秘書(shū)工作手冊(cè)日程安排樣本

秘書(shū)工作手冊(cè)：日程安排控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r(shí)間排定領(lǐng)導(dǎo)工作籌劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)集中體現(xiàn)。秘書(shū)職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要準(zhǔn)備，并提示領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪六某些加以詳細(xì)闡明并提供文字模版，但愿能給人們工作提供參照。日程是領(lǐng)導(dǎo)工作質(zhì)量，工作效率，工作成果一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程是秘書(shū)一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)樸，但卻十分重要，它是秘書(shū)輔助總經(jīng)理工作基本，安排好總經(jīng)理日程，意味著秘書(shū)將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序工作。作為秘書(shū)一定要細(xì)心觀測(cè)領(lǐng)導(dǎo)工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)節(jié)自己工作辦法，積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作節(jié)拍。在沒(méi)有達(dá)到默契狀況下，最佳在合伙之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次進(jìn)一步溝通，精確理解領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定、需求，并對(duì)也許會(huì)遇到某些狀況解決原則達(dá)到共識(shí)，為日后工作順利開(kāi)展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對(duì)于秘書(shū)尋常工作效率提高是十分必要，把看得出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長(zhǎng)這不但提高了自己工作水準(zhǔn)，同步也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作效率起到了間接地增進(jìn)作用。一、

