時(shí)間管理專題

時(shí)間管理專題兩個(gè)問(wèn)題1、這一輩子你最想做成的事？2、在未來(lái)2～3月里你想做成的事？課程內(nèi)容建立時(shí)間管理意識(shí)有效的運(yùn)籌時(shí)間以目標(biāo)導(dǎo)向的工作時(shí)間管理系統(tǒng)改善時(shí)間管理不良習(xí)慣的策略第一代：備忘錄第二代：時(shí)間進(jìn)程表第三代：輕重緩急第四代：個(gè)人管理四代時(shí)間管理請(qǐng)列出你在時(shí)間管理上覺(jué)得受到打擾的因素全球的調(diào)查：對(duì)成效的挑戰(zhàn)1.優(yōu)先順序不明確/危機(jī)管理2.打擾3.缺乏優(yōu)先/目標(biāo)4.貪多嚼不爛5.不速之客6.無(wú)效授權(quán)7.桌面雜亂無(wú)章/找不到東西8.缺乏自律/拖延9.不會(huì)說(shuō)“不”10.會(huì)議IIIIVIII緊急重要不緊急不重要優(yōu)先矩陣III（欺騙象限）IV（浪費(fèi)象限）I（必要性象限）II（領(lǐng)導(dǎo)力象限）緊急重要不緊急不重要Howdoyouspendyourtime?小組討論問(wèn)題（半年）1.有哪些第二象限的事情，如果堅(jiān)持把它們做好，就能明顯改進(jìn)你的個(gè)人生活？2.有哪些第二象限的事情，如果堅(jiān)持把它們做好，就能明顯改進(jìn)你的工作或?qū)I(yè)水平？3.為什么過(guò)去沒(méi)有做這些可以給你帶來(lái)積極效果的事情？評(píng)估你的工作效率理想的時(shí)間分配實(shí)際的時(shí)間分配4D原則DoitNow立刻做Delegate授權(quán)別人做DoitLater以后做Don’tdoit/Dump不做時(shí)間管理的核心1.把每天要做的事情列一份清單

Makealistofthingstodotoday

2.確定優(yōu)先次序，從最重要的開(kāi)始做

SetPriorityandworkonthemostimportant

3.每天這么做

Doiteveryday!

