辦公室行政公文格式規(guī)范

辦公室行政公文格式規(guī)范2023-11-25目錄公文概述公文基本格式規(guī)范公文結(jié)構(gòu)要素規(guī)范公文行文規(guī)范與注意事項(xiàng)公文實(shí)例解析與糾錯(cuò)01公文概述公文是政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位等組織在行政管理過(guò)程中，為傳達(dá)政策、決策、指示、報(bào)告等事項(xiàng)而制定的正式文件。定義公文具有權(quán)威性、規(guī)范性和信息傳遞性，是組織內(nèi)部管理和外部溝通的重要工具，能夠確保政令暢通、工作高效推進(jìn)。功能公文的定義與功能根據(jù)行文關(guān)系和用途，公文可分為命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要等多種類型。公文可按性質(zhì)、涉密等級(jí)、緊急程度等進(jìn)行分類，以便于管理和使用。公文的種類與分類分類種類重要性公文作為組織管理的重要手段，對(duì)于確保政令暢通、提高工作效率、維護(hù)組織形象具有不可替代的作用。同時(shí)，公文也是組織決策和執(zhí)行過(guò)程的書(shū)面記錄，具有重要的檔案價(jià)值。規(guī)范性為確保公文的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和高效性，制定和執(zhí)行嚴(yán)格的公文格式規(guī)范至關(guān)重要。規(guī)范性體現(xiàn)在公文的文字表述、結(jié)構(gòu)格式、行文規(guī)則等方面，確保公文內(nèi)容清晰、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，提高公文處理效率和質(zhì)量。同時(shí)，有助于提升組織形象，彰顯組織的正規(guī)化和專業(yè)化。公文的重要性與規(guī)范性02公文基本格式規(guī)范紙張大小紙張質(zhì)量打印色彩打印清晰度公文紙張與打印規(guī)范01020304A4紙為公文的標(biāo)準(zhǔn)用紙，其尺寸為297mm×210mm。公文用紙一般使用70g或80g的優(yōu)質(zhì)白色打印紙，確保紙張質(zhì)地均勻、無(wú)雜質(zhì)。除非特殊需求，公文一般采用黑白打印，以節(jié)約資源和成本。打印時(shí)應(yīng)選擇合適的打印質(zhì)量和分辨率，確保文字清晰、圖像準(zhǔn)確。01020304頁(yè)邊距公文的頁(yè)邊距一般設(shè)置為上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，以確保內(nèi)容不會(huì)被裝訂遮蓋。版面布局公文一般采用橫排布局，即文字從左至右橫向排列。行間距公文的行間距一般設(shè)置為1.5倍行距，使文檔更加易讀。對(duì)齊方式公文中的標(biāo)題、正文等部分一般采用兩端對(duì)齊，確保文檔整潔美觀。公文頁(yè)邊距與版面設(shè)置標(biāo)題字體與字號(hào)正文字體與字號(hào)強(qiáng)調(diào)字體與字號(hào)字體一致性公文字體與字號(hào)要求公文正文一般使用宋體或仿宋體，字號(hào)通常為小四或五號(hào)，確保文字清晰易讀。公文中需要強(qiáng)調(diào)的部分可以使用黑體、斜體或下劃線等方式進(jìn)行突出，字號(hào)可適當(dāng)增大。公文中使用的字體應(yīng)保持一致，避免過(guò)多字體和樣式導(dǎo)致文檔雜亂無(wú)章。公文標(biāo)題一般使用黑體或宋體加粗，字號(hào)根據(jù)標(biāo)題級(jí)別選擇，如一級(jí)標(biāo)題使用二號(hào)字，二級(jí)標(biāo)題使用三號(hào)字等。03公文結(jié)構(gòu)要素規(guī)范01公文標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地概括公文主題，避免使用過(guò)于復(fù)雜或晦澀的詞匯。簡(jiǎn)明扼要02標(biāo)題應(yīng)居中排列，使用加粗字體，并注意不要與正文其他部分混淆。規(guī)范格式03避免隨意簡(jiǎn)化或縮寫(xiě)公文標(biāo)題，以確保標(biāo)題的準(zhǔn)確性和清晰度。禁止隨意簡(jiǎn)化公文標(biāo)題規(guī)范VS主送機(jī)關(guān)是指公文主要受理的部門(mén)或單位，應(yīng)準(zhǔn)確、明確地指明主送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)規(guī)范抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外，需要了解公文內(nèi)容的其他部門(mén)或單位，抄送機(jī)關(guān)應(yīng)在公文中明確列出，并注明“抄送”字樣。明確主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)規(guī)范清晰明了正文應(yīng)清晰明了地表達(dá)公文的主要內(nèi)容，邏輯嚴(yán)密，語(yǔ)言簡(jiǎn)練。段落分明正文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容邏輯分為若干段落，每段表達(dá)一個(gè)完整的意思。