洛陽一拖數(shù)字檔案館方案代縮微樣本

洛陽一拖數(shù)字檔案館方案建議書數(shù)字方舟信息技術(shù)有限公司06月目錄TOC\o"1-3"\h\z前言 1一、現(xiàn)狀分析 2二、需求分析 3三、方案概述 53.1數(shù)字檔案館概念 53.2數(shù)字檔案館局域網(wǎng)建議 63.4數(shù)字檔案館功能模塊 63.5數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能 73.6系統(tǒng)特點 73.7系統(tǒng)優(yōu)勢 9四、系統(tǒng)實行方案 104.1數(shù)字檔案館建議機(jī)構(gòu)和工作模式 104.2系統(tǒng)流程 114.3檔案數(shù)字化加工 114.4數(shù)字檔案存儲和備份 134.5數(shù)字檔案管理 134.6信息瀏覽與檢索 144.8信息安全機(jī)制 15六、硬件平臺選取和軟件配備 156.1檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)配備 156.2存儲備份系統(tǒng)配備 186.3管理、發(fā)布系統(tǒng)配備 19七、系統(tǒng)預(yù)算 207.1加工系統(tǒng)預(yù)算 207.2存儲系統(tǒng)預(yù)算 217.3管理發(fā)布系統(tǒng)預(yù)算 22八、售后服務(wù) 228.1技術(shù)服務(wù)內(nèi)容 228.2設(shè)備質(zhì)量保證 238.3培訓(xùn)服務(wù) 238.4項目管理增援 238.5系統(tǒng)升級服務(wù) 23前言人類文明在新千年鐘聲中進(jìn)入了一種嶄新時代——數(shù)字化信息時代。在這個全新時代，信息將成為經(jīng)濟(jì)生活和社會生活主宰，信息管理與應(yīng)用成功與否直接關(guān)系著社會進(jìn)步、公司發(fā)展以及整個國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展。Intranet/Internet計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展給各行各業(yè)帶來新機(jī)遇同步，也帶來了新挑戰(zhàn)。在新時代挑戰(zhàn)面前，老式工作模式、思維方式以及生活方式必將發(fā)生著重大變革。各級檔案局（館）作為政府機(jī)關(guān)重要信息來源之一，每年收集各種類型檔案，為各級政府、機(jī)關(guān)部門提供及時、有效檔案資源服務(wù)，在國內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著舉足輕重作用。對各種檔案整頓、組卷、手工抄寫和編印大量各式目錄表格，對存儲檔案進(jìn)行到期鑒定和密級鑒定，檔案查閱以及運用記錄等工作，勞動強(qiáng)度大，并且無法保證工作效率及服務(wù)質(zhì)量。在這個新時代，檔案工作信息化工作應(yīng)跟上信息時代發(fā)展步伐，適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，建立全套自動化管理機(jī)制，繼續(xù)為國內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展增添動力和充分信息資源。作為一家致力于文檔數(shù)字化系統(tǒng)集成開發(fā)和研究高科技公司，北京數(shù)字方舟信息技術(shù)有限公司秉承信息數(shù)字化、信息移植和信息增值追求，憑借著對紙張文檔和信息技術(shù)深刻理解以及成功建立數(shù)字圖書館豐富經(jīng)驗，針對檔案館推出了一套全面高效解決方案——方舟數(shù)字檔案館系統(tǒng)。該方案實行必將進(jìn)一步提高檔案館工作效率，使檔案館在社會經(jīng)濟(jì)生活中作用得到淋漓盡致發(fā)揮。咱們數(shù)字檔案館計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將在局域網(wǎng)/廣域網(wǎng)上實現(xiàn)電子文獻(xiàn)與電子檔案統(tǒng)一管理和資源共享；在性能上保障數(shù)據(jù)有較好傳播效果，使網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用可以平滑高效運營。整個網(wǎng)絡(luò)設(shè)計為Intranet/Internet應(yīng)用模式，具備高速、開放、安全、易于管理特點。

一、現(xiàn)狀分析檔案是過去和當(dāng)前公司、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成對國家和社會有保存價值各種文字、圖表、聲像等不同形式歷史記錄。與圖書等其她文檔不同，檔案有其自身特點：存儲介質(zhì)多樣性當(dāng)前，紙張還是重要存儲介質(zhì)，輔助存儲介質(zhì)有磁帶、影像帶和膠片等模仿存儲介質(zhì)，紙張尚有文本、圖紙等形式。此外許多檔案館尚有某些電子文檔存在。模仿介質(zhì)（紙張、磁帶、影像帶和膠片）重要有存儲空間大、信息不能同步供多人共享、查詢時間長等缺陷；而既有電子檔案文獻(xiàn)格式多樣，在瀏覽和傳播上沒有統(tǒng)一工具，互相之間沒有兼容性，操作起來不以便缺陷。保存方式大量模仿介質(zhì)（紙張、磁帶、影像帶和膠片）保存在特定倉庫中。 倉庫占地面積大，需要大量安全保障辦法，諸如防火、防水、防霉等設(shè)施；缺少完美備份機(jī)制和自動恢復(fù)機(jī)制；不能滿足異地查詢需要；查詢時在許各種庫房之間穿梭耗費了寶貴時間等限制。