危險廢物運輸檔案管理

第一節(jié)公司檔案管理制度 1一、總則 1二、檔案管理機構(gòu) 1三、公司檔案管理的范圍 2四、檔案的日常管理 3五、檔案管理人員工作職責(zé) 5第二節(jié)車輛技術(shù)管理檔案 7一、目的 7二、適用范圍 7三、責(zé)任 7四、內(nèi)容與要求 7第三節(jié)運輸人員檔案管理制度 10一、目的與范圍 10二、職責(zé) 10三、工作要求 10第一節(jié)公司檔案管理制度一、總則規(guī)范公司檔案管理，制定本制度。二、檔案管理機構(gòu)1.公司總裁辦為所在公司檔案管理責(zé)任部門，負責(zé)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)管部門；2.公司財務(wù)檔案由財務(wù)部門指定專人管理，檔案管理范圍及要求遵照《企業(yè)會計制度》的會計檔案規(guī)定辦理，財務(wù)檔案管理人員每半年向公司總裁辦檔案管理人員提交檔案管理清單一份；財務(wù)檔案管理人員的移交由公司財務(wù)部、總裁辦負責(zé)監(jiān)交。三、公司檔案管理的范圍1.公司內(nèi)所有用印章資料原件，包括各種經(jīng)濟合同、協(xié)議、法律文書、對外報送資料報表、證明、各種授權(quán)資料及其它所有規(guī)定需要用印的資料等；2.各種經(jīng)營證照文本原件、外來重要經(jīng)濟文件、政府政策文件、批復(fù)；3.重大項目可行性研究報告及各種設(shè)計方案；4.重要商業(yè)經(jīng)濟函件及其它外來各種經(jīng)濟類文件原件；5.公司內(nèi)重要設(shè)備使用資料及相關(guān)運行軟件；6.公司無形資產(chǎn)證明材料（包括公司各期簡介、公司標志的制作規(guī)范、公司企業(yè)文化、公司發(fā)展的相關(guān)資料及各種無形資產(chǎn)的交易證明材料等）、7.公司內(nèi)重要文件，如人事檔案資料、車輛管理資料及其它重要業(yè)務(wù)管理資料；8.上級領(lǐng)導(dǎo)交辦收存的檔案材料等；9.公司對各種經(jīng)濟合同、經(jīng)濟協(xié)議保留原件，復(fù)印件應(yīng)及時交集團公司存檔，由集團公司備存；四、檔案的日常管理（一）印章管理1.公司印章管理人員在用印后應(yīng)主動留存一份用印資料原件整理后于一個月內(nèi)交檔案管理人員編號存檔；其它屬于檔案管理范圍內(nèi)的資料在辦理完畢半年內(nèi)由經(jīng)辦人整理后交由公司檔案管理人員收存；2.持有印章的駐外機構(gòu)，由駐外機構(gòu)印章保管人，通過傳真、電子郵件等方式發(fā)給總裁秘書，由秘書請示總裁，經(jīng)總裁批準后，總裁秘書在總部印章使用登記本簽字留底，駐外印章保管人也做好印章使用記錄，便于事后核對。（二）公司檔案管理人員應(yīng)對接收的檔案資料辦理接收登記手續(xù)以明確責(zé)任；對于機密檔案資料的借閱需經(jīng)總裁同意后方可；其它檔案資料的借閱由部門負責(zé)人審核、總裁辦負責(zé)人同意后才可辦理借閱手續(xù)。