商務談判第四章談判準備

商務談判第四章談判準備教學難點教學札記談判小組內(nèi)成員間的配合通過案例，學生對談判人員選擇應考慮的因素有了較好的認識。學生在已有知識的基礎(chǔ)上很快很好地掌握了談判信息收集的內(nèi)容和方式。第4章談判準備

4.2談判所需知識的積累和信息的搜集4.3擬定談判方案4.4物質(zhì)條件的準備4.1談判人員準備了解談判準備過程是談判的重要組成部分；深入理解談判準備，特別是擬定談判方案的重要性及過程；明確談判籌備的理論依據(jù)；把握談判文案準備在國際談判中的作用機理。了解談判準備的內(nèi)涵和程序；掌握和熟悉談判信息收集的內(nèi)容和途徑；重點掌握談判目標三個標準，注重評價談判文案的實用效果。通過對具體的談判案例分析，了解談判的事前準備對談判作用過程重要意義、作用形式和實際結(jié)果，培養(yǎng)和提高學生對談判文案準備的設(shè)計和運用中的調(diào)整能力。通過對學生模擬談判文案設(shè)計的指導，引導學生掌握和熟悉談判準備的內(nèi)涵及信息收集內(nèi)容和方式；在撰寫《談判文案設(shè)計》的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)學生的談判戰(zhàn)略眼光和談判謀劃能力。4.1談判人員準備4.1.2談判組成員的構(gòu)成4.1.3談判組成員的相互配合4.1.4后援力量4.1.1談判組人員數(shù)量的確定4.1.1談判組人員數(shù)量的確定談判專家的研究表明：就一般談判來講，談判小組以不超過四至五個人最為理想。談判專家斯科特認為，如果沒有特別的原因，都應力求談判規(guī)模小型化，以利于談判者恰當?shù)乩谜勁屑记蓪φ勁邪嘧舆M行有力的協(xié)調(diào)與控制，即便是大型規(guī)模的談判，人員也最好不要超過12個人。4.1.2談判組成員的構(gòu)成如同確立小組談判人數(shù)一樣，談判小組人員構(gòu)成也沒有統(tǒng)一的模式。但從談判的需要來看，談判人員可由與交易內(nèi)容有關(guān)的部門選派。主管部門人員企業(yè)人員專業(yè)技術(shù)人員翻譯4.1.3談判組成員的相互配合小組成員間的相互配合主要表現(xiàn)在兩個方面（見圖4-1）。圖4-1談判組成員的相互配合4.1.3談判組成員的相互配合1）談判組領(lǐng)導人的作用談判小組領(lǐng)導的最佳人選，最重要的標準是能力，主要看他能否很好地發(fā)揮其他人員的能力、作用，能否在談判中恰如其分地調(diào)動和使用各類人員。2）談判組成員間的相互配合談判組成員間的相互配合、相互支持有多種形式。包括在談判場合的表現(xiàn)，如介紹、插話、表情、動作等，體現(xiàn)談判組成員間的默契配合。3）談判小組的對外溝通4.1.4后援力量比較大型或重要的談判，常常要準備一定的后備力量。后備力量的人選也可能是企業(yè)或部門的經(jīng)理、負責人，也可能是專門業(yè)務人員、技術(shù)人員，以備談判出現(xiàn)問題時及時與企業(yè)有關(guān)人員取得聯(lián)系，調(diào)整、更換談判人員?？胺Q經(jīng)典的高級商務談判開場白中國入世談判，在1992年的知識產(chǎn)權(quán)談判階段，原準備出席談判的外經(jīng)貿(mào)部領(lǐng)導突然因病不能出席，中方經(jīng)過慎重考慮，派出了曾任北京市副市長，時任外經(jīng)貿(mào)部副部長的吳儀，這位“小女子”的出馬，令所有人刮目相看……

分析提示：美方代表這樣的開場白可能的原因有兩個方面，一是中國企業(yè)在某些方面侵犯了美國企業(yè)的利益，二是給中國談判代表下馬威，以利于談判中的交鋒。能夠像吳儀代表那樣立刻做出反應，需要很好的綜合素質(zhì)和談判外交經(jīng)驗。明確組建談判小組的意義與作用，深入理解談判小組人選構(gòu)成和人員匹配的理論基礎(chǔ)和實戰(zhàn)效果。