管理模式幾乎所有老式檔案館都采用手工管理模式，涉及檔案立卷、收發(fā)記錄、檔案鑒定銷毀記錄、檔案編目整頓、檔案記錄、檔案編研、檔案檢索、檔案歸架等等，都是人工手工完畢，勞動強(qiáng)度大。安全保障辦法檔案作為一種重要信息資源，保障其安全是非常重要。重要涉及如下幾種方面： 檔案資料實體安全：即保證信息以及信息載體安全。重要安全隱患重要來自水災(zāi)、火災(zāi)或戰(zhàn)爭、地震等不可預(yù)料劫難，由于存儲介質(zhì)自身局限性將導(dǎo)致許多重要信息永久性損失； 信息密級管理：不同類型檔案有著不同密級管理。重要有絕密、機(jī)密、公開等幾種。這種密級詳細(xì)實行依托管理員職業(yè)道德來保障。信息檢索老式檔案查詢和信息檢索大都是依賴檔案管理者手工檢索。普通檢索流程是：一方面依照提供文獻(xiàn)字號或檔案名稱來檢索目錄卡片得到館藏號，然后再依照館藏號到庫房上架查找，最后在做檔案借閱等有關(guān)手續(xù)。由于受編目卡片分類限制，檢索條件單一。同步手工查找工作效率難以提高。當(dāng)發(fā)生歸架錯誤時，查找更加費時費力；當(dāng)一份檔案被借出后，她人無法同步得到同一份檔案。

二、需求分析嚴(yán)格遵守國家檔案工作工作原則檔案工作直接關(guān)系著國家以及地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展甚至國家安全問題，是一種特殊行業(yè)，因而檔案工作必要嚴(yán)格遵守國家關(guān)于檔案工作原則來執(zhí)行。系統(tǒng)技術(shù)先進(jìn)性在科技高速發(fā)展今天，誰采用了最先進(jìn)技術(shù)，特別是最先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)，誰就可以在競爭日益激烈環(huán)境中立于不敗之地。方舟公司在行業(yè)中始終以技術(shù)領(lǐng)先而著稱，采用了國際最為先進(jìn)圖像解決和壓縮技術(shù)、國際通用PDF文獻(xiàn)格式、數(shù)據(jù)倉庫、Internet/Intranet技術(shù)、OCR辨認(rèn)技術(shù)等，充分保證了該系統(tǒng)在行業(yè)中領(lǐng)先地位，保障顧客資金投入高可用性，最大限度地維護(hù)顧客利益。系統(tǒng)開放性和擴(kuò)展性系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能與OA系統(tǒng)進(jìn)行無縫連接，同步還應(yīng)當(dāng)支持與第三方應(yīng)用系統(tǒng)銜接，以便顧客后期開發(fā)和系統(tǒng)擴(kuò)展。館藏各種介質(zhì)檔案收集歸檔為統(tǒng)一格式電子文檔模仿介質(zhì)特點是數(shù)量大、幅面不同，把這些文獻(xiàn)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化影像信息，需要借助于高性能、高效率掃描設(shè)備或多媒體加工設(shè)備，保證檔案全面完整，保證信息高度保真。各種載體檔案（涉及電子文獻(xiàn)）需要轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式，便于瀏覽和交互。方舟公司提供國際通用、跨平臺PDF格式作為數(shù)字檔案最后存儲格式。大量數(shù)字化檔案信息保存和備份在保護(hù)原始檔案實體基本上，對大量數(shù)字化信息保存不但可以以便數(shù)字檔案館基本功能：異地瀏覽、網(wǎng)上傳播、快捷檢索，并且數(shù)字化信息完善備份方案保證了檔案信息絕對安全。當(dāng)前海量數(shù)字化信息存儲介質(zhì)重要分為兩大陣營，一種是磁盤陣列，一種是光盤庫。磁盤陣列具備調(diào)閱快長處，但保存周期短；光盤庫雖然調(diào)閱速度比磁盤陣列稍慢一點，但保存周期長、可擴(kuò)展性好且安全可靠。因而檔案系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)首選光盤庫作為海量信息存儲載體。自動化操作和管理檔案尋常事務(wù)涉及檔案編目、著錄和立卷、鑒定銷毀、密級鑒定、檔案編研、移入移出管理、使用記錄等等，這些管理勞動強(qiáng)度大，手工勞動效率也低。數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)徹底變化這種局面，實現(xiàn)管理自動化和當(dāng)代化。方舟推薦管理模式是中心管理模式，體現(xiàn)集中管理思想，在保證檔案安全同步保證高工作效率。方舟檔案管理系統(tǒng)無論在顧客界面、事務(wù)管理范疇還是維護(hù)手段上，甚至每一種細(xì)節(jié)上，都保證了管理便捷和高效性。本地/異地信息查詢檢索建立數(shù)字檔案館目之一就是要實現(xiàn)信息精確、迅速查詢。查詢檢索規(guī)定： 查詢界面和諧； 無需培訓(xùn)查詢?nèi)藛T； 查詢范疇和權(quán)限設(shè)定：目錄查詢和原文查詢； 各種查詢條件；在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，顧客一方面輸入顧客標(biāo)記和口令，一旦得到確以為合法顧客，即可運用應(yīng)用系統(tǒng)提供交互界面，輸入檢索條件：題名、文獻(xiàn)字號、主題詞、檔號、保管期限、內(nèi)容提綱、密級等一種或各種，系統(tǒng)將會運用該條件去匹配數(shù)據(jù)庫中記錄，再在光盤或影像服務(wù)器中找到相應(yīng)電子文獻(xiàn)，并顯示在顧客屏幕上。顧客依照自己權(quán)限選取瀏覽、打印等操作。檔案網(wǎng)絡(luò)安全性數(shù)字檔案館是管理數(shù)字檔案系統(tǒng)，與其她信息最大不同，檔案具備安全級別。