企業(yè)檔案管理制度范本

檔案管理制度==本文檔為word版，下載后可任意編輯修改==一、目的為了保證我公司檔案資料歸檔的及時性、完整性及檔案管理的規(guī)范性，特制定本公司檔案管理制度。二、適用范圍適用公司所有招標代理、投標文件資料、造價咨詢資料、監(jiān)理咨詢資料以及人事檔案管理資料。三、職責3.1行政人事部負責本制度的制定和檔案的收集與管理。3.2各部門負責人負責本部門有關(guān)業(yè)務(wù)檔案的歸集、整理，提交行政人事部檔案管理人員。3.3各部門相關(guān)人員負責所從事業(yè)務(wù)的檔案的歸集、整理，并提交部門負責人審核，保證檔案的完整性，不得遺漏和缺失，及時歸檔。3.4總工辦總工程師領(lǐng)全面負責全線的檔案管理工作，行政人事是檔案管理的職能部門，并設(shè)專職檔案員，在總工程師的指導(dǎo)下，負責對全線檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，組織集中整理工作。四、管理內(nèi)容4.1檔案管理要求及原則4.1.1檔案管理必須認真執(zhí)行公司有關(guān)各項規(guī)章制度，檔案管理員要增強法律意識，做到依法照章辦事，努力提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，盡職盡責做好檔案管理工作。4.1.2管理應(yīng)堅持集中統(tǒng)一管理的原則，檔案管理員應(yīng)積極收取各種門類和載體的檔案資料，存檔案室集中統(tǒng)一管理。4.1.3裝訂成冊的檔案必須按規(guī)定立卷，填好案卷目錄，然后按不同業(yè)務(wù)成果類別、載體分別上架保管，并寫明載體名稱，以便查找利用。4.1.4隨時保持卷面清潔、整齊、保證檔案的完整齊全。4.1.5檔案管理員必須保證檔案安全。檔案管理員離開檔案室時，必須關(guān)停電器，撥掉電源插頭，上好門鎖，管好鑰匙，節(jié)假日離開前必須嚴格檢查，必要時可打封條。4.1.6檔案管理員對所保管檔案每半年要全面、仔細地檢查一次，作好記錄，做到賬物相符。對破損和褪變的檔案要進行修復(fù)和復(fù)制，并做好檔案的防霉及防蛀措施。4.1.7檔案工作要充分利用電子計算機等先進設(shè)備來加強科學(xué)管理，提高檔案工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。4.1.8做好檔案信息開發(fā)利用工作。檔案管理員要繪制檔案分類大綱和存放示意圖，編制檢索工具和參考資料，認真編好檔案目錄。檔案管理員要熟悉所藏檔案情況，方便快捷提供利用。4.1.9堅持履行檔案借閱手續(xù)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借閱并認真做好登記及催還檔案工作，嚴格區(qū)分開放與控制使用的檔案。4.1.10檔案管理員必須認真負責管理檔案。查閱檔案必須由檔案管理員查找、調(diào)取。4.1.11檔案接收、移出、銷毀及檔案管理員工作變動，必須進行檔案交接，逐一清點核對，履行交接簽收手續(xù)，及時記入《檔案移交和接收登記薄》，對接收的檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊原貌，以分清責任。4.1.12對超過保管期限的檔案，要按照保管期限重新組織鑒定；對于需繼續(xù)保存的檔案要造具《檔案銷毀清冊》，寫出報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意，由專人監(jiān)銷。4.1.13檔案在歸檔前由保存者個人負責，歸檔后由檔案管理員負責。誰出問題誰負責。4.1.14相關(guān)檔案應(yīng)由檔案管理員收集并裝訂成冊，由檔案管理員保存。4.1.15檔案管理員和直接責任人發(fā)生玩忽職守、擅自提供抄錄、損毀、丟失、泄密等事件，要追究責任，根據(jù)情節(jié)輕重按照公司相關(guān)制度規(guī)定給予行政或刑事處理。4.2各類型檔案歸檔內(nèi)容4.2.1工程量清單及控制價編制歸檔應(yīng)收集的資料4.2.1.1工程造價咨詢合同4.2.1.2三級復(fù)核表4.2.1.3清單及控制價編制成果文件紙質(zhì)文本（注：紙質(zhì)文本可不打印分部分項工程量清單計價分析表）4.2.1.4電子文檔（光盤）存檔內(nèi)容應(yīng)當包括但不限于：4.2.1.4.1工程量清單及招標控制價編制內(nèi)容（全套）4.2.1.4.2工程量計算書（包括圖算軟件、自制電子表格）4.2.1.4.3圖紙電子文檔4.2.1.5計算過程中相關(guān)責任方（如委托方、設(shè)計方等）的來往函件、答疑等。4.2.1.6若同一項目有修改，應(yīng)將所有修改編制文件一并存檔，應(yīng)將每次定稿內(nèi)容（并附修改原因）移交檔案室存檔保管。4.2.1.7財評報告復(fù)印件4.2.1.8其他應(yīng)歸檔資料4.2.1.9項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.2工程結(jié)算編制歸檔應(yīng)收集的資料4.2.2.1工程造價咨詢合同4.2.2.2結(jié)算編制成果文件及電子文檔（含報告正文、結(jié)算書等）、三級復(fù)核表。