財務(wù)審計檔案管理

財務(wù)審計檔案管理目錄TOC\h\z\u第一節(jié)審計檔案管理制度 1第二節(jié)審計檔案管理辦法 4一、審計檔案 4二、其他檔案 7三、檔案及文件編碼要求 8四、審計檔案的移交 10五、其他 10第三節(jié)審計檔案的重要性 11一、審計檔案的作用 11二、進一步提升審計檔案管理工作 12三、完善檔案工作制度 12四、審計檔案計算機應(yīng)用 13第四節(jié)審計文件材料立卷歸檔規(guī)定 13第一節(jié)審計檔案管理制度為了加強我司的審計檔案工作，充分發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國審計法》和《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合我司審計工作的具體情況，特制定本制度。一、本制度中所稱審計檔案，是指審計部門在進行審計監(jiān)督或?qū)徲嬚{(diào)查活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。二、我司的審計檔案工作由審計部主管。三、審計部和檔案人員的職責(zé)是（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家關(guān)于審計檔案管理工作的法規(guī)，依法建立我司的審計檔案管理工作規(guī)章、制度；（二）按照國家有關(guān)規(guī)定，做好審計檔案的收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計工作。四、審計檔案的建立實行誰審計誰立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔的責(zé)任制度；采取按職能分類、按項目立卷、按單位排列的立卷方法。五、應(yīng)當(dāng)歸入審計檔案的文件材料是（一）審計通知書、審計意見書、審計決定、審計建議書、移送處理書等審計公文；（二）審計證據(jù)、審計工作底稿、審計報告及審計報告征求意見書；（三）審計工作方案、檢查審計決算執(zhí)行情況的記錄等文件材料；（四）有關(guān)審計項目的請示、報告、批復(fù)、批示、問函、復(fù)函等文件材料；（五）其它應(yīng)歸入審計檔案的文件材料。六、不歸入審計檔案的文件材料是（一）與具體審計項目無關(guān)的行政文書及審計綜合管理文書；（二）未用作審計依據(jù)，或未經(jīng)核實的證明性材料；（三）審計所依據(jù)的法規(guī)，政策文件中的無條款及其他參考材料；（四）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文電草稿；（五）其他不應(yīng)歸入審計檔案的文件材料。七、審計文件材料按項目立卷，一個審計項目可立一個卷或幾個卷，一般不得將幾個審計項目的文件材料合并為一個卷?？缒甓鹊膶徲嬳椖?，在項目審計終結(jié)的年度立卷。八、審計案卷的文件材料一般應(yīng)以結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料三個單元為序進行排列。結(jié)論性文件材料，采用逆審計程序并結(jié)合文件材料的重要程序的方法進行排列；證明性文件材料，按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應(yīng)的順序，對審計證據(jù)、匯總審計工作底稿、分項目審計工作底稿、審計法規(guī)依據(jù)進行排列；立項性文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進行排列。九、審計案卷內(nèi)每份或每組文件之間的排列規(guī)則是（一）正件在前，修改稿在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批復(fù)在前，請示在后；（四）批示在前，報告在后；（五）重要文件在前，次要文件在后；（六）匯總性文件在前，原始性文件在后。十、審計項目一經(jīng)實施，立卷責(zé)任人即應(yīng)及時收集本項目的文件材料。審計終結(jié)時，立卷責(zé)任人應(yīng)對本審計項目形成的全部文件材料進行整理、鑒別和取舍，并按立卷的方法和規(guī)則進行組卷，經(jīng)審計部部長復(fù)查后，依照有關(guān)規(guī)定進行案卷的編目和裝訂。十一、審計文件材料的歸檔時間不得遲于該審計項目結(jié)束后的X個月。十二、借閱審計檔案，一般應(yīng)當(dāng)限定在公司內(nèi)部。凡需將審計檔案借出公司或要求出具審計檔案證明的，應(yīng)由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。