數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息基本設(shè)施——網(wǎng)絡(luò)必要安全。建立健全安全保密規(guī)章制度是保障檔案信息安全有力保障。同步還應(yīng)當(dāng)： 數(shù)據(jù)庫加密； 文獻(xiàn)級別加密； 傳播過程中加密； 完全物理隔離不同網(wǎng)絡(luò)布局；服務(wù)持續(xù)性一種系統(tǒng)成功與否，除了技術(shù)自身先進(jìn)性外，其方案提供商服務(wù)持續(xù)性也非常重要。因而，選取一家有實力、有名譽合伙伙伴是應(yīng)用成功核心。數(shù)字方舟在IT行業(yè)中始終保持著勃勃生機(jī)?！靶抛u第一，服務(wù)至上”理念是咱們成功基本。在與顧客長期合伙中，咱們一方面為顧客提高不間斷技術(shù)服務(wù)，保證其系統(tǒng)領(lǐng)先地位，另一方面咱們通過顧客反饋不斷提高系統(tǒng)水平，以更好地服務(wù)顧客。顧客在任何時候都能得到方舟經(jīng)驗豐富技術(shù)支持人員及時、高效服務(wù)。

三、方案概述3.1數(shù)字檔案館概念所謂數(shù)字檔案就是數(shù)字形式載體檔案，其含義如下：數(shù)字檔案是一種新型載體檔案。具備“歷史記錄”特性且為社會所認(rèn)同電子文獻(xiàn)，才干成為檔案。電子文獻(xiàn)只有在滿足一定條件時，才可以成為數(shù)字檔案。除開載體形式不同，數(shù)字檔案應(yīng)具備其她載體形式檔案所有特性。數(shù)字檔案館是具備管理數(shù)字檔案能力一種系統(tǒng)，它可以全方位、全過程地對數(shù)字檔案進(jìn)行管理，并可覺得所屬地區(qū)立檔單位提供數(shù)字檔案管理服務(wù)。數(shù)字檔案館涉及行政組織、管理規(guī)范和支撐其運作計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，是整個電子政務(wù)一種構(gòu)成某些。數(shù)字檔案館涉及到檔案信息資源形成、整頓、存儲、檢索、傳遞、保護(hù)、運用、鑒定、銷毀、記錄等全過程。數(shù)字檔案館代表是一種信息環(huán)境和基本設(shè)施（涉及軟、硬件系統(tǒng)設(shè)計和組織實體建立）構(gòu)建。它含義有如下幾點：接受元數(shù)據(jù)及其實體并對文獻(xiàn)實行自動化管理、運用和控制；將館藏檔案數(shù)字化，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源在網(wǎng)上發(fā)布和傳送；支持館藏各種檔案實體自動化管理；組織對數(shù)據(jù)有效訪問和查詢，使運用者可以通過網(wǎng)絡(luò)對數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行查閱（涉及目錄、索引和全文）；支持以網(wǎng)絡(luò)連接不同檔案館數(shù)字化館藏，提供不同地區(qū)檔案信息資源；與辦公自動化系統(tǒng)銜接，實現(xiàn)公文自動歸檔。3.2數(shù)字檔案館局域網(wǎng)建議局域網(wǎng)拓?fù)錁?gòu)造圖檔案館局域網(wǎng)可采用迅速以太網(wǎng)、千兆網(wǎng)、VLAN(虛擬局域網(wǎng))、局域網(wǎng)中VPN技術(shù)（VLAN）、局域網(wǎng)中QOS（802.1p）等技術(shù)相結(jié)合技術(shù)路線，建立一種技術(shù)先進(jìn)成熟、使用維護(hù)簡樸以便網(wǎng)絡(luò)。3.4數(shù)字檔案館功能模塊方舟數(shù)字檔案館由個功能模塊構(gòu)成：數(shù)字化加工模塊、數(shù)字信息存儲模塊、數(shù)字檔案館管理模塊、信息檢索，模塊以及信息發(fā)布模塊。數(shù)字檔案存儲模塊構(gòu)造圖：數(shù)字檔案存儲模塊數(shù)字化加工（館藏加工和OA系統(tǒng)正在產(chǎn)生檔案）數(shù)字化加工（館藏加工和OA系統(tǒng)正在產(chǎn)生檔案）信息發(fā)布模塊檔案管理模塊信息檢索模塊信息發(fā)布模塊檔案管理模塊信息檢索模塊圖3數(shù)字檔案館功能模塊3.5數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能數(shù)字化檔案館系統(tǒng)功能重要涉及：館藏各種形式檔案裝訂為統(tǒng)一格式PDF格式；對檔案文獻(xiàn)自動地建立有關(guān)索引信息；支持老式立卷和文書簡化立卷；報表格式、案卷屬性等定制；報表直接導(dǎo)出到光盤上。以便迅速精確檔案信息檢索光盤、縮微膠片存儲和備份數(shù)字檔案事務(wù)管理和系統(tǒng)管理：涉及涉及文獻(xiàn)管理、整頓編目、鑒定銷毀、檔案保管、檔案記錄、檔案檢索、檔案編研、檔案運用、移送進(jìn)館、國標(biāo)主題詞典等。與編輯軟件無縫連接，直接進(jìn)行檔案編研數(shù)字化檔案信息網(wǎng)上發(fā)布數(shù)字檔案安全管理PDF文獻(xiàn)級別加密，數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)以及系統(tǒng)管理中多級權(quán)限控制和密級管理功能模塊加上完善安全制度保障檔案安全。3.6系統(tǒng)特點迅速、高效檔案數(shù)字化加工支持各種通用掃描儀數(shù)字化加工速度快、質(zhì)量高自動圖像進(jìn)行批量優(yōu)化解決，涉及去噪、糾偏、去色邊等。方舟壓縮算法壓縮比是慣用壓縮算法兩倍。提供原則PDF文獻(xiàn)和方舟DCIB壓縮方式PDF文獻(xiàn)。PDF格式具備國際通用、跨平臺、可設(shè)立權(quán)限、瀏覽以便以及按需傳播等特點。