日常采購流程及管理制度樣本

尋常采購流程及管理制度、總則第一條、尋常采購分類辦公用品、辦公家具、禮物物料、維修配件、工具（汽修、尋常設(shè)備家具損耗維修）、廚房用品（設(shè)備、工具、食材調(diào)料等）廣告物料。第二條、尋常采購職責(zé)辦公用品、辦公家具、禮物物料、維修配件、工具（汽修、尋常設(shè)備家具損耗維修）、廚房用品（設(shè)備、工具、食材調(diào)料等）采購均由人力行政部負(fù)責(zé)；廣告物料采購由招標(biāo)采購部負(fù)責(zé)。第三條、尋常采購定義辦公用品：指我司尋常工作中所使用輔助用品。辦公家具：工作中為辦公者或工作以便而配備用品。禮物物料：指公司予以客戶贈(zèng)送物品。廣告物料：指在投放廣告時(shí)所需要或所耗費(fèi)材料。、尋常采購工作流程及管理制度第一條、尋常采購規(guī)定申請(qǐng)人員依照需求提出尋常物品需求后，依照詳細(xì)使用規(guī)定確認(rèn)采購（例如產(chǎn)品型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)、用途、到貨日期等）。需求部門OA填寫《物品申請(qǐng)單》列明事由、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量，審批通過，采購人員多方詢價(jià)比對(duì)，填寫購買單，注明采購物品詳細(xì)價(jià)格、品牌及到貨日期等信息，采購人員嚴(yán)格按籌劃采購，未經(jīng)審批不予采購。第二條、供應(yīng)商開發(fā)及管理1、供應(yīng)商開發(fā)①通過多方信息渠道收集有關(guān)供應(yīng)商資料，至少尋找3家（或以上）供應(yīng)商；電話或QQ、旺旺與這些供應(yīng)商進(jìn)行初步溝通，索要有關(guān)技術(shù)資料、報(bào)價(jià)表等，必要時(shí)可規(guī)定寄樣品以供測(cè)試；②初步比價(jià)后找相對(duì)適當(dāng)3家（或以上）作實(shí)質(zhì)性溝通（對(duì)用量大或重要物料必要時(shí)需進(jìn)行實(shí)物考核綜合評(píng)估），通過價(jià)格、性能、服務(wù)等有關(guān)方面因素形成《詢價(jià)對(duì)比表》，并依此作為選用供應(yīng)商根據(jù)；③各項(xiàng)考察合格后可進(jìn)行初步合伙，打樣、小批量采購等；④跟蹤樣品到貨及使用狀況；⑤初步合伙完畢作一種評(píng)估，擬定合格后選用為合格供應(yīng)商，如仍存在問題規(guī)定其限期改進(jìn)，直至達(dá)到我方原則；⑥凡經(jīng)常性使用，且使用量較頻繁物料，采購部門應(yīng)事先選定合格供應(yīng)商，議定長期供應(yīng)價(jià)格進(jìn)行供應(yīng)。2、供應(yīng)商管理：①在采購過程中及時(shí)錄入《供應(yīng)商采購聯(lián)系單》；在雙方互相信任條件下，可建立長期合伙關(guān)系，從而達(dá)到減少成本，提高工作效率目。②定期（每季度）對(duì)所有供應(yīng)商在品質(zhì)控制、價(jià)格、服務(wù)等多方面進(jìn)行評(píng)估；③按評(píng)估成果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類（分A、B、C、三級(jí)）：A類為先進(jìn)，B類為合格，C類為不合格；④對(duì)A類供應(yīng)商保持良好和作關(guān)系；對(duì)B類供應(yīng)商要加強(qiáng)溝通；對(duì)C類供應(yīng)商予以取消，終結(jié)合伙關(guān)系。采購人員應(yīng)定期（每季度）對(duì)所有供應(yīng)商在品質(zhì)控制、價(jià)格、服務(wù)等多方面進(jìn)行評(píng)估，市場(chǎng)調(diào)研，依照同行業(yè)價(jià)格進(jìn)行參照、比對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)節(jié)或換供貨商。⑤依照物料采購詳細(xì)狀況與供應(yīng)商談產(chǎn)品價(jià)格與付款周期（尋常零星暫時(shí)采購可隨時(shí)付款，長期合伙供貨商可按周/月結(jié)付）。