業(yè)務分析：明確談判小組成員扮演不同角色所應當承擔的責任和作用，識記談判小組人員構(gòu)成的原理。業(yè)務程序：先從理論上理解，然后結(jié)合實際觀察角色的特點和差別。業(yè)務說明：注重理解小組中每個成員的角色的差別。

組建談判小組以小組為單位組建談判小組，小組中的每個人都擔任一個角色。負責人、首席發(fā)言人、信息官和可能設(shè)想的角色。

實訓內(nèi)容：通過談判小組建立和扮演不同角色，深入理解談判人員不同角色在談判過程中的作用……組織形式：以班級學習小組為單位，每個人撰寫一份?？己艘c：不同角色的責任和作用、在小組中的配合、對角色的創(chuàng)造性發(fā)揮。4.2談判所需知識的積累和信息的搜集4.2.2掌握市場行情4.2.3摸清對方情況4.2.4熟悉國際交往禮儀4.2.1了解政府的方針、政策、法律及民俗談判人員必須了解黨和政府的有關(guān)方針、政策，以及與此相適應的各種措施、規(guī)定，以保證交易的內(nèi)容、方式符合政府的有關(guān)規(guī)定，保證合同協(xié)議的有效性、合法性。及時地了解黨和政府方針、政策的調(diào)整也是十分重要的。對于國際間的貿(mào)易往來，談判人員還要了解掌握有關(guān)國際貿(mào)易的各種法規(guī)條例，了解對方國家政府的關(guān)稅政策、貿(mào)易法規(guī)、進出口管理制度，對我國是否實行禁運或限制進出口的種類范圍，以利于我方制定正確的談判方針、計劃，避免談判中出現(xiàn)不必要的分歧、誤會，促使談判順利進行。在國際貿(mào)易談判中，了解不同文化背景下的消費習俗、消費心理和購買行為也是十分必要的。4.2.1了解政府的方針、政策、法律及民俗各國風俗——日本觀看視頻4.2.2掌握市場行情在談判中，必須及時、準確了解與標的對象有關(guān)的市場行情，預測分析其變化動態(tài)，以掌握談判的主動權(quán)。4.2.3摸清對方情況只有了解和掌握談判對手情況，才能有針對性地制定我方的談判策略。收集談判對手的情況，可以用以下3種方法（見圖4-2）。圖4-2摸清對方情況收集方法課堂小結(jié)談判人員數(shù)量和結(jié)構(gòu)的選擇；談判人員之間配合技巧；談判信息收集內(nèi)容與收集方法作業(yè)布置1、如果你作為談判小組的負責人，在組建團隊時你會考慮哪些因素？2、談判前信息準備工作涉及哪些具體內(nèi)容？教學目標※掌握國際商務談判禮儀※掌握談判目標的訂立原則※掌握鷹式和鴿式兩種不同的談判風格國際商務談判禮儀、談判目標的訂立原則教學重點教學難點教學札記國際商務談判禮儀案例的引入是學生清楚地意識到堅持互利原則、區(qū)分人和事、堅持客觀標準的重要性。4.2.4熟悉國際交往禮儀國際間交往的禮儀表現(xiàn)在各個方面，這里我們主要介紹與談判活動密切相關(guān)的5點（見圖4-3）。圖4-3熟悉國際交往禮儀服飾禮儀

1、男士服飾禮節(jié)

（1）一般穿西裝

休閑西服：穿著隨便

精致西服：上衣、背心、褲子同一面料；不可卷袖

面料：挺括，毛料為主，麻料也可

顏色：黑色為主，灰色為次

尺寸：衣長過臀部，標準尺寸為從脖子到地面的1/2；袖子到拇指11cm；襯衫領(lǐng)口略高于西服領(lǐng)口1.5-2cm；褲長不露襪子；褲腳不卷邊

口袋：左胸上插手帕（裝飾用）；上衣左右設(shè)內(nèi)口袋裝重要物件；西褲右后袋放手帕；左后袋有紐扣放錢包服飾禮儀2）襯衫

顏色：白色、淺藍色為主，灰、綠、黑亦可，多為單一顏色；

面料：純毛、純棉為主，需為長袖

（3）細節(jié)