4.2.2.3其他資料：（1）工程相關(guān)責任方（如委托方，設(shè)計方，監(jiān)理等）的來往函件，會議紀要（2）計算底稿（含電子文檔）（3）影響工程造價的相關(guān)重要簽證（4）其他應(yīng)該歸檔資料4.2.2.4項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.3財政評審歸檔應(yīng)收集的資料4.2.3.1工程造價咨詢合同4.2.3.2三級復(fù)核表4.2.3.3清單及控制價報告（注：紙質(zhì)文檔可不打印分部分項工程量清單計價分析表）4.2.3.4電子文檔(光盤)內(nèi)容應(yīng)當包括但不限于：（1）經(jīng)評審的概算書或工程量清單及招標控制價編制內(nèi)容（全套）（2）工程量計算書（包括圖算軟件、自制電子表格）（3）、圖紙電子文檔4.2.3.5計算過程中相關(guān)責任方（如委托方、設(shè)計方等）的來往函件、答疑等。4.2.3.6若同一項目有修改，應(yīng)將所有修改編制文件一并存檔，應(yīng)將每次定稿內(nèi)容（并附修改原因）移交檔案室存檔保管。4.2.3.7財評報告復(fù)印件4.2.3.8其他應(yīng)歸檔資料4.2.3.9項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.4工程結(jié)算審計歸檔應(yīng)收集的資料4.2.4.1工程造價咨詢合同4.2.4.2審核報告及電子文檔（含報告正文，定案表，結(jié)算書，重要簽證等），三級復(fù)核表。4.2.4.3其他資料：（1）工程相關(guān)責任方（如委托方，設(shè)計方，監(jiān)理等）的來往函件，會議紀要（2）計算底稿（含電子文檔）（3）影響工程造價的相關(guān)重要簽證（4）其他應(yīng)該歸檔資料4.2.4.4項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.4.5項目負責人認為有必要留底的所有資料。4.3招標代理項目歸檔應(yīng)收集的資料如一表：招標代理項目資料歸檔情況表序號分項名稱備注1比選邀請函2《中選通知書》原件3項目立項批文4招標核準批文5備案后的《招標代理合同》原件6預(yù)算控制價財政評審報告7備案后的《招標公告》（含網(wǎng)絡(luò)打印版或報紙）8備案后《招標文件》原件9備案工程量清單原件10報名表（投標人報名資料、報名統(tǒng)計表）11備案后的補疑文件及簽收表、回函12備案評標報告原件13備案后《中標候選人公示》原件（含網(wǎng)絡(luò)打印版）14備案后《中標通知書》原件15中標單位的投標文件（含電子文檔）16業(yè)主蓋章的《履約情況表》原件17備案施工合同注：招標代理項目資料按以上目錄順序由負責此項目的項目負責人裝訂交檔案管理員。4.4歸檔資料的整理要求4.4.1歸檔文件應(yīng)按“件”為單位裝訂。4.4.2所有檔案資料均為A4紙型（210×297ｍｍ）規(guī)格：幅面大于Ａ4的，按Ａ4紙型的尺寸加以折疊，并盡量減少折疊層次，折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處，圖紙應(yīng)將圖簽折于顯眼位置，盡量減少文件受損，便于閱讀；小于Ａ4尺寸的，粘貼在Ａ4幅面的紙上，并留出裝訂線。4.4.3裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件或手抄稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文件處理單在前，文件在后；正文在前，發(fā)文稿紙在后。4.4.4歸檔文件裝訂前，應(yīng)去除原裝訂文件的金屬物和易變脆的塑料物。

裝訂要采用對檔案文件無損的材料和方法，如夾裝、線裝等方法。裝訂要牢固，做到文件不損頁；不倒頁，不壓字。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，文件盡量大小一致。采用左側(cè)裝訂，要將左、下側(cè)對齊并打印封面及目錄。4.4.5封面各個項目應(yīng)填寫清楚、準確；卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號。4.4.6報告上檔案架檔案管理員應(yīng)根據(jù)不同類型的業(yè)務(wù)成果報告分區(qū)、分門別類按文號的順序?qū)蟾孢M行上架歸檔保存。4.5歸檔日期要求及處罰規(guī)定4.5.1造價相關(guān)報告檔案4.5.1.1負責該項目的項目負責人應(yīng)在出具正式報告當日內(nèi)移交公司檔案管理員保管。所移交檔案資料齊全、完整，方可提取該項目的提成工資。若未及時交納從報告出具之日第二天算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.5.1.2對于特殊情況應(yīng)在出具報告之日第二天算起三日內(nèi)移交齊所應(yīng)該歸檔的資料，并以書面《情況說明書》告知總工程師，否則從第四日算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.5.2招標代理項目檔案資料4.5.2.1負責該招標代理項目的項目負責人應(yīng)在發(fā)出中標通書之日內(nèi)移交公司檔案管理員保管。