所有借閱檔案人員均須填寫《文件借閱審批單》并注明歸還日期（詳見檔案資料借閱管理流程）（三）外單位原則上不能借閱公司各類檔案資料，如的確需要須經(jīng)總裁批準，在檔案管理人員陪同下方可查閱或辦理借閱登記手續(xù)，并注明歸還時間；重要檔案被借閱時，檔案管理人員應(yīng)及時復(fù)印留底，以便日后備查；對于機密性文件沒有經(jīng)過總裁授權(quán)不能復(fù)印、復(fù)制，也不允許對外查閱；（四）借閱檔案的人員，不得在檔案上進行劃線、勾畫、圈點、批注等各種技術(shù)性處理，必須保證檔案的保密性，按時歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應(yīng)及時追查責(zé)任；（五）檔案文件編號按前述文書管理辦法有關(guān)規(guī)定辦理；（六）檔案管理人員對各部門移交來的檔案應(yīng)按公司類別、資料性質(zhì)及重要程度等條件進行分類保管，文件的重要程度根據(jù)以下要求確定。1.機密：公司重大經(jīng)營、管理、戰(zhàn)略方針、決策形成的檔案、財務(wù)審計、管理調(diào)查資料和其他屬于機密檔案。2.秘密：合同、客戶資料、員工人事檔案、建設(shè)工程項目資料、重要的會議記錄、公司的證照文本、法律文書、公司各種決議性文件、涉外文書、計劃總結(jié)、重要項目的可行性報告及公司無形資產(chǎn)資料（包括公司簡介、各種規(guī)章流程、公司企業(yè)文化資料）和其它屬于秘密的檔案3.普通：公司普通蓋章留底資料、商務(wù)來函等普通性文件檔案保管年限分永久、長期、短期、臨時四類；4.永久保存檔案范圍：公司重大經(jīng)營管理、戰(zhàn)略方針、決策形成的檔案；各種經(jīng)濟合同、協(xié)議、涉及到公駕駛員密的重要決議性文件、無形資產(chǎn)資料、政府部門對本公司事務(wù)的重要批復(fù)、建設(shè)項目資料及上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的需永久保存的資料等；保存期：永久；5.長期保存檔案范圍：重大投資可行性研究報告及設(shè)計方案、涉及到公司秘密的決議性文件、各種經(jīng)營用相關(guān)證照、重要設(shè)備資料及電腦軟件、重要商務(wù)函件及客戶資料、重要的會議紀要等；保存期：十年；6.短期保存檔案范圍：公司內(nèi)部一般決議性文件、通用設(shè)備說明及配套軟件、員工人事檔案、日常事務(wù)的批復(fù)、部門形成的歸檔資料等；保存期：五年；臨時保存檔案范圍：對于一般性蓋章留底資料、一般性商務(wù)函件、臨時聘用員工人事檔案及日常部門整理的普通業(yè)務(wù)資料等；保存期：一年；7.財務(wù)檔案的保存期限遵照《企業(yè)會計制度》中會計檔案的規(guī)定辦理；（七）檔案管理人員應(yīng)對檔案室的檔案定期清理，對于已過期檔案清理完畢后報告上級領(lǐng)導(dǎo)申請銷毀，所有銷毀檔案能建立電子檔案的要建立電子檔案以備將來查找；對于機密檔案的銷毀由總裁指定專人負責(zé)；五、檔案管理人員工作職責(zé)1.檔案管理員應(yīng)對接收的檔案及時進行分類、編號、并進行電腦錄入工作；2.檔案管理人員必須對已收入的檔案資料及時的按公司業(yè)務(wù)職能部門、資料性質(zhì)分門別類及存檔，并做好檔案室內(nèi)的清潔、防蛀、防潮、防盜、防火等工作；3.檔案管理人員應(yīng)建立專門登記薄，對檔案的接收、移交、借閱等進行登記；4.檔案管理人員應(yīng)定期清理檔案，并對有效期和需后續(xù)繼續(xù)辦理相關(guān)手續(xù)的檔案要及時提醒經(jīng)辦部門和人員辦理；5.檔案管理人員對已收入的重要檔案要同時復(fù)印留存，能使用復(fù)印件查詢的就用復(fù)印件查詢，以保證重要檔案的完好與安全；6.