公司檔案分類方案

公司檔案分類方案目的為實現(xiàn)XXXX公司(以下簡稱公司)檔案分類、整理、編目、檢索的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)揮檔案信息服務(wù)功能，特制定本分類方案。范圍《XXXX公司檔案分類方案》適用于公司及子公司。重組子公司可根據(jù)實際情況，參照本方案自行制定。依據(jù)本分類方案依據(jù)下列標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范制定(其最新版本亦適用于本規(guī)范)：《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)《檔號編制規(guī)則》(DA/T13T994)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2008)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)《審計文件材料立卷歸檔工作程序》(審辦發(fā)〔1991〕158號)《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕-32號)《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)《XXXX公司(集團)檔案管理規(guī)定》定義分類：將檔案按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的不同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體系的過程。類目：具有共同內(nèi)容或載體特征的一組檔案的統(tǒng)稱，是檔案的分類單位。檔號：在整理和管理檔案的過程中，為了區(qū)分檔案內(nèi)容，固定檔案排列順序，以字符形式賦予檔案的一組代碼，是存取檔案的標(biāo)記，并有統(tǒng)計監(jiān)督作用。項目代號：投資項目、基建項目等項目檔案的代號。分類號：類目的標(biāo)識符號，用以表示類目在分類體系中的級別、位置和排列順序。案卷號/件號：案卷排列的順序號/文件排列的順序號。分類原則以公司及子公司全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。類目設(shè)置原則力求有較強的概括性、包容性、穩(wěn)定性；類目名稱準(zhǔn)確、簡明；既能適用于現(xiàn)有檔案分類的需要，又能為今后的發(fā)展留有擴展的余地，同時便于掌握和使用。檔號編制原則唯一性原則：檔號應(yīng)指代單一，不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。合理性原則：檔號結(jié)構(gòu)必須與檔案的分類體系相適應(yīng)。穩(wěn)定性原則：檔號一經(jīng)確定，不應(yīng)隨意改變。擴充性原則：檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴充檔案的需要。簡單性原則：檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。類目設(shè)置遵循文件形成的邏輯規(guī)則，檔案類目分為一級類目、二級類目、三級類目，各級類目之間為上下位類的隸屬關(guān)系。一級類目設(shè)置和標(biāo)識依據(jù)公司及子公司管理職能，結(jié)合檔案所記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)及載體形式，一級類目分為A文書檔案、B投資項目檔案、C會計檔案、D審計檔案、E基建檔案、F實物檔案、G照片檔案、音像檔案。二級及以下類目設(shè)置文書檔案二級類目按照文件主辦或承辦機構(gòu)設(shè)置，詳見《XXXX公司機構(gòu)代碼表》（附1）。投資項目檔案二級類目按照項目管理特點結(jié)合文件內(nèi)容和特征設(shè)置；三級類目按照文件內(nèi)容進行設(shè)置。會計檔案二級類目按照文件類別設(shè)置。審計檔案二級類目按照審計類別設(shè)置?；n案二級類目按照項目管理階段結(jié)合文件內(nèi)容和形成特點設(shè)置；三級類目按照文件內(nèi)容設(shè)置。實物檔案二級類目按照實物類別設(shè)置。照片檔案二級類目按照照片類別設(shè)置；三級類目按照內(nèi)容設(shè)置。音像檔案二級類目按照文件類別設(shè)置；三級類目按照內(nèi)容設(shè)置。詳細(xì)類目設(shè)置見《XXXX開發(fā)投資公司檔案分類表》（附2）,各單位可根據(jù)需要增設(shè)一級、二級及以下類目。檔號構(gòu)成要素及標(biāo)識單位代碼：公司和子公司檔案按單位進行管理，采用單位代碼加以區(qū)分。各單位代碼設(shè)置詳見《XXXX公司單位代碼表》（附3）。項目代號：投資項目檔案的項目代號由單位代碼和項目順序號組成，用五位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，前兩位代表單位代碼，后三位代表項目順序號，項目順序號由各子公司按本單位項目依次排流水號；基建檔案的項目代號按基建項目依次排流水號，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。分類號：用一級類目號和二級類目號及以下類目號組成，一級類目號用大寫英文字母表示，二級類目號及以下類目號由兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。保管期限號：“Y”代表永久，“C”代表30年，“D”代表10年。檔號構(gòu)成方式檔號構(gòu)成方式按照各類檔案的自身特點設(shè)置。一般由單位代碼、年度/項目代號、分類號、案卷號/件號等組成，用“－”分隔；一級、二級及以下類目號之間直接連接不設(shè)分隔。文書檔案檔號構(gòu)成為：單位代碼-年度-分類號-保管期限號-件號。示例如下：00-2012-A01-Y-001投資項目檔案檔號構(gòu)成為：單位代碼-項目代號-分類號-案卷號。示例如下:01-01001-B0101-001一案卷號（第一卷）三級類目號（決策文件）二級類目號（投資決策類）一級類目號（投資項目檔案）項目代號（電力公司第一個項目）單位代碼（電力公司）會計檔案檔號構(gòu)成為：單位代碼-年度-分類號-案卷號。示例如下：00-2012-C01-001案卷號（第一卷）年度（2012）二級類目號（會計憑證類）一級類目號（會計檔案）案卷號（第一卷）年度（2012）二級類目號（會計憑證類）一級類目號（會計檔案）單位代碼（公司）審計檔案檔號構(gòu)成為：單位代碼-年度-分類號-案卷號。示例如下:00-2012-D01-001基建檔案檔號構(gòu)成為：單位代碼-項目代號-分類號-案卷號。示例如下:00-01-E0101-001 案卷號（第一卷）三級類目號（立項文件）二級類目號（項目前期文件）一級類目號（基建檔案）項目代號（第一個基建項目）單位代碼（公司）實物檔案00-2012-F01-001單位代碼（公司）10.7照片檔案檔號（照片號）構(gòu)成為：單位代碼-年度-分類號-件號。示例如下：00-2012-G0101-001件號（第一件）三級類目號（領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷）二級類目號（紙質(zhì)照片）一級類目號（照片檔案）年度（2012年）單位代碼（公司）10.8音像檔案00-2012-H0101-001單位代碼（公司）附：1.XXXX公司機構(gòu)代碼表.XXXX公司檔案分類表.XXXX公司單位代碼表XXXX公司機構(gòu)代碼表單位名稱機構(gòu)名稱機構(gòu)代碼公司辦公廳01人力資源部02戰(zhàn)略發(fā)展部03經(jīng)營管理部04安全生產(chǎn)管理部05財務(wù)會計部06國際業(yè)務(wù)部07法律事務(wù)部08監(jiān)察部09審計部10信息化管理部11黨群工作部12XXXX研究中心13XXXX培訓(xùn)中心14協(xié)會辦公室15電力公司綜合部01人力資源部02計財部03電力公司業(yè)務(wù)發(fā)展部04經(jīng)營管理部05基建管理部06安健環(huán)管理部07燃料管理部08監(jiān)察審計部09證券部10煤炭公司綜合部01人力資源部02計劃財務(wù)部03業(yè)務(wù)發(fā)展部04生產(chǎn)經(jīng)營管理部05基建管理部06安全健康環(huán)保部07監(jiān)察部08交通公司綜合部01人力資源部02計財部03業(yè)務(wù)發(fā)展部04生產(chǎn)經(jīng)營部05基建管理部06

