《黨政機關公文處理工作條例》與《黨政機關公文格式》(GBT9704-2012)培訓課件

《黨政機關公文處理工作條例》與《黨政機關公文格式》〔GB/T9704—2012〕學習培訓課件〔2013年1月〕學習培訓提綱一、《黨政機關公文處理工作條例》二、《黨政機關公文格式》〔GB/T9704—2012〕三、用印管理有關要求一、黨政機關公文處理工作條例

目前執(zhí)行的公文處理條例是2012年10月16日自治區(qū)黨委辦公廳、政府辦公廳聯(lián)合下發(fā)的《新疆維吾爾自治區(qū)黨政機關公文處理工作實施條例》〔試行〕的通知》〔新黨辦發(fā)〔2012〕37號〕，以往施行的公文處理規(guī)定與本細那么不一致的，以本細那么為準?！稐l例》全文共8章42條，原《方法》有9章56條，與其相比，更為精簡。第一章總那么：目的、適用范圍、概念、負責機關等。第二章公文種類：明確了15種黨政機關公文文種。第三章公文格式：對公文的格式作出規(guī)定，即《黨政機關公文格式》〔GB/T9704—2012〕。第四章行文規(guī)那么：行文的原那么和規(guī)定等。黨政機關公文處理工作條例第五章公文擬制：擬制公文的程序、方法等。第六章公文辦理：對收文、發(fā)文、整理歸檔作出要求。第七章公文管理：對公文日常管理、保密、撤銷、移交等作出規(guī)定。第八章附那么：對執(zhí)行時間、解釋機關等作出規(guī)定。相關定義黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和標準體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。〔一〕公文種類1、新《條例》15個文種，分別是：決議、決定、命令〔令〕、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。2、與原《方法》相比，去掉了“指示”、“條例”、“規(guī)定”，增加了“決議”和“公報”，同時將“會議紀要”改為“紀要”。3、決議、決定、命令〔令〕、公報、通告、通知、通報、報告、紀要等9個文種的適用范圍有變化，在概念上略有調(diào)整。其余6個文種公告、意見、請示、批復、議案、函在概念上保持不變。決議適用于會議討論通過的重大決策事項。

決定

適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。(在“重要事項”后刪除“或者重大行動”)

命令(令)

適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

公報適用于公布重要決定或者重大事項。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。(原為：適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項)意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。〔聯(lián)系人、〕通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問?！矊⒂嘘P情況匯報如下/說明如下，現(xiàn)隨文報送評標報告，請審閱，〕請示適用于向上級機關請求指示、批準。〔一事一請；聯(lián)系人，〕批復適用于答復下級機關請示事項。〔**收悉，經(jīng)研究，現(xiàn)批復如下：〕議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。紀要適用于記載會議主要情況和議定事項?！惨话悴患由w公章〕二、公文格式主要的區(qū)別：1、新《條例》取消了主題詞。2、對需要標明文件份號的要求不同：新《條例》要求所有涉密文件均標注份號；原《方法》只對“絕密”、“機密”文件標注份號。3、緊急公文區(qū)分。新《條例》為“特急”、“加急”；原《方法》為“特急”、“急件”。4、發(fā)文機關署名、成文日期、印章。新《條例》和原《方法》變化較大?！捕承形囊?guī)那么1、行文總規(guī)那么〔1〕要求注重針對性和可操作性?！?〕一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。包括了向上和向下行文兩種情況。2、上行文規(guī)那么〔請示、報告〕〔1〕原那么上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關?！?〕黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)〔原來未作要求〕；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門?！踩缱灾螀^(qū)黨委組織部向中央組織部報文〕〔3〕下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。〔如“假設無不妥，請予轉(zhuǎn)報”〕〔4〕除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文〔原來未作要求〕?！?〕受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關〔原來是“應當寫明主送機關和抄送機關”〕。3、下行文規(guī)那么〔通知、批復〕〔1〕主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關〔如處室/科室〕。重要行文同時抄送直接上級機關?！?〕黨委、政府的辦公廳〔室〕根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求〔即：黨委辦公室〔辦公室〕可向下發(fā)文，其他處室/科室不行，包括用印〕。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意〔如下“批復”，經(jīng)研究同意〕?！?〕黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關部門行文?！?〕涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務，部門間未協(xié)商一致，不得向下行文；如擅自行文，上級機關應責令糾正或撤銷?！?〕上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下機級關的另一個上級機關。4.聯(lián)合行文〔請示、報告、通知〕和平行文〔函〕規(guī)那么同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文〔如發(fā)改委、交通廳對收費標準〕；屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文；聯(lián)合行文應當確有必要，主辦機關一般排列在前。黨委政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文〔如：關于協(xié)助辦理/配合做好**事項的函〕。部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳〔室〕外不得對外正式行文。企業(yè)應當按照行文關系向業(yè)務主管部門行文，必要時可直接向黨委、政府行文?！补こ淘诮ㄆ陂g從業(yè)單位在指揮部范圍內(nèi)行文，工程交工后竣工結(jié)算前可向執(zhí)行處報文〕