MissionStatement:使命陳述Roles&Goals:角色與目標(biāo)GoalPlanning目標(biāo)計(jì)劃每月月歷2000年12月每日計(jì)劃會(huì)見(jiàn)備注13-11-2000時(shí)間管理工具樣本時(shí)間管理步驟1、寫(xiě)下周一要處理的事情，不分輕重緩急；2、區(qū)分重要（A）和緊急（B）；3、在A和B中排序；4、列出時(shí)間長(zhǎng)度，統(tǒng)計(jì)時(shí)間；5、授權(quán)或找同事幫忙；6、授權(quán)跟進(jìn)。確定工作的優(yōu)先級(jí)（待辦單）填寫(xiě)方法：1、將月歷中的事項(xiàng)列入2、將昨天未完的工作列入3、確定工作優(yōu)先級(jí)，排定時(shí)間4、抓住正在做的一項(xiàng)工作5、完成后劃掉，盯住下一個(gè)目標(biāo)6、臨時(shí)插入的工作先記錄、評(píng)估，再安排時(shí)間7、堅(jiān)持使用，養(yǎng)成習(xí)慣確定工作的優(yōu)先級(jí)（待辦單）分析工作任務(wù)：把你目前、將來(lái)和日常的目標(biāo)任務(wù)分為三種類型：A型：重要且緊急，必須在幾小時(shí)內(nèi)完成的B型：重要或緊急、但不是既重要又緊急的任務(wù)；在24小時(shí)之內(nèi)需完成的C型：既不重要也不緊急的日常任務(wù)，可以在幾天內(nèi)完成(如果你對(duì)某項(xiàng)任務(wù)的分類猶豫不決，就將它歸入C型，或取消）一個(gè)工作日確定工作的優(yōu)先級(jí)（待辦單）A型任務(wù)你應(yīng)該嘗試每天完成幾項(xiàng)緊急和有難度的工作B型任務(wù)你的工作主要由這部分任務(wù)構(gòu)成，這些任務(wù)應(yīng)占去你大部分工作時(shí)間C型任務(wù)這些不緊急的事情應(yīng)在有時(shí)間時(shí)再做如果你的待辦單內(nèi)充滿A型任務(wù)，則就要進(jìn)行委派或重新分類每個(gè)人的精力狀況都有一定的節(jié)律性，它決定了人的體和腦力狀況有規(guī)律地出現(xiàn)高峰和低谷。知道了自己的節(jié)律，就可以根據(jù)它來(lái)安排工作。上午高峰期：A型任務(wù)的最佳時(shí)間低谷：處理C型任務(wù)下午高峰期限：B型任務(wù)最佳時(shí)間每天安排一些放松時(shí)間是很必要的，普通人只能不間斷地高度集中注意力工作1小時(shí)不應(yīng)包括在待辦單之中的事項(xiàng)1、日常活動(dòng)（除非它們會(huì)被忘掉）2、立即行動(dòng)的事情1）馬上對(duì)環(huán)境有消極影響的情況2）必須“現(xiàn)在”解決的事情3）目標(biāo)跟蹤活動(dòng)可在待辦單之列確定工作的優(yōu)先級(jí)（待辦單）確定工作的優(yōu)先級(jí)（待辦單）要點(diǎn)：1、每天的同一時(shí)間制定待辦單2、把要做的事按分鐘進(jìn)行計(jì)算3、已完成的部分就劃掉4、要具有靈活性5、要留出被打擾時(shí)間6、上司和你在工作的優(yōu)先順序上可能會(huì)不同7、越接近自己的目標(biāo)，集中、重點(diǎn)地處理手頭工作就越重要8、保證每天有靜處的時(shí)間評(píng)估你的工作效率自我提問(wèn)：我是否做了應(yīng)該由別人來(lái)完成的工作？在我的時(shí)間日志里，是否存在經(jīng)常重復(fù)的模式？在早晨，我是否總被習(xí)慣地進(jìn)入日常事務(wù)？我是否對(duì)工作任務(wù)所完成的時(shí)間估計(jì)不足？我是否有足夠的時(shí)間進(jìn)行創(chuàng)造和組織？