情景化-秘書技能綜合實(shí)訓(xùn) 課件 項(xiàng)目三 秘書文檔管理

秘書技能情景化訓(xùn)練高職高專文秘類十二五規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列秘書文檔管理項(xiàng)目3目錄Contents收文處理程序任務(wù)1任務(wù)2發(fā)文處理程序任務(wù)3文件歸檔任務(wù)4歸檔文件的整理項(xiàng)目描述文檔管理,是指對(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在日常管理活動(dòng)中形成的各種文件材料的制作、辦理、歸檔以及歸檔后的管理工作，文件及其轉(zhuǎn)化成的檔案是一個(gè)單位工作活動(dòng)的重要記錄，是本單位不可缺少的依據(jù)、憑證和參考，做好文檔管理能夠?yàn)楸締挝桓黜?xiàng)工作的順利進(jìn)行提供保證。項(xiàng)目二案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)一收文處理程序Part01職場(chǎng)故事之漸入佳境1余安妮正在辦公桌前忙著，公司前臺(tái)田蕓送來一份文件，請(qǐng)余安妮轉(zhuǎn)交給陳雅兒。余安妮一邊答應(yīng)，一邊隨手把文件放在辦公桌上一堆文件的上面，因?yàn)檫@天工作比較多，她居然把這事給忘記了……思考你還記得收到一份文件，首先要做哪三件事？收文時(shí)你誤拆了一份領(lǐng)導(dǎo)親啟的信函，你會(huì)怎么辦？每一份外來的文件都需要登記嗎？登記審核傳閱擬辦承辦催辦簽注歸檔簽收拆封批辦Part02必備知識(shí)一、收文處理程序Part02必備知識(shí)01020304及時(shí)準(zhǔn)確照章填單二、收文處理的注意事項(xiàng)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)討論02收集資料01撰寫03經(jīng)過幾周的實(shí)踐，余安妮對(duì)公司的收文處理程序已經(jīng)非常熟悉了，李洛寒要求她拿出一份“公司收文處理辦法”，規(guī)范公司的收文工作。匯報(bào)04歸檔05案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)二發(fā)文處理程序Part01職場(chǎng)故事之漸入佳境2余安妮因?yàn)橐环菸募狈Ρ匾某绦蚨芙^了市場(chǎng)部經(jīng)理高輝的發(fā)文要求，高輝有些不高興。陳雅兒走過出來，了解情況后，在文件上面寫了幾個(gè)字，回頭對(duì)高經(jīng)理說，“放心吧，不會(huì)誤你的事的?！彼伎及l(fā)文一定要走規(guī)定的程序嗎？遇到故事中緊急的情況怎么辦？很多單位把最后打印好的正本文件歸檔，而忽略了文件處理單，你怎么看？Part02必備知識(shí)一、收文處理程序核稿簽發(fā)歸檔繕印校對(duì)用印登記分發(fā)（收文）定稿存本擬稿復(fù)核Part02必備知識(shí)1．?dāng)M稿。所擬文稿應(yīng)該內(nèi)容完整、條理清楚、格式正確，相關(guān)的附件齊全，版式不能有任何偏差。2．核稿依據(jù)公文的基本要求，對(duì)草稿的體式、內(nèi)容等進(jìn)行全面的審核。核稿不僅要對(duì)文件的內(nèi)容把關(guān)，還要對(duì)文件的格式、版式等各方面進(jìn)行把關(guān)。3．簽發(fā)簽發(fā)是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的最后審批，文件草稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，即成為最后定稿。[]二、收文處理的注意事項(xiàng)Part02必備知識(shí)4．編號(hào)文稿經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，要進(jìn)行編號(hào)登記，防止發(fā)文混亂。編號(hào)應(yīng)按公文格式新規(guī)定的方法編排，一般包括發(fā)文代字、發(fā)文年號(hào)和該年度發(fā)文序號(hào)三部分組成。5．繕?。?）必須以經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動(dòng)，確需改動(dòng)的要報(bào)經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)；（2）注意排版藝術(shù)，版面的安排要美觀大方、賞心悅目；（3）注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿，對(duì)印制的底板、清祥、廢頁也要管理好，防止泄密。[]二、收文處理的注意事項(xiàng)Part02必備知識(shí)6．校對(duì)秘書人員要求認(rèn)真校對(duì)，保證不出錯(cuò)漏；要堅(jiān)持三校制度。校對(duì)時(shí)要以文件定稿為基準(zhǔn)，進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)地校對(duì)，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不能放過，把住文件制發(fā)的最后一關(guān)。7．用印用印是在制成的公文上加蓋機(jī)關(guān)印章，這是公文生效取信的憑證。用印要做到端正、清晰、位置恰當(dāng)，即所謂“上不壓正文，下要騎年蓋月”。[]二、收文處理的注意事項(xiàng)Part02必備知識(shí)8．分發(fā)發(fā)放文件時(shí)，必須建立發(fā)文登記簿，嚴(yán)格履行收文人簽字手續(xù)，以保證文件發(fā)放不出差錯(cuò)。9．歸檔秘書人員將制成的文件連同文稿一起，按正文在上、定稿在下的順序收集起來，年終按文書檔案管理的要求，整理歸檔。[]二、收文處理的注意事項(xiàng)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)一收文程序02發(fā)文程序01點(diǎn)評(píng)03陽光公司鄭總等一行七人準(zhǔn)備到上?？疾焐虅?wù)旅游資源、項(xiàng)目以及合作渠道。他們將與上海弘大旅游公司進(jìn)行洽談……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)三文件歸檔Part01職場(chǎng)故事之漸入佳境3為了準(zhǔn)備本周的營銷工作會(huì)議，行政總監(jiān)李洛寒要求行政部準(zhǔn)備好近幾年來陽光公司銷售情況的統(tǒng)計(jì)資料，以及去年公司的整體營銷方案。當(dāng)陳雅兒把這個(gè)任務(wù)交給余安妮時(shí)，她的第一反應(yīng)就是“我哪里會(huì)有這些資料？”思考公司處理完的文件應(yīng)由誰來保管？什么是檔案，它與文件有什么關(guān)系？你覺得檔案跟你個(gè)人的發(fā)展有什么關(guān)系？公司各部門公司檔案室辦理完文件一般文件有價(jià)值文件進(jìn)一步整理歸檔統(tǒng)一銷毀Part02必備知識(shí)一、歸檔的含義與意義主要職能活動(dòng)文件普發(fā)性文件具有查考價(jià)值文件不需辦理文件重要憑證文件重份文件需要執(zhí)行文件一般抄送文件Part02必備知識(shí)二、歸檔范圍Part02必備知識(shí)嚴(yán)格登記01平時(shí)歸檔02三、歸檔方法及時(shí)檢查03賬外文件收集04四、歸檔時(shí)間一般情況，應(yīng)于第二年上半年（六月份之前）歸檔，如有特殊情況可以專門規(guī)定歸檔時(shí)間。Part02必備知識(shí)（1）歸檔的文件種類、份數(shù)以及每份文件的份數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（3）歸檔文件應(yīng)為原件，聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件應(yīng)由主辦方歸檔，其他單位以復(fù)制件或副本歸檔。（4）歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。（5）認(rèn)真履行歸檔手續(xù)。[]五、歸檔要求Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03判斷01歸檔02為了完成陽光公司文件歸檔制度，余安妮在公司的檔案室待了好幾天，起草好她又向以前的班主任請(qǐng)教，終于完成了《陽光公司文件歸檔三合一制度》，李洛寒非常滿意。案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)四歸檔文件的整理Part01職場(chǎng)故事之漸入佳境4這天李洛寒這天把陳雅兒和余安妮一起叫到他的辦公室，“今天叫你們來，主要是商量一下公司檔案工作的規(guī)范化。上次你們拿出來的‘三合一制度’反映不錯(cuò)，但是大多數(shù)辦公室文員都沒有這個(gè)意識(shí)，也缺少這方面的訓(xùn)練。我想由行政部牽頭舉辦一次‘公司歸檔工作培訓(xùn)’，讓余安妮給大家講一講?！彼伎寄阒罊n案對(duì)一個(gè)公司的價(jià)值嗎？想想我們自己的檔案在學(xué)習(xí)、工作中會(huì)發(fā)揮什么作用？如果讓你整理自己歷年的檔案，你會(huì)怎么分類？Part02必備知識(shí)1．指導(dǎo)思想。簡(jiǎn)化整理，深化檢索，提高效率，方便利用。2．基本方法順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成時(shí)的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。[]一、單件歸檔的指導(dǎo)思想和基本方法

