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文檔簡(jiǎn)介
秘書(shū)工作手冊(cè):日程安排控制日程,意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?!叭粘贪才拧笔侵笗r(shí)間排定領(lǐng)導(dǎo)工作籌劃,是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果一種反映,是時(shí)間管理藝術(shù)集中體現(xiàn)。秘書(shū)職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要準(zhǔn)備,并提示領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪六某些加以詳細(xì)闡明并提供文字模版,但愿能給人們工作提供參照。日程是領(lǐng)導(dǎo)工作質(zhì)量,工作效率,工作成果一種體現(xiàn),而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程是秘書(shū)一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)樸,但卻十分重要,它是秘書(shū)輔助總經(jīng)理工作基本,安排好總經(jīng)理日程,意味著秘書(shū)將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序工作。作為秘書(shū)一定要細(xì)心觀測(cè)領(lǐng)導(dǎo)工作習(xí)慣和做事風(fēng)格,調(diào)節(jié)自己工作辦法,積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作節(jié)拍。在沒(méi)有達(dá)到默契狀況下,最佳在合伙之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次進(jìn)一步溝通,精確理解領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定、需求,并對(duì)也許會(huì)遇到某些狀況解決原則達(dá)到共識(shí),為日后工作順利開(kāi)展做鋪墊。此外,勤于思考,多做總結(jié)對(duì)于秘書(shū)尋常工作效率提高是十分必要,把看得出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄,時(shí)常翻看,補(bǔ)己之短,揚(yáng)己所長(zhǎng)這不但提高了自己工作水準(zhǔn),同步也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作效率起到了間接地增進(jìn)作用。一、
總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)尋常工作分為尋常性工作,即事先有籌劃相對(duì)固定工作(如會(huì)議、出差、接待等)和突發(fā)性工作(暫時(shí)安排事情)兩類(lèi)。而秘書(shū)普通做法是將有籌劃事情預(yù)先填入擬好日程表中,同步細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。(一)總體原則:?理解總經(jīng)理尋常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況,-優(yōu)化工作辦法,細(xì)心觀測(cè)總經(jīng)理工作習(xí)慣與做事風(fēng)格,積極適應(yīng)其工作節(jié)拍;-理解公司業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r,特別是所服務(wù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r,留意近期工作興奮點(diǎn);?對(duì)籌劃內(nèi)事情預(yù)先寫(xiě)入日程;及時(shí)整頓日程表,以免安排沖突;?明確事情優(yōu)先級(jí),在解決事務(wù)時(shí)注意理順和排序,分清輕重緩急,酌情安排解決;?定期與總經(jīng)理溝通,將雙方規(guī)定、需求和也許會(huì)遇到狀況解決原則達(dá)到共識(shí),以利工作開(kāi)展;?注意日程安排時(shí)間松緊,恰當(dāng)安排;(二)經(jīng)驗(yàn)與技巧?周一日程、出差先后一種工作日不要安排過(guò)多事務(wù);?在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間,防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突,并給總經(jīng)理留出整頓思路時(shí)間;同步預(yù)留時(shí)間解決尋常事務(wù);?依照總經(jīng)理習(xí)慣留出恰當(dāng)固定期間閱讀報(bào)刊資料及其她信息;?對(duì)于總經(jīng)理各項(xiàng)安排熟記于心,及時(shí)提示已定下來(lái)安排,防止沖突;每日安排相對(duì)固定期間與總經(jīng)理核對(duì)日程,保證秘書(shū)與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致;?不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定,在總經(jīng)理批準(zhǔn)下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情解決;?控制約會(huì)時(shí)間,適時(shí)打斷,防止遲延,以免影響下面日程;?掌握近期要回避人物;月/周籌劃安排模版?可使用NOTES日歷功能,填入有關(guān)安排,打印即可;?也可按照總經(jīng)理習(xí)慣,自行制作日程表;二、出差日程安排做為秘書(shū),安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常一項(xiàng)工作,同步也是需要更加細(xì)致一項(xiàng)工作。通過(guò)秘書(shū)籌劃,把總經(jīng)理出差在外工作安排得緊張而有序,高興而圓滿(mǎn),這是秘書(shū)工作目的,也是工作價(jià)值一種體現(xiàn)。(一)國(guó)內(nèi)出差J出差前:?擬定出差目和日期;?確認(rèn)總經(jīng)理出差陪伴人?與出差地有關(guān)人員溝通,擬定周到日程安排(明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要路程時(shí)間、接待人員等信息。)?擬定行程,預(yù)定機(jī)票(注意選取好航空公司、機(jī)型及班次)、酒店(選取總經(jīng)理習(xí)慣酒店、熟悉酒店電話(huà)、傳真等)、接/送機(jī)人員(明確接送機(jī)人聯(lián)系方式);?完善細(xì)致周到日程表(時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等)(見(jiàn)范例)。?依照總經(jīng)理習(xí)慣,準(zhǔn)備出差用物品(見(jiàn)物品攜帶表)。?