總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)尋常工作分為尋常性工作，即事先有籌劃相對(duì)固定工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（暫時(shí)安排事情）兩類(lèi)。而秘書(shū)普通做法是將有籌劃事情預(yù)先填入擬好日程表中，同步細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：?理解總經(jīng)理尋常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，-優(yōu)化工作辦法，細(xì)心觀測(cè)總經(jīng)理工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，積極適應(yīng)其工作節(jié)拍；-理解公司業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，特別是所服務(wù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，留意近期工作興奮點(diǎn)；?對(duì)籌劃內(nèi)事情預(yù)先寫(xiě)入日程；及時(shí)整頓日程表，以免安排沖突；?明確事情優(yōu)先級(jí)，在解決事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排解決；?定期與總經(jīng)理溝通，將雙方規(guī)定、需求和也許會(huì)遇到狀況解決原則達(dá)到共識(shí)，以利工作開(kāi)展；?注意日程安排時(shí)間松緊，恰當(dāng)安排；（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧?周一日程、出差先后一種工作日不要安排過(guò)多事務(wù)；?在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整頓思路時(shí)間；同步預(yù)留時(shí)間解決尋常事務(wù)；?依照總經(jīng)理習(xí)慣留出恰當(dāng)固定期間閱讀報(bào)刊資料及其她信息；?對(duì)于總經(jīng)理各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提示已定下來(lái)安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定期間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書(shū)與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；?不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理批準(zhǔn)下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情解決；?控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止遲延，以免影響下面日程；?掌握近期要回避人物；月/周籌劃安排模版?可使用NOTES日歷功能，填入有關(guān)安排，打印即可；?也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書(shū)，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常一項(xiàng)工作，同步也是需要更加細(xì)致一項(xiàng)工作。通過(guò)秘書(shū)籌劃，把總經(jīng)理出差在外工作安排得緊張而有序，高興而圓滿(mǎn)，這是秘書(shū)工作目的，也是工作價(jià)值一種體現(xiàn)。（一）國(guó)內(nèi)出差J出差前：?擬定出差目和日期；?確認(rèn)總經(jīng)理出差陪伴人?與出差地有關(guān)人員溝通，擬定周到日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要路程時(shí)間、接待人員等信息。）?擬定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選取好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選取總經(jīng)理習(xí)慣酒店、熟悉酒店電話(huà)、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人聯(lián)系方式）；?完善細(xì)致周到日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見(jiàn)范例）。?依照總經(jīng)理習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見(jiàn)物品攜帶表）。?擬寫(xiě)授權(quán)書(shū)并于總經(jīng)理出差前一天向各有關(guān)部門(mén)及有關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（見(jiàn)范例）J出差中?在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后聯(lián)系方式，必要時(shí)告知授權(quán)人及其他有關(guān)人員。?依照總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)懷業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r；?配合總經(jīng)理授權(quán)人工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)有關(guān)信息。?依照狀況及時(shí)與有關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)節(jié)日程安排；J出差后?及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；?出差資料整頓（涉及資料、名片、會(huì)談備忘），依照需要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員或存檔；?向總經(jīng)理以為有必要合伙方致感謝函。?各種差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)；?跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國(guó)外出差出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大體相似，但在此要特別提示您注意如下幾點(diǎn)：?依照公司最新業(yè)務(wù)狀況準(zhǔn)備PRESETATION（中/英文），與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。?機(jī)票購(gòu)買(mǎi)時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選取好航空公司和服務(wù)，長(zhǎng)途飛行選取好機(jī)型；?注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提示總經(jīng)理攜帶；?依照客人級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；?準(zhǔn)備本地地圖及國(guó)家風(fēng)情資料；?確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù)；?回國(guó)后向邀請(qǐng)方道謝。（三）陪伴出差陪伴總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)秘書(shū)工作提出了更高規(guī)定，在出差前除了前面簡(jiǎn)介注意事項(xiàng)外，在出差過(guò)程中，規(guī)定秘書(shū)注意如下事項(xiàng)：?登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車(chē)人；?到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，理解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話(huà)，并將秘書(shū)房號(hào)電話(huà)及時(shí)告知總經(jīng)理；?每日及時(shí)核對(duì)本日及第二天日程安排；?提前設(shè)立清晨叫醒，并安排早餐；?依照當(dāng)天日程安排貫徹車(chē)輛；?及時(shí)提示并事先貫徹各項(xiàng)安排；?攜帶總經(jīng)理名片、必要會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)晤備忘、采訪提綱）；?注意建立各種客戶(hù)關(guān)系（涉及政府領(lǐng)導(dǎo)、合伙伙伴、媒體記者）?著裝規(guī)定：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；?出差返回后將總經(jīng)理與客戶(hù)溝通事項(xiàng)逐條貫徹、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資料整頓。\o"".附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤(pán)2張來(lái)回機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保存在秘書(shū)手中）書(shū)面發(fā)言稿及素材2份活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備鈔票或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮物*包裝應(yīng)急藥及慣用藥物附件二：授權(quán)書(shū)模版文獻(xiàn)編號(hào)OURREF.：LCS-DTB·60023-99發(fā)文日期DATE：.6.14文獻(xiàn)類(lèi)別CATEGORY:告知擬文人FROM:審核VERIFIED://批準(zhǔn)APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門(mén)TO(DEPT.):臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本領(lǐng)業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書(shū)處、財(cái)務(wù)附件ATTACHMENT://傳閱閱后存檔保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERM其她OTHERS//頁(yè)數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦公司副總裁在6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等有關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理，臺(tái)式電腦事業(yè)部其她有關(guān)財(cái)務(wù)及文獻(xiàn)審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其她事業(yè)部系統(tǒng)有關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文獻(xiàn)審批委托副總裁解決。特此告知.6.14附件三：國(guó)內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）時(shí)間日程地點(diǎn)備注4月25日17：25北京—深圳CA1305機(jī)場(chǎng)接機(jī)人：1360―――入住新世紀(jì)酒店該車(chē)在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會(huì)晤及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺(jué)聯(lián)想：、議題：嘉利最新?tīng)顩r通報(bào)對(duì)方聯(lián)系人：鄧秉覺(jué)13：20出發(fā)前去EMCoffice、陪伴前去14：00EMC會(huì)晤深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸?、、、EMC參加人：總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱會(huì)晤安排：14:00~15:00 雙方公司簡(jiǎn)介交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討（顯示屏/電腦有關(guān)產(chǎn)品）及將來(lái)業(yè)務(wù)合伙磋商17：20返回新世紀(jì)，梁青陪伴18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會(huì)晤深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：采購(gòu)部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺(jué)聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、議程安排：14：00-14：05雙方簡(jiǎn)介14：05-14：25金和簡(jiǎn)介（工廠歷史、油漆種類(lèi)、生產(chǎn)工藝及有關(guān)噴漆核心技術(shù)、發(fā)展趨勢(shì)等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相簡(jiǎn)介15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機(jī)動(dòng)16：25前去機(jī)場(chǎng)，車(chē)程約30分鐘17：40CA1303深圳—北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話(huà)：附件四：國(guó)外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪問(wèn)漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問(wèn)時(shí)間重要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月14日17：50——20：4021：00——21：30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?，LG商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用，號(hào)碼為：KIMPOHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場(chǎng)左邊出口舉牌接(Tel：)下榻處：HolidayinSeoul(佳樂(lè))Tel：82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進(jìn)早餐及會(huì)談前去LG位于龜尾LCD廠與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會(huì)談（陪伴及參加者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）前去LG電子位于平澤CDROM廠參觀及會(huì)談（陪伴及參加者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwin龜尾路程：3小時(shí)中餐主持人：Mr.K.S.Park路程：3小時(shí)主持人：Mr.M.H.Park訪問(wèn)時(shí)間重要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月15日18：00——19：3019：30——21：00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前去三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面（LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品簡(jiǎn)介針對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行會(huì)談參觀與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車(chē)前去LG總部七星（Kiheung）聯(lián)系人：Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00會(huì)談（參加者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐（D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)系人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪問(wèn)時(shí)間重要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40參觀韓國(guó)電子市場(chǎng)/漢都市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車(chē)前去金浦機(jī)場(chǎng)漢城——北京漢都市區(qū)及近郊陪伴人：導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park（17日為韓國(guó)國(guó)慶日）自酒店到機(jī)場(chǎng)約40分鐘路程三、會(huì)議安排召開(kāi)和參加會(huì)議是總經(jīng)理重要工作方式之一。組織會(huì)議和解決與會(huì)議關(guān)于事務(wù)幾乎成為秘書(shū)經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書(shū)組織工作能力綜合體現(xiàn)，它將各種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會(huì)議順利舉辦，需要多方面準(zhǔn)備工作。這就需要秘書(shū)是八面玲瓏天才，同步善用平時(shí)培養(yǎng)出細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對(duì)，以不變應(yīng)萬(wàn)變！如下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別簡(jiǎn)介。（一）內(nèi)部會(huì)議安排

