(含多場合)北京市集體合同檔案管理辦法

(含多場合)...北京市集體合同檔案管理辦法》北京市集體合同檔案管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范北京市集體合同檔案的管理工作，保障集體合同檔案的完整性、準確性和安全性，根據(jù)《檔案法》、《勞動合同法》和《北京市檔案條例》等相關法律法規(guī)，結(jié)合本市實際情況，制定本辦法。第二條本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)集體合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等活動。第三條本辦法所稱集體合同檔案，是指用人單位與職工代表或者職工團體訂立的集體合同及其相關文件材料。（一）合法合規(guī)原則。集體合同檔案管理應當符合國家法律法規(guī)和本市相關規(guī)定。（二）完整準確原則。集體合同檔案應當真實、完整、準確地反映集體合同訂立、履行和變更等情況。（三）及時歸檔原則。集體合同檔案應當及時收集、整理和歸檔，確保檔案的時效性。（四）安全保密原則。集體合同檔案管理應當采取有效措施，確保檔案的安全和保密。第二章集體合同檔案的管理職責第五條用人單位應當負責集體合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。第六條用人單位應當指定專人負責集體合同檔案管理工作，并明確其職責。第七條用人單位應當建立健全集體合同檔案管理制度，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的規(guī)定。第八條用人單位應當為集體合同檔案管理提供必要的條件，包括檔案庫房、檔案設備、檔案用品等。第三章集體合同檔案的收集與整理第九條用人單位應當及時收集與集體合同相關的文件材料，包括：（一）集體合同的訂立、履行和變更等過程中的文件材料；（二）用人單位與職工代表或者職工團體就集體合同進行協(xié)商的文件材料；（三）集體合同的備案、審查和批準等文件材料；（四）其他與集體合同有關的文件材料。第十條用人單位應當對收集到的集體合同檔案進行整理，包括分類、編號、裝訂等。第十一條用人單位應當根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式，制定合理的檔案分類方案和編號規(guī)則。第四章集體合同檔案的歸檔與保管第十二條用人單位應當將整理好的集體合同檔案及時歸檔，并按照檔案分類方案和編號規(guī)則進行排列和存放。第十三條用人單位應當采取有效措施，確保集體合同檔案的安全和保密，防止檔案的丟失、損毀或者泄露。第十四條用人單位應當定期對集體合同檔案進行清點、檢查和整理，確保檔案的完整性和準確性。第十五條用人單位應當根據(jù)檔案的保管期限，定期對到期的集體合同檔案進行鑒定和銷毀。第五章集體合同檔案的利用與銷毀第十六條用人單位應當建立健全集體合同檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和權(quán)限。第十七條用人單位應當為檔案利用者提供便利條件，包括檔案查詢、借閱和復制等服務。第十八條用人單位應當建立健全集體合同檔案銷毀制度，明確檔案銷毀的程序、方法和責任人。第十九條用人單位應當對到期的集體合同檔案進行鑒定，確無保管價值的，可以予以銷毀。第六章法律責任第二十條用人單位違反本辦法規(guī)定的，由相關部門依法予以處理。第二十一條用人單位違反本辦法規(guī)定，造成集體合同檔案丟失、損毀或者泄露的，應當依法承擔相應的法律責任。第七章附則第二十二條本辦法自發(fā)布之日起施行。第二十三條本辦法由北京市人力資源和社會保障局負責解釋。集體合同檔案的收集是指用人單位應當及時收集與集體合同相關的文件材料。這些文件材料包括但不限于：1.集體合同的訂立、履行和變更等過程中的文件材料，如合同草案、修改記錄、雙方代表的簽名材料等；2.用人單位與職工代表或者職工團體就集體合同進行協(xié)商的文件材料，如會議紀要、協(xié)商記錄、意見反饋等；3.集體合同的備案、審查和批準等文件材料，如政府相關部門的備案證明、審查意見、批準文件等；4.其他與集體合同有關的文件材料，如合同履行過程中的重要通知、通報、報告等。1.確保收集的文件材料真實、完整、準確，不得有遺漏或者篡改；2.收集的文件材料應當是原件，如果無法提供原件，應當有明確的復印件來源和證明；3.收集的文件材料應當及時標注日期，確保檔案的時間順序和時效性。1.按照檔案的內(nèi)容和形式，制定合理的檔案分類方案和編號規(guī)則，確保檔案的有序性和可追溯性；2.對檔案進行編號時，應當采用唯一性標識，避免重復或者遺漏；3.對檔案進行裝訂時，應當使用牢固、耐用的裝訂材料，確保檔案的長期保存；4.對檔案進行整理時，應當保持檔案的原貌，不得隨意涂改、折疊或者損壞。1.電子檔案的管理：隨著信息技術的發(fā)展，電子文檔在集體合同檔案中占據(jù)了越來越重要的地位。用人單位應當建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子文件進行有效的收集、整理、存儲和備份。同時，應當確保電子檔案的安全性和可靠性，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法篡改。2.檔案的數(shù)字化：對于紙質(zhì)檔案，用人單位可以考慮進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)文件通過掃描等方式轉(zhuǎn)化為電子文件。這樣可以提高檔案的利用效率，同時也便于長期保存和備份。3.檔案的保密性：集體合同檔案中可能包含用人單位的商業(yè)秘密或者職工的個人隱私。因此，在收集和整理檔案的過程中，用人單位應當嚴格遵守相關保密法律法規(guī)，采取必要的安全措施，確保檔案信息不被泄露。4.檔案的完整性：在檔案整理過程中，應當確保每一份檔案都是完整的，包括所有的附件、補充材料等。任何缺失的文件都應當盡力補充，以保證檔案的完整性。5.檔案的連續(xù)性：集體合同檔案應當反映合同的整個生命周期，包括合同的訂立、履行、變更和終止等各個階段。用人單位應當確保檔案的連續(xù)性，避免出現(xiàn)時間上的斷裂。6.檔案的合法性：收集和整理的檔案材料應當符合法律法規(guī)的要求，任何違反法律法規(guī)的文件都不得作為檔案材料進行收集和整理。7.檔案的動態(tài)管理：集體合同檔案不是一成不變的，隨著合同的履行和變更，檔案也需要不斷地更新和維護。用人單位應當建立動態(tài)管理機制，及時更新檔案內(nèi)容，反映最新的合同狀態(tài)。8.檔案的利用與共享：集體合同檔案的收集和整理不僅僅是為了保管，更重要的是為了利用。用人單位應當建立檔案利用制度，明確檔案的查閱權(quán)限和流程，同時也可以考慮與其他相關部門進行檔案資源的共享，提高檔案的利用效率。9.檔案的銷毀：對于已經(jīng)到保管期限或者確無保管價值的檔案，用人單位應當按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應當有詳細的記錄，并且應當有相關責任人簽字確認。10.檔案的培訓和宣傳：用人單位應當對相關人員進行檔案管理的培訓，提高他們的檔案意識和管理能力。同時，也應當通過宣傳等方式，提高全體職工對檔案重要性的認識。集體合同檔案的收集與整理是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性較強的工作，需要用