第二節(jié)審計檔案管理辦法為了規(guī)范審計檔案工作，保證審計檔案的質(zhì)量，發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國審計法》、《審計準(zhǔn)則》和公司檔案管理制度，制定本辦法。一、審計檔案（一）審計檔案是指在審計活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的記錄，以實物形態(tài)存在的實物證據(jù)。（二）審計中心應(yīng)對以下各種審計業(yè)務(wù)檔案做好管理工作：1.財務(wù)收支審計檔案；2.財務(wù)計劃執(zhí)行情況審計檔案；3.單位預(yù)算執(zhí)行情況審計檔案；4.單位決算審計檔案；5.經(jīng)濟效益審計檔案；6.內(nèi)部控制評審檔案；7.經(jīng)濟責(zé)任審計檔案；8.專項資金審計檔案；9.建設(shè)項目預(yù)算（概算）審計檔案；10.建設(shè)項目決算（結(jié)算）審計檔案；（11）財經(jīng)法紀(jì)審計檔案；（12）審計調(diào)查檔案；（13）其他審計檔案。（三）在審計活動中形成的下列文件和材料，應(yīng)當(dāng)分類歸入審計檔案：1.審計通知書、審計意見書、審計決定及部門、單位領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，以及審計建議書和移送處理書等審計公文。2.審計報告、審計報告征求意見書、被審計單位的書面意見和審計組的書面說明，審定審計報告的記錄、審計證據(jù)、審計工作底稿，及相關(guān)性資料。3.審計工作方案、檢查審計意見書的落實情況，后續(xù)審計及審計決定執(zhí)行情況的報告、領(lǐng)導(dǎo)批示和記錄。4.與審計有關(guān)的群眾來信和來訪記錄及群眾舉報材料。5.以錄音、錄相或計算機儲存的軟件等視聽材料。6.其他按規(guī)定應(yīng)歸入審計檔案的文件和材料。（四）在審計活動中，禁止使用紅筆書寫文件和材料（包括擬稿、領(lǐng)導(dǎo)簽署意見等），應(yīng)確保檔案字跡清楚，具有耐久性。（五）審計檔案應(yīng)按項目立卷，一個項目可立一個或幾個卷，不得將幾個審計項目合并立卷。跨年度的審計項目，在項目審計終結(jié)的年度立卷。（六）審計案卷內(nèi)的文件和材料應(yīng)以結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料的順序進行排列。第一部分為結(jié)論性文件材料，采用逆審計程序并結(jié)合文件材料的重要程度進行排列：1.向董事局（或分管副總裁）報送的有關(guān)本項目的審計情況報告；“審計決定或?qū)徲嬕庖姇保?.被審計單位對審計決定或?qū)徲嬕庖姇膱?zhí)行情況；3.有關(guān)審計處理的請示，審計事項的報告及董事局（或分管副總裁）的批復(fù)、批示；4.審計報告及審計中心審定報告的會議紀(jì)要；6.被審計單位或人員對審計報告的書面意見；7.被審計單位或人員對審計決定的復(fù)審申請，對審計決定的中訴材料：8.有關(guān)本項目的通報、處理意見；9.移送處理意見書。第二部分為證明性文件材料，按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應(yīng)的順序，對審計證據(jù)、匯總審計工作底稿、分項目審計工作底稿、審計法規(guī)依據(jù)進行排列：1.審計證實問題匯總記錄；2.審計證實問題分項記錄；3.其他審計工作底稿及審計證據(jù)。第三部分為立項性文件材料，按文件材料形成時間順序并結(jié)合文件材料的重要程序進行排列：1.董事局（或分管副總裁）對項目審計任務(wù)的指示和部署意見；2.與審計項目有關(guān)的群眾來信、來訪記錄；3.本項目的審計工作方案；4.審計通知書。5.審計案卷內(nèi)每份或每組文件材料之間排列規(guī)則應(yīng)當(dāng)是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改在后；批示在前，報告在后；重要材料在前，次要材料在后；匯總性文件材料在前，原始文件材料在后。6.根據(jù)誰審計誰立卷的原則，建立立卷歸檔工作責(zé)任制。在制訂項目審計計劃時，審計項目負(fù)責(zé)人即應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)審計檔案的立卷歸檔工作；審計項目實施時，審計人員應(yīng)及時收集和整理所分項目的文件及有關(guān)材料；審計終結(jié)時，由審計項目負(fù)責(zé)人指定的專人對審計項目形成的全部文件和材料進行收集、整理、鑒別、取舍，并按立卷的規(guī)則和方法進行組卷，做到審結(jié)卷成。