〔三〕公文擬制程序標準①起草1、符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策2、深入調(diào)研，分析問題實事求是，充分論證，所提政策、措施和方法切實可行3、內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點明確、結(jié)構(gòu)嚴謹、文字簡練、文種正確、格式標準4、機關負責人應主持、指導重要公文起草。5、涉及其他部門職權(quán)的事項，進行部門會稿。②審核

1、上行文由機關主要領導簽發(fā)，分管領導會簽；重要下行文及涉及費用的下行文由主要領導簽發(fā)，分管領導會簽；其他下行文、平行文由分管領導簽發(fā)。

2、未經(jīng)辦公廳(室)審核的文稿，應不予簽發(fā)。

3、簽發(fā)公文應簽署意見、姓名、完整日期；圈閱或簽名視為同意；聯(lián)合行文由所有聯(lián)署機關負責人會簽。

③簽發(fā)1.行文理由充分、依據(jù)準確；2.符合法規(guī)、準確表達意圖、與現(xiàn)行公文相銜接；3.所有涉及部門充分協(xié)商一致；4.文種正確、格式標準，人名、地名、數(shù)字、段落、引文、計量單位、標點標準；5.其它要求：聯(lián)合行文主辦機關事先征求意見，主辦機關審核后送其他機關會簽；經(jīng)審核不宜發(fā)文的文稿，應退回并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需進一步研究或大量修改的，由起草單位修改后重新報送。在此，著重強調(diào)一下文件的“審核把關”工作，處室/科室負責人要把住源頭關，秘書、辦公室主任把住文字關，打字室把住格式關，文書用印把住最后一關。常見問題：1、請示中一文多事〔如標題為路基費用變更，內(nèi)容中有路基、又有路面〕；2、報告中夾帶請示事項〔要明確是報備、審閱還是審批〕；3、將下級的請示原文轉(zhuǎn)報上級；4、以轉(zhuǎn)發(fā)形式下發(fā)上級的批復〔下級給本級的請示，本級又給上級報了請示，上級下發(fā)了批復，應以通知處理〕；5、段落順序表示不標準；6、請示、報告沒有標簽發(fā)人姓名〔新條例紅頭不區(qū)分上、下行文，尤其要注意上行文要有簽發(fā)人，下行文無簽發(fā)人〕。發(fā)文辦理〔四〕公文辦理登記印制核發(fā)文書部門對已經(jīng)簽發(fā)的公文，復核審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式。確定發(fā)文字號〔文書編制〕、分送范圍、印制份數(shù)〔擬稿人在審核前填寫，文書登記在發(fā)文本中〕。文印部門要確保質(zhì)量和時效，按文件類別用印?！踩缬糜『蟀l(fā)生實質(zhì)性修改，需重新出文，要經(jīng)簽發(fā)人復審確認。擬稿人對文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)復核發(fā)文機關代字確實定局發(fā)文字號走的小流水，即各處室發(fā)文從1至N排列，每個處室有不同的發(fā)文機關代字，如辦公室為新交建辦，綜合方案處為新交建計，建設用地處為新交建用地等等，但均由辦公室統(tǒng)一編號、登記〔發(fā)文登記本，電子登文，年終打印當年的發(fā)文登記本，裝訂歸檔〕?？紤]執(zhí)行處文件單一、數(shù)量相對少一些，可按大流水，即全處發(fā)文按1至N排列，黨委文件為“新交建執(zhí)二黨”，紀委文件為“新交建執(zhí)二紀”，每個科室設置不同的發(fā)文機關代字，具體見下表：