各種檔案備份機(jī)制涉及光盤和縮微膠片；自動建立目錄著錄項運用先進(jìn)字符辨認(rèn)技術(shù)對檔案圖像文獻(xiàn)中索引信息進(jìn)行自動辨認(rèn)，編輯生成索引信息，自動地按照一定格式寫入數(shù)據(jù)庫中，保證信息檢索快捷和精確。先進(jìn)檢索功能支持模糊查詢支持各種檢索條件自由組合支持基于全文信息檢索設(shè)定檢索范疇：目錄檢索和全文檢索支持全文和有關(guān)檢索信息所有導(dǎo)出到光盤上PDF文獻(xiàn)級加密和權(quán)限管理多級權(quán)限控制授權(quán)訪問數(shù)據(jù)加密支持多全宗管理滿足集團(tuán)公司集團(tuán)、下屬公司檔案管理既相對獨立，又需要統(tǒng)一查詢、統(tǒng)一管理需求?？舍槍Σ煌谠O(shè)立實體分類。強(qiáng)大制作目錄功能報表自定義設(shè)計操作簡樸，功能強(qiáng)大，可滿足特定行業(yè)需求；靈活界面自定義功能系統(tǒng)可采用卡片式或網(wǎng)格式二種方式進(jìn)行錄入，顧客按照習(xí)慣任意定義錄入界面，增強(qiáng)程序親和力，符合顧客個性操作習(xí)慣。顧客也可定義瀏覽界面。原文管理功能文字、圖象、多媒體等各種格式電子文獻(xiàn)以及紙質(zhì)文獻(xiàn)材料原文直接掃描存儲管理，原文數(shù)據(jù)可加密、壓縮。原文數(shù)據(jù)可以存儲至硬盤或光盤。支持各種組卷方式遵循國標(biāo)，同步支持老式與簡化（新式）兩種組卷方式進(jìn)行自動組卷；此外容許顧客自定義組卷條件，對各種專門類型檔案進(jìn)行自動組卷；自動生成檔案管理所需案卷號、件號、起止號等各種序號。案卷或檔案調(diào)節(jié)以便快捷針對自動組卷或已經(jīng)手工組好案卷，可以采用可視化方式進(jìn)行案卷分拆、合并、剔除、排序等調(diào)節(jié)；針對簡化方式組卷文獻(xiàn)，可以采用檔案調(diào)節(jié)進(jìn)行文獻(xiàn)件號調(diào)節(jié)。檔案查詢輕松自如提供固定條件簡樸查詢和顧客自定義條件組合查詢二種模式。檔案運用以便直觀登記借閱運用狀況，超期自動催還，記錄借閱狀況，打印借閱登記單。借閱運用狀況和文獻(xiàn)檔案記錄"自動互查"（依照運用登記記錄可以理解所借閱文獻(xiàn)、檔案詳情，依照某份檔案或文獻(xiàn)，可以理解其借閱狀況）。多級數(shù)據(jù)安全機(jī)制通過嚴(yán)格分級權(quán)限機(jī)制，保證了數(shù)據(jù)安全性。庫（表）備份功能完善除對整個數(shù)據(jù)庫備份以外，增長了按不同全宗不同實體分類對任一數(shù)據(jù)庫中表進(jìn)行備份或恢復(fù)，也可自定義條件進(jìn)行任一表備份或恢復(fù)。數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出靈活可將系統(tǒng)中數(shù)據(jù)按任意條件導(dǎo)出成文本或其他各種數(shù)據(jù)庫形式；也可將文本或各種數(shù)據(jù)庫形式中數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)中。系統(tǒng)擴(kuò)充功能強(qiáng)大系統(tǒng)管理對象無限擴(kuò)充，顧客可以任意增長各門類文獻(xiàn)、檔案以及其她有關(guān)信息資料。管理對象可無限分級，顧客可按自己需要實行分類方案；可依照顧客特殊需要隨時增長新功能。3.7系統(tǒng)優(yōu)勢通過以上分析，咱們可以看出該方案優(yōu)勢所在：高效圖像壓縮：方舟壓縮技術(shù)DCIB采用國際當(dāng)前最為先進(jìn)小波分析技術(shù)，在提高圖像質(zhì)量同步，大大地提高了壓縮比，普通DCIB壓縮比是國際通用壓縮技術(shù)CCITTG4和JPEG兩倍；國際通用PDF格式：PDF格式是當(dāng)前國際上最為流行文獻(xiàn)格式，該格式可在任何平臺上瀏覽，可實現(xiàn)文獻(xiàn)級別加密，可設(shè)立權(quán)限，可按需傳播，可插入多媒體信息（聲音等），并且符合人們閱讀習(xí)慣，諸如加標(biāo)記、做標(biāo)記等；自動化限度高：把檔案工作人員從啰嗦檔案尋常事務(wù)管理中解脫出來，管理事務(wù)變輕松自如；管理功能全面細(xì)致：自動化管理范疇涉及檔案工作方方面面；開放性構(gòu)造：可與OA系統(tǒng)和其她應(yīng)用系統(tǒng)無縫連接，保證系統(tǒng)永久可用；信息更安全：文獻(xiàn)級別加密和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)相結(jié)合，保證信息安全。檔案管理功能強(qiáng)大。

四、系統(tǒng)實行方案4.1數(shù)字檔案館建議機(jī)構(gòu)和工作模式機(jī)構(gòu)1——文獻(xiàn)中心文獻(xiàn)中心是在檔案行政管理機(jī)關(guān)管理之下，對各個不同行政機(jī)構(gòu)半現(xiàn)行文獻(xiàn)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)地保管和提供運用，并在這些文獻(xiàn)被銷毀或移送到檔案館之邁進(jìn)行系統(tǒng)處置保管機(jī)構(gòu)。