人工造林項目合同管理措施

第一節(jié)合同管理總則 1第二節(jié)機構(gòu)設(shè)置及管理職責(zé) 2第三節(jié)施工合同評審 7第四節(jié)施工合同的簽訂與管理 11第五節(jié)合同交底及履約 12第六節(jié)合同印章使用 14第七節(jié)合同變更與解除 15第八節(jié)合同文件的使用與存檔 16第九節(jié)合同管理責(zé)任與獎懲 16第一節(jié)合同管理總則一、為加強公司合同管理，提高合同管理質(zhì)量，規(guī)范簽約與履約行為，維護企業(yè)合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，根據(jù)中華人民共和國有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本措施。二、本規(guī)定適用于公司范圍內(nèi)簽訂和履行的工程施工合同、分包（勞務(wù)）施工合同或法律效力等同于合同的協(xié)議、承諾書等商務(wù)文書。三、工程施工合同簽訂實行洽談權(quán)、審查權(quán)、批準(zhǔn)權(quán)相對獨立，互相制約的原則。任何合同均需按照合同評審程序進行評審，并按公司規(guī)定的權(quán)限訂立。所有工程施工合同必須采用書面形式簽訂。嚴禁施工在前，合同簽訂在后，所有合同均由公司蓋章后生效。四、工程施工合同實行法定代表人簽訂與授權(quán)委托人簽訂制度。委托代理人憑法定代表人的授權(quán)委托書在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越委托代理權(quán)限。五、施工合同實行三級管理。即公司、區(qū)域公司或直屬項目部、區(qū)域公司屬項目部三級管理。公司合約成本管理部是施工合同管理的職能部門，區(qū)域公司分管領(lǐng)導(dǎo)或直屬項目部商務(wù)經(jīng)理負責(zé)本區(qū)域或本單位合同管理，項目部商務(wù)經(jīng)理，負責(zé)項目合同履行管理，辦理具體合約事務(wù)。本辦法明確了公司合同管理職責(zé)分工及合同洽談、擬制、評審、訂立、用印、履行、變更、歸檔等管理要求。第二節(jié)機構(gòu)設(shè)置及管理職責(zé)一、合同管理組織機構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)公司合約成本管理部經(jīng)理商務(wù)經(jīng)理項目經(jīng)理部區(qū)域公司合同管理部門項目經(jīng)理部項目商務(wù)經(jīng)理二、成立合約管理委員會公司成立合約管理委員會，是合約管理的最高機構(gòu)。合約管理委員會的具體職責(zé)和人員組成另文規(guī)定下發(fā)。公司合約成本管理部是合同管理的職能部門，負責(zé)公司合約管理的全面工作。施工總包合同由合約成本管理部根據(jù)經(jīng)營部門轉(zhuǎn)交的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件合同標(biāo)準(zhǔn)文本、交底資料、地方規(guī)定等提出合同初稿報總經(jīng)濟師、分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后與業(yè)主協(xié)商談判。合同具體經(jīng)辦人將談判主要條款與分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商確定后，經(jīng)公司工程部、財務(wù)部、合約成本管理部（法務(wù)主管）、經(jīng)營部、總經(jīng)濟師、分管領(lǐng)導(dǎo)評審后，報法定代表人批準(zhǔn)。如由發(fā)包人提供合同文本及已經(jīng)擬定的合同條款，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)將該合同條款進行會簽，將會簽結(jié)果匯總后與發(fā)包人進行談判。三、合同評審（一）勞務(wù)、分包合同由區(qū)域公司或直屬項目部評審后報公司合約成本管理部組織復(fù)評，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司簽訂。（二）一般合同評審由以下人員組成：1.項目經(jīng)理部：項目經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理。2.區(qū)域公司：區(qū)域公司經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理。3.合約成本管理部：經(jīng)理、合約經(jīng)辦人、法務(wù)主管。4.工程部：工程部經(jīng)理。5.財務(wù)部：財務(wù)部經(jīng)理。6.總經(jīng)濟師。7.