財務共享下的企業(yè)財務內控建設

隨著經濟的高速發(fā)展，市場環(huán)境日新月異，企業(yè)運營節(jié)奏加快，傳統(tǒng)財務管理模式已逐漸無法滿足現代企業(yè)發(fā)展需求，越來越多的企業(yè)選擇實行財務共享管理模式，通過引入財務共享中心的方式，推動財務管理改革。但經過調查研究發(fā)現，一些企業(yè)在實踐中財務共享內控不到位，共享模式與財務內控制度不匹配，財務內控過程中漏洞多、問題多，導致企業(yè)財務共享中心運行中存在諸多不完善之處。為了充分發(fā)揮財務共享模式優(yōu)勢，企業(yè)應基于財務共享管理機制建設的需要，完善財務內控制度，革新財務內控方式，創(chuàng)新財務共享中心信息交流基礎，進一步增強內控建設。一、財務共享管理的優(yōu)勢(一)降低財務管理成本傳統(tǒng)財務管理模式下，為處理分支機構的會計核算業(yè)務，通常分支機構也會配備出納、會計等人員，導致企業(yè)人工成本高，財務監(jiān)管難度大，不利于企業(yè)發(fā)展。而財務共享管理模式下，將分散在各分支機構的財務業(yè)務，集中到財務共享中心，進行統(tǒng)一化、標準化、集中化處理，分支機構無需單獨設置財務部門、配備財務人員，可簡化企業(yè)管理層級，減少冗余機構部門，縮短支付和核算的時間跨度，能有效降低企業(yè)財務管理的整體成本。(二)規(guī)范企業(yè)內部財務行為以往企業(yè)各分支機構數據的匯總、傳遞具有滯后性，各機構間存在信息差，若缺乏有效控制手段，易造成各分支機構自成體系，導致財務管理制度難以得到有效執(zhí)行，使企業(yè)財務業(yè)務失控。例如，一些集團的子公司，出于自身利益考慮，瞞報、虛報營收數據，造成企業(yè)財務報表失真。而建設財務共享中心，實行統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一業(yè)務流程，財務收支統(tǒng)一通過結算中心來完成，財務活動全程受到監(jiān)控，能有效規(guī)范企業(yè)內部財務行為。二、財務共享內控的必要性(一)創(chuàng)造財務共享實施條件財務共享管理是一種集權式管理模式，該模式下企業(yè)實時收集分散的財務數據，并交由財務共享中心統(tǒng)一處理，集中處理可提高財務業(yè)務流程的透明度，但會計核算風險也會相對集中，一旦出現會計憑證、票據審查不嚴及會計核算不準的問題，就可能爆發(fā)會計核算風險，使企業(yè)陷入經營困境。采取財務內控措施，嚴格審查上傳到財務共享中心的會計資料和憑證，便可降低財務共享中心運行風險，為財務共享管理模式的實施創(chuàng)造有利條件。(二)保障財務信息的質量財務共享中心的建設，依托于信息技術、數據技術、網絡技術，基于財務共享中心的財務業(yè)務處理過程具有虛擬化特點，改變了財務信息傳遞方式、存儲方式，如果財務共享中心運行中缺乏有效監(jiān)管，就可能發(fā)生會計信息失真的情況[1]。會計信息是企業(yè)經營決策、財務決策的重要依據，錯誤信息會對決策造成誤導，使企業(yè)遭受嚴重的經濟損失。建立配套財務內控制制度，便可保障會計信息的質量，為企業(yè)決策提供詳實、可靠的數據。三、財務共享下企業(yè)財務內控建設中的問題(一)內控制度與財務共享模式不匹配企業(yè)建設財務共享中心，打破了原有財務管理框架，改變了財務內控重點，擴大了財務內控范圍，企業(yè)財務內控不再局限于監(jiān)管人為活動，更多的是要對財務共享中心的運行進行針對性監(jiān)管，這對財務內控制度、流程、手段提出了新要求[2]。然而，很多企業(yè)雖然實行了財務共享管理模式，卻沒有根據財務共享內控的需要，完善配套的財務內控制度，導致財務共享中心監(jiān)管制度殘缺問題突出。由于內控制度不健全，造成權責劃分缺乏依據，財務共享中心運行的規(guī)范性不足，大大增加了財務內部控制難度，影響了內部控制效果。