所移交檔案資料齊全、完整，方可提取該項目的提成工資。若未及時交納從報告出具之日第二天算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.5.2.2對于特殊情況應(yīng)在發(fā)出中標通書之日第二天算起三日內(nèi)移交齊所應(yīng)該歸檔的資料，并以書面《情況說明書》告知招標部經(jīng)理，否則從第四日算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.6監(jiān)理檔案管理4.6.1檔案管理目標4.6.1.1保證項目建設(shè)的施工原始記錄、單項質(zhì)量評定、監(jiān)理抽檢記錄與工程建設(shè)同步完成，每年底或每個施工階段按照整理辦法組織集中整理歸檔；4.6.1.2保證工程建設(shè)檔案的形成能夠準確地反映施工全過程，記錄真實，能夠作為計量、支付、設(shè)計變更批復(fù)的依據(jù)和憑證；4.6.1.3在工程交工驗收時，將整理并符合編制要求的檔案提交驗收委員會。4.6.2檔案管理內(nèi)容工程檔案管理主要分為：收集、鑒定、整理、編目、保管、裝訂、移交。4.6.2.1檔案的收集工作是指按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，通過切實可行的措施和方法，把具有保存和利用價值的文件資料集中到檔案管理部門；收集工作貫穿整個工程建設(shè)的全過程，是保證檔案管理工作順利進行的第一步，檔案的收集既要遵循建設(shè)過程的形成規(guī)律，還要保證其完整、準確，收集范圍；4.6.2.2檔案的鑒定工作是指按照施工工藝，施工、評定等行業(yè)規(guī)范對收集的材料進行檢查，保證材料填寫規(guī)范、完整、頁面整潔，符合工程檔案的一般要求；4.6.2.3檔案的整理工作是指對收集到的材料，按照其形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)、系統(tǒng)排列及組卷的過程；整理工作要遵循檔案形成規(guī)律和分類標準，保證檔案材料之間的有機聯(lián)系，最終形成統(tǒng)一整體；4.6.2.4檔案的編目是用來固定案卷內(nèi)文件的位置，揭示其內(nèi)容，便于查找和利用；包含編檔號、編目錄等各項工作；4.6.2.5檔案的保管、裝訂、移交指在項目建設(shè)過程中對檔案的日常保護和管理。項目建設(shè)過程也是工程檔案收集的過程，在此期間收集的檔案材料由各形成單位自行妥善保管，在項目交工驗收時，按照整理要求形成系統(tǒng)后，再進行裝訂，統(tǒng)一移交項目管理單位歸檔保存。4.6.3施工階段監(jiān)理資料的內(nèi)容：4.6.3.1施工合同文件及委托監(jiān)理合同；4.6.3.2勘察設(shè)計文件；4.6.3.3監(jiān)理規(guī)劃；4.6.3.4監(jiān)理實施細則；4.6.3.5分包單位資格報審表；4.6.3.6設(shè)計交底與圖紙會審紀要；4.6.3.7施工組織設(shè)計（方案）報審表；4.6.3.8工程開工/復(fù)工報審表及工程停工令；4.6.3.9測量核驗資料；4.6.3.10工程進度計劃；4.6.3.11工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件；4.6.3.12檢查試驗資料；4.6.3.13工程變更資料；4.6.3.14隱蔽工程驗收資料；4.6.3.15工程計量單和工程款支付證書；4.6.3.16監(jiān)理工程師通知單；4.6.3.17監(jiān)理工作聯(lián)系單；4.6.3.18報驗申請表；4.6.3.19會議紀要；4.6.3.20往來函件；4.6.3.21監(jiān)理日記；4.6.3.22監(jiān)理月報；4.6.3.23質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；4.6.3.24分部工程、單位工程等驗收資料；4.6.3.25索賠文件資料；4.6.3.26竣工結(jié)算審核意見書；4.6.3.27工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告；4.6.3.28監(jiān)理工作總結(jié)；4.6.4歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容4.6.4.1委托監(jiān)理合同；4.6.4.2監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則；4.6.4.3監(jiān)理日記；4.6.4.4監(jiān)理月報；4.6.4.5監(jiān)理指令文件（監(jiān)理工程師通知單，監(jiān)理工程師通知回復(fù)單，備忘錄，工程停工令，工程開工/復(fù)工報審表等）4.6.4.6與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計單位往來函件、文件；4.6.4.7會議紀要；4.6.4.8工程計量單、工程款支付證書、竣工結(jié)算審核意見書；4.6.4.9施工組織設(shè)計、施工方案審核簽證資料；4.6.4.10監