分管領(lǐng)導(dǎo)。8.總經(jīng)理。四、主要職責(zé)（一）合約成本管理部公司合約成本管理部在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，其在合約方面的主要職責(zé)是：1.負責(zé)宣傳、貫徹、執(zhí)行與合約管理有關(guān)的法律、法規(guī)和政策以及有關(guān)規(guī)定；2.負責(zé)公司《施工合同管理辦法》的擬定、修改、解釋工作；3.負責(zé)工程總包合同的談判、評審和簽約工作；4.負責(zé)合作項目分包合同的談判、評審和簽約工作；5.負責(zé)勞務(wù)隊伍的選用及一次分包工作量在10萬元以上分包合同的評審、簽約工作；6.負責(zé)公司合同專用章的使用與管理；7.負責(zé)向區(qū)域公司或公司直屬項目部進行合同交底，并對合同履行過程進行檢查、監(jiān)管，辦理合同的變更和解除、中止和終止手續(xù)；8.負責(zé)公司總包及分包合同臺賬的建立工作；9.負責(zé)公司合同文件和資料的保存及歸檔工作；10.負責(zé)公司合約人員的培訓(xùn)、考核與管理工作。11.法務(wù)主管：參與工程總包合同的評審；對分包合同內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)文本涉及法律風(fēng)險等條款進行評審及分包合同采用內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)合同文本有較大改變或使用對方合同文本時進行法律風(fēng)險方面的評審；同時對合同的法律主體進行審查確認。（二）區(qū)域公司區(qū)域公司在公司合約成本管理部的領(lǐng)導(dǎo)下負責(zé)本區(qū)域合約管理工作，其主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行公司合同管理規(guī)定，接受公司合約成本管理部的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；2.協(xié)助公司或在公司授權(quán)下進行總包工程施工合同的洽談和合同條款的擬定，合同評審后報公司審核；3.負責(zé)勞務(wù)分包合同的洽談、擬制、評審工作；4.接受公司合約管理部門的總包合同書面一級合同交底并負責(zé)開工前向項目經(jīng)理部進行二級合同書面交底，并對合同履行過程進行檢查、監(jiān)管；5.參與或在公司授權(quán)下進行合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟；6.負責(zé)與合同有關(guān)資料的收集、整理和歸檔工作；7.負責(zé)在規(guī)定時間將各類合同文件和資料報送公司合約部；8.負責(zé)本區(qū)域工程合同臺賬的建立工作。（三）商務(wù)經(jīng)理公司所屬項目部均設(shè)商務(wù)經(jīng)理，商務(wù)經(jīng)理在項目經(jīng)理和公司合約成本管理部的領(lǐng)導(dǎo)下工作，其主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行公司合同管理規(guī)定，接受公司合約成本管理部的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.協(xié)助公司或在公司授權(quán)下進行總包工程施工合同的洽談和合同條款的擬定，合同初步評審后報公司審核。3.負責(zé)勞務(wù)分包合同的洽談、擬制、初步評審工作。4.接受公司合約管理部門對項目經(jīng)理部的書面一級合同交底，并負責(zé)向項目經(jīng)理部人員進行二級合同書面交底。5.按公司合同檔案要求，及時收集、記錄、整理、保存與合同有關(guān)的協(xié)議、函件等資料，辦理工程簽證事宜，做好履約經(jīng)濟資料的收發(fā)與監(jiān)控工作。6.負責(zé)建立本項目的合同臺賬。7.負責(zé)在規(guī)定時間將各類合同文件和資料報送公司合約成本管理部。（四）項目部區(qū)域公司屬項目部在區(qū)域公司領(lǐng)導(dǎo)下工作，負責(zé)合同的履約、合同資料的收集、合同臺賬的建立等工作。（五）其他部門公司總部其他部門在職責(zé)范圍內(nèi)負責(zé)下列工作：1.經(jīng)營部：在工程中標(biāo)后及時向合約成本管理部進行投標(biāo)交底，提供招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、投標(biāo)答疑、澄清文件、書面承諾等涉及工程合同條款的文件并辦理簽收手續(xù)；必要時參與工程總包合同的洽談、評審；2.工程部：參與工程總包合同的評審、工程分包勞務(wù)隊伍的推薦及分包合同的評審；在合同談判過程中提供必要的技術(shù)支持；3.