經(jīng)審計項目負(fù)責(zé)人復(fù)查后移交審計中心檔案管理人員。二、其他檔案（一）除審計活動中直接形成的檔案外，下列檔案也由審計中心檔案管理人員負(fù)責(zé)管理：1.董事局（或分管副總裁）對審計工作的指示、講話、批復(fù)及有關(guān)規(guī)定、辦法、通知及文件；2.公司有關(guān)審計工作的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、請示、報告等文件；3.在審計工作會議或?qū)徲媽W(xué)術(shù)交流會議上，本部門代表的發(fā)言稿及會議的主要文件；4.審計中心的機構(gòu)改革、人事任免文件；（1）請示與批復(fù)排列在一起；批復(fù)在前，請示在后；（2）正件與附件排列在一起，正件在前，附件在后；（3）正本與定稿（有領(lǐng)導(dǎo)簽批的草稿）排列在一起，正本在前，定稿在后。5.檔案的裝訂順序為：（1）封面；（2）封頁；（3）檔案內(nèi)容：①結(jié)論性文件材料；②證明性文件材料；③立項性文件材料；三、檔案及文件編碼要求（一）文件編號規(guī)則：文件編號需同時體現(xiàn)部門、種類、時間、順序。具體順序為：1.部門2.種類3.時間4.序列號（二）代碼說明1.部門代碼：XX。2.種類代碼：分為日常用文件及文書代碼和審計工作專用文書代碼兩類。（1）日常用文件及文書代碼詳見下表：序號文件種類種類代碼備注1章程ZC2工作手冊SC3通告TG4通知TZ5通報TB6決定JD7決議JY8指示ZS9制度ZD10規(guī)范GF11規(guī)定GD12辦法BF13請示QS14報告BG15工作聯(lián)絡(luò)函LL16會議紀(jì)要JY（2）審計工作專用文書代碼：案卷號：審計按全面審計項目和專項審計項目立案，全面審計項目代碼為QM，專項審計項目代碼為ZX。四、審計檔案的移交（一）審計中心檔案管理人員應(yīng)對移交的項目審計案卷進行必要的整理，按卷內(nèi)文件材料的排列和內(nèi)容編寫目錄并標(biāo)注頁碼。（二）案卷立好并經(jīng)驗收后于次年6月底前移交綜合檔案室，案卷封皮由公司檔案室根據(jù)有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一制作、填寫。（三）審計檔案應(yīng)為長期保管。存公司檔案室的審計檔案借用、查閱，一般限定在本部門、本單位審計機構(gòu)內(nèi)部，凡其他單位、部門需借閱審計檔案或要出具審計檔案證明的，應(yīng)經(jīng)審計中心負(fù)責(zé)人審批，并根據(jù)公司檔案室的有關(guān)規(guī)定辦理。（四）上級部門及公司有關(guān)審計工作文件和審計部門制定的文件，由審計中心檔案管理人員根據(jù)公司檔案室的規(guī)定進行分類立卷，編者編寫目錄，并于次年6月底前移交公司檔案室，案卷封皮由公司檔案室統(tǒng)一制作填寫。（五）所有文件副本由審計中心檔案管理人員收集、整理、裝訂成冊，按順序打印頁碼，編寫目錄，加具封面，負(fù)責(zé)保管。（六）所有審計檔案及文件副本在送公司檔案室前，由審計中心檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的保密工作和移交手續(xù)的登記工作。五、其他本辦法由XX會計事務(wù)所負(fù)責(zé)最終解釋。第三節(jié)審計檔案的重要性一、審計檔案的作用（一）證明、查考提供依據(jù)審計監(jiān)督是審計事務(wù)所的主要職能，查處違規(guī)犯法的現(xiàn)象是審計工作的重點。通常情況下審計工作的重要材料都包含在審計檔案里，在需要的時候作為查證復(fù)審的有力證據(jù)，供審計部門了解整個案情。（二）積累材料，提高審計工作質(zhì)量能夠從客觀、公正的角度反映本級審計事務(wù)所的相關(guān)政策水平的是審計文件材料，它可以作為上級機關(guān)向下級機關(guān)檢查時的重要依據(jù)。深入研究審計文件材料不僅能夠使審計人員深刻了解審計工作的基本規(guī)律，還能從根本上提高審計工作的質(zhì)量。（三）提供信息，供審計工作綜合研究審計機構(gòu)以及科研部門進行綜合研究的重要素材就是審計檔案中保存的各種案例，有計劃、有目的地對審計檔案中有價值的信息進行綜合研究以及開發(fā)應(yīng)用，對宏觀經(jīng)濟控制有著很重要的不可替代的作用。（四）為開展審計宣傳提供大量可用素材審計檔案可以向國家干部以及人民群眾對黨的國家財經(jīng)法規(guī)以及國家財經(jīng)政策進行大力宣傳，因為審計檔案包含著有關(guān)國家經(jīng)濟效益、財務(wù)收支以及經(jīng)濟規(guī)律的大量材料，進而提高社會效益和經(jīng)濟效益，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)和深化改革起到良好的宣傳教育作用。