擬寫(xiě)授權(quán)書(shū)并于總經(jīng)理出差前一天向各有關(guān)部門(mén)及有關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件(財(cái)務(wù)部等)。(見(jiàn)范例)J出差中?在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后聯(lián)系方式,必要時(shí)告知授權(quán)人及其他有關(guān)人員。?依照總經(jīng)理日程安排,隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)懷業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r;?配合總經(jīng)理授權(quán)人工作,及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)有關(guān)信息。?依照狀況及時(shí)與有關(guān)人員及總經(jīng)理溝通,及時(shí)調(diào)節(jié)日程安排;J出差后?及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展;?出差資料整頓(涉及資料、名片、會(huì)談備忘),依照需要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員或存檔;?向總經(jīng)理以為有必要合伙方致感謝函。?各種差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo);?跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜;(二)國(guó)外出差出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大體相似,但在此要特別提示您注意如下幾點(diǎn):?依照公司最新業(yè)務(wù)狀況準(zhǔn)備PRESETATION(中/英文),與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備,必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。?機(jī)票購(gòu)買(mǎi)時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn),選取好航空公司和服務(wù),長(zhǎng)途飛行選取好機(jī)型;?注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請(qǐng)函,并提示總經(jīng)理攜帶;?依照客人級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物;?準(zhǔn)備本地地圖及國(guó)家風(fēng)情資料;?確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù);?回國(guó)后向邀請(qǐng)方道謝。(三)陪伴出差陪伴總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)秘書(shū)工作提出了更高規(guī)定,在出差前除了前面簡(jiǎn)介注意事項(xiàng)外,在出差過(guò)程中,規(guī)定秘書(shū)注意如下事項(xiàng):?登機(jī)前,為總經(jīng)理辦理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù);并再次確認(rèn)接車(chē)人;?到達(dá)后,辦理賓館入住手續(xù),理解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話(huà),并將秘書(shū)房號(hào)電話(huà)及時(shí)告知總經(jīng)理;?每日及時(shí)核對(duì)本日及第二天日程安排;?提前設(shè)立清晨叫醒,并安排早餐;?依照當(dāng)天日程安排貫徹車(chē)輛;?及時(shí)提示并事先貫徹各項(xiàng)安排;?攜帶總經(jīng)理名片、必要會(huì)議資料(報(bào)告稿件、會(huì)晤備忘、采訪提綱);?注意建立各種客戶(hù)關(guān)系(涉及政府領(lǐng)導(dǎo)、合伙伙伴、媒體記者)?著裝規(guī)定:大方職業(yè)裝、著淡裝;注意言談舉止;?出差返回后將總經(jīng)理與客戶(hù)溝通事項(xiàng)逐條貫徹、跟蹤,并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資料整頓。\o"".附件一:出差物品攜帶表名片若干日程表證件(身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等)筆記本電腦和ppt(保存在桌面)、ppt備份軟盤(pán)2張來(lái)回機(jī)票(將保險(xiǎn)費(fèi)保存在秘書(shū)手中)書(shū)面發(fā)言稿及素材2份活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備鈔票或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮物*包裝應(yīng)急藥及慣用藥物附件二:授權(quán)書(shū)模版文獻(xiàn)編號(hào)OURREF.:LCS-DTB·60023-99發(fā)文日期DATE:.6.14文獻(xiàn)類(lèi)別CATEGORY:告知擬文人FROM:審核VERIFIED://批準(zhǔn)APPROVED:收文人TO:全體人員收文部門(mén)TO(DEPT.):臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本領(lǐng)業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書(shū)處、財(cái)務(wù)附件ATTACHMENT://傳閱閱后存檔保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERM其她OTHERS//頁(yè)數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦公司副總裁在6月15日-16日期間因公外出,此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等有關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理,臺(tái)式電腦事業(yè)部其她有關(guān)財(cái)務(wù)及文獻(xiàn)審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理,除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其她事業(yè)部系統(tǒng)有關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文獻(xiàn)審批委托副總裁解決。