(jiān)理總結(jié)報告、工程質(zhì)量評估報告；4.6.4.11工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件；4.6.4.12工程驗收資料（分部工程驗收記錄，單位工程竣工驗收記錄，單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄，單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄，單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄，單位工程竣工報驗單，竣工驗收報告，工程質(zhì)量保修書等方面的資料）；4.6.4.13分包單位資格報審資料；4.6.4.14索賠文件資料；4.6.4.15報驗申請表（原材料/構(gòu)配件/設(shè)備、檢驗批、分項、定位放樣、沉降觀察、施工試驗等）；4.6.4.16工程變更單；4.6.4.17監(jiān)理工作聯(lián)系單；4.6.4.18總監(jiān)巡視檢查記錄；4.6.4.19旁站記錄；4.6.4.20工程進度資料；4.6.4.21主要的監(jiān)理臺帳；4.6.5監(jiān)理資料的管理要求1、公司監(jiān)理資料管理實行總工程師負責制；2、監(jiān)理檔案應(yīng)按單位工程和施工的時間先后順序整理，分類立卷裝訂，每頁要有編號，每卷要有目錄；3、每個單位工程的監(jiān)理檔案封面應(yīng)注明工程名稱、合同號、建設(shè)單位、總包單位、建設(shè)日期、完成日期和總監(jiān)理工程師審核簽字；4、在工程（合同）完成后一個月內(nèi)由資料管理人員整理裝訂后，移交公司檔案辦理交接手續(xù)；5、一般工程監(jiān)理檔案在工程保修期滿后保存一年，重要的工程監(jiān)理檔案保存可延長至三年。保存期間需要查閱時，應(yīng)辦理借閱和歸還手續(xù)；6、監(jiān)理檔案，應(yīng)真實可靠，字跡要清楚，簽字要齊全，不得弄虛造假、擅自涂改原始記錄。4.6.6施工階段監(jiān)理資料的歸檔方法4.6.7施工階段監(jiān)理資料按五部分歸檔：■合同管理資料■質(zhì)量控制資料■投資控制資料■進度控制資料■監(jiān)理工作管理4.6.7.1合同管理資料編號歸檔資料名稱1監(jiān)理委托合同2分包單位資格報審資料3施工組織設(shè)計報審表4索賠文件資料（申請書、批復(fù)意見）5工程變更單6工程竣工驗收資料7工程質(zhì)量保修書或移交證書4.6.7.2．進度控制資料編號歸檔資料名稱1施工進度計劃報審單及審核批復(fù)意見2工程開工/復(fù)工報審表及批復(fù)意見3有關(guān)工程進度方面的專題報告及建議注：工程進度資料通常指：施工進度計劃（年、月、旬、周）申報表及監(jiān)理方的審批意見，進度計劃與工程實際完成情況的比較分析報告，施工計劃變更申請及監(jiān)理方的批復(fù)意見，延長工期申請及批復(fù)意見，人員、材料、機械設(shè)備的進場計劃及監(jiān)理方的審批意見，工程開工/復(fù)工申請及監(jiān)理方的批復(fù)意見。4.6.7.3工程質(zhì)量控制資料編號歸檔資料名稱1施工方案報審表及監(jiān)理工程師審批意見2工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件（事故調(diào)查報告、事故處理意見書、事故評估報告等）3原材料、構(gòu)配件、設(shè)備報驗申請表（含批復(fù)意見）4檢驗批、分項工程報驗單（含批復(fù)意見）5工程定位放線報驗單及監(jiān)理工程師復(fù)核意見6分部工程驗收記錄（工程驗收記錄）7旁站記錄8施工試驗報審單及監(jiān)理方的見證意見9工程質(zhì)量評估報告注：因歸檔需要，在有關(guān)的報驗申請表中，應(yīng)注明部位、內(nèi)容，監(jiān)理方的審批意見明確、依據(jù)充分。工程質(zhì)量評估報告中已包含了質(zhì)量保證資料（施工技術(shù)資料）的核查情況、檢驗批/分項/分部工程的質(zhì)量統(tǒng)計情況、混凝土/砂漿試塊的評定結(jié)果等方面的資料。因而，在歸檔資料中不再單獨列項。4.6.7.4投資控制資料編號歸檔資料名稱1工程計量單及審核意見2工程款支付證書3竣工結(jié)算審核意見書注：如果監(jiān)理方不參與工程竣工結(jié)算工作，則上表中第3項就不存在。4.6.7.5監(jiān)理工作管理資料編號歸檔資料名稱1監(jiān)理規(guī)劃2監(jiān)理實施細則3監(jiān)理日記4監(jiān)理月報5監(jiān)理指令文件6總監(jiān)巡視檢查記錄7與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計單位的往來函件8會議紀要9監(jiān)理總結(jié)報告10主要的監(jiān)理臺帳注：主要的監(jiān)理臺帳按公司“關(guān)于現(xiàn)場監(jiān)理工作臺帳記錄的規(guī)定”處理。