解決模式：將對(duì)你來(lái)說(shuō)沒(méi)有效率的工作委派給他人做好事前的調(diào)研，工作一步到位將你的工作日以30分鐘為單位進(jìn)行分割管理找出所有你不滿意的工作模式，尤其是已養(yǎng)成的壞習(xí)慣，并一一做出改正計(jì)劃每天要有一定的時(shí)間給自己來(lái)組織工作時(shí)間管理技巧：1、界定為了節(jié)省時(shí)間你必須去影響的人2、撥時(shí)間制定計(jì)劃及做創(chuàng)意性的思考3、使用計(jì)劃表4、以每月、周、日為準(zhǔn)，將事情依優(yōu)先順序排列5、在做你喜歡的工作之前，先做困難的工作6、了解自己一天當(dāng)中精神最充沛的時(shí)段，利用該時(shí)間完成困難的工作7、要有彈性，抽一定的時(shí)間做決定8、次日結(jié)束前，將前一天未完成的事項(xiàng)處理完畢9、將長(zhǎng)時(shí)間分配給規(guī)模大的工作10、學(xué)會(huì)拒絕非份內(nèi)的工作11、保持桌面干凈，僅放目前正在處理的文件12、守時(shí)13、確認(rèn)第一次就將事情做對(duì)14、記錄開(kāi)會(huì)和通話的重點(diǎn)15、將不重要的事項(xiàng)，留待工作效率低的時(shí)間處理清理桌面1.建立三到五個(gè)檔案（根據(jù)你的情況）2.根據(jù)4D原則整理所有文件3.把“立即做”的工作一件件處理完4.給待處理活動(dòng)定下時(shí)間并相應(yīng)存放文件5.使用活頁(yè)文件6.每日清理桌面清理辦公桌你所需要的文件能在3分鐘內(nèi)保證準(zhǔn)確找到辦公桌上只擺放目前手頭需要處理的文件每天都清理，不要將亂攤子留到明天抽屜里面的物品井然有序超過(guò)一周的文件不在辦公桌上處理完的文件當(dāng)時(shí)進(jìn)行裝訂和歸類用過(guò)的文件和廢紙進(jìn)行銷(xiāo)毀或其它處理已完結(jié)的工作按項(xiàng)目進(jìn)行保存能有效幫助歸整的文具打孔機(jī)、文件夾、及時(shí)貼、檔案袋、分類袋等將桌面上的涉及他人的文件當(dāng)時(shí)轉(zhuǎn)交出去分清職責(zé)人及時(shí)更新評(píng)估效率整理文檔標(biāo)簽明確通過(guò)顏色或版式迅速指示出每份文件的分類或分級(jí)采用自己能明確看到的文件名多長(zhǎng)時(shí)間清理你的文檔當(dāng)時(shí)將需要的文檔進(jìn)行歸整每天結(jié)束時(shí)清理桌面上的文檔每周清理電子文檔每三月清理紙面文檔，將需保存的文檔納入長(zhǎng)期文檔干擾請(qǐng)前臺(tái)幫助篩選將不愿接聽(tīng)的告訴前臺(tái)可對(duì)前臺(tái)進(jìn)行一定的培訓(xùn)進(jìn)行篩選提前安排的干擾將希望再打來(lái)的告訴助理，讓其進(jìn)行拒絕避免用題外話進(jìn)行開(kāi)場(chǎng)白技巧盡量將打出去的集中到一起學(xué)會(huì)結(jié)束談話的技巧事后回復(fù)學(xué)會(huì)授權(quán)文件處置練習(xí)（如無(wú)法決定的請(qǐng)打？）以下的工作你如何確定優(yōu)先級(jí)，收到后你將放置何處？1、購(gòu)買(mǎi)物料后所取得的帳單2、收到一本管理雜志，其中有值得閱讀的文章，但你目前無(wú)空閱讀3、來(lái)自上司的會(huì)議通知（下周一開(kāi)會(huì)）4、某大學(xué)寄來(lái)的一份調(diào)查表5、一封需盡快回復(fù)的信，但你需要打若干個(gè)方可回復(fù)6、一位你以后需經(jīng)常聯(lián)系人的及地址7、下級(jí)交來(lái)的一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料8、其它部門(mén)的函，需要取得你部的一份調(diào)查報(bào)告9、出版宣傳單，其中一本你認(rèn)為值得訂購(gòu)，但你無(wú)法確定是否訂購(gòu)10、顧客寄來(lái)的一封投訴信11、人事部門(mén)發(fā)來(lái)的有關(guān)員工考核程序的函12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄通常做法：1、貼報(bào)銷(xiāo)單，放入報(bào)銷(xiāo)文檔（C）2、翻到該文章，并放在桌面醒目位置，抽空閱讀（C）3、記入下周一日程，將通知丟棄（C）4、有用則快速填寫(xiě)并回寄，無(wú)用則丟棄（C）5、馬上打進(jìn)行落實(shí)回復(fù)（A）6、馬上記入本（A）7、在封面寫(xiě)下必須閱讀的最后期限，放在桌面（B）8、交相關(guān)人員處理，并記入日歷自己需落實(shí)此事時(shí)間（B）9、放棄（C）10、馬上交有關(guān)部門(mén)處理（