皮鞋、皮包、皮帶三色應一致；領(lǐng)帶應盡可能簡潔；鞋子應光亮有型；襪子應著深色；正式場合西服扣一定要系上。服飾禮儀2、女士服飾禮節(jié)

忌過分裸露、忌過分透薄、忌過分瘦小、忌過分艷麗

（1）西服套裙顏色：黑色、藏青、灰色、暗紅色；方格、條紋、暗花也可；

（2）襯衫：與套裝相匹配；絲綢面料或純棉面料；

服飾禮儀（3）襪子：穿裙子要配長筒襪或連褲襪，以肉色、黑色為主；不在公共場合整理襪子；襪口不要露在裙擺外面；

（4）皮鞋：3-4cm高，黑色、灰色、暗紅色為主，盡量不穿白鞋

（5）手提包：皮革制；黑色、棕色、暗紅色；錢包顏色應與鞋匹配顏色以白色、粉色、水藍色為宜扣子一一系好無圖案無圖案肉色連褲襪無破洞名片禮節(jié)

名片是一個人身份的象征，當前已成為人們社交活動的重要工具

1、名片的作用

介紹自己—節(jié)省時間

結(jié)交他人

保持聯(lián)系

通報變更

可以不與他人見面就與他人相識名片禮儀名片放在易于掏出的口袋或皮包里

用雙手或右手遞名片

用雙手接名片，并認真看一遍

名片應放在西服左胸的內(nèi)衣袋里或名片夾里，以示尊重

談判前交換或談判后交換皆可

名片上要有兩國文字會談禮儀會談儀式

1、準確掌握會談時間、地點和雙方參加人員的名單：主人應提前到達

2、會面：主人在正門口迎接；合影安排在握手之后、落座之前；客人離開時，主人應送至大門口或車前

3、聊天：談論客套話；不涉及隱私或?qū)Ψ讲辉富卮鸬膯栴}；不中途打斷對方說話

4、及時結(jié)束談判：核對談判要點；確定下次時間；對挽留的話有清醒認識

5、招待：茶水

夏天可以有冷飲

接待對方談判代表接待對方談判代表：

由于是我方主動尋找與對方的合作，是我們邀請對方到我方考察，原則上所有費用也應該由我方承擔。我們知道對方公司差旅費管理嚴格，吃住按天包干，且費用標準過低。所以我方應該主動提出住宿及餐飲費用都由我方負責。這樣會給對方談判代表一個良好的印象，有利于談判向?qū)ξ曳接欣姆较虬l(fā)展。接待對方談判代表（1）住宿的安排：由于對方是第一次應邀到我方考察，所以應安排在我方所在地較高級的酒店。

（2）吃的安排：在酒店定房的同時為每位代表辦理一張簽單卡，除我方安排的正規(guī)的宴請活動之外，由客人自主在酒店簽單消費。

（3）出行的安排：條件許可的話，安排專人、專車在酒店，根據(jù)客人的要求隨叫隨到。

接待對方談判代表（4）宴請安排：到達的當天由公司高層領(lǐng)導出面安排一次正規(guī)的宴請，談判結(jié)束的當天再安排一次正規(guī)的慶祝宴會。

（5）禮品安排：禮品安排是必須的，但要注意得體。不宜送太過貴重的禮品，這樣有行賄之嫌。最好是買一些本地的特產(chǎn)作為禮物。交易的關(guān)鍵在交易之外迪巴諾面包公司是紐約一家有名氣的面包公司，但是紐約一家大飯店卻從未向它訂購過面包，四年來，公司經(jīng)理迪巴諾每星期去拜訪大飯店經(jīng)理一次，也參加他所舉行的會議，甚至以客人的身分住進大飯店……