總經(jīng)理主持會(huì)議結(jié)束修改下發(fā)修改安排會(huì)議室、貫徹參會(huì)人員擬定會(huì)議目、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開(kāi)始結(jié)束修改下發(fā)修改安排會(huì)議室、貫徹參會(huì)人員擬定會(huì)議目、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開(kāi)始審批N審批NYN注意事項(xiàng)：?會(huì)前與GM及有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；?綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；?下發(fā)會(huì)議告知后，確認(rèn)參會(huì)人與否已收到告知，對(duì)特別重要參會(huì)人，可通過(guò)電話(huà)確認(rèn)；?會(huì)中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)狀況，隨機(jī)應(yīng)變；?對(duì)會(huì)中達(dá)到?jīng)Q策及時(shí)跟蹤，并反饋給GM；

總經(jīng)理參加會(huì)議結(jié)束會(huì)后材料整頓工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回答邀請(qǐng)部門(mén)并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間結(jié)束會(huì)后材料整頓工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回答邀請(qǐng)部門(mén)并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間NY與對(duì)方確認(rèn)后與對(duì)方確認(rèn)后另行安排時(shí)間沖突請(qǐng)示總經(jīng)理請(qǐng)示總經(jīng)理與否參加NY注意：把握前去會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間安排。（二）外部會(huì)晤安排

總經(jīng)理主持外部會(huì)晤接受會(huì)晤祈求 NO 婉拒或該請(qǐng)她人注意：講明因素，以免對(duì)方誤解注意：在收到會(huì)晤祈求時(shí)，經(jīng)與部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定，同步提供背景材料以供GM做出判斷Y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程，并貫徹我方人員、地點(diǎn)擬定meetingagenda，ppt 修改（中英文原則版、及業(yè)務(wù)回顧）發(fā)會(huì)議告知，并貫徹參會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù)會(huì)中達(dá)到共識(shí)跟蹤反饋結(jié)束注意事項(xiàng)：

綜合考慮各種因素，選取適當(dāng)會(huì)晤地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；

注意準(zhǔn)備電子或紙制歡迎牌、激光筆；

會(huì)前與對(duì)方溝通與否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；

依照來(lái)訪公司習(xí)慣及來(lái)訪者級(jí)別準(zhǔn)備禮物；

在與來(lái)訪公司溝通中確認(rèn)與否需安排車(chē)輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并告知對(duì)方確切會(huì)晤時(shí)間及地點(diǎn)；

