財(cái)務(wù)共享下的企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，市場(chǎng)環(huán)境日新月異，企業(yè)運(yùn)營節(jié)奏加快，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式已逐漸無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求，越來越多的企業(yè)選擇實(shí)行財(cái)務(wù)共享管理模式，通過引入財(cái)務(wù)共享中心的方式，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理改革。但經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)在實(shí)踐中財(cái)務(wù)共享內(nèi)控不到位，共享模式與財(cái)務(wù)內(nèi)控制度不匹配，財(cái)務(wù)內(nèi)控過程中漏洞多、問題多，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行中存在諸多不完善之處。為了充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式優(yōu)勢(shì)，企業(yè)應(yīng)基于財(cái)務(wù)共享管理機(jī)制建設(shè)的需要，完善財(cái)務(wù)內(nèi)控制度，革新財(cái)務(wù)內(nèi)控方式，創(chuàng)新財(cái)務(wù)共享中心信息交流基礎(chǔ)，進(jìn)一步增強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)。一、財(cái)務(wù)共享管理的優(yōu)勢(shì)(一)降低財(cái)務(wù)管理成本傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下，為處理分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，通常分支機(jī)構(gòu)也會(huì)配備出納、會(huì)計(jì)等人員，導(dǎo)致企業(yè)人工成本高，財(cái)務(wù)監(jiān)管難度大，不利于企業(yè)發(fā)展。而財(cái)務(wù)共享管理模式下，將分散在各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，集中到財(cái)務(wù)共享中心，進(jìn)行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、集中化處理，分支機(jī)構(gòu)無需單獨(dú)設(shè)置財(cái)務(wù)部門、配備財(cái)務(wù)人員，可簡化企業(yè)管理層級(jí)，減少冗余機(jī)構(gòu)部門，縮短支付和核算的時(shí)間跨度，能有效降低企業(yè)財(cái)務(wù)管理的整體成本。(二)規(guī)范企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)行為以往企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)的匯總、傳遞具有滯后性，各機(jī)構(gòu)間存在信息差，若缺乏有效控制手段，易造成各分支機(jī)構(gòu)自成體系，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理制度難以得到有效執(zhí)行，使企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)失控。例如，一些集團(tuán)的子公司，出于自身利益考慮，瞞報(bào)、虛報(bào)營收數(shù)據(jù)，造成企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表失真。而建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心，實(shí)行統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程，財(cái)務(wù)收支統(tǒng)一通過結(jié)算中心來完成，財(cái)務(wù)活動(dòng)全程受到監(jiān)控，能有效規(guī)范企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)行為。二、財(cái)務(wù)共享內(nèi)控的必要性(一)創(chuàng)造財(cái)務(wù)共享實(shí)施條件財(cái)務(wù)共享管理是一種集權(quán)式管理模式，該模式下企業(yè)實(shí)時(shí)收集分散的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并交由財(cái)務(wù)共享中心統(tǒng)一處理，集中處理可提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程的透明度，但會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)相對(duì)集中，一旦出現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證、票據(jù)審查不嚴(yán)及會(huì)計(jì)核算不準(zhǔn)的問題，就可能爆發(fā)會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)陷入經(jīng)營困境。采取財(cái)務(wù)內(nèi)控措施，嚴(yán)格審查上傳到財(cái)務(wù)共享中心的會(huì)計(jì)資料和憑證，便可降低財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，為財(cái)務(wù)共享管理模式的實(shí)施創(chuàng)造有利條件。(二)保障財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)，依托于信息技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，基于財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理過程具有虛擬化特點(diǎn)，改變了財(cái)務(wù)信息傳遞方式、存儲(chǔ)方式，如果財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行中缺乏有效監(jiān)管，就可能發(fā)生會(huì)計(jì)信息失真的情況[1]。會(huì)計(jì)信息是企業(yè)經(jīng)營決策、財(cái)務(wù)決策的重要依據(jù)，錯(cuò)誤信息會(huì)對(duì)決策造成誤導(dǎo)，使企業(yè)遭受嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。