協(xié)商和溝通管理制度全套

協(xié)商和溝通管理制度1.目的建立有效的協(xié)商和溝通機(jī)制，保證員工充分參與質(zhì)量、環(huán)境、OHS（OccupationalHealth&Safety，職業(yè)健康和安全）事務(wù)的協(xié)商與管理，保證內(nèi)外部信息得到及時、有效地交流。2.適用范圍適用于質(zhì)量、環(huán)境、OHS事務(wù)的協(xié)商和內(nèi)外部信息交流的管理。3.職責(zé)3.1產(chǎn)品研發(fā)部、生產(chǎn)技術(shù)部、營銷部、采購部等部門負(fù)責(zé)收集對應(yīng)相關(guān)方的信息。3.2質(zhì)量部負(fù)責(zé)協(xié)商和溝通的綜合管理，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌內(nèi)外部信息的傳遞、處理，并做好相關(guān)信息的匯總、保存工作。3.3各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞和收集。3.4人事行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督處理公司內(nèi)部員工反映的問題。3.5管理者代表對信息的傳遞和處理進(jìn)行監(jiān)督。4.作業(yè)程序4.1質(zhì)量、環(huán)境、OHS事務(wù)的協(xié)商。4.1.1公司和各部門在組織進(jìn)行下列活動時，應(yīng)與員工或其代表協(xié)商：①質(zhì)量、環(huán)境、OHS方針的制定、修訂、評審。②管理體系文件，特別是作業(yè)指導(dǎo)書的制定、修訂和評審。③過程的識別與確定；環(huán)境因素的識別與評價；危險源辨識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制的策劃。④可能影響工作場所環(huán)境、OHS變化的任何活動。4.1.2協(xié)商前，要做好“質(zhì)量、環(huán)境、OHS事務(wù)協(xié)商計劃”，按計劃進(jìn)行。必要時，將“質(zhì)量、環(huán)境、OHS事務(wù)協(xié)商計劃”及協(xié)商的結(jié)果通報給有關(guān)相關(guān)方，以得到他們的理解與支持。4.1.3員工或其代表參與協(xié)商的方式有：口頭或書面意見和建議，參與會議討論等。4.1.4人事行政部收集員工的意見和建議，將這些意見反饋給相關(guān)部門，并監(jiān)督其處理。4.2信息的交流與溝通。4.2.1信息的分類。4.2.1.1外部信息。①安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局、勞動局、環(huán)保局、產(chǎn)品檢查機(jī)構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等檢查或監(jiān)測的結(jié)果及反饋的信息。②市場動態(tài)。③相關(guān)方反饋的信息及其投訴。相關(guān)方指顧客、工程合同方、供應(yīng)商、運輸公司、社區(qū)居民等。④政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息，如法律、法規(guī)、條例、標(biāo)準(zhǔn)等。⑤其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、OHS等方面的信息。4.2.1.2內(nèi)部信息。①內(nèi)部日常信息，指正常情況下的各類信息。②內(nèi)部異常突發(fā)信息，指活動中發(fā)生偏差的信息，如質(zhì)量、環(huán)境、OHS不符合信息。③緊急信息，如火災(zāi)、傷亡、環(huán)保設(shè)施失靈等緊急情況。④其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）。4.2.2信息的交流。信息可通過報告、記錄、討論交流、電子媒體、通信等方式予以傳遞。4.2.2.1外部信息的交流。①質(zhì)量部、人事行政部、營銷部負(fù)責(zé)環(huán)保局、安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局、勞動局、產(chǎn)品檢查機(jī)構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測或檢查結(jié)果及反饋信息的收集。這類信息匯總到質(zhì)量部，由質(zhì)量部傳遞到公司相關(guān)部門。當(dāng)監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況，按照《糾正和預(yù)防措施控制程序》的要求進(jìn)行處理。②政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類的資料信息由R&D、品質(zhì)與安全部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、更新、整理，交文控中心保存。詳見《文件控制程序》《法律法規(guī)和其他要求控制程序》。③生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)與工程合同方、采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商、營銷部負(fù)責(zé)與運輸公司、質(zhì)量部負(fù)責(zé)與社區(qū)居民等相關(guān)方進(jìn)行溝通。對這些相關(guān)方傳來的信息，各責(zé)任部門應(yīng)盡快處理。如問題嚴(yán)重，相關(guān)部門應(yīng)及時將信息傳達(dá)到質(zhì)量部、管理者代表等有關(guān)部門。a）如是書面信息，直接將其復(fù)印件分發(fā)給有關(guān)部門。b）如是口頭信息，則應(yīng)將其填寫在“信息聯(lián)絡(luò)單”上，復(fù)印后分發(fā)給有關(guān)部門。質(zhì)量部組織相關(guān)部門針對相關(guān)方反映的問題，采取糾正措施，詳見《糾正和預(yù)防措施控制程序》。當(dāng)相關(guān)方要求答復(fù)時，應(yīng)將處理結(jié)果通告對方。④市場信息、顧客不滿意信息、顧客投訴的處理由營銷部負(fù)責(zé)。對顧客反映比較嚴(yán)重的問題，營銷部應(yīng)及時轉(zhuǎn)達(dá)給質(zhì)量部、管理者代表等有關(guān)部門。參照《顧客服務(wù)控制程序》執(zhí)行。⑤各部門直接從外部獲取的其他信息，以“信息聯(lián)絡(luò)單”的方式反饋到質(zhì)量部等有關(guān)部門。4.2.2.2內(nèi)部信息的交流。①日常信息由各部門按“數(shù)據(jù)和信息傳輸要求一覽表”的規(guī)定收集并傳遞。②異常的不符合信息，由發(fā)現(xiàn)者填寫“信息聯(lián)絡(luò)單”交由責(zé)任部門處理。如問題嚴(yán)重，則應(yīng)將“信息聯(lián)絡(luò)單”送質(zhì)量部、上級主管各一份。質(zhì)量部應(yīng)據(jù)此適時向有關(guān)責(zé)任部門發(fā)出“糾正和預(yù)防措施要求單”，詳見《糾正和預(yù)防措施控制程序》。③火災(zāi)、傷亡、環(huán)保設(shè)施失靈等緊急情況，執(zhí)行《應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序》。④其他內(nèi)部信息，如員工的建議之類，提出者以“信息聯(lián)絡(luò)單”的形式反饋給質(zhì)量部等部門進(jìn)行處理。4.2.3信息的歸檔與保存。4.2.3.1各部門做好信息的接收、傳遞、分類和歸檔工作。4.2.3.2質(zhì)量部作為信息控制中心，應(yīng)做好信息的整理分類、索引編制、保護(hù)管理工作，確保信息的完整、可靠與可用。4.2.3.3質(zhì)量部每月都應(yīng)將整理、分類的信息傳遞到有關(guān)部門，供有關(guān)部門進(jìn)行歸納、分析，以尋求改進(jìn)的機(jī)會。4.2.4信息的公開。4.2.4.1對于可為公眾所獲知的信息，如宣傳畫、實況照片、績效監(jiān)測結(jié)果等，應(yīng)定期或不定期地張貼在公司、部門的宣傳欄中，以提高員工的警覺性。4.2.4.2當(dāng)相關(guān)方想了解本公司的質(zhì)量、環(huán)境、OHS方針