科室名稱辦公室政工科財務科征遷協(xié)調(diào)科質(zhì)量安全科工程技術合同科監(jiān)察室公文機關發(fā)文代字新交建執(zhí)二辦新交建執(zhí)二政新交建執(zhí)二財新交建執(zhí)二征遷新交建執(zhí)二質(zhì)安新交建執(zhí)二技合新交建執(zhí)二監(jiān)便函發(fā)文機關代字新交建執(zhí)二辦函新交建執(zhí)二政函新交建執(zhí)二財函新交建執(zhí)二征遷函新交建執(zhí)二質(zhì)安函新交建執(zhí)二技合函新交建執(zhí)二監(jiān)函簽收登記初審承辦收文辦理答復催辦傳閱清點，核對，蓋收文條章登記時間、文件標題及辦理情況1.由本機關辦理；2.符合行文規(guī)那么，文種、格式正確；3.涉及部門已協(xié)商、會簽；4.不符合規(guī)定的退回來文單位并說明理由。1.閱知性公文分送；2.批辦性公文提出擬辦意見報領導批示或轉(zhuǎn)辦；3.涉及多部門的要明確主辦部門；4.緊急公文明確辦理時限；5.承辦部門按時完成1.及時送傳閱對象；2.隨時掌握公文去向，不得橫傳、漏傳，嚴格傳閱時限；3.嚴格傳閱范圍，平安保密；4.歸還及時注銷.1.及時掌握公文辦理進展情況,催促承辦部門按期辦結(jié)；2.緊急或重要公文專人催辦.公文辦理結(jié)果由承辦部門及時答對復來文單位:一是書面制發(fā)公文、便函；二是口頭答復所有公文、便函均送辦公室登記。收文編號應按來文單位設置，如機要文件為1-，單設登記本；交通運輸廳為2-，建設局為3-，其他單位為4-，這三項可設在一個登記本上，用口區(qū)紙區(qū)分開；工程指揮部來文設一個登記本，按阿喀-，小和-等進行編號，并用口區(qū)紙區(qū)分?！驳怯洷緸榛铐?，可自行調(diào)整登記紙張數(shù)〕各科室文書人員也須建立收文登記本，登記本部門收到的文件，不需再編號，按時間順序登記文件編號、原文編號、標題及辦理情況。如文件較少，可用一個登記本，業(yè)務部門可根據(jù)需要設置幾個登記本。到辦公室退還文件時，需攜帶收文登記本，由辦公室人員簽字，由辦公室人員在收文登記本上做“已還”標記。目前上行文上空較大，不須貼閱批登記卡，下行文需貼閱批登記卡，辦理意見須在閱批登記卡或上行文上方留白處反映出來，閱批登記卡做為下行文的組成局部，一并存檔，不能撤除。按新條例，上下行文均按同一格式紅頭〔與下行文相似〕，均需貼閱批登記卡?！参濉彻墓芾砉墓芾碡灤┯诠奶幚砉ぷ魅^程，是公文處理工作的重要保障，以平安保密和充分發(fā)揮公文效用為原那么，在公文形成、傳遞、運轉(zhuǎn)、存儲、利用、整理歸檔、清退銷毀等環(huán)節(jié)中所進行的規(guī)劃、組織、控制、監(jiān)督、保管、整理、統(tǒng)計、提供效勞的職能活動。

在此特別強調(diào)：涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。黨政機關應設立機要保密室和機要閱文室，并配備保密設備、設施。

執(zhí)行處機要文件管理人員要求為正式職工，且為中共黨員，局機要室分發(fā)機要文件時，需執(zhí)行處機要人員來取或處領導帶回交機要人員，認真履行交接手續(xù)，年底需全部退回。機要文件專設登記本、傳閱夾，用保險柜保存，領導傳閱階段務必做到當日清退，不能留在領導辦公室過夜，不得復印、拍照、匯編。如喪失，從處領導、辦公室負責人到機要人員及局層面有關領導、人員全部受到處份。

執(zhí)行處各科室均應設置兼職文書人員，做好本科室收發(fā)文件及歸檔文件的管理工作。各年度結(jié)束時，限期做好上年度文件的清退、整理、歸檔工作。工作人員離職、離崗時，各部門應催促其將暫存、借用的公文按規(guī)定移交、清退。公文歸檔：需要歸檔的公文及有關材料，應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)及機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔〔注：批復與請示立卷時歸為一件,不再退還文書部門,由承辦部門歸檔,轉(zhuǎn)發(fā)文件、依據(jù)上級文件辦理的事項類同。局辦公室檔案科對文書、科技等檔案均有編制規(guī)定)。兩個以上機關辦理的聯(lián)合公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀，但需造冊留存。二、黨政機關公文格式