為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開工前總監(jiān)應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位對資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達成一致意見。監(jiān)理資料的組卷及歸檔，各地區(qū)各部門有不同的要求。因此，項目開工前，項目監(jiān)理組應(yīng)主動與當?shù)貦n案部門進行聯(lián)系，明確具體要求?？⒐べY料要求，應(yīng)與建設(shè)單位、質(zhì)監(jiān)站取得共識，以使資料管理符合有關(guān)規(guī)定和要求。5.1歸檔資料的歸檔、借閱、歸還流程。5.1.1公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。流程如附錄一。6.1對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。7.1、附則7.1.1各項目部及分公司的檔案亦參照執(zhí)行。本制度從公布之日起執(zhí)行。7.1.2行政人事部負責本制度的解釋附錄一、歸檔流程。二、借閱、歸還流程擬制：雷理審核批準：生效日期：檔案管理制度總則第一條為進一步加強集團檔案管理，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合我公司具體情況制定本制度。第二條集團公司檔案管理基本原則：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，便于及時利用，維護檔案的完整與安全。集團公司檔案指對公司管理工作中形成的文字、圖表、聲像（磁帶、光碟）等不同形式的歷史記錄進行保存、查考和利用。第三條集團公司總裁辦是公司檔案管理工作的主管部門，公司內(nèi)實行網(wǎng)絡(luò)分級管理、集中規(guī)檔的體制。第四條檔案管理工作在業(yè)務(wù)上接受上級檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。公司建立以集團公司檔案室歸口管理為主，各部門兼職檔案人員為輔的管理網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)檔案實行規(guī)范、標準化管理。第五條檔案資料的形成與收集要求：應(yīng)遵照本制度的總則和文件材料規(guī)檔要求進行；公司在各項管理工作中形成的各類文件資料，由各部門兼職檔案員負責積累、收集，并按制度具體要求進行整理立第六條檔案移交接收時，必須按文件材料規(guī)檔要求移交，辦理有關(guān)移交手續(xù)；檔案入庫前必須按規(guī)范組卷、標題、卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范、完整、及時輸入電腦管理系統(tǒng)。第七條檔案庫房的管理對檔案的統(tǒng)計、利用、借閱、復(fù)制等工作必須按本制度要求執(zhí)行。第八條本制度執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)及最終解釋權(quán)歸集團公司總裁辦，總裁辦有權(quán)對本制度進行適時調(diào)整，各分（子）公司的檔案管理工作可參考執(zhí)行。文件材料歸檔第九條文件材料歸檔范圍：1.公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。2.公司會議紀要（包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度）3.公司制定的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)。4.公司各部門的發(fā)文。5.其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。6.外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送文件。第十條文件材料歸檔要求：1.歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔。2.在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間系統(tǒng)的排列。3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（5年以上）、短期（5年以下）三種。4.按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷內(nèi)目錄備考表。5.全部案卷組成后，要對案卷統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。第十一條文件材料歸檔借閱1.借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出。必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過總裁辦主任批準。2.借閱時間一般檔案最長部超過10天，保密級檔案最長不超過一周。3.借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印檔案，按違反保密原則追究當事人責任。