第三條、尋常采購作業(yè)注意事項(xiàng)（一）采購經(jīng)辦人員接到通過審批（個(gè)別申請(qǐng)存在紙質(zhì)版）“用品申請(qǐng)單”后應(yīng)依采購物料使用時(shí)間緩急，并參照市場(chǎng)行情及過去采購記錄或供應(yīng)商提供資料，需精選三家以上供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品書面比價(jià)，經(jīng)分析后進(jìn)行議價(jià)，議價(jià)成果填寫至“用品申請(qǐng)單”價(jià)格表內(nèi)，需附三家（或以上）書面詢價(jià)對(duì)比表，填寫完畢后請(qǐng)采購經(jīng)辦人部門總監(jiān)審批，超過公共與職能匯編制度金額<1000元審批至部門負(fù)責(zé)人，金額>1000元審批至總經(jīng)理。需審批至總經(jīng)理。（二）采購過程中，所有采購物料，都應(yīng)匯總到《采購工作進(jìn)度表》，以便跟進(jìn)交貨進(jìn)度和日后查閱。（三）物料到公司由采購經(jīng)辦人簽收并及時(shí)確認(rèn)數(shù)量與質(zhì)量。（四）采購物料驗(yàn)收后，采購經(jīng)辦人持購貨發(fā)票或收據(jù)到人力行政部辦理入庫手續(xù)，由資產(chǎn)管理員驗(yàn)收并開出入庫單（入庫單必要注名：供貨方名稱，貨品名稱，數(shù)量、單價(jià)、金額、用途簽字）。采購物品必要當(dāng)天入庫，如特殊因素未能入庫，采購人負(fù)責(zé)對(duì)未入庫物品做好安頓及保管工作，遺失或損壞由采購人負(fù)責(zé)補(bǔ)償。第四條、采購作業(yè)流程招標(biāo)采購部人力行政部招標(biāo)采購部人力行政部申請(qǐng)部門提交用品申請(qǐng)單｛申請(qǐng)人→部門負(fù)責(zé)人（<1000元）→任務(wù)分派及資產(chǎn)調(diào)配→總經(jīng)理（>1000元）｝采購經(jīng)辦人→采購經(jīng)辦人→進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)（并附詢價(jià)對(duì)比表。附表1）采購經(jīng)辦采購經(jīng)辦人→購買單（提交申請(qǐng)表請(qǐng)采購經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人審批，超過1000元，需總經(jīng)理審批）│審批完畢→采購審批完畢→采購?fù)戤叢少徍?，完畢采購后，→入庫→?jīng)辦人簽字確認(rèn)第五條、尋常采購報(bào)銷流程入庫單必要通過采購經(jīng)辦人、倉庫管理員簽字后，方可填寫報(bào)銷單，報(bào)銷單后附購貨發(fā)票（合規(guī)發(fā)票）、用品申請(qǐng)單、入庫單才可進(jìn)行報(bào)銷流程（報(bào)銷流程由采購經(jīng)辦人部門總監(jiān)簽字，財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字，超過元需總經(jīng)理簽字。隨后到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)）。第六條、尋常采購借款注意事項(xiàng)：如果備用金額局限性購買產(chǎn)品，采購經(jīng)辦人員必要憑有部門總監(jiān)和財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字借款單向財(cái)務(wù)部借款，超過元借款需審批至總經(jīng)理。第七條、采購工作整頓（一）尋價(jià)表（附表一）：整頓過程中所有理解信息；（二）采購工作進(jìn)度表（附表二）：理解發(fā)票與付款信息，跟蹤訂單付款及發(fā)票到司狀況，并及時(shí)做好記錄；（三）供應(yīng)商采購聯(lián)系單（附表三）：供應(yīng)商詳細(xì)信息、供貨狀況、服務(wù)狀況匯總；（四）采購合同及有關(guān)單據(jù)：及時(shí)匯總到采購工作進(jìn)度表中，并按月份進(jìn)行整頓。第八條、采購部門注意事項(xiàng)：1、在批量購買時(shí)一定要先明確物料采購規(guī)定，并規(guī)定有關(guān)人員簽字確認(rèn)，避免物料到貨付款后物料不可用；2、采購經(jīng)辦人隨時(shí)跟進(jìn)物料使用狀況，并及時(shí)反饋到供應(yīng)商處；3、采購經(jīng)辦人之間隨時(shí)查看有關(guān)表格，撐握采購狀況，完善工作進(jìn)度；4、采購經(jīng)辦人需依照采辦物料重要性，按風(fēng)險(xiǎn)限度來判斷與否需要訂立合同