分析提示：這是美國著名人際關(guān)系學專家戴爾·卡內(nèi)基講的“面包推銷員”故事。談判交易能否成功不僅僅取決于價格、利潤，更重要的是人際之間的交往，人們的心理感受。但是必須有很好的信息渠道使談判者能夠準確的把握對方的需要、愛好和心理特點，才能做到有的放矢。業(yè)務分析：明確談判小組要有效開展工作，了解相關(guān)信息的重要意義。理解不同的信息對于推動談判進程的作用。熟悉和了解案頭調(diào)查、直接調(diào)查和購買法獲得信息的渠道方式與效果。業(yè)務程序：理論上理解，實踐中觀察。業(yè)務說明：請教師介紹一些《管理學》中有關(guān)信息方面的理論觀點，進一步增強學生對于這方面專業(yè)知識的理解。

獲取談判交易中的相關(guān)信息在以組建談判小組的基礎(chǔ)上，確定小組本次演練要交易的內(nèi)容，由談判小組負責人負責組織，收集和獲取本次交易要獲得的相關(guān)信息。實訓內(nèi)容：談判小組確定的交易目標，可以是購買教學用的黑板或白板、投影儀、學校食堂招標以及學習用的參考資料等。組織形式：以班級學習小組為單位，收集相關(guān)信息。考核要點：信息收集的范圍適度、信息的價值比較高、信息收集的渠道有創(chuàng)新性。4.3擬定談判方案4.3.2制定談判目標4.3.3估量談判中的問題4.3.4確定談判方法4.3.1選擇談判對手4.3.1選擇談判對手在選擇談判對手時。一般應確定在三四個以內(nèi)。如果談判內(nèi)容廣泛，交易比較復雜，可將對手確定在兩個以內(nèi)。如果是大項目，企業(yè)可以采取招標的方式，在對方報價的基礎(chǔ)上，確定談判對手。4.3.2制定談判目標1）企業(yè)總目標任何企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動都離不開目標體系，如企業(yè)發(fā)展的長期目標、中短期目標、企業(yè)總體目標、部門目標等，它是企業(yè)目的和任務的轉(zhuǎn)化、分解，企業(yè)主要是根據(jù)各個不同的具體目標進行生產(chǎn)經(jīng)營活動。4.3.2制定談判目標2）談判目標談判目標是指每次談判所要達到的目標。可以分為3個方面（見圖4-4）。圖4-4談判目標4.3.2制定談判目標談判目標中的最優(yōu)期望目標、可接受目標、最低限度目標各自的目的、作用不同，它們之間的相互關(guān)系可以概括為（見圖4-5、圖4-6）。圖4-5從買方講的三個目標關(guān)系圖4-6從賣方講的三個目標關(guān)系4.3.2制定談判目標把上述兩個圖型用一個圖型來表示（見圖4-7）。圖4-7買賣雙方的三個目標關(guān)系4.3.2制定談判目標3）談判某一階段的具體目標談判具體目標的制定要相對靈活，可根據(jù)談判內(nèi)容、預計的談判期限、談判的規(guī)模而定。4.3.3估量談判中的問題比較科學有效的方法是采用分階段準備，即在大體上列出談判中比較重要的問題，著重準備談判初始階段的問題，當談判開始進行后，再利用談判的間歇和空閑時間準備下階段的問題。4.3.4確定談判方法談判風格多種多樣，談判方法，如表4-1所示。分類方式分類結(jié)果代表人物最有代表性、最涇渭分明的“鷹式”談判風格常表現(xiàn)為正面對抗或沖突的態(tài)勢，堅持強硬立場，使用強硬手段，向?qū)Ψ绞┘訅毫τ笆紫嗳銮袪柗蛉恕傍澥健币砸?guī)勸利導，迂回溫和的方式說服對方，實現(xiàn)合作的目的沙特阿拉伯石油大亨亞馬尼按集體和個人決策的方式“協(xié)議導向型”和“領(lǐng)導主導型”表4-1談判方法怎樣尋找合作伙伴早在80年代中期，杰克就想出售公司旗下的航天業(yè)務。