特此告知.6.14附件三:國(guó)內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排(4月25-27日)時(shí)間日程地點(diǎn)備注4月25日17:25北京—深圳CA1305機(jī)場(chǎng)接機(jī)人:1360―――入住新世紀(jì)酒店該車(chē)在深圳期間隨行21:30夜宵自行安排4月26日11:30嘉利會(huì)晤及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人:何焯輝、譚永雄、鄧秉覺(jué)聯(lián)想:、議題:嘉利最新?tīng)顩r通報(bào)對(duì)方聯(lián)系人:鄧秉覺(jué)13:20出發(fā)前去EMCoffice、陪伴前去14:00EMC會(huì)晤深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸?、、、EMC參加人:總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱會(huì)晤安排:14:00~15:00 雙方公司簡(jiǎn)介交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討(顯示屏/電腦有關(guān)產(chǎn)品)及將來(lái)業(yè)務(wù)合伙磋商17:20返回新世紀(jì),梁青陪伴18:00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體:李彬及隨行人員聯(lián)想:、4月27日14:00東莞金和涂料有限公司會(huì)晤深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)(地圖附后)金和參加人:總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人:采購(gòu)部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺(jué)聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、議程安排:14:00-14:05雙方簡(jiǎn)介14:05-14:25金和簡(jiǎn)介(工廠歷史、油漆種類(lèi)、生產(chǎn)工藝及有關(guān)噴漆核心技術(shù)、發(fā)展趨勢(shì)等)14:25-14:55雙方討論14:55-15:25參觀金和新廠15:35瑞和塑膠五金電子廠深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15:35-15:40聯(lián)想與瑞和人員互相簡(jiǎn)介15:40-16:10參觀瑞和工廠16:10-16:25機(jī)動(dòng)16:25前去機(jī)場(chǎng),車(chē)程約30分鐘17:40CA1303深圳—北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話(huà):附件四:國(guó)外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪問(wèn)漢城行程表(99年7月14日至17日)訪問(wèn)時(shí)間重要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月14日17:50——20:4021:00——21:30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?,LG商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用,號(hào)碼為:KIMPOHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場(chǎng)左邊出口舉牌接(Tel:)下榻處:HolidayinSeoul(佳樂(lè))Tel:82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8:00——9:009:00——12:3012:30——13:2013:20——14:4014:40——16:4016:40——18:00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進(jìn)早餐及會(huì)談前去LG位于龜尾LCD廠與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會(huì)談(陪伴及參加者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park)前去LG電子位于平澤CDROM廠參觀及會(huì)談(陪伴及參加者:LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park)HolidayinnSeoulorLGTwin龜尾路程:3小時(shí)中餐主持人:Mr.K.S.Park路程:3小時(shí)主持人:Mr.M.H.Park訪問(wèn)時(shí)間重要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月15日18:00——19:3019:30——21:00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8:00——9:209:30——10:0010:30——10:5010:50——11:2011:20——11:5011:50——13:0013:00——14:00自酒店前去三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面(LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等)作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品簡(jiǎn)介針對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行會(huì)談參觀與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車(chē)前去LG總部七星(Kiheung)聯(lián)系人:Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314:30——17:0017:00——17:3019:00——21:00會(huì)談(參加者:LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐(D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)系人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪問(wèn)時(shí)間重要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10:00——18:0018:00——19:0021:40——22:40參觀韓國(guó)電子市場(chǎng)/漢都市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車(chē)前去金浦機(jī)場(chǎng)漢城——北京漢都市區(qū)及近郊陪伴人:導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park(17日為韓國(guó)國(guó)慶日)自酒店到機(jī)場(chǎng)約40分鐘路程三、會(huì)議安排召開(kāi)和參加會(huì)議是總經(jīng)理重要工作方式之一。組織會(huì)議和解決與會(huì)議關(guān)于事務(wù)幾乎成為秘書(shū)經(jīng)常工作,其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書(shū)組織工作能力綜合體現(xiàn),它將各種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會(huì)議順利舉辦,需要多方面準(zhǔn)備工作。這就需要秘書(shū)是八面玲瓏天才,同步善用平時(shí)培養(yǎng)出細(xì)心與責(zé)任心,沉著應(yīng)對(duì),以不變應(yīng)萬(wàn)變!如下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別簡(jiǎn)介。(一)內(nèi)部會(huì)議安排