財務(wù)部：參與工程總包合同、勞務(wù)分包合同的評審；主要對合同涉及價款支付、履約保證金（保函）地提供、稅金繳納、支付程序等進行評審；4.辦公室：負責(zé)辦理《法人授權(quán)委托書》手續(xù)；負責(zé)公司各類歸檔合同文件和資料的歸檔管理及借閱工作。第三節(jié)施工合同評審一、總包合同評審工程施工總包合同簽訂前，由公司合約成本管理部組織評審，針對投標(biāo)、招標(biāo)文件與合同條款內(nèi)容進行工程總包合同評審。未進行評審會簽的合同一律不得簽訂。主要評審內(nèi)容如下：（一）工期要求：業(yè)主的工期要求是否適當(dāng)，有無分段驗收交付使用的要求，工期獎罰額度等；（二）質(zhì)量要求：是否能滿足業(yè)主提出的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和等級，對優(yōu)良工程是否有經(jīng)濟補償?shù)?；（三）承包方式和范圍：對業(yè)主提出的承包方式和承包范圍是否與招標(biāo)文件一致，是否可以接受；（四）工程技術(shù)：對所需工程技術(shù)的難易程度、解決方法、應(yīng)注意的問題，并提出具體承擔(dān)此項工程的技術(shù)能力要求，同時對需要特殊投入可能增加的費用進行預(yù)估測算；（五）投標(biāo)保函及履約保證金：對投標(biāo)保函及履約保證金等投資能力的評審；（六）施工現(xiàn)場條件：了解工程項目的地理環(huán)境，施工場地、水、電、道路等是否滿足施工要求，對于不能滿足要求地提出改進方案及增加的費用測算；（七）資信情況：進一步了解發(fā)包人的注冊登記情況，工程項目資金來源是否可靠、充足，能否滿足連續(xù)施工的需要等；（八）優(yōu)惠條件：針對招標(biāo)、投標(biāo)文件所提出的優(yōu)惠，結(jié)合本公司的承受能力，提出具體意見；（九）合同價款與支付：合同價款以及調(diào)整方式，工程是否有預(yù)付款，付款方法，包括付款比例、扣回方式及比例、保修金比例、拖延付款的利息支付和違約金的支付以及雙方的權(quán)利與義務(wù)等；（十）結(jié)算方式：結(jié)算方式是否合理，有無風(fēng)險，并提出具體意見；（十一）其他：對招標(biāo)文件中未提到的可能涉及公司權(quán)利義務(wù)方面的內(nèi)容。工程施工總包合同洽談過程中，對于擔(dān)保、墊資、進度款、各類保證金等涉及費用較大的項目，必須履行報告審批手續(xù)，與合同一并評審。對于大型建設(shè)工程及有影響的重點工作、特殊工程，應(yīng)組織分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門負責(zé)人參加的評審會議，對合同的主要內(nèi)容進行討論和審查，然后提交合約成本管理部組織評審。擬參與施工的項目經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理應(yīng)根據(jù)情況及合約成本管理部要求參與合同洽談、簽訂等工作。（十二）負有合同評審職責(zé)的部門，必須在各自職責(zé)范圍內(nèi)提出明確而具體的評審意見，除總經(jīng)理或授權(quán)的委托人批準(zhǔn)簽訂合同的決策意見外，不允許其他合同評審部門在合同評審表中填寫“同意”二字代替合同評審的意見。二、勞務(wù)及分包合同的評審合作項目的分包合同由合約成本管理部組織評審，工程部、財務(wù)部、總經(jīng)濟師、分管領(lǐng)導(dǎo)參與評審，總經(jīng)理或授權(quán)委托人簽訂。（一）工程施工勞務(wù)分包方按《勞務(wù)、專業(yè)分包招標(biāo)管理辦法》選定后，勞務(wù)分包工程一次分包工作量在10萬元（含）以上的分包合同，由區(qū)域公司或直屬項目經(jīng)理部依據(jù)公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)合同文本起草合同，按本單位的合同評審程序進行評審后報公司合約成本管理部，由合約成本管理部、工程部、財務(wù)部、總經(jīng)濟師評審，分管領(lǐng)導(dǎo)審批；要求申報時間不得晚于勞務(wù)分包進場施工前15天，合同未批復(fù)前不得進場施工。（二）簽訂一次分包工作量在10萬元以下的工程勞務(wù)分包合同，由工程所屬單位合同管理部門起草合同并評審后報公司合約成本管理部審核備案，通過后簽訂合同，合同簽訂前勞務(wù)分包隊伍不得進場施工。對于應(yīng)急開工的項目，區(qū)域公司、項目部應(yīng)當(dāng)提前三天向合同管理部門提出申請勞務(wù)單位進場施工，但進場前必須由擬進場隊伍提交由其法定代表人出具的書面承諾書，承諾書包括合同單價（或總價）、工期、質(zhì)量等的承諾，并在進場后一個月內(nèi)按照規(guī)定程序完成勞務(wù)分包合同的評審和簽訂。