(二)財務共享風險內控不到位實行財務共享管理模式，將所有基礎性會計工作交由財務共享中心統(tǒng)一處理，大量財務業(yè)務匯聚到財務共享中心，會提高財務風險集中度，必須要做好風險內控。但一些企業(yè)財務內控停留在事后監(jiān)管層面，未樹立起“財務共享+內控”的管理理念，忽視財務共享中心運行的風險，認為未爆發(fā)風險，就不存在風險，內控的風控作用未得到充分發(fā)揮。由于財務共享風險內控不到位，導致企業(yè)不能準確識別財務共享風險的動因，難以提前預警風險，一旦財務風險集中爆發(fā)，勢必給企業(yè)造成經濟損失，阻礙財務共享管理模式的實施。(三)財務信息安全內控缺失關鍵財務數據屬于企業(yè)核心機密，財務數據信息被泄密，可能給企業(yè)帶來巨大運營風險，而財務共享中心匯總了大量財務數據，其中蘊含諸多關鍵數據，加強信息安全內控至關重要[3]。但一些企業(yè)缺乏信息安全內控意識，很少采取信息安全管理措施，信息安全現狀令人堪憂。例如，一部分企業(yè)的財務共享中心，財務人員與業(yè)務人員賬戶密碼相同，且密碼常年不更換；另如，一些人員未經允許，違規(guī)使用外接設備，導致系統(tǒng)感染計算機病毒，造成財務數據丟失、損毀。(四)內控自評體系不完善加強內部監(jiān)督，積極做好內控自評工作，主動發(fā)現問題、解決問題，才能提高財務內控水平，揭示財務共享管理模式實施中存在的問題，保障財務共享中心的穩(wěn)定運行[4]。但一些企業(yè)內控自評流于形式，不僅評價目標、評價范圍、評價對象模糊，且評價指標設計缺乏科學性、合理性，很多指標設置脫離實際，難以得到客觀內控評價結果。另外，還有一部分企業(yè)雖然在積極進行財務內控自評，卻沒有根據評價的結果，對財務共享機制、財務內控體系做出相應整改，內控評價結果未得到充分利用。(五)缺少相關專業(yè)內控人才財務共享背景下的內部控制，內控要素增多，涉及多個分支機構的財務業(yè)務，要求內控人員懂數據“提純”，具備數據分析能力，可從海量數據中獲取有用信息，找出財務管理中存在的問題，對內控人員能力與素質有著較高要求。然而，很多企業(yè)財務內控人員是普通財務人員轉職或兼職，這些人員知識結構單一，雖然擅長會計核算，卻不了解財務共享中心的運行原理，不了解管理系統(tǒng)的操作細節(jié)，無法適應新的內控要求，難以有效開展內控。四、財務共享下的企業(yè)財務內控建設策略(一)提高內控制度與財務共享模式的匹配度為充分發(fā)揮財務共享管理模式的優(yōu)勢，企業(yè)要主動完善配套財務內控制度，為財務共享中心的建設提供制度支持，減少新型財務管理機制的漏洞。具體來講，要深入分析實行財務共享管理模式對業(yè)務的影響，根據財務共享內控的要求，對財務共享管理模式下的成本報銷、應收賬款、資本結算、應付賬款等業(yè)務的處理制定新規(guī)定，讓共享中心財務人員的工作有據可查。除了業(yè)務制度外，還要優(yōu)化權責制度、監(jiān)督制度、流程制度，將財務內控機構與財務共享部門職責進行有效分離，構建與財務共享管理模式高度契合的內控制度體系，從而提高財務內控的權威性、嚴謹性，避免內部控制無法發(fā)揮應有的作用。企業(yè)在各項制度制定完成后，要先對制度的適用性、可行性、可操作性進行論證，在內部進行小范圍的試點工作，對新的內控制度進行持續(xù)檢驗，不可盲目舍棄原有的內控制度體系，避免新舊制度過渡期間，財務管理體系發(fā)生混亂，導致財務共享中心運行出現紕漏。(二)加強財務共享風險內控財務風險的爆發(fā)會給企業(yè)造成一定的經濟損失，甚至使企業(yè)陷入經營困境，實行財務共享管理有弊有利，給企業(yè)帶來了諸多益處，同時也給企業(yè)帶來了新的財務風險。因此，企業(yè)必須要建立科學的財務風險預警機制，進一步強化財務共享風險的內控能力。首先，企業(yè)要基于財務共享中心業(yè)務發(fā)生與發(fā)展的規(guī)律，分析財務共享管理模式下企業(yè)可能面臨的財務風險，并根據風險成因、風險危害，對風險進行歸類，按風險可能造成的損失程度，合理劃分風險預警區(qū)域，以便于提前警示管理者[5]。