4.借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，須經(jīng)辦公室主任批準。5.檔案員需經(jīng)常對公司檔案材料歸檔的時間、數(shù)量、保管及手續(xù)等情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。6.借閱的檔案移交還時，必須當面交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。7.外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)董事臟批準構(gòu)能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。8.外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)董事長同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章。檔案管理人員職責第十二條認真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》和有關(guān)檔案工作的規(guī)定，建立健全各項規(guī)章制度，依法管理檔案。第十三條負責本公司檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計工作，定期總結(jié)，搞好各種資料的科學(xué)管理，保證完整、安全、方便的提供利用，提高檔案利用的效益。第十四條認真做好檔案的保管工作，做好防火、防盜、防潮，保管好各類檔案資料。檔案庫房嚴禁非檔案人員入內(nèi)，嚴禁存放雜物和易燃品，要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。第十五條嚴格遵守檔案管理制度，做到檔案的不損毀、不遺失、不泄密。提高自身素質(zhì)，鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高檔案科學(xué)管理水平。第十六條檔案工作人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，嚴格履行檔案管理人員職責。第十七條檔案工作人員調(diào)動時，要嚴格辦理交接手續(xù)，將所管的檔案資料情況交待清楚后方可離職。檔案的鑒定和銷毀第十八條檔案的鑒定1.檔案鑒定工作是區(qū)別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。2.檔案鑒定工作是一項決定檔案命運的工作，必須經(jīng)總裁辦主任、分管副總裁、執(zhí)行董事審閱鑒定，嚴肅認真，慎重對待，科學(xué)鑒定，不出差錯。凡按標準經(jīng)過認真鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定程序，辦理鑒定手續(xù)。第十九條檔案的銷毀1.檔案保管時間標準：短期保管的檔案，5年期滿，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準即可銷毀。長期保管的檔案，5年期以上，檔案管理部門認為可以銷毀的，經(jīng)再次鑒定確認已無繼續(xù)保存的必要，經(jīng)副總裁、董事長或其授權(quán)人批準即可銷毀。2.檔案室對所管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”原則下，對原材質(zhì)、格式不好的案卷或保管期限不明確的案卷，要在進行一次認真的鑒定，以檔案的內(nèi)容、來源、形式為標準，重新判定檔案的價值，剔除無繼續(xù)保存價值的檔案。3.檔案銷毀程序⑴檔案室對保管期滿，擬銷毀檔案提出存或毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別造冊登記，由相關(guān)部門專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續(xù)存，分別送交檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)進行初審。⑵匯總初審意見，編制檔案銷毀清冊。檔案室準備銷毀案卷的登記簿，同時還應(yīng)該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。⑶銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報告送交副總裁、董事長或其授權(quán)人審核、批準。⑷經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做他用；銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負責。經(jīng)審查不準銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并在銷毀清冊上詳細注明。檔案庫的管理第二十條檔案庫的管理工作設(shè)有專人負責，要嚴格遵守安全、保密的原則，維護好檔案，使其免遭損害和褪色。