檔案管理人員應(yīng)對所保管的檔案的安全與完整負責(zé)，同時保守秘密，不得對外透露機密檔案的內(nèi)容，也不能對重要檔案進行復(fù)制和拍照，更不能未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準擅自將檔案資料借給他人；7.檔案管理人員在工作變動時應(yīng)和接任者辦理檔案室的工作移交并對接任者進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理人員的監(jiān)交工作由總裁辦負責(zé)，各控股公司及成員公司的檔案管理人員移交由集團公司總裁辦監(jiān)交；8.檔案管理人員于每季度向公司總裁辦報檔案資料清單提交總裁審閱；對借閱出的檔案，檔案管理人員應(yīng)按時收回（借閱時間由審批領(lǐng)導(dǎo)批準），并辦理檔案借閱的注銷手續(xù)；對于因工作需要還不回的機密檔案資料，借閱人要專題報告說明，經(jīng)總裁批準后方可取閱；對于非正常原因還不回已借閱的檔案資料，總裁辦將按檔案的重要程度追究借閱人的責(zé)任；公司各部門的檔案管理應(yīng)指定專人負責(zé)，以保證和檔案管理人員的工作對接。第二節(jié)車輛技術(shù)管理檔案一、目的為規(guī)范車輛維護與檢測，保持運輸車輛技術(shù)狀況的良好，保障車輛運輸安全，防止事故發(fā)生，結(jié)合公司實際情況，制定此制度。二、適用范圍適用于車輛的維護、保養(yǎng)和檢測。三、責(zé)任1.司機負責(zé)車輛的維護、保養(yǎng)和檢測的實運輸作。2.運行部和安技部負責(zé)監(jiān)督檢查。四、內(nèi)容與要求（一）運輸車輛實行擇優(yōu)選配、正確使用、定期檢測、強制維護、視情修理、適時更新和報廢的全過程綜合性管理。（二）車輛技術(shù)檔案管理1.車輛技術(shù)檔案主要內(nèi)容：車輛基本情況（車輛行駛證、合格證、車輛購置稅證、罐體合格證等證件的復(fù)印件）、主要部件更換情況、修理和二級維護記錄、技術(shù)等級評定記錄、車輛變更記錄、行駛里程記錄、交通事故記錄等。2.車輛駕駛員要在每月25日前將車輛的月行程里程、保養(yǎng)維修、肇事情況上報公司。3.車輛重要部件或證件如有改動，應(yīng)將改動情況報公司登記備案。4.技術(shù)檔案應(yīng)認真填寫，記載及時、完整和準確，不得任意更改。（三）車輛維護1.車輛維護執(zhí)行“定期檢測、預(yù)防為主、強制維護”的原則，目的是為了及時發(fā)現(xiàn)和消除故障隱患。2.車輛的維護分為日常維護、一級維護、二級維護三個類別。日常維護由駕駛員負責(zé)執(zhí)行，一二級維護由專業(yè)維修工負責(zé)執(zhí)行。3.日常維護：作業(yè)中心內(nèi)容是清潔、補給和安全檢視。（1）駕駛員應(yīng)堅持出車前、行車中和收車后檢視車輛的安全機構(gòu)及部件連接緊固情況，發(fā)現(xiàn)問題和故障應(yīng)采取措施及時予以排除，做好檢查登記記錄。（2）運行部對車輛日常維護實施情況進行檢查。4.一級維護：主要內(nèi)容除日常維護工作外，以清潔、潤換、緊固為主。堅持“三檢”，即堅持出車前、行車中和收車后檢視車輛的安全機構(gòu)及各部件連接緊固情況；保持“四清”，即保持潤滑油、空氣、燃油濾清器和蓄電池的清潔；防止“四漏”，即防止漏水、漏油、漏氣和漏電。5.二級維護：作業(yè)中心除一級維護作業(yè)外，以檢查、調(diào)整為主，并拆檢輪胎，進行輪胎換位。