考慮與否需要在會(huì)晤時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；

如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫(xiě)參觀申請(qǐng)，安排參觀陪伴人；

會(huì)前給總經(jīng)理提供有關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；

在會(huì)前擬制meetingagenda（見(jiàn)模版）

在制作PPT時(shí)依照各部門(mén)狀況、來(lái)訪者需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容及時(shí)更新，并依照來(lái)訪者需求制作中/英文；--初次會(huì)晤PPT應(yīng)涉及：聯(lián)想總體狀況及業(yè)務(wù)狀況簡(jiǎn)介；--再次會(huì)晤應(yīng)注意：有針對(duì)性業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提供資料）。

幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提示會(huì)晤時(shí)攜帶；

提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對(duì)待客人謙和有禮態(tài)度；

提示總經(jīng)理參會(huì)，在GM批準(zhǔn)后陪伴參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)狀況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活解決各種狀況；

會(huì)晤結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪伴送客人拜別；之后整頓筆記本電腦等儀器設(shè)備；

總經(jīng)理參加外部會(huì)晤總經(jīng)理參加其她部門(mén)組織、主持會(huì)晤，秘書(shū)工作也許就不像前面簡(jiǎn)介那樣繁多。但應(yīng)從較專(zhuān)業(yè)角度協(xié)助安排。并關(guān)注如下幾點(diǎn)：征詢(xún)GM與否參會(huì)開(kāi)始接到參會(huì)邀請(qǐng)征詢(xún)GM與否參會(huì)開(kāi)始接到參會(huì)邀請(qǐng)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）N會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）Y回答對(duì)方參會(huì)，并寫(xiě)入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織狀況，并適時(shí)提出建議在會(huì)晤前給GM提供背景材料提示GM參會(huì)回答對(duì)方參會(huì)，并寫(xiě)入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織狀況，并適時(shí)提出建議在會(huì)晤前給GM提供背景材料提示GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束注意事項(xiàng)：

會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)背景材料；

會(huì)前理解會(huì)議詳細(xì)地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；

對(duì)會(huì)中決策，總經(jīng)理但愿詳細(xì)理解，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)晤會(huì)議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany：AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod：15:00pm-16:00pm，June2，Venue：PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:?15:00-15:05Introduction?15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)?15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)?15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)?15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)品牌市場(chǎng)部Y開(kāi)始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整頓品推提供采訪提綱N轉(zhuǎn)交品推解決Y擬訂會(huì)議告知（注意文獻(xiàn)格式）征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪Y開(kāi)始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整頓品推提供采訪提綱N轉(zhuǎn)交品推解決Y擬訂會(huì)議告知（注意文獻(xiàn)格式）征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪審批審批結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提示總經(jīng)理著裝理解記者需求，為記者提供有關(guān)資料Y修改NY依照日程進(jìn)行安排結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提示總經(jīng)理著裝理解記者需求，為記者提供有關(guān)資料Y修改NY依照日程進(jìn)行安排告知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，貫徹播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話(huà)設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提示總經(jīng)理出發(fā)檢查采訪場(chǎng)地Y會(huì)前提示接待記者預(yù)定會(huì)議室N判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)與否關(guān)于Y采訪在公司？N告知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，貫徹播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話(huà)設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提示總經(jīng)理出發(fā)檢查采訪場(chǎng)地Y會(huì)前提示接待記者預(yù)定會(huì)議室N判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)與否關(guān)于Y采訪在公司？N媒體采訪流程闡明：1、接受采訪

聯(lián)想電腦公司采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由公司傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外采訪需求必要轉(zhuǎn)交品牌推廣部解決；對(duì)直接聯(lián)系記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ疥U明公司采訪規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解；應(yīng)記下記者聯(lián)系方式，必要時(shí)可協(xié)助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；

從品推得到采訪提綱；

將整頓好采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審視，征求總經(jīng)理意見(jiàn)；

對(duì)總經(jīng)理接受采訪可依照日程進(jìn)行安排，適合安排在一起采訪盡量安排在一起；對(duì)總經(jīng)理不接受采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其她人接受采訪，必要時(shí)可協(xié)助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)系。2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）