三、分包合同的評審重點（一）分包隊伍是否按公司《分包隊伍管理辦法》經(jīng)過招標(biāo)評標(biāo)選擇的，是否符合公司管理體系文件的要求；（二）合同洽談資料是否完整；（三）分包方的資信狀況如何，是否索取了如下文件資料：對方主體為企業(yè)法人或其他組織的，是否已查驗其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、合同有關(guān)的許可證、法人授權(quán)書等原件，并將其復(fù)印件（法人授權(quán)書保存原件）作為合同的附件；（四）是否使用公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)合同文本；（五）分包價格是否合理；（六）價款支付方式及支付比例是否可行。第四節(jié)施工合同的簽訂與管理一、工程總包合同（一）工程總包合同經(jīng)合約成本管理部組織評審、法定代表人審批后簽訂。合同簽訂前，合約成本管理部要特別注意復(fù)核下列因素：1.對方當(dāng)事人的主體資格；2.對方當(dāng)事人使用的證件是否真實可靠；3.對方當(dāng)事人使用的印鑒是否合法和真實有效。（二）對方當(dāng)事人的代理人是否有授權(quán)委托以及是否有超越權(quán)限的行為。（三）合同簽訂必須文字嚴謹、詞意表達清楚、條款齊全、內(nèi)容完整符合法律法規(guī)的規(guī)定。（四）合同簽訂原則上采用國家相關(guān)部委發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。合同需要鑒證或備案的，由合約成本管理部負責(zé)或委托區(qū)域公司辦理。二、工程勞務(wù)分包合同（一）一次分包工作量在10萬元（含10萬元）以上的分包合同，總部評審后返項目部，項目部按評審意見修改完畢對方簽字蓋章后報合約成本管理部，合約成本管理部必須在確認合同文本與審批通過的合同文本完全一致時方可簽訂，加蓋法定代表人章及公司合同專用章；簽訂一次分包工作量在10萬元以下的工程勞務(wù)分包合同，公司合約成本管理部審核通過備案后加蓋法定代表人章公司合同專用章。（二）向?qū)Ψ桨l(fā)送合同時要求其必須在發(fā)文登記本上簽字確認。（三）區(qū)域公司上報公司合約成本管理部評審的合同資料，必須同時將區(qū)域公司或項目部的合同洽談資料、評審資料同時上報；合同簽訂時要將洽談資料和評審資料原件與合同文本同時報合約成本管理部，合同簽訂后，洽談資料及評審資料原件由合約成本管理部存檔。（四）公司合約成本管理部根據(jù)國家法律、法規(guī)，結(jié)合公司的實際情況統(tǒng)一制定內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)合同文本。區(qū)域公司或直屬項目部在簽訂勞務(wù)分包合同時必須使用公司的標(biāo)準(zhǔn)合同文本；同時，合約成本管理部要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同文本的實施情況定期對其進行評價，根據(jù)評價結(jié)果，及時進行修訂，以滿足工程施工的需要。第五節(jié)合同交底及履約一、公司所有工程施工合同必須進行合同交底，合約成本管理部在合同簽訂后、工程開工前10日內(nèi)對區(qū)域公司或直屬項目部進行總包合同一級合同交底，屬區(qū)域公司的工程，由區(qū)域公司對項目部進行二級合同交底，項目部商務(wù)經(jīng)理對有關(guān)人員進行三級合同交底；屬直屬項目部的工程，由項目商務(wù)經(jīng)理對有關(guān)人員進行二級合同交底。必要時，各級交底可以以召開交底會的形式合并進行。二、合同交底必須有書面資料，并針對合同條款分類整理發(fā)放到項目經(jīng)理部相應(yīng)的合同履行人員；同時做好合同交底記錄。三、合同交底的主要內(nèi)容包括：工期、合同價款、承包范圍、雙方權(quán)利與義務(wù)、合同價款支付、合同價款調(diào)整、工程結(jié)算辦法、違約責(zé)任、保修范圍及內(nèi)容等，對于一級合同交底，除了上述內(nèi)容還要將合同洽談的重點內(nèi)容、合同履行中潛在的風(fēng)險、索賠點進行交底。四、一級合同交底針對區(qū)域公司的，必須有區(qū)域公司經(jīng)理、生產(chǎn)副經(jīng)理、總工、商務(wù)經(jīng)理、財務(wù)人員等參加；針對直屬項目部的，必須有項目經(jīng)理、副經(jīng)理或工主任、商務(wù)經(jīng)理、總工等參加；二級合同交底，區(qū)域公司對項目部交底，必須有項目經(jīng)理、副經(jīng)理或工主任、總工、商務(wù)經(jīng)理等參加，直屬項目部則必須對項目部的全體人員交底；商務(wù)經(jīng)理制定合同履約策劃、控制方案或合同風(fēng)險轉(zhuǎn)移、合理分解的措施；在合同交底時將合同履約策劃、控制方案或合同風(fēng)險轉(zhuǎn)移、合理分解的措施發(fā)到相關(guān)責(zé)任人。