交通公司監(jiān)審部07高科公司綜合部01計劃財務(wù)部02生產(chǎn)經(jīng)營部03監(jiān)察部04項目部05物流公司綜合部01計財部02業(yè)務(wù)發(fā)展部03經(jīng)營管理部04航運管理部05煤炭采購與供應(yīng)管理部06資本公司綜合部01股權(quán)管理部02計劃財務(wù)部03投資部04資產(chǎn)公司綜合部01計劃財務(wù)部02法律事務(wù)部03市場管理部04資產(chǎn)管理部05

高新公司綜合事務(wù)部01人力資源部02業(yè)務(wù)發(fā)展部03財務(wù)會計部04風(fēng)險管理部05黨群工作部06投資團隊07物業(yè)公司綜合部01計財部02管理部03一分公司04二分公司05三分公司06上海分公司07XXXX公司檔案分類表一級類目二級類目三級類目A文書檔案按照文件主辦或承辦機構(gòu)名稱設(shè)置，詳見（機構(gòu)代碼表）B投資項目檔案01投資決策類01決策文件02決策支持文件03協(xié)議、證照04其他文件02基建管理類01設(shè)計文件02招標(biāo)文件03竣工文件04其他文件01三會文件03經(jīng)營管理類04退出類03經(jīng)營管理類04退出類02財會、審計文件03安全生產(chǎn)管理文件04技術(shù)管理文件05其他文件01退出文件02處置文件

01會計憑證類C會計檔案02會計賬簿類03財務(wù)報告類04其他類01公司和子公司審計02投資企業(yè)審計D審計檔案03經(jīng)濟責(zé)任審計04專項審計05其他審計01立項文件02建設(shè)用地文件03勘察、測繪、設(shè)計文件01項目前期文件04招投標(biāo)文件05合同、協(xié)議06開工審批文件E基建檔案01工程管理文件02施工文件02項目竣工文件02〃也，文'|、04竣工圖03項目竣工驗收、決算文件04其他

F實物檔案01榮譽類02紀(jì)念品類03印信類04證照類05其他G照片檔案01紙質(zhì)照片0