建立配套財(cái)務(wù)內(nèi)控制制度，便可保障會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，為企業(yè)決策提供詳實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)。三、財(cái)務(wù)共享下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)中的問題(一)內(nèi)控制度與財(cái)務(wù)共享模式不匹配企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心，打破了原有財(cái)務(wù)管理框架，改變了財(cái)務(wù)內(nèi)控重點(diǎn)，擴(kuò)大了財(cái)務(wù)內(nèi)控范圍，企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控不再局限于監(jiān)管人為活動(dòng)，更多的是要對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行進(jìn)行針對(duì)性監(jiān)管，這對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度、流程、手段提出了新要求[2]。然而，很多企業(yè)雖然實(shí)行了財(cái)務(wù)共享管理模式，卻沒有根據(jù)財(cái)務(wù)共享內(nèi)控的需要，完善配套的財(cái)務(wù)內(nèi)控制度，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心監(jiān)管制度殘缺問題突出。由于內(nèi)控制度不健全，造成權(quán)責(zé)劃分缺乏依據(jù)，財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行的規(guī)范性不足，大大增加了財(cái)務(wù)內(nèi)部控制難度，影響了內(nèi)部控制效果。(二)財(cái)務(wù)共享風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控不到位實(shí)行財(cái)務(wù)共享管理模式，將所有基礎(chǔ)性會(huì)計(jì)工作交由財(cái)務(wù)共享中心統(tǒng)一處理，大量財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)匯聚到財(cái)務(wù)共享中心，會(huì)提高財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)集中度，必須要做好風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控。但一些企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控停留在事后監(jiān)管層面，未樹立起“財(cái)務(wù)共享+內(nèi)控”的管理理念，忽視財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)為未爆發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，就不存在風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)控的風(fēng)控作用未得到充分發(fā)揮。由于財(cái)務(wù)共享風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控不到位，導(dǎo)致企業(yè)不能準(zhǔn)確識(shí)別財(cái)務(wù)共享風(fēng)險(xiǎn)的動(dòng)因，難以提前預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)，一旦財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)集中爆發(fā)，勢(shì)必給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失，阻礙財(cái)務(wù)共享管理模式的實(shí)施。(三)財(cái)務(wù)信息安全內(nèi)控缺失關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)屬于企業(yè)核心機(jī)密，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息被泄密，可能給企業(yè)帶來巨大運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，而財(cái)務(wù)共享中心匯總了大量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，其中蘊(yùn)含諸多關(guān)鍵數(shù)據(jù)，加強(qiáng)信息安全內(nèi)控至關(guān)重要[3]。但一些企業(yè)缺乏信息安全內(nèi)控意識(shí)，很少采取信息安全管理措施，信息安全現(xiàn)狀令人堪憂。例如，一部分企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員賬戶密碼相同，且密碼常年不更換；另如，一些人員未經(jīng)允許，違規(guī)使用外接設(shè)備，導(dǎo)致系統(tǒng)感染計(jì)算機(jī)病毒，造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失、損毀。(四)內(nèi)控自評(píng)體系不完善加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，積極做好內(nèi)控自評(píng)工作，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，才能提高財(cái)務(wù)內(nèi)控水平，揭示財(cái)務(wù)共享管理模式實(shí)施中存在的問題，保障財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)行[4]。但一些企業(yè)內(nèi)控自評(píng)流于形式，不僅評(píng)價(jià)目標(biāo)、評(píng)價(jià)范圍、評(píng)價(jià)對(duì)象模糊，且評(píng)價(jià)指標(biāo)設(shè)計(jì)缺乏科學(xué)性、合理性，很多指標(biāo)設(shè)置脫離實(shí)際，難以得到客觀內(nèi)控評(píng)價(jià)結(jié)果。另外，還有一部分企業(yè)雖然在積極進(jìn)行財(cái)務(wù)內(nèi)控自評(píng)，卻沒有根據(jù)評(píng)價(jià)的結(jié)果，對(duì)財(cái)務(wù)共享機(jī)制、財(cái)務(wù)內(nèi)控體系做出相應(yīng)整改，內(nèi)控評(píng)價(jià)結(jié)果未得到充分利用。