三級交底，區(qū)域公司項目部對全體人員交底。五、總包合同簽訂并生效后，公司合約成本管理部和其他業(yè)務(wù)主管部門及各單位要隨時了解合同履行情況，跟蹤監(jiān)督合同履行全過程，發(fā)現(xiàn)問題必須采取相應(yīng)措施，及時對原合同進行修訂、補充和完善。六、公司有關(guān)部門和各單位對已簽訂生效的工程分包合同，履行過程中若發(fā)現(xiàn)對方有欺詐或其他損害我方利益的情況時，應(yīng)及時按本辦法規(guī)定的程序與對方協(xié)商變更或解除合同，并立即采取有效的措施，防止我方損失的擴大。第六節(jié)合同印章使用一、合同評審?fù)戤叄珊霞s成本管理部負責(zé)辦理用印手續(xù)。二、合同文本用印前，印章管理人員應(yīng)按規(guī)定的評審程序認真審查《合同評審表》，未經(jīng)批準(zhǔn)或越權(quán)批準(zhǔn)及不經(jīng)公司合約成本管理部辦理手續(xù)，印章管理人員不得為任何人員辦理用印。三、公司簽訂總包或分包合同用印時，經(jīng)印章管理人員審查后加蓋“公司合同專用章”（除委托代理合同、授權(quán)合同及業(yè)主特殊要求的以外，嚴禁用公司“行政印章”或其他印章代替“合同專用章”）并加蓋騎縫章，做好用印登記，總包合同由法定代表人或授權(quán)代理人簽字，分包合同由項目經(jīng)理簽字確認，同時要求分包方法定代表人或授權(quán)代理人簽字并蓋章。第七節(jié)合同變更與解除一、發(fā)生合同的變更與解除，中止與終止事宜，必須經(jīng)過公司批準(zhǔn)方可進行。重大合同（如業(yè)主總包合同、主要勞務(wù)分包合同）的變更與解除、中止與終止需按照合同簽訂的程序進行評審。區(qū)域公司商務(wù)經(jīng)理或直營項目商務(wù)經(jīng)理應(yīng)及時書面向公司合約成本管理部報告并提出相應(yīng)的處理意見。二、合同若確需變更或解除時，由區(qū)域公司或項目部商務(wù)管理部門查明原因，提出意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)理審核，報公司合約成本管理部，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核準(zhǔn)后由與對方協(xié)商，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。三、合同變更必須經(jīng)公司批準(zhǔn)，由合約成本管理部負責(zé)實施，并要辦理合同變更評審，同時要做好變更文件的整理、保存和歸檔工作；變更的合同與原合同傳遞范圍相同。四、合同履行過程中的合同中止（包括停、緩建），項目商務(wù)經(jīng)理應(yīng)及時收集因中止合同給公司造成經(jīng)濟損失的證據(jù)和資料，及時辦理索賠和結(jié)算事宜。中止的合同又恢復(fù)履行時，同樣也要辦理恢復(fù)履行的手續(xù)。五、對于合同的終止（合同未履行完，但決定不再繼續(xù)履行），項目商務(wù)經(jīng)理應(yīng)做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關(guān)的資料，按照實際發(fā)生的費用或造成的損失，及時辦理索賠。第八節(jié)合同文件的使用與存檔一、總包合同簽訂后，正本由合約成本管理部交檔案室存檔，副本兩份交項目部，一份交公司財務(wù)部，區(qū)域公司的工程根據(jù)需要分送，一份存合約成本管理部，其余副本交檔案室存檔。二、合同簽訂前的相關(guān)資料（招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等），由經(jīng)營部移交合約成本管理部，待施工合同簽訂后與合同一起交檔案室存檔。三、合同履約過程中的合約資料由項目商務(wù)經(jīng)理收集、整理、歸檔。四、勞務(wù)分包合同要一式八份，簽訂后返還對方兩份，合約成本管理部自留一份，送財務(wù)部一份，返回區(qū)域公司或項目經(jīng)理部三份，其中項目部項目經(jīng)理或區(qū)域公司主管部門一份、商務(wù)經(jīng)理一份、成本經(jīng)理（會計）一份，剩余一份由合約成本管理部報檔案室存檔。五、合同履行完畢，合約成本管理部要將保存的全部合同資料移交檔案室存檔。第九節(jié)合同管理責(zé)任與獎懲一、合同管理工作的責(zé)任與獎懲合同洽談、簽約人員要有相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識，遵紀守法，嚴禁借工作之便收受錢物、假公濟私，不準(zhǔn)采取脅迫、欺詐、誘惑等不法手段，嚴禁簽訂違法合同、無效合同和不利于企業(yè)的合同。二、合同管理工作的獎勵各級合同管理部門和人