用語(yǔ)規(guī)范應(yīng)使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語(yǔ)，避免使用口語(yǔ)、俚語(yǔ)或方言。正文規(guī)范如有附件，應(yīng)在公文中注明附件名稱和數(shù)量，并與公文一并遞交。公文落款應(yīng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)、日期和署名，確保公文來(lái)源明確，時(shí)間準(zhǔn)確。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注年月日，如“2023年9月13日”。署名應(yīng)為發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的職務(wù)和姓名，如“辦公室主任XXX”。附件規(guī)范落款規(guī)范附件與落款規(guī)范04公文行文規(guī)范與注意事項(xiàng)平行關(guān)系平行單位或部門(mén)之間，一般采用函、通知等行文方式。禁止越級(jí)行文通常情況下，公文應(yīng)逐級(jí)上報(bào)或下達(dá)，禁止越級(jí)行文，以保證信息的暢通和工作的秩序。上下級(jí)關(guān)系公文行文中，上下級(jí)關(guān)系必須明確，上級(jí)對(duì)下級(jí)使用命令、指示等行文方式，下級(jí)對(duì)上級(jí)使用請(qǐng)示、報(bào)告等行文方式。行文關(guān)系與規(guī)則下級(jí)單位或部門(mén)向上級(jí)單位或部門(mén)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。上行文上級(jí)單位或部門(mén)向下級(jí)單位或部門(mén)下發(fā)的公文，如命令、指示等。下行文平行單位或部門(mén)之間相互發(fā)送的公文，如函、通知等。平行文行文方向與方式稱謂公文中稱謂應(yīng)準(zhǔn)確、恰當(dāng)，一般使用“貴單位”、“貴部門(mén)”等稱謂，表示尊重和禮貌。敬語(yǔ)公文中應(yīng)使用恰當(dāng)?shù)木凑Z(yǔ)，如“請(qǐng)”、“謝謝”、“敬禮”等，以表達(dá)尊重和友好。行文中的稱謂與敬語(yǔ)03用語(yǔ)簡(jiǎn)練明了公文中用語(yǔ)應(yīng)簡(jiǎn)練明了，避免冗長(zhǎng)和重復(fù)的表述，提高工作效率和公文的可讀性。01使用規(guī)范詞匯公文中應(yīng)使用規(guī)范的詞匯，避免使用口語(yǔ)化、俚語(yǔ)化的詞匯，以保證公文的正式性和嚴(yán)肅性。02避免歧義用語(yǔ)公文中應(yīng)避免使用可能產(chǎn)生歧義的用語(yǔ)，以免產(chǎn)生誤解和混淆。行文中的常用詞匯與用語(yǔ)規(guī)范05公文實(shí)例解析與糾錯(cuò)標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地概括公文主題，一般不超過(guò)20個(gè)字，居中排列。結(jié)尾一般可寫(xiě)“特此通知（報(bào)告、請(qǐng)示）等”，也可不寫(xiě)。主送機(jī)關(guān)指公文主要受理機(jī)關(guān)或部門(mén)，頂格書(shū)寫(xiě)，后跟冒號(hào)。落款包括發(fā)文機(jī)關(guān)和日期，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼書(shū)寫(xiě)，年份應(yīng)寫(xiě)全稱，用圓括號(hào)括入。正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地?cái)⑹龉氖马?xiàng)，一般分條列項(xiàng)書(shū)寫(xiě)，注意層次清晰、邏輯嚴(yán)密。附件如有，應(yīng)在正文下方空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱，附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。實(shí)例解析：一份規(guī)范的辦公室行政公文示例標(biāo)題過(guò)于簡(jiǎn)單或過(guò)于復(fù)雜，不能準(zhǔn)確表達(dá)公文主題。糾錯(cuò)方法重新審視公文內(nèi)容，準(zhǔn)確概括主題，修改標(biāo)題。標(biāo)題錯(cuò)誤發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或日期書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。糾錯(cuò)方法核對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和日期，按照規(guī)范書(shū)寫(xiě)方式進(jìn)行修改。落款錯(cuò)誤主送機(jī)關(guān)名稱錯(cuò)誤或遺漏。糾錯(cuò)方法核對(duì)公文受理機(jī)關(guān)或部門(mén)名稱，補(bǔ)充或修改主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)錯(cuò)誤正文內(nèi)容條理不清，邏輯混亂。糾錯(cuò)方法重新梳理公文事項(xiàng)，分條列項(xiàng)書(shū)寫(xiě)，注意層次和邏輯。正文格式錯(cuò)誤常見(jiàn)公文格式錯(cuò)誤