（1）危險廢物運輸車輛定期到具有二類以上維修資質(zhì)的企業(yè)、汽車綜合性能檢測站進行二級維護，每季度進行一次。（2）擅自到非指定的維修企業(yè)和汽車綜合性能檢測站進行二級維護和檢測的將不予辦理二級維護備案卡的登記、簽章。（3）季節(jié)性維護結(jié)合二級維護進行。6.駕駛員應(yīng)掌握車輛的運行情況，根據(jù)車輛行駛里程和時間適時提出一、二級維護申報。同意后，到指定維修單位進行維護保養(yǎng)。（四）車輛維修車輛維修執(zhí)行“視情修理”的原則，其目的是及時排除故障，恢復(fù)車輛技術(shù)性能。（五）車輛檢測1.按規(guī)定參加交警、運管部門組織的檢測、年檢、年審。2.每年定期進行貨運車輛檢測，車輛檢測結(jié)合車輛定期審驗的頻率一并進行。3.車輛檢測診斷的主要內(nèi)容主要包括：汽車的安全性（制動、側(cè)滑、轉(zhuǎn)向、燈光等）、可靠性（異響、磨損、變形、裂紋等）動力性（車速、加速能力、底盤輸出功率、發(fā)動機功率、扭矩和供給系狀況等）、經(jīng)濟型（燃油消耗）及噪聲和廢氣排放等。4.車輛在檢測中發(fā)現(xiàn)的故障應(yīng)及時修理，并對故障原因進行分析，引發(fā)的事故屬維修質(zhì)量或車輛駕駛?cè)素?zé)任的按有關(guān)規(guī)定處理。第三節(jié)運輸人員檔案管理制度一、目的與范圍本制度規(guī)定了運輸人員檔案的管理工作。本制度適用于本公司運輸人員檔案管理。二、職責(zé)1.公司事物管理員負責(zé)對車輛各種技術(shù)資料的保管。2.車輛管理員負責(zé)保管人員及車輛證件復(fù)印件及監(jiān)督證件的有效性。3.各崗位人員負責(zé)保管隨身攜帶證件，并保證證件的有效性、完好、清潔。4.車輛主駕負責(zé)保管責(zé)任車輛的隨車證件，并保證證件的有效性、完好、清潔。三、工作要求1.人員管理運輸人員的招聘由銷售部。提出申請，由綜合管理部進行初選，經(jīng)公司級培訓(xùn)合格后進入銷售部試用，經(jīng)試用及部門培訓(xùn)合格送各相關(guān)部門學(xué)習(xí)取證后方可正式上崗。2.經(jīng)公司培訓(xùn)取得相關(guān)證件者，必須與公司簽訂三年期聘用合同，合同期內(nèi)離開公司時，企業(yè)有權(quán)扣回相關(guān)證件的取證費用及因此所造成的損失。3.駕駛員分為機動駕駛員、主車駕駛員，經(jīng)考核合格實行逐級晉升。4.人員檔案管理5.各崗位人員負責(zé)保管各自持有的從業(yè)資格證、駕駛證等相關(guān)證件，并保持證件有效完好。6.各崗位人員如因自身原因造成扣證或證件失落，無證期間公司發(fā)給300元/月基本工資；如因企業(yè)原因造成扣證，扣證期間發(fā)給500元/月基本工資；以上兩種情況均要求無證人員服從公司安排，另發(fā)工資按新安排崗位核發(fā)；不服從公司安排不發(fā)給基本工資并作曠工處理直至開除。7.車輛檔案管理8.在車輛購進上牌，所有手續(xù)辦理結(jié)束后，經(jīng)辦人及時將所有資料轉(zhuǎn)交車輛管理員負責(zé)統(tǒng)一保管。9.新車上牌結(jié)束后，經(jīng)辦人將車輛運行所需的所有證件移交給車輛管理員，車輛管理員根據(jù)證件將數(shù)據(jù)證號等記入“車輛檔案”，并將證件復(fù)印件存檔。10.車輛管理員在證件復(fù)印存檔后，將證件原件、隨車工具等交于指定主駕司機且應(yīng)有交接手續(xù)。1