其次，企業(yè)要樹立“財務共享+內控”的管理理念，根據財務共享風險特征，結合風險預警的需要，優(yōu)化風險預警指標，從而通過指標客觀反映財務風險的等級。最后，完成風險預警指標體系設計后，企業(yè)要從戰(zhàn)略層面、業(yè)務層面，計算風險權重，針對輕度風險、中度風險、重大風險，分別制定不同的風險應對方案，通過事前防范盡可能將風險危害降低到可控范圍內。(三)做好財務信息安全內控確保財務信息安全是實行財務共享管理的前提條件，企業(yè)要想建設財務共享中心，就必須做好財務信息安全內控工作。企業(yè)要對財務共享中心的財務人員行為做出規(guī)定，明確系統(tǒng)操作權限和細則，制定保密條例，建立具有實時性的操作日志，要求關鍵操作環(huán)節(jié)進行錄像，從而提高操作過程的規(guī)范性，避免出現重復操作、遺漏操作、錯誤操作的情況。如果發(fā)生越權操作現象，要引起重視，查明原因后在企業(yè)內部進行通報批評，使其他操作人員引以為戒，避免此類問題的發(fā)生。而且企業(yè)要做好管理系統(tǒng)加密與信息加密，打造安全財務共享平臺，在系統(tǒng)設計時就要考慮到數據安全問題，引入身份驗證技術，只有驗證密鑰后才能進行系統(tǒng)操作，而且要對不同保密等級的財務數據進行針對性加密，獲得相應授權才能調用數據，避免非授權人員直接接觸財務數據。除此之外，要定期對財務共享中心進行維護，確保管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，消除潛在的信息安全隱患。系統(tǒng)定期維護的過程中，要對關鍵財務數據進行備份，始終保持財務數據的完整性、安全性，為追溯原始數據提供條件，防范數據異常、丟失、損毀等問題的發(fā)生。(四)完善財務內控自評體系根據財務共享管理收益，對內控成果做出客觀評價，才能找出財務共享內控中的不足，找到內控體系優(yōu)化方向。因此，企業(yè)應針對財務共享內控特點，完善財務內控自評體系。在財務共享內控自評的過程中，企業(yè)要根據財務內控的相關規(guī)定，進一步明確內控評價的目標、范圍、對象、流程，借助抽樣調查、實地訪談、穿行測試等手段，客觀評估財務共享內控的實際效果。為保障評價結果的客觀性，評價指標設定要堅持問題導向，關注財務共享中心建設的戰(zhàn)略意義，緊盯財務共享內控的短板，做到定量指標與定性指標融合；完成財務共享內控自評后，要根據評價結果反映出的問題，對財務內控體系進行優(yōu)化，對相關問題進行整改，對相關責任人進行處罰，充分發(fā)揮內控評價的監(jiān)督作用。而且在問題整改后，要基于整改報告，對整改結果進行驗收，避免財務共享內控評價流于形式。(五)培養(yǎng)新型財務內控人才財務共享內控要求內控人員掌握信息技術，熟悉財務共享管理模式，能操作數據庫軟件。因此，企業(yè)要培養(yǎng)新型財務內控人才，為財務共享內控執(zhí)行提供人力資源支持。首先，企業(yè)要根據財務共享內控需要，聘請了解財務共享原理，可準確識別財務共享內控要素，具備實踐經驗的專業(yè)內控人才。招聘過程中，為了解應聘者對財務共享內控工作的熟悉程度，可采取虛擬項目的方式進行能力測評，利用測試提高入職門檻。其次，幫助財務內控人員進行職業(yè)生涯規(guī)劃，對其進行針對性培養(yǎng)。當前很多財務內控人員崗位勝任力不足，企業(yè)要組織專業(yè)培訓，不斷更新財務內控人員知識體系，確保所有人員符合崗位要求，能保質保量完成工作任務。人員培訓的過程中可采用“理論+模擬+實踐”的培訓方式，通過案例講解財務共享內控的難點、要點，利用模擬項目操作的形式，鍛煉內控人員的實踐能力，避免“紙上談兵”。最后，實行輪崗制度。通過輪崗可以使財務內控人員掌握不同類型的知識，發(fā)現財務共享管理模式存在的問題，掌握財務共享中心的運行狀況，切實提升突發(fā)事件的應對能力。五、結語為適應新經濟環(huán)境，助力企業(yè)自身的轉型升級，很多企業(yè)都在開展財務共享中心建設，實施財務共享管理