結(jié)合中華人民共和國實際狀況，文獻(xiàn)中心應(yīng)取代各立檔單位既有機(jī)關(guān)檔案室，集中保管各立檔單位解決完畢歸檔文獻(xiàn)，是作為機(jī)關(guān)文獻(xiàn)工作最后環(huán)節(jié)、檔案工作開始階段，是介于機(jī)關(guān)文獻(xiàn)工作和檔案館檔案工作過渡性機(jī)構(gòu)，它重要任務(wù)有如下幾點： 接受在各個立檔單位保管一年辦結(jié)文獻(xiàn)及其有關(guān)元數(shù)據(jù)；以及接受不移送文獻(xiàn)實體各個機(jī)關(guān)所形成文獻(xiàn)目錄信息； 整頓文獻(xiàn)實體，補(bǔ)充著錄元數(shù)據(jù)項； 對文獻(xiàn)進(jìn)行挑選、掃描并制成光盤； 向立檔單位提供文獻(xiàn)信息檢索調(diào)閱服務(wù)； 對所收集文獻(xiàn)進(jìn)行二次鑒定，將具備永久保存價值文獻(xiàn)實體及數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)入檔案中心，對超過保存期限文獻(xiàn)予以銷毀； 對立檔機(jī)關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)指引。機(jī)構(gòu)2——檔案中心檔案中心是接受和征集具備永久保存價值檔案，并向社會各界提供運用文化事業(yè)部門，它任務(wù)有如下幾點： 接受文獻(xiàn)中心移送永久檔案及其元數(shù)據(jù)； 向社會征集具備重要價值檔案資料； 對各種檔案實體進(jìn)行有效管理和保護(hù)； 制定詳盡、可操作檔案保管期限表； 將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化； 向社會提供檔案信息服務(wù)； 借助網(wǎng)絡(luò)與其她檔案館鏈結(jié)，提供信息支持和補(bǔ)充，實現(xiàn)館藏?zé)o縫聯(lián)結(jié)； 制定關(guān)于檔案管理原則建議工作模式對館藏檔案數(shù)字化過程分為過程一：當(dāng)前正在產(chǎn)生檔案數(shù)字化過程；過程二：歷史檔案數(shù)字化過程；兩個過程來進(jìn)行，這兩個過程可同步進(jìn)行。兩個過程在數(shù)字化加工和存儲時有所不同。其中過程一數(shù)字化加工可采用較低端掃描設(shè)備，數(shù)字化后可考慮先保存在服務(wù)器中，當(dāng)保存數(shù)量達(dá)到一定限度時再集中刻錄在光盤中；過程二則采用較高品位掃描設(shè)備，數(shù)字化后直接刻錄在光盤中。這樣工作模式一來可以保證當(dāng)前正產(chǎn)生檔案及時數(shù)字化保存和運用，二來可以是歷史館藏檔案以最迅速度數(shù)字化，提高歷史資料運用價值。4.2系統(tǒng)流程圖4數(shù)字檔案館流程檔案中心配有高速掃描儀、方舟數(shù)字化加工系統(tǒng)，工作人員將需掃描紙張檔案用掃描儀、其她介質(zhì)檔案通過相應(yīng)錄入設(shè)備，經(jīng)方舟軟件所有裝訂為統(tǒng)一格式PDF文獻(xiàn)；電子檔案也通過方舟軟件所有裝訂為統(tǒng)一格式PDF文獻(xiàn)；需要縮微備份資料制作所謂片，原始檔案歸檔封存，由數(shù)字信息提供查詢和運用；數(shù)字化檔案保存在光盤庫和影像服務(wù)器中；數(shù)字檔案由方舟檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行立卷歸檔，建立相應(yīng)查詢信息；數(shù)字檔案信息通過系統(tǒng)發(fā)布；顧客在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上用原則瀏覽器訪問權(quán)限范疇內(nèi)信息；4.3檔案數(shù)字化加工檔案數(shù)字化加工涉及對歷史檔案和現(xiàn)正產(chǎn)生檔案數(shù)字化加工兩個過程。介質(zhì)重要有紙張介質(zhì)、多媒體介質(zhì)以及其他格式電子文獻(xiàn)等。A、歷史館藏紙張檔案加工紙張介質(zhì)數(shù)字化據(jù)咱們理解，紙張依然是國內(nèi)當(dāng)前檔案館重要存儲介質(zhì)，因而紙張介質(zhì)上信息數(shù)字化是整個檔案館建設(shè)基本，也是工作量最大一種環(huán)節(jié)，因而這個環(huán)節(jié)工作好壞直接影響著整個系統(tǒng)效率和成功與否。紙張數(shù)字化普通采用掃描儀設(shè)備，加工流程為：圖5紙張數(shù)字化加工流程整頓好紙張文檔通過高速掃描儀加工成高保真掃描影像文獻(xiàn)；用方舟軟件對掃描影像文獻(xiàn)進(jìn)行優(yōu)化解決：糾偏、平滑、去色邊、去噪、增強(qiáng)等；優(yōu)化后影像文獻(xiàn)通過方舟軟件包裝為統(tǒng)一PDF格式；運用字符辨認(rèn)手段自動地從圖像中提取檔案有關(guān)信息：檔號、檔案館代號、分類號、立檔單位、保管期限、主題詞等。由于歷史館藏量普通都較大，因而對于普通紙張檔案，咱們推薦采用柯達(dá)DS1500、I60系列。用DS2500掃描黑白圖像，而用I60可掃描彩色圖像?？逻_(dá)DS1500掃描速度為每分鐘50頁，I60掃描儀彩色掃描速度為每分鐘15頁，黑白掃描速度為每分鐘15頁。對于工程圖紙掃描建議用A0幅面圖紙需要進(jìn)行掃描加工，查詢調(diào)閱，我建議采用WIDECOM公司SLC436型專業(yè)掃描儀。對于膠片掃描、打印機(jī)建議用MicroboxPolyscanRFsmart35mm縮微膠片掃描儀和MicroboxMicroprinterPolycomPolycom35mm數(shù)字膠片打印機(jī)。多媒體信息和其她電子格式文獻(xiàn)數(shù)字化加工各種格式電子格式均規(guī)定有相應(yīng)瀏覽器相相應(yīng)，因而客戶端機(jī)器上就必要安裝各種瀏覽工具，使用非常不便。為了保證以便瀏覽，規(guī)定檔案文獻(xiàn)保持一致文獻(xiàn)格式。方舟提供加工系統(tǒng)不但可以把既有紙張檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為PDF格式，還可以把各種電子格式檔案轉(zhuǎn)換為PDF格式，例如常用word、excel、wps、txt、文檔，各種格式圖像文獻(xiàn)(.tif,.jpg,.gif,.bmp,.wmf等)，CAD格式等等。