(含多場合)北京市集體合同檔案管理辦法

(含多場合)...北京市集體合同檔案管理辦法》北京市集體合同檔案管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范北京市集體合同檔案的管理工作，保障集體合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)《檔案法》、《勞動(dòng)合同法》和《北京市檔案條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本辦法。第二條本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)集體合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等活動(dòng)。第三條本辦法所稱集體合同檔案，是指用人單位與職工代表或者職工團(tuán)體訂立的集體合同及其相關(guān)文件材料。（一）合法合規(guī)原則。集體合同檔案管理應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和本市相關(guān)規(guī)定。（二）完整準(zhǔn)確原則。集體合同檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地反映集體合同訂立、履行和變更等情況。（三）及時(shí)歸檔原則。集體合同檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理和歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（四）安全保密原則。集體合同檔案管理應(yīng)當(dāng)采取有效措施，確保檔案的安全和保密。第二章集體合同檔案的管理職責(zé)第五條用人單位應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)集體合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。第六條用人單位應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)集體合同檔案管理工作，并明確其職責(zé)。第七條用人單位應(yīng)當(dāng)建立健全集體合同檔案管理制度，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的規(guī)定。第八條用人單位應(yīng)當(dāng)為集體合同檔案管理提供必要的條件，包括檔案庫房、檔案設(shè)備、檔案用品等。第三章集體合同檔案的收集與整理第九條用人單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集與集體合同相關(guān)的文件材料，包括：（一）集體合同的訂立、履行和變更等過程中的文件材料；（二）用人單位與職工代表或者職工團(tuán)體就集體合同進(jìn)行協(xié)商的文件材料；（三）集體合同的備案、審查和批準(zhǔn)等文件材料；（四）其他與集體合同有關(guān)的文件材料。第十條用人單位應(yīng)當(dāng)對(duì)收集到的集體合同檔案進(jìn)行整理，包括分類、編號(hào)、裝訂等。第十一條用人單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式，制定合理的檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則。第四章集體合同檔案的歸檔與保管第十二條用人單位應(yīng)當(dāng)將整理好的集體合同檔案及時(shí)歸檔，并按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行排列和存放。第十三條用人單位應(yīng)當(dāng)采取有效措施，確保集體合同檔案的安全和保密，防止檔案的丟失、損毀或者泄露。第十四條用人單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)集體合同檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查和整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第十五條用人單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的保管期限，定期對(duì)到期的集體合同檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。第五章集體合同檔案的利用與銷毀第十六條用人單位應(yīng)當(dāng)建立健全集體合同檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和權(quán)限。第十七條用人單位應(yīng)當(dāng)為檔案利用者提供便利條件，包括檔案查詢、借閱和復(fù)制等服務(wù)。第十八條用人單位應(yīng)當(dāng)建立健全集體合同檔案銷毀制度，明確檔案銷毀的程序、方法和責(zé)任人。第十九條用人單位應(yīng)當(dāng)對(duì)到期的集體合同檔案進(jìn)行鑒定，確無保管價(jià)值的，可以予以銷毀。第六章法律責(zé)任第二十條用人單位違反本辦法規(guī)定的，由相關(guān)部門依法予以處理。第二十一條用人單位違反本辦法規(guī)定，造成集體合同檔案丟失、損毀或者泄露的，應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第七章附則第二十二條本辦法自發(fā)布之日起施行。第二十三條本辦法由北京市人力資源和社會(huì)保障局負(fù)責(zé)解釋。集體合同檔案的收集是指用人單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集與集體合同相關(guān)的文件材料。這些文件材料包括但不限于：1.集體合同的訂立、履行和變更等過程中的文件材料，如合同草案、修改記錄、雙方代表的簽名材料等；2.用人單位與職工代表或者職工團(tuán)體就集體合同進(jìn)行協(xié)商的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、協(xié)商記錄、意見反饋等；3.集體合同的備案、審查和批準(zhǔn)等文件材料，如政府相關(guān)部門的備案證明、審查意見、批準(zhǔn)文件等；4.其他與集體合同有關(guān)的文件材料，如合同履行過程中的重要通知、通報(bào)、報(bào)告等。1.確保收集的文件材料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得有遺漏或者篡改；2.收集的文件材料應(yīng)當(dāng)是原件，如果無法提供原件，應(yīng)當(dāng)有明確的復(fù)印件來源和證明；3.收集的文件材料應(yīng)當(dāng)及時(shí)標(biāo)注日期，確保檔案的時(shí)間順序和時(shí)效性。1.按照檔案的內(nèi)容和形式，制定合理的檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，確保檔案的有序性和可追溯性；2.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用唯一性標(biāo)識(shí)，避免重復(fù)或者遺漏；3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)使用牢固、耐用的裝訂材料，確保檔案的長期保存；4.對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持檔案的原貌，不得隨意涂改、折疊或者損壞。1.電子檔案的管理：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文檔在集體合同檔案中占據(jù)了越來越重要的地位。用人單位應(yīng)當(dāng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行有效的收集、整理、存儲(chǔ)和備份。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保電子檔案的安全性和可靠性，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法篡改。2.檔案的數(shù)字化：對(duì)于紙質(zhì)檔案，用人單位可以考慮進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)文件通過掃描等方式轉(zhuǎn)化為電子文件。這樣可以提高檔案的利用效率，同時(shí)也便于長期保存和備份。3.檔案的保密性：集體合同檔案中可能包含用人單位的商業(yè)秘密或者職工的個(gè)人隱私。因此，在收集和整理檔案的過程中，用人單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)保密法律法規(guī)，采取必要的安全措施，確保檔案信息不被泄露。4.檔案的完整性：在檔案整理過程中，應(yīng)當(dāng)確保每一份檔案都是完整的，包括所有的附件、補(bǔ)充材料等。任何缺失的文件都應(yīng)當(dāng)盡力補(bǔ)充，以保證檔案的完整性。5.檔案的連續(xù)性：集體合同檔案應(yīng)當(dāng)反映合同的整個(gè)生命周期，包括合同的訂立、履行、變更和終止等各個(gè)階段。用人單位應(yīng)當(dāng)確保檔案的連續(xù)性，避免出現(xiàn)時(shí)間上的斷裂。6.檔案的合法性：收集和整理的檔案材料應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)的要求，任何違反法律法規(guī)的文件都不得作為檔案材料進(jìn)行收集和整理。7.檔案的動(dòng)態(tài)管理：集體合同檔案不是一成不變的，隨著合同的履行和變更，檔案也需要不斷地更新和維護(hù)。用人單位應(yīng)當(dāng)建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，反映最新的合同狀態(tài)。8.檔案的利用與共享：集體合同檔案的收集和整理不僅僅是為了保管，更重要的是為了利用。用人單位應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度，明確檔案的查閱權(quán)限和流程，同時(shí)也可以考慮與其他相關(guān)部門進(jìn)行檔案資源的共享，提高檔案的利用效率。9.檔案的銷毀：對(duì)于已經(jīng)到保管期限或者確無保管價(jià)值的檔案，用人單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)當(dāng)有詳細(xì)的記錄，并且應(yīng)當(dāng)有相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。10.檔案的培訓(xùn)和宣傳：用人單位應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)，提高他們的檔案意識(shí)和管理能力。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)通過宣傳等方式，提高全體職工對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。集體合同檔案的收集與整理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要用