(五)缺少相關(guān)專業(yè)內(nèi)控人才財(cái)務(wù)共享背景下的內(nèi)部控制，內(nèi)控要素增多，涉及多個(gè)分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，要求內(nèi)控人員懂?dāng)?shù)據(jù)“提純”，具備數(shù)據(jù)分析能力，可從海量數(shù)據(jù)中獲取有用信息，找出財(cái)務(wù)管理中存在的問題，對(duì)內(nèi)控人員能力與素質(zhì)有著較高要求。然而，很多企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控人員是普通財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)職或兼職，這些人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，雖然擅長會(huì)計(jì)核算，卻不了解財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行原理，不了解管理系統(tǒng)的操作細(xì)節(jié)，無法適應(yīng)新的內(nèi)控要求，難以有效開展內(nèi)控。四、財(cái)務(wù)共享下的企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)策略(一)提高內(nèi)控制度與財(cái)務(wù)共享模式的匹配度為充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享管理模式的優(yōu)勢(shì)，企業(yè)要主動(dòng)完善配套財(cái)務(wù)內(nèi)控制度，為財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)提供制度支持，減少新型財(cái)務(wù)管理機(jī)制的漏洞。具體來講，要深入分析實(shí)行財(cái)務(wù)共享管理模式對(duì)業(yè)務(wù)的影響，根據(jù)財(cái)務(wù)共享內(nèi)控的要求，對(duì)財(cái)務(wù)共享管理模式下的成本報(bào)銷、應(yīng)收賬款、資本結(jié)算、應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)的處理制定新規(guī)定，讓共享中心財(cái)務(wù)人員的工作有據(jù)可查。除了業(yè)務(wù)制度外，還要優(yōu)化權(quán)責(zé)制度、監(jiān)督制度、流程制度，將財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)構(gòu)與財(cái)務(wù)共享部門職責(zé)進(jìn)行有效分離，構(gòu)建與財(cái)務(wù)共享管理模式高度契合的內(nèi)控制度體系，從而提高財(cái)務(wù)內(nèi)控的權(quán)威性、嚴(yán)謹(jǐn)性，避免內(nèi)部控制無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。企業(yè)在各項(xiàng)制度制定完成后，要先對(duì)制度的適用性、可行性、可操作性進(jìn)行論證，在內(nèi)部進(jìn)行小范圍的試點(diǎn)工作，對(duì)新的內(nèi)控制度進(jìn)行持續(xù)檢驗(yàn)，不可盲目舍棄原有的內(nèi)控制度體系，避免新舊制度過渡期間，財(cái)務(wù)管理體系發(fā)生混亂，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行出現(xiàn)紕漏。(二)加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的爆發(fā)會(huì)給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失，甚至使企業(yè)陷入經(jīng)營困境，實(shí)行財(cái)務(wù)共享管理有弊有利，給企業(yè)帶來了諸多益處，同時(shí)也給企業(yè)帶來了新的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)必須要建立科學(xué)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，進(jìn)一步強(qiáng)化財(cái)務(wù)共享風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)控能力。首先，企業(yè)要基于財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)發(fā)生與發(fā)展的規(guī)律，分析財(cái)務(wù)共享管理模式下企業(yè)可能面臨的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)成因、風(fēng)險(xiǎn)危害，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行歸類，按風(fēng)險(xiǎn)可能造成的損失程度，合理劃分風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警區(qū)域，以便于提前警示管理者[5]。其次，企業(yè)要樹立“財(cái)務(wù)共享+內(nèi)控”的管理理念，根據(jù)財(cái)務(wù)共享風(fēng)險(xiǎn)特征，結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的需要，優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，從而通過指標(biāo)客觀反映財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)。最后，完成風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)體系設(shè)計(jì)后，企業(yè)要從戰(zhàn)略層面、業(yè)務(wù)層面，計(jì)算風(fēng)險(xiǎn)權(quán)重，針對(duì)輕度風(fēng)險(xiǎn)、中度風(fēng)險(xiǎn)、重大風(fēng)險(xiǎn)，分別制定不同的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，通過事前防范盡可能將風(fēng)險(xiǎn)危害降低到可控范圍內(nèi)。(三)做好財(cái)務(wù)信息安全內(nèi)控確保財(cái)務(wù)信息安全是實(shí)行財(cái)務(wù)共享管理的前提條件，企業(yè)要想建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心，就必須做好財(cái)務(wù)信息安全內(nèi)控工作。