因為冷戰(zhàn)已經(jīng)結(jié)束，生產(chǎn)能力過于龐大，而市場卻越來越小。所以，公司必須從這一領(lǐng)域抽身。90年代，杰克發(fā)現(xiàn)了馬丁·瑪麗埃塔公司，它是一家單純的航天業(yè)務公司……分析提示：大公司在談判中是有話語權(quán)的，但是也有負面作用，就是容易引起對手的戒備心理。杰克在談判進行過程中有效的克服了對方的恐懼，引起對方合作的興趣。如果大公司能有效的回避了強者的利益侵害，那么剩下的就與強者合作賺取的更大利益了。這個案例合作成功，準備工作在其中起了非常重要的作用，一是充分，二是及時，三是靈活。業(yè)務分析：了解制定談判方案與企業(yè)目標的關(guān)系，熟悉制定談判目標的三個標準，練習和估量談判中可能發(fā)生的問題以及相應的對策。業(yè)務程序：重點理解和識記談判中最優(yōu)目標、可接受目標和最低限度目標以及相互關(guān)系。業(yè)務說明：交易目標不同于企業(yè)目標和工作目標，請教師對此詳細講解。擬定談判方案談判小組要根據(jù)上一節(jié)學習所確定的交易內(nèi)容，在收集相關(guān)信息的基礎(chǔ)上制定談判方案。實訓內(nèi)容：根據(jù)談判小組確定的交易目標，擬定談判方案。方案包括交易內(nèi)容的買賣商品、價格、結(jié)算方式、交貨方式等；談判進行形式，如談判地點、持續(xù)時間、分幾個階段等；談判可能出現(xiàn)的問題以及談判人員分工……組織形式：以學習小組為單位，提交方案設(shè)計報告?？己艘c：方案設(shè)計重點、信息匯總整理程度、方案格式設(shè)計合理性和文字表達準確程度。課堂小結(jié)國際商務談判禮儀；談判目標的訂立原則；鷹式和鴿式兩種不同的談判風格作業(yè)布置P89案例分析教學目標※掌握談判會議桌的選擇原則※掌握談判會議桌的排座原則※了解會議室布置要點談判會議桌的排座原則、會議室必備通訊設(shè)施教學重點教學難點教學札記談判會議桌的選擇與排座原則通過觀察、討論、總結(jié)，學生較好地掌握了談判會議桌的選擇與排座原則。4.4物質(zhì)條件的準備4.4.2通訊設(shè)施的完善4.4.3談判房間的布置4.4.1談判場所的選擇案例日本的鋼鐵和煤炭資源短缺，而澳大利亞盛產(chǎn)鐵和煤，日本渴望購買澳大利亞的鐵和煤，在國際貿(mào)易中澳大利亞一方卻不愁找不到買主。按理說，日本人的談判地位低于澳大利亞，澳大利亞一方在談判桌上占據(jù)主動地位?？墒牵毡救税寻拇罄麃喌恼勁腥藛T請到日本去談生意。案例一旦澳大利亞人到了日本，他們一般行為都比較謹慎，講究禮儀，而不至于過分侵犯東道主的利益，因而日本方面和澳大利亞方面在談判桌上的相互地位就發(fā)生了顯著的變化。澳大利亞人過慣了富裕舒適的生活，派出的談判代表到了日本不過幾天，就急于想回到故鄉(xiāng)去。案例所以在談判桌上常常表現(xiàn)出急躁的情緒，而作為東道主的日本談判代表可以不慌不忙地討價還價，他們掌握了談判桌上的主動權(quán)，結(jié)果日本方面僅僅花費了少量款待作“魚餌”，就釣到了“大魚”，取得了大量談判桌上難以獲得的東西。4.4.1談判場所的選擇談判專家對于談判地點的選擇有兩種意見：一種意見認為談判地點不論設(shè)在哪一方都各有利弊；二是獲得額外的收獲；三是可以處理談判以外的其他事情；四是便于談判人員請示、匯報、溝通聯(lián)系；五是節(jié)省旅途的時間和費用。選擇談判場地?