總經(jīng)理主持會(huì)議結(jié)束修改下發(fā)修改安排會(huì)議室、貫徹參會(huì)人員擬定會(huì)議目、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開(kāi)始結(jié)束修改下發(fā)修改安排會(huì)議室、貫徹參會(huì)人員擬定會(huì)議目、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開(kāi)始審批N審批NYN注意事項(xiàng):?會(huì)前與GM及有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人;?綜合考慮各種因素(如GM全天日程安排),安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間;?下發(fā)會(huì)議告知后,確認(rèn)參會(huì)人與否已收到告知,對(duì)特別重要參會(huì)人,可通過(guò)電話(huà)確認(rèn);?會(huì)中協(xié)助放映PPT,并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)狀況,隨機(jī)應(yīng)變;?對(duì)會(huì)中達(dá)到?jīng)Q策及時(shí)跟蹤,并反饋給GM;
總經(jīng)理參加會(huì)議結(jié)束會(huì)后材料整頓工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回答邀請(qǐng)部門(mén)并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間結(jié)束會(huì)后材料整頓工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回答邀請(qǐng)部門(mén)并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間NY與對(duì)方確認(rèn)后與對(duì)方確認(rèn)后另行安排時(shí)間沖突請(qǐng)示總經(jīng)理請(qǐng)示總經(jīng)理與否參加NY注意:把握前去會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間安排。(二)外部會(huì)晤安排
總經(jīng)理主持外部會(huì)晤接受會(huì)晤祈求 NO 婉拒或該請(qǐng)她人注意:講明因素,以免對(duì)方誤解注意:在收到會(huì)晤祈求時(shí),經(jīng)與部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定,同步提供背景材料以供GM做出判斷Y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程,并貫徹我方人員、地點(diǎn)擬定meetingagenda,ppt 修改(中英文原則版、及業(yè)務(wù)回顧)發(fā)會(huì)議告知,并貫徹參會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù)會(huì)中達(dá)到共識(shí)跟蹤反饋結(jié)束注意事項(xiàng):
綜合考慮各種因素,選取適當(dāng)會(huì)晤地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室;
注意準(zhǔn)備電子或紙制歡迎牌、激光筆;
會(huì)前與對(duì)方溝通與否需準(zhǔn)備翻譯,如需要,提前確認(rèn);
依照來(lái)訪公司習(xí)慣及來(lái)訪者級(jí)別準(zhǔn)備禮物;
在與來(lái)訪公司溝通中確認(rèn)與否需安排車(chē)輛接送,如需要注意把握接送時(shí)間,并告知對(duì)方確切會(huì)晤時(shí)間及地點(diǎn);
考慮與否需要在會(huì)晤時(shí)錄音或拍照,并提前準(zhǔn)備;
如需安排參觀,提前與行政后勤部聯(lián)系,填寫(xiě)參觀申請(qǐng),安排參觀陪伴人;
會(huì)前給總經(jīng)理提供有關(guān)背景材料,如需要請(qǐng)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜;
在會(huì)前擬制meetingagenda(見(jiàn)模版)
在制作PPT時(shí)依照各部門(mén)狀況、來(lái)訪者需求酌情修改添加內(nèi)容,注意內(nèi)容及時(shí)更新,并依照來(lái)訪者需求制作中/英文;--初次會(huì)晤PPT應(yīng)涉及:聯(lián)想總體狀況及業(yè)務(wù)狀況簡(jiǎn)介;--再次會(huì)晤應(yīng)注意:有針對(duì)性業(yè)務(wù)回顧(可請(qǐng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提供資料)。
幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片,并提示會(huì)晤時(shí)攜帶;
提前30分鐘進(jìn)行,調(diào)試設(shè)備,擺放材料,迎接客人,注意對(duì)待客人謙和有禮態(tài)度;
提示總經(jīng)理參會(huì),在GM批準(zhǔn)后陪伴參會(huì),參會(huì)中協(xié)助放映ppt,并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)狀況,隨機(jī)應(yīng)變,靈活解決各種狀況;
會(huì)晤結(jié)束后,代總經(jīng)理或陪伴送客人拜別;之后整頓筆記本電腦等儀器設(shè)備;