二、進一步提升審計檔案管理工作（一）增強檔案管理意識審計工作的一個重要組成部分是審計檔案，它是審計人員辛苦勞動的成果，同時它也真實、全面地記錄著整個審計工作的過程。我們要始終堅持檔案工作的基本原則，重點把握檔案工作的基本環(huán)節(jié)，完全符合檔案工作的基本要求，為了保證檔案管理工作的有序進行，我們應(yīng)該把檔案管理工作納入機關(guān)日?？己酥贫戎?，從而也能更好地推進審計檔案的現(xiàn)代化進程。（二）提高檔案工作人員素質(zhì)為了使檔案管理工作能夠有效進行，檔案工作人員要不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這就要求有關(guān)部門加強對他們專業(yè)知識的培訓(xùn)。審計人員要嚴(yán)格按照要求對每個審計項目進行裝訂以及歸檔處理。此外，要把檔案管理和整理工作作為檔案人員業(yè)務(wù)評比與考核的一項重要內(nèi)容納入績效考核制度中，讓檔案管理人員具有更強的責(zé)任意識。三、完善檔案工作制度檔案工作制度進一步健全完善檔案管理工作制度，加強檔案管理工作法制建設(shè)，體現(xiàn)審計程序的規(guī)范性、審計定性的準(zhǔn)確性、證據(jù)要素的可靠性、歸檔文件的完整性等特點，要使審計檔案的格式、核查、內(nèi)容、借閱、管理、考核以及歸檔等一系列文件更加完善，要求檔案整理人員嚴(yán)把檔案形成關(guān)、收集關(guān)、檢查關(guān)以及歸檔關(guān)，促進檔案管理工作的科學(xué)化、法制化以及規(guī)范化。四、審計檔案計算機應(yīng)用推進審計檔案計算機運用進程，發(fā)揮辦公自動化技術(shù)效應(yīng)審計事務(wù)所管理檔案應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展的要求使用計算機進行資料的整理，提高檔案管理的效率。應(yīng)當(dāng)加大審計檔案管理技術(shù)和物質(zhì)的投入的力度，有條理地實現(xiàn)審計檔案管理工作。同時要加快推進檔案管理的手工操逐步向自動化操作轉(zhuǎn)化，利用計算機自動進行編目、檢索、借閱、立卷、統(tǒng)計，從而提高檔案管理工作的工作效率，達到利用辦公自動化技術(shù)的高效率推進審計事業(yè)健康蓬勃發(fā)展的目的。第四節(jié)審計文件材料立卷歸檔規(guī)定一、為了規(guī)范審計文件材料立卷歸檔程序，保證審計檔案質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國國家審計準(zhǔn)則》、《審計事務(wù)所審計檔案管理規(guī)定》制定本操作規(guī)程。二、本操作規(guī)程所稱審計文件材料，是指審計事務(wù)所和審計人員在審計或?qū)ｍ棇徲嬚{(diào)查活動中直接形成的各種文字、圖表等形態(tài)的紙質(zhì)記錄材料。三、審計組組長確定的立卷責(zé)任人，應(yīng)當(dāng)對全部審計文件材料按立卷方法和規(guī)則進行歸類整理和編目，經(jīng)檔案管理人員檢查后，依照規(guī)定進行裝訂。四、審計文件材料立卷應(yīng)當(dāng)符合歸檔要求。遵循文件材料形成規(guī)律和特點，保持文件之間有機聯(lián)系，便于利用。做到案卷封面整潔、書寫規(guī)范，卷內(nèi)文件排列有序、組裝嚴(yán)密。五、審計文件材料的歸檔采用按項目立卷、按單元排列的方法。一個審計項目可依據(jù)材料的多少立一個卷或多個卷，多卷項目在分卷時應(yīng)當(dāng)防止割斷卷內(nèi)文件材料的聯(lián)系性，不得把不同項目的文件材料合并為一個卷。六、審計檔案卷內(nèi)文件材料按照結(jié)論類、證明類、立項類、備查類4個單元進行排列。（一）第一單元結(jié)論類文件材料，采用逆審計程序并結(jié)合文件材料的重要程度排列。1.上級機關(guān)（領(lǐng)導(dǎo)）對該審計項目的批示（或批示情況說明）。2.審計報告及送達回證。3.審計決定及送達回證。4.法制部門對審計報告、審計決定的審理意見。5.對被審計單位反饋意見采納情況的說明。6.被審計單位的反饋意見。7.審計報告征求意見書（含征求意見稿）。8.審計報告、審計決定代擬稿及業(yè)務(wù)部門復(fù)核意見。9.審計移送處理書（含移送附件）及送達回證。10.法制部門對審計移送處理書的審理意見。11.審計處罰決定書及送達回證。12.審計聽證報告和審計聽證記錄。13.審計業(yè)務(wù)會議紀(jì)要、決定、記錄。14.對結(jié)論類文件材料的重要管理事項記錄（例如，討論審計報告征求意見稿）。