貫徹品推采訪陪伴人和記者聯(lián)系方式，浮現(xiàn)意外狀況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；

配合品推協(xié)助總經(jīng)理整頓采訪問(wèn)題答案，呈送總經(jīng)理審視并適時(shí)修改；對(duì)于常用問(wèn)題回答應(yīng)當(dāng)有所備份并及時(shí)更新；

理解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對(duì)于需要攝像或拍照采訪對(duì)光線(xiàn)和電源會(huì)有規(guī)定，在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)當(dāng)注意；有些記者會(huì)規(guī)定得到公司、部門(mén)簡(jiǎn)介或總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者提供；對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門(mén)簡(jiǎn)介、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）

協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問(wèn)題答案；

對(duì)于需要攝像或拍照采訪注意提示總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

如果是電話(huà)采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話(huà)會(huì)議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車(chē)；如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并依照采訪需要注意采光電源；4、采訪當(dāng)天

采訪前20分鐘必要與品推陪伴人聯(lián)系，貫徹采訪時(shí)間；

如果是電話(huà)采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來(lái)電話(huà)或協(xié)助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫?huà)；

如果采訪在公司外應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示總經(jīng)理出發(fā)；

如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)當(dāng)檢查采訪場(chǎng)地；如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書(shū)先行接待，理解場(chǎng)地與否適當(dāng)，對(duì)方與否需要其他背景資料；安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開(kāi)，并理解播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間；5、采訪結(jié)束

與記者溝通，及時(shí)理解播出或見(jiàn)報(bào)確切時(shí)間；

告知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可告知公司全體或部門(mén)員工收看。注意事項(xiàng)：

對(duì)記者界面要非常和諧。五、大型活動(dòng)（一）陪伴總經(jīng)理參加大型活動(dòng)：部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)理解活動(dòng)議程N(yùn)接受活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)開(kāi)始預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)理解活動(dòng)議程N(yùn)接受活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)開(kāi)始陪伴總經(jīng)理參加大型活動(dòng)流程闡明：1、

接受活動(dòng)邀請(qǐng)

得到活動(dòng)議程，判斷重要限度，征詢(xún)總經(jīng)理意見(jiàn)；

對(duì)于總經(jīng)理批準(zhǔn)參加活動(dòng)事先安排日程；2、

活動(dòng)前一天準(zhǔn)備工作

做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車(chē)輛等；

提示總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)參加活動(dòng)那幾項(xiàng)；3、

活動(dòng)當(dāng)天

著大方職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整潔，工作時(shí)間要佩帶胸卡；

帶好活動(dòng)議程、名片等資料；

活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理需要，注意保持在總經(jīng)理視線(xiàn)內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{；4、

活動(dòng)后

整頓業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參加支持大型活動(dòng)：部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理審視活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)依照總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依照錄音整頓發(fā)言稿整頓業(yè)務(wù)資料和名片帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演習(xí)N安排日程N(yùn)Y開(kāi)始接受告知回答或改請(qǐng)理解活動(dòng)議程開(kāi)始征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理審視活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)依照總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依照錄音整頓發(fā)言稿整頓業(yè)務(wù)資料和名片帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演習(xí)N安排日程N(yùn)Y開(kāi)始接受告知回答或改請(qǐng)理解活動(dòng)議程開(kāi)始參加支持大型活動(dòng)流程闡明：1、

接受活動(dòng)邀請(qǐng)

得到活動(dòng)議程，判斷重要限度，征詢(xún)總經(jīng)理意見(jiàn)；

如果總經(jīng)理批準(zhǔn)參加活動(dòng)，安排好日程；2、

活動(dòng)前三星期

參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己職責(zé)，理解其她人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化貫徹；如果發(fā)言稿、PPT是由秘書(shū)準(zhǔn)備，要給自己留出修改時(shí)間；

協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審視后修改定稿；定稿PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；

參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示PPT一定要重復(fù)演習(xí)；3、

活動(dòng)當(dāng)天

參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)著端莊大方職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整潔，工作時(shí)間要佩帶胸卡；

帶好如下物品：拷好資料筆記本電腦和兩張備份軟盤(pán)、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；

活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；

活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總