總經(jīng)理參加外部會(huì)晤總經(jīng)理參加其她部門(mén)組織、主持會(huì)晤,秘書(shū)工作也許就不像前面簡(jiǎn)介那樣繁多。但應(yīng)從較專(zhuān)業(yè)角度協(xié)助安排。并關(guān)注如下幾點(diǎn):征詢(xún)GM與否參會(huì)開(kāi)始接到參會(huì)邀請(qǐng)征詢(xún)GM與否參會(huì)開(kāi)始接到參會(huì)邀請(qǐng)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)會(huì)前準(zhǔn)備(儀器調(diào)試)N會(huì)前準(zhǔn)備(儀器調(diào)試)Y回答對(duì)方參會(huì),并寫(xiě)入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織狀況,并適時(shí)提出建議在會(huì)晤前給GM提供背景材料提示GM參會(huì)回答對(duì)方參會(huì),并寫(xiě)入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織狀況,并適時(shí)提出建議在會(huì)晤前給GM提供背景材料提示GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束注意事項(xiàng):
會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)背景材料;
會(huì)前理解會(huì)議詳細(xì)地點(diǎn),如在不同辦公區(qū),請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間;
對(duì)會(huì)中決策,總經(jīng)理但愿詳細(xì)理解,及時(shí)跟進(jìn)并反饋;外部會(huì)晤會(huì)議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:?15:00-15:05Introduction?15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)?15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)?15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)?15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)品牌市場(chǎng)部Y開(kāi)始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整頓品推提供采訪提綱N轉(zhuǎn)交品推解決Y擬訂會(huì)議告知(注意文獻(xiàn)格式)征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪Y開(kāi)始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整頓品推提供采訪提綱N轉(zhuǎn)交品推解決Y擬訂會(huì)議告知(注意文獻(xiàn)格式)征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪審批審批結(jié)束接受采訪?結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提示總經(jīng)理著裝理解記者需求,為記者提供有關(guān)資料Y修改NY依照日程進(jìn)行安排結(jié)束接受采訪?結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提示總經(jīng)理著裝理解記者需求,為記者提供有關(guān)資料Y修改NY依照日程進(jìn)行安排告知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系,貫徹播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話(huà)設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提示總經(jīng)理出發(fā)檢查采訪場(chǎng)地Y會(huì)前提示接待記者預(yù)定會(huì)議室N判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)與否關(guān)于Y采訪在公司?N告知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系,貫徹播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話(huà)設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提示總經(jīng)理出發(fā)檢查采訪場(chǎng)地Y會(huì)前提示接待記者預(yù)定會(huì)議室N判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)與否關(guān)于Y采訪在公司?N媒體采訪流程闡明:1、接受采訪
聯(lián)想電腦公司采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排,集團(tuán)采訪由公司傳訊部統(tǒng)一安排;除此之外采訪需求必要轉(zhuǎn)交品牌推廣部解決;對(duì)直接聯(lián)系記者要特別禮貌,要向?qū)Ψ疥U明公司采訪規(guī)定,請(qǐng)對(duì)方理解;應(yīng)記下記者聯(lián)系方式,必要時(shí)可協(xié)助對(duì)方聯(lián)系品推接口人;
從品推得到采訪提綱;
將整頓好采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審視,征求總經(jīng)理意見(jiàn);
對(duì)總經(jīng)理接受采訪可依照日程進(jìn)行安排,適合安排在一起采訪盡量安排在一起;對(duì)總經(jīng)理不接受采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其她人接受采訪,必要時(shí)可協(xié)助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)系。2、采訪準(zhǔn)備(采訪前一周)
貫徹品推采訪陪伴人和記者聯(lián)系方式,浮現(xiàn)意外狀況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系;
配合品推協(xié)助總經(jīng)理整頓采訪問(wèn)題答案,呈送總經(jīng)理審視并適時(shí)修改;對(duì)于常用問(wèn)題回答應(yīng)當(dāng)有所備份并及時(shí)更新;
理解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備:對(duì)于需要攝像或拍照采訪對(duì)光線(xiàn)和電源會(huì)有規(guī)定,在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)當(dāng)注意;有些記者會(huì)規(guī)定得到公司、部門(mén)簡(jiǎn)介或總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片,可事先為記者提供;對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門(mén)簡(jiǎn)介、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版;3、采訪準(zhǔn)備(采訪前一天)