（二）第二單元證明類文件材料，按與審計實施方案所列審計事項對應(yīng)的順序排列。1.被審計單位承諾書。2.審計工作底稿匯總表。3.審計工作底稿、審計取證單及相應(yīng)的審計證據(jù)。4.審計移送問題的審計工作底稿及相應(yīng)的審計證據(jù)。5.有關(guān)舉報問題的核實材料。6.對證明類文件材料的重要管理事項記錄（例如，討論審計中的具體問題）。（三）第三單元立項類文件材料，按形成材料時間結(jié)合材料重要程度排列。1.對本項目的調(diào)查了解記錄（審前所做調(diào)查）。2.審計實施方案。3.調(diào)整審計實施方案。4.審計通知書及送達回證。5.上級機關(guān)的指令性文件或授權(quán)審計通知書。6.上級領(lǐng)導(dǎo)交辦項目的交辦單或批示。7.對本項目立項有關(guān)的群眾來信或舉報材料。8.對立項類文件材料的重要管理事項記錄（例如，討論審計實施方案和審計重點等）。（四）第四單元備查類文件材料，按形成材料時間的順序排列。1.審計過程中形成的重要審計情況等信息。2.協(xié)助查詢單位賬戶、個人存款通知書。3.封存通知書。4.其他與該項目聯(lián)系緊密且不屬于結(jié)論類、證明類、立項類的文件材料（例如，采取邊控措施等材料）。5.聘請外部審計人員的相關(guān)材料。6.被審計單位的整改及相關(guān)材料。7.移送受理、反饋查處結(jié)果等材料。8.證明審計人員遵循準(zhǔn)則的材料。9.其他備查類重要管理事項記錄（例如，延伸審計的請示等）。七、審計檔案卷內(nèi)每份或每組文件的排列規(guī)則：（一）正件在前，附件在后。（二）定稿在前，修改稿在后（重要文件的歷次修改稿，依倒序排列）。（三）批復(fù)在前，請示在后。（四）批示在前，報告在后。（五）重要文件在前，次要文件在后。（六）匯總性文件在前，原始性文件在后。八、經(jīng)檢查排列順序無誤后，按以下規(guī)定做好審計案卷的編目工作：（一）編寫頁號在有文字、圖表的每頁正面右上角、背面左上角，用2B鉛筆在能夠顯示字跡處書寫阿拉伯?dāng)?shù)字，空白頁不編寫頁號。每卷的文件材料，均從1開始編寫頁號。（二）填寫卷內(nèi)文件目錄1.序號每份文件材料為一號。證明類文件材料，以每份審計工作底稿及所附的取證單、審計證據(jù)為一號。每卷均從1開始編列序號。2.文號文件的發(fā)文字號，沒有文號的不填寫。3.責(zé)任者制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。審計工作底稿的責(zé)任者，統(tǒng)一填寫為“審計組”。4.題名文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范、不明確的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加“[]”號。5.日期文件材料的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。如：“2012年8月6日”填寫為“20120806”。沒有時間或年月日不全的，要考證時間或補齊年月日。如：“2012年8月”填寫為“20120801”。6.頁號填寫本份文件材料所在的起止頁號，之間加“-”號。7.密級填寫本份文件材料原定密級。8.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)放在卷內(nèi)文件材料的首頁。（三）填寫備考表1.本卷情況說明填寫本卷審計文件材料有無缺損、修改、補充、移出、銷毀，以及本卷與其他卷的關(guān)聯(lián)等情況。由填寫人簽名，并標(biāo)注情況說明的年月日。2.立卷人由立卷責(zé)任人簽名并標(biāo)注立卷年月日。3.檢查人由審計組組長（副組長）或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在檢查歸檔材料齊全有效、內(nèi)容完整后簽名并標(biāo)注檢查的年月日。（四）書寫案卷封面1.全宗名稱填寫（或印制）立檔單位全稱。2.機構(gòu)名稱填寫審計項目承辦的審計司（局）、辦。3.審計案卷題名在“審計檔案”4字下的空白處居中書寫。案卷題名應(yīng)當(dāng)為“審計事務(wù)所＋關(guān)于＋被審計單位名稱＋審計事項名稱＋的審計（或?qū)ｍ棇徲嬚{(diào)查）”。案卷數(shù)量較多時，可根據(jù)案卷內(nèi)容擬寫副標(biāo)題。如：“審計署關(guān)于XXXX年XX的審計——移送部分”。4.審計時間下達審計通知書至作出審計報告的起止時間，以6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月。如：“201110—201205”。5.審計組組長審計通知書確定的審計組組長姓名。6.本項目