行政費(fèi)用管理制度

第十八節(jié)費(fèi)用管理制度一、目的為加強(qiáng)公司費(fèi)用管理、控制不合理費(fèi)用開(kāi)支，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。二、費(fèi)用分類費(fèi)用項(xiàng)目費(fèi)用項(xiàng)目說(shuō)明工資薪酬是指公司為員工應(yīng)得的全部工資薪酬，可設(shè)三級(jí)科目“工資”、“保險(xiǎn)”、“福利”等。員工險(xiǎn)金是指公司為員工上的勞動(dòng)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等（可并入工資薪酬）職工福利費(fèi)包括管理部員工工作餐、醫(yī)療用品、公司組織職工體檢費(fèi)、工傷醫(yī)療費(fèi)、注射疫苗費(fèi)等（可并入工資薪酬）。員工宿舍費(fèi)指公司員工宿舍的租金、水、電、氣費(fèi)用支出（可并入職工福利費(fèi)）職工教育經(jīng)費(fèi)說(shuō)是指培訓(xùn)費(fèi)、外培的路費(fèi)補(bǔ)助出.、資格認(rèn)證、購(gòu)置教學(xué)設(shè)備與設(shè)施等經(jīng)費(fèi)支出電費(fèi)是指交付電力的全部電費(fèi)修理費(fèi)包含商場(chǎng)和宿舍的空調(diào)、電力等裝修費(fèi)（不含電腦等電子辦公設(shè)備），其他管理部辦公用品移動(dòng)和安裝費(fèi)等。保潔費(fèi)指保潔發(fā)生的費(fèi)用、使用工具等開(kāi)支消防保衛(wèi)費(fèi)指公司消費(fèi)檢查、消防器具維護(hù)等支出的費(fèi)用裝修費(fèi)指公司承擔(dān)的商戶裝修費(fèi)。綠化費(fèi)指企業(yè)綠化和商場(chǎng)的綠色植物花卉的擺放費(fèi)。勞動(dòng)保護(hù)費(fèi)指公司購(gòu)買工服發(fā)生的費(fèi)用辦公費(fèi)包含2個(gè)三級(jí)科目“

辦公用品費(fèi)/快遞費(fèi)

”，其中“辦公用品”指管理部門每月按預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買的辦公用品及為新員工購(gòu)買的小件辦公品，以及傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)用色帶、墨盒、墨粉、復(fù)印紙等，“快遞費(fèi)”主要指管理部門日常發(fā)快件的費(fèi)用（例如EMS）。圖書(shū)資料費(fèi)指管理部門購(gòu)書(shū)，訂報(bào)刊雜志的費(fèi)用（可并入辦公費(fèi)）通訊費(fèi)含兩個(gè)三級(jí)科目“固定電話費(fèi)/手機(jī)費(fèi)/上網(wǎng)費(fèi)”，其中“固定電話費(fèi)”指管理部門辦公室有線電話使用費(fèi)，“手機(jī)費(fèi)”指管理部門移動(dòng)電話使用費(fèi)?！吧暇W(wǎng)費(fèi)”指Internet使用費(fèi)等。租賃費(fèi)指經(jīng)營(yíng)管理使用場(chǎng)地時(shí)發(fā)生的費(fèi)用（不包括職工宿舍房租）印刷費(fèi)指公司所有票證帳表、名片、合同、等印制費(fèi)辦公費(fèi)差旅費(fèi)指公司因公外出發(fā)生的路費(fèi)、宿費(fèi)、伙食部等（不含專外出考察）?？疾熨M(fèi)指公司專門專外出考察發(fā)生的路費(fèi)、宿費(fèi)、伙食部等。（可并入差旅費(fèi)）交通費(fèi)指市內(nèi)交通費(fèi)。（可并入差旅費(fèi)）車輛費(fèi)指車輛用油、存車費(fèi)、修理費(fèi)、檢車費(fèi)等費(fèi)用，車輛按0.8元/公里分使用部門考核，總經(jīng)理用車計(jì)入行政部。招待費(fèi)包含因公接待和行政部購(gòu)咖啡、茶葉、水果、紙杯、純凈水、礦泉水、紙巾等，業(yè)務(wù)費(fèi)指公司因業(yè)務(wù)或公共關(guān)系維護(hù)送卡送慰問(wèn)品的支出?；ㄜ囎赓U費(fèi)

是指經(jīng)營(yíng)需要花車租用費(fèi)，應(yīng)進(jìn)行租購(gòu)分析，決定是否購(gòu)買。電腦及信息維護(hù)