第一步

選擇談判場地。

由于公司辦公區(qū)與生產(chǎn)區(qū)距離很近，辦公區(qū)經(jīng)常能聽到生產(chǎn)區(qū)傳來的噪音。對于日常在此工作的人來說已經(jīng)習慣了這種噪音。但對于談判的對方來說這種噪音可能會給人不舒服的感覺，而且很容易分散談判者的注意力，不利于談判的進行。選擇談判場地雖然在公司會議室談判我們會有很多的便利條件并且能節(jié)約會場租賃的費用，你還是從大局出發(fā)把談判場地安排在接待對方談判代表的酒店會議室。一來由于下一輪談判將在?？谶M行，由于對方的談判代表不具有最終的決策權(quán)，如果安排在對方公司的會議室談判會對我方很不利。選擇談判場地這次在我方所在地談判，我們先安排在酒店談判，下一輪在對方所在地談判時我們也可以要求對方安排在酒店進行，對雙方來說都很公平。二來安排在接待對方代表的酒店給對方代表帶來方便，消除在異地談判的陌生和緊張感，會讓他們感覺到我們的誠意。4.4.2通訊設(shè)施的完善談判設(shè)施的配置與完善十分重要。要使談判人員能夠很方便地打電傳、電報、電話，要具備良好的燈光、通風和隔音條件。最好在舉行會談的會談室旁邊，備有一兩個小房間，以利談判人員協(xié)商機密事情。主要談判場所也可以配備一些專門的設(shè)施，供談判人員掛些圖表或進行計算。除雙方都同意，否則不要配有錄音設(shè)備。4.4.3談判房間的布置一般來講，比較大型、重要的談判，談判桌可選擇長方形的，雙方代表各居一面。但如果談判規(guī)模較小，或雙方人員比較熟悉，可以選擇圓形談判桌；與談判桌相配的是椅子，椅子要舒適。此外，會議所需的其他設(shè)備和服務也應周到；最后，談判是艱苦復雜、耗費體力、精力的一種交際活動，因此，用膳、住宿安排也是會談的內(nèi)容。布置談判場地?

第二步

布置談判場地。

酒店歡迎橫幅：與酒店協(xié)商在酒店大門口顯眼的位置打上橫幅“熱烈歡迎?？诮鸨P飲料公司代表下榻本酒店”。

酒店“流水牌”安排：在酒店內(nèi)部從大堂到會議室的通道上樹立顯眼的“流水牌”，從對方代表所住樓層的電梯間到談判會議室安放顯眼的“流水牌”。方便對方談判代表不論是從外部進入酒店還是從房間都能很方便地找到談判會議室。會議室的布置會議室的布置：色彩選擇。即選擇、確定談判場景的總體色調(diào)，這是開始談判場景布置時首先要進行的。一般而言，談判場景的總體色調(diào)應以暗色、暖色為主。這是因為，明亮的色調(diào)容易使人情緒過于活躍，在談判中使雙方產(chǎn)生急躁情緒。而采用暖色容易使雙方建立信任感，冷色可以產(chǎn)生一種形成適宜心理氛圍的距離感。所以，談判場景的總體色調(diào)一般采用暗紅色、褐色、暗黑色或赭石色。但是，總體色調(diào)也不能過于暗淡，否則會給人以壓抑的感覺，不利于最后的簽約。會議室的布置如果談判場景的總體色調(diào)過于暗淡，那么可以引入一些亮色進行調(diào)整，如，綠色、淺紅色、藍色、銀白色等。具體方法有：

1）用鮮花均勻點綴在會場內(nèi)。這種方法最好，不僅可以起到調(diào)節(jié)色調(diào)的作用，而且還會給人以一種生氣勃勃的感覺，從而在一定程度上有利于打破僵局。

2）使用白色或銀白色的茶具。

3）利用燈光進行調(diào)節(jié)。這種方法的使用范圍有限。因為，當燈光過于明亮時，容易使人眼睛疲勞，不利于談判的進行。座次安排會議室談判桌及座次安排：由于本次談判是正式的上午談判，正式的談判座次安排通常選用長方形談判桌，談判雙方各占一邊，雙方對等。采用這種方式，通常談判的首席代表居中而坐，己方的其他成員分坐在首席代表兩邊，雙方的首席代表應該坐在平等而相對的座位上。

會議室設(shè)備安排會議室設(shè)備安排：如果談判中需要的話，要保證麥克風、音響、投影儀、燈光、電源、計算機、空調(diào)等設(shè)備工作正常。

輔助文具安排：不管對方是否自己準備，正式的談判主方都應該為每個談判代表準備好至少兩只削好的鉛筆、足夠的紙張、計算器等文具。如果談判中還要涉及到畫圖，也要準備畫圖工具。這些工作