是專家或者是曾經(jīng)做過人的意見,切忌閉門造車3.做法的骨架就是計(jì)劃的主軸,一件專案的成敗,在這裡已經(jīng)決定了3/17/202423擬定計(jì)劃注意事項(xiàng)(二)4.計(jì)劃中也有80/20的重要事項(xiàng),這些事情是要最花心思去做的,因?yàn)檫@20%重要事情做完,專案進(jìn)度也完成80%了.5.計(jì)劃要有系統(tǒng)面的思考由上而下思考,思考如何不遺漏,不重疊.如何做最節(jié)省資源3/17/202424執(zhí)行力3/17/202425如何展開工作計(jì)劃一日之計(jì)在昨天睡覺前一週之計(jì)在於星期天一月之計(jì)在於月底3/17/202426一日之計(jì)在於昨天睡覺前每天睡覺前把今天完成的事情寫下來(lái),你會(huì)很有成就感的每天睡覺前把今天應(yīng)完成未完成的事,或者是明天做的事情應(yīng)調(diào)整方向的寫下來(lái),這是明天的計(jì)劃隨身準(zhǔn)備一支筆一張紙,將想到的Idea化為明天的行動(dòng),你將是最有創(chuàng)意最有行動(dòng)力的人3/17/202427每日工作計(jì)劃分配原則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)e-mail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對(duì)面作追蹤2.到現(xiàn)場(chǎng)走動(dòng)3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計(jì)劃/UpdateFollowup進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中專案1.花1小時(shí)寫作3/17/202428一週之計(jì)在於禮拜天在每個(gè)禮拜天要檢視目前專案的進(jìn)度視情況調(diào)整計(jì)劃的目標(biāo)或者是計(jì)劃的做法將下個(gè)禮拜這些計(jì)劃的應(yīng)完成事項(xiàng)列表出來(lái).這就是週計(jì)劃寫出下個(gè)禮拜七天的備忘錄.每天一張備忘錄.將週計(jì)劃安排在適當(dāng)執(zhí)行的行程3/17/202429每週工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調(diào)整,Update計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/規(guī)劃3/17/202430良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成

可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時(shí)3/17/202431使用記事簿記事簿是時(shí)間管理最重要的工具之一最適當(dāng)?shù)男问剿拇蟛糠?/p>

通訊錄、每週行程、每日計(jì)畫、備忘錄自己發(fā)展適合你的記事簿所有資料記在記事簿上隨身攜帶（查閱、記錄）3/17/202432備忘錄時(shí)間管理的利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會(huì)3/17/202433善用顏色管理的功能紅色字體為重要一定完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)藍(lán)色字體為RoutineSchedule綠色字體為私人事情3/17/202434執(zhí)行不是一成不變的常常想事情的合理性表示對(duì)事情有用心靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走

(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體要懂得變通,要有耐性,要能夠把事情看清楚3/17/202435Buffer緩衝區(qū)並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉,相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們3/17/202436個(gè)人習(xí)慣的養(yǎng)成當(dāng)你了解了某一個(gè)觀念,如時(shí)間法則,進(jìn)而接受它執(zhí)行它時(shí),經(jīng)過廿一天之後你就可以把這個(gè)觀念內(nèi)化,並且將這種做法化為生活中的習(xí)慣…這就是習(xí)慣養(yǎng)成法則當(dāng)你覺得需要時(shí)間管理,去做時(shí)間管理,得到實(shí)質(zhì)的好處,更強(qiáng)化自己時(shí)間管理的動(dòng)機(jī),成為一良好的正向循環(huán)3/17/202437掌握自己的目標(biāo)人生與事業(yè)目標(biāo)終身的事業(yè)目標(biāo)屬於自己的人生目標(biāo)、配合自己的專長(zhǎng)和興趣發(fā)掘並堅(jiān)持自己的專長(zhǎng)與興趣BillGate