由于PDF格式自身可以插入多媒體信息，因而多媒體形式檔案例如：錄象帶、磁帶等可通過多媒體加工設(shè)備再轉(zhuǎn)換為PDF格式文獻(xiàn)。B、現(xiàn)正產(chǎn)生檔案數(shù)字化加工正產(chǎn)生檔案數(shù)量和歷史檔案相比較而言是比較小，因而，咱們建議選用柯達(dá)DS1500系列掃描儀。該掃描儀掃描速度為每分鐘40頁，每天全負(fù)荷工作四小時，日掃描量為9600頁，按照每卷50頁來計算，計192卷。因此說DS1500完全可以滿足日增長量不大于200卷檔案館規(guī)定。由于非紙介質(zhì)檔案數(shù)量相對來講數(shù)量是比較少，因而，其她介質(zhì)數(shù)字化加工可以與歷史檔案數(shù)字化加工使用同一設(shè)備，避免資源揮霍。4.4數(shù)字檔案存儲和備份數(shù)字形式檔案存儲既要能以便信息查詢和再運用，也要提供更好信息備份方案。咱們存儲方案涉及影像服務(wù)器、海量存儲設(shè)備和縮微膠片三種介質(zhì)。歷史數(shù)字化檔案數(shù)量巨大，咱們建議直接保存在海量存儲設(shè)備中；正產(chǎn)生檔案數(shù)量有限，咱們建議先保存在影像服務(wù)器中，當(dāng)數(shù)據(jù)量達(dá)到一定限度時在集中刻錄在光盤中保存。同步作為存儲系統(tǒng)我建議采用AISTOR公司經(jīng)濟(jì)型GMS1035光盤庫存儲系統(tǒng)。4.5數(shù)字檔案管理數(shù)字檔案館管理重要涉及檔案館尋常事務(wù)管理和整個數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理和維護(hù)。完善管理功能是實現(xiàn)自動化辦公基本規(guī)定，也是建設(shè)數(shù)字檔案館重要目的之一。咱們針對國內(nèi)檔案館實際狀況和國家對檔案工作提出原則，推出了一套功能齊備、界面和諧、易學(xué)易用數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)。A、尋常事務(wù)管理文獻(xiàn)及案卷檔案著錄對于類似密級、載體類型標(biāo)記、保存期限、檔案館代號等項采用下拉框形式，而其她項如檔號、題名、責(zé)任者、縮微號、主題詞、附件等按表單格式錄入，案卷檔案還具備增刪文獻(xiàn)、對文獻(xiàn)按照時間或字母順序排序、自動記錄文獻(xiàn)數(shù)量、自動得到文獻(xiàn)起止時間等功能；按照國家頒發(fā)文獻(xiàn)和案卷著錄卡片原則自動生成著錄卡片，并可打印輸出。文檔一體化文獻(xiàn)條目無需歸檔人員二次輸入，而是直接由公文系統(tǒng)轉(zhuǎn)換完畢，這樣極大減輕了檔案工作量，并提供了檔案條目與內(nèi)容全電子化存儲，支持檔案全電子借閱方式，同步負(fù)責(zé)歸檔人員可手工補(bǔ)錄入歸檔信息條目。對于歸檔公文，可由各機(jī)關(guān)文書分類后有檔案工作者立卷歸檔，也可由檔案工作者直接分類立卷歸檔。檔案立卷該系統(tǒng)支持老式立卷方式，也支持文書簡化立卷。采用了簡化立卷后，對文書不再立卷，而是按文獻(xiàn)解決順序?qū)⒚糠輽n案按照“全宗號-年度-保管期限-件號”等形式賦予檔號，摒棄了老式立卷繁復(fù)過程。檔號格式定義系統(tǒng)提供基于全宗號、目錄號、年度、保管期限、實體分類號、案卷號、頁號、件號等檔號分段定義，每段長度可以依照實際狀況設(shè)立。文獻(xiàn)管理收文登記、發(fā)文登記以及內(nèi)部文獻(xiàn)登記中定義了年度、立檔單位、保管期限、密級、頁數(shù)等字段，使得這些數(shù)據(jù)歸檔后進(jìn)行文獻(xiàn)著錄時不需要修改即可直接形成檔案。系統(tǒng)對檔案移入和移出，用色彩標(biāo)記檔案借閱狀況，實現(xiàn)自動化管理，對欲銷毀檔案，系統(tǒng)自動地給出原始檔案存儲位置。對不同級別檔案提供不同借閱流程，并提供多級別文獻(xiàn)查閱借閱條件。運用記錄對檔案收進(jìn)和移出、全宗和案卷數(shù)量、運用等狀況，精確地進(jìn)行記錄；信息定制和文獻(xiàn)導(dǎo)出對于需要長期保存或館間館內(nèi)互換與傳播檔案，可運用右鍵功能直接導(dǎo)出到光盤上。光盤上應(yīng)包括相應(yīng)索引信息，保證在有光驅(qū)條件下可以實現(xiàn)檔案信息查詢。顧客可以對文檔屬性、案卷屬性、表表格式等進(jìn)行定制，指定專用管理系統(tǒng)。檔案編研系統(tǒng)自動地與編輯系統(tǒng)銜接，可直接調(diào)用原文（PDF文獻(xiàn)），運用系統(tǒng)提供功能直接把原文轉(zhuǎn)換為可編輯文本，避免了重新錄入檔案原文，提高了檔案編研效率。輔助功能系統(tǒng)提供《中華人民共和國檔案主題詞表》和《中華人民共和國檔案分類法》兩個字典庫，為各單位主題詞著錄和分類號標(biāo)引提供了統(tǒng)一原則。同步系統(tǒng)豐富操作向?qū)Ш驮诰€協(xié)助使普通檔案工作人員都是檔案管理方面專家。B、系統(tǒng)管理系統(tǒng)針對檔案系統(tǒng)安全提出了功能強(qiáng)大管理功能，系統(tǒng)對顧客帳號實行嚴(yán)格管理機(jī)制，控制所有顧客和顧客組訪問權(quán)限，保證檔案信息安全；同步，系統(tǒng)日記管理記錄了每一種訪問者顧客名、訪問權(quán)限、訪問時間、訪問內(nèi)容、以及訪問成功與否。4.6信息瀏覽與檢索客戶端下載免費AcrobatReader和方舟公司提供插件，直接閱讀PDF格式文獻(xiàn)。瀏覽方式采用瀏覽器和AcrobatReader相結(jié)合方式，訪問顧客權(quán)限容許范疇內(nèi)電子檔案資料。