協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問(wèn)題答案;
對(duì)于需要攝像或拍照采訪注意提示總經(jīng)理著裝和發(fā)型;
如果是電話(huà)采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話(huà)會(huì)議設(shè)備;如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車(chē);如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室,并依照采訪需要注意采光電源;4、采訪當(dāng)天
采訪前20分鐘必要與品推陪伴人聯(lián)系,貫徹采訪時(shí)間;
如果是電話(huà)采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備;到采訪時(shí)間后接入記者打來(lái)電話(huà)或協(xié)助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫?huà);
如果采訪在公司外應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示總經(jīng)理出發(fā);
如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)當(dāng)檢查采訪場(chǎng)地;如果采訪在公司內(nèi),記者到后應(yīng)由秘書(shū)先行接待,理解場(chǎng)地與否適當(dāng),對(duì)方與否需要其他背景資料;安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪;送記者離開(kāi),并理解播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間;5、采訪結(jié)束
與記者溝通,及時(shí)理解播出或見(jiàn)報(bào)確切時(shí)間;
告知總經(jīng)理收看,或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理;必要時(shí)可告知公司全體或部門(mén)員工收看。注意事項(xiàng):
對(duì)記者界面要非常和諧。五、大型活動(dòng)(一)陪伴總經(jīng)理參加大型活動(dòng):部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)理解活動(dòng)議程N(yùn)接受活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)開(kāi)始預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)理解活動(dòng)議程N(yùn)接受活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)開(kāi)始陪伴總經(jīng)理參加大型活動(dòng)流程闡明:1、
接受活動(dòng)邀請(qǐng)
得到活動(dòng)議程,判斷重要限度,征詢(xún)總經(jīng)理意見(jiàn);
對(duì)于總經(jīng)理批準(zhǔn)參加活動(dòng)事先安排日程;2、
活動(dòng)前一天準(zhǔn)備工作
做好準(zhǔn)備工作,如預(yù)定車(chē)輛等;
提示總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)參加活動(dòng)那幾項(xiàng);3、
活動(dòng)當(dāng)天
著大方職業(yè)裝,化淡妝,發(fā)型整潔,工作時(shí)間要佩帶胸卡;
帶好活動(dòng)議程、名片等資料;
活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理需要,注意保持在總經(jīng)理視線(xiàn)內(nèi),在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{;4、
活動(dòng)后
整頓業(yè)務(wù)資料和名片。(二)參加支持大型活動(dòng):部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理審視活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)依照總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依照錄音整頓發(fā)言稿整頓業(yè)務(wù)資料和名片帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演習(xí)N安排日程N(yùn)Y開(kāi)始接受告知回答或改請(qǐng)理解活動(dòng)議程開(kāi)始征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理審視活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)依照總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依照錄音整頓發(fā)言稿整頓業(yè)務(wù)資料和名片帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演習(xí)N安排日程N(yùn)Y開(kāi)始接受告知回答或改請(qǐng)理解活動(dòng)議程開(kāi)始參加支持大型活動(dòng)流程闡明:1、
接受活動(dòng)邀請(qǐng)
得到活動(dòng)議程,判斷重要限度,征詢(xún)總經(jīng)理意見(jiàn);
如果總經(jīng)理批準(zhǔn)參加活動(dòng),安排好日程;2、
活動(dòng)前三星期
參加分工會(huì),明確總經(jīng)理和自己職責(zé),理解其她人職責(zé),將總經(jīng)理日程細(xì)化貫徹;如果發(fā)言稿、PPT是由秘書(shū)準(zhǔn)備,要給自己留出修改時(shí)間;
協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等,經(jīng)總經(jīng)理審視后修改定稿;定稿PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者;
參加彩排;對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示PPT一定要重復(fù)演習(xí);3、
活動(dòng)當(dāng)天
參加外部活動(dòng)時(shí),秘書(shū)應(yīng)著端莊大方職業(yè)裝,化淡妝,發(fā)型整潔,工作時(shí)間要佩帶胸卡;
帶好如下物品:拷好資料筆記本電腦和兩張備份軟盤(pán)、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等;
活動(dòng)中配合演示PPT,做好錄音;
活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo),活動(dòng)期間要保持在總
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