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優(yōu)勢(shì)1.適應(yīng)辦公自動(dòng)化、文檔一體化趨勢(shì)；2.化整為零，可以減少文件積壓；3.減少了工作量，提高了效率；4.便于利用和保密；5.便于檔案館提高進(jìn)館質(zhì)量，減少重復(fù)件。劣勢(shì)

主要是對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性很大，必須注意數(shù)據(jù)安全，文件易散失。Part02必備知識(shí)二、單件歸檔方法的利與弊Part02必備知識(shí)收集1區(qū)分年度23分類4文件排序5以件裝訂6頁數(shù)與頁碼7編檔號(hào)8歸檔文件目錄及錄入910裝盒、上架排列檔案目標(biāo)三、單件歸檔的整理方法2、以“件”為單位裝訂關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1。考訂協(xié)議簽訂范圍；

2。考核協(xié)議書簽訂時(shí)間；

3?？己藚f(xié)議簽訂要求；

4。考核協(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日按件歸檔示意圖一全宗號(hào)類別號(hào)期限年度機(jī)構(gòu)件號(hào)2、從文件到檔案按件歸檔示意圖二關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1?？加唴f(xié)議簽訂范圍；

2。考核協(xié)議書簽訂時(shí)間；

3。考核協(xié)議簽訂要求；

4?？己藚f(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1?？加唴f(xié)議簽訂范圍；

2。考核協(xié)議書簽訂時(shí)間；

3?？己藚f(xié)議簽訂要求；

4。考核協(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1?？加唴f(xié)議簽訂范圍；

2?？己藚f(xié)議書簽訂時(shí)間；

3。考核協(xié)議簽訂要求；

4?？己藚f(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1。考訂協(xié)議簽訂范圍；

2。考核協(xié)議書簽訂時(shí)間；

3?？己藚f(xié)議簽訂要求；

4。考核協(xié)議簽訂負(fù)責(zé)人：特此通知。公司董事會(huì)

2009年1月18日關(guān)于2009年考核協(xié)議簽訂工作的通知各部門：經(jīng)公司董事會(huì)研究決定，2009年考核協(xié)議簽訂工作將于2009年1月20日至28日進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

1?？加唴f(xié)議簽訂范圍；

2?？己藚f(xié)議書簽訂時(shí)間；