數(shù)字檔案館建設(shè)目的之一就是能以便迅速地檢索到所需要信息。咱們提供檢索功能模塊特點：檢索范疇控制：系統(tǒng)管理員對不同分類、不同密級以及不同顧客組實行不同檢索范疇：對目錄檢索和容許全文檢索。模糊查詢：系統(tǒng)支持核心信息模糊查詢，返回檢索范疇內(nèi)查詢成果。檢索條件：系統(tǒng)支持一種或各種檢索條件自由組合。顧客可在檢索界面中選取檢索條件涉及檔號、案卷號、檔案年度、保管期限、立檔單位、密級等，并可繼承查詢。檢索方式：顧客可通過LAN、WAN、Intenet來訪問。查詢成果：瀏覽查詢成果同步可對查詢成果分類排列并可保存、打印查詢成果。顧客進(jìn)入檢索界面后，可在各種檢索條件中選取下拉框中或手工鍵入檢索項相應(yīng)鍵值來建立檢索條件，提交檢索條件后，如果顧客有全文檢索權(quán)限，系統(tǒng)將依照檢索條件從影像服務(wù)器或光盤庫中找到相應(yīng)檔案正文返回給顧客；如果顧客僅有目錄檢索權(quán)限，系統(tǒng)將返回檢索到目錄信息。4.8信息安全機(jī)制對于檔案來講，安全是一種永恒主題，咱們方案從如下幾種方面來保障信息安全：網(wǎng)絡(luò)硬件物理隔離辦法：防火墻技術(shù)保障內(nèi)部信息安全。文獻(xiàn)級別加密：PDF格式優(yōu)勢之一就是可實現(xiàn)文獻(xiàn)加密解決，這就從文獻(xiàn)級別保障了信息安全。數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)運用：運用SQLServer管理工具設(shè)立各級顧客權(quán)限，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫分級管理和數(shù)據(jù)庫備份及恢復(fù)。傳播過程加密手段運用，進(jìn)一步保障信息安全。六、硬件平臺選取和軟件配備6.1檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)配備硬件平臺：A、檔案數(shù)字化加工1、高速掃描儀設(shè)備歷史普通紙張檔案推薦柯達(dá)DS1500（黑白）、I60系列（彩色）掃描儀，掃描儀數(shù)量隨顧客需求而定；工程圖紙采用WIDECOM公司SLC436型專業(yè)掃描儀?？逻_(dá)DS1500系列掃描儀，重要技術(shù)參數(shù)：掃描速度支持顏色掃描幅面供紙方式自動供紙容量輸出辨別率輸出格式40頁/分鐘黑白最小10.6*14.8cm最大30.5*43.2cm自動200頁200dpi；300dpiCCITTG3，G4，JBIG柯達(dá)I60型高速掃描儀支持黑白、彩色掃描，每分鐘掃描30頁雙頁掃描帶A4平板掃描功能可信賴紙張傳送：平滑、簡易紙張通路保證不間斷地高效率工作。批量裝載：將文檔批量放入自動進(jìn)紙器，掃描儀將自動完畢掃描工作。建議日解決：在高峰期；建議日解決量1，000張。WIDECOM(SLC436)：掃描面積：寬36拻×長度不限圖像：全寬度接觸型掃描器解析度:400dpi(真正光學(xué))，可調(diào)至200至800掃描速度：單色及400dpi時：2英寸/秒，即A012秒單色及200dpi時：4英寸/秒，即A06秒24比特彩色400dpi時：0.06英寸/秒24比特彩色200dpi時：0.1英寸/秒光學(xué)系統(tǒng)：光纖自對焦透鏡列陣光源：LED光源灰度：256真實度(8比特)彩色：1680萬種色彩(24比特RGB)介面：ISA匯流排卡尺寸：8×15×53拻(200×375×1325mm)重量：60公斤(132磅)電源：110或220伏軟體介面：工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Twain驅(qū)動介面，WideView及無數(shù)第三方套裝軟體(請索取最新清單)。標(biāo)準(zhǔn)TIFF(標(biāo)識圖像文獻(xiàn)格式)可轉(zhuǎn)換到84種以上格式2．?dāng)?shù)字膠片掃描儀與打印機(jī)MicroboxMicroprinterPolycomPolycom35mm數(shù)字膠片打印機(jī)Raidback-up,long-term,desastermanagemnt.Replacementforconventionalmicrofilmstudioequipment.IngegratedPCcontrolunit，NICOptions可選件PerformanceKit（整體選件包）Compl.Package（分開選件）OfficeModeHIGHVOLUME200dpie.g.8x8(A4=128A4/min)（OfficMode輸出選件）Wildformatsofstandareformat（超大幅面選件）ImportfilterPostScriptLevel2+PDF1.3（可以支持ImportfilterPostScriptLevel2+PDF1.3選件）ASIAFonts（亞洲字體）ESA(adjustablesectionbreak)（可調(diào)節(jié)分節(jié)符）TIFF8bitgrey（8比特灰度影像選件）Doublesectionlength（雙畫幅長度）StarterkitforPolycom2silverfollfilms./1dispensercrtg../1receivercrtg.2卷銀鹽卷片/1個可發(fā)送膠卷暗盒，1個接受暗盒PolycomConsumables（Polycom耗材）35MMX30.5MIMAGELINKHQ1461SP706(Silver)35mmx30.5mSO-483AutopositiveLaserfilm(silver)備注：Polycom必要要采用以上兩種膠片之一作為輸出介質(zhì)，如有需要請與柯達(dá)公司耗材銷售人員聯(lián)系MicroboxPolyscanRFsmart35mm縮微膠片掃描儀High-performancescanstationPolyscanRFsmartisespeciallydesignedtocompletelyredigitalizefilmsthathavebeenexposedbyPolycom.RSsmartincludesimageaswellassmartsectionofindexfiles.