企業(yè)要對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員行為做出規(guī)定，明確系統(tǒng)操作權(quán)限和細(xì)則，制定保密條例，建立具有實(shí)時(shí)性的操作日志，要求關(guān)鍵操作環(huán)節(jié)進(jìn)行錄像，從而提高操作過程的規(guī)范性，避免出現(xiàn)重復(fù)操作、遺漏操作、錯(cuò)誤操作的情況。如果發(fā)生越權(quán)操作現(xiàn)象，要引起重視，查明原因后在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，使其他操作人員引以為戒，避免此類問題的發(fā)生。而且企業(yè)要做好管理系統(tǒng)加密與信息加密，打造安全財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就要考慮到數(shù)據(jù)安全問題，引入身份驗(yàn)證技術(shù)，只有驗(yàn)證密鑰后才能進(jìn)行系統(tǒng)操作，而且要對(duì)不同保密等級(jí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行針對(duì)性加密，獲得相應(yīng)授權(quán)才能調(diào)用數(shù)據(jù)，避免非授權(quán)人員直接接觸財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。除此之外，要定期對(duì)財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行維護(hù)，確保管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，消除潛在的信息安全隱患。系統(tǒng)定期維護(hù)的過程中，要對(duì)關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，始終保持財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性、安全性，為追溯原始數(shù)據(jù)提供條件，防范數(shù)據(jù)異常、丟失、損毀等問題的發(fā)生。(四)完善財(cái)務(wù)內(nèi)控自評(píng)體系根據(jù)財(cái)務(wù)共享管理收益，對(duì)內(nèi)控成果做出客觀評(píng)價(jià)，才能找出財(cái)務(wù)共享內(nèi)控中的不足，找到內(nèi)控體系優(yōu)化方向。因此，企業(yè)應(yīng)針對(duì)財(cái)務(wù)共享內(nèi)控特點(diǎn)，完善財(cái)務(wù)內(nèi)控自評(píng)體系。在財(cái)務(wù)共享內(nèi)控自評(píng)的過程中，企業(yè)要根據(jù)財(cái)務(wù)內(nèi)控的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步明確內(nèi)控評(píng)價(jià)的目標(biāo)、范圍、對(duì)象、流程，借助抽樣調(diào)查、實(shí)地訪談、穿行測(cè)試等手段，客觀評(píng)估財(cái)務(wù)共享內(nèi)控的實(shí)際效果。為保障評(píng)價(jià)結(jié)果的客觀性，評(píng)價(jià)指標(biāo)設(shè)定要堅(jiān)持問題導(dǎo)向，關(guān)注財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的戰(zhàn)略意義，緊盯財(cái)務(wù)共享內(nèi)控的短板，做到定量指標(biāo)與定性指標(biāo)融合；完成財(cái)務(wù)共享內(nèi)控自評(píng)后，要根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果反映出的問題，對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行整改，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，充分發(fā)揮內(nèi)控評(píng)價(jià)的監(jiān)督作用。而且在問題整改后，要基于整改報(bào)告，對(duì)整改結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，避免財(cái)務(wù)共享內(nèi)控評(píng)價(jià)流于形式。(五)培養(yǎng)新型財(cái)務(wù)內(nèi)控人才財(cái)務(wù)共享內(nèi)控要求內(nèi)控人員掌握信息技術(shù)，熟悉財(cái)務(wù)共享管理模式，能操作數(shù)據(jù)庫軟件。因此，企業(yè)要培養(yǎng)新型財(cái)務(wù)內(nèi)控人才，為財(cái)務(wù)共享內(nèi)控執(zhí)行提供人力資源支持。首先，企業(yè)要根據(jù)財(cái)務(wù)共享內(nèi)控需要，聘請(qǐng)了解財(cái)務(wù)共享原理，可準(zhǔn)確識(shí)別財(cái)務(wù)共享內(nèi)控要素，具備實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)內(nèi)控人才。招聘過程中，為了解應(yīng)聘者對(duì)財(cái)務(wù)共享內(nèi)控工作的熟悉程度，可采取虛擬項(xiàng)目的方式進(jìn)行能力測(cè)評(píng)，利用測(cè)試提高入職門檻。其次，幫助財(cái)務(wù)內(nèi)控人員進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性培養(yǎng)。當(dāng)前很多財(cái)務(wù)內(nèi)控人員崗位勝任力不足，企業(yè)要組織專業(yè)培訓(xùn)，不斷更新財(cái)務(wù)內(nèi)控人員知識(shí)體系，確保所有人員符合崗位要求，能保質(zhì)保量完成工作任務(wù)。人員培訓(xùn)的過程中可采用“理論+模擬+實(shí)踐”的培訓(xùn)方式，通過案例講解財(cái)務(wù)共享內(nèi)控的難點(diǎn)、要點(diǎn)，利用模擬項(xiàng)目操作的形式，鍛煉內(nèi)控人員的實(shí)踐能力，避免“紙上談兵”。最后，實(shí)行輪崗制度。通過輪崗可以使財(cái)務(wù)內(nèi)控人員掌握不同類型的知識(shí)，發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享管理模式存在的問題，掌握財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行狀況，切實(shí)提升突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)能力。五、結(jié)語為適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)環(huán)境，助力企業(yè)自身的轉(zhuǎn)型升級(jí)，很多企業(yè)都在開展財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)，實(shí)施財(cái)務(wù)共享管理