包含電腦等的修理、安裝費(fèi)和硬件升級(jí)費(fèi)，pos機(jī)、價(jià)簽專用耗材等。運(yùn)雜費(fèi)指經(jīng)營(yíng)部門偶爾發(fā)生的通過(guò)運(yùn)輸公司的運(yùn)費(fèi)、提貨費(fèi)等。企劃廣告費(fèi)是指賣場(chǎng)陳列、裝飾、美工、墻體廣告制作的材料費(fèi)用費(fèi)，外部媒體的廣告費(fèi)促銷費(fèi)是指促銷活動(dòng)發(fā)放的禮品、（銷售提成）等保險(xiǎn)費(fèi)是指公司財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)費(fèi)政府及社會(huì)性收費(fèi)是指政府部門工商、城管(稅務(wù))等部門收取的費(fèi)用，含無(wú)理收費(fèi)及罰金。訴訟費(fèi)是指糾紛爭(zhēng)議發(fā)生的訴訟費(fèi)和律師費(fèi)。年檢審計(jì)咨詢費(fèi)是指企業(yè)參加工商聯(lián)合年費(fèi)、企業(yè)變更費(fèi)、企業(yè)審計(jì)費(fèi)、專項(xiàng)咨詢費(fèi)等。折舊費(fèi)是指管理部使用的固定資產(chǎn)每月所計(jì)提的折舊（財(cái)務(wù)部專用）。開(kāi)辦費(fèi)攤銷是對(duì)公司在籌建期間所發(fā)生的開(kāi)辦費(fèi)的攤銷（財(cái)務(wù)部專用）。低值易耗品攤銷是指月底時(shí)將用于管理部的“低值易耗品”結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用（財(cái)務(wù)部專用科目）。無(wú)形資產(chǎn)攤銷指月底對(duì)公司所擁有的無(wú)形資產(chǎn)分期攤銷（財(cái)務(wù)部專用）。稅金是指公司繳納的印花稅等稅金（僅限財(cái)務(wù)部用）。工會(huì)經(jīng)費(fèi)

是指交地稅的工會(huì)經(jīng)費(fèi)（僅限財(cái)務(wù)部用）。壞賬準(zhǔn)備指公司財(cái)務(wù)部門依據(jù)財(cái)務(wù)制度規(guī)定對(duì)“應(yīng)收賬款”是否壞賬所計(jì)提的一種準(zhǔn)備金（財(cái)務(wù)部專用）。存貨跌價(jià)準(zhǔn)備是指公司依據(jù)市場(chǎng)同類產(chǎn)品價(jià)格漲跌對(duì)存貨所計(jì)提的跌價(jià)準(zhǔn)備（財(cái)務(wù)部專用）。財(cái)務(wù)手續(xù)費(fèi)（財(cái)務(wù)部專用）利息收入（財(cái)務(wù)部專用）利息支出（財(cái)務(wù)部專用）財(cái)務(wù)票單工本費(fèi)（財(cái)務(wù)部專用）三、管理方法公司費(fèi)用管理通過(guò)預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法。除公司特別規(guī)定的項(xiàng)目外，嚴(yán)禁先列支，后報(bào)銷。管理方法①：采用預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的費(fèi)用項(xiàng)目有：招待費(fèi)、企劃廣告費(fèi)、電話費(fèi)、辦公費(fèi)。管理方法②：采用預(yù)算管理和行政管理相結(jié)合的費(fèi)用項(xiàng)目有：政府及社會(huì)性收費(fèi)、稅金、保險(xiǎn)費(fèi)等。管理方法③：除此之外的采用預(yù)算管理。（一）預(yù)算管理1.定義預(yù)算管理是指:各職能部門、業(yè)務(wù)單位事先向財(cái)務(wù)部提出下期本部門所有費(fèi)用的申購(gòu)部門如無(wú)異議，持上述單據(jù)辦理審批手續(xù)，之后將審批的單據(jù)交給采購(gòu)員辦理采購(gòu)手續(xù)。委托辦理的事項(xiàng)，費(fèi)用需由委托部門承擔(dān)的，報(bào)銷單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，并經(jīng)委托部門經(jīng)理簽字確認(rèn),無(wú)委托部門經(jīng)理簽字的,費(fèi)用記入經(jīng)辦部門賬。1.報(bào)銷單據(jù)使用說(shuō)明單據(jù)名稱使用說(shuō)明《差旅費(fèi)報(bào)銷單》差旅費(fèi)報(bào)銷（車、船、飛機(jī)票、住宿費(fèi)等）?！顿M(fèi)用報(bào)銷單》非差旅費(fèi)的日常費(fèi)用的報(bào)銷?！对紤{證粘貼單》對(duì)小票較多，按類別分層次粘貼，附在前2種報(bào)銷單后面?！督杩顔巍穫€(gè)人差旅費(fèi)暫借款?！陡犊顚徟鷨巍犯黝愗浛詈痛鷫|款項(xiàng)的支付，其他金額較大的日常費(fèi)用支付。2.《付款審批單》使用注意事項(xiàng)（1）各項(xiàng)貨款的請(qǐng)款必須附加采購(gòu)合同、入庫(kù)單、費(fèi)用明細(xì)清單作為審核依據(jù)。（2）辦公場(chǎng)地、倉(cāng)庫(kù)等租賃合同必須報(bào)財(cái)務(wù)部備案，作為租賃費(fèi)支出依據(jù)。（3）《付款審批單》的大額日常費(fèi)用（≥1,000元）支付，以支票形式為主。3.費(fèi)用報(bào)銷的步驟（1）判斷所發(fā)生的費(fèi)用：有無(wú)預(yù)算？無(wú)預(yù)算或超預(yù)算，走“超預(yù)算部分審批權(quán)限”。（2）判斷所發(fā)生的費(fèi)用：屬哪種管理方法？（3）如屬“管理方法①”判斷是否超額度，若超額度不予報(bào)銷。