高性能膠片掃描工作站PolyscanRFsmart特別被設(shè)計用來對Polycom生成膠卷再數(shù)字化）OperatingAndSoftwareFeaturesScanfilmsoftware（Scanfilm軟件）GraphicalWizzards（圖形化電子畫板）Smartscan（提供對影像質(zhì)量增強(qiáng)）IntelligentPageCropping（智能頁面剪切）AutomaticRescan（自動重掃）User-definablejobsetuptemplates（顧客自定義工作設(shè)立模板）ControlPCSpecification(不涉及)最小雙Pentium450MHz，512M內(nèi)存，原則圖形卡，1024x768像素lx256色，CD-ROM驅(qū)動器，有多余PCI插槽用于接口卡.Operatingsystem（操作系統(tǒng)）GreyscaleScanning：ondemand（灰度掃描：按規(guī)定）3、掃描管理微機(jī)（推薦）：配備同歷史檔案數(shù)字化加工中。4、加工解決微機(jī)（推薦）：配備同歷史檔案數(shù)字化加工中。軟件配備：操作系統(tǒng)：Windows95/98;各種掃描儀軟件：隨掃描儀配備；方舟數(shù)字文檔加工系統(tǒng)：影像優(yōu)化解決、包裝為PDF格式。6.2存儲備份系統(tǒng)配備硬件平臺：1、光盤庫：推薦德國GRUNDIG公司GMS1035光盤庫重要技術(shù)參數(shù)如下：參數(shù)型號GMS1035容量(CD_ROM)21GB(DVD_ROM)200GB盤片數(shù)35一體化CD標(biāo)簽打印機(jī)可選驅(qū)動器數(shù)2平均介質(zhì)裝載時間<6秒平均無端障時間>2,000,000次2、影像服務(wù)器：推薦IntelPL3000，其重要特點：解決器可支持2個Pentium?III850MHz解決器，外部總線頻率100M/66MHz二級高速緩存512K回寫式片內(nèi)高速緩存ECC內(nèi)存4個168PinDIMM擴(kuò)展插槽，系統(tǒng)內(nèi)存最大可為2GBSDRAMI/O擴(kuò)展槽2*66MPCI/4*33MPCII/1*ISASCSI控制器1*Ultra2SCSI；1*Ultrawide網(wǎng)絡(luò)接口卡10M/100M自適應(yīng)軟驅(qū)1.44MCD-ROM40XIDE支持熱插拔驅(qū)動器個數(shù)10IntelPL3000系列PC服務(wù)器最低配備：Pentium?III550MHz，128MB內(nèi)存，30GB硬盤以上配備；推薦配備：Pentium?III850MHz，256MB內(nèi)存，60GB硬盤以上配備；3、光盤庫管理微機(jī)（推薦）最低配備：PC機(jī)，Pentium?41G128MB內(nèi)存，20GB硬盤容量，CD/DVD刻露機(jī)；軟件配備：操作系統(tǒng)：WindowsNT，Windows95/98;光盤庫管理軟件。6.3管理、發(fā)布系統(tǒng)配備硬件平臺：1、管理計算機(jī)（推薦）Pentium?41G，128MB內(nèi)存，20GB硬盤以上PC機(jī)；注：數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和WEB服務(wù)器可以在一臺服務(wù)器上軟件配備：操作系統(tǒng)：WindowsNT+IIS4.0,Windows95/98;數(shù)據(jù)庫軟件（推薦）：MSSQLSERVER6.5以上方舟檔案管理系統(tǒng)：管理尋常檔案事務(wù)管理、信息檢索、文獻(xiàn)定制和導(dǎo)出、系統(tǒng)顧客管理和日記管理；七、系統(tǒng)預(yù)算7.1加工系統(tǒng)預(yù)算A、硬件平臺預(yù)算1、歷史檔案數(shù)字化加工硬件預(yù)算：闡明數(shù)量單價價格（RMB）Kodak1500DS黑白迅速掃描儀1101,20086,020KodakI60彩色掃描儀128,20025,200WIDECOMSLC436A0掃描儀1114000987000注：掃描儀報價不包括SCSI卡及其連線。顧客可依照實際狀況選配掃描設(shè)備，總價格自行計算。2．?dāng)?shù)字膠片掃描儀與打印機(jī)：MicroboxMicroprinterPolycomPolycom35mm數(shù)字膠片打印機(jī)￥650,000Raidback-up,long-term,desastermanagemnt.Replacementforconventionalmicrofilmstudioequipment.IngegratedPCcontrolunit，NICOptions可選件PerformanceKit（整體選件包）￥160,900MicroboxPolyscanRFsmart35mm縮微膠片掃描儀￥760,000High-performancescanstationPolyscanRFsmartisespeciallydesignedtocompletelyredigitalizefilmsthathavebeenexposedbyPolycom.RSsmartincludesimageaswellassmartsectionofindexfiles.高性能膠片掃描工作站PolyscanRFsmart特別被設(shè)計用來對Polycom