防止和消除人為造成的不安全因素。第二十一條非檔案人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房，嚴禁庫房會客、開會或開展其他工作。上下班隨時檢查庫房門窗，檢查安全防范措施。第二十二條要做好防火、防塵、防潮、防盜工作。貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，庫房嚴禁存放雜物，嚴禁吸煙，不準存放易燃易爆物品。檔案室管理人員應(yīng)熟悉滅火器材、性能及使用方法。第二十三條凡接收入室的檔案，要認真進行檢查、清點，經(jīng)過整理編目，以組織結(jié)構(gòu)為單位，按照不同保管期限、不同載體分別編目、排列、保管。入室檔案應(yīng)登記造冊，為便于查找和提供利用，要科學(xué)地編制檢索工具。第二十四條庫房窗戶要有窗簾或百葉窗等遮光設(shè)施，避免陽光直射。檔案的分類保管第二十五條檔案根據(jù)性質(zhì)主要分為以下幾種：一、生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔范圍包括：1.設(shè)備方面的圖紙、文件資料包括：各種原理圖、布線圖、方框圖、說明書及維護手冊等。2.工程方面：與工程有關(guān)的請示、報告、批復(fù)文件、設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計原始材料，包括選線、選地、勘測、業(yè)務(wù)預(yù)測、調(diào)查分析。申請用地、報建、城市規(guī)劃部門的審批文件、紅線圖，與各方簽訂的合同、協(xié)議書，初步設(shè)計、工程概算、技術(shù)設(shè)計、工程預(yù)算、施工圖、施工記錄、隱藏工程驗收、記錄、質(zhì)量檢查資料、對外交涉聯(lián)系的重要文件、竣工圖、驗收書、決算等。二、榮譽檔案榮譽檔案是指集團在各個時期所獲得的黨和國家以及上級機關(guān)授予的獎?wù)?、獎狀、獎旗、獎匾、榮譽證書等有保存價值的檔案材料。榮譽檔案，一般作為珍貴紀念品，仍由被授獎單位和個人保存。因此，收集榮譽檔案材料，必須動員保存單位和個人把原件或復(fù)制件送給檔案室保存。三、聲像檔案聲像檔案是指集團各單位在生產(chǎn)經(jīng)營活動中，形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片和文字說明等資料。聲像檔案資料收集范圍：1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料。2.各級領(lǐng)導(dǎo)參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。3.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。4.涉及本公司權(quán)益的聲像資料。5.其他單位形成的本公司有關(guān)的重要聲像資料6.其他具有保存價值的聲像資料。四、人事檔案人事檔案由集團人力資源部統(tǒng)一進行分類、歸檔和管理，檔案室應(yīng)設(shè)立專柜保存。所有人事檔案的建立、借閱、銷毀均應(yīng)經(jīng)過人力資源部組織進行。檔案室只負責做好檔案的登記與出入記錄，確保檔案的安全。五、會計檔案會計檔案主要包括會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他報表四類，由集團財務(wù)部獨立管理，在檔案室設(shè)立專柜保管。會計檔案都應(yīng)由集團財務(wù)部按照財務(wù)歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊，再移交檔案室歸檔。財務(wù)部按期將應(yīng)歸檔的會計檔案，全部移交檔案室封存，檔案室仔細點收，不得推諉拒絕。財務(wù)部移交當時應(yīng)填制移交清冊一式兩份，經(jīng)財務(wù)部門移交人、檔案接收人簽字確認，雙方各存一份。會計檔案只有集團財務(wù)部可查閱、使用，其他任何人不得接觸。檔案的借閱與利用第二十六條各單位需要查閱和使用檔案資料時，需填寫“借閱登記表”，注明借閱用途，并經(jīng)部門負責人簽字批準，重要檔案還需副總裁、執(zhí)行董事簽批。第二十七條外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以查閱。第二十八條檔案借閱使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案室，并在借閱登記表上簽字歸還，原則上檔案借閱7天內(nèi)必須歸還，特殊情況需領(lǐng)導(dǎo)批示。第二十九條要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現(xiàn)有上述情況者，根據(jù)情節(jié)進行嚴肅處理。第三十條檔案室建立《檔案借閱登記簿》，認真細致記錄檔案的使用情況。檔案內(nèi)容的保密第三十一條文件歸檔前的參與者對檔案內(nèi)容應(yīng)作為公司機密嚴格保守，不得泄露，如需提供給外部單位或人員須經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，否則將追究法律責任。