工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度

第第頁工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度第一章總則第一條為加強zz石油（集團）工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司（以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”）會計資料檔案的科學(xué)管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項經(jīng)營活動,依據(jù)《會計法》《中華人民共和國檔案法》和《zz石油（集團）工貿(mào)有限公司會計檔案管理方法》,并結(jié)合公司實際,特訂立本制度。第二條本制度所指的會計檔案包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。第三條本制度適用于公司財務(wù)資產(chǎn)部、LNG站、永平站、榆煉站。第二章組織機構(gòu)及職責(zé)第四條公司財務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會計檔案的日常管理及保管工作。第五條公司機關(guān)綜合辦公室為公司全部會計檔案的最終歸檔部門。第三章會計檔案管理范圍第六條會計檔案一般包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。（一）會計憑證包含自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)整表等。（二）會計賬簿包含按會計科目設(shè)置的總分類賬、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔佑襄助登記備查簿等。（三）會計報表緊要有財務(wù)指標(biāo)快報及月、季、年度會計報表（包含資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明書等）。（四）經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務(wù)資產(chǎn)部門進行保管。第四章會計檔案的整理立卷第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。第八條會計年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的方法對會計資料進行整理立卷。（一）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他；（二）檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一；（三）管理要求統(tǒng)一:建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。第九條會計憑證的立卷（一）按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)嫏n案保管清冊。（二）憑證裝訂1.會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:（1）分類整理,按次序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全；（2）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針）,對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要躲避裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；（3）整理檢查憑證次序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全；（4）記賬憑證上有關(guān)人員（如復(fù)核、記賬、制單等）的簽字和印章是否齊全；（5）按憑證號碼的次序歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）,依據(jù)集團裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊的本數(shù)。2.會計憑證裝訂時的要求:（1）用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱；（2）憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；（3）裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂堅固,美觀大方。3.會計憑證裝訂后的注意事項:（1）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；（2）在封面上編好卷號,按編號次序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱；一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥當(dāng)保管歸檔；（3）裝訂封面的全部內(nèi)容要填寫齊全,包含:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。第十條會計賬簿的立卷各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷?；疽笫?（一）會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容；（二）賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù)；（三）會計賬簿的裝訂次序:會計賬簿裝訂封面賬簿啟用表賬戶目錄按本賬簿頁數(shù)次序裝訂賬頁會計賬簿裝訂封底；（四）保管已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊；（五）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起；（六）會計賬簿應(yīng)堅固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象；（七）賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章；（八）裝訂后,會計賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。第十一條會計報表的裝訂會計報表編制完成并定時報送后,留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。會計報表裝訂要求:（一）會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角；如有損壞部位,應(yīng)對其修補后,完整無缺地裝訂；（二）會計報表裝訂次序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號次序排列、會計報表的封底。第十二條其他會計核算資料的立卷會計核算其他會計核算資料應(yīng)定時整理立卷,要求如下:（一）分類整理,按次序排列,檢查資料是否齊全；（二）整理檢查資料次序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。第五章會計檔案的歸檔第十三條當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后,由財務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》（一式兩份）,一份交予財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。第十四條會計檔案的保管會計檔案必需進行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。第十五條機構(gòu)更改或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部檀卷逐一移交,接管人員逐一接收。第六章會計檔案的借閱使用第十六條財務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會計檔案清單和借閱登記冊。第十七條檔案在財務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經(jīng)總會計師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)；借閱人員不得在檀卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會計師批準(zhǔn)。第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),實在參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。第七章會計檔案的保管期限第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,實在見附件一、第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。第二十一條會計檔案的實在名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照仿佛的保管期限辦理。第八章會計檔案的銷毀第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以依照以下程序銷毀:（一）由綜合辦公室會同財務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀看法,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。（三）銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)依照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第九章附則第二十四條本制度由財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行附件一:工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年二、會計賬簿類2日記賬15年其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年3明細賬15年4總賬1