對(duì)外溝通程序(Sedex 4P)

XX有限公司對(duì)外申訴管理程序文件編號(hào)XH-SA-COP-035發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁次第1頁共3頁檔修訂履歷版本修訂內(nèi)容簡述修訂日期修訂者核準(zhǔn)：________ 審查：________ 修訂者： _XX有限公司對(duì)外申訴管理程序文件編號(hào)XH-SA-COP-035發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁次第2頁共3頁1目的為了規(guī)范公司對(duì)外信息溝通，確保體系的有效運(yùn)行，特制定本程序。2適用范圍本程序適用于公司所有對(duì)外有關(guān)社會(huì)責(zé)任的信息溝通的活動(dòng)。3.0職責(zé)3.1行政部負(fù)責(zé)與內(nèi)部員工、當(dāng)?shù)卣?、工?huì)和其他外部利益相關(guān)者的信息溝通。3.2采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商和分包商的信息溝通。3.3銷售部負(fù)責(zé)與客戶（買方）的信息溝通。3.4管理者代表應(yīng)提供指導(dǎo)和支持，必要時(shí)報(bào)高層經(jīng)理批準(zhǔn)。3.5其他各部門和工人代表應(yīng)支持和配合對(duì)內(nèi)對(duì)外信息溝通。4工作程序4.1總則4.1.1信息溝通可以采用口頭或書面形式，也可以采用其他適當(dāng)?shù)姆绞?，如電話、傳真、電子郵件、座談會(huì)、研討會(huì)和新聞發(fā)布會(huì)等。4.1.2對(duì)內(nèi)對(duì)外信息溝通均應(yīng)保存適當(dāng)?shù)挠涗浐妥C據(jù)。4.1.3一旦收到有關(guān)質(zhì)疑、質(zhì)詢和投訴信息，應(yīng)核實(shí)質(zhì)疑和投訴人的身份（包括姓名、職位、服務(wù)機(jī)構(gòu)和聯(lián)絡(luò)電話等），查清質(zhì)疑或投訴的原因。4.1.4應(yīng)針對(duì)質(zhì)疑或投訴的問題解釋公司政策和程序，妥善處理質(zhì)疑和投訴事件，并及時(shí)作出反應(yīng)。重大問題應(yīng)報(bào)高層經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.5一旦發(fā)現(xiàn)在違反公司政策、法律法規(guī)或社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救和糾正行動(dòng)。情況嚴(yán)重時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理。4.1.6信息溝通過程中，應(yīng)注意保護(hù)個(gè)人隱私和公司商業(yè)秘密。4.1.7若有員工向外部提供公司資料，應(yīng)解釋公司內(nèi)部投訴和申訴程序，不得采取懲罰或歧視性措施。4.2對(duì)內(nèi)信息溝通XX有限公司對(duì)外申訴管理程序文件編號(hào)XH-SA-COP-035發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁次第3頁共3頁4.2.1公司社會(huì)責(zé)任政策、管理體系運(yùn)行情況，由行政部負(fù)責(zé)及時(shí)傳達(dá)到公司各部門及員工。4.2.2社會(huì)責(zé)任管理體系運(yùn)行中產(chǎn)生的信息資料，應(yīng)根據(jù)政策和程序要求及時(shí)傳達(dá)到人員，并記錄其內(nèi)容和處理結(jié)果。4.2.3員工的咨詢、質(zhì)疑和投訴，由工人代表或行政部收集，并負(fù)責(zé)答復(fù)。4.3對(duì)外信息溝通4.3.1與供應(yīng)商和分包商的信息溝通由采購部負(fù)責(zé)，與客戶（買方）的信息溝通由銷售部負(fù)責(zé)，與當(dāng)?shù)卣?huì)和其他外部利益相關(guān)者的信息溝通由行政部負(fù)責(zé)，管理者代表應(yīng)提供指導(dǎo)和支持，必要時(shí)報(bào)高層經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.2公司任何人收到來自外部的文件、電話、傳真或其他信息資料，應(yīng)轉(zhuǎn)交上述責(zé)任部門，由他們根據(jù)情況處理。4.3.3當(dāng)?shù)卣?、工?huì)或其他外部利益相關(guān)者提出的檢查、參觀或訪問要求，由行政部接待，并報(bào)管理者代表協(xié)助。4.3.4外利益相關(guān)者提出的意見、建議、投訴或質(zhì)疑，應(yīng)由責(zé)任部門負(fù)責(zé)調(diào)查核實(shí)情況，妥善處理，及時(shí)回復(fù)，并報(bào)管理者代表備案。4.3.5管理者代表定期訪問本地利益相關(guān)者團(tuán)體，征求他們的意見和建議，通報(bào)公司實(shí)施社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)展和效果，提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，包括管理評(píng)審和監(jiān)督活動(dòng)的結(jié)果。4.3.6如果有合同要求，管理者代表應(yīng)對(duì)利益相關(guān)者提供合理的資料和取得資料的渠道，以核實(shí)公司是否符合社