第三十二條經(jīng)批準在檔案室借閱的檔案，借閱人應(yīng)嚴守機密，未經(jīng)允許不得擅自復(fù)印和摘抄利用檔案，需要復(fù)?。ú糠只蛉浚n案材料的，應(yīng)在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。附則第三十三條本制度以國家法律為依據(jù)，未盡事宜，另行規(guī)定。第三十四條本制度最終解釋權(quán)、監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸集團總裁辦。檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司內(nèi)、外文件，資料、證件的管理，確保各類檔案保管的規(guī)范有序和完整準確，提高檔案資料查閱、使用效率，特制訂本制度。本制度適用于公司各部門檔案的規(guī)范管理。第二章管理職責劃分第二條各部門管理職責1、綜合服務(wù)部負責公司級檔案資料的保管，各部門只負責涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案資料的保管；2、各級檔案管理部門必須指定專人負責檔案管理，切實做好保密工作，嚴格按照本制度要求對各類檔案資料進行分類、立目、歸檔等工作，確保各類檔案分類清晰、立目規(guī)范、歸檔及時準確；3、檔案管理人員必須做好檔案的“防火、防潮、防塵、防盜”工作，定期對紙質(zhì)檔案進行整理，確保安全；4、各級各類檔案，一律采取紙質(zhì)檔案和電子檔案保管同步的方式，確保檔案查閱快捷、準確。第三章檔案分類第三條檔案分類1、法規(guī)性文件：包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的，或由公司發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。2、公司的重大決議：包括由公司董事會、管委會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3、計劃性文件：包括公司總體計劃或規(guī)劃、項目發(fā)展計劃、經(jīng)營質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。4、總結(jié)性文件：包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。5、憑證性文書材料：包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。6、證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、公司和作品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。7、匯報性文書資料：包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。8、勞資人事資料：包括公司下屬各部門的人事任命、調(diào)整，員工培訓(xùn)、工資審核記錄，員工檔案等相關(guān)資料。9、聲像制品資料：包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文體娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。各部門在檔案管理工作中，凡是涉及以上資料的，應(yīng)在本部門內(nèi)進行分類管理。各部門負責管理與本部門業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的各類檔案資料，綜合服務(wù)部還要負責對公司級各類檔案資料的管理。第四章檔案管理程序第四條建檔檔案管理人員收集到的檔案資料，應(yīng)按照檔案性質(zhì)進行合理分類，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保電子文檔記錄與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一、對應(yīng)。遵循“批復(fù)在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后”原則進行建檔。對于沒有名稱的資料，檔案管理人員必須命名。第五條編號同類檔案資料，按收到資料的時間先后順序進行排序。每份檔案資料可以用鉛筆或打印字條進行編號，按編號順序在《檔案登記目錄表》（附件1）中填寫名稱、日期等信息，以便查閱。第六條保管各部門應(yīng)具備檔案柜，對檔案柜及其鑰匙進行編號?？梢圆捎梦募谢驒n案袋對各類檔案資料進行裝存，文件盒或檔案袋上必須標注清楚檔案分類名稱、年份等。第七條存檔檔案保存期限分為定期、永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、制度、合同（2）組織規(guī)程及辦事細則（3）董事會記錄（4）財務(wù)報表（5）政府機關(guān)核準文件（6）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（7）工程設(shè)計圖（8）其他經(jīng)核定須永