〔GB/T9704—2012〕二、黨政機關公文格式〔GB/T9704—2012〕詳見《自治區(qū)黨委辦公廳自治區(qū)人民政府辦公廳關于印發(fā)〈自治區(qū)黨委、自治區(qū)人民政府公文格式標準〉的通知》〔新黨廳字〔2012〕64號〕〕公文用紙及版面尺寸A4紙型210mm×297mm頁面設置上白邊：37±1mm〔原35±2〕下白邊：35±1mm〔原28±2〕左白邊：26±1mm〔原28±2〕右白邊：26±1mm〔原28±2〕版心:156mm×225mm排版規(guī)格一般每頁22行，每行28字，行間距為3號字高度的7/8〔約1㎝〕?！裁宽撔袛?shù)可視情增減一至二行，但版心高度不變?！稠撁姘嫘?56mm×225mm210mm297mm下白邊：35±1mm上白邊：37±1mm切口：27±1mm訂口：27±1mm1.公文版式公文結(jié)構(gòu)文頭主體文尾版頭眉首主體版記2.公文結(jié)構(gòu)份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、分隔線標題、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期和印章、附注分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期頁碼3.公文首頁版式實例發(fā)文機關標志上邊緣至版心上邊緣：35mm發(fā)文字號之下4mm是與版心等寬的紅色分隔線，黨委機關橫隔線中央帶實心五角星。紅色分隔線下2行是正文標題ⅹⅹⅹ政府文件×××〔2011〕×號發(fā)文機關標識下邊緣發(fā)文字號的距離是：2行字。簽發(fā)人：×××一字線距版心下邊緣7mm，4號半角阿拉伯數(shù)字，單頁右空1字，雙頁左空1字上白邊：37±1mm下白邊：35±1mm訂口：27±1mm切口：27±1mm4.公文字體實例頂格，3號黑體，密級與期限用“★”隔開×××〔2013〕×號簽發(fā)人：×××正文：3號仿宋正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、黑體；(二)楷體；3.仿宋；(4)仿宋。標題：2號小標宋發(fā)文機關名稱＋事由＋文種，除書名號不使用標點符號。發(fā)文字號、“簽發(fā)人”均為3號仿宋體,簽發(fā)人姓名為3號楷體；發(fā)文字號前、簽發(fā)人姓名后分別空一格。多名簽發(fā)人：每一排排兩人，主辦機關排在前。平行文、下行文無簽發(fā)人，發(fā)文字號居中排列。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋字體，顏色為金光紅色，字號不大于上級機關發(fā)文標志，以醒目、美觀、莊重為原那么。聯(lián)合行文時，主辦機關名稱放在前，機關后面上下居中排“文件”5.公文末頁版式實例

附件：1.×××××(聯(lián)系人：××××，：×××)附件用3號仿宋字體，正文下空一行左空2字“附件”，全角冒號后寫排附件名稱，附件后不加標點符號。附件回行時與上一行附件名稱首字對齊。附注用3號仿宋體，左空2字，與成文日期空一行，用小括號括起。發(fā)文機關署名和成文日期用3號仿宋體字，成文日期一般右空4字，以日期為準居中編排發(fā)文機關，印章端正居中下壓署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章頂端上距正文或附件1行內(nèi)。版記中的各要素均為4號仿宋體，分隔線與版心等寬，首末條用0.35mm粗線，中間用0.25mm細線。抄送機關左右各空1字編排，回行時對齊冒號后的首字，最后用句號。有“主送”的，主送在抄送前，中間不加分隔線。印發(fā)機關和日期左右各空1字，日期后加“印發(fā)”2字。另會議紀要的版記同正式公文；便函的版記只要抄送，不要印發(fā)機關和日期，不加分隔線。印發(fā)份數(shù)或二維條碼成文日期用阿拉伯數(shù)字6.便函版式實例ⅹⅹ市人民政府辦公室發(fā)文機關標志使用全稱或標準簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊30mm,推薦使用小標宋字體，金光紅色。30mm20mm發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色雙線(上粗下細)，距下頁邊20mm處印一條紅色雙線(上細下粗)，線長均為170Mm，居中排標題與最后一要素距2行字，與主送機關空一行。發(fā)文機關署名、成文日期及公章同正式公文；版記不加印發(fā)機關、印發(fā)日期