（4）如屬“管理方法②”判斷是否經(jīng)過(guò)“行政管理”，單項(xiàng)費(fèi)用金額＞200元是否有批準(zhǔn)的書(shū)面申請(qǐng)。五、差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為保證我公司員工因公出差工作的順利進(jìn)行,本著高效節(jié)約和保證員工生活的原則,按照公司員工的任職需要，結(jié)合本地同行及本公司實(shí)際情況，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。1．職員出差的批準(zhǔn)程序:我公司職員因工作需要出差，需經(jīng)本部門主管簽發(fā)出差申請(qǐng)表,在出差申請(qǐng)表上注明:出差人員姓名、人數(shù)、地點(diǎn)、任務(wù)、時(shí)間、預(yù)支差旅費(fèi)等項(xiàng)內(nèi)容，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可出差。員工因公出差，除特殊情況，要提前1天由本人提出申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借款手續(xù)。差旅費(fèi)借款人填寫借款單，借款金額要根據(jù)路途遠(yuǎn)近，出差天數(shù)，乘坐何種交通工具，住宿、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定，借款單要經(jīng)部門經(jīng)理審核，主管副總審批，財(cái)務(wù)經(jīng)理核實(shí)，財(cái)務(wù)總監(jiān)簽批，總經(jīng)理核準(zhǔn)后，出納方可支付。借款額=預(yù)計(jì)出差天數(shù)×（宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)+伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)+其他補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)）+長(zhǎng)途車船機(jī)票出差申請(qǐng)表部門出差原因城市交通工具出差時(shí)間自年月日至年月日預(yù)計(jì)天工作內(nèi)容：部門經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)出差回來(lái)后要在三天內(nèi)到財(cái)務(wù)部報(bào)帳，剩余款要交回，不許欠款。無(wú)故不報(bào)賬者，財(cái)務(wù)有權(quán)從其工資中扣除，并按出差借款金額及天數(shù)收取萬(wàn)之五的利息。2．職員出差乘坐車船及飛機(jī)標(biāo)準(zhǔn):總經(jīng)理因公出差，可乘坐飛機(jī)。公司其他工作人員因公出差，卻因工作需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可乘坐飛機(jī)，一般情況一律乘坐火車或汽車?？偨?jīng)理可乘坐火車軟席，輪船一等艙位（超過(guò)五十歲的高級(jí)職員可參照?qǐng)?zhí)行），總監(jiān)以上（級(jí)）乘坐火車硬臥，輪船二等艙位，公司其他工作人員因公出差可乘坐火車硬臥，輪船三等艙。對(duì)超出乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)的,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報(bào)銷.級(jí)別火車輪船飛機(jī)備注總經(jīng)理軟臥一等艙商務(wù)艙總監(jiān)以上（級(jí)）硬臥二等艙普通艙部門經(jīng)理硬臥三等艙--主管及以下人員硬臥三等艙--3．職員出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn):（1）乘坐火車超過(guò)12小時(shí)在火車上過(guò)夜（晚10：00---早6：00期間）六小時(shí)以上者，沒(méi)買臥鋪票，可按乘坐火車硬席票價(jià)的50%發(fā)給出差補(bǔ)助。（2）出差生活補(bǔ)貼出差生活補(bǔ)貼按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、出差天數(shù)給予補(bǔ)助。出差天數(shù)以中午12:00為界限，以車、船票的時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)。出發(fā)時(shí)間≤12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。返回到達(dá)時(shí)間＞12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。部門主管以上級(jí)別人員到公司業(yè)務(wù)單位所在地出差，期間接受業(yè)務(wù)單位接待的，則生活補(bǔ)貼不予發(fā)放。參加各種會(huì)議、培訓(xùn)，期間的生活補(bǔ)貼、市內(nèi)交通費(fèi)不予發(fā)放。出差期間如有餐費(fèi)支出，則該天的出差生活補(bǔ)貼減半發(fā)放，判斷的標(biāo)準(zhǔn)是餐費(fèi)發(fā)票號(hào)是否相連，如發(fā)票號(hào)是兩組號(hào)碼，則算兩天，依次類推。（3）住宿費(fèi)：住宿費(fèi)按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、職務(wù)級(jí)別給予報(bào)銷。節(jié)約或超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的部分，公司個(gè)人均四六分擔(dān)，（即公司40%，個(gè)人60%）。出差同行人員中職務(wù)級(jí)別不一致，其他同行人員可享受最高級(jí)別人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)。但超過(guò)最高級(jí)別住宿標(biāo)準(zhǔn)的部分仍須四六分擔(dān)。出差人員如為單數(shù)，或同行人員中有異性，住宿費(fèi)可以按標(biāo)準(zhǔn)乘以2的范圍內(nèi)報(bào)銷，超出部分四六分擔(dān)，如住宿包間未超過(guò)住宿標(biāo)準(zhǔn)，則出差人員仍可享受節(jié)約歸己部分。住宿費(fèi)按實(shí)際住宿天數(shù)平均計(jì)算，以車船票的時(shí)間為準(zhǔn)。（4）市內(nèi)交通費(fèi)：市內(nèi)交通費(fèi)（含出租車費(fèi)）按地區(qū)包干使用，不再憑據(jù)報(bào)銷。市內(nèi)交通費(fèi)包括除飛機(jī)票、火車票、輪船票、長(zhǎng)途汽車票及有關(guān)機(jī)場(chǎng)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以外的所有交通費(fèi)用，未能認(rèn)定為長(zhǎng)途汽車票的一律視同市內(nèi)交通費(fèi)。出差人員因病在外地住院，期間的市內(nèi)交通費(fèi)不再發(fā)放，生活補(bǔ)貼視同出差。長(zhǎng)期駐外人員（指在同一城市、連續(xù)出差≥15天），期間的市內(nèi)交通費(fèi)不實(shí)行包干制，按實(shí)報(bào)銷。（5）職工出差如有特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷的，必須另作說(shuō)明經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可報(bào)銷。（6）因接待任務(wù)或會(huì)議安排超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的（不影響公司形象盡量不參加食宿）,超支部分由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。省會(huì)城市其他地區(qū)市內(nèi)交通市內(nèi)交通市內(nèi)交總經(jīng)理260703020070301505030總監(jiān)以上（級(jí)）240603015060301204030部門經(jīng)理160502012050201003020副經(jīng)理及以下人員12040151004015802015（7）自帶交通工具出差的，除不再報(bào)銷往返目的地的往返路費(fèi)外，還應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)扣減出差補(bǔ)助中所包含的市內(nèi)交通補(bǔ)助。（8）到本市兩區(qū)以外出差，確不能回來(lái)就餐著，每人每天補(bǔ)助10元；到本市所轄縣及北京天津出差卻不能回單位就餐者，每人每天補(bǔ)助20元。（9）鼓勵(lì)節(jié)約高效，司機(jī)當(dāng)日往返超過(guò)300公里（石家莊、承德市、秦皇島、張家口市）以遠(yuǎn)，日增加補(bǔ)助30元。（10）出差人員趁出差之便，事先經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)就近返家省親辦事的，其繞道車船費(fèi)扣除直線單程車船費(fèi)，多開(kāi)支的部分由個(gè)人自理。不報(bào)銷繞道和在家期間的出差生活補(bǔ)貼、住宿費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)。4.其它費(fèi)用規(guī)定：出差在外地的業(yè)務(wù)招待費(fèi)、復(fù)印費(fèi)等要有合法單據(jù)，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可按規(guī)定報(bào)銷。員工在本市市內(nèi)聯(lián)系業(yè)務(wù)（列入“交通費(fèi)”費(fèi)用項(xiàng)目），因公司不能提供交通工具，乘坐市內(nèi)公共汽車的費(fèi)用，實(shí)報(bào)實(shí)銷。若有特殊情況的，事先向經(jīng)理提出申請(qǐng)，批準(zhǔn)后方可乘坐出租車，報(bào)銷應(yīng)在出租車票空白處注明理由、出發(fā)地、目的地。5．公司派出到外地培訓(xùn)、學(xué)習(xí)人員：時(shí)間在30天以內(nèi)的，伙食補(bǔ)貼每人每天補(bǔ)助10元，超過(guò)一個(gè)月者每人每天按8元補(bǔ)助，包干使用超支自負(fù)（培訓(xùn)費(fèi)中含伙食費(fèi)的不再另計(jì)伙食補(bǔ)貼）。在此期間的住宿、往返的交通費(fèi)用由公司統(tǒng)一安排、支付，不再另行支付出差補(bǔ)助。六、通訊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公司對(duì)通訊費(fèi)費(fèi)采用預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的的方法，額度管理是指根據(jù)所擔(dān)當(dāng)?shù)穆殑?wù)級(jí)別、工作的需要以及歷史數(shù)據(jù)，確定該崗位的通訊費(fèi)費(fèi)報(bào)銷額度。1．手機(jī)費(fèi)總監(jiān)以上200元/月經(jīng)理級(jí)120元/月副經(jīng)理60元/月特殊崗位或若確因業(yè)務(wù)所需通訊費(fèi)超過(guò)當(dāng)期額度，本人可申請(qǐng)對(duì)超額部分進(jìn)行核實(shí)報(bào)支，但應(yīng)附通話清單。2．座機(jī)電話由行政部制定定額，超支部分從工資中扣除。七、招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1．招待對(duì)象必須是外單位、需招待的客人（如政府官員、稅務(wù)、銀行、工商、供應(yīng)商、客戶、關(guān)系單位等）。員工個(gè)人用餐不得報(bào)銷，員工集體活動(dòng)用餐，由單位報(bào)銷屬于員工福利，不執(zhí)行此制度。2．各子公司、各部門因業(yè)務(wù)需要招待客人，要事先填寫申請(qǐng)單報(bào)行政部，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后到財(cái)務(wù)借款，除特殊情況外，先斬后奏者財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。業(yè)務(wù)接待必須要對(duì)口接待，并嚴(yán)格控制參加人數(shù)。3．宴請(qǐng)客人厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)。不得講排場(chǎng)比闊氣，以加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)感情辦實(shí)事為目的。除重要客人，一般宴請(qǐng)不得上高檔煙酒、生猛海鮮、名貴菜肴。飯后不得安排娛樂(lè)、游玩、洗浴等活動(dòng)（客人自費(fèi)除外）。4．宴請(qǐng)客人用餐標(biāo)準(zhǔn)（含酒水）：分每人多少元三檔，特殊情況需要超標(biāo)用餐，總經(jīng)理特批，否則超標(biāo)餐費(fèi)個(gè)人負(fù)擔(dān)，不得報(bào)銷。部門標(biāo)準(zhǔn)政府部門業(yè)務(wù)部門ABCABC餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)報(bào)80實(shí)報(bào)6050元/人60元/人50元/人30元/人酒水標(biāo)準(zhǔn)實(shí)報(bào)40實(shí)報(bào)4030元/人40元/人30元/人20元/人陪同標(biāo)準(zhǔn)總經(jīng)理總經(jīng)理副總或經(jīng)理副總或經(jīng)理經(jīng)理經(jīng)理陪同人員按需按需2人2人2人2人注：政府部門：A是指市級(jí)各職能部門主要領(lǐng)導(dǎo)；B是指區(qū)級(jí)各職能部門主要領(lǐng)導(dǎo)；C是指市級(jí)、區(qū)級(jí)各職能部門辦事人員。業(yè)務(wù)部門：A是指業(yè)務(wù)單位的董事長(zhǎng)、總經(jīng)理；B是指業(yè)務(wù)單位的經(jīng)理；C是指業(yè)務(wù)單位的辦事人員。招待費(fèi)申請(qǐng)單年月日招待對(duì)象用餐標(biāo)準(zhǔn)人數(shù)坐陪人數(shù)總經(jīng)理主管領(lǐng)導(dǎo)行政部經(jīng)理申請(qǐng)人八、辦公費(fèi)1.定義：辦公費(fèi)是指因日常工作的需要而購(gòu)買的辦公用品及其他辦公性質(zhì)的消耗，如購(gòu)買紙筆、郵寄費(fèi)、快遞費(fèi)